Raadsvoorstel

Voorstel Gemeenteraad F Onderwerp

Aanpassing verordeningen door rechtmatigheidsverantwoording

Portefeuillehouder

Marc Teutelink agendaletter (F)

Organisatieonderdeel Stuknummer

Cluster Concernstaf

Aangeboden aan Raad Corsanummer

7 maart 2023 2300020443

(invulling door Griffie)

_______________________________________________________________________________________ Wij stellen u voor te besluiten om:

1. De financiële verordening vast te stellen. 2. De oude financiële verordening uit 2022 in te trekken. 3. De controleverordening vast te stellen. 4. De oude controleverordening uit 2014 in te trekken.

Inleiding en voorgeschiedenis Op 27 september 2022 heeft de Eerste Kamer ingestemd met het wetsvoorstel Wet versterking decentrale rekenkamers. Hiermee wijzigt ook de Gemeentewet en legt het college vanaf het verslagjaar 2023 in de jaarrekening zelf verantwoording af over de financiële rechtmatigheid. Hiervoor dienen de financiële verordening 2022 en de controleverordening 2014 te worden aangepast. Bij de vaststelling van de financiële verordening in 2022 is al aangekondigd dat er mogelijk een update nodig is als zich relevante wijzigingen in wet- en regelgeving voordoen, zoals rondom de rechtmatigheidsverantwoording. Vanaf boekjaar 2023 nemen burgemeester en wethouders een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. Deze verantwoording is een standaardmodel dat bij wet is vastgelegd en het geeft inzicht in hoeverre de gemeente rechtmatig heeft gehandeld. Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording). De accountant geeft vanaf dit moment dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid.

Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording toetst de accountant uitsluitend of de jaarrekening getrouw is, maar toetst daarbij ook of de rechtmatigheidsverantwoording dat is. Dit betekent onder meer dat afwijkingen van rechtmatigheid (voor zover deze niet tevens van invloed zijn op het getrouwe beeld), geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring van de accountant. Hierdoor kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er omvangrijke afwijkingen van rechtmatigheid opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording van het college, terwijl de strekking van de controleverklaring toch goedkeurend is, omdat de omvangrijke rechtmatigheidsfouten getrouw opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de raad en college, over de (financiële) rechtmatigheid. Het doel hiervan is om de kaderstellende en controlerende rol van de raad op dit vlak te versterken. Het is daarnaast de verwachting dat dit een kwaliteitsimpuls zal geven aan de interne processen en beheersing, zodat het college kan steunen op een adequaat functionerend systeem. De organisatie heeft een uniforme aanpak ontwikkelt om deze rechtmatigheidscontrole uit te voeren en daarmee de afgifte van de rechtmatigheidsverantwoording door het college mogelijk te maken.

Hierbij wordt gebruik gemaakt van het zogenaamde 3 lijnenmodel, om aan te tonen dat de gemeentelijke processen goed worden beheerst. Alle betrokkenen hebben een eigen verantwoordelijkheid, passend bij de lijn waarin ze werkzaam zijn (uitvoering, planning en control en CST-Strategie en Control G.H. Oude Nijhuis

verbijzonderde interne controle). Dit zorgt voor een onafhankelijk en getrouwe verantwoording over het rechtmatig handelen. Publieksvriendelijke samenvatting Vanaf 2023 moet het college zelf in de jaarrekening verantwoording afleggen over het rechtmatig handelen. Rechtmatig handelen betekent hier dat het geld is uitgegeven en binnengekomen op de manier die financiële regelgeving voorschrijft. Tot 2023 controleerde de accountant jaarlijks het college op rechtmatigheid en gaf daarover een verklaring af. In de financiële verordening en de controleverordening moeten we deze verandering opnemen. In een financiële verordening en controleverordening regelen gemeenteraad en college van burgemeester en wethouders hoe ze met elkaar omgaan op het gebied van financiële onderwerpen en de controle daarop. Wie besluit wanneer en waaraan het geld wordt uitgegeven? En hoe wordt dat in de gaten gehouden? Met als doel dat de raad goed vat krijgt op de bestedingen en weet dat er zorgvuldig met gemeenschapsgeld wordt omgegaan. Gewenst effect van het besluit in relatie tot de strategische opgaven De geactualiseerde financiële verordening en controleverordening waarborgen dat er heldere afspraken en procedures zijn rondom de rechtmatigheidsverantwoording die door het college vanaf het verslagjaar 2023 wordt afgegeven. Hiermee wordt voldaan aan de Gemeentewet en de Kadernota rechtmatigheid.

Deze aanpassingen dragen bij aan een gezond financieel beleid. Argumenten 1.1 aanpassing is nodig door de Wet versterking decentrale rekenkamers en de wijziging van de Gemeentewet met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording Met de aanpassingen worden afspraken over de af te geven rechtmatigheidsverantwoording door het college in de verordening vastgelegd. Het oordeel over de rechtmatigheid neemt het college op in de jaarrekening en is geen onderdeel meer van de controleverklaring van de accountant. De VNG heeft hiervoor de modelverordening aangepast. De aanpassingen zijn met de artikelen 9 t/m 12 aan de Enschedese verordening toegevoegd. De hierin vastgelegde afspraken zijn gelijk aan de criteria die de accountant nu bij zijn controle toepast. Het gaat dan om afspraken over de verantwoordings- en rapportagegrens. Dit zijn de grenzen waarboven het college afwijkingen van rechtmatig handelen aan de raad moet rapporteren. Het zijn afwijkingen over de toepassing van financiële regelgeving, zoals bijvoorbeeld de europese aanbestedingsregels. Maar ook over het overschrijden van door de raad bij de begroting toegekende lastenbudgetten. In de rechtmatigheidsverantwoording rapporteert het college aan de raad over deze afwijkingen als die in totaal groter zijn dan de verantwoordingsgrens van 1% van het totaal van de gemeentelijke lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves).

In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen toegelicht als die groter zijn dan 10% van de verantwoordingsgrens. Hierbij worden de maatregelen vermeld, die het college neemt om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen Daarnaast wordt in de verordening vastgelegd dat het geactualiseerde normenkader rechtmatigheid jaarlijks voor 1 januari aan de raad ter vaststelling wordt aangeboden. Dit normenkader bevat alle voor de rechtmatigheidsverantwoording relevante financiële wet- en regelgeving waaraan getoetst wordt. Ook bevat de verordening nadere afspraken hoe om te gaan met budget- en kredietoverschrijdingen. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties: a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling. c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage. Deze begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording, maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. In de jaarrekening worden deze afwijkingen wel verklaard en toegelicht.

Bij meerjarige investeringskredieten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het toegekende kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het toegekende kredietbedrag, wordt als rechtmatig beschouwd. CST-Strategie en Control G.H. Oude Nijhuis

2.1 hiermee is de oude verordening niet langer geldig De oude verordening is ondanks het intrekken nog wel van toepassing op de jaarstukken 2022. Hiervoor is in de verordening een overgangsbepaling opgenomen. 3.1 aanpassing is nodig door de Wet versterking decentrale rekenkamers en de wijziging van de Gemeentewet met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording In de controleverordening zijn regels vastgelegd over de accountantscontrole van de jaarrekening. Tot 2023 controleerde de accountant zowel het getrouwe beeld van de jaarrekening als het rechtmatig tot stand komen van baten, lasten en balansmutaties. Die rechtmatigheidscontrole gaat nu over naar het college en voert de accountant niet langer uit. De accountant controleert wel of de afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording juist en volledig zijn weergegeven. De VNG heeft hiervoor de modelverordening op kleine onderdelen aangepast. Deze zijn overgenomen in de Enschedese verordening. 4.1 hiermee is de oude verordening niet langer geldig De oude verordening is ondanks het intrekken nog wel van toepassing op de jaarstukken 2022. Hiervoor is in de verordening een overgangsbepaling opgenomen. Risico’s Aan de geactualiseerde verordeningen zijn geen risico’s verbonden. Deze documenten zijn te zien als kaders om te borgen dat de raad, college en ambtelijke organisatie solide financieel beheer voeren.

Kosten en financiële dekking van het voorstel Voor de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording heeft binnen de bestaande budgetten beperkt inhuur plaatsgevonden. Voor het grootste deel is dit met eigen personeel gebeurd. Afweging en alternatieven niet van toepassing Participatie Deze verordeningen zijn tot stand gekomen in nauwe samenwerking tussen griffie en ambtelijke organisatie. Participatie met inwoners of instellingen in de stad was niet van toepassing omdat het hoofdzakelijk gaat om het maken van een afsprakenkader tussen raad, college en organisatie. Communicatie De verordeningen worden formeel bekend gemaakt in het gemeenteblad en gepubliceerd. Daarnaast worden deze documenten binnen 2 weken na vaststelling verzonden aan gedeputeerde staten. Vervolg Na vaststelling wordt de tekst z.s.m. aan dic@enschede.nl toegestuurd. Bijlagen Financiële verordening Controleverordening

Burgemeester en Wethouders van Enschede, _______________ de loco-Secretaris, E.A. Smit

de Burgemeester, R.W. Bleker

CST-Strategie en Control G.H. Oude Nijhuis