Informatieprotocol

Informatieprotocol proces azc Parkweg Protocol ten behoeve van de informatieverstrekking aan de (leden van de) gemeenteraad van Enschede over documenten die onderdeel zijn van of ten grondslag liggen aan de besluitvorming in het kader van de realisatie en het beheer van het azc Parkweg. 1. Het college verstrekt - gelet op de bepalingen van de Gemeentewet (artikel 169) - aan het raadslid alle inlichtingen die hij nodig heeft voor de uitoefening van zijn (controlerende) taak; dit leidt alleen tot een uitzondering als het verstrekken van de gevraagde informatie in strijd is met het openbaar belang. Het college is zich er van bewust dat het begrip openbaar belang restrictief moet worden uitgelegd; er moeten zwaarwegende belangen in het geding zijn om de raad informatie te weigeren. 2. De informatie wordt verstrekt overeenkomstig de door raad en college in 2023 vastgestelde Leidraad informatievoorziening en betreft zowel de passieve informatieplicht als de actieve informatieplicht van het college. 3.

Indien het college van oordeel is dat sprake is van informatie die – bijvoorbeeld omdat het een onderdeel uitmaakt van een lopend onderhandelingstraject of omdat het om informatie gaat die bij openbaarwording de economische belangen of bepaalde aspecten van de openbare orde of veiligheid van de gemeente kan schaden – als vertrouwelijk of geheim moet worden gekwalificeerd vindt verstrekking van die informatie op een andere wijze dan onder 2 aangegeven plaats. Het college kan in zo’n situatie gebruik maken van de mogelijkheid om geheimhouding op te leggen op grond van artikel 88 van de Gemeentewet. 4. In aanvulling op de in bijlage 1 aangegeven informatiemomenten zal het college daarnaast de raad actief informeren indien het gaat om relevante informatie in dit dossier die de raad voor zijn functioneren, vanuit de daarbij te onderscheiden rollen, nodig heeft. Dat speelt in het bijzonder als voor besluitvorming in het college geen door de raad vastgestelde kaders aanwezig zijn, de vastgestelde kaders geraakt worden (bv afwijkingen, ook van proces) of (substantiële) financiële, maatschappelijke of juridische risico's optreden of kunnen optreden. 5. Het college draagt zorg voor een up-to-date procesplanning rondom dit project alsmede rondom een steeds geactualiseerde en concrete communicatiekalender. De commissieleden kunnen deze beide continue volgen via ibabs.

De documenten worden tenzij geheim openbaar ontsloten. Dit geldt tevens voor alle overige schriftelijke informatie die het college periodiek en incidenteel aan de (stadsdeel)commissie verschaft, tenzij geheimhouding geboden is (zie bij 3). 6. Leden van de gemeenteraad kunnen ambtelijk voor informatie over de azc-locatie Parkweg terecht bij één van de directieleden en/of de programmamanager opvang vluchtelingen. 7. In kwartaal 1 van 2024 wordt de raad geïnformeerd over de wijze waarop het college de eventuele zienswijze van de raad op de inpassing gevolg geeft. 8. De raad wordt periodiek door het college geïnformeerd via een kwartaalrapportage. In deze rapportage wordt de voortgang gemeld, afwijkingen verklaard, en wordt kort toegelicht hoe

de kwaliteit van het proces en van het resultaat wordt beoordeeld. Ook gaat de kwartaalrapportage in voorkomende gevallen in op aan het college uitgebrachte adviezen van de zgn. omgevingsbeheergroep voor zover dit in het kader van dit protocol relevant is. Er wordt gestreefd naar één informatieve (technische) bijeenkomst per kwartaal voor raadsleden, waarbij met name de technische aspecten van het proces kunnen worden toegelicht.

Vastgesteld door burgemeester en wethouders van Enschede op: de loco-secretaris,

de burgemeester,

E.A. Smit

R.W. Bleker

Vastgesteld door de gemeenteraad op:

De griffier,

de voorzitter,

R.M. Jongedijk

R.W. Bleker