memo wijkbudgetcommissies-2025-04-03

Memo wijkbudgetcommissies Enschede Horend bij de subsidieverordening wijkbudgetten 2025

Aanleiding De gemeente werkt sinds 2011 met wijkbudgetten. Het gaat om geld dat beschikbaar is voor de wijken. Inwoners dienen voorstellen in die zij belangrijk vinden voor de leefbaarheid in de wijk en bewoners beslissen samen aan welke ideeën ze geld toekennen. Op grond van de huidige jurisprudentie is deze wijze van uitvoering niet rechtmatig. Er is sprake van doorbeschikken van een wijksubsidie naar individuele projecten, met andere woorden de bevoegdheid tot subsidieverstrekking is overgedragen aan bewonersgroepen, die we kennen als wijkbudgetcommissies. De bewonersgroepen die deze besluiten nemen zijn daartoe niet bevoegd. Vanaf 2026 gaan we over naar de werkwijze dat het college het formele besluit neemt over de subsidieaanvraag van de inwoner, maar daarvoor wel een advies vraagt van de wijkbudgetcommissie. De wijkbudgetcommissies in Enschede worden adviescommissies die op de inwoneraanvraag een bindend advies geeft aan het college. Er zijn adviescommissies per wijk, adviescommissies per stadsdeel en er is een adviescommissie voor stedelijke aanvragen. Wat is een bindend advies? In de subsidieverordening staat opgenomen dat het college het advies overneemt tenzij het strijdig is met wet- en regelgeving of niet past in het gemeentelijk beleid. Het is het college bekend dat wijken onderling verschillende afwegingskaders hebben waarbinnen zij een afweging maken.

Het college staat dit in beginsel toe. Hierbij gelden wel een aantal voorwaarden. Aanvragers moeten vooraf kennis kunnen nemen van de eigen beoordelingskaders van de wijkbudgetcommissie. Dat kan door deze bijvoorbeeld te publiceren op de eigen website. Verder is belangrijk dat het college gelijke aanvragen ook gelijk behandelt. Dat geldt ook voor de wijkbudgetcommissies. Ook zij moeten, als er eigen afwegingskaders zijn, gelijksoortige aanvragen voorzien van een gelijksoortig advies Een wijkbudgetcommissie toetst een aanvraag dus aan hun eigen afwegingskader maar ook aan beoordelingscriteria genoemd in de subsidieverordening.

De wijkbudgetcommissie als adviesorgaan Kerntaak Voordat het college kan besluiten vraagt zij de wijkbudgetcommissie advies uit te brengen. Het systeem is zo georganiseerd dat de aanvraag direct bij de gemeente en bij de wijkbudgetcommissie binnenkomt. De wijkbudgetcommissie kan dus meteen aan het werk. Samen met ambtelijke ondersteuning van stadsdeelmanagement wordt gekeken of de aanvraag volledig is. De wijkbudgetcommissie spreekt de aanvrager, haalt zo nodig extra informatie op en maakt de overweging om het voorstel positief te beoordelen of negatief. De wijkbudgetcommissie beslist ook of een aanvraag financieel gedekt kan worden uit het budget

van het lopende kalenderjaar en of het een spaarverzoek betreft. Als dit is afgerond kan het advies via het adviesformulier worden ingestuurd naar Postbus20@enschede.nl Indien de wijkbudgetcommissie oordeelt dat de aanvraag beter past bij de adviescommissie van het stadsdeeelbudget of stedelijke commissie zet de ambtelijke ondersteuner de aanvraag door naar desbetreffende commissie die de aanvraag agendeert om daarover advies uit te brengen.

Vervolg van het proces Het college geeft bij zijn beslissing op de aanvraag aan op welke wijze met het advies rekening is gehouden. Een afwijkend besluit door het college wordt gemotiveerd. Het college stuurt de beschikking (besluit) naar de subsidieaanvrager. De wijkbudgetcommissie ontvangt hierover bericht. Tegen het collegebesluit kan bezwaar worden aangetekend door de subsidieaanvrager. In de beschikking op de aanvraag staat hoe dat in zijn werk gaat. Na toekenning van de subsidie regelt de gemeente de uitbetaling aan de aanvrager en geeft daarbij aan of de subsidie achteraf verantwoord moet worden of niet. De aanvrager kan daarvoor op de website een aanvraag tot vaststelling aanvragen. Dit geldt voor aanvragen hoger dan € 1.500 en voor wijkorganen die handgeldsubsidie hebben aangevraagd. Samenstelling van een adviesorgaan De wijkbudgetcommissie bestaat uit minimaal drie en maximaal zeven leden. Dat kunnen leden zijn van een wijkorgaan of inwoners van de wijk. De leden van de wijkbudgetcommissie zijn bekend bij stadsdeelmanagement. Aan het lidmaatschap is geen termijn verbonden. Dat kan voor onbepaalde tijd zijn. Een lid kan zich niet laten vertegenwoordigen door een ander. Het lidmaatschap van de wijkbudgetcommissie kan op eigen verzoek worden beëindigd.

Indien een opzegging betekent dat de commissie krimpt tot 2 leden, vervult stadsdeelmanagement tijdelijk de taak van het derde lid totdat een opvolger is gevonden. Als door omstandigheden in een wijk (tijdelijk) geen wijkbudgetcommissie aanwezig is, zal stadsdeelmanagement het college adviseren over de subsidieaanvraag. Organisatiemodel van de wijkbudgetcommissie als adviesorgaan Hoe de wijkbudgetcommissie is georganiseerd is in principe vrij van vorm. Aanbevolen wordt een voorzitter en secretaris te benoemen. De volgende taken horen bij de wijkbudgetcommissie: a. Contact onderhouden met de projectmedewerker van de gemeente b. Zorgdragen dat alle leden van de adviescommissie tijdig beschikken over de aanvraag. c. Beoordelen hoe de aanvraag afgewikkeld kan worden d. Beoordelen of meer informatie nodig is en zo nodig de aanvrager of deskundigen uitnodigen. e. De motivatie formuleren en het adviesformulier invullen f. Het ondertekenen van de adviezen g. Waakzaam zijn dat het advies binnen acceptabele tijd wordt gestuurd naar postbus20@enschede.nl. De wijkbudgetcommissie komt bij elkaar na binnenkomst van de aanvraag of verzamelt een aantal aanvragen om tegelijk af te wikkelen. Een bijeenkomst kan fysiek of digitaal zijn. De

commissie kan niet adviseren indien niet tenminste drie van het aantal zitting hebbende leden aanwezig zijn. De vergaderingen van de wijkbudgetcommissie zijn niet openbaar. Het uitgebrachte advies is wel openbaar. Behandeling aanvragen door commissieleden De commissieleden beoordelen vooraf individueel de aanvragen. Indien er verschil van inzicht is over positief of negatief adviseren wordt besloten door middel van meerderheid van stemmen. Na het advies toetst het college de aanvraag aan de regelgeving, in het bijzonder de Algemene subsidieverordening Enschede en de subsidieverordening wijkbudgetten. Wijkbudgetcommissies zijn geen bestuursorgaan en mogen geen extra regelgeving toevoegen. Er is wel ruimte voor eigen afwegingskaders. Daarmee wordt gelijkheid bevorderd bij gelijkluidende aanvragen uit de wijk. Aanvragen van gelijke aard moeten dan ook gelijk beoordeeld worden. De beoordelingskaders moeten tijdig gepubliceerd zijn zodat iedereen, waaronder wijkbewoners en college, die kan raadplegen. In het adviesformulier dat de wijkbudgetcommissie instuurt, wordt verwezen naar het afwegingskader. Het college toetst of de voorwaarden zoals hierboven geschetst (zie: Wat is een bindend advies?) in acht zijn genomen.

Verantwoording Indien een wijkbudgetcommissie aanleiding ziet om bij aanvragen onder de 1.500 euro een financieel of inhoudelijk verslag te vragen dan is zij daarin vrij om te besluiten. Het is wenselijk dit vooraf aan de aanvrager duidelijk te maken. Indien een ingediend idee niet of ten dele is uitgevoerd kan het college, op aanwijzing van de wijkbudgetcommissie, de verleende subsidie lager vaststellen, intrekken of wijzigen. De subsidieaanvrager moet dan een (deel van) het eventueel uitgekeerd voorschot weer terugbetalen en het geld wordt weer toegevoegd aan het wijkbudget.

Overige zaken Integriteit en vertrouwelijkheid Een commissielid is objectief en onpartijdig, vervult zijn taak zonder vooringenomenheid en misbruikt zijn positie op geen enkele wijze. Leden van de wijkbudgetcommissie nemen niet deel aan de beoordeling en advisering over aangelegenheden waarbij zij rechtstreeks of indirect betrokken zijn. Voor zover commissieleden bij de uitvoering van hun taken de beschikking krijgen over gegevens waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen, of redelijkerwijs moeten vermoeden, zijn zij verplicht die gegevens vertrouwelijk te behandelen. Commissieleden doen geen mededelingen aan derden over wat in de vergadering is besproken. Archief Het ingestuurde aanvraagformulier en adviesformulier komen in het archief van de gemeente Enschede.