Inkoopjaarverslag 2022

I N K O OPJA A R V ER SL A G 20 2 2

HOOFDSTUK

1.0

2.0

3.0

4.0

5.0

I N H O U D S O P G AV E INLEIDING

3

1.0 KORTE TERUGBLIK

4

2.0 KENGETALLEN INKOOP

6

2.1

Algemene kengetallen

6

2.2

Kengetallen afdeling inkoop 2021

8

2.3

Kengetallen Tenderboard

9

3.0 MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD INKOPEN

10

3.1

Duurzaam inkopen

10

3.2

MVI thema’s toegepast in de aanbestedingen van 2021

11

3.3

Duurzaam inkopen, een vooruitblik naar 2022

13

4.0 ECONOMISCHE UITGANGSPUNTEN

15

4.1

Algemeen

15

4.2

Regionaal ondernemersschap

15

4.3

Samenwerkingsverbanden regionale, nationale en internationale partners

17

4.3.1

Organisatie voor Zorg en Jeugdhulp Twente (OZJT)

17

4.3.2

Overige samenwerkingsinitiatieven

17

4.4

Omgang met de markt

5.0 JURIDISCHE & ETHISCHE UITGANGSPUNTEN

18

19

5.1

Juridische Rechtmatigheid

19

5.2

Integriteit

19

INKOOP JAARVERSLAG 2022

2

HOOFDSTUK

1.0

2.0

3.0

4.0

5.0

I NL E I D I N G Voor u ligt het inkoopjaarverslag 2022 van gemeente Enschede. Het doel van dit

dienstverlening aan onze inwoners, bezoekers, instellingen, bedrijven én de realisatie

jaarverslag is om op transparante wijze terugkoppeling te geven over de uitgevoerde

van de gemeentelijke doelstellingen. De rijksoverheid doet ook steeds meer een beroep

inkoopactiviteiten in 2022. Ook geeft het verslag inzicht in de ontwikkeling van inkoop

op inkoop om aanjager te zijn bij het behalen van maatschappelijke doelstellingen.

binnen onze gemeente. De terugkoppeling in dit document is een verantwoording op

Inkoop is daarmee een van de strategische instrumenten voor het realiseren van

de doelmatigheid en doorontwikkeling van inkoop.

gemeentelijke doelstellingen en het creëren van maximale maatschappelijke waarde.

Dit inkoopjaarverslag wordt aangeboden aan het college van burgemeester en wethouders ende gemeenteraad van gemeente Enschede. LEESWIJZER In dit verslag worden alle financiële data met betrekking tot inkopen voor de gehele organisatie gepresenteerd. De overige data betreffen enkel inkooptrajecten die afdeling Inkoop heeft begeleid en waarover we data hebben kunnen vastleggen. Conform het inkoopbeleid zijn dit in ieder geval de Europese aanbestedingstrajecten, maar in toenemende mate ook meervoudig onderhandse trajecten. Daarmee dekt het niet het volledige beïnvloedbare inkoopvolume dat in 2022 door gemeente Enschede naar de markt is gebracht. Het representeert echter wel een groot deel hiervan. Het gemeentelijk inkoopbelang is groot. Zowel financieel, organisatorisch als maatschappelijk en bestuurlijk. Naast reguliere inkoop neemt de gemeente steeds vaker de rol van regisseur in en laat daarbij uitvoerende taken door de markt verzorgen. De impact van leveranciers en verbonden partijen reikt daarmee verder dan alleen de

INKOOP HEEFT IN TOENEMENDE MATE EEN STRATEGISCHE ROL ALS AANJAGER EN INSTRUMENT VOOR HET BEHALEN VAN GEMEENTELIJKE DOELSTELLINGEN.

interne organisatie. Het kan concreet bijdragen aan het verbeteren van onze

INKOOP JAARVERSLAG 2022

3

HOOFDSTUK

1.0

2.0

3.0

4.0

K O R T E T E R U G BL I K

MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD OPDRACHTGEVEN EN INKOPEN

Naast de reguliere werkzaamheden zijn er in 2022 een aantal ontwikkelingen

Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen gepubliceerd. Een belangrijk onderdeel hiervan

geweest. Deze worden in dit hoofdstuk kort behandeld.

is het opstellen van een actieplan. Het definitieve Manifest is door de verantwoordelijk

5.0

In 2022 is vanuit het Rijk een nieuwe versie van het Manifest Maatschappelijk

wethouder ondertekend. Het bijbehorende actieplan is samen met de verantwoordelijke TEAM INKOOP

opdrachtgevers en regisseurs opgesteld. De duurzaamheidsthema’s uit dit actieplan

Hybride werken is inmiddels onze standaard. We zijn goed in staat om de mix tussen thuis of

krijgen aandacht bij ieder inkooptraject vanaf € 100.000 dat wij begeleiden. Daarnaast

op kantoor werken vorm te geven op basis van onze agenda’s of persoonlijke voorkeur. Na

hebben we een registratiemethode ontwikkeld om data met betrekking tot deze thema’s

een succesvolle wervingscampagne hebben we ons team aangevuld met jong talent. Een

te kunnen registreren en analyseren. Ook hebben we in 2022 aandacht besteed aan onze

senior inkoopadviseur werd gedetacheerd als strategisch adviseur/projectleider voor de

maatschappelijke ambities. In het hoofdstuk 3 van dit jaarverslag wordt hier verdere

strategische voorbereiding van de inkoop regionale jeugdzorg.Tegelijkertijd nam ons

toelichting op gegeven.

takenpakket toe en stijgt de werkdruk. Onze verwachting is dat dit nog verder zal zetten. Dit dwingt ons tot complexe keuzes met betrekking tot inzet en prioriteiten en de noodzakelijke

TENDERBOARD

inzet van een flexibele schil.

De Tenderboard is een overlegstructuur, waarin diverse stakeholders zijn vertegenwoordigd. Waaronder wethouder, directie en vertegenwoordigers van de

CONCERNBREED CONTRACTMANAGEMENT

maatschappelijke ambities van Enschede (zoals het ondernemersloket, de regisseur

Inkoop heeft een visie op concernbreed contractmanagement ontwikkeld. Deze is eind 2021

duurzaamheid en de Social Return on Investment-coördinator). Alle geplande inkopen

beschreven in een concrete opdracht. Er zijn projectteams samengesteld om deze visie te

vanaf Europese drempel of van organisatorisch of politiek belang kunnen in de

vertalen naar de praktijk. In 2022 hebben we een uniforme en integrale werkwijze met

Tenderboard worden besproken.

betrekking tot strategisch en professioneel contractmanagement voor heel de organisatie

In 2022 is gewerkt volgens de in 2021 ontwikkelde visie. Onderwerpen worden digitaal of

uitgewerkt. Ook hebben we een aanbestedingstraject voor een nieuw

thematisch behandeld. Het doel is om in een vroegtijdig stadium input van zowel

contractmanagementsysteem doorlopen. Dit systeem zal de nieuwe werkwijze

tenderboardleden als eventueel externe adviseurs op te halen. Op basis hiervan kunnen

ondersteunen. Begin 2023 wordt dit systeem geïmplementeerd en start de uitrol van de

we een gewogen keuze voor een inkoopstrategie maken. Een evaluatie van deze nieuwe

nieuwe werkwijze rondom strategisch contractmanagement. We verwachten dat dit project

werkwijze wijst uit dat deze grotendeels aansluit bij de behoefte. Op details is

eind 2024 wordt afgerond.

aanscherping mogelijk. Voor werken binnen het fysieke domein kiezen we in 2023 bijvoorbeeld voor een bundeling binnen themasessies.

INKOOP JAARVERSLAG 2022

4

HOOFDSTUK

1.0

2.0

3.0

4.0

SAMENWERKING AFDELING INKOOP EN STADSINGENIEURS EN ONTWERP (SIO)

▬ ( jong) talent te boeien en te binden aan regio Twente;

In 2020 is de gemeenschappelijke ambitie uitgesproken om de werkwijze van de ‘eenheid

▬h  et imago van werken bij de overheid te promoten;

aanbesteden’ binnen Stadsingenieurs en Ontwerp meer te laten aansluiten op het

▬ t e laten zien hoe leuk het vak van inkoopadviseur bij een publieke organisatie is.

5.0

gemeentelijk inkoopbeleid. En om de bij afdeling Inkoop aanwezige kennis en ervaring met betrekking tot (innovatieve) inkoopstrategieën ook daar in te zetten. Dit resulteerde

Ook gemeente Hengelo en Waterschap Vechtstromen hebben zich bij dit initiatief

in 2021 in de structurele inzet van een inkoopadviseur van afdeling Inkoop binnen SIO. Dit

aangesloten. We starten medio 2023 met een wervingscampagne voor 5 trainees. Zij

gaat naar wederzijdse tevredenheid. Een van de effecten is een verschuiving naar meer

gaan gedurende 2 jaar in 3 opdrachten bij verschillende deelnemende organisaties

aanbestedingen met kwalitatieve gunningscriteria en minder gunnen alleen op basis van

werken en leren. Ondertussen is er ook belangstelling van andere publieke organisaties.

laagste prijs.

Na de evaluatie over 2 jaar besluiten we of dit traineeship een structureel karakter krijgt

Verder hebben we in 2021 een nieuwe groslijstsystematiek geïntroduceerd. Hiermee

met mogelijkheden tot meer deelnemers.

worden aannemers voor meervoudig onderhandse aanbestedingen geselecteerd. Daarnaast is er ook binnen het fysieke domein aandacht voor onze maatschappelijke en

LUNCH & LEARNS

duurzaamheidsambities in inkooptrajecten.

Sinds 2021 organiseert de afdeling Inkoop regelmatig Lunch & Learn sessies. Dit zijn korte en interactieve bijeenkomsten van 30 minuten. Hierbij nemen we onze collega’s

SAMENWERKING AFDELING INKOOP EN IT BEDRIJF

binnen de organisatie mee in de wereld van inkoop en aanbestedingen. Het doel van deze

Om de integrale samenwerking tussen Inkoop en IT bedrijf te optimaliseren is eind 2021

sessies is om op een laagdrempelige manier kennis en inzichten te delen en zo bij te

gestart met een leantraject. Hier doen verschillende medewerkers van IT bedrijf en

dragen aan een breder begrip van het inkoopproces. In 2022 hebben we de onderwerpen

Inkoop aan mee. Het doel hiervan is om gezamenlijk een goed en duidelijk proces in te

‘Contractmanagement’ en ‘Inkopen met Impact!’ behandeld.

richten. Vanaf de eerste verkennende inkoopvraag en behoefte-inventarisatie tot en met contractmanagement- en sturing. Dit leantraject is eind 2022 afgerond en de eerste

ACHTERKANT VAN HET GELIJK

pilots met de nieuwe werkwijze zijn doorlopen. In 2023 wordt de nieuwe werkwijze tot

Op 5 juli hebben we in samenwerking met het Expertisepunt Subsidies de bijeenkomst ‘De

centrale inkoop IT geïmplementeerd voor heel de organisatie.

achterkant van het gelijk’ georganiseerd. Tijdens de bijeenkomst stonden we stil bij het grijze gebied tussen subsidie en inkoop. De dagvoorzitter stelde een achttal panelleden vragen

TRAINEESHIP INKOOPADVISEURS

over de grenzen tussen deze twee financieringsinstrumenten, waarover intern weleens

In 2022 hebben de afdelingshoofden inkoop van Universiteit Twente, Saxion Hogescholen

onduidelijkheid of discussie is. Het werd een interactieve bijeenkomst, waar verschillende

en gemeente Enschede het initiatief genomen om een traineeship voor inkoopadviseurs

vervolgsessie uit zijn voortgekomen. Het doel om de discussie te stimuleren en de

op te zetten. Het doel van dit traineeship is om:

vindbaarheid van Inkoop en het Expertisepunt Subsidies te vergroten is daarmee bereikt. INKOOP JAARVERSLAG 2022

5

HOOFDSTUK

K E N G E TA LL E N I N K O O P W EL K E C I JF E R S K E N M E R K E N I N K O O P ?

2.1

1.0

2.0

3.0

4.0

2021 2022

ONTWIKKELING IN €

ONTWIKKELING IN %

Inkopen

€32.895.436

14%

€ 232.290.807

€265.186.243

ALGEMENE KENGETALLEN

Het inkoopvolume betreft voor het grootste deel inkopen in het sociale domein (50%) en

De totale inkopen van de gemeente over 2022 bedragen € 427 miljoen. Hiervan is 62%

het fysieke domein (33%).

5.0

beïnvloedbaar. Dat wil zeggen dat de gemeente hiervan zelf kan bepalen hoe men deze goederen of diensten wil inkopen. Niet-beïnvloedbare inkopen zijn uitgaven zoals

VERDELING INKOOPVOLUME 2022 PER DOMEIN

belastingen, subsidies of bijdragen aan gemeenschappelijke regelingen. Iedere voorgenomen inkoop met een inkoopwaarde vanaf € 25.000,- (gerekend over

Concernstaf 4.603.375 / 2%

4 jaar of korter, over de totale duur van het contract) wordt door de verantwoordelijk budgethouder gemeld bij afdeling Inkoop. Op deze melding volgt een inkoopadvies. Afdeling Inkoop begeleidt Europese aanbestedingstrajecten en steeds vaker complexe meervoudig onderhandse inkooptrajecten.

Directie 6.038.441 2%

Bestuur 618.278 / 0%

De rapportages over inkooptrajecten en daarbij bereikte resultaten betreffen de inkooptrajecten die afdeling Inkoop daadwerkelijk heeft begeleid.

€ 265 MILJOEN VAN DE GEMEENTELIJKE INKOPEN ZIJN BEÏNVLOEDBAAR

Dienstverlening, Financiën & Bestuur 33.745.356 13%

Fysiek 87.780.738 33%

INKOOP JAARVERSLAG 2022

Sociaal 132.400.055 50%

6

HOOFDSTUK

1.0

2.0

3.0

4.0

5.0

TABEL 1: BEÏNVLOEDBARE INKOPEN 2021 VS 2022

INKOOPCATEGORIE 2021 2022

ONTWIKKELING IN €

ONTWIKKELING IN %

10 - Sociaal domein

€ 103.396.951

€ 121.684.105

€ 18.287.154

18%

8 - GWW (aanleg en onderhoud), niet gebouw-gerelateerde installaties en openbare ruimten

€ 43.930.212

€ 47.147.193

€ 3.216.981

7%

7 - Gebouwen en gebouw-gerelateerde installaties

€ 34.181.100

€ 35.025.762

€ 844.662

2%

4 - Flexibele arbeid

€ 14.192.299

€ 19.868.835

€ 5.675.536

40%

3Beïnvloedbare - Automatisering en telecommunicatie inkoopvolume

€ 12.980.745 € 230.647.159

€ 11.848.996 € 230.647.159 € -1.131.749 € 230.647.159

-9%

5 - Advies en onderzoek (niet op basis van detachering)

€ 9.217.746

€ 9.413.892

€ 196.146

2%

9 - Hulpverlening en openbare orde

€ 3.630.588

€ 6.441.102

€ 2.810.514

77%

2 - Kantoorinrichting en benodigdheden, middelen voor bedrijfsvoering en informatie

€ 3.790.356

€ 3.869.889

€ 79.533

2%

Nog niet beoordeelde inkopen *

€ 1.607.913

€ 4.449.577

€ 2.841.665

177%

1 - Personeelsgerelateerde zaken

€ 2.756.017

€ 2.880.827

€ 124.811

5%

6 - Vervoer, aandrijfsystemen en emballage

€ 2.606.878

€ 2.556.064

€ -50.815

-2%

€ 232.290.807

€ 265.186.243

€ 32.895.436

14%

Eindtotaal

100%

* betreft inkopen bij leverancier kleiner dan € 10.000,-, waaraan nog geen inkooppakket is gekoppeld. OPMERKING M.B.T. BEDRAGEN 2021 Om de inkoopvolumes per inkoopcategorie te bepalen krijgt elke leverancier één of

heeft daardoor geleidt tot verschuivingen binnen de inkoopcategorieën. Ook is hierdoor het

meerdere inkooppakketcodes. Deze actualisatie werkt met terugwerkende kracht door en

totale inkoopvolume voor het jaar 2021 licht gestegen met € 1,6 miljoen.

INKOOP JAARVERSLAG 2022

7

HOOFDSTUK

1.0

2.0

3.0

4.0

5.0

2.2

KENGETALLEN AFDELING INKOOP 2022 ▬ I n 2022 heeft afdeling inkoop 58 inkoopmeldingen ontvangen voor inkopen met een

waarde van meer dan €25.000.

▬D  eze 58 inkoopmeldingen zijn allemaal voorzien van een strategisch inkoopadvies.

Hierin is aangegeven welke procedure gevolgd moet worden, gebaseerd op het inkoopbeleid van gemeente Enschede. ▬ I n totaal zijn in 2022 163 procedures begeleid door afdeling Inkoop. Het betreft

aanbestedingen die in voorbereiding zijn, reeds lopen of zijn afgerond gedurende het jaar 2022. ▬V  an de 163 procedures zijn er 33 meervoudig onderhandse offerteaanvragen en

20 Europese aanbestedingen afgerond. ▬N  aast Europese en meervoudig onderhandse offertetrajecten, zijn er ook enkelvoudig

onderhandse trajecten, biedingsprocedures, sociaal en ander specifieke dienstenprocedures begeleid. ▬W  e zien een verschil tussen het aantal inkoopmeldingen (58) en het aantal begeleide

procedures (163). Belangrijkste reden hiervoor is dat inkoopmeldingen van het fysieke domein door hen zelf worden behandeld en nog niet centraal bij inkoop worden geregistreerd. Daarnaast begeleidt afdeling Inkoop ook aanbestedingen voor derden, zoals gemeente Rijssen-Holten, gemeente Losser, Sportaal, Euregio en Onderhoud Enschede. Ook zijn er in 2022 trajecten opgestart, waarvoor een inkoopmelding in het voorgaande jaar is ontvangen.

INKOOP JAARVERSLAG 2022

8

HOOFDSTUK

2.3

1.0

2.0

3.0

KENGETALLEN TENDERBOARD

Daarnaast zijn er 6 digitale consultaties geweest. Hierin zijn 19 inkooptrajecten

De samenstelling van de tenderboard in 2022 was als volgt:

voorgelegd:

▬W  ethouder Niels van den Berg (namens bestuur) ▬D  joerd de Vos-Koelink (voorzitter Tenderboard en namens directie) ▬M  iranda Grijsen (secretaris Tenderboard en namens inkoop) ▬M  ichèl Bosch (SROI coördinator)

DATUM

ONDERWERP

10 februari 2022

Marketing- en Communicatieadviesdiensten Vaste telefonie Slimme Verbinding Knalhutteweg Verduurzaming vastgoedportefeuille

2 maart 2022

Oldenzaalsetraat Geldgaring en waardetransport Ingenieurs en adviesdiensten Openbare verlichting Geesinkweg bouwteam Lammertsweg en Reaumurstraat

7 april 2022

Haverstraatpassage

3 mei 2022

Deurningerstraat

14 Juli 2022

Herinrichting Haaksbergerstraat Relining riolen

5 oktober 2022

Kathodische bescherming Versnellingsopgave 200 woningen in 2 jaar Duurzaam deelvervoer Zonnepanelen

▬M  ike Holsheimer (namens ondernemersloket) ▬ J anet Oosterhof-Scholten Linde (opdrachtgever duurzaamheid) ▬S  tadsingenieurs & Ontwerp was vanwege afwezigheid van Petra Lammers niet

structureel vertegenwoordigd. Waar nodig heeft Sander Lubberhuizen als interim afdelingshoofd dit ingevuld. In 2022 zijn 5 fysieke bijeenkomsten van de Tenderboard geweest. Hierin zijn 8 inkooptrajecten behandeld. Deze staan hieronder beschreven:

DATUM

ONDERWERP

10 februari 2022

Cateringdiensten Duurzaamheid en innovatie binnen GWW

14 april 2022

Ondersteuning huishouden Software broker Memo prijsstijging GWW

2 juni 2022

Kantoormeubilair Catering

14 juli 2022

Introductie Tenderboard voor wethouder Niels van den Berg

5 oktober 2022

Strategie regionale inkoop jeugdhulp Verbouwing muziekkwartier-huiskamer van de stad

INKOOP JAARVERSLAG 2022

4.0

5.0

9

HOOFDSTUK

1.0

2.0

3.0

4.0

5.0

M A AT S C H A P P EL I JK V E R A N T W O O R D OPDR ACHTGEVEN EN INKOPEN In 2021 hebben we in aanbestedingen al rekening gehouden met duurzaamheid en

▬C  irculair (inclusief biobased)

andere maatschappelijke thema’s. In 2022 is het vernieuwde Manifest

Circulaire inkoop is een belangrijk instrument in het aanjagen van de circulaire

Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) door wethouder Van

economie. In de eerste plaats door het inkopen van producten die zo min mogelijk uit

den Berg ondertekend. Dit hoofdstuk geeft een terugblik op duurzaamheid bij

primaire grondstoffen bestaan en die na hun eerste gebruiksfase goed herbruikbaar

3.1

aanbestedingstrajecten die door de afdeling Inkoop zijn begeleid.

zijn (als product, component of materiaal). Daarnaast kan worden ingezet op preventief en correctief onderhoud en/of refurbishment van reeds bestaande producten.

VERANTWOORD INKOPEN Maatschappelijk verantwoord inkopen is een thema dat al langere tijd door gemeente

▬K  etenverantwoordelijkheid (internationale sociale voorwaarden)

Enschede wordt omarmd. Het is een doorontwikkeling van het eerdere algemene

Veel van wat de overheid inkoopt heeft zijn oorsprong in productielanden waar sprake

duurzaamheidsthema. Duurzaamheid richtte zich in het verleden nog voornamelijk op

kan zijn van hongerlonen, moderne slavernij, kinderarbeid en discriminatie. Via inkoop

omgevings- en milieuaspecten. De scope wordt echter steeds breder en richt zich

kunnen bedrijven gestimuleerd worden hun ketenverantwoordelijkheid te nemen.

tegenwoordig op sociale- en milieuaspecten in het inkoopproces in brede zin. Kortom:het

Bedrijven, maar ook de publieke sector zelf, kunnen sociale misstanden tegengaan

maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen.

door het toepassen van internationale sociale voorwaarden (ISV). Dit bevordert internationale arbeidsnormen en goede arbeidsomstandigheden.

Concreet richt Maatschappelijk Opdrachtgeven en Inkopen zich op de volgende thema’s: ▬D  iversiteit en inclusie ▬K  limaat

In een diverse en inclusieve samenleving wordt iedereen gelijk behandeld. Ongeacht

Bij klimaatbewust inkopen gaat het om het voorkomen of minimaliseren van de uitstoot

bijvoorbeeld wie ze zijn, van wie ze houden, waar ze vandaan komen of waarin ze

van CO2 en andere broeikasgassen. Het leveren van een positieve bijdrage aan

geloven. Samenwerking met diverse mensen levert meer innovatie en betere

energiebesparing en de transitie naar duurzame energiebronnen.

producten en diensten op, die aansluiten bij de maatschappij. Diversiteit en inclusie kunnen in inkoop uitgevraagd worden.

INKOOP JAARVERSLAG 2022

10

HOOFDSTUK

1.0

2.0

3.0

4.0

5.0

3.2

MVOI THEMA’S TOEGEPAST IN DE AANBESTEDINGEN VAN 2022

▬S  ocial return

Social return is een aanpak om arbeidsparticipatie te stimuleren en meer werkgelegenheid te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Bij het

Het toepassen van de MVOI-thema’s is een vast onderdeel voor aanbestedingen waarbij

verstrekken van opdrachten wordt de opdrachtnemer gestimuleerd of verplicht om een

Inkoop betrokken is. Dit zijn Europese aanbestedingen en complexere meervoudig

sociale bijdrage te leveren en kwetsbare groepen op de arbeidsmarkt een kans te

onderhandse trajecten. Voor inkopen waarbij de afdeling Inkoop geen begeleidende rol

geven. De maatschappelijke meerwaarde kan door opdrachtnemers op diverse

heeft, ligt de verantwoordelijkheid laag in de organisatie. Bij inkopen vanaf € 25.000,-

manieren worden ingevuld.

wordt wel een inkoopadvies gegeven waarbij de MVOI-thema’s worden meegenomen. Om inzicht te krijgen in hoe de gemeente Enschede de MVOI-thema’s toepast bij haar

▬M  ilieu (inclusief biodiversiteit)

inkopen, maken wij gebruik van de MVI-zelfevaluatie tool. Hiermee wordt inzichtelijk

Inkoop kan bijdragen aan een beter milieu, het tegengaan van milieuverontreiniging en

gemaakt welke thema’s zijn toegepast in onze aanbestedingen en hoe er wordt gescoord

het beschermen van de leefomgeving en biodiversiteit. Denk hierbij aan materialen en

op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen.

grondstoffen, water en bodemen en natuurinclusief inkopen. In 2022 zijn bij 97% van de afgeronde aanbestedingen één of meerdere thema’s van In 2022 hebben we in samenwerking met de gedelegeerd opdrachtgever duurzaamheid

Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtengever en Inkopen toegepast in de vorm van

gewerkt aan het actieplan MVOI. In verschillende interne sessies is hierbij verbinding

minimumeisen of gunningscriteria. Op basis van inkoopvolume wordt in 99% van de

gezocht met opdrachtgevers, beleidsmedewerkers en projectleiders. In het actieplan

aanbestedingen één of meerdere MVOI-thema toegepast.

zijn tot 2025 doelen en ambities ten aanzien van bovengenoemde MVOI thema’s geformuleerd. Via het inkoopjaaverslag 2023 wordt terugkoppeling gegeven over de behaalde doelen

INKOOP JAARVERSLAG 2022

11

HOOFDSTUK

Het hoge percentage komt voornamelijk door het thema SROI, zoals ook figuur 2 laat zien.

1.0

2.0

3.0

4.0

5.0

FIGUUR 2. TOEPASSING VAN MVOI-THEMA’S

In totaal gaat het om 30 aanbestedingen. Alleen aanbestedingen van de gemeente Enschede die afdeling Inkoop heeft begeleid én waarbij het hele aanbestedingsproces is

THEMA’S TOEGEPAST-OPDRACHTWAARDE (IN MILJOENEN)

afgerond worden hierin meegenomen. Ook aanbestedingen uit het fysieke domein gaan hierin mee. Behalve aanbestedingen die enkelvoudig onderhands zijn gegund én niet via

45

inkoop zijn gelopen.

40 35

Alle aanbestedingen, voor leveringen en diensten boven de € 100.000,- en werken boven

30

heidsthema toegepast. Dit waren aanbestedingen met veelal een lagere opdrachtsom (€ 60.000,- of lager).

27

25 20

39

40

41

42

40

15 10

Nevenstaand staafdiagram geeft weer hoe vaak een thema ingezet wordt (als minimumeis of als gunningscriteria). Hierbij valt op dat vooral het thema SROI vaak wordt toegepast. De overige thema’s veel minder of niet.

miljoenen

€ 500.000,-, worden vooraf getoetst aan de 7 thema’s van het Manifest MVI-convenant. Bij 7 aanbestedingen die zijn begeleid door Afdeling Inkoop is géén duurzaam-

1

15

5 0

3

2

klimaat

circulair

2 milieu

sroi

keten/isv

diversiteit

MVOI THEMA’S toegepast

INKOOP JAARVERSLAG 2022

niet-toegepast

12

HOOFDSTUK

3.3

1.0

2.0

3.0

4.0

3.3 DUURZAAM INKOPEN, EEN VOORUITBLIK NAAR 2022

Sinds 2016 hebben de 14 Twentse gemeenten gezamenlijk een eenduidig SROI-beleid

MILIEUVRIENDELIJK INKOPEN

ontwikkeld en vastgesteld voor aanbestedingen boven de €100.000. In 2019 hebben de

I n 7% van de aanbestedingen is klimaatvriendelijk inkopen toegepast als

gedeputeerden van de Provincies Overijssel en Gelderland samen met 44

duurzaamheidsthema.

convenantpartners het convenant Uniformering Social Return ondertekend. In navolging

5.0

daarop hebben de Stedendriehoek, de Achterhoek en zelfs De Woonplaats als de eerste CIRCULAIR INKOPEN

woningcorporatie uit Enschede het convenant ondertekend. De teller stond in 2022 op 88

I n 5% van de aanbestedingen is circulair inkopen toegepast als duurzaamheidsthema.

convenantpartners en is nog groeiende. Daardoor is er een nog sterkere arbeidsmarkt ontstaan en kunnen opdrachtnemers arbeidsplaatsen efficiënter inzetten. Een eenduidig

MILIEUVRIENDELIJKE INKOPEN

beleid en monitoring biedt hen meer overzicht.

I n 36% van de aanbestedingen is milieuvriendelijk inkopen toegepast als Enschede neemt al jaren een Social Returnverplichting op in haar aanbestedingen.

duurzaamheidsthema.

Opdrachtnemers hebben verschillende mogelijkheden om invulling te geven aan de KETENVERANTWOORDELIJKHEID & INTERNATIONALE SOCIALE VOORWAARDEN

verplichting. In eerste instantie is dat arbeidsparticipatie. Daarnaast is het mogelijk om

I n 0% van de aanbestedingen is dit thema toegepast als duurzaamheidsthema.

sociale inkoopopdrachten weg te zetten bij SW-bedrijven en sociale ondernemingen of MVO-activiteiten te ontplooien. Alle MVO-activiteiten die ingezet worden moeten leiden

DIVERSITEIT INKOPEN

naar ‘werk’. De aangeboden invulmogelijkheden houden het SROI-vliegwiel draaiende.

I n 4% van de aanbestedingen is dit thema toegepast als duurzaamheidsthema.

Omdat er in 2021 al een krapte op de arbeidsmarkt ontstond is door opdrachtnemers meer gekeken naar Sociale Inkoop en MVO-activiteiten.

SOCIAL RETURN ON INVESTMENT (SROI) I n 99% van de aanbestedingen is met een SROI verplichting ingekocht.

INKOOP JAARVERSLAG 2022

13

HOOFDSTUK

1.0

2.0

3.0

4.0

5.0

De bestaande en de nieuw overeengekomen SROI-verplichtingen hebben in 2022 geleid tot de onderstaande resultaten.

TABEL 2: SROI MAATSTAVEN

SOCIAL RETURN %

MAATSTAF

WAARDE

Inkoopwaarde totaal met SROI verplichting

€ 55.956.901

Te realiseren Social Return waarde

€ 3.190.270

5,7%

Gerealiseerde Social Return waarde

€ 3.860.893

6,9%

Nog te realiseren Social Return waarde * Extra gerealiseerde waarde

€ 670.686

1,2%

Sociale Inkoop en MVO-activiteiten

€ 162.242

0,3%

TABEL 3: AANTAL GEPLAATSTE KANDIDATEN

MAATSTAF

Enschede werkt net als de andere convenantpartners met de zogenaamde

AANTAL PLAATSINGEN*

bouwblokkenmethode. In de bouwblokken hebben mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt een waarde. Ook leerlingen kunnen worden ingezet en hebben een waarde. Door het toepassen van de bouwblokken is er in mindere mate sprake van een

Totaal aantal geplaatste kandidaten op Enschedese opdrachten

61

Waarvan kandidaten uit Enschede

25

draaideureffect, omdat mensen uit de doelgroep langer mogen worden meegeteld. In 2022 zijn de bouwblokken verruimd met HBO-stagiaires en een bijzondere doelgroep waaronder Oekraïners en ex-gedetineerden vallen.

* De nog te realiseren waarde wordt niet in het eerste contractjaar ingevuld omdat veel contracten een langere doorlooptijd hebben. Het staat de opdrachtnemer vrij om de Social Return waarde in te vullen binnen de gehele contractduur. INKOOP JAARVERSLAG 2022

14

HOOFDSTUK

1.0

2.0

3.0

4.0

5.0

ECONOMISCHE UITGA NGSPUNTEN H O E G A AT D E G E M E E N T E O M M E T S A M E N W E R K I N G S V E R B A N D E N, DE MARK T EN ONDERNEMERS?

4.1 ALGEMEEN

Afdeling Inkoop van gemeente Enschede heeft oog voor de markt, haar ondernemers en

WAAR KOPEN WE IN? INKOPEN IN EURO PER REGIO

samenwerking bij inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten.

4.2

60% 50%

REGIONAAL ONDERNEMERSCHAP 74% VAN DE INKOPEN VINDT PLAATS BIJ LOKALE EN REGIONALE ONDERNEMERS.

49%

48%

40%

Het stimuleren van de regionale economie is een van de speerpunten die zijn vastgelegd in het gezamenlijke regionale inkoopbeleid. Wanneer een enkelvoudige inkoop en/of een

30%

25%

meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure volgens de aanbestedingsregels is toegestaan, wordt rekening gehouden met de lokale/regionale economie en lokale/ regionale ondernemers. In de praktijk vertaalt zich dat als volgt

26%

26%

26%

20% 10%

In nevenstaande grafieken wordt de inkoop van producten en diensten bij een aantal makelaars als niet-regionaal geregistreerd, omdat de makelaar zelf niet regionaal is

0%

0% Lokaal

gevestigd. Bijvoorbeeld specialistisch personeel bij Staffing MS of software-applicaties bij de Softwaremakelaar. Nader onderzoek bij de inzet van personeel via Staffing MS laat echter wel zien dat binnen de top 15 van leveranciers 8 leveranciers zowel landelijk als

2021

Regio Twente

Niet regionaal

0%

Buitenland

2022

regionaal gevestigd zijn. De inzet van een makelaar betekent dus niet per definitie dat regionale leveranciers niet meer aan bod komen.

INKOOP JAARVERSLAG 2022

15

HOOFDSTUK

REGIO GETALLEN

INKOOPALS % VOLUME

AANTAL LEVERANCIERS

ALS %

Lokaal

€ 128.597.021

48%

1.589

38%

Regio Twente

€ 67.777.876

26%

941

23%

Nier regionaal

€ 68.041.439

26%

1.609

38%

Buitenland

€ 769.907

0%

41

1%

Eindtotaal

€ 265.186.243

100%

4.180

100%

een aanpassing in het inkoopbeleid. Voor de inkoop van civiel– en cultuurtechnische werken (alle werken kleiner dan 3 miljoen euro) worden bij meervoudig onderhandse aanbestedingen altijd 2 regionale ondernemingen uitgenodigd voor deelname. Hierdoor hebben regionale ondernemingen een grotere kans op deelname aan de aanbesteding. ▬O  pdrachten zoveel mogelijk in (bij voorkeur kleinere) percelen te verdelen.

3.0

4.0

5.0

WERKPAKT KEURMERK die zich nadrukkelijk onderscheiden door sociaal ondernemerschap. Werkpakt werkgevers onderkennen de talenten van (langdurig) werkzoekenden, bieden perspectief en vertalen dit in succesvol en maatschappelijk verantwoord ondernemen. De gemeente verstrekt dit keurmerk aan werkgevers die, samen met de gemeente en andere partners, aantoonbaar bijdragen aan duurzame oplossingen voor werkzoekenden en daarbij optreden als ambassadeur en betrokken partner. Eind 2022 beschikten 40 ondernemers over een Werkpaktkeurmerk.

FIGUUR 3: INKOPEN BIJ WERKPAKT

60.000.000 59.141.052 55.000.000 50.000.000

▬H  et aangaan van combinaties en onderaanneming toe te staan. ▬O  nnodig zware selectie- en gunningscriteria te voorkomen.

2.0

De gemeente Enschede heeft het Werkpakt keurmerk. Dit keurmerk is voor werkgevers

De toegang van het MKB is naast de al bestaande werkwijze verbeterd door onder andere

Aandachtspunten die we waar mogelijk toepassen zijn:

1.0

51.942.710

45.000.000 40.000.000 WerkPakt 2021

INKOOP JAARVERSLAG 2022

WerkPakt 2022

16

HOOFDSTUK

4.3 4.3.1

SAMENWERKINGSVERBANDEN REGIONALE, NATIONALE EN INTERNATIONALE PARTNERS

1.0

2.0

3.0

4.0

5.0

4.3.2

OVERIGE SAMENWERKINGSINITIATIEVEN In 2015 is de kring van gemeentesecretarissen een onderzoek gestart naar de meerwaarde

DE GEMEENTE NEEMT DEEL AAN DIVERSE INKOOPSAMENWERKINGSVERBANDEN EN HEEFT REGELMATIGE CONTACTEN MET NATIONALE EN INTERNATIONALE PARTNERS.

van een verdergaande samenwerking van de twee inkoopgroepen. Hieruit bleek dat de continuïteit van professionele inkoop binnen de deelnemende organisaties beter kan worden geborgd. De inkoopexpertise voor de grote variëteit aan diensten, leveringen en werken is niet bij alle deelnemende organisaties in dezelfde mate aanwezig. Samenwerking

ORGANISATIE VOOR ZORG EN JEUGDHULP TWENTE (OZJT)

verkleint de kwetsbaarheid. Er is sterke behoefte aan kennisdeling. Daarom is besloten een Twentse inkoopsamenwerking op te richten waaraan alle 14 Twentse gemeente en een

De 14 Twentse gemeenten werken sinds 2013 als Samen14 aan transitie en transformatie

aantal verbonden partijen deelnemen.

van de zorg en jeugdhulp. De gemeenten hebben ervoor gekozen om : Dit initiatief heeft geleid tot een convenant inkoopsamenwerking, dat in april 2021 door de ▬o  p gelijkwaardige basis samen te werken;

kring van gemeentesecretarissen is vastgesteld. Een brede inkoopsamenwerking binnen

▬g  ezamenlijk opdrachten aan te besteden;

heel Twente is sindsdien een feit. Deze samenwerking wordt jaarlijks geëvalueerd.

▬g  ezamenlijk raamcontracten met zorgaanbieders af te sluiten.

Het convenant en de daaruit voortvloeiende samenwerking tussen de deelnemers heeft betrekking op thema’s die een directe relatie hebben met het vakgebied Inkoop en

Op 1 januari 2015 heeft die transitie van taken plaatsgevonden na een uitvoerig proces

Aanbesteden:

van aanbesteden. Om de contractering juridisch en bestuurlijk goed te borgen is eind

▬A  anbesteden en contractmanagement

2014 OZJT opgericht. Sindsdien zijn er in dit samenwerkingsverband meerdere

▬G  ezamenlijk inkoopbeleid

aanbestedingen begeleid door afdeling Inkoop. Al dan niet gezamenlijk met andere

▬D  eskundigheidsbevordering

Twentse gemeenten. In 2022 zijn we gestart met de strategische voorbereiding op de in

▬O  pstellen standaarden zoals overeenkomsten, mandaatbrieven, inkoopvoorwaarden,

4.3.2

2025 aflopende jeugdhulp contracten. Hiervoor is een senior inkoopadviseur

aanbestedingsstukken (formats)

gedetacheerd als projectleider inkoop jeugdhulp. Ook hebben we een verkenning gedaan

▬D  eelname regionale klachtencommissie

op een aantal WMO-contracten.

▬O  rganiseren marktdagen ▬O  rganiseren deskundigheidsbevordering

INKOOP JAARVERSLAG 2022

17

HOOFDSTUK

Naast de regionale inkoopsamenwerking word ook verbinding gezocht met onze Duitse partnerstad Münster. Aanvullend op de MONT-samenwerking is er ook contact met de Euregio. Hiervoor zijn in 2021 een aantal aanbestedingsprocedures begeleid. In 2022 was inzet vanuit Inkoop Enschede echter niet nodig.

1.0

2.0

3.0

4.0

5.0

4.4

OMGANG MET DE MARKT REGELMATIG WORDT CONTACT ONDERHOUDEN MET DE MARKT. Jaarlijks organiseren we een ‘leveranciersdag inkoop’. Hiervoor nodigen wij huidige en potentiële leveranciers uit om nader kennis te maken met de inkoopwerkzaamheden van gemeente Enschede. Tijdens deze dag geven we uitleg over de aanpak van Inkoop binnen

INZET BIJ VERBONDEN PARTIJEN

gemeente Enschede en wordt er gediscussieerd over diverse inkoopstellingen.

Verbonden partijen als Onderhoud Enschede en Sportaal doen regelmatig beroep op de

In 2022 is er een regionale MKB dag georganiseerd, samen met de Twentse gemeenten

kennis,expertise en capaciteit van afdeling Inkoop van gemeente Enschede.

en MKB-Nederland.

We hebben de strategische keuze gemaakt om hier waar mogelijk capaciteit voor vrij te maken. We verwachten dat we daarmee een betere kwaliteit op (gedelegeerde) inkopen en sturing op de maatschappelijke ambities voor gemeente Enschede kunnen realiseren. VERDERGAANDE SAMENWERKING MET SPORTAAL De samenwerking met Sportaal is in 2022 geïntensiveerd. We hebben de opdracht

LEVERANCIERSDAG INKOOP

gekregen om hun inkoopbeleid en de uitvoeringsnotitie te herijken. Daarnaast hebben we geadviseerd over de inkoopstrategie voor meervoudig onderhandse en Europese aanbesteding. Waar nodig en mogelijk zijn deze begeleid. Tot slot voeren we gesprekken over het formaliseren van een advies- en regierol met betrekking tot de ‘basis op orde’ voor inkopen en contractbeheer.

INKOOP JAARVERSLAG 2022

18

HOOFDSTUK

1.0

2.0

3.0

4.0

5.0

JU R I D I S C H E E N E T H I S C H E U I T G A N G S P U N T E N H O E G A AT D E G E M E E N T E O M M E T D E R EL E VA N T E W E T- E N R E G EL G E V I N G ?

5.1

JURIDISCHE RECHTMATIGHEID

en borgen van afspraken. Gelijktijdig is een project voor de implementatie van concern

Juridische rechtmatigheid betreft het handelen in overeenstemming

breed contractmanagement gestart. Het doel hiervan is om in 2023 en 2024 uniform

met alle wet- en regelgeving.

contractmanagement- en registratie voor de gehele organisatie in te richten. Daarmee blijven we maatregelen nemen om onze beheersing op onrechtmatigheden te verbeteren.

Afdeling Inkoop faciliteert preventief de programma’s en programmacontrollers om de risico’s omtrent juridische rechtmatigheid te beperken en de beheersing ervan te optimaliseren. We controleren achteraf of inkopen en aanbestedingen juist hebben

5.2 INTEGRITEIT

Bij het Twents klachtenmeldpunt en daarmee de klachtencommissie, zijn in 2022

plaatsgevonden.

geen klachten binnengekomen met betrekking tot integriteitskwesties in

Uit eigen controle zijn in drie dossiers onrechtmatigheden geconstateerd. Dit is door de

aanbestedingstrajecten.

accountant bevestigd. Het gaat hierbij met name om inkopen die zijn gedaan nadat de contracttermijn was verstreken en waar op dat moment nog geen nieuwe leverancier was

Integriteit geldt bij elke vorm van inkoop. Overheidsopdrachten zijn echter kwetsbaar

gecontracteerd.

voor verspilling, fraude, ondermijning en corruptie. Dit wordt veroorzaakt door:

De omvang van deze onrechtmatigheden hebben de goedkeurende verklaring van de

▬d  e complexiteit van deze activiteit;

accountant niet geraakt.Grip houden op onze inkopen en de rechtmatigheid ervan blijft

▬d  e omvang van de financiële stromen die ermee gepaard gaan;

een aandachtspunt. De implementatie van een Purchase-to-Pay (P2P) oplossing is in

▬d  e nauwe interactie tussen de aanbestedende dienst en de inschrijvers.

2021 stopgezet. De noodzaak tot een dergelijke oplossing blijft wel bestaan. In 2023 wordt dit vertaald in een nieuwe opdracht voor een geautomatiseerde oplossing die

Het gaat niet alleen om het handelen van de overheid zelf, ook de integriteit van de

inkopen volgens een vast stappenplan ondersteunt. Samen met de implementatie van

aanbieders is relevant. Integriteit in aanbestedingen is moeilijk meetbaar en komt alleen

een nieuwe contractmanagement-applicatie vereenvoudigt dit het proces tot het naleven

aan het licht wanneer formeel melding wordt gemaakt van een integriteitskwestie.

INKOOP JAARVERSLAG 2022

19