Inkoopjaarverslag

INKOOPJAARVERSLAG 2024 MAART 2025

1

INHOUDSOPGAVE INLEIDING

3

1.KENGETALLEN INKOOP

4

Ontwikkelingen inkoopvolume 2024 Kengetallen afdeling Inkoop

4 5

2.MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD OPDRACHTGEVEN EN INKOPEN

7

Klimaat 7 Circulair (inclusief biobased) 7 Ketenverantwoordelijkheid 7 (internationale sociale voorwaarden) 7 Diversiteit en inclusie 7 Social return 8 Milieu (inclusief biodiversiteit) 8 Gouden aanbestedingen 8 Tenderboard 8 Aanbesteding Groot onderhoud asfaltwegen gemeenten Enschede en Losser9 Toepassing van MVOI-thema's in aanbestedingen 2024 11 Social return 12

3.ECONOMISCHE UITGANGSPUNTEN Regionaal Ondernemerschap Werkpakt Keurmerk IKBINDR

4. RECHTMATIGHEID, JURIDISCHE EN ONTWIKKELINGEN Interne controle Vergroten interne beheersing Beheersing vanuit geautomatiseerde systemen Concernbreed contractmanagement Integriteit

5. ONTWIKKELINGEN Inzet van inkoopcapaciteit bij verbonden partijen Lunch & Learns Traineeship

UITGANGSPUNTEN 17 17 17 18 18 18

20 20 20 20

14 14 15 16

2

INLEIDING Hierbij presenteren we het inkoopjaarverslag 2024 van gemeente Enschede. Het doel van dit verslag is om een duidelijke terugkoppeling te geven over de uitgevoerde inkoopactiviteiten in het jaar 2024. Daarnaast biedt het inzicht in de ontwikkeling van het inkoopproces binnen onze gemeente. De informatie in dit document dient als verantwoording voor de doelmatigheid en geeft inzicht in ontwikkelingen binnen de afdeling Inkoop. Dit inkoopjaarverslag wordt aangeboden aan de ambtelijke organisatie, het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad van gemeente Enschede. Leeswijzer Dit verslag bevat een overzicht van alle financiële gegevens met betrekking tot inkopen binnen de gehele organisatie. De niet-financiële gegevens hebben betrekking op inkooptrajecten die door de afdeling Inkoop zijn begeleid en waarover wij gegevens hebben kunnen verzamelen. Conform het inkoopbeleid omvatten deze tenminste de Europese aanbestedingstrajecten, maar ook een aantal meervoudig onderhandse trajecten. Hierdoor wordt niet het volledige beïnvloedbare inkoopvolume dat in 2024 door de gemeente Enschede op de markt is gebracht, gedekt. Het vertegenwoordigt echter wel een aanzienlijk deel hiervan. Het belang van inkoop voor de gemeente is aanzienlijk, zowel op financieel, organisatorisch als maatschappelijk en bestuurlijk gebied.

Naast de gebruikelijke inkoopfuncties neemt de gemeente steeds vaker de rol van regisseur op zich en besteedt daarbij uitvoerende taken uit aan de markt. Hierdoor strekt de invloed van leveranciers en gelieerde partijen zich verder uit dan alleen de interne organisatie. Dit kan concreet bijdragen aan het verbeteren van onze dienstverlening aan inwoners, bezoekers, instellingen, bedrijven én aan de realisatie van onze gemeentelijke doelstellingen. De rijksoverheid doet eveneens steeds vaker een beroep op inkoop als aanjager bij het behalen van maatschappelijke doelstellingen. Inkoop vormt hiermee een van de strategische instrumenten voor het verwezenlijken van gemeentelijke doelen en het genereren van maximale maatschappelijke waarde.

3

1.KENGETALLEN INKOOP De inkopen van de gemeente over 2024 bedragen € 361 miljoen. Iedere

en onderhoud groenvoorzieningen openbare ruimten en openbare verlichting. Maar

voorgenomen inkoop met een inkoopwaarde vanaf € 25.000, - (gerekend

ook de inkopen van het huishoudelijk afval laten een stijging zien. Verder zien we een

over 4 jaar of korter, over de totale duur van het contract) moet worden

sterke stijging voor het domein Dienstverlening, Financiën en Bestuur. Deze stijging

gemeld door de verantwoordelijk budgethouder bij afdeling Inkoop. Op

wordt onder andere veroorzaakt door éénmalige projecten zoals nieuwbouw zwembad

deze melding volgt een inkoopadvies waarin

Aquadrome en duurzaamheidsmaatregelen aan diverse vastgoed onderdelen, zoals

de meest passende

procedure wordt geadviseerd. Afdeling Inkoop begeleidt Europese aanbestedingstrajecten

en

steeds

vaker

complexe

IJsbaan Twente en Sporthal De Brug.

meervoudig

onderhandse inkooptrajecten en Didam trajecten. Onderstaande teksten over inkooptrajecten en daarbij bereikte resultaten betreffen de inkooptrajecten die afdeling Inkoop daadwerkelijk heeft begeleid.

ONTWIKKELINGEN INKOOPVOLUME 2024 In 2024 zien we een stijging van het inkoopvolume met Euro 52 miljoen ten opzichte van 2023. Dit beeld van stijgende inkopen zien we ook al een aantal jaren.

inkoopvolume ontwikkeling in € t.o.v. voorgaand jaar ontwikkeling in % t.o.v. voorgaand jaar

2021 232.290.807

2022 265.182.941 32.892.135 14%

2023 308.851.525 43.668.583 16%

2024 361.104.816 52.253.292 17%

Onderstaande taartdiagram laat de inkopen per domein zien. Het Sociaal Domein is De stijging van het inkoopvolume zien we in de drie grootste domeinen. De stijging in

met een inkoopvolume van €193,6 miljoen verantwoordelijk voor 54% van de totale

het sociaal domein heeft een relatie met hogere inkopen voor WMO en Jeugd. In het

inkopen bij de gemeente Enschede, een toename ten opzichte van de eerdere 52% in

fysieke domein zijn de inkopen sterk beïnvloed door éénmalige projecten, dit zien we

2023. Daarna volgt Fysiek met 29% en DFB met 15%.

terug in de investeringen met betrekking tot aanleg en onderhoud wegennet, realisatie

4

inkoopcategorie 2023 2024 10-Sociaal domein 143.450.165 175.541.632 8-GWW (aanleg en onderhoud), niet geb.ger. installaties 53.584.210 en openbare63.351.633 ruimten 7- Gebouwen en gebouwgerelateerde installaties 41.736.995 48.426.204 4- Flexibele arbeid 23.299.823 21.015.997 3- Automatisering en telecommunicatie 13.200.403 16.625.103 5-Advies en onderzoek (niet op basis van detachering) 11.338.811 13.517.915 9-Hulpverlening en openbare orde 6.555.157 3.936.406 2- Kantoorinrichting en benodigdheden 4.130.180 4.154.477 6- Vervoer, aandrijfsystemen, emballage 3.737.247 4.049.164 1- Personeelsgerelateerde zaken 3.498.108 4.229.775 Nog niet beoordeelde inkopen *1 4.320.424 6.256.510 Eindtotaal 308.851.525 361.104.816

ontwikkeling in € in % 32.091.466 22% 9.767.422 18% 6.689.209 16% -2.283.826 -10% 3.424.700 26% 2.179.104 19% -2.618.752 -40% 24.297 1% 311.917 8% 731.667 21% 1.936.086 45% 52.253.292 17%

De ontwikkelingen per domein zien we ook terug in de inkopen per inkoopcategorie

* dit betreft inkopen bij leveranciers kleiner dan € 15.000, waaraan nog geen inkooppakket is

(zie tabel hieronder). De stijging van de drie grootste inkoopcategorieën, komt overeen

gekoppeld.

met de stijging voor de drie grootste domeinen. Hieronder

volgt

een

toelichting

voor

de

ontwikkeling

van

de

overige

inkoopcategorieën. Voor de inkoopcategorie Flexibele arbeid zien we een verlaging,

KENGETALLEN AFDELING INKOOP •

In 2024 heeft afdeling inkoop 141 inkoopmeldingen ontvangen voor inkopen

dit wordt veroorzaakt door lagere inhuur van schaal 10 en hoger voor de domeinen

met een waarde van meer dan €25.000 (dit is een stijging van 24% ten

Fysiek

van

opzichte van 2023). Deze stijging komt onder andere doordat medewerkers

softwareapplicaties bij de Softwaremakelaar verklaard grotendeels de stijging voor de

afdeling Inkoop beter weten te vinden na aanleiding van hiervoor geleverde

inkoopcategorie Automatisering en telecommunicatie. Voor Hulpverlening en

inspanningen, zoals het werken met signaleringslijsten en het organiseren

openbare orde zien we een daling. De jaarlijkse bijdrage aan de Omgevingsdienst

van workshop “Grip op inkoop/ rechtmatigheid” voor budgethouders.

én

Dienstverlening,

Financiën

en

Bestuur.

Hogere

inkoop

Twente werd tot en met 2023 opgenomen als een inkoop. Het betreft echter een

•

In totaal zijn in 2024 115 procedures begeleid door afdeling Inkoop. Het

gemeenschappelijke bijdrage en behoort daarmee niet tot de beïnvloedbare inkopen.

betreft aanbestedingen die in voorbereiding zijn, reeds lopen of zijn afgerond

Dit is in 2024 gecorrigeerd en verklaard grotendeels de daling voor deze

gedurende het jaar 2024.

inkoopcategorie.

5

•

Van de 115 procedures zijn er 42 meervoudig onderhandse offerteaanvragen en 23 Europese aanbestedingen afgerond.

•

Naast Europese en meervoudig onderhandse offertetrajecten, zijn er ook enkelvoudig

onderhandse

trajecten

en

biedingsprocedures.

Biedingsprocedures hebben betrekking op de verkoop van gronden, het Didam arrest bepaalt dat overheden in deze gevallen de gelegenheid moeten bieden aan mogelijke gegadigden om mee te dingen.

6

2.MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD OPDRACHTGEVEN EN INKOPEN Het college heeft het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en

CIRCULAIR (INCLUSIEF BIOBASED)

Inkopen (Manifest MVOI) ondertekend. Dit manifest is bedoeld om de bijdrage

Circulaire inkoop speelt een cruciale rol in een circulaire economie. Dit houdt in dat er

aan de realisatie van beleidsdoelen te vergroten en gaat verder dan het

producten worden gekocht die weinig primaire grondstoffen bevatten en na gebruik

toepassen van minimumeisen. Hiermee vervangt het eerdere afspraken zoals

goed herbruikbaar zijn, ofwel als product, component of materiaal. Daarnaast is er

het uitgangspunt van 100% duurzaam inkopen op basis van minimumeisen.

aandacht voor preventief en correctief onderhoud en refurbishment van bestaande

Binnen het Manifest MVOI stellen wij zelf doelstellingen op, gebaseerd op onze

producten.

eigen ambities.

KETENVERANTWOORDELIJKHEID (INTERNATIONALE SOCIALE VOORWAARDEN)

Het Manifest MVOI richt zich op zes thema’s die wij als gemeente expliciet meenemen in onze inkoopprocessen. Door middel van het Manifest MVOI geven wij als gemeente concrete invulling aan deze thema’s en voldoen we aan bestuurlijke

afspraken,

zoals

die

in

het

Klimaatakkoord,

het

Grondstoffenakkoord en de Wet Banenafspraak.

KLIMAAT Bij klimaatbewust inkopen draait het om het verminderen van CO2-uitstoot en andere

Veel overheidsinkopen komen uit productielanden waar hongerlonen, moderne slavernij, kinderarbeid en discriminatie kan voorkomen. Door inkoop kunnen bedrijven gestimuleerd worden om hun ketenverantwoordelijkheid te nemen. Zowel bedrijven als de publieke sector kunnen sociale misstanden tegengaan door internationale sociale voorwaarden (ISV) toe te passen. Dit bevordert internationale arbeidsnormen en goede arbeidsomstandigheden.

broeikasgassen. Dit draagt bij aan energiebesparing en de overgang naar duurzame

DIVERSITEIT EN INCLUSIE

energiebronnen.

Diversiteit in een organisatie gaat over de variatie aan mensen, terwijl inclusie draait om het optimaal benutten en waarderen van diverse talenten. Door divers en inclusief

7

in te kopen, kan gemeente Enschede het beste uit de markt halen. Samenwerking met

MILIEU (INCLUSIEF BIODIVERSITEIT)

verschillende mensen bevordert innovatie en leidt tot verbeterde producten en

Inkoop kan bijdragen aan een beter milieu door milieuverontreiniging tegen te gaan en

diensten.

de leefomgeving en biodiversiteit te beschermen. Dit omvat het gebruik van duurzame materialen en grondstoffen, verantwoord water- en bodemgebruik, en natuurinclusief

In teams met diverse samenstelling, waarin ruimte is voor verschillende perspectieven

inkopen.

en ervaringen, verbetert de besluitvorming, betrokkenheid, aanpassingsvermogen en creativiteit. Voor het oplossen van maatschappelijke vraagstukken is het cruciaal om

GOUDEN AANBESTEDINGEN

te begrijpen wat er speelt in de samenleving. Op die manier sluiten producten en

Gouden Aanbestedingen zijn een nieuwe aanpak binnen onze afdeling Inkoop om

diensten beter aan bij diverse behoeften. Om diverse medewerkers binnen een

duurzame en maatschappelijk verantwoorde inkoop te stimuleren. Hierbij worden

organisatie te ondersteunen, zijn aanvullende maatregelen nodig, zoals toegankelijke

aanbestedingen geselecteerd vanwege hun potentieel om positieve impact te

communicatie, openbare ruimtes en eventuele aanpassingen op de werkplek. Een

genereren op het gebied van de MVOI-thema’s. Vanwege dit potentieel willen we aan

uitgebreid netwerk vergemakkelijkt het werven van personeel, maakt het proces

dergelijke aanbestedingen extra inzet besteden vanuit inkoop. Het uiteindelijke doel is

sneller en kostenefficiënter. Een inclusieve organisatiecultuur vermindert bovendien

om heldere en meetbare duurzaamheidsdoelen op te nemen in de aanbesteding. Dit

het verloop van talent.

helpt ons om uit te komen bij die leveranciers die onze MVOI-ambities delen en ondersteunen. Op deze manier willen we de samenwerking bevorderen tussen

SOCIAL RETURN Social

return

is

een

overheid en bedrijfsleven, waarbij beide partijen actief bijdragen aan verduurzaming. methode

om

arbeidsparticipatie

te

bevorderen

en

werkgelegenheid te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Bij het

De mate waarin het lukt om duurzaamheiddoelen op te nemen hangt uiteindelijk af van de keuzes die de opdrachtgever maakt.

verstrekken van opdrachten worden opdrachtnemers gestimuleerd of verplicht om een sociale bijdrage te leveren en kwetsbare groepen een kans te geven. De

TENDERBOARD

maatschappelijke meerwaarde kan door opdrachtnemers op verschillende manieren

Om deze thema’s voldoende aandacht te geven in onze inkooptrajecten wordt in

worden ingevuld.

Enschede sinds lange tijd gewerkt met een tenderboard. In de tenderboard organiseren we specifieke deskundigheid op deze thema’s voor inkooptrajecten door het bijeen brengen van interne en externe deskundigheid. In 2024 is een nieuwe

8

werkwijze geïntroduceerd. Dit houdt in dat de Tenderboard geen advies meer geeft per individuele aanbesteding, maar gaat werken volgens een thematische aanpak.

De komende jaren moeten diverse innovaties plaatsvinden om de landelijke,

Deze werkwijze wordt in 2025 verder uitgewerkt en geïmplementeerd. De tenderboard

gemeentelijke en de programmadoelstellingen te behalen. Daarbij kan onderscheid

adviseert daarnaast op het gebied van weging en prioritering bij conflicterende

gemaakt worden tussen productinnovaties, procesinnovaties, economische en sociale

doelstellingen. Het kan namelijk voorkomen dat doelen tegenstrijdig zijn ten opzichte

innovatie. Om de doelstellingen van 2030 en 2050 te kunnen bereiken, moeten

van elkaar. Dit kan gaan over de maatschappelijke doelen onderling, maar ook ten

opdrachtgever (overheid) en opdrachtnemer (markt) meer en beter gaan

opzichte van de kwaliteit of doelmatigheid.

samenwerken. De gebruikelijke wijze van aanbesteden zorgt ervoor dat de samenwerkingen, vanwege de projectmatige aanpak, te kort-cyclisch zijn. Dit is de

De tenderboard wordt voorgezeten door één van de directieleden en wordt aangevuld

reden dat gekozen wordt voor een meerjarige programmatische aanpak. Gemeente

met de portefeuillehouder inkoop en specifieke deskundigheid uit de organisatie. De

Enschede en gemeente Losser willen de komende jaren samen optrekken voor het

tenderboard komt vier maal per jaar bij elkaar.

onderhoud en het aanjagen van ontwikkelingen. Eén van de eerste opgaves waar dit wordt gehanteerd is dit programma met betrekking tot het asfaltonderhoud.

AANBESTEDING GROOT ONDERHOUD ASFALTWEGEN GEMEENTEN ENSCHEDE EN LOSSER

De inschrijvers zijn uitgedaagd om in te

Een mooi voorbeeld van maatschappelijk verantwoord inkopen is de in 2024

schrijven met een beoogde aanpak ten

afgeronde aanbesteding voor ‘Groot onderhoud van Asfaltwegen’ voor de gemeente

aanzien van ontwikkelen en innoveren

Enschede en gemeente Losser.

binnen dit programma met betrekking tot het

behalen

van

de

Gemeente Enschede en gemeente Losser willen de komende jaren de focus leggen

doelstellingen/ambities.

op het behalen van de doelstellingen die zij hebben ten aanzien van klimaat, milieu en

gunningscriterium woog samen met het

natuur. Beide gemeenten hebben eigen organisatiedoelstellingen, die deels zijn

onderdeel

afgeleid van de landelijke doelstellingen voor 2030 en 2050 op deze thema’s. Naast

assetmanagement’

de landelijke doelstellingen is er gekeken naar de eigen beleidsdoelstellingen van

Hiermee zijn de inschrijvers uitgedaagd

‘Data het

Dit gedreven zwaarst

mee.

zowel gemeente Enschede als Losser.

9

om met duurzame en innovatieve oplossingen te komen. Een initiatief dat is ontstaan uit deze aanbesteding, is het project “Wegverlegggers”. Dit is een initiatief tussen gemeente Enschede, gemeente Losser en twee commerciële partijen waarbij zij samen werken aan slimme en duurzame wegen. Samen streven zij naar veilige en klimaat neutrale wegen. Samenwerking staat centraal. Door kennis, innovaties en expertise te delen, maken zij impact en versterken elkaar.

10

TOEPASSING VAN MVOI-THEMA'S IN AANBESTEDINGEN 2024

minimumeisen of gunningscriteria. Op basis van inkoopvolume is dit in 100% van de aanbestedingen één of meerdere MVOI-thema toegepast.

Voor alle thema’s zijn de behaalde resultaten hieronder algemeen en daarna per

In totaal gaat het om 46 aanbestedingen. Dit zijn aanbestedingen van de gemeente

thema verder uitgewerkt.

Enschede die afdeling Inkoop heeft begeleid én waarbij het hele aanbestedingsproces is afgerond.

Om inzicht te verkrijgen in de toepassing van MVOI-thema's bij inkoopactiviteiten van de gemeente Enschede, maken we gebruik van de MVI-zelfevaluatietool. Dit is een hulpmiddel om inzicht te krijgen in hoeverre we binnen de gemeente Enschede de MVOI-thema's toepassen in onze aanbestedingen.

Voor de MVOI-thema’s geldt dat deze thema’s vooral goed kunnen worden ingezet bij leveringen en werken en in mindere mate bij de inkoop van diensten. Wanneer specifiek wordt gekeken in hoeverre de MVOI-thema’s zijn toegepast bij In 2024 zijn bij 98% van de afgeronde aanbestedingen één of meerdere thema’s van

aanbestedingen van leveringen en werken, ontstaat het volgende beeld:

Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtengeven en Inkopen toegepast in de vorm van

11

geïnvesteerd tijdens het inkoopproces, zien we dus terug in de uiteindelijke aanbesteding. Het is gebruikelijk om MVOI-thema's te integreren in aanbestedingen waarbij afdeling Inkoop betrokken is, inclusief Europese aanbestedingen en complexere meervoudig onderhandse trajecten. Hierbij moet worden opgemerkt dat afdeling inkoop een beperkte regie heeft in hoeverre deze thema’s worden opgenomen. Inkoop fungeert als trekker om deze thema’s toe te passen in onze aanbestedingen, zodat er meer duurzaam wordt ingekocht. Maar hierbij zijn we als afdeling Inkoop sterk afhankelijk van de opdrachtgever van de aanbesteding. In gevallen waar de afdeling Inkoop geen leidende rol speelt, ligt de verantwoordelijkheid bij de betrokken afdelingen zelf. Voor inkooptransacties vanaf € 25.000,- wordt een inkoopadvies verstrekt, waarbij rekening wordt gehouden met de MVOI-thema's.

SOCIAL RETURN Social Return on investment (SROI) is één van de speerpunten van het actieplan Maatschappelijk verantwoord Inkopen en Opdrachtgeven. We werken al vanaf 2016 met een eenduidig SROI-beleid. Voor alle opdrachten boven de € 100.000,- geldt een SROI-verplichting. In Oost Nederland kennen we het convenant Uniformering Social Return. Veel convenantpartners zijn gemeenten en provincies. In Twente hebben inmiddels drie niet zijnde overheidsorganisaties ook het convenant ondertekend, te We constateren een duidelijke groei in het toepassen van verschillende MVOI-thema's vergeleken met voorgaand jaar. De extra aandacht en tijd die hierin wordt

weten woningcorporaties Domijn en De Woonplaats en de Universiteit Twente. Een eenduidig Social Return beleid werkt goed voor opdrachtnemers.

12

Kandidaten met afstand tot de arbeidsmarkt

2023

2024

Door de krapte op de arbeidsmarkt wordt er door opdrachtnemers meer gekeken naar

Totaal aantal geplaatste kandidaten op Enschedese opdrachten

52

70

Sociale Inkoop en MVO-activiteiten. Voor Sociale Inkoop is er het kennisplatform

Waarvan kandidaten uit Enschede

16

15

Impact Oost. Impact Oost is er voor alle impact ondernemers en inkopers in Oost Nederland. Alle informatie over SROI is te vinden op dit kennisplatform De bestaande en de nieuw overeengekomen SROI-verplichtingen hebben in 2024 geleid tot de onderstaande resultaten voor Enschede. Maatstaf

2023

2024

€ 193.351.633

€ 226.774.352

Gemiddeld SROI percentage

3%

3%

Te realiseren SROI waarde

€ 5.016.892

€ 6.177.968

Gerealiseerde SROI waarde

€ 3.507.467

€ 5.280.698

Nog te realiseren SROI waarde *1

€ 1.509.425

€ 897.270

Inkoop bij Sociale Ondernemingen *2

€ 81.885

€ 256.547

Inkoopwaarde totaal met SROI verplichting

*1 De nog te realiseren waarde wordt niet in het eerste contractjaar ingevuld omdat veel contracten een langere doorlooptijd hebben. Het staat de opdrachtnemer vrij om de Social Return waarde in te vullen binnen de gehele contractduur *2 Inkoop bij sociale ondernemingen is een nieuwe optie als invullingsmogelijkheid voor SROI door een leverancier. In 2024 is van deze mogelijkheid meer gebruik gemaakt, dit mede gezien de krapte op de arbeidsmarkt.

13

3.ECONOMISCHE UITGANGSPUNTEN Afdeling Inkoop van gemeente Enschede heeft oog voor de markt, haar

•

Het toestaan van combinaties en onderaanneming.

ondernemers

voor

•

Het verminderen van administratieve lasten en drempels.

samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met

•

Het voorkomen van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

en

samenwerking

bij

inkopen.

Dit

geldt

zowel

andere gemeenten of aanbestedende diensten. Door deze maatregelen draagt het inkoopbeleid bij aan een eerlijke, toegankelijke

REGIONAAL ONDERNEMERSCHAP

markt waarin ook kleinere ondernemers volwaardig kunnen meedingen naar

“74% VAN DE INKOPEN VINDT PLAATS BIJ LOKALE EN REGIONALE

opdrachten.

ONDERNEMERS” Bij een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure worden minimaal 3 en Het stimuleren van de regionale economie is één van de speerpunten die zijn

maximaal 5 bedrijven uitgenodigd. Als er lokale of regionale ondernemingen in

vastgelegd in het gezamenlijke regionale inkoopbeleid. Wanneer een enkelvoudige

aanmerking komen, dan nodigen we minimaal twee van hen uit om deel te nemen aan

inkoop en/of een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure volgens de

de aanbestedingsprocedure. Hierbij wordt, daar waar mogelijk, rekening gehouden

aanbestedingsregels is toegestaan, wordt rekening gehouden met de lokale/regionale

met ondernemingen die in het bezit zijn van het Werkpakt keurmerk.

economie en lokale/ regionale ondernemers. Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. In het inkoopbeleid wordt wel het belang onderkent van

Procentueel zien we een lichte daling (van 76% naar 74%) voor inkopen bij lokale en

het midden- en kleinbedrijf (MKB) en startende ondernemers binnen ons grondgebied.

regionale ondernemers. Echter, het totaal inkoopvolume bij deze leveranciers is

Daarom wordt in het inkoopbeleid actief gestuurd op het creëren van toegankelijkheid

toegenomen met 33 miljoen en bedraagt in totaal Euro 268 miljoen in 2024. Doordat

en eerlijke kansen voor deze groepen.

inkopen uit het Sociaal Domein via een andere softwaretool lopen, zijn er voor een deel van deze leveranciers geen gegevens beschikbaar over de locatie van deze

We proberen deelname van MKB-ondernemingen te bevorderen door: •

leveranciers. Deze hebben de omschrijving onbekend in onderstaande grafiek.

Het opdelen van opdrachten in percelen binnen aanbestedingen.

14

Opdrachten zoveel mogelijk in (bij voorkeur kleinere) percelen te verdelen. Het aangaan van combinaties en onderaanneming toe te staan. Onnodig zware selectie- en gunningscriteria te voorkomen. REGIO Lokaal Regio Twente Niet regionaal Buitenland onbekend Eindtotaal

INKOOPVOLUME 161.526.947 106.209.186 89.981.017 521.455 2.866.211 361.104.816

ALS % 45% 29% 25% 0% 1% 100%

AANTAL LEVERANCIERS 1.480 978 1.796 51 48 4.353

ALS % 34% 22% 41% 1% 1% 100%

In bovenstaande grafiek wordt de inkoop van producten en diensten bij een aantal

WERKPAKT KEURMERK

makelaars als niet-regionaal geregistreerd, omdat de makelaar zelf niet regionaal is

De gemeente Enschede heeft het Werkpakt keurmerk voor werkgevers die, samen

gevestigd.

van

met de gemeente en andere partners, aantoonbaar bijdragen aan duurzame

softwareapplicaties bij de softwaremakelaar. Eerder onderzoek bij de inzet van

oplossingen voor werkzoekenden en daarbij optreden als ambassadeur en betrokken

personeel laat echter wel zien, dat binnen de top 15 van leveranciers, 8 leveranciers

partner. In 2024 is er een Werkpakt bijeenkomst gehouden, de keurmerken zijn

zowel landelijk als regionaal gevestigd zijn. De inzet van een makelaar betekent dus

uitgereikt. Deze vond plaats bij Polaroid. Tijdens de bijeenkomst wordt altijd aandacht

niet per definitie dat regionale leveranciers niet meer aan bod komen.

gegeven aan arbeidsparticipatie en is er een rondleiding in het bedrijf van de

De toegang van het MKB is naast de al bestaande werkwijze verbeterd door onder

organiserende keurmerkhouder. Eind 2024 beschikten 36 ondernemers over een

andere een aanpassing in het inkoopbeleid. Voor de inkoop van civiel– en

Werkpakt keurmerk.

Bijvoorbeeld

inhuur

specialistisch

personeel

of

aanschaf

cultuurtechnische werken (alle werken kleiner dan 3 miljoen euro) worden bij meervoudig onderhandse aanbestedingen altijd twee regionale ondernemingen uitgenodigd voor deelname. Hierdoor hebben regionale ondernemingen een grotere kans op deelname aan de aanbesteding. Aandachtspunten die we waar mogelijk toepassen zijn:

15

IKBINDR In navolging van de gehouden estafette in 2023 zijn nagenoeg alle keurmerkhouders in 2024 IKBINDR ambassadeur geworden. Het lidmaatschap van IKBINDR Zakelijk stelt werkgevers in staat bij te dragen aan een positieve leercultuur en de scholing van mensen, maximaal tot en met MBO-niveau 4. Met IKBINDR verbinden, motiveren en enthousiasmeren we inwoners, werkgevers, onderwijs en overheid in Twente onderling, om samen te werken en te investeren in Leven Lang Ontwikkelen.

16

4. RECHTMATIGHEID, JURIDISCHE UITGANGSPUNTEN Vanaf verslagjaar 2021 moet gemeente Enschede een rechtmatigheids-

In 2023 zijn geen nieuwe overtredingen van de EU-aanbestedingsrichtlijnen

verantwoording

waargenomen door de accountant. Echter, er was wel sprake van een doorloop van

opnemen

in

de

jaarrekening.

Hiermee

leggen

wij

verantwoording af over de naleving van de regels voor het financiële reilen en

onrechtmatigheden uit het boekjaar 2022. De doorloopfout in 2023 als gevolg van

zeilen in de organisatie. Dit houdt in dat alle financiële beheershandelingen zijn

deze onrechtmatigheden bedraagt € 1,1 miljoen (in 2022 was het € 2,9 miljoen).

verricht in overeenstemming met (externe en interne) wet- en regelgeving. In de volgende twee paragrafen wordt toegelicht welke aanvullende acties in 2024

INTERNE CONTROLE

ondernomen zijn in de ambtelijke organisatie om deze risico’s te reduceren. Dat

Sinds 2018 adviseert de accountant in het proces van inkoop en aanbestedingen

neemt niet weg dat rechtmatigheid van inkopen binnen onze gemeente momenteel

adequate preventieve interne beheersmaatregelen op te nemen in plaats van

onvoldoende is geborgd en vraagt om actie. Dit komt vooral door onvoldoende

uitsluitend achteraf een interne controle uit te voeren op juiste naleving van de interne

kennis van regelgeving en versnipperde uitvoering. Structurele verbetering is

en externe aanbestedingsrichtlijnen middels een spendanalyse om het risico op een

noodzakelijk om grip te krijgen op het inkoopproces en te voldoen aan wettelijke

onrechtmatige aanbesteding te mitigeren.

verplichtingen. De noodzakelijke verbetermaatregelen zijn momenteel in voorbereiding.

De meeste inkopen vinden decentraal op de vakafdelingen plaats. Afdeling inkoop controleert deze inkopen en de inkopen die zij begeleidt, achteraf door middel van een

VERGROTEN INTERNE BEHEERSING

steekproef om te bepalen of de inkopen en aanbestedingen rechtmatig hebben

Voorgaande jaren

plaatsgevonden. Afdeling inkoop rapporteert hierover aan de afdeling verbijzonderde

Vanaf september 2023 heeft de afdeling Inkoop in samenwerking met de Enschedese

interne controle (VIC). Voor 2024 zijn de werkzaamheden nog niet afgerond op

academie de workshop ‘Grip op Inkoop/rechtmatigheid georganiseerd. Deze

moment van schrijven van dit jaarverslag. Het VIC brengt een rapportage van

workshop is speciaal ontwikkeld voor alle budgethouders binnen gemeente Enschede.

bevindingen uit over alle bevindingen m.b.t. rechtmatigheid in gemeente Enschede.

Budgethouders krijgen te maken met onze aanbestedingsregels. Omdat wij als gemeente rechtmatig en doelmatig in willen en moeten kopen, betekent dit dat zij

17

moeten weten wat deze regels zijn en hoe het proces binnen onze organisatie daarop is ingericht. Tijdens de workshop is er o.a. ingegaan op de gewijzigde

CONCERNBREED CONTRACTMANAGEMENT

aanbestedingswet, ons inkoopbeleid en het inkoopproces dat daarbij hoort. Ook is de

Vorig jaar hebben wij u geïnformeerd over de voortgang met betrekking tot de

afdeling Inkoop sindsdien gestart met het delen van een signaleringslijst om risico’s

implementatie van het contractmanagementsysteem. In 2024 is dit systeem

omtrent juridische rechtmatigheid vroegtijdig te signaleren, te beperken en de

gemeentebreed geïmplementeerd. Daarmee is er een einde gekomen aan de

beheersing ervan te optimaliseren. De afdeling Inkoop zag na de workshop een

versnippering rondom de registratie van contracten. Dit maakt dat de gemeente beter

toename in het aantal vragen en in de bewustwording.

in staat is de inkoopvraag beter te voorspellen. Daar draagt dit bij een de grip op rechtmatigheid. In 2025 wordt verder gewerkt aan de uitrol van de gemeentebrede

BEHEERSING VANUIT GEAUTOMATISEERDE SYSTEMEN

werkwijze rondom contractmanagement, met name voor dat deel van de taken waarbij

Voorgaande jaren

voor een gedeconcentreerde werkwijze is gekozen.

De implementatie van een Purchase-to-Pay (P2P) oplossing is in 2021 stopgezet. De noodzaak tot een dergelijke oplossing blijft wel bestaan. In 2023 is gewerkt aan de

INTEGRITEIT

intakemodule, waarbij het eerste deel van het inkoopproces (inkoopmelding en

Klachten

inkoopadvies) is geautomatiseerd.

Bij het Twents klachtenmeldpunt en daarmee de klachtencommissie, zijn in 2024 geen klachten

Vervolg in 2024

binnengekomen

met

betrekking

tot

integriteitskwesties

in

aanbestedingstrajecten in Enschede.

De implementatie van de geautomatiseerde inkoopmeldingen- en adviezen heeft in 2024 plaatsgevonden. Het project voor de implementatie van concern breed

Bibob toets

contractmanagement en -beheer is in 2024 voortgezet en de eerste fase is afgerond.

Integriteit geldt bij elke vorm van inkoop. Het gaat daarom niet alleen om het handelen

Vanuit financiën is het project ter vervanging van het financiële applicatielandschap

van de gemeente zelf, ook het integer handelen van onze leveranciers is belangrijk.

opgestart. De inkoop- en contractmanagementprocessen (zoals P2P) hierin

Om ook aan de voorkant leveranciers beter te screenen is sinds 2023 samenwerking

meegenomen. Inkoop is actief betrokken bij het opzetten van deze aanbesteding. Al

gezocht met de afdeling Bibob. Bij diverse aanbestedingen maakt Bibob inmiddels

deze systemen dragen bij aan een betere beheersing van de rechtmatigheid bij

onderdeel uit van de procedure. In de Beleidsregel Wet Bibob gemeente Enschede

inkopen.

2019 hebben we vastgelegd wanneer we een Bibob-onderzoek uitvoeren. Dit doen we

18

in beginsel bij de branches: bouw, milieu, ICT, vervoer, beveiliging/veiligheid en openbare orde. Verder verwijzen wij in ons Bibob-beleid ook naar risico-categorieën die wij als risicovol hebben aangewezen. Een greep uit deze lijst zijn o.a.: zorgbureaus, kinderdagverblijven, horeca-inrichtingen, vakantie- en recreatieparken en campings, recyclingbedrijven en bedrijven in autobanden. De volgende overwegingen hebben ten grondslag gelegen aan het aanwijzen van de categorieën: •

Kwetsbaarheid voor criminele infiltratie (criminogeniteit) van bepaalde sectoren;

•

landelijke en lokale ervaringen met het toepassen van het Bibobinstrumentarium bij die categorieën;

•

grootschalig gebruik van z.g. cash-geld, waardoor zij extra bevattelijk zijn voor invloeden vanuit criminele organisaties voor z.g. "witwaspraktijken";

•

laagdrempelige toetreding tot een sector, met name geringe functie-eisen en/of lage benodigde investeringen;

In totaal heeft de afdeling Bibob 33 Bibob-onderzoeken uitgevoerd. De meeste aanbestedingen vielen onder de branches bouw en milieu. Er zijn echter ook Bibobonderzoeken uitgevoerd op de terreinen (jeugd)zorg, beveiliging, externe inhuur en bewerken van het archief. De keuze om deze aanbestedingen te onderwerpen aan een Bibob-toets is gelegen in de gevoeligheid van de opdracht (toegang tot veel interne informatie). In 2 dossiers hebben wij advies opgevraagd bij het Landelijk Bureau Bibob

19

5. ONTWIKKELINGEN Onderstaand zijn de ontwikkelingen beschreven voor inkoop 2024 beschreven.

LUNCH & LEARNS

afgeworpen, in september van datzelfde jaar zijn er 5 inkooptrainees begonnen. In september 2023 is het inkooptraineeship van start gegaan, een programma dat loopt tot en met augustus 2025. Vijf enthousiaste trainees ontwikkelen zich in deze periode

Sinds een aantal jaren organiseert de Inkoopafdeling regelmatig Lunch & Learn

tot volwaardige inkoopprofessionals. De trainees doorlopen elk drie fases van acht

bijeenkomsten. Deze sessies duren slechts 30 minuten en zijn zoveel mogelijk

maanden bij de vijf aangesloten publieke organisaties in Twente, waaronder

interactief van aard. Tijdens deze bijeenkomsten delen we onze kennis en inzichten

momenteel de gemeente Enschede.

over inkoop en aanbestedingen met onze collega's binnen de organisatie. Het hoofddoel van deze sessies is om op een informele manier begrip en kennis over het inkoopproces te vergroten. In 2024 hebben we de volgende onderwerpen behandeld: •

Intakemodule: Tijdens deze Lunch & Learn bespraken we de nieuwe werkwijze voor het doen van een inkoopmeldingen en het ontvangen van inkoopadviezen. Dit proces is geautomatiseerd en tijdens deze Lunch en Learn hebben we laten zien hoe deze module werkt.

•

Opdrachtverlening: Deze Lunch en Learn is samen met Finance & Control georganiseerd, tijdens deze sessie bespraken we de processen van inkoop, opdrachtverlening en verplichtingenadministratie. "Met z’n vijven maken we in deze twee jaar een bijzondere reis mee, wat ons echt

TRAINEESHIP

verbindt," zegt Maite Sprakel, trainee bij gemeente Enschede. Die band groeit niet

In het 2-jarig traineeship Inkoop van de gemeente Enschede, Hengelo, Universiteit

alleen tijdens de lessen en cursussen, maar ook daarbuiten. Samen uit eten, een

Twente, Hogeschool Saxion en waterschap Vechtstromen ontwikkelen jonge

avondje stappen of zelfs meedoen aan een volleybaltoernooi – het maakt deze

professionals zich tot inkoper. De wervingscampagne heeft in 2023 zijn vruchten

ervaring extra waardevol.”

20

INZET VAN PARTIJEN

INKOOPCAPACITEIT

BIJ

VERBONDEN

Verschillende verbonden partijen, doen herhaaldelijk een beroep op de kennis, expertise en capaciteit van de afdeling Inkoop van de gemeente Enschede. We hebben de strategisch keuze gemaakt om met ingang van 2024 enkel nog structurele inzet te leveren. Wij zijn gestopt met het leveren van incidentele inzet aan verbonden partijen. Hierdoor streven we naar een verbeterde kwaliteit bij (gedelegeerde) inkoopprocessen en kan worden gestuurd op de maatschappelijke ambities van gemeente Enschede. Dit zorgt er daarnaast voor dat er ook structurele formatie kan worden aangetrokken voor deze taken wat ruimte biedt voor jong talent. In 2024 hebben wij structurele inkoopondersteuning geleverd aan Sportaal

21

Teksten afdeling Inkoop Datum maart 2025 Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend 22