Inkoopjaarverslag 2023 definitief

INKOOPJAARVERSLAG 2023 MAART 2024

1

INHOUDSOPGAVE INLEIDING

3

1.KENGETALLEN INKOOP

4

Ontwikkelingen inkoopvolume 2023 Kengetallen afdeling Inkoop

4 5

2.MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD OPDRACHTGEVEN EN INKOPEN & TENDERBOARD Klimaat Circulair (inclusief biobased) Ketenverantwoordelijkheid (internationale sociale voorwaarden) Diversiteit en inclusie Social return Milieu (inclusief biodiversiteit) Tenderboard Aanbesteding meubilair Bosweg MVOI thema’s toegepast in de aanbestedingen van 2023 SROI

3.ECONOMISCHE UITGANGSPUNTEN Regionaal Ondernemerschap Werkpakt Keurmerk IKBINDR

6 6 6 6 6 6 7 7 7 8 8 9 10

Inbesteding Catering Concernbreed contractmanagement Inzet bij verbonden partijen Omgang met de markt

13 14 14 14

4. JURIDISCHE EN UITGANGSPUNTEN EN ONTWIKKELINGEN Interne Controle Workshop inkopen voor budgethouders Beheersing vanuit geautomatiseerde systemen Integriteit Lunch & Learns Traineeship

15 15 15 16 16 16 18

12 12 13 13

2

INLEIDING Hierbij presenteren we het inkoopjaarverslag 2023 van gemeente Enschede. Het doel van dit rapport is om een heldere terugkoppeling te bieden over de uitgevoerde inkoopactiviteiten in het jaar 2023. Daarnaast biedt het inzicht in de ontwikkeling van het inkoopproces binnen onze gemeente. De informatie in dit document dient als verantwoording op de doelmatigheid en verdere ontwikkeling van het inkoopbeleid. Dit inkoopjaarverslag wordt aangeboden aan het college van burgemeester en wethouders, evenals de gemeenteraad van gemeente Enschede. Leeswijzer Dit verslag geeft een overzicht van alle financiële gegevens met betrekking tot aankopen binnen de gehele organisatie. De overige gegevens hebben betrekking op inkooptrajecten die door de afdeling Inkoop zijn begeleid en waarover wij gegevens hebben kunnen verzamelen. Conform het inkoopbeleid omvatten deze tenminste de Europese aanbestedingstrajecten, maar ook een aantal meervoudig onderhandse trajecten. Hierdoor wordt niet het volledige beïnvloedbare inkoopvolume dat in 2023 door de gemeente Enschede op de markt is gebracht, gedekt. Het vertegenwoordigt echter wel een aanzienlijk deel hiervan.

Het belang van inkoop voor de gemeente is aanzienlijk, zowel op financieel, organisatorisch als maatschappelijk en bestuurlijk gebied. Naast de gebruikelijke inkoopfuncties neemt de gemeente steeds vaker de rol van regisseur op zich en besteedt daarbij uitvoerende taken uit aan de markt. Hierdoor strekt de invloed van leveranciers en gelieerde partijen zich verder uit dan alleen de interne organisatie. Dit kan concreet bijdragen aan het verbeteren van onze dienstverlening aan inwoners, bezoekers, instellingen, bedrijven én aan de realisatie van onze gemeentelijke doelstellingen. De rijksoverheid doet eveneens steeds vaker een beroep op inkoop als aanjager bij het behalen van maatschappelijke doelstellingen. Inkoop vormt hiermee een van de strategische instrumenten voor het verwezenlijken van gemeentelijke doelen en het genereren van maximale maatschappelijke waarde.

3

1.KENGETALLEN INKOOP De inkopen van de gemeente over 2023 bedragen € 309 miljoen. Iedere

de stijging vooral veroorzaakt door éénmalige projecten met betrekking tot onderhoud

voorgenomen inkoop met een inkoopwaarde vanaf € 25.000,- (gerekend

van gebouwen.

over 4 jaar of korter, over de totale duur van het contract) moet worden gemeld door de verantwoordelijk budgethouder gemeld bij afdeling Inkoop. Op deze melding volgt een inkoopadvies. Afdeling Inkoop begeleidt Europese aanbestedingstrajecten en steeds vaker complexe meervoudig

onderhandse inkooptrajecten.

inkooptrajecten

en

daarbij

bereikte

De rapportages over

resultaten

betreffen

de

inkooptrajecten die afdeling Inkoop daadwerkelijk heeft begeleid.

ONTWIKKELINGEN INKOOPVOLUME 2023 In 2023 zien we een stijging van het inkoopvolume met Euro 43,7 miljoen ten opzichte van 2022. Onderstaande taartdiagram laat de inkopen per domein zien. Het Sociaal domein is

inkoopvolume

2022 2023 265.182.941 308.851.525

ONTWIKKELING IN € IN % 43.668.583 16%

met inkoopvolume van Euro 160,6 miljoen verantwoordelijk voor 52% van de totale inkopen bij de gemeente Enschede. Daarna volgt Fysiek met 31% en DFB met 14%.

In drie van de grootste domeinen zien we een stijging van het inkoopvolume, behalve in het domein Directie, daar is juist sprake van een daling. De stijging in het sociaal domein heeft een grote relatie met hogere inkopen voor WMO en Jeugd. In het fysieke domein zijn de inkopen sterk beïnvloed door éénmalige projecten, zo zien we bijvoorbeeld hogere inkopen door de aanleg van de F35. Voor het domein DFB wordt

4

* betreft inkopen bij leverancier kleiner dan € 10.000, waaraan nog geen inkooppakket is gekoppeld.

KENGETALLEN AFDELING INKOOP ▪ In 2023 heeft afdeling inkoop 114 inkoopmeldingen ontvangen voor inkopen met een waarde van meer dan €25.000. ▪ Op basis van deze inkoopmeldingen zijn er strategische inkoopadviezen geschreven. Hierin is aangegeven welke procedure gevolgd moet worden, gebaseerd op het inkoopbeleid van gemeente Enschede. ▪ In totaal zijn in 2023 131 procedures begeleid door afdeling Inkoop. Het betreft aanbestedingen die in voorbereiding zijn, reeds lopen of zijn afgerond gedurende De ontwikkelingen per domein zien we ook terug in de inkopen per inkoopcategorie (zie tabel hieronder). De stijging van de drie grootste inkoopcategorieën, komt overeen met de stijging voor de drie grootste domeinen.

het jaar 2023. ▪ Van de 131 procedures zijn er 38 meervoudig onderhandse offerteaanvragen en 23 Europese aanbestedingen afgerond. ▪ Naast Europese en meervoudig onderhandse offertetrajecten, zijn er ook

ONTWIKKELING INKOOPCATEGORIE 2022 2023 IN € IN % 10-Sociaal domein 121.694.601 143.450.165 21.755.564 18% 8-GWW (aanleg en onderhoud), niet gebouwgerelateerde 47.157.956 installaties 53.584.210 en openbare6.426.254 ruimten 14% 7- Gebouwen en gebouwgerelateerde installaties 35.037.396 41.736.995 6.699.599 19% 4- Flexibele arbeid 19.872.493 23.299.823 3.427.331 17% 3- Automatisering en telecommunicatie 11.854.563 13.200.403 1.345.840 11% 5-Advies en onderzoek (niet op basis van detachering) 9.448.234 11.338.811 1.890.577 20% 9-Hulpverlening en openbare orde 6.441.102 6.555.157 114.055 2% Nog niet beoordeelde inkopen *1 4.361.077 4.320.424 -40.653 -1% 2- Kantoorinrichting en benodigdheden, middelen voor 3.870.124 bedrijfsvoering 4.130.180 en informatie 260.057 7% 1- Personeelsgerelateerde zaken 2.886.880 3.498.108 611.228 21% 6- Vervoer, aandrijfsystemen, emballage 2.558.515 3.737.247 1.178.732 46% Eindtotaal 265.182.941 308.851.525 43.668.583 16%

enkelvoudig onderhandse trajecten, biedingsprocedures, sociaal en ander specifieke dienstenprocedures begeleid.

We zien een verschil tussen het aantal inkoopmeldingen (114) en het aantal begeleide procedures (131). Belangrijkste reden hiervoor is dat inkoopmeldingen van het fysieke domein door hen zelf worden behandeld en nog niet centraal bij inkoop worden geregistreerd. Daarnaast begeleidt afdeling Inkoop ook aanbestedingen voor derden, zoals gemeente Losser, Sportaal.

5

2.MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD

OPDRACHTGEVEN

EN INKOPEN & TENDERBOARD In 2022 heeft het college het Manifest Maatschappelijk Verantwoord

primaire grondstoffen bestaan en die na hun eerste gebruiksfase goed herbruikbaar

Opdrachtgeven en Inkopen (Manifest MVOI) ondertekend. Deze is

zijn (als product, component of materiaal). Daarnaast kan worden ingezet op

bedoeld om de bijdrage op de realisatie van beleidsdoelen te vergroten.

preventief en correctief onderhoud en/of refurbishment van reeds bestaande

In het Manifest MVOI zijn ambities vastgelegd die verder gaan dan het

producten.

toepassen van minimumeisen en daarmee vervangt het Manifest minimumeisen. In het Manifest MVOI bepalen we zelf doelstellingen, op

KETENVERANTWOORDELIJKHEID (INTERNATIONALE SOCIALE VOORWAARDEN)

basis van eigen ambities. In 2023 is het hierbij behorende actieplan

Veel van wat de overheid inkoopt heeft zijn oorsprong in productielanden waar sprake

verder uitgewerkt medio 2024 aan de Raad ter besluitvorming wordt

kan zijn van hongerlonen, moderne slavernij, kinderarbeid en discriminatie. Via inkoop

voorgelegd. In het Manifest worden zes specifieke thema’s benoemd.

kunnen bedrijven gestimuleerd worden hun ketenverantwoordelijkheid te nemen.

eerdere afspraken zoals het 100% duurzaam inkopen op basis van

Bedrijven, maar ook de publieke sector zelf, kunnen sociale misstanden tegengaan

KLIMAAT

door het toepassen van internationale sociale voorwaarden (ISV). Dit bevordert

Bij klimaatbewust inkopen gaat het om het voorkomen of minimaliseren van de uitstoot

internationale arbeidsnormen en goede arbeidsomstandigheden.

van CO2 en andere broeikasgassen. Het leveren van een positieve bijdrage aan energiebesparing en de transitie naar duurzame energiebronnen.

DIVERSITEIT EN INCLUSIE In een diverse en inclusieve samenleving wordt iedereen gelijk behandeld. Ongeacht

CIRCULAIR (INCLUSIEF BIOBASED)

bijvoorbeeld wie ze zijn, van wie ze houden, waar ze vandaan komen of waarin ze

Circulaire inkoop is een belangrijk instrument in het aanjagen van de circulaire

geloven. Samenwerking met diverse mensen levert meer innovatie en betere

economie. In de eerste plaats door het inkopen van producten die zo min mogelijk uit

6

producten en diensten op, die aansluiten bij de maatschappij. Diversiteit en inclusie

weging en prioritering bij conflicterende doelstellingen. Het kan namelijk voorkomen

kunnen in inkoop uitgevraagd worden.

dat doelen tegenstrijdig zijn ten opzichte van elkaar. Dit kan gaan over de maatschappelijke doelen onderling, maar ook ten opzichte van de kwaliteit of

SOCIAL RETURN

doelmatigheid. In de tenderboard wordt de afweging gemaakt welke doelen het

Social return is een aanpak om arbeidsparticipatie te stimuleren en meer

zwaarst wegen en meegenomen worden in een aanbesteding.

werkgelegenheid te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Bij het verstrekken van opdrachten wordt de opdrachtnemer gestimuleerd of verplicht om een

De tenderboard wordt voorgezeten door een van de directieleden en wordt aangevuld

sociale bijdrage te leveren en kwetsbare groepen op de arbeidsmarkt een kans te

met de portefeuillehouder inkoop en specifieke deskundigheid uit de organisatie. In

geven. De maatschappelijke meerwaarde kan door opdrachtnemers op diverse

2023 zijn er 3 fysieke tenderboard bijeenkomsten geweest, hierin zijn 5 inkooptrajecten

manieren worden ingevuld.

voorgelegd:

MILIEU (INCLUSIEF BIODIVERSITEIT)

Datum

Onderwerp

Inkoop kan bijdragen aan een beter milieu, het tegengaan van milieuverontreiniging

23 maart 2023

Wijkwelzijn

en het beschermen van de leefomgeving en biodiversiteit. Denk hierbij aan materialen

11 mei 2023

Duurzaam asfaltonderhoud Bosweg

en grondstoffen, water en bodem en natuurinclusief inkopen.

Woon-werkverkeer DCW medewerkers 29 juni 2023

TENDERBOARD

Duurzaam beton Asfaltonderhoud

Om deze thema’s voldoende aandacht te geven in onze inkooptrajecten wordt in Enschede sinds lange tijd gewerkt met een tenderboard. In de tenderboard organiseren we specifieke deskundigheid op deze thema’s voor inkooptrajecten door het bijeen brengen van interne en externe deskundigheid. De tenderboard toetst en adviseert vooraf de strategische keuzes in inkooptrajecten. Dit leidt tot het vergroten van de kwaliteit van de aanbestedingen, maar vooral tot aandacht op deze maatschappelijke thema’s. De tenderboard adviseert daarnaast op het gebied van

7

AANBESTEDING MEUBILAIR Een mooi voorbeeld van maatschappelijk verantwoord inkopen is de in 2023

doelstelling van 55% reductie van CO2 in

afgeronde aanbesteding voor circulair (kantoor) meubilair. Tijdens de aanbesteding

2030) en de bevordering van een circulaire

hebben we de markt uitgedaagd een plan te schrijven en toe te lichten hoe zij op een

economie

zo circulair mogelijke wijze invulling kunnen geven aan bestaand en nieuw aan te

vermindering van 50% in het gebruik van

schaffen kantoormeubilair. Het gaat om werkplekken op de gemeentelijke locaties en

primaire grondstoffen tegen 2030). Binnen

thuiswerkplekken: alles van onze zithoekjes tot en met compleet ingerichte ruimten.

het project Bosweg hebben de afdelingen

Het uitgangspunt is om zo lang mogelijk gebruik te blijven maken van het huidige

Stadsdeelbeheer en Stadsingenieurs kansen

meubilair. Met zo min mogelijk verspilling van meubelstukken en onderdelen. Zo

gezien

behouden we waarde en voorkomen we onnodige afval. Voor de “nieuwe” producten

concreet vorm te geven door ruimte te bieden

die door de leverancier worden ontwikkeld ontwikkelen boren zij geen nieuwe

aan innovatieve en duurzame oplossingen.

grondstoffen aan. De producten die zij zelf ontwikkelen en produceren worden

De

gemaakt van hergebruikte materialen. Hierdoor is ieder product uniek met een eigen

verduurzamingsdoelstellingen hebben voornamelijk betrekking op de productie van

verhaal. Zo worden petflessen vermaakt tot akoestische oplossingen, oude

asfaltmengsels en het gebruik van materieel voor de aanvoer en verwerking ervan. De

treinonderdelen tot tafels en banken, oude rugkappen tot lampen, en dit zijn nog maar

aannemer die uiteindelijk is geselecteerd, heeft het best beoordeelde Plan van Aanpak

enkele voorbeelden. Deze aanbesteding laat zien dat met het geld dat gemeente

ingediend. Er is een standaard aanpak beschikbaar in het bestek met bijbehorende

Enschede besteed echt het verschil kan worden gemaakt. De tenderboard zal hier ook

tekeningen. In de eerste fase, de bouwteamfase, werken de aannemer en de

in de toekomst op blijven sturen om met het inkoopvolume in Enschede maximale

gemeente Enschede samen aan het optimaliseren van duurzame oplossingen met

impact te maken.

betrekking tot het gebruik van asfaltmengsels en andere innovaties. Dit betekent dat

om

(met

als

duurzaam

oplossingen

die

doelstelling

een

asfaltonderhoud

binnen

dit

project

het

meest

bijdragen

aan

de

er in het bouwteam gezamenlijk wordt gewerkt aan het behalen van de

BOSWEG

duurzaamheidsdoelstellingen, met een focus op CO2-reductie en circulair hergebruik.

De gemeente Enschede staat voor de uitdaging van verduurzaming, in lijn met de duurzaamheidsdoelstellingen zoals vastgesteld in het Klimaatakkoord (met een

8

MVOI THEMA’S TOEGEPAST IN DE AANBESTEDINGEN VAN 2023 Voor alle thema’s zijn de behaalde resultaten hieronder algemeen en daarna per thema verder uitgewerkt.

Om inzicht te verkrijgen in de toepassing van MVOI-thema's bij inkoopactiviteiten van de gemeente Enschede, maken we gebruik van de MVI-zelfevaluatietool. Dit instrument biedt duidelijkheid over de toegepaste thema's in onze aanbestedingen en de prestaties op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen. In 2023 zijn bij 89% van de afgeronde aanbestedingen één of meerdere thema’s van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtengeven en Inkopen toegepast in de vorm van minimumeisen of gunningscriteria. Op basis van inkoopvolume wordt echter in 99,6%

We constateren een duidelijke groei in het toepassen van verschillende MVOI-thema's

van de aanbestedingen één of meerdere MVOI-thema toegepast.

vergeleken met vorig jaar. De extra aandacht en tijd die hierin wordt geïnvesteerd tijdens het inkoopproces, zien we dus terug in de uiteindelijke aanbesteding.

In totaal gaat het om 53 aanbestedingen. Dit zijn aanbestedingen van de gemeente Enschede die afdeling Inkoop heeft begeleid én waarbij het hele aanbestedingsproces is afgerond. Het percentage van 99,6% wordt voornamelijk gerealiseerd door het thema SROI, zoals ook onderstaand figuur laat zien.

9

Het is gebruikelijk om MVOI-thema's te integreren in aanbestedingen waarbij afdeling

Ook de Universiteit Twente is inmiddels aangesloten bij het convenant en met de

Inkoop betrokken is, inclusief Europese aanbestedingen en complexere meervoudig

woningcorporatie Domijn zijn we in gesprek. Een eenduidig beleid op dit gebied werkt

onderhandse trajecten. In gevallen waar de afdeling Inkoop geen leidende rol speelt,

toch duidelijk goed voor opdrachtnemers. Omdat er de afgelopen jaren al een krapte

ligt de verantwoordelijkheid bij de betrokken afdelingen zelf. Voor inkooptransacties

op de arbeidsmarkt ontstond is door opdrachtnemers meer gekeken naar Sociale

vanaf € 25.000,- wordt een inkoopadvies verstrekt, waarbij rekening wordt gehouden

Inkoop en MVO-activiteiten. Voor Sociale Inkoop is er nu het kennisplatform Impact

met de MVOI-thema's.

Oost. Impact Oost is er voor alle impact ondernemers en inkopers in Oost Nederland.

SROI

De bestaande en de nieuw overeengekomen SROI-verplichtingen hebben in 2023

Social return is een aanpak om arbeidsparticipatie te stimuleren en meer

geleid tot de onderstaande resultaten voor Enschede.

werkgelegenheid te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Wanneer opdrachten worden verleend, wordt de opdrachtnemer aangemoedigd of verplicht om een sociale impact te hebben door kwetsbare groepen op de arbeidsmarkt kansen te bieden. De opdrachtnemers kunnen op verschillende manieren invulling geven aan deze maatschappelijke meerwaarde. Social Return is

Maatstaf Inkoopwaarde totaal met SROI verplichting Gemiddeld Social Return percentage Te realiseren Social Return waarde Gerealiseerde Social Return waarde Nog te realiseren Social Return waarde *1 Inkoop bij Sociale Ondernemingen *2

waarde € 193.351.633,00 3,00% € 5.016.892,00 € 3.507.467,00 € 1.509.425,00 € 81.885,00

één van de speerpunten van het actieplan Maatschappelijk verantwoord Inkopen en Opdrachtgeven. *1 De nog te realiseren waarde wordt niet in het eerste contractjaar ingevuld omdat veel contracten een langere doorlooptijd hebben. Het staat de opdrachtnemer vrij om de Social Return waarde in te vullenbinnen de gehele contractduur

Al vanaf 2016 hebben de 14 Twentse gemeenten gezamenlijk een eenduidig SROIbeleid. Opdrachten boven de €100.000 hebben een SROI-verplichting. Vanaf 2019

*2 Inkoop bij sociale ondernemingen is een nieuwe optie als invullingsmogelijkheid voor SROI door een leverancier.

hebben de Provincies Overijssel en Gelderland samen met 44 convenantpartners het Verdeeld naar invullingsmogelijkheden

convenant Uniformering Social Return Oost Nederland ondertekend. In navolging daarop hebben de Stedendriehoek, de Achterhoek en zelfs De Woonplaats als de

Aantal plaatsingen

Totaal aantal geplaatste kandidaten op Enschedese opdrachten

52

Waarvan kandidaten uit Enschede

16

eerste woningcorporatie uit Enschede het convenant ondertekend. Dit aantal is nog steeds groeiende. De teller is in 2023 gestegen van 88 naar 100 convenantpartners.

10

Enschede werkt net als de andere convenantpartners met de zogenaamde bouwblokkenmethode. In de bouwblokken hebben mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt een waarde. Ook leerlingen kunnen worden ingezet en hebben een waarde. Door het toepassen van de bouwblokken is er in mindere mate sprake van een draaideureffect, omdat mensen uit de doelgroep langer mogen worden meegeteld. In 2022 zijn de bouwblokken verruimd met HBO-stagiaires en een bijzondere doelgroep waaronder Oekraïners en ex-gedetineerden vallen.

11

3.ECONOMISCHE UITGANGSPUNTEN WAAR kopen we in? WAAR kopen we in?

Afdeling Inkoop van gemeente Enschede heeft oog voor de markt, haar ondernemers

en

samenwerking

bij

inkopen.

Dit

geldt

zowel

50% 46%

voor

samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met 27%

andere gemeenten of aanbestedende diensten.

29% 23%

2022

24%

2023

REGIONAAL ONDERNEMERSCHAP 0%

“75% VAN DE INKOPEN VINDT PLAATS BIJ LOKALE EN REGIONALE

Lokaal

Regio Twente

Niet regionaal

0%

Buitenland

ONDERNEMERS” In bovenstaande grafiek wordt de inkoop van producten en diensten bij een aantal Het stimuleren van de regionale economie is één van de speerpunten die zijn

makelaars als niet-regionaal geregistreerd, omdat de makelaar zelf niet regionaal is

vastgelegd in het gezamenlijke regionale inkoopbeleid. Wanneer een enkelvoudige

gevestigd. Bijvoorbeeld specialistisch personeel bij Staffing MS of software-applicaties

inkoop en/of een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure volgens de

bij de Softwaremakelaar. Eerder onderzoek bij de inzet van personeel via Staffing MS

aanbestedingsregels is toegestaan, wordt rekening gehouden met de lokale/regionale

laat echter wel zien, dat binnen de top 15 van leveranciers 8 leveranciers zowel

economie en lokale/ regionale ondernemers. Procentueel zien we een lichte daling

landelijk als regionaal gevestigd zijn. De inzet van een makelaar betekent dus niet per

(van 77 naar 75%) voor inkopen bij lokale en regionale ondernemers. Echter, het totaal

definitie dat regionale leveranciers niet meer aan bod komen.

inkoopvolume is toegenomen met 28 miljoen tot een bedrag van Euro 234 miljoen.

De toegang van het MKB is naast de al bestaande werkwijze verbeterd door onder andere een aanpassing in het inkoopbeleid. Voor de inkoop van civiel– en cultuurtechnische werken (alle werken kleiner dan 3 miljoen euro) worden bij meervoudig onderhandse aanbestedingen altijd 2 regionale ondernemingen uitgenodigd voor deelname. Hierdoor hebben regionale ondernemingen een grotere

12

kans op deelname aan de aanbesteding. Aandachtspunten die we waar mogelijk toepassen zijn: ▪ Opdrachten zoveel mogelijk in (bij voorkeur kleinere) percelen te verdelen. ▪ Het aangaan van combinaties en onderaanneming toe te staan. ▪ Onnodig zware selectie- en gunningscriteria te voorkomen. Regio Lokaal Regio Twente Niet regionaal Buitenland Totaal

INKOOPVOLUME 142.872.216 91.250.156 73.937.382 791.770 308.851.525

ALS % 46% 30% 24% 0% 100%

AANTAL LEVERANCIERS 1.382 945 1.702 57 4.086

ALS % 34% 23% 42% 1% 100%

WERKPAKT KEURMERK De gemeente Enschede heeft het Werkpakt keurmerk voor werkgevers die, samen met de gemeente en andere partners, aantoonbaar bijdragen aan duurzame oplossingen voor werkzoekenden en daarbij optreden als ambassadeur en betrokken partner. In 2023 zijn twee Werkpaktbijeenkomsten gehouden, waar wethouder Kampman keurmerken heeft uitgereikt. De eerste vond plaats bij Sallandse Wegenbouw in Haarle, waar we met een touringcar van keurmerkhouder Brookhuis naartoe zijn gereisd. De tweede bijeenkomst vond plaats bij Onderhoud Enschede. Bij deze bijeenkomsten staat altijd een thema over arbeidsparticipatie op de agenda. Eind 2023 beschikten 40 ondernemers over een Werkpakt keurmerk.

IKBINDR In 2023 namen vijf keurmerkhouders deel aan de estafette IKBINDR, waarmee ze ambassadeurs werden voor het Twents Fonds voor Vakmanschap. Ze wisselden het estafettestokje uit om zoveel mogelijk werkgevers te betrekken als zakelijk ambassadeur. Het lidmaatschap van IKBINDR Zakelijk stelt werkgevers in staat bij te dragen aan een positieve leercultuur en de scholing van mensen, maximaal tot en met MBO niveau 4.

INBESTEDING CATERING In

april

2023

heeft

de

gemeenteraad

een

besluit

genomen

om

de

cateringmedewerkers die voorheen in dienst waren bij Atalian (Green Kitchen), in dienst

te

laten treden

van de

gemeente

Enschede.

Inmiddels

zijn

de

cateringmedewerkers vol enthousiasme aan het werk binnen het vernieuwde cateringconcept en in dienst van onze gemeente. Het team is verder aangevuld met medewerkers uit de doelgroepen van de DCW. Deze medewerkers doorlopen bij de gemeente Enschede een leertraject, met als doel hen klaar te stomen voor een functie

13

in de horeca. Dit is georganiseerd samen met Ontplooj, welke het SW-bedrijf is van

OMGANG MET DE MARKT

onder andere gemeente Almelo. Ontplooj is verantwoordelijk voor de aansturing van

In september 2023 vond de Marktdag Circulair Aanbesteden Regio Twente plaats.

het team en de in- en verkoop. Zij hebben ervaring met dit soort trajecten. Ze doen dit

Deze regionale MKB-dag hebben we in samenwerking met de Twentse gemeenten,

onder andere voor de brandweerkazernes, maar ook voor de gemeente Twenterand

stichting Pioneering en MKB-Nederland georganiseerd. Met deze marktdag werden

en sinds kort ook voor de gemeente Almelo.

opdrachtgevers en opdrachtnemers (vraag en aanbod) met een focus op GWW- sector in de regio Twente bij elkaar gebracht. Hier kwamen vragen aan de orde die gericht

CONCERNBREED CONTRACTMANAGEMENT

waren op hoe ondernemers kunnen inspelen op de inkoop van de gemeenten en

Vorig jaar hebben wij u geïnformeerd dat er een contractmanagement systeem

daarmee een bijdrage aan de circulaire economie kunnen leveren. Ook werd

geïmplementeerd zou gaan worden. In september 2023 zijn wij gestart bij het MT

stilgestaan bij nieuwe technologieën zoals Artificial Intelligence en ChatGPT.

interne dienstverlening. De afdelingen P&O, vastgoed & facilitair en juridische zaken zijn zo goed als geïmplementeerd. Samen met de contractbeheerders op de afdelingen zelf is men druk bezig met de registratie van de contracten in het contractmanagementsysteem Mercell. De verwachting is dat het project eind 2024 is afgerond.

INZET BIJ VERBONDEN PARTIJEN Onderhoud Enschede en Sportaal, als verbonden partijen, doen herhaaldelijk een beroep op de kennis, expertise en capaciteit van de afdeling Inkoop van de gemeente Enschede. We hebben de strategisch keuze gemaakt om indien mogelijk, capaciteit hiervoor beschikbaar te stellen. Hierdoor streven we naar een verbeterde kwaliteit bij (gedelegeerde) inkoopprocessen en het sturen op de maatschappelijke ambities van de gemeente Enschede. In 2023 heeft ook de Stadsbank Oost Nederland ons gevraagd hen te adviseren en begeleiden bij het in de markt zetten van aanbestedingen.

14

4. JURIDISCHE EN UITGANGSPUNTEN EN ONTWIKKELINGEN Vanaf verslagjaar 2021 moet gemeente Enschede een rechtmatigheids-

“Wij benadrukken de noodzaak de juiste interne beheersmaatregelen te

verantwoording

implementeren die waarborgen treffen voor het naleven van de Europese

opnemen

in

de

jaarrekening.

Hiermee

leggen

wij

verantwoording af over de naleving van de regels voor het financiële reilen en

aanbestedingsregels en onderschrijven de reeds gezette acties door de ambtelijke

zeilen in de organisatie. Dit houdt in dat alle financiële beheershandelingen zijn

organisatie”.

verricht in overeenstemming met (externe en interne) wet- en regelgeving. Voor de geconstateerde onrechtmatigheden in 2022 zijn daar waar mogelijk

INTERNE CONTROLE

aanbestedingen opgestart of afgerond. In de volgende twee paragrafen wordt

De meeste inkopen vinden decentraal op de vakafdelingen plaats. Afdeling inkoop

toegelicht welke aanvullende acties ondernomen zijn in 2023 om deze risico’s te

controleert achteraf door een steekproef of inkopen en aanbestedingen rechtmatig

reduceren.

hebben plaatsgevonden. Afdeling inkoop rapporteert hierover aan de afdeling verbijzonderde interne controle (VIC). Voor 2023 zijn de werkzaamheden nog niet

WORKSHOP INKOPEN VOOR BUDGETHOUDERS

afgerond op moment van verschijnen van dit jaarverslag. Het VIC brengt een

Vanaf september 2023 heeft de afdeling Inkoop in samenwerking met de Enschedese

rapportage van bevindingen uit over het geheel m.b.t. rechtmatigheid in gemeente

academie de workshop ‘Grip op Inkoop/rechtmatigheid georganiseerd. Deze

Enschede.

workshop is speciaal ontwikkeld voor alle budgethouders binnen gemeente Enschede. Budgethouders, krijgen te maken met onze aanbestedingsregels. Omdat wij als

In 2022 zijn enkele onrechtmatigheden geconstateerd door de accountant. De

gemeente rechtmatig en doelmatig in willen en moeten kopen, betekent dit dat zij

omvang van deze onrechtmatigheden door het niet naleven van de Europese

moeten weten wat deze regels zijn en hoe het proces binnen onze organisatie daarop

aanbestedingsregels bedroeg in 2022 circa € 2,9 miljoen. De accountant zegt

is ingericht. Tijdens de workshop is er o.a. ingegaan op de gewijzigde

hierover in het accountantsverslag 2022:

aanbestedingswet, ons inkoopbeleid en het inkoopproces dat daarbij hoort. Ook werd

15

er een toelichting gegeven op de verschillende overeenkomsten die er zijn en hoe je

INTEGRITEIT

daarmee om moet gaan. De workshop is door de budgethouders enthousiast

Klachten

ontvangen, zij hebben het als zinvol en boeiend ervaren! De afdeling Inkoop ziet na

Bij het Twents klachtenmeldpunt en daarmee de klachtencommissie, zijn in 2023 geen

de workshop ook een toename in het aantal vragen die zij binnen krijgen, wat betekent

klachten

dat rechtmatig en doelmatig inkopen nu (nog) scherper op het netvlies staat bij deze

aanbestedingstrajecten.

binnengekomen

met

betrekking

tot

integriteitskwesties

in

collega’s. Ook is de afdeling Inkoop sindsdien gestart met het delen van een signaleringslijst om risico’s omtrent juridische rechtmatigheid vroegtijdig te signaleren,

Bibob toets

te beperken en de beheersing ervan te optimaliseren.

Integriteit geldt bij elke vorm van inkoop. Het gaat daarom niet alleen om het handelen van de gemeente zelf, ook het integer handelen van onze leveranciers is belangrijk.

Dit heeft ertoe geleid dat het aantal vragen omtrent inkoop duidelijk is toegenomen en

Om ook aan de voorkant leveranciers beter te screenen is de samenwerking gezocht

er meer bewustwording is in de ambtelijke organisatie. Tegelijkertijd verdient dit

met de afdeling Bibob. Doordat afdeling Bibob vanaf 2023 vooraf bij afdeling inkoop

onderwerp onverminderd aandacht om te voorkomen dat er zich nieuwe

aangeeft hoe om te gaan met Bibob bij op te starten aanbestedingen worden eventuele

onrechtmatigheidssituaties voordoen.

malafide aanbieders makkelijker opgespoord en uitgesloten bij Europese en openbare aanbestedingen.

BEHEERSING VANUIT GEAUTOMATISEERDE SYSTEMEN De implementatie van een Purchase-to-Pay (P2P) oplossing is in 2021 stopgezet. De

LUNCH & LEARNS

noodzaak tot een dergelijke oplossing blijft wel bestaan. In 2023 is wel gewerkt aan de

Sinds 2021 heeft de Inkoopafdeling regelmatig Lunch & Learn bijeenkomsten

intakemodule, waarbij het eerste deel van het inkoopproces wordt geautomatiseerd.

georganiseerd. Deze sessies duren slechts 30 minuten en zijn interactief van aard.

De implementatie hiervan zal begin 2024 plaatsvinden. Het project voor de

Tijdens deze bijeenkomsten delen we onze kennis en inzichten over inkoop en

implementatie van concern breed contractmanagement en -beheer is in 2023

aanbestedingen met onze collega's binnen de organisatie. Het hoofddoel van deze

voortgezet. Al deze systemen dragen bij aan een betere beheersing van de

sessies is om op een informele manier begrip en kennis over het inkoopproces te

rechtmatigheid bij inkopen.

vergroten. In 2023 hebben we de volgende onderwerpen behandeld: ▪ Vergroot je grip op je inkopen! Tijdens deze lunch & learn bespraken we de belangrijkste stappen voor een efficiënte en rechtmatige inkoop.

16

▪ Verdieping contractenrecht: In deze sessie is besproken wanneer

een

overeenkomst tot stand komt, wat te doen als je leverancier zijn afspraken niet nakomt en hoe te voorkomen dat de voorwaarden van de leverancier van toepassing zijn. ▪ Integrale samenwerking tussen IT bedrijf en Inkoop: De directie heeft besloten dat alle IT inkopen via IT en inkoop moeten lopen. Dat heeft veel impact op de organisatie. Tijdens deze bijeenkomst zijn de deelnemers op de hoogte gebracht van de resultaten van de samenwerking en is er gedemonstreerd hoe een ITinkoopproces verloopt.

17

TRAINEESHIP In het 2-jarig traineeship Inkoop van de gemeente Enschede, Hengelo, Universiteit

Professional, Nevi is een opleidingsinstituut gericht op (publieke) inkoop. Mijn werk is

Twente, Hogeschool Saxion en waterschap Vechtstromen ontwikkelen jonge

enorm divers; waarbij de ene aanbesteding gaat over de aanschaf van bomen, gaat

professionals zich tot inkoper. De wervingscampagne heeft in 2023 zijn vruchten

de ander over een integraal kindcentrum en weer een ander over trapliften. Ik ontmoet

afgeworpen, in september van datzelfde jaar zijn er 5 inkooptrainees begonnen.

enorm veel mensen; collega’s van de desbetreffende afdelingen maar ook leveranciers. Eigenlijk is elke dag anders, en dat vind ik nou juist zo boeiend. Het

Inkooptrainee Elke Waning aan het woord:

traineeship biedt mij de unieke kans om in een relatieve korte tijd het inkoopvak onder

“Sinds september werk ik als inkooptrainee binnen gemeente Enschede en wat is er

de knie te krijgen. En niet alleen dat; ik maak ook kennis met drie organisaties uit de

veel gebeurd sindsdien! Toen ik solliciteerde voor deze functie wist ik eigenlijk nog

regio en leer enorm veel collega’s, interne klanten en leveranciers kennen. Dit alles

niks van (publieke) inkoop, en toch sprak de vacature mij enorm aan. De combinatie

geeft mij enorm veel energie.”

van procesmatig werken maar tegelijkertijd ook mensgericht, waarbij je probeert het mooiste resultaat te bereiken; dat klinkt toch top? Ik vind het enorm leuk om te zien dat je samen met je collega’s de resultaten terugziet binnen je organisatie. Daarnaast vind ik het mooi dat we een positieve impact kunnen maken op diverse maatschappelijke uitdagingen. Het traineeship bestaat uit drie keer acht maanden werken bij een van de deelnemende organisaties: gemeente Enschede, gemeente Hengelo, Waterschap Vechtstromen,

Hogeschool

Saxion

en

Universiteit

Twente. We zijn met 5 trainees en na acht maand gaan we onderling wisselen van organisatie. Gedurende het twee jaar durende traineeship word je opgeleid tot inkoopadviseur. Dit doe je door mee te werken binnen de organisatie, maar ook door de opleidingen die we daarnaast krijgen. Zo volgen we bijvoorbeeld de opleiding Nevi

18

Teksten afdeling Inkoop Datum maart 2024 Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend 19