Raadsvoorstel

Voorstel Gemeenteraad C Onderwerp

Controleprotocol 2020 - 2025 voor de accountantscontrole op de jaarrekening

Portefeuillehouder

June Nods agendaletter (C))

Organisatieonderdeel

Cluster Concernstaf

Stuknummer

Aangeboden aan Raad Corsanummer

23 november 2020 2000097735

(invulling door Griffie)

__________________________________________________________________________________________ Wij stellen u voor te besluiten om: 1. het Controleprotocol 2020 - 2025 en het hierin opgenomen normenkader als uitgangspunt voor de accountantscontrole van de gemeenterekeningen 2020 tot en met 2025 vast te stellen 2. de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording door het college vanaf 2021 op 1% van het lastentotaal (inclusief toevoegingen aan de reserves) vast te stellen

Inleiding In het kader van de controleopdracht dient de Raad volgens het besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) een controleprotocol vast te stellen waarin nadere aanwijzingen worden gegeven aan de accountant voor de reikwijdte van de accountantscontrole. Het gaat dan om het geldende normenkader voor de rechtmatigheidscontrole en de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Dit controleprotocol moet voor afgifte van de controleverklaring zijn vastgesteld. In het voorliggende protocol worden de nadere aanwijzingen gegeven voor de accountantscontrole over de verslagjaren 2020 tot en met 2025. Het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole betreft de relevante externe wetgeving en eigen regelgeving, waarbij verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten kunnen worden onderscheiden. Collegebesluiten vallen niet onder de rechtmatigheidscontrole, tenzij de controle hiervan verplicht is op basis van hogere regelgeving of raadsbesluiten c.q. verordeningen. Het normenkader moet actueel worden gehouden en aangepast op basis van nieuwe wet- en regelgeving. Wijzigingen in het actuele normenkader 2020 worden met dit voorstel aan uw raad aangeboden. Als belangrijke toevoeging aan dit normenkader 2020 is er een toelichting opgenomen over de bijzondere coronasituatie in relatie tot het onderwerp rechtmatigheid.

Hiermee wordt vooral toegelicht op welke wijze het college is omgegaan met de coronamaatregelen en hoe dit zich verhoudt tot de rechtmatigheid(scontrole) van deze uitgaven. Vanaf het verslagjaar 2021 treedt er een verandering op in de rechtmatigheidscontrole. Dan is het niet langer de accountant die de controle op de rechtmatigheid uitvoert en hierover verslag uitbrengt aan de gemeenteraad, Het college van burgemeester en wethouders legt dan zelf verantwoording af over de rechtmatigheid. Deze rechtmatigheidsverantwoording gaat deel uitmaken van de jaarrekening, waarbij de accountant een oordeel geeft over de getrouwe weergave. Het huidige afzonderlijke rechtmatigheidsoordeel in de controleverklaring van de accountant komt daarmee te vervallen Publieksvriendelijke samenvatting De gemeenteraad is opdrachtgever voor de accountantscontrole van de gemeenterekening. In het kader van deze controleopdracht geeft de Raad in het controleprotocol 2020 - 2025 nadere aanwijzingen aan de accountant. Dit betreffen aanwijzingen voor de reikwijdte van de accountantscontrole over de verslagjaren 2020 2025, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties.

Daarnaast bepaalt de raad de verantwoordingsgrens voor te rapporteren afwijkingen door het college in de rechtmatigheidsverantwoording die vanaf het verslagjaar 2021 in de jaarrekening moet worden opgenomen. Beoogd effect Met het controleprotocol 2020 - 2025 geeft de gemeenteraad nadere aanwijzingen aan de accountant voor de reikwijdte van de accountantscontrole over de verslagjaren 2020 tot en met 2025, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties.

CS-Strategie & Control CS-. G.H. Oude Nijhuis

Daarnaast bepaalt de raad de verantwoordingsgrens voor te rapporteren afwijkingen door het college in de rechtmatigheidsverantwoording vanaf het verslagjaar 2021. Argumenten 1.1 dit is in overeenstemming met de controleverordening van de gemeente Enschede Overeenkomstig artikel 2, lid 6 van de Controleverordening worden nadere aanwijzingen voor de accountantscontrole op de jaarrekening in een controleprotocol opgenomen. Het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole maakt hier onderdeel van uit. Relevante wijzigingen in wet- en regelgeving worden via een geactualiseerd normenkader aan uw raad aangeboden. Het controleprotocol 2020-2025 is nagenoeg gelijk aan het controleprotocol 2016-2019, waarbij de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties gelijk zijn gebleven in overeenstemming met de minimumeisen die in het Bado (Besluit accountantscontrole decentrale overheden) zijn voorgeschreven. 2.1 vanaf het verslagjaar 2021 legt het college zelf verantwoording af over de rechtmatigheid Deze verantwoording gaat na een wetswijziging in 2020 deel uitmaken van de jaarrekening, zodat de aandacht voor en de controle op rechtmatigheid expliciet de verantwoordelijkheid van het college markeert. Het is vervolgens aan de Raad om de rechtmatigheidsverantwoording van het college te bediscussiëren en te beoordelen.

De accountant geeft vervolgens een getrouwheidsoordeel af over de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording. Het huidige afzonderlijke rechtmatigheidsoordeel van de accountant in zijn controleverklaring komt daarmee te vervallen. In de paragraaf bedrijfsvoering van het jaarverslag neemt het College overigens een toelichting op over de financiële rechtmatigheid, waarbij het ingaat op de interne beheersing, rapportage en (verbeter)maatregelen. 2.2 daarmee bepaalt de raad de grens waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen Het model van de verantwoording wordt verplicht voorgeschreven en wordt opgenomen in de wetgeving. De grens waarboven afwijkingen in de verantwoording moeten worden opgenomen wordt door de Raad bepaald, maar bedraagt maximaal 3% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves). Onder afwijkingen wordt verstaan fouten (dus het niet naleven van wet- en regelgeving) en onduidelijkheden. Bij onduidelijkheden gaat het om posten waarvan bij het college onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid (omdat juristen bijvoorbeeld van mening verschillen over een aanbesteding). 2.3 met een grens van 1% wordt goed aangesloten bij de huidige praktijk van de rechtmatigheidscontrole door de accountant Deze verantwoordingsgrens geldt voor fouten en onduidelijkheden afzonderlijk.

Dit betekent dat rechtsmatigheidsfouten pas in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen en toegelicht, wanneer zij boven het door de Raad vastgestelde percentage komen. Wanneer het voor het college niet duidelijk is of financieel rechtmatig is gehandeld, worden deze onduidelijkheden eveneens pas in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen en toegelicht, indien zij boven dat percentage komen. Bij de keuze van het percentage gaat het om een afweging tussen enerzijds de informatiepositie van de Raad en anderzijds de inspanningen van het ambtelijk apparaat, die nodig zijn voor het detecteren en rapporteren van de afwijkingen. Als een gemeente kiest voor 0%, moet de gemeente elke rechtmatigheidsfout melden in de jaarrekening. Dit is in de praktijk niet haalbaar, omdat het leidt tot onevenredig veel werkzaamheden en kosten. Bij de keuze voor een verantwoordingsgrens van bijvoorbeeld 3% kan het zijn dat de Raad minder inzicht heeft in het rechtmatig handelen binnen de gemeente dan in de huidige situatie. Aangezien de accountantscontrole voor de getrouwheid op dit moment op 1% van de lasten ligt, is het aan te nemen dat de interne controle op een toereikend niveau is om de rechtmatigheidsverantwoording ook met 1% van de lasten te controleren. Dit sluit aan bij de interne controlesystematiek van vorige jaren.

Het wijzigen van de norm naar een hoger percentage kan zorgen voor meer accountantswerkzaamheden. Daarom wordt voorgesteld om de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording van het College op 1%.te bepalen. Risico’s Zie argument 2.3 Financiële dekking van het voorstel De voorgestelde verantwoordingsgrens van 1% sluit aan bij de huidige controlesystematiek en is reëel, maar de potentiele extra apparaatskosten als gevolg van de invoering van de rechtmatigheidscontrole zijn nu niet in de begroting opgenomen. Dit kan mogelijk leiden tot een knelpunt bij de Zomernota 2021.

CS-Strategie & Control CS-. G.H. Oude Nijhuis

Alternatieven Participatie Communicatie Communicatie met direct betrokkenen PR over het besluit Rechtsgeldige bekendmaking van gemeentelijke regelgeving Vervolg Als de parlementaire behandeling van het wetsvoorstel is afgerond en de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording per 1-1-2021 een feit is, moet de controleverordening van de gemeente Enschede (ex artikel 213 Gemeentewet) worden aangepast aan de actuele situatie en door de raad worden vastgesteld. Bijlagen Controleprotocol 2020 - 2025 voor de accountantscontrole op de jaarrekening

Burgemeester en Wethouders van Enschede, _______________ de loco-Secretaris,

de Burgemeester,

E.A. Smit

drs. H.J. Meijer

CS-Strategie & Control CS-. G.H. Oude Nijhuis