raadsvoorstel vaststellen ambtsinstructie en griffiehuis 2024

Voorstel Gemeenteraad R Onderwerp

Ambtsinstructie raadsgriffier en functiehuis raadsgriffie gemeenteraad 2024

Portefeuillehouder

Gemeenteraad

Organisatieonderdeel

Raadsgriffie

Stuknummer

Aangeboden aan Raad

4 april 2024

Corsanummer

2400013074

(invulling door Griffie)

_______________________________________________________________________________________ Wij stellen u voor te besluiten om vast te stellen: - Ambtsinstructie voor de griffier gemeente Enschede 2024, onder gelijktijdige intrekking van de “Instructie voor de griffier van de gemeente Enschede” zoals vastgesteld bij raadsbesluit op 5 juli 2012 - Functiehuis raadsgriffie gemeenteraad Enschede 2024, onder gelijktijdige intrekking van het Functiehuis Raadsgriffie zoals vastgesteld bij raadsbesluit op 15 april 2013 (stuknummer 16611)

Inleiding De Gemeentewet bepaalt dat de raad het bevoegd gezag is van de griffiemedewerkers. De bevoegdheden die dat met zich meebrengt zijn via het “Delegatiebesluit werkgeverschap raad aan werkgeverscommissie 2020” gedelegeerd aan de door de gemeenteraad ingestelde werkgeverscommissie. Voor de overige ambtenaren, die onder verantwoordelijkheid van het college vallen, maakt de gemeente Enschede bij het beschrijven en waarderen van hun functie gebruik van het systeem HR21 (het functiewaarderingssysteem van de VNG). De functies binnen de raadsgriffie zijn niet in HR21 gepositioneerd. Werkgeverscommissie De raad heeft via het delegatiebesluit bevoegdheden overgedragen aan de werkgeverscommissie (wgc), uitgezonderd benoeming/ontslag van de griffier, en de vaststelling instructie griffier en het vaststellen van de organisatie van de griffie. De wgc legt vanuit haar werkgeverszorg aan de raad voorstellen voor met betrekking tot deze onderwerpen. Inmiddels vragen de ambtsinstructie griffier (2013) en het daarop gebaseerde griffiehuis (2013) om aanpassingen. De wgc ziet het als haar zorg om onze griffie voldoende toekomstbestendig te maken en te houden en heeft daarom al in de vorige periode de griffier gevraagd om voorstellen daarvoor te doen. De wgc heeft hierover met de griffier maar ook met de griffie goed samengewerkt.

Dit vraagt nu een verdere formalisering van de taken die de griffie in de afgelopen jaren reeds is gaan vervullen, zonder dat de instructie en met name de functiebeschrijvingen daarop voldoende waren ingericht. Met name de decentralisaties hebben de griffie veel meer in een (seniore) adviesrol geplaatst, zowel naar de raad als naar de professionele organisatie. De enorme toename en complexiteit van het aantal verbonden partijen in de afgelopen 11 jaar, vooral in de regionale samenwerking aan de decentrale taken, heeft tot een forse verzwaring van de governancetaken van de griffie geleid (raadsadvisering bij toezicht en controle verbonden partijen). De griffie heeft daarnaast als gevolg van het nieuwe vergadermodel een verzwaring van de procesmatige ondersteuning doorgemaakt, waarbij de samenwerking met en advisering van de ambtelijke organisatie ook is toegenomen. Dit alles maakt dat de interactie tussen de griffie en de ambtelijke omgeving (organisatie, regio, partners) is geïntensiveerd. Daarbij vallen de verschillen in functies en functieniveaus steeds meer op, waarbij sprake is van een achterstand bij de griffie. Dit brengt de mobiliteitsmogelijkheden tussen griffie en professionele omgeving steeds meer in gevaar en in de steeds krappere arbeidsmarkt wordt het voor griffies ook steeds moeilijker om uit de (beperkte) externe griffiekringen voldoende instroom te realiseren.

Maar inmiddels is ook intern sprake van een zwakkere arbeidsmarktpositie van de griffie. Het is om die reden dat de wgc ook vanuit loopbaangedachten het functiehuis meer geschikt wil maken voor zowel verticale doorstroom, als voor meer aantrekkelijke horizontale mobiliteit, zowel intern als extern.

Tot slot acht de wgc het haar zorg om vanwege de toenemende complexiteit van taken en bevoegdheidsverdeling om de verantwoordelijkheden van de griffie conform uit te breiden en ook steviger te verankeren in de lokale driehoek, om van daaruit als raad tijdig betrokken te zijn en invloed te hebben op strategisch-organisatorische ontwikkelingen die de griffie maar zeker ook de raad raken. Met dit alles loopt de wgc overigens geheel in de pas met de landelijke ontwikkelingen, ondersteund door VNG en BZK, om de griffier strategisch te verankeren in het lokaal bestuur en hem/haar hier ook voldoende voor te faciliteren. Vereniging Nederlandse Gemeenten De VNG heeft na gesprekken met de Vereniging van Griffiers (VvG) vastgesteld dat gemeenteraden de griffiersfunctie verschillend invullen. De VNG zou, net als de VvG, graag zien dat gemeenteraden worden ondersteund door een stevige griffie(r), maar respecteert de vrijheid van gemeenteraden om zelf invulling te geven aan de eigen ondersteuning en de toepassing van een bepaald profiel op de functie van de griffier. Vereniging van Griffiers De VvG ziet dat griffiers meer eigenstandigheid nodig hebben om de raad strategisch te kunnen adviseren en positioneren. De Vereniging sluit aan op het recente onderzoek van Paulides, Binnema en Boogaard naar de positie van de griffier wat ter advisering aan het ministerie van BZK is aangeboden.

De VvG zet zich in om de aanbevelingen uit het onderzoek te implementeren. Om de eigenstandigheid en onafhankelijkheid van de griffier te bevorderen adviseert het onderzoek onder meer de volgende acties: -

-

Bevorder de doorontwikkeling van de beroepsnorm met de werving van griffiers met een strategisch profiel door inschaling die past bij het gewenste niveau van functioneren. Leg elementen uit de strategische advisering vast als onderdelen van de taak van de griffier. Te denken valt aan: bijstand aan individuele volksvertegenwoordigers, een formele rol bij de vaststelling van de concept-agenda van de raad en het bewaken van de lange termijnagenda, advisering over stemonthouding, het bewaken van tijdige informatievoorziening. Versterk het natuurlijk bondgenootschap met de vicevoorzitter door de benoeming van de laatste op te waarderen van terugvaloptie tot de hoofdregel: alle raden benoemen in een geheime stemming een vicevoorzitter. Formaliseer de werkgeverscommissie en normeer haar functioneren. Denkbaar zijn een vaste rol voor de vicevoorzitter en verplichte betrokkenheid van een HR-professional.

In het nieuwe griffiehuis heeft de werkgeverscommissie bovenstaande aanbevelingen meegenomen, voor zover van toepassing op de griffie. Amendement Sterke raad, meer ondersteuning De landelijke ontwikkelingen hebben in Enschede onder meer geleid tot extra financiële middelen om de positie van de raad op allerlei terreinen te versterken (tijdens de raadsbehandeling van de gemeentebegroting 2022-2025 heeft de raad unaniem het amendement “Sterke raad, meer ondersteuning“ aangenomen). Ook deze lokale ontwikkelingen zijn door de werkgeverscommissie verwerkt in de opbouw van het griffiehuis. Aanleiding nieuw griffiehuis raadsgriffie Enschede Amendement “Sterke raad, meer ondersteuning“ In de onderbouwing van het bovengenoemde amendement “Sterke raad, meer ondersteuning “, waarmee het werkbudget van raad en griffie structureel werd verhoogd, is verwezen naar: - de pleitnotitie van de Raad Openbaar Bestuur voor meer ondersteuning raden, raden die voldoende middelen daarvoor beschikbaar stellen, voor een onafhankelijke griffie, een sterke rekenkamer, ontwikkelen van vaste normen voor raadsondersteuning. - het advies van de Nederlandse Vereniging van Raadsleden in ‘Hoe maak je een sterke griffie voor een sterke raad?’ om meer te investeren in raadsondersteuning en de griffie.

- de brief van Minister Ollongren (BZK) aan de Tweede Kamer van 12 februari 2021 waarin zij in de volle breedte de conclusies onderschrijft van de ROB en daarbij het voor de lokale democratie ongewenste effect van “de handelingsverlegenheid bij volksvertegenwoordigers” onderstreept.

Verouderd griffiehuis Sinds de invoering van het griffiehuis in 2013 zijn landelijke ontwikkelingen ingezet naar de versterking van gemeenteraden. In de afgelopen jaren is er met de decentralisaties en regionaliseringsvraagstukken meer op het bord van gemeenteraden komen te liggen. Bovendien hebben er grote veranderingen plaatsgevonden in het (lokale) politieke landschap en zijn onder meer aantallen fracties en politici uit een nieuwe generatie gegroeid. Als gevolg hiervan zijn de adviestaken van de griffie in een complexer wordend politiek landschap toegenomen. Het griffiehuis uit 2013 biedt daarvoor niet meer de passende functieomschrijvingen en kent tevens (te) beperkte doorgroeimogelijkheden. Daarnaast zijn er ontwikkelingen die aanleiding geven om het verouderde griffiehuis 2013 te actualiseren Ambtsinstructie voor de griffier gemeente Enschede 2024 Gemeentewet artikel 107a bepaalt dat de raad in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de griffier. In 2013 is de instructie voor de griffier van de gemeente Enschede door de raad vastgesteld. Deze was tevens bepalend voor de opzet en waarderingen van de functies in het Griffiehuis. In aanloop naar het nieuwe Griffiehuis is de nieuwe instructie voor de griffier gemeente Enschede 2024 opgesteld in overleg met de werkgeverscommissie en de burgemeester.

Deze nieuwe ambtsinstructie is gebaseerd op de ambtsinstructie 2013 aangevuld met onderdelen uit de model-ambtsinstructie van de Vereniging van Griffiers. Beoogd resultaat De nieuwe instructie voor de griffier is aangepast aan de landelijke ontwikkelingen en vormt het uitgangspunt voor het op te stellen Griffiehuis 2024. De Werkgeverscommissie is van mening dat het nieuwe Griffiehuis daarmee ook aansluit op recente ontwikkelingen en het nieuwe takenpakket van de griffie. Daarnaast speelt het Griffiehuis 2024 in op de kansen voor interne en externe mobiliteit, waarbij de gemeenteraad als werkgever zorgt voor een voldoende aantrekkelijke werkomgeving in een zeer krappe arbeidsmarkt. Argumenten Recente ontwikkelingen: a) b) c) d) e) f) g)

Daadkrachtige en oplossingsgerichte adviesfunctie (naar bestuur en organisatie) Plannings- en organisatiefunctie van de griffie in de besluitvormingscyclus Steeds meer nadruk op integriteit, gedrag, onderlinge omgang, procedures en beeldvorming Steeds meer nadruk op weerbaar bestuur en het tegengaan van (netwerk)corruptie en ondermijning Bereiken van de organisatie (communicatie/voorlichting, advies, vraagbaak, informatie) Decentralisatie overheidstaken naar gemeenten Veranderingen in het (lokale) politieke landschap zoals toegenomen aantal fracties en de nieuwe generatie politici h) Toename in adviestaken griffie in complexer wordend politiek landschap en de daarbij passende functieomschrijvingen Nieuwe taken: a) Nieuw vergadermodel en de toename van het aantal commissies en vergaderingen b) Ontwikkelen raadsagenda en bestuurlijke termijnagenda (BTA) c) Versterking digitale informatievoorziening d) Uitvoering en ondersteuning taken bij toepassing van de Menselijke maat e) Investeren in werkbare bestuurscultuur en bijbehorende verhoudingen f) Nieuwe regionale bestuurlijke structuren g) Vernieuwing: planning, agendering en bevordering cyclisch werken h) Intern: aansluiten bij samenlevingsgericht werken (ambtelijke organisatie) en zelfsturend i) Versterking van de opgave Goed Bestuur en de strategische opgave Open Enschede via de bestuurlijke driehoek

Financiële dekking van het voorstel Het voorstel resulteert niet in financiële wijzigingen. Ten behoeve van de uitvoering motie “Versterking ondersteuning raad” en het amendement “Sterke raad, meer ondersteuning” is in de gemeentebegroting structureel de norm voor de begroting van de raad en de griffie vastgelegd. Deze norm wordt tot nu toe jaarlijks nog niet gehaald, er wordt minder geld begroot en uitgegeven aan de ondersteuning van de raad dan in de motie en het amendement opgenomen is. In het voorliggende raadsvoorstel is de formatie voor het nieuwe griffiehuis ongewijzigd t.o.v. de huidige situatie. Communicatie De Ambtsinstructie voor de griffier gemeente Enschede 2024 en het Functiehuis raadsgriffie gemeenteraad Enschede 2024 worden na vaststelling gepubliceerd op de site www.lokaleregelgeving.overheid.nl Bijlagen 1. Raadsbesluit 2. Ambtsinstructie voor de griffier gemeente Enschede 2024 3. Functiehuis raadsgriffie gemeenteraad Enschede 2024 Het raadspresidium, De griffier,

de voorzitter,