Mandatering aanbesteding accountant
Tekst van het document
GEMEENTE ENSCHEDE Aan de (plaatsvervangend) griffier van de gemeente Enschede
Onderwerp: Machtiging van de gemeente Enschede voor de Europese aanbesteding accountantsfunctie
Datum: 17 september 2024
Geachte mevrouw Ligteringen,
Onlangs is gestart met de voorbereidingen voor de openbare aanbesteding van de accountantsfunctie vanaf 1 januari 2026. Voor deze aanbesteding hebben de gemeenten Almelo, Enschede, Hengelo, Losser, en Borne en de gemeenschappelijke regelingen Samen Twente, Gemeentelijk Belastingkantoor Twente (GBTwente), de Stadsbank Oost-Nederland en SWB Midden-Twente zich ambtelijk verbonden om een gezamenlijke aanbesteding te houden. Deze organisaties werken deze periode alle aan ook een bestuurlijk akkoord op deze gezamenlijke aanbesteding. De betreffende organisaties, worden hierna genoemd “de deelnemende partijen”. Voor de deelnemende partijen treedt de gemeente Enschede op als aanbestedende dienst. Organisatie van de werkzaamheden Voor de voorbereiding van de gezamenlijke openbare (Europese) aanbesteding accountant is een projectteam opgericht. In het projectteam is namens iedere deelnemende partij een vertegenwoordiger aanwezig. Het hoofdprojectteam fungeert als opdrachtgever en maakt het basisbestek definitief, bepaalt de indeling in percelen en bepaalt de planning. Per perceel wordt een beoordelingsteam samengesteld. De gemeenten Enschede en Losser vormen samen één perceel.
Het beoordelingsteam is belast met het opstellen van de gunningscriteria voor het perceel gemeente Enschede en Losser, het perceelbestek definitief maken, de prijs-kwaliteitverhouding in het bestek en beoordeelt de inschrijvingen. Het beoordelingsteam voor het perceel gemeente Enschede en Losser bestaat uit o.a. de griffiers in de rol van ambtelijk opdrachtgever van zowel gemeente Enschede als gemeente Losser, een controller van gemeente Losser, de voorzitter van de rekeningencommissie en de strategisch adviseur financiën van gemeente Enschede.
De aanbesteding dient te leiden tot een voorgenomen gunning aan de best beoordeelde inschrijver. De deelnemende partijen sluiten na definitieve gunning een afzonderlijke overeenkomst onder opschortende voorwaarde af met de opdrachtnemer. Alvorens de formele aanbestedingsprocedure wordt opgestart dienen alle deelnemende partijen akkoord te gaan met de opgestelde aanbestedings documenten.
Volmacht Voorwaarde aan deze volmacht/machtiging is dat de beslissingen van de gevolmachtigde in overeenstemming zijn met de unanieme adviezen van het projectteam. Hierbij machtigt, met in acht name van voornoemde voorwaarde, de burgemeester van de gemeente Enschede de (plv) griffier van de gemeente Enschede, om alle beslissingen te nemen over het houden van de aanbesteding, de beoordeling van de inschrijvingen, de gunning en het ondertekenen van de relevante aanbestedingsdocumenten inclusief de reservebankovereenkomst. In geval er een juridische procedure wordt gestart naar aanleiding van deze aanbesteding zijn alle deelnemende partijen gezamenlijk, ieder voor een gelijk deel aansprakelijk, voor de eventuele kosten voor juridische bijstand, en kosten als gevolg van een gerechtelijke uitspraak.
Deze opdracht en machtiging eindigen bij definitieve gunning.
R.W. Bleken x burgemeester
ENSCHEDE