Griffiehuis - Raadsgriffie Enschede 2024 def

3. 4.

De griffier voert periodiek overleg met de gemeentelijke accountant over onder andere de controle op de jaarrekening. De griffier voert periodiek overleg met de raadsvoorzitter en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter en voor zover nodig met het Presidium over het bestuurlijk besluitvormingsproces en over de huishouding van de raad. De griffier vertegenwoordigt de gemeenteraad in in- en externe overlegsituaties. De griffier zet zich in om de toezichthoudende rol van de gemeenteraad richting gemeenschappelijke regelingen te versterken.

Arbeidsovereenkomsten en leidinggeven 1.

De ‘arbeidsvoorwaardenregeling Enschede’, alsmede toekomstig door de gemeentesecretaris vastgestelde wijzigingen van de arbeidsvoorwaarden en CAO zijn overeenkomstig van toepassing op de op de griffie werkzame ambtenaren. Indien de griffier van oordeel is dat toepassing daarvan een ongewenste of onredelijke situatie oplevert, kan de griffier na overleg met de personeelsvertegenwoordiging en werkgeverscommissie besluiten hiervan af te wijken

29

FUNCTIEHUIS RAADSGRIFFIE GEMEENTERAAD ENSCHEDE 2024 2.

3.

4.

De griffier is verantwoordelijk voor het bedrijfsmatig functioneren van de griffie en pleegt voor een goede gezamenlijke bedrijfsvoering van de gemeente periodiek overleg met de gemeentesecretaris. De griffier bevordert de bedrijfsvoering van de griffie en bevordert de duale bedrijfsvoering binnen de gemeente. Hij of zij ontvangt ambtelijke bijstand van faciliterende afdelingen zoals HR, ICT, financiën en facilitair. Hij of zij pleegt hierover overleg met de gemeentesecretaris. De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, bevordert een gezonde financiële huishouding. Daartoe beheert, bewaakt en rapporteert de griffier over de werkbudgetten van de gemeenteraad en griffie en verzorgt hij het contractbeheer met in- en externe partijen, leveranciers en belanghebbenden.

Bestuurlijk en ambtelijk overleg 1.

De griffier en de gemeentesecretaris hebben periodiek overleg over het beleid ten aanzien van HRM en organisatieontwikkeling, gemeentelijke communicatie- en participatiebeleid, de kwaliteit van de (bestuurlijke) informatievoorziening, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college.

Agendering 1.

2. 3.

De griffier ondersteunt het presidium, het klein presidium of andere door de raad in te stellen commissies bij het opstellen van de voorlopige agenda van vergaderingen van de raadscommissies en de raadsinformatiebijeenkomsten. De griffier adviseert het presidium en het klein presidium of een ingediend voorstel rijp is voor agendering in de raad en controleert daartoe de voorstellen van de raad. De griffier ondersteunt en adviseert het Presidium en het Klein Presidium ten aanzien van de (strategische) raadsplanning.

Bestuurlijke besluitvorming 1. 2.

3.

4.

5.

De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen. De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de burgemeester aan de raad. In dat kader coördineert de griffier de stukkenstroom tussen gemeenteraad, commissie(s)en andere overleggremia en bewaakt hij de termijnen met betrekking tot het aanleveren van informatie. De griffier toetst de door het college aan de raad voorgelegde voorstellen, brieven en overige informatie aan de door of namens de raad vastgestelde kaders, richtlijnen en overige (werk)afspraken en beziet daarbij tevens of aan alle voor de raad relevante aspecten voldoende aandacht is besteed, zodat de raad zo goed mogelijk in staat wordt gesteld zijn kaderstellende en controlerende rol te vervullen. De griffier onderneemt nadere actie wanneer de hiervoor bedoelde toetsing daartoe aanleiding geeft. Hij zendt stukken - indien nodig - voor aanvulling en correctie retour. De griffier bewaakt samen met de (bestuursadviseurs van de) concernstaf de afdoening van aangenomen moties en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.

Daartoe monitort de griffier het nakomen van toezeggingen aan de gemeenteraad en bewaakt de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, voorstellen en vragen van de gemeenteraad. De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van gemeenteraadsleden ten behoeve van een efficiënte, effectieve en kwalitatieve besluitvorming.

30

FUNCTIEHUIS RAADSGRIFFIE GEMEENTERAAD ENSCHEDE 2024 6.

De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad. 7. De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en zorgt voor de optimale inrichting en beheer van het informatiemanagement. 8. De griffier ondersteunt de raadsvoorzitter en de commissievoorzitters bij de voorbereiding en het verloop van bijeenkomsten en vergaderingen. 9. De griffier regelt de (digitale) verslaglegging van vergaderingen van gemeenteraad, commissies, Presidium en andere door de raad ingestelde werkgroepen of commissies. 10. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad en vergaderingen van (Klein) Presidium, bij raadsonderzoeks- en enquêtecommissies en expliciet door de raad daartoe aangewezen (werk) groepen/commissies/organen. Communicatie, voorlichting en contact met de stad 1. 2. 3.

4. 5. 6. 7. 8. 9.

De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de raad. De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzage legging van raadsbesluiten en de agenda's en verslagen van vergaderingen van de raad en de raadscommissies. De griffier ondersteunt de raad in het opbouwen en onderhouden van verbindingen met inwoners en organisaties van de gemeente Enschede, en draagt, op verzoek van de raad, zorg voor de organisatie van bijeenkomsten ter ondersteuning daarvan. De griffier ontwikkelt de huisstijl en draagt zorg voor de implementatie en bewaking hiervan; De griffier voert de eindredactie over de informatie van de gemeenteraad en commissies in de lokale huis-aan huiskrant, intranet en internet; De griffier is verantwoordelijk voor opzet en redactie van de website van de gemeenteraad; De griffier draagt zorg voor presentaties t.b.v. interne en externe (voorlichtings)bijeenkomsten De griffier onderhoudt (voorlichtende) contacten met de media en inwoners; De griffier redigeert de persberichten waarvan de gemeenteraad de afzender is;

Hoeder van de lokale democratie 1.

2.

De griffier draagt actief bij aan: a. de lokale democratie zodat deze zo goed mogelijk functioneert met in acht neming van geldende regels; b. het samenspel tussen raad en de inwoners van de gemeente; c. (de bewustwording van) de integriteit en veiligheid van de leden van de raad d. inclusiviteit in de raad en de toegankelijkheid van de raad voor de inwoner; De griffier adviseert in het toepassen van digitale democratische mogelijkheden en over de directe invloed van inwoners op de lokale politiek.

31

FUNCTIEHUIS RAADSGRIFFIE GEMEENTERAAD ENSCHEDE 2024 Organogram

Griffier

Rekenkamer Commissiegriffier B

Senior Commissiegriffier

Informatiegriffier Commissiegriffier B

Commissiegriffier A

Office manager

32

FUNCTIEHUIS RAADSGRIFFIE GEMEENTERAAD ENSCHEDE 2024 Wat doet de personeelsvertegenwoordiging (pvt)? De taak van de pvt is overleggen met de Ondernemingsraad, werkgeverscommissie en de raadsgriffier over de raadsgriffie, het werk en de arbeidsomstandigheden. De pvt bestaat uit minstens 3 medewerkers van de raadsgriffie. De leden van de pvt worden gekozen door alle medewerkers van de raadsgriffie.

Rechten van de personeelsvertegenwoordiging De personeelsvertegenwoordiging (pvt) heeft deze rechten: •

•

•

Adviesrecht De raadsgriffier moet verplicht advies vragen aan de pvt als hij/zij iets wil besluiten dat gevolgen heeft voor meer dan een kwart van de werknemers. Denk aan besluiten die tot grote veranderingen leiden in het werk. Of het verlies van arbeidsplaatsen. De raadsgriffier is niet verplicht om het advies van de pvt over te nemen, maar hij moet het advies wel serieus overwegen. Instemmingsrecht Als de raadsgriffier/Ondernemingsraad personele regelingen wil veranderen, moet de pvt toestemming geven. Bijvoorbeeld over werktijden, arbeidsomstandigheden en ziekteverzuim. Zonder de instemming van de pvt, mag het besluit niet doorgevoerd worden. Recht op informatie De raadsgriffier is verplicht om de pvt regelmatig op de hoogte te stellen van bijvoorbeeld het sociale beleid. Dit mag mondeling of schriftelijk.

Toekomstige wijzigingen van de Aanvullende arbeidsvoorwaarden Enschede zoals vastgesteld door het college van B&W zijn ook van toepassing op de medewerkers van de griffie mits deze vooraf besproken en akkoord bevonden zijn door de werkgeverscommissie en de personeelsvertegenwoordiging van de raadsgriffie.

Inwerkingtreding: Het Functiehuis raadsgriffie gemeenteraad Enschede 2024 treedt in werking na publicatie op de site www.lokaleregelgeving.overheid.nl

Ondertekening Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 13 mei 2024 De griffier, R.J. Jongedijk De voorzitter, R.W. Bleker

33