Jaarverslag Rekenkamer Enschede 2023

REKENKAMER

JAARVERSLAG 2023

JAARVERSLAG De Rekenkamer van Enschede draagt bij aan de kwaliteit van het bestuur van de gemeente Enschede. Dit doet zij door onafhankelijk onderzoek te doen naar “de doelmatigheid, doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door de gemeente gevoerde bestuur” (Gemeentewet, artikel 182). Eenvoudiger gezegd: bereikt de gemeente wat ze wil, wordt belastinggeld op een goede manier ingezet en houdt de gemeente zich aan de wetten en regels? De Rekenkamer Enschede maakt elk jaar een jaarverslag over het voorgaande jaar. In dit jaarverslag staat wat de Rekenkamer afgelopen jaar gedaan heeft. Het is wettelijk verplicht om zo’n jaarverslag te maken en dit aan raad en college te sturen (Gemeentewet, artikel 185 lid 3)

1. TERUGBLIK OP 2023 1.1 OP VOLLE KRACHT 2023 is het eerste volledige jaar waarin de Rekenkamer onder de nieuwe wetgeving op volle kracht heeft gedraaid onder de nieuwe verordening en met alleen nog externe leden in de Rekenkamer. Alle nieuwe leden zijn ingewerkt en draaien volledig mee in de Rekenkamer, de vier leden van de klankbordgroep denken vanuit de Gemeenteraad op een aantal vastgestelde momenten mee.

1.2 SAMENSTELLING REKENKAMER De samenstelling van de Rekenkamer is in 2023 ongewijzigd: twee nieuwe leden zijn eind 2022 benoemd, de reeds zittende leden zitten nog in hun lopende benoemingstermijn. De Rekenkamer bestaat uit Harry de Boer (voorzitter), Johan de Kruijf, Mirjan Oude Vrielink, Stijn Overkamp en Bert Kreuwel. De Rekenkamer wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris, Nelleke van Proosdij, werkzaam bij de raadsgriffie Enschede.

1.3 SYMPOSIUM 25 JAAR REKENKAMER ENSCHEDE De Rekenkamer Enschede bestond in 2023 25 jaar. Dit hebben we op 8 december gevierd met een symposium in de Museumfabriek Enschede. Met ruim 50 gasten uit college, raad, diverse Rekenkamers en de Enschedese Rekenkamerhistorie was het een geslaagde bijeenkomst. Burgemeester Roelof Bleker van Enschede was eerste spreker. Hij reflecteerde vanuit verschillende rollen op de Rekenkamer. Hij beschreef de rekenkamer als waardevolle spiegel, vergrootglas én venster. Voorzitter Harry de Boer blikte terug op 25 jaar rekenkameronderzoek. In die tijd zijn ruim 50 onderzoeken gedaan en hebben 46 leden deel uitgemaakt van de Rekenkamer. Hij beschreef de geboorte, groeistuipen en zelfevaluaties van de Rekenkamer, die de basis hebben gevormd voor waar de Rekenkamer nu staat. Hij schetste een aantal voorwaarden voor een goede Rekenkamer, onder andere goede relaties, transparantie, duidelijke

procedures en een gelijkwaardig speelveld. In een eerste panelgesprek werd gesproken over kwaliteit van onderzoek en de verschillen tussen de landelijke en lokale Rekenkamers. Lies van Aelst, directeur van de NVRR verklapte haar recept voor (on)succesvol onderzoek: varieer in ingrediënten, wissel fast food af met een vijfgangendiner, en laat pottenkijkers in je keuken toe. Tot slot namen drie oud-raadsleden uit Enschede plaats in een panel. Zij zijn nu alle drie lid van Rekenkamers elders in Twente. Zij merken dat Rekenkamers verschillend werken en dat hun ervaring als oud-raadslid van grote meerwaarde is in hun huidige Rekenkamerfunctie. Bij de borrel in het museumcafé werd enthousiast nagepraat en geproost op de afgelopen en komende 25 jaar Rekenkamerwerk.

2 PUBLICATIES 2023 2.1 REKENKAMERONDERZOEKEN De Rekenkamer heeft in 2023 drie onderzoeken gepubliceerd. Deze en alle andere rapporten van de Rekenkamer zijn te vinden op: https://www.enschede.nl/rekenkamer 2.1.1 Doorwerkingsonderzoek subsidies In 2019 heeft de Rekenkamer onderzoek gedaan naar subsidies. Vier jaar later, in 2023, is gekeken in hoeverre de aanbevelingen uit 2019 zijn opgevolgd en hebben doorgewerkt. De Rekenkamer concludeerde dat alle aanbevelingen zijn overgenomen en doorwerking hebben gekregen. Zo wordt de raad periodiek geïnformeerd over de ontvangen subsidies, is de vergoeding die eerder werd gerekend voor het inschakelen van Team Subsidieverwerving tot hun eigen tevredenheid afgeschaft, is Team Subsidieverwerving goed zichtbaar, wordt optimaal gebruik gemaakt van hun capaciteit en wordt er goed samengewerkt met andere partijen. De Rekenkamer oordeelt daarmee positief over de doorwerking van de aanbevelingen en benoemde ook nog een aantal aandachtspunten voor de toekomst: -

inzicht in cofinanciering,

-

consequentie van rapporteren en

-

de keuze om al dan niet een afwegingskader te maken voor het inschakelen van Team Subsidieverwerving.

In het doorwerkingsonderzoek constateert de Rekenkamer tot zijn genoegen dat het doel van het onderzoek is bereikt: de raad heeft inzicht gekregen in de omvang van subsidies. Hoewel er niet goed is aan te geven welke doelen met subsidies exact worden bereikt, is het duidelijk dat de subsidies bijdragen aan de strategische opgaven van de stad. 2.1.2 Vestigingsklimaat In dit onderzoek heeft de Rekenkamer gekeken naar het vestigingsklimaat in Enschede: de mate waarin het voor bedrijven of ondernemers aantrekkelijk is om zich in Enschede te vestigen. De Rekenkamer heeft geconcludeerd dat de gemeente aandacht heeft voor het onderwerp, waar de meeste aandacht lijkt uit te gaan naar de drie toplocaties. Betrokkenen zijn tevreden en ondanks bezuinigingen heeft de gemeente de afgelopen jaren kunnen investeren in het vestigingsklimaat. Aandacht voor reguliere bedrijventerreinen en werkgelegenheid zijn aandachtspunten. Ook is het belangrijk om als regio op te treden en niet alleen gericht te zijn op Enschede zelf. Het college herkende zich in de conclusies van de Rekenkamer en zag in de aanbevelingen aanknopingspunten om mee aan de slag te gaan. De conclusies en aanbevelingen van de Rekenkamer worden verwerkt in de actualisatie van de Economische visie, die in 2024 wordt verwacht.

2.1.3 Omgevingsdienst Twente De samenwerkende Rekenkamers van Almelo, Borne, Dinkelland, Enschede, Haaksbergen, Hengelo, Hof van Twente, Losser, Oldenzaal en Tubbergen én de provinciale Rekenkamer Oost-Nederland hebben onderzoek gedaan naar de Omgevingsdienst Twente (ODT). Dit onderzoek betrof een eerste verkenning naar de ODT. Het onderzoek leverde een aantal waardevolle constateringen op en gaf raads- en statenleden inzicht in de werkwijze van de ODT en de relatie met de overheden voor wie de ODT taken uitvoert. Het onderzoek maakt duidelijk dat de ODT nog sterk in ontwikkeling is. Er zijn organisatorische zaken die de aandacht vragen. De beschikbare capaciteit (menskracht) speelt een belangrijke rol. Kwantitatief is een aantal zaken goed in beeld maar kwalitatief kan een aantal vragen op dit moment niet afdoende worden beantwoord (doelmatigheid versus doeltreffendheid, output versus outcome).

2.2 QUICK SCANS Dhr. De Kruijf, extern lid van de Rekenkamer met expertise op het gebied van overheidsfinanciën, heeft op verzoek van de voorzitters van de Rekenkamer en rekeningencommissie quick scans uitgevoerd naar twee IPC-producten die het college in 2023 heeft uitgebracht: -

Gemeenterekening 2022

-

Gemeentebegroting 2024-2027

Deze quick scans helpen de raad door van deze soms complexe financiële stukken te verduidelijken en geven raadsleden handreikingen en aandachtspunten voor het gesprek met het college. Daarnaast is in samenwerking met Twentse rekenkamer(commissie)s een quick scan uitgevoerd naar de jaarstukken van een aantal verbonden partijen. Sinds 2017 neemt dhr. De Kruijf op verzoek van de samenwerkende rekenkamers de jaarstukken (jaarrekeningen en begrotingen) van een aantal van zulke verbonden partijen onder de loep in de quick scan. Het gaat bijvoorbeeld om het Gemeentelijk Belastingkantoor Twente (GBT), Regio Twente, Veiligheidsregio, Stadsbank Oost Nederland en XL Businesspark. De quick scan helpt de raadsleden bij de overweging om al dan niet een zienswijze in te dienen bij deze jaarstukken. Deze en alle andere quick scans zijn te vinden op de website van de Rekenkamer: www.enschede.nl/rekenkamer

3. CONTACTEN EN SAMENWERKING BINNEN DE GEMEENTELIJKE ORGANISATIE De Rekenkamer investeert in de relatie tussen de Rekenkamer enerzijds en raadsleden, ambtenaren, burgemeester & wethouders en andere rekenkamers anderzijds en hecht grote waarde aan regelmatig contact met deze partners. 3.1 CONTACTEN REKENKAMER - GEMEENTERAAD Klankbordgroep Vier raadsleden vormen de klankbordgroep voor de Rekenkamer. Zij denken op twee momenten in het onderzoektraject actief mee met de Rekenkamer: bij het opstellen van de startnotitie reageren zij op de door de Rekenkamer voorgestelde startnotitie met onderzoeksvragen en zorgen ervoor dat vragen aansluiten bij de behoefte van raadsleden. Aan het einde van een onderzoekstraject leest de klankbordgroep mee met het concept eindrapport van de Rekenkamer en controleert of het rapport begrijpelijk is voor raadsleden en of de conclusies en aanbevelingen in beginsel bruikbaar zijn voor raad en college. De leden van de klankbordgroep dragen geen eindverantwoordelijkheid voor de rapportages van de Rekenkamer. Presentaties onderzoeken, bespreking stedelijke commissie en raad Na de publicatie van een Rekenkameronderzoek, worden de onderzoekers gevraagd om een presentatie voor de raad te geven over hun rapport en werkzaamheden. In 2023 hebben naar tevredenheid van de Rekenkamer veel belangstellenden van deze gelegenheid gebruik gemaakt.

De conclusies en aanbevelingen worden door de Rekenkamer met een raadsvoorstel aan de raad aangeboden. Dit voorstel wordt geagendeerd en besproken in de betreffende kamer van de Stedelijke commissie. De Rekenkamer is aanwezig bij dit debat om het voorstel desgewenst verder toe te lichten. De conclusies en aanbevelingen van het onderzoek Vestigingsklimaat zijn in de raadsvergadering van 4 december 2023 conform het voorstel van de Rekenkamer vastgesteld. Bij het onderzoek naar de ODT zijn geen conclusies en aanbevelingen geformuleerd, omdat het ging om een verkennend onderzoek. Bij een doorwerkingsonderzoek, zoals naar subsidies, worden ook geen conclusies en aanbevelingen voorgelegd. Najaarsgesprekken Elk najaar nodigt de Rekenkamer alle raadsfracties uit voor gesprekken over het op te stellen jaarplan voor volgend jaar. Het gesprek is ook een goede gelegenheid voor een (hernieuwde) kennismaking met de leden van de Rekenkamer. Bij de gesprekken in oktober 2023 waren acht van de dertien fracties aanwezig. Hun input heeft geleid tot een aantal aanpassingen in het jaarplan van 2024. Ook is gesproken over de zichtbaarheid van de Rekenkamer in de raad. Deze zichtbaarheid is minder vanzelfsprekend, nu er geen raadsleden meer in de Rekenkamer mogen zitten door de nieuwe wetgeving.

Nieuwsbrieven De Rekenkamer mailt op onregelmatige basis nieuwsbrieven naar raad en college, om hen op de hoogte te houden van publicaties en werkzaamheden van de Rekenkamer. 3.2 CONTACTEN REKENKAMER - RAADSGRIFFIE De secretaris van de Rekenkamer heeft regelmatig overleg met de raadsgriffie over rekenkamer gerelateerde zaken (rekenkamerbudget, planning publicaties rekenkameronderzoeken). De aanstelling van de secretaris bij de raadsgriffie zorgt voor een nauw en direct contact tussen griffie en Rekenkamer. Hiermee zijn praktische zaken eenvoudig te regelen en is de Rekenkamer doorlopend op de hoogte van de ontwikkelingen en gebeurtenissen in de lokale politiek.

3.3 CONTACTEN REKENKAMER - COLLEGE VAN B&W, DIRECTIE De Rekenkamer onderhoudt contact met de burgemeester, de wethouders en de gemeentesecretaris / concerndirectie. Zij zijn ook in 2023 geïnformeerd over de werkzaamheden van de Rekenkamer, nieuw te starten onderzoek, de status van lopend onderzoek en de planning van de onderzoeken. De voorzitter spreekt ongeveer één keer per jaar met de burgemeester over de werkzaamheden en actualiteiten rondom de Rekenkamer. Bij de start van een onderzoek wordt de concerndirectie geïnformeerd en daarbij gevraagd om een contactpersoon in de ambtelijke organisatie voor het betreffende onderzoek te benoemen. Voorafgaand aan de publicatie wordt de verantwoordelijk wethouder mondeling geïnformeerd over de conclusies en aanbevelingen van een onderzoek. Na publicatie wordt het college nadrukkelijk uitgenodigd een bestuurlijke reactie op te stellen, die meegenomen kan worden in de bespreking in de stedelijke commissie en/of raad. 3.4 CONTACTEN REKENKAMER - AMBTENAREN Bij elk onderzoek dat de Rekenkamer uitvoert, wordt een ambtelijk contactpersoon aangewezen. Deze ambtenaar speelt een rol bij de verzameling van informatie en documentatie tijdens de voorbereiding en uitvoering van onderzoeken en brengt de onderzoekers waar nodig in contact met andere ambtenaren, partners in de stad of inwoners om hen te interviewen.

De samenwerking tussen gemeenteambtenaren, onderzoeksbureaus en Rekenkamer is in 2023 naar ieders tevredenheid verlopen. De ambtelijke contactpersonen wordt gevraagd het concepteindrapport te controleren op feitelijke juistheid en openbaarheid van de informatie. Ook de quick scans zijn in 2023 tot stand in samenwerking met de ambtelijke organisatie, die relevante informatie aanlevert en in voorkomende gevallen een reactie namens het college opstelt. De quick scans zijn ook in 2023 gewaardeerd door de ambtelijke organisatie, die de bevindingen betrekt in hun werk. 3.5 CONTACTEN REKENKAMER - TOEZICHTHOUDERS, ‘RODE DRAAD BERAAD’. Ook in 2023 heeft het in 2018 opgezette Rode draad beraad meerdere keren plaatsgevonden. Eens per kwartaal spreken de diverse toezichthoudende functionarissen binnen de gemeente met elkaar om vanuit hun werkzaamheden en achtergronden ‘rode draden’ te signaleren. Aan het beraad doen naast voorzitter en secretaris van de Rekenkamer, de klachtencommissaris, de functionaris gegevensbescherming en een vertegenwoordiger van de commissie bezwaarschriften mee. Eens per jaar schuiven de burgemeester en de concerndirectie aan. De concernstaf levert de ambtelijke ondersteuning. Het ‘Rode draad beraad’ geeft de organisatie input over de trends en rode draden die de toezichthouders in hun werk signaleren.

4. CONTACTEN EN SAMENWERKING BUITEN DE GEMEENTELIJKE ORGANISATIE 4.1 REGIONALE SAMENWERKING De samenwerking tussen Twentse rekenkamers die in 2016 is gestart, is ook in 2023 voortgezet en uitgebreid. De samenwerking verloopt in goede harmonie en groeit gaandeweg. Inmiddels zijn de Rekenkamers van 10 Twentse gemeenten aangesloten bij de samenwerking. De Rekenkamer Oost (Overijssel en Gelderland) is aangehaakt en neemt deel aan onderzoeken waar dat ook voor de provincie interessant is. Alle partijen zien meerwaarde in de samenwerking. De betrokken rekenkamers doen hun best om ook de laatste vier Twentse gemeentes bij de samenwerking te betrekken. De samenwerkende Rekenkamers hebben in 2023 het onderzoek naar de Omgevingsdienst Twente (ODT) afgerond. In het stadhuis van Almelo is een avond over het onderzoek georganiseerd waarvoor alle Twentse raadsleden en de Overijsselse statenleden zijn uitgenodigd. De samenwerkende Rekenkamers hebben voor de zevende keer een gezamenlijke quick scan naar verbonden partijen uitgevoerd. 4.2 KENNISUITWISSELING EN DESKUNDIGHEIDSBEVORDERING De Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamers (NVRR) is de vereniging voor Rekenkamers en Rekenkamercommissies in Nederland. De Enschedese Rekenkamer is lid van de NVRR.

De NVRR stuurt regelmatig nieuwsbrieven over actuele en interessante zaken in rekenkamerland en organiseert webinars over relevante thema’s en ontwikkelingen. Op deze wijze worden ervaringen over onderzoek, bureaus, werkwijze en praktische zaken uitgewisseld. Waar dat relevant is, nemen de secretaris en/of leden deel aan bijeenkomsten die door de NVRR worden georganiseerd. De Rekenkamer Enschede is in 2023 met twee personen aanwezig geweest bij het jubileumcongres van de NVRR.

5. KOSTEN REKENKAMER 5.1 KOSTEN 2023 In 2023 besteedde de Rekenkamer € 45.800,- aan onderzoek en quick scans. De kosten voor de quick scan verbonden partijen zijn verdeeld onder de deelnemende rekenkamers, naar rato van het aantal inwoners van de betreffende gemeentes. Voor Enschede waren de kosten €348. De kosten voor de quick scans naar de IPCproducten (Zomernota, Gemeentebegroting en Gemeenterekening) zijn door de raad en de Rekenkamer gezamenlijk opgebracht. De totale kosten waren € 6.435. Het lidmaatschap van de NVRR (Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamers) kostte € 1.621. De personeelskosten voor de secretaris zijn geboekt op de personeelskosten van de griffie en komen derhalve niet in dit jaarverslag voor. De honorering van de externe leden van de Rekenkamer wordt vergoed conform het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. De externe leden ontvingen over 2023 gezamenlijk € 6.880 aan vacatievergoedingen. De voorzitter krijgt een vast bedrag van bruto ongeveer € 13.800 per jaar voor zijn werkzaamheden voor de Rekenkamer. Tot slot is er nog een beperkt bedrag besteed aan overige onkosten. Voor al deze kosten is budget beschikbaar in de begroting van de Rekenkamer, wat in 2023 voldoende was om alle kosten te dekken. Kostenpost

Kosten 2023

Onderzoek

45.800

Quick scans IPC-producten

6.435

Quick scans verbonden partijen

346

Externe leden

20.680

NVRR

1.621

5.2

VOORUITBLIK 2024

Rekenkamers zien de laatste jaren dat onderzoek duurder wordt door kostenstijgingen die bureaus aan opdrachtgevers doorberekenen. Rekenkamers in het hele land ervaren dat moeilijker wordt om onderzoeksbureaus te interesseren en in te huren voor onderzoeken, vooral wat betreft ‘kleinschalig’ onderzoek. Om een opdracht daadwerkelijk te kunnen gunnen, moeten Rekenkamers hogere vergoedingen gaan betalen. Verengen van de vraagstelling, om de kosten te beperken, is geen optie; enerzijds omdat dit niet strookt met de ambities van de Rekenkamer en anderzijds omdat onderzoeksbureaus steeds minder zijn geïnteresseerd in onderzoek van beperkte omvang (‘kruimelwerk’). Het presidium heeft in september 2023 op verzoek van de Rekenkamer een reservering van €40.000 uit het budget voor de ondersteuning van de Raad ter beschikking gesteld1. Indien nodig, kan de Rekenkamer hier een beroep op doen. De kosten voor twee onderzoeken die in 2023 zijn gestart, worden volledig geboekt op 2024. Het was niet mogelijk om hiervoor een reservering te maken uit het onderzoeksbudget van 2024. In de tweede helft van 2024 zal de Rekenkamer nog een derde en mogelijk vierde onderzoek opstarten. Verder zijn er ook in 2024 kosten voor de quick scans voorzien. Naar verwachting zal het onderzoeksbudget uit 2024 hiermee volledig besteed worden.

De Rekenkamer is daarom content met de afspraak die met het presidium gemaakt is.

1

Dit budget is met een amendement op de Gemeentebegroting 2022-2025 opgenomen. In de meerjarenbegroting 2023-2026 is deze norm opgenomen en uitgewerkt in een meerjarenkader.

LEDEN EN ONDERSTEUNING REKENKAMER LEDEN: Dhr. dr. H.F.(Harry) de Boer (voorzitter) Dhr. dr. J.A.M. (Johan) de Kruijf Mw. dr. M.J. (Mirjan) Oude Vrielink Dhr. drs. A.N. (Bert) Kreuwel RA Dhr. mr. S. (Stijn) Overkamp LEDEN KLANKBORDGROEP: Dhr. M. (Mart) van Lagen Dhr. A.J. (Bart) Peeters Weem Mw. Y.N. (Narda) Teke-Bozkurt Mw. L. (Linda) Wissink

AMBTELIJKE ONDERSTEUNING Mw. drs. N. (Nelleke) van Proosdij (secretaris)

CONTACTGEGEVENS Postbus 20, 7500 AA Enschede 14 053 of 06 – 1034 5740 rekenkamer@enschede.nl www.enschede.nl/rekenkamer