Raadsvoorstel Enschede aanbesteding accountant 20240903

Voorstel Gemeenteraad VII- R Onderwerp

Aanbesteding accountant 2026-2028

Portefeuillehouder

Gemeenteraad

Organisatieonderdeel Stuknummer

Griffie

Aangeboden aan Raad Corsanummer

6 september 2024 2400028550

(invulling door Griffie)

Wij stellen u voor te besluiten om: 1. In te stemmen met een gezamenlijke openbare Europese aanbesteding, die moet leiden tot een nieuw contract voor de controle van de boekjaren 2026-2028. Met optioneel een eenmalige verlenging van drie jaar. 2. Het hoofdprojectteam te machtigen de Europese aanbesteding voor te bereiden en uit te voeren. 3. De griffier als lid van het beoordelingsteam voor aanbesteding van de accountantsfunctie voor het perceel Enschede/Losser namens de raad de volmacht te geven door middel van de bijgevoegde brief om namens de raad in het kader van de Europese aanbesteding accountantsfunctie beslissingen te nemen over het houden van de aanbesteding, de beoordeling van de inschrijvingen, de gunning en het ondertekenen van de relevante aanbestedingsdocumenten. Inleiding en voorgeschiedenis Volgens de Gemeentewet (artikel 213, lid 2) wijst de raad een of meer accountants aan voor de controle van de jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Na een openbare (Europese) aanbesteding van de accountantsfunctie heeft de gemeenteraad in 2019 besloten om voor de contractperiode van de boekjaren 2020-2022 een accountant te benoemen met de mogelijkheid van een eenmalige verlenging voor de periode 2023-2025.

De benoeming van de nieuwe accountant was in 2019 het resultaat van een gezamenlijke aanbesteding van de accountantsopdracht samen met de gemeenten Almelo, Borne, Enschede, Hengelo, Losser, Oldenzaal en de Regio Twente. In 2022 heeft de Enschedese gemeenteraad gebruik gemaakt van de mogelijkheid van verlenging. Per 31 december 2025 eindigt de huidige periode. Daarom stellen wij u voor een nieuwe gezamenlijke procedure te starten voor een Europese aanbesteding van de accountantsfunctie vanaf 2026. De gemeenten Almelo, Hengelo, Losser, en Borne en de gemeenschappelijke regelingen Samen Twente, Gemeentelijk Belastingkantoor Twente (GBTwente), de Stadsbank Oost-Nederland en SWB Midden-Twente hebben (ambtelijk) al aangegeven aan een gezamenlijke aanbesteding deel te willen nemen. De Controleverordening van de gemeente Enschede (2023) bepaalt dat een door de gemeenteraad te benoemen accountant de accountantscontrole uitvoert. Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. De raad stelt het programma van eisen voor de aanbesteding vast, waarbij de Controleverordening diverse eisen meegeeft. Vervolgens stelt de raad voor de Europese aanbesteding de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

Publieksvriendelijke samenvatting De gemeente heeft met de accountant een contract gesloten voor het controleren van de jaarrekening. Dat contract loopt af op 31 december 2025. Daarom moet de gemeente voor de periode daarna een nieuw contract gaan afsluiten. Voor het geven van die opdracht gelden Europese regels, die veel administratief werk opleveren. Daarom kiezen we er in dit voorstel voor - net als vorige keer - om het proces samen met andere gemeenten en regionale instanties te doorlopen. Dit voorstel laat de gemeenteraad goedkeuren dat de gemeente dit aanbestedingsproces gaat starten om op tijd voor 1 januari 2026 een contract met een accountant af te sluiten. Gewenst effect van het besluit in relatie tot de strategische opgaven Het gewenste effect van het voorstel is een nieuw contract met een accountant voor de controle van de boekjaren 2026-2028 met optioneel een eenmalige verlenging van drie jaar 2029-2031. Op deze wijze geeft de gemeente invulling aan de wettelijk verplichte verantwoording. Het gewenste effect is organisatiebreed en niet gerelateerd aan een specifieke strategische opgave. De verantwoording in de jaarrekening geeft voor elk van de strategische opgaven inzicht in de resultaten.

Raadsgriffie -. J.J. Ligteringen

Wij stellen op hoofdlijnen de volgende werkwijze voor: • Voorbereiding van de gezamenlijke openbare (Europese) aanbesteding accountant door het hoofdprojectteam bestaande uit medewerkers van de gemeenten Enschede, Almelo, Losser, Borne, Hengelo en gemeenschappelijke regelingen SWB Midden Twente, GBTwente en Samen Twente; • Het hoofdprojectteam fungeert als opdrachtgever en maakt het basisbestek definitief, bepaalt de indeling in percelen en bepaalt de planning; • De organisatorische afstemming door middel van een stuurgroep, bestaande uit een vertegenwoordiger per gemeente / gemeenschappelijke regeling; • De inhoudelijke begeleiding van de aanbestedingsprocedure wordt door de afdeling inkoop van de gemeente Enschede gefaciliteerd; • Per perceel wordt een beoordelingsteam samengesteld. Het beoordelingsteam is belast met het opstellen van de gunningscriteria voor het perceel gemeente Enschede en Losser, het perceelbestek definitief maken, de prijs-kwaliteitverhouding in het bestek en beoordeelt de inschrijvingen; • De beoordelingsteams worden ondersteund door een lead-buyer van de gemeente Enschede en een cobuyer van de gemeente Almelo; • Het beoordelingsteam voor het perceel gemeente Enschede en Losser bestaat uit o.a.

de griffiers in de rol van ambtelijk opdrachtgever van zowel gemeente Enschede als gemeente Losser, een controller van gemeente Losser, de voorzitter van de rekeningencommissie en de strategisch adviseur financiën van gemeente Enschede. Door middel van de brief in de bijlage wordt met dit raadsvoorstel de griffier als lid van het beoordelingsteam aanbesteding accountantsfunctie gemachtigd om in het kader van de Europese aanbesteding beslissingen te nemen over het houden van de aanbesteding, de beoordeling van de inschrijvingen, de gunning en het ondertekenen van de relevante aanbestedingsdocumenten. Deze machtiging geldt ook voor correspondentie die wordt gevoerd na het sluiten van de overeenkomsten die direct verband houdt met de aanbestedingsprocedure. Argumenten 1.1 Om een accountant te kunnen benoemen per 1 januari 2026 is het belangrijk om binnenkort te starten met de Europese aanbesteding van de accountantsfunctie, zodat voldoende tijd beschikbaar is om zorgvuldig de stappen in de procedure te doorlopen.. 1.2 De dienstverlening door de accountant is één van de instrumenten die de raad ten dienste staan bij het uitoefenen van zijn controlerende rol in het duale bestel. Bij de drie laatst gehouden aanbestedingen in 2007, 2011 en 2019 heeft de gemeente gekozen voor een gezamenlijke aanbestedingsprocedure met andere gemeenten in de regio en een aantal regionale instellingen.

1.3 Op basis van de opgedane ervaringen bij de eerdere aanbestedingen is gebleken dat een gezamenlijke procedure de benodigde tijdsinvestering per saldo deelnemer beperkt en de complexiteit van een dergelijke procedure vermindert. De tijdsinvestering per gemeente/instelling vermindert doordat stappen slechts een maal hoeven worden voorbereid voor alle deelnemers. De complexiteit waarmee de deelnemers worden geconfronteerd wordt beperkt doordat de procedure wordt gefaciliteerd door deskundige en ervaren inkoopmedewerkers van de gemeente Enschede. Risico’s Indien het resultaat van de aanbesteding niet tot een keus leidt en het daardoor noodzakelijk blijkt om tot een andere aanpak over te gaan bij het werven van een accountant zal de raad daarvan op de hoogte gebracht worden. Alvorens over te gaan tot eenmalige verlenging van het contract zal een evaluatie na twee jaar moeten uitwijzen of de opdracht naar wens en volgens de voorwaarden wordt uitgevoerd. Bijdrage aan duurzaamheidsdoelstellingen N.v.t. Kosten en financiële dekking van het voorstel Voor de aanbesteding accountant en de kosten accountant zijn middelen opgenomen in de begroting. Of deze ramingen voldoende zijn zal blijken als de aanbesteding definitief is.

Raadsgriffie -. J.J. Ligteringen

Afweging en alternatieven Het Europees aanbesteden van de accountantsfunctie is bij uitstek een mogelijkheid om alternatieven ten opzichte van elkaar te wegen op een professionele manier. Participatie In de procedure van het Europees aanbesteden is geen ruimte voor inwonerparticipatie. Communicatie De communicatie rond de aanbesteding van de accountantsfunctie verloopt volgens de regels van het Europees aanbesteden. Vervolg Na dit raadsbesluit wordt gestart met de voorbereiding voor de Europese openbare aanbesteding van de accountantsfunctie. Een hoofdprojectteam is belast met belast met de uitvoering van de aanbesteding. Het hoofdprojectteam bestaat uit vertegenwoordigers van de opdrachtgevers. Het hoofdprojectteam wordt ondersteund door inkoopadviseurs van de gemeente Enschede. Binnen de aanbesteding is rekening gehouden met twee goedkeuringsmomenten: inkoopplan accountsfunctie en het bestek. Een beoordelingsteam met daarin onder anderen de voorzitter van de Enschedese rekeningencommissie beoordeelt de offertes. Dit leidt tot een voorgenomen gunning aan de best beoordeelde leverancier. De voorgenomen gunning wordt in een raadsvoorstel aan de verschillende gemeenteraden voorgelegd. Vervolgens worden de afzonderlijke overeenkomsten gesloten tussen de verschillende deelnemende organisaties met de leverancier aan wie definitief gegund is.

Bijlage Brief mandatering griffier

Gemeenteraad van Enschede, _______________

Raadsgriffie -. J.J. Ligteringen