Raadsvoorstel Rekenkameronderzoek Wob.gewijzigd 19-09.docx

Voorstel Gemeenteraad R Onderwerp

Rekenkameronderzoek Wob

Portefeuillehouder

Rekenkamer

Organisatieonderdeel Stuknummer

Rekenkamer

Aangeboden aan Raad Corsanummer

30 mei 2022 2200049972

(invulling door Griffie)

__________________________________________________________________________________________ Wij stellen u voor te besluiten om: 1. De hoofdconclusie uit het rapport van Pro Facto ter kennisname aan te nemen. 2. Het college opdracht te geven uitvoering te geven aan de volgende aanbevelingen: 1. Kijk één jaar na invoering van de Woo waar de gemeente staat en wat er van de intenties uit december 2021 terecht is gekomen. 2. Zorg voor een duidelijk aanspreekpunt (geen combinatie van afdelingen): een Woo-coördinator. De Woo coördinator is verplicht minimaal 1 keer per jaar het college en de raad te rapporteren over de stand van zaken. 3. Zorg voor: i. een betere registratie archivering van Woo-verzoeken; ii. meer transparantie over type indieners en responstijd; iii. vindbare vermelding op website en openbaarmaking van verstrekte informatie.

Inleiding De Rekenkamer en diens raadsvoorstellen De Rekenkamer is één van de instrumenten van de gemeenteraad. De Rekenkamer doet onderzoek naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van gemeentelijk beleid. Elke gemeente (en provincie en waterschap) is wettelijk verplicht zo’n rekenkamer te hebben. In Enschede bestaat de Rekenkamer momenteel uit drie externe leden, die door de raad zijn benoemd. Jaarlijks doet de Rekenkamer drie tot vier onderzoeken naar uiteenlopende beleidsterreinen. Meer informatie en alle onderzoeksrapporten zijn te vinden op www.enschede.nl/rekenkamer. De Rekenkamer besteedt de uitvoering van haar onderzoeken uit aan externe bureaus. De Rekenkamer krijgt hier jaarlijks budget voor van de gemeenteraad. Door het onderzoek extern uit te besteden, wordt de onafhankelijkheid en deskundigheid van de onderzoeken gegarandeerd. Op basis van het onderzoek van een extern bureau schrijft de Rekenkamer een eigen eindrapport met conclusies en aanbevelingen. De conclusies en aanbevelingen worden aan de gemeenteraad ter vaststelling voorgelegd. Met het vaststellen van de conclusies en aanbevelingen geeft de raad opdracht aan het college (en soms ook de raad zelf), waarmee het beleid en de uitvoering daarvan verbeterd worde. Beide eindrapporten zijn openbaar en worden bij dit raadsvoorstel gevoegd en zijn ook beschikbaar op de website van de Rekenkamer.

Onderzoek naar de Wob Jaarlijks stelt de Rekenkamer een jaarplan vast, waarin de onderzoeksonderwerpen voor het komende jaar worden vastgelegd. Deze onderwerpen worden vastgesteld op basis van suggesties en verzoeken van raadsleden, maar ook op basis van de expertise en ervaring van de Rekenkamerleden zelf. Daarnaast doet de Rekenkamer regelmatig mee aan zogenoemde Doemee-onderzoek van onder andere de NVRR. De NVRR is de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies. Deze vereniging zet ongeveer jaarlijks een Doemee-onderzoek. Het onderwerp en de insteek voor dit onderzoek wordt door de NVRR bepaald, Rekenkamers kunnen voor een zeer gering bedrag aan dit onderzoek meedoen.

RG--. N. van Proosdij

Dit keer heeft de NVRR een Doemee-onderzoek naar de Wob opgezet. De Rekenkamer Enschede heeft hier aan meegedaan, samen met 92 andere overheden. Publieksvriendelijke samenvatting De Rekenkamer doet onderzoek naar het beleid van de gemeente Enschede. De Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies heeft een onderzoek gedaan naar de praktijk en uitvoering van de Wob (Wet Openbaarheid van Bestuur) bij 93 overheden. De Rekenkamer Enschede heeft aan dit onderzoek meegedaan. Het onderzoek heeft geleid tot een aantal aanbevelingen, o.a. om één jaar na invoering te kijken waar de gemeente staat, te zorgen voor een aanspreekpunt (Woo-coördinator) en te zorgen voor betere registratie, transparantie en vindbaarheid van Woo-verzoeken. De raad wordt voorgesteld om deze aanbevelingen vast te stellen. Beoogd effect Uitvoering te geven aan de aanbevelingen die voortkomen uit het onderzoek, om zo het beleid en de uitvoering omtrent de nieuwe Woo te verbeteren. Argumenten 1. Kennis te nemen van de conclusie uit het eindrapport van Pro Facto Omdat het onderzoek bij in totaal 93 overheden is uitgevoerd, is het ‘eigenaarschap’ van elke individuele rekenkamer, dus ook Enschede, te klein om de algemene conclusie uit het onderzoek voor Enschede over te nemen.

De Rekenkamer stelt daarom in dit voorstel voor om de eindconclusie (hoofdstuk 7, blz 74 van het eindrapport van Pro Facto1) ter kennisname aan te nemen – en niet, zoals gebruikelijk vast te stellen. De lokale duiding, zoals die in het eindrapport van de Rekenkamer is gegeven, vult het beeld voor Enschede in en geeft meer inzicht in de lokale situatie maar leidt niet tot aanvullende conclusies bovenop de ter kennisname aan te nemen hoofdconclusie van Pro Facto. 2. De aanbevelingen vast te stellen De aanbevelingen bieden kansen om de werkwijze van de gemeente te verbeteren. Risico’s Als de aanbevelingen niet worden overgenomen, worden kansen voor verbetering gemist. Financiële dekking van het voorstel De kosten voor deelname aan het Doemee-onderzoek waren zeer gering en zijn betaald uit het onderzoeksbudget van de Rekenkamer. Alternatieven Wanneer de aanbevelingen niet worden overgenomen, worden kansen voor verbetering gemist. Communicatie Het eindrapport van de rekenkamer is na verspreiding aan raad en college ook met een persbericht aangeboden aan de lokale en regionale media. Communicatie met direct betrokkenen

1 De eindconclusie van Pro Facto luidt als volgt:

De behandeling van Wob-verzoeken is voor decentrale overheden geen gemakkelijke opgave. De termijnen van behandeling worden regelmatig overschreden en veel overheden rapporteren capaciteitsproblemen. Dat neemt niet weg dat veel ook goed gaat. De informatie op de websites is over het algemeen toegankelijk en leesbaar en dat geldt ook voor de beslissingen op verzoeken, zij het dat die informatie vaak redelijk summier is. De uitzonderingsgronden van de Wob worden (in de dossiers waarin we dit konden beoordelen) veelal goed toegepast, ook al is de motivering van de besluiten veelal wel wat algemeen. Wat beter moet is aandacht voor de actieve openbaarheid, die met de komende Wet open overheid ook meer accent krijgt. Dat noopt overheden te investeren in hun informatiehuishouding. Tot slot: het zou goed zijn dat staten, raden en algemene besturen meer aandacht geven aan de uitvoeringspraktijk van de openbaarheid van overheidsinformatie. Openbaarheid is immers een belangrijk uitgangspunt van onze democratie; het is een belangrijke taak van de volksvertegenwoordiging om te controleren of daarvan voldoende sprake is en daarvoor de nodige kaders te stellen. RG--. N. van Proosdij

Gedurende het onderzoek hebben de onderzoekers van Pro Facto contact gehad met de ambtelijke contactpersonen in elke onderzochte gemeente, provincie of waterschap. Aan hen zijn ook de gebruikte vragenlijsten voorgelegd. Vervolg Conform het onderzoeksprotocol van de Rekenkamer kan enige jaren na uitvoering van dit onderzoek een onderzoek worden gedaan naar de doorwerking van de aanbevelingen. De raad wordt dan over de uitkomsten van dit doorwerkingsonderzoek geïnformeerd. Bijlagen -

Eindrapport Pro Facto: “De praktijk van de Wob bij decentrale overheden – eindrapportage – Herziene versie” en bijbehorende factsheets “Alle deelnemers”, “Gemeentes”, “Enschede” en “Operationalisering begrippen” Eindrapport Rekenkamer

Rekenkamercommissie Enschede, _______________ de Secretaris,

de Voorzitter,

N. van Proosdij

H.F. de Boer

RG--. N. van Proosdij