Raadsvoorstel

Voorstel Gemeenteraad A Onderwerp

Nieuwe verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur

Portefeuillehouder

Marc Teutelink Agendaletter F

Organisatieonderdeel Stuknummer

Cluster Concernstaf

Aangeboden aan Raad Corsanummer

28 januari 2025 2500003114

(invulling door Griffie)

_______________________________________________________________________________________ Wij stellen u voor te besluiten om: Wij stellen u voor te besluiten om: 1. De verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur gemeente Enschede 2025 vast te stellen; 2. De verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur gemeente Enschede 2014 na publicatie van de nieuwe verordening in te trekken.

Inleiding en voorgeschiedenis Het onderzoeken van de doelmatigheid en doeltreffendheid van organisatie en beleid is belangrijk. Zo kunnen we er voor zorgen dat we ons werk steeds beter doen. Enschede heeft sinds 2014 een verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid. Daarin staat dat we iedere twee jaar een onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid uitvoeren. We zien dat dit de afgelopen jaren niet is gelukt. Dat wil niet zeggen dat er geen onderzoeken naar doelmatigheid of doeltreffendheid zijn geweest. Er worden regelmatig beleidsevaluaties uitgevoerd, er zijn accountantscontroles, financiële audits, rechtmatigheidsonderzoeken en verschillende afdelingen werken met verbeter- of ontwikkelplannen op basis van een evaluatie. Daarnaast onderzoekt de rekenkamer met een eigen onderzoeksagenda doelmatigheid en doeltreffendheid van beleid. Geen van deze onderzoeken worden op dit moment echter in verband gebracht met de verordening uit 2014. We willen de raad en onze inwoners beter laten zien welke onderzoeken we doen en hoe we werken aan het verbeteren van onze manier van werken. Daarom stellen we u deze nieuwe verordening voor, met een andere manier van werken. Na invoering van deze nieuwe verordening werken we volgende de volgende uitgangspunten: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Bij ieder nieuw beleidsstuk hoort een onderzoek naar het oude beleid. De resultaten van dit onderzoek worden bijgevoegd en zijn input voor het nieuwe beleid. We voegen een kop evaluatie toe aan bestuursvoorstellen waarin wordt opgeschreven wat het doel is van het beleid en hoe we later kunnen onderzoeken of we dat doel behaald hebben. Dit maakt onderzoek en evaluatie in de toekomst eenvoudiger omdat doelen vooraf zijn benoemd. Bij de begroting zetten we alle onderzoeken die in het komende jaar gaan plaatsvinden op een rij en laten we zien hoe we die onderzoeken aanpakken. We stappen af van een bepaald aantal onderzoeken in het kader van 213a en maken onderzoek en evaluatie de norm bij nieuw beleid. Wanneer het onderzoek klaar is worden de resultaten en aanbevelingen in principe openbaar en met de raad gedeeld. Bij de jaarrekening zetten we op een rij welke onderzoeken het afgelopen jaar zijn afgerond, met een korte samenvatting van de conclusies en aanbevelingen

CST-Strategie en Control J.J.P. Kantelberg

Door deze verordening aan te nemen brengen we meer structuur aan in het onderzoeken van onze doelmatigheid en doeltreffendheid. De verordening en de focus op onderzoek bij ieder nieuw beleidsstuk sluit daarnaast naadloos aan bij het voornemen de uitvoering een belangrijke rol te geven bij het opstellen van nieuw beleid en past daarnaast bij BOB-lijn 5 omdat het helpt bij het aanbrengen van prioriteit. Publieksvriendelijke samenvatting De gemeente wil zo goed mogelijk haar werk doen. Daarom is het belangrijk om steeds te blijven onderzoeken of we dat beter kunnen doen. Door het vaststellen van een verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur spreken we af hoe we dit organiseren. In de verordening is afgesproken dat ieder jaar bij het aanbieden van de begroting wordt bepaald welke onderzoeken er in het volgende jaar worden gedaan. Denk hierbij aan het kiezen van thema’s voor de onderzoeken. Dat kan gaan over hoe goed een afdeling haar werk doet, of over hoe goed onze manier van werken uitpakt. We willen bij ieder nieuw beleid onderzoek en evaluatie van het oude beleid doen. Als het onderzoek klaar is en er blijkt dat we ons werk beter kunnen doen maken we een plan om dit ook uit te voeren. De resultaten van de onderzoeken en de plannen om ons werk te verbeteren worden gedeeld met de raad.

Bij het aanbieden van de jaarrekening laten we zien welke onderzoeken er het vorige jaar zijn geweest en wat we beter willen gaan doen. Gewenst effect van het besluit in relatie tot de strategische opgaven Het vaststellen van deze verordening draagt bij aan de strategische opgave Open Enschede omdat het onze gemeente helpt om beter te functioneren. Indirect draagt dit ook bij aan alle andere strategische opgaven. Argumenten 1.1 De nieuwe verordening geeft onderzoek en evaluatie een belangrijke plek bij het vaststellen van nieuw beleid en versterkt zo het lerend vermogen van organisatie en bestuur De afgelopen jaren zijn er weinig onderzoeken uitgevoerd in het kader van de verordening uit 2014. Het vaststellen van een nieuwe verordening waarin onderzoek en evaluatie een vaste plek krijgt in het format van bestuursvoorstellen kan ervoor zorgen dat er meer aandacht komt voor het onderzoeken en evalueren van oud beleid voor er nieuw beleid wordt opgesteld. De verordening en de focus op onderzoek bij ieder nieuw beleidsstuk sluit daarnaast naadloos aan bij het voornemen de uitvoering een belangrijke rol te geven bij het opstellen van nieuw beleid. 1.2. Juist in tijden van financiële krapte is het belangrijk dat iedere klap raak is We willen met de middelen die we beschikbaar hebben zoveel mogelijk effect bereiken in de samenleving.

Onderzoeken, evalueren en leren zijn de manier om ons werk steeds beter te doen. Door het vaststellen van de verordening zorgen we er voor dat we onszelf scherp houden en steeds blijven verbeteren om de juiste effecten in de samenleving te bereiken. 1.3 De nieuwe werkwijze zorgt voor transparantie naar raad en inwoners Met het aannemen van deze verordening zetten we in op evaluatie en onderzoek bij iedere vernieuwing van beleid. Daarmee wordt het voor inwoners en raad makkelijker om te volgen hoe de gemeente werkt en welke verbeteringen er worden doorgevoerd om de manier van werken te verbeteren. 1.4 Vaste momenten om onderzoeken te bespreken helpt met een betere planning Door de lijst van onderzoeken in het komende jaar bij te voegen bij de begroting weet college, raad en organisatie al vroeg welke onderzoeken er aankomen en kan de planning dus al vroeg gemaakt worden. Dat helpt om de onderzoeken op tijd klaar te hebben. 2.1 De oude verordening is toe aan vervanging De verordening uit 2014 voldoet niet meer omdat er nieuwe regelgeving van kracht is. Zo is er in 2022 een nieuwe wet aangenomen: de Wet versterking decentrale rekenkamers, die van invloed is op deze verordening. De nieuwe verordening voldoet aan de nieuwe wetten en regelgeving.

Risico’s 1.1 Het toevoegen van een kopje aan bestuursvoorstellen zorgt ervoor dat het format langer wordt Er zijn door de jaren heen veel kopjes aan het format toegevoegd, waardoor het format en dus ook het voorstel steeds langer wordt. Dat kan slecht zijn voor de leesbaarheid van de voorstellen. Het belang van evaluatie en onderzoek is dusdanig dat dit effect op de leesbaarheid voor lief wordt genomen. CST-Strategie en Control J.J.P. Kantelberg

1.2 Het sturen op onderzoek en evaluatie voor ieder nieuw beleid kan zorgen voor een grotere belasting van de gemeentelijke organisatie De werkdruk bij sommige onderdelen van de organisatie is hoog, laten onderzoeken zien. Evalueren en onderzoeken kost tijd. Meer aandacht en tijd spenderen aan evaluatie en onderzoek kan ervoor zorgen dat andere taken niet meer kunnen worden opgepakt. Tegelijkertijd is het belangrijk te blijven verbeteren en kan goed evalueren en onderzoeken bij het maken van nieuw beleid later ook veel tijd besparen. Binnen het traject Begroting en Organisatie in Balans (BOB) wordt nadrukkelijk gezocht naar prioritering. Waar gaat meer aandacht naar uit en waar stoppen we mee? Het investeren in aandacht voor onderzoek en evaluatie zorgt ervoor dat de zaken waar we op focussen product zijn van een degelijk proces. 1.3. Het toevoegen van een lijst van onderzoeken bij begroting en jaarrekening kan ervoor zorgen dat er onvoldoende aandacht voor deze lijst is\ De begrotingsbehandeling duurt vaak lang en het kan zijn dat de lijst met onderzoeken voor het komend jaar ondersneeuwt tijdens de lange behandeling. Door ook de resultaten van onderzoeken te delen met de raad, is de raad alsnog in positie om dit te bespreken. Door de resultaten zoveel mogelijk te koppelen aan nieuw beleid, kan de raad door het jaar heen inspelen op aanbevelingen.

De lijst van onderzoeken zal zoveel mogelijk gekoppeld worden aan de jaarplanning die al bij de begroting zit. Zo voorkomen we de begroting te veel bijlagen krijgt, wat slecht kan zijn voor de leesbaarheid van de begroting. 1.4 De vorige verordening is de laatste jaren niet altijd nageleefd; er is een risico dat ook de aandacht voor deze verordening wegzakt In de verordening van 2014 staat een minimum aantal onderzoeken benoemd. De laatste jaren is dat aantal niet gehaald. Het is daarom belangrijk om aandacht te blijven houden voor het naleven van deze verordening. Door in het werkproces deze onderzoeken een plek te geven in de planning en controlcyclus borgen we de aandacht voor de onderzoeken, ook na meerdere jaren. Kosten en financiële dekking van het voorstel Het voorstel heeft geen directe financiële consequenties. Er wordt geen extra geld vrijgemaakt voor onderzoeken en evaluatie. Onderzoeken en evaluaties worden betaald uit bestaande budgetten of uitgevoerd binnen bestaande formatie. Afweging en alternatieven Een alternatief is om op te nemen om jaarlijks verplicht een bepaald aantal evaluaties uit te voeren Een alternatief is om meer vereisten op te nemen over het onderzoeksplan (wat moet daar in staan) Een alternatief is om de verordening niet te wijzigen en door te gaan met de verordening uit 2014. Die voldoet niet meer aan de regelgeving en dat is dus onverstandig.

Participatie Artikel 213a is een instrument van zelfevaluatie van het college. Bij de onderzoeken en evaluatie is participatie natuurlijk belangrijk om te kijken hoe goed we werken en wat er beter kan. In het proces van opstellen van de verordening is afstemming geweest met: ▪ griffie als ondersteuner van de raad ▪ de rekenkamer als orgaan met een eigen onderzoeksagenda Communicatie Er zal een intern communicatietraject gestart worden om de nieuwe werkwijze toe te lichten en het belang van onderzoek en evaluatie te onderstrepen. De voorgestelde werkwijze vraagt een aanpassing van het format bestuursvoorstellen en kan daarnaast invloed hebben op de manier waarop beleidsafdelingen werken. Vervolg Na het nemen van dit raadsbesluit wordt de verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur gemeente Enschede 2025 gepubliceerd, waarmee de verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur gemeente Enschede 2014 wordt ingetrokken.

CST-Strategie en Control J.J.P. Kantelberg

Bijlagen Verordening Raadsbesluit

Burgemeester en Wethouders van Enschede, _______________ de loco-Secretaris, de Burgemeester,

E.A. Smit

R.W. Bleker

CST-Strategie en Control J.J.P. Kantelberg