Raadsvoorstel

Voorstel Gemeenteraad F Onderwerp Portefeuillehouder

Functionaris Gegevensbeschermingsreglement Marc Teutelink agendaletter (F)

Organisatieonderdeel Stuknummer

Cluster Concernstaf

Aangeboden aan Raad Corsanummer

29 maart 2023 2300023763

(invulling door Griffie)

_______________________________________________________________________________________ Wij stellen u voor te besluiten om: 1. het reglement voor de Functionaris Gegevensbescherming vast te stellen;

Inleiding en voorgeschiedenis De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die per 25 mei 2018 de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) vervangt, geeft regels en verplichtingen ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens. Een van deze verplichtingen is dat overheidsinstanties, waaronder gemeenten, verplicht zijn om een Functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aan te stellen. De belangrijkste taak van de FG is dat deze onafhankelijk toezicht en controle houdt op de toepassing en naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming en de Wet politiegegevens. Per 1 december j.l. is S. Meinders-Diepeveen gestart als FG voor de gemeente en zij komt binnenkort graag een keer kennismaken met de raad. De bepalingen, verplichtingen en bevoegdheden die in dit reglement worden benoemd zijn gebaseerd op de in de AVG gestelde eisen en op grond van de in artikel 37 AVG opgenomen verplichting voor overheidsinstanties om per 25 mei 2018 (inwerkingtreding AVG) een FG aan te stellen. De gemeente Enschede heeft sinds 2016 een FG aangesteld. Publieksvriendelijke samenvatting De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geeft regels en verplichtingen ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens. De wet verbindt duidelijke eisen aan de positionering van een FG.

Zo is het essentieel dat de FG onafhankelijk kan toezien op de naleving van de AVG in de betreffende organisatie. Naast de wettelijke bepalingen heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ook concrete uitgangspunten opgesteld over onder meer de informatiepositie van de FG, de middelen die de FG nodig heeft en de toegang van de FG tot het bestuur van de organisatie. In dit reglement is de landelijke regelgeving vertaald naar de gemeentelijke organisatie geeft de kaders weer voor de wijze waarop de FG van de gemeente de taken en bevoegdheden onafhankelijk en zonder enige belemmering kan uitoefenen. Gewenst effect van het besluit in relatie tot de strategische opgaven De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens, het College respectievelijk burgemeester, en/of het betreffende gemeentelijke bestuursorgaan, zorgt ervoor dat de onafhankelijke positie van de FG is gewaarborgd. Zodoende stelt de verantwoordelijke de FG in de gelegenheid zijn/haar taak zelfstandig, onafhankelijk en naar behoren uit te kunnen oefenen. Argumenten 1.1 De Functionaris Gegevensbescherming moet op grond van de AVG onafhankelijk diens werkzaamheden kunnen uitoefenen. De externe toezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens benadrukt het belang van sterk intern toezicht op naleving van de AVG door de FG.

Daarmee wordt onderkend dat daarmee eisen worden gesteld aan de manier waarop een FG gepositioneerd en gefaciliteerd wordt. Het is daarom noodzakelijk om te borgen dat een FG zijn taken en bevoegdheden onafhankelijk en zonder enige belemmering kan uitoefenen, Met het oog daarop is het wenselijk om de verplichtingen en bevoegdheden van de FG vast te leggen in een reglement,

CST-Strategie en Control S. Meinders-Diepeveen

2.1 Het is wenselijk om de verplichtingen en bevoegdheden van de Functionaris Gegevensbescherming in het reglement tevens door de raad te laten bekrachtigen. Gelet op de eigen bevoegdheid van de raad. Risico’s 1.1 Vanuit een onafhankelijke positie houdt de FG intern toezicht op de manier waarop door de organisatie wordt omgegaan met persoonsgegevens. Zonder dit reglement is deze onafhankelijkheid niet goed geborgd. Kosten en financiële dekking van het voorstel Het voorstel heeft geen financiële consequenties want het gaat alleen om het vastleggen van afspraken in een reglement. Afweging en alternatieven Er zijn geen alternatieven. Dit is een aanvulling op de bepalingen uit de AVG t.a.v. de onafhankelijkheid en maakt het concreet hoe wij dat in Enschede doen. Participatie Het onderwerp leent zich niet voor inwonerparticipatie. Communicatie Communicatie met direct betrokkenen: Niet van toepassing Interne communicatie Collega’s worden via een intranetbericht geïnformeerd PR over besluit: Niet van toepassing Vervolg Na besluitvorming in de raad zal het reglement in gebruik worden genomen en gepubliceerd in het gemeenteblad op mijn overheid. Bijlagen Raadsbesluit Reglement Functionaris Gegevensbescherming

Burgemeester en Wethouders van Enschede, _______________ de loco-Secretaris,

de Burgemeester,

E.A. Smit

R.W. Bleker

CST-Strategie en Control S. Meinders-Diepeveen