Raadsvoorstel

Voorstel Gemeenteraad C Onderwerp

Nota van uitgangspunten nieuw evenementenbeleid

Portefeuillehouder

Jeroen Diepemaat agendaletter (C)

Organisatieonderdeel Stuknummer

Cluster Strategie & Beleid Fysiek

Aangeboden aan Raad Corsanummer

7 maart 2023

(invulling door Griffie)

_______________________________________________________________________________________ Wij stellen u voor te besluiten om: 1. De Nota van Uitgangspunten Evenementenbeleid Enschede vast te stellen. 2. Het vervolg participatieproces vorm te geven op het niveau van raadplegen. De raad neemt kennis van de uitkomsten van het participatietraject en zal nader afwegen of en in welke mate deze kunnen worden meegenomen in de politieke besluitvorming

Inleiding en voorgeschiedenis Het huidige evenementenbeleid is vastgesteld in 2014. In 2019 is een start gemaakt aan de evaluatie van dit beleid. Nadat het evaluatierapport is opgeleverd in 2020, is de focus verlegd van beleid maken naar de ondersteuning die nodig was aan evenementen die op dat moment hard getroffen werden door de Covid-19 pandemie. In de afgelopen jaren hebben verschillende participatiebijeenkomsten plaatsgevonden. Hierover is op 20 september 2021 een terugkoppeling gegeven in een randprogramma aan de gemeenteraad. In de raadsbrief van 14 december 2021 is gevraagd het evenementen budget incidenteel te verhogen omdat het aantal evenementen stijgt. Er ontstond een spanningsveld tussen reeds bestaande evenementen en nieuwe evenementen. Op 18 januari 2022 is er een raadsbrief gestuurd met de reden dat het nieuwe evenementenbeleid is uitgesteld. Op 22 juni 2022 heeft uw raad een besluit genomen om de huidige subsidieverordening aan te passen om al een aantal knelpunten op te pakken en twee grote beeldbepalende evenementen over te hevelen naar de programmabegroting. Bij de vaststelling van de begroting voor 2023 is nogmaals incidenteel het subsidiebudget verhoogt. En op 22 november 2022 is uw Raad reeds geïnformeerd over de status en het vervolg van het proces om te komen tot nieuw evenementenbeleid. De volledige tijdlijn van dit proces ziet u hieronder.

PCF-Cluster Planning & Control Fysiek A. Endeman

Jaarlijks vinden er zo’n 400 evenementen plaats in Enschede. Buurt- en dorpsfeesten. Maar ook commerciële festivals als Freshtival en Tuckerville. Kunst, cultuur, sport en muziek in vele vormen. Het grote aantal en de diversiteit geeft aan dat evenementen van belang zijn voor de stad. Ze geven de stad kleur, reuring en identiteit. Ze geven bewoners verbinding, plezier en soms ook troost. De gemeente investeert elk jaar in zo’n 30 evenementen. De helft van deze evenementen zijn een vast onderdeel van het evenementenprogramma. Denk dan aan de Grolsch Summersounds, het Gitaarfestival en Kunst in het Volkspark. De afgelopen jaren ontstonden ook nieuwe succesvolle evenementen zoals Museumnacht, de Stadsherberg en The Overkill festival. Dit zijn evenementen die zich richten op nieuwe doelgroepen, zoals jongeren, internationals of juist heel laagdrempelig voor een breed publiek. Evenementen die een grote bijdrage leveren aan een aantrekkelijk en inclusief Enschede. Er is energie en ambitie bij organisatoren. Ze willen met hun evenementen groeien naar een divers, breed publiek. En willen met hun evenement meer regionale en (inter)nationale impact maken. Ook de bezoekers hebben er weer zin in. Na de corona pandemie willen mensen elkaar ontmoeten. Deze energie en ambitie is terug te zien in het aantal evenementen, dat neemt toe.

Er komen meer subsidieaanvragen, maar ook het aantal commerciële evenementen neemt toe. Naast evenementen groeit ook het aantal manifestaties en demonstraties. Voetbalwedstrijden van Eredivisieclubs vragen steeds meer ondersteuning. Om hun ambities te realiseren lopen organisatoren tegen een aantal zaken aan. Er komt steeds meer wet- en regelgeving om een evenement goed en veilig te kunnen organiseren. De Coronapandemie met aansluitend de problematiek rondom energie en de leegloop van personeel heeft impact op de sector. Organisatoren hebben geen reserves en de kosten stijgen. Deze ontwikkelingen zorgen voor een spanningsveld tussen de ambities die er in de stad zijn en de beschikbare ruimte. Zowel financiële ruimte, als fysieke ruimte en het belang om alles veilig en volgens de nieuwe wet- en regelgeving te organiseren. Dit vraagt om keuzes. Het huidige Evenementenbeleid stamt uit 2014 en vraagt aanpassingen om aan te sluiten op de ontwikkelingen van de afgelopen jaren. Deze nota van uitgangspunten gaat over alle evenementen en is PCF-Cluster Planning & Control Fysiek A. Endeman

gericht op de inhoud: Wat willen we bereiken? Maar ook over de organisatie; hoe zorgen we ervoor dat evenementen veilig georganiseerd worden? De coalitie heeft haar ambitie uitgesproken om te willen investeren in een bruisende, sociale, duurzame en innovatieve stad. Hoe de Enschedese evenementen hieraan gaan bijdragen, staat in de bijgevoegde nota van uitgangspunten geschreven. Het volgende hoofddoel is geformuleerd: Evenementen dragen bij aan de aantrekkelijkheid van Enschede. Ze verhogen het welzijn van haar inwoners en dragen op een positieve manier bij aan de beleving en leefbaarheid van Enschede. De afgelopen jaren is hard gewerkt om in kaart te brengen waar dit nieuwe evenementenbeleid aan bij moet dragen. De nota van uitgangspunten is tot stand gekomen met input vanuit verschillende perspectieven. Er is onderzoek gedaan naar de wijze waarop inwoners evenementen ervaren. Er is een benchmarkonderzoek geweest met vergelijkbare steden, er heeft een doelgroepenonderzoek plaatsgevonden en er zijn verschillende bijeenkomsten georganiseerd met belanghebbenden. Op basis van deze inzichten zijn de volgende uitgangspunten geformuleerd: Onderwerp Wat kenmerkt Enschede

Uitgangspunt • • • • •

Samen maakt sterk

• •

Groeien binnen grenzen

• • •

Ambitie betekent keuzes maken

• • • • •

Investeer in (een beperkt aantal) beeldbepalende evenementen Gemeente co-financiert op evenementen die ook door de Provincie en/of het Rijk worden gefinancierd Meerjarig investeren waardoor er groeimogelijkheden ontstaan voor evenementen Evenementen zijn een podium voor lokaal talent Inkoop evenementen moeten bijdragen aan de doelen binnen het evenementenbeleid Binnen het (gesubsidieerde) evenementenbeleid werken evenementen rondom hetzelfde thema samen in een programma De professionele evenementen hebben een rol in de ondersteuning van kleine evenementen De instrumenten die door de overheid worden ingezet zijn gebaseerd op het principe van ruimte op regels en sturen op inhoud In het vergunningen-, toezicht- en handhavingsproces wordt het principe van de menselijke maat gehanteerd met accent op preventie, voorlichting en gemak voor de gebruiker Centreren van de informatievoorziening van evenementen voor alle onderdelen van evenementen Alle evenementen worden getoetst op hun maatschappelijke impact Beeldbepalende evenementen worden ook getoetst op basis van hun economische impact Monitoring wordt gebruikt als sturingsinstrument Basis voor alle evenementen is diversiteit en inclusie . Hierbij is het principe: pas toe en leg uit. Keuzes die worden gemaakt vertalen zich in de praktijk in de prioritering van het plaatsen van evenementen op de evenementenkalender.

Publieksvriendelijke samenvatting Het college van B&W heeft een nota van uitgangspunten voor nieuw evenementenbeleid aan de gemeenteraad voorgelegd. De gemeente Enschede werkt momenteel aan nieuw evenementenbeleid. In dit beleid geeft de gemeente aan hoe evenementen kunnen gaan bijdragen aan de opgaven waar Enschede voor staat. Bij het beleid komt een uitvoeringsagenda die gaat helpen bij de toekomstige ontwikkeling van Enschedese evenementen. In de nota van uitgangspunten wordt de gemeenteraad uitgenodigd de uitgangspunten vast te stellen die de basis gaan vormen voor het nieuwe beleid. De gemeenteraad kan hierdoor sturen op de inhoud van dit beleid. Gewenst effect van het besluit in relatie tot de strategische opgaven De totstandkoming van nieuw evenementenbeleid dat voldoet aan de wensen en verwachtingen van inwoners en organisatoren én bijdraagt aan de opgaven van Enschede. Waardoor over 5 jaar de Enschedese evenementen uitstralen dat: PCF-Cluster Planning & Control Fysiek A. Endeman

•

Enschede een aantrekkelijke stad is; met een duidelijke identiteit en dat aan heel Nederland en daarbuiten laat zien wat een fijne plek het is om te wonen of op bezoek te komen en waar ruimte is om talent te ontwikkelen en te tonen

•

Enschede inclusief is; dat men hier trots is op het evenementenaanbod, waar iedereen welkom is en er voor iedereen wat wils is

•

Enschede groen en duurzaam is; met prachtige evenementenlocaties en evenementen die bijdragen aan duurzaamheid

•

Enschede een open gemeente is; waar men de kans krijgt om initiatieven te ontwikkelen en de juiste steun vindt om dit voor elkaar te krijgen

Argumenten 1.1 Het oude beleid sluit niet aan bij de huidige opgaven van de stad Het meest recente evenementenbeleid dateert uit 2014 en sluit niet meer aan bij de huidige praktijk. Naast dat het aantal evenementen in Enschede enorm is toegenomen, is ook de samenstelling, de complexiteit en de vraag veranderd. De druk op de openbare ruimte is veranderd en ook de opgaven waar vanuit de gemeente aan gewerkt wordt. Al deze redenen hebben eraan bijgedragen dat de afgelopen jaren het ontwikkelen van nieuw evenementenbeleid altijd op de begroting heeft gestaan. In ook in het coalitieakkoord 2022-2026 staat vermeld bij ‘Aantrekkelijk Enschede’ dat er geïnvesteerd gaat worden in een veelzijdig cultuur- en evenementenaanbod. Maar ook aan ‘Enschede inclusieve stad’ en ‘Groene duurzame stad’ wordt een belangrijke bijdrage geleverd met evenementen. 1.2 Het voorbereiden van nieuw beleid vraagt om heldere keuzes Het oude beleid heeft vooral bijgedragen aan een kwantitatieve groei van evenementen. De huidige tijd en gestelde doelen vragen om een kwalitatieve groei. Het is niet houdbaar om alles in stand te houden. Door gerichte keuzes te maken ontstaat er focus en zal iedere geïnvesteerde euro een veel groter rendement behalen. Dit komt uiteindelijk de gehele stad ten goede.

Daarbij draagt het bewust maken van keuzes ook bij in de open communicatie en de helderheid van de rol die de gemeente draagt bij evenementen in Enschede. 1.3 Door deze nota wordt de Raad vooraf in positie om te sturen op de inhoud van het evenementenbeleid Voor de uitvoering van het nieuwe evenementenbeleid is het bevorderlijk dat het een breed gedragen stuk is. Tot op heden is vooral heel veel input opgehaald. Op dit moment is het belangrijk dat er keuzes gemaakt gaan worden, voor alle opties verder uitgewerkt gaan worden. De bespreking van het voorliggende voorstel en de vaststelling van de uitgangspunten stelt de gemeenteraad in staat te sturen op de inhoud van het nieuwe evenementenbeleid. Dit biedt zekerheid naar alle stakeholders die in het vervolg van de participatie verder gaan bijdragen aan de uitwerking van deze uitgangspunten. 2.1 Het participatieproces vanaf de start van het proces wordt op dezelfde wijze voortgezet Het participatieproces van evenementen is in 2019 gestart. Op dat moment was de Participatieverordening nog niet van kracht. Er is gekozen om in samenwerking met het bureau SIR de participatie vorm te geven. Kijkend naar de verordening die er nu ligt past dit in de werkwijze en vorm zoals omschreven bij het niveau raadplegen. De wijze waarop de participatie vorm heeft gekregen heeft draagvlak bij de participanten.

Er is een heldere communicatie richting de participanten die binnen het proces weten waar ze op welke manier het nieuwe beleid tot stand komt. Deze werkwijze wordt voortgezet in het vervolgproces.

Risico’s 1. Het niet maken van keuzes leidt tot verzwakking van het aanbod Als er op dezelfde voet wordt voortgezet in het mogelijk maken van evenementen, dan is de verwachting dat het aanbod gaat slinken of kwalitatief verder zal afnemen vanwege te complexe aanvraagprocedures, te weinig financiële ondersteuning en een gebrek aan onderlinge samenwerking. 2. Verlies van commitment stakeholders Om tot deze formulering van deze uitgangspunten te komen is er intensief samengewerkt met vele betrokkenen in Enschede. De gemeenteraad is een belangrijke belanghebbende bij evenementenbeleid dat breed gedragen is. Mocht de gemeenteraad toch heel anders besluiten, dan is er een mogelijk risico waarbij PCF-Cluster Planning & Control Fysiek A. Endeman

actief betrokkenen minder commitment gaan ervaren om bij te dragen bij de totstandkoming van het nieuwe beleid. Kosten en financiële dekking van het voorstel In deze nota van uitgangspunten zijn ambities en doelen vastgelegd. Aan de hand van de verschillende onderzoeken die zijn uitgevoerd is ook een inschatting gemaakt van de benodigde middelen om deze ambities en doelen ook daadwerkelijk te kunnen realiseren. Als de gemeenteraad besloten heeft over deze uitgangspunten, dan zal ons College op basis hiervan een voorstel uitwerken over de gemeentelijke rol, het daarvoor benodigde instrumentarium en het daarbij behorende budget. Deze uitwerking wordt meegenomen richting de zomernota van 2023. Afweging en alternatieven De vaststelling van de uitgangspunten kan ook achterwege worden gelaten. Daarmee verschuift de beleidskeuze geheel naar het moment dat het beleid wordt vastgesteld. Een dergelijke rol van de Raad aan het einde van het traject achten wij ongewenst. Participatie Op verschillende momenten is er gelegenheid geweest om mee te praten en mee te denken over verschillende onderwerpen die de basis hebben gevormd voor deze uitganspunten nota. De evaluatie van het huidige beleid die in 2019 en 2020 heeft plaatsgevonden is uitgewerkt in het evaluatierapport.

Hierin zijn naast alle betrokkenen van evenementen ook de inwoners meegenomen door middel van een peiling van het Enschede panel. Sindsdien is er jaarlijks gesproken met organisatoren van gesubsidieerde evenementen. In april en in juli in 2021 hebben participatiebijeenkomst plaatsgevonden. Omdat het participatieproces is gestart voordat de Participatieverordening in werking was is voorgesteld om de gehanteerde werkwijze vanaf de start voort te zetten. Op 29 november 2022 heeft er nog een participatiebijeenkomst plaatsgevonden waarvoor alle organisatoren van vergunningplichtige evenementen zijn uitgenodigd om fysiek of online aan te sluiten. Al deze input heeft gezamenlijk geleid tot deze uitgangspunten voor nieuw beleid. Op 21 februari 2022 is aan belanghebbenden een terugkoppeling gegeven over deze nota van uitgangspunten en zo werd duidelijk dat de aanwezigen hun inbreng hierin duidelijk terugzagen. In de nota van uitgangspunten wordt per onderdeel aangegeven wat de uitkomsten zijn van het participatie proces. Hiermee is inzichtelijk gemaakt wat de input is van belanghebbenden en op welke wijze dit verwerkt is in het betreffende uitgangspunt. Voor het vervolg van de uitwerking van dit beleid door middel van betrokkenheid van inwoners en belanghebbenden, geldt ook de participatieverordening gemeente Enschede 2022 als leidend.

Aan de start van het participatieproces is nagedacht over de manier waarop inwonerparticipatie wordt toegepast. Het niveau van deze participatie betreft niveau 2: ‘Raadplegen’. Dat betekent dat uw raad kennis neemt van de uitkomsten van het participatietraject en nader zal afwegen of en in welke mate deze kunnen worden meegenomen in de politieke besluitvorming Communicatie met direct betrokkenen: Alle direct betrokkenen bij deze nota van uitgangspunten zijn in de gelegenheid gesteld om aanwezig te zijn bij een algemene terugkoppeling van de inhoud van deze nota, of zij ontvingen een schriftelijke terugkoppeling. Zodra de nota van uitgangspunten is vastgesteld, wordt het vervolg van de participatie over de uitwerking van deze uitgangspunten opnieuw met de direct betrokkenen afgestemd. Interne communicatie Er hebben veel collega's meegedacht en meegelezen met deze nota van uitgangspunten. Zij zijn uitgenodigd om een terugkoppeling bijeenkomst bij te wonen en daarna ook gevraagd om nog inhoudelijk te reageren op deze nota. PR over besluit: n.v.t. Persbericht, ja of nee:

PCF-Cluster Planning & Control Fysiek A. Endeman

Vervolg Als het College dit voorstel heeft voorgelegd aan de Raad en zij hierover besloten hebben zijn de volgende stappen als volgt: 1. Zomernota 2023 Aangezien met het aanstaande beleid ook een extra geldvraag gemoeid gaat en er vanuit de portefeuille van wethouder Jeroen Diepemaat verschillende vraagstukken (Cultuur, Actieplan Binnenstad, Citymarketing en Toerisme&Recreatie) zijn die bijdragen aan Aantrekkelijk Enschede, hebben wij deze vraag in een overkoepelend verhaal samengevat richting de zomernota. Hierin wordt duidelijk hoe het elkaar versterkt en gezamenlijk bijdraagt aan de doelen van de stad. 2. Participatie en vaststellen nieuw evenementenbeleid Zodra de nota van uitgangspunten is vastgesteld vindt het vervolg van de participatie plaats met alle betrokken voor het nieuwe evenementenbeleid. In deze participatie wordt samengewerkt aan de uitwerking van de uitgangspunten. Deze input wordt de basis voor het nieuwe evenementenbeleid, die hierna wordt opgesteld en aan de gemeenteraad voorgelegd. 3. Uitvoeringsprogramma Zodra het beleid is vastgesteld, wordt gestart met de uitvoeringsprogramma. Waarin alles waarover besloten is in het beleid in de praktijk tot uitvoering wordt gebracht. Bijlagen

Bijlage 1 Bijlage 2

Bijlage 3 Bijlage 4

Omschrijving

College

Raad

Geheim

Ja

Niet actief publiceren Nee

Nota van uitgangspunten Evaluatierapport Evenementenbe leid Benchmarkonde rzoek Doelgroepenon derzoek Alignmenthouse

Ja Ja

Ja

Nee

Nee

Ja

Ja

Nee

Nee

Ja

Ja

Nee

Nee

Burgemeester en Wethouders van Enschede, _______________ de loco-Secretaris,

de Burgemeester,

E.A. Smit

R.W. Bleker

PCF-Cluster Planning & Control Fysiek A. Endeman

Nee