Raadsvoorstel

Voorstel Gemeenteraad E Onderwerp

Benoeming functionaris voor de gegevensbescherming

Portefeuillehouder

Jurgen van Houdt agendaletter (E)

Organisatieonderdeel

Cluster Concernstaf

Stuknummer

Aangeboden aan Raad

15 november 2022

Corsanummer

(invulling door Griffie)

_______________________________________________________________________________________ Wij stellen u voor te besluiten om: 1. De door het college benoemde functionaris voor de gegevensbescherming (FG), mevrouw S. Meinders - Diepeveen, met terugwerkende kracht per 1 december te benoemen als FG voor de Raad. 2. Gelijktijdig hiermee de benoeming van de huidige (interim) FG de heer R. Janssen in te trekken.

Inleiding en voorgeschiedenis De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verplicht de bestuursorganen van een gemeente om een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aan te stellen als zij verwerker of verwerkingsverantwoordelijke zijn (art 37.1 AVG). Verwerkingsverantwoordelijke is een natuurlijke persoon of rechtspersoon die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Een verwerker daarentegen is degene die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt. Binnen de gemeente Enschede zijn dit de burgemeester, het college van B&W en de gemeenteraad. Met het collegebesluit van 14 december 2021 heeft het college een FG benoemd en stelt aan de Raad voor, om de door het college benoemde FG eveneens te benoemen als FG van de Raad. Met deze benoeming voldoet de gemeente aan de verplichting die voortvloeit uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De FG is verantwoordelijk voor het houden van onafhankelijk toezicht op, en adviseren van de organisatie over de juiste en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. De afgelopen periode heeft de heer R. Janssen de FG functie ad interim ingevuld, zodat de openstaande vacature structureel kon worden ingevuld. Dit is gelukt, waarmee de inhuurperiode van de heer R. Jansen afloopt.

Publieksvriendelijke samenvatting De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verplicht de bestuursorganen van een gemeente om een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aan te stellen. Dit geldt voor de burgemeester, het college van B&W en de gemeenteraad. Met het collegebesluit van 14 december 2021 heeft het college een FG benoemd en stelt aan de Raad voor, om de door het college benoemde FG eveneens te benoemen als FG van de Raad. Met deze benoeming voldoet de gemeente aan de verplichting die voortvloeit uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Gewenst effect van het besluit in relatie tot de strategische opgaven Continuïteit in het uitoefenen van intern onafhankelijk toezicht op de toepassing en naleving van de AVG met als doel een rechtmatige verwerking van persoonsgegevens. Argumenten 1.1 de gemeenteraad is verplicht een FG te benoemen Op basis van artikel 37 van de AVG dient elk zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente een FG aan te stellen. De gemeenteraad dient als zelfstandig bestuursorgaan, net als de burgemeester en het college van B&W, een FG te benoemen. Daarbij geldt dat het aanwijzen alleen niet voldoende is, het onafhankelijke toezicht moet ook daadwerkelijk worden uitgeoefend.

Wanneer dit, door welke omstandigheid ook, niet het geval is, kan de AP de overheidsorganisatie een boete opleggen van maximaal € 10 miljoen op grond van artikel 83, lid 4 van de AVG. CST-Cluster Concernstaf A.J. de Vries

2.1 De benoeming van de huidige (interim) FG wordt ingetrokken De afgelopen periode heeft de heer R. Janssen de FG functie ad interim ingevuld, zodat de openstaande vacature structureel kon worden ingevuld. Nu er een structurele invulling is gevonden, kan de benoeming van de heer R. Janssen worden ingetrokken. De heer R. Janssen blijft tot eind 2022 als adviseur AVG werkzaam, waarmee de overdracht goed geborgd is. Risico’s 1.1 De gemeentelijke bestuursorganen hebben de keuze om ieder een eigen FG aan te stellen. Maar het is raadzaam dat alle gemeenteorganen binnen een gemeente gezamenlijk één FG aanstellen. Dit omdat de verwerkingen van persoonsgegevens van deze organen in hoge mate verweven zijn. Kosten en financiële dekking van het voorstel Het voorstel heeft geen financiële consequenties want de te benoemen FG vervangt de voorgaande FG. Afweging en alternatieven Er zijn geen alternatieven. Als niet wordt ingestemd met het voorstel voldoet de gemeente niet aan de verplichting uit de AVG om een FG aangesteld te hebben. Participatie Het onderwerp leent zich niet voor inwonerparticipatie. Communicatie Niet van toepassing. Vervolg Na instemming met het voorstel wordt de FG aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en wordt dit officieel bekendgemaakt. Bijlagen Raadsbesluit benoeming functionaris voor gegevensbescherming

Burgemeester en Wethouders van Enschede, _______________ de loco-Secretaris,

de Burgemeester,

E.A. Smit

R.W. Bleker

CST-Cluster Concernstaf A.J. de Vries