Raadsbrief reactie rekenkamerrapport Wob

POSTADRES

Postbus 20 7500 AA ENSCHEDE

BEZOEKADRES

TELEFOONNUMMER

Aan de Gemeenteraad

14053

DATUM

ONS KENMERK

BEHANDELD DOOR

21 juni 2022

2200048614

M. Kremers/M.Hertzdahl

UW BRIEF VAN

UW KENMERK

DOORKIESNUMMER

ONDERWERP

Reactie op eindrapport Rekenkamercommissie 'Afhandeling Wob-verzoeken'

Geachte leden van de Raad, In opdracht van de Nederlandse Vereniging voor Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) is in de periode april – december 2021 een onderzoek gedaan naar de toepassing van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De onderzoeksresultaten zijn neergelegd in het rapport “De praktijk van de Wob bij decentrale overheden – eindrapportage”. De aanleiding voor de NVRR om dit onderzoek te doen is de inwerkingtreding van de Wet open overheid (Woo) welke per 1 mei 2022. Op basis van dit onderzoek heeft de Rekenkamer in haar eindrapport drie aanbevelingen gedaan, welke ter besluitvorming aan u zijn voorgelegd. Via deze raadsbrief geven wij u een schriftelijke reactie op het rekenkamerrapport en het drietal aanbevelingen dat hieruit is voortgekomen. Het college herkent de conclusies uit het eindrapport De conclusies uit zowel het DoeMee-onderzoek van de NVRR als het eindrapport van de Rekenkamer zijn herkenbaar. Zo herkennen we het ontbreken van expliciet beleid of regels met betrekking tot de afhandeling van een Wob-verzoek, het ontbreken van concreet inzicht in categorisering van indieners en onderwerpen van binnengekomen Wob-verzoeken en het ontbreken van voldoende inzicht in of er al dan wel of niet tijdig op een Wob-verzoek wordt beslist.

Deze herkenning maakt dat we onszelf onder de Woo extra zullen moeten gaan inspannen om adequaat en tijdig op een binnengekomen Woo-verzoek te beslissen. In het kader van de Woo is zodoende in december 2021 een bestuursopdracht met intenties geformuleerd, waarmee de komende jaren onder andere invulling zal worden gegeven aan het aanpakken van deze aandachtspunten. Een programmamanager is inmiddels aangesteld en zal de brede implementatie Woo de komende jaren vormgeven met een nog op te bouwen programma-organisatie. De processen actieve en passieve openbaarmaking vormen één van de onderdelen uit het programma, naast onderdelen als archivering & informatiehuishouding en een cultuuromslag naar meer publieke informatie in begrijpelijke taal.

DATUM

ONS KENMERK

PAGINA

21 juni 2022

2200048614

2/2

Het college ondersteunt de aanbevelingen van de Rekenkamer De Rekenkamer heeft een drietal aanbevelingen meegegeven in haar Rekenkamerrapport: 1. Kijk 1 jaar na invoering van de Woo waar de gemeente staat en wat er van de intenties uit december 2021 terecht is gekomen. 2. Zorg voor een duidelijk aanspreekpunt (geen combinatie van afdelingen). Het aanspreekpunt is de Woo coördinator die vervolgens desgewenst anderen kan inschakelen bij de behandeling van het verzoek. De Woo coördinator zorgt voor een goede afhandeling van een verzoek en ziet er op toe dat de verzoeker tijdig wordt geantwoord. De Woo coördinator is verplicht minimaal 1 keer per jaar het college te rapporteren over de stand van zaken. 3. Zorg voor: i. een betere registratie archivering van Woo-verzoeken; ii. meer transparantie over type indieners en responstijd; iii. vindbare vermelding op website en openbaarmaking van verstrekte informatie. Wij ondersteunen deze drie aanbevelingen en nemen wij mee in het nog te ontwikkelen (en gefaseerd uit te voeren) uitvoeringsplan om de Woo binnen de gemeenten Enschede en Losser te implementeren. Over het drietal aanbevelingen informeren wij u als volgt: 1. De uitgesproken intenties daterend uit december 2021 zullen een jaar na inwerkingtreding van de Woo onder de loep worden genomen. Dat zullen wij doen en u daarover informeren.

Wel kunnen we alvast aangeven dat de planning uit december 2021 niet geheel wordt gehaald waar het gaat om het maken van het programma plan. De in mei aangestelde programmamanager Woo levert najaar 2022 een plan op, in plaats van medio 2022 waarna direct met realisatie van programma onderdelen wordt gestart. 2. Er wordt zo snel mogelijk een Woo-coördinator aangesteld. Gelukkig staan we niet stil en gebeurt er al van alles. Lopende Woo verzoeken worden zorgvuldig afgedaan. En we hebben werk gemaakt van een nieuwe functie: Die van Woo-verzoeken coördinator. Deze persoon is inmiddels geworven en start eind augustus. Enerzijds zal de Woo-coördinator gaan fungeren als (vakgebied overstijgend) intern sleutelfiguur en wettelijk voorgeschreven Woocontactpersoon voor de externe contacten. Anderzijds zal de coördinator zich gaan ontfermen over de verbetering van het huidige Woo-verzoekproces, met als uitgangspunt een concrete, uniforme en tijdige afhandeling van binnengekomen Woo-verzoeken. 3. De Woo-coördinator zal bij het herzien van het Woo-verzoekproces rekening houden met de aanbevelingen uit het rapport. Er is inmiddels gezorgd voor een vindbare vermelding op de website1 van de Gemeente Enschede.

Vanzelfsprekend zullen bovenstaande punten mee worden genomen onder de paraplu van het programma Woo en landen in het uitvoeringsplan om de Woo gemeentebreed door te voeren op een wijze waarop de gemeente aan alle wettelijke vereisten zal voldoen. Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Enschede, de loco-Secretaris, de Burgemeester,

(E.A. Smit)

(R.W. Bleker)

1 https://www.enschede.nl/bestuur/wet-open-

overheid#:~:text=De%20Wet%20open%20overheid%20(Woo)%20is%20bedoeld%20om%20op enbare%20(,niet%20geschikt%20is%20voor%20openbaarmaking.