geamendeerd Beleidskader vastgoed VERSIE DEF juni 22.pdf
Tekst van het document
Beleidskader Vastgoed 2021 Duurzaam bijdragen aan de doelen van de stad
Beleidskader Vastgoedbedrijf 2021 | Enschede
1
Colofon Publicatiedatum
oktober 2021 – aanpassing juni 2022 (amendementen raad spelregels 25.3 en 29)
Organisatie
Vastgoed & Facilitair Bedrijf Enschede (VFBE) Gemeente Enschede
Beeldmateriaal
Mediabank gemeente Enschede / archief VBE
Contactpersonen
N. Mesevic E. Harink – Kruiper
Auteur
Sander de Clerck (Republiq)
Beleidskader Vastgoedbedrijf 2021 | Enschede
2
Inhoudsopgave SAMENVATTING ....................................................................................................................................................................................................... 4 1 INLEIDING ............................................................................................................................................................................................................... 5 1.1
Wat is VFBE? .................................................................................................................................................................................................... 5
1.2
Wat doet het vastgoedbedrijf? ................................................................................................................................................................. 5
1.3
Waarvoor gebruiken we dit beleidskader? ........................................................................................................................................... 5
1.4
Hoe is dit beleidskader tot stand gekomen? ....................................................................................................................................... 6
2 EVALUATIERESULTATEN .................................................................................................................................................................................. 7 2.1
Versterken kernportefeuille ........................................................................................................................................................................ 7
2.2
Beter en transparanter samenwerken .................................................................................................................................................... 7
2.3
Financiën transparant en duidelijk ........................................................................................................................................................... 8
2.4
In 2040 energieneutraal ............................................................................................................................................................................ 10
3 ONZE AMBITIE EN DOELEN............................................................................................................................................................................ 11 3.1
Wat bedoelen we met duurzaam? ......................................................................................................................................................... 11
3.2
Wat zijn de vijf kernpunten van ons vastgoedbeleid?..................................................................................................................... 11
4 SPELREGELS ........................................................................................................................................................................................................ 13 Paragraaf 1. Rollen, taken en verantwoordelijkheden................................................................................................................................ 13 Paragraaf 2: Samenwerking en overdacht andere afdelingen ............................................................................................................... 16 Paragraaf 3: Strategisch jaarplan ......................................................................................................................................................................
19 Paragraaf 4: Mutaties in de portefeuille .........................................................................................................................................................20 Paragraaf 5: Financiële systematiek .................................................................................................................................................................20 Paragraaf 6: Spelregels onderhoud .................................................................................................................................................................22 Paragraaf 7: Spelregels voor verduurzamen ............................................................................................................................................... 24
Beleidskader Vastgoedbedrijf 2021 | Enschede
3
Samenvatting Duurzaam bijdragen aan de doelen van de stad. Dat
kosten die gemaakt worden. In de loop van de
is de ambitie van het vastgoedbedrijf voor de
huurperiode worden de tekorten uit de beginperiode
komende jaren. Al het vastgoed dat we in eigendom
weer goedgemaakt. Deze methode staat intern ook
hebben of beheren en de keuzes die we maken
wel bekend als de ‘badkuip-methodiek’. Voordeel van
moeten bijdragen aan het verbeteren van de stad. De
deze methodiek is dat de aanvangshuur relatief laag
samenwerking met onze stakeholders staat daarbij
is. Nadeel van de methode is dat het leidt tot een
centraal. Het vastgoed op zich levert geen
complex financieel stelsel met een vastgoedreserve
maatschappelijke meerwaarde op voor de inwoners
om de tekorten die in de beginjaren ontstaan op te
van Enschede; het gaat om de activiteiten die
kunnen vangen.
plaatsvinden in het vastgoed. 20.000 10.000
2058
2056
2054
2052
2050
2048
2046
2044
2042
2040
2038
2036
2034
2032
-30.000
2030
welk vastgoed. Zij hebben veelal een subsidierelatie
2028
-20.000
2026
beleidsafdelingen bepalen welke behoefte er is aan
2024
-10.000
2022
0
verhuurder van het gemeentelijk vastgoed. De
2020
Het vastgoedbedrijf vervult de rol van eigenaar en
-40.000
met de gebruiker van het vastgoed.
-50.000 -60.000
Gebruiker
-70.000
Badkuipmodel
Het complexe financiële systeem, in combinatie met de financiële waarde die de vastgoedportefeuille
Huurovereenkomst Programmeringsopdracht subsidierelatie
vertegenwoordigt, stelt hoge eisen aan transparantie, risicomanagement en verantwoording. Het VFBE steekt de komende jaren energie in het verhogen van de transparantie en het verbeteren van de
Vast goed
Beleid
verantwoording. En op het verduurzamen van de gemeentelijke vastgoed portefeuille. Deze moet daar
Afstemming toekomstperspectief
Het vastgoedbedrijf zorgt voor een optimale balans tussen het financieel en maatschappelijk rendement. Vastgoed dat (niet) meer bijdraagt aan de doelen van de stad of waarvan de kosten en baten niet meer in balans zijn wordt afgestoten.
waar kan volledig energieneutraal zijn in 2040.
Duurzaam bijdragen aan de doelen van de stad Kernpunten van beleid (pag. 11-12): 1.
Vastgoed in gemeentelijk eigendom levert een bijdrage aan doelen van de stad.
2.
Regie op vastgoed is een samenspel tussen de beleidsafdelingen en het vastgoedbedrijf.
Het vastgoedbedrijf fungeert als een gesloten product
3.Vastgoed dat de gemeente bezit wordt zo
binnen de gemeente Enschede. Alle kosten moeten
optimaal mogelijk benut, bezet en beheerd.
dus gedekt worden uit de huuropbrengsten. Er wordt dan ook kostprijsdekkend verhuurd. In de
4. Al het vastgoed is energieneutraal in 2040.
huurprijssystematiek ligt in het begin van de
5.
huurperiode de huur lager dan de
Beleidskader Vastgoedbedrijf 2021 | Enschede
Het vastgoedbedrijf is transparant over financiën en afwegingen.
4
1 INLEIDING Nagenoeg al het vastgoed binnen de gemeente
benutten van maatschappelijk vastgoed,
Enschede is ondergebracht binnen het Vastgoed &
leerlingendalingen of -stijgingen binnen
Facilitair Bedrijf Enschede (VFBE). Uitgezonderd zijn de
onderwijshuisvesting, de clustering van
parkeergarages, rioolgebouwen, objecten in de
sportaccommodaties, burgerparticipatie et cetera. De
openbare ruimte, de zwembaden en vastgoed in
centrale vraag is welke rol de gemeente voor zichzelf
(toekomstige) grondexploitaties. Het is in het belang
ziet bij het realiseren van maatschappelijke
van onze gebruikers, huurders, medewerkers,
doelstellingen. Samenwerking met andere afdelingen
bezoekers en inwoners van de stad dat wij doelmatig
is daarbij van essentieel belang. Dit Beleidskader
en doelgericht omgaan met ons vastgoed. Daarom dit
Vastgoed geeft richting en biedt houvast bij
beleidskader waarin we beschrijven wat onze ambities
besluitvorming
zijn, welke spelregels we hanteren en hoe we samenwerken met onze collega’s en huurders. 1.1 Wat is VFBE? Binnen het Vastgoed en Facilitair Bedrijf Enschede zijn
Voorbeelden van integrale vraagstukken waar verschillende (tegenstrijdige) belangen spelen.
er vier werkvelden met elk een eigen begroting te
Voorbeeld 1; toekomstige functie grond
onderscheiden:
Het vastgoedbedrijf heeft een stuk grond in
‒
Vastgoed
portefeuille waar een buurtinitiatief een
‒
Facilitair (voormalig H&S en Serviceplein)
kinderboerderij wil realiseren. Onderwijshuisvesting
‒
Onderwijshuisvesting
heeft een toekomstig belang bij de grond vanwege
‒
Exploitatie Maatschappelijk Vastgoed (EMV); beheer wijk- en buurtcentra
Dit beleidskader geeft de kaders weer waarbinnen het onderdeel VFBE Vastgoed, kortweg het vastgoedbedrijf, handelt. 1.2 Wat doet het vastgoedbedrijf? Het vastgoedbedrijf vervult de rol van eigenaar, verhuurder en beheerder van het gemeentelijk vastgoed. Het vastgoedbedrijf heeft naast panden ook gronden in bezit. Het gaat dan om gronden waar een
de verplaatsing van een school. Vanuit Woonbeleid is er belang bij de achterblijvende schoollocatie. Economie heeft de grond in het vizier voor de realisatie van een bedrijfsterrein en vanuit Sport zijn er belangen vanwege een aangrenzend sportpark. Goed overleg tussen alle betrokken gemeentelijke afdelingen en de externe stakeholders is belangrijk om de tot de beste beslissing voor de stad te komen
Voorbeeld 2; verhuur of verkoop Een voormalig wijkgebouw staat op de nominatie om verkocht te worden. Stadsdeelmanagement wil
opstalrecht op gevestigd is (bijvoorbeeld sportparken
hier echter graag gehuisvest worden samen met
en woningen). Parkeergarages, zwembaden, gronden
maatschappelijke partners. De huisvesting voor
met ontwikkelpotentie, groenvoorzieningen en
ambtenaren brengt wettelijk verplichte investeringen
openbare ruimten vallen niet onder de
met zich mee die doorgerekend worden in de
verantwoordelijkheid van het vastgoedbedrijf.
kostprijsdekkende huur. Hierdoor wordt de huur voor de maatschappelijke partners te hoog. Een
1.3 Waarvoor gebruiken we dit beleidskader? Wat willen we precies met onze gebouwen? Hoe gaan
bijdrage vanuit het Sociaal Domein of EMV vormt
we er in de toekomst mee om? Hoe zit het met de
voor de maatschappelijke partners.
een mogelijke oplossing voor de te hoge huursom
huurprijzen? Zijn er gebouwen die we kunnen verkopen en waarom? Zijn er gebouwen nodig die we nog niet hebben? Allemaal vragen die geregeld opdoemen maar niet op zichzelf staan en in samenhang om een antwoord vragen. Bijvoorbeeld bij het faciliteren van het wijkgericht werken, het beter
Beleidskader Vastgoedbedrijf 2021 | Enschede
5
1.4 Hoe is dit beleidskader tot stand gekomen? Dit Beleidskader Vastgoed borduurt voort op eerdere
In de zomer van 2020 zijn we samen met onze stakeholders een proces gestart om de huidige
versies van het vastgoedbeleid. Het VFBE is in 2001
vastgoedstrategie en de bijbehorende
opgericht en in 2005 is de eerste vastgoednota
kostprijsdekkende huursystematiek te evalueren. Dit
vastgesteld door de gemeenteraad. In 2011 is deze
document is de uitkomst van dat proces. De volgende
herzien (Vastgoednota 2.0). In 2015 werd het eerste
stakeholders zijn betrokken bij de evaluatie:
‘Beleidskader Vastgoed’ door de gemeenteraad
beleidsafdelingen Sport, Onderwijshuisvesting,
vastgesteld. Dit in antwoord op het
Cultuur, Duurzaamheid en Sociaal Domein, Twentse
rekenkameronderzoek ‘Conclusies en aanbevelingen
Schouwburg, Ruimtelijke Ontwikkeling en Beheer
betreffende het vastgoedbeleid van de gemeente
(gebieds- en projectontwikkeling, ontwikkelmanagers
Enschede’ uit 2013. In 2017 is het beleid herzien en zijn
en opdrachtgevers), Stadsdeelmanagement en
het beleidskader ‘Strategie op vastgoed 2017’ en het
Sportaal. Op basis van de evaluatie en een
document ‘Spelregels voor het uitvoeren van het
inventarisatie van de toekomstige opgaven is dit
beleidskader ‘Strategie op vastgoed 2017’ vastgesteld.
nieuwe beleidskader opgesteld.
Vastgoednota
Vastgoednota 2.0
Beleidskader
Strategie op vastgoed
Beleidskader
2005
2011
2015
2017
2021
Beleidskader Vastgoedbedrijf 2021 | Enschede
6
2 Evaluatieresultaten Uit de evaluatie met de stakeholders komen vier belangrijke punten naar voren die om een aanpassing
2.1 Versterken kernportefeuille De gemeenteraad heeft in 2014 besloten om het
van het beleidskader 2017 vragen.
gemeentelijk vastgoed te concentreren binnen het Vastgoedbedrijf. Ook is toen geconcludeerd dat
Versterken kernportefeuille
eigendom en beheer van vastgoed geen kerntaak van
Na jaren focus te hebben gehad op de verkoop van
de gemeente is. Vastgoed op zichzelf heeft geen
vastgoed is het tijd voor een koerswijziging en moeten
maatschappelijk rendement, maar kan wel bijdragen
we ons focussen op het versterken van de
aan activiteiten in de stad die maatschappelijk
kernportefeuille.
rendement opleveren. Om deze reden is in het beleidskader van 2015 vastgesteld dat “Vastgoed in
Beter en transparanter samenwerken
bezit van de gemeente wordt afgestoten, tenzij het
Er bestaat een brede behoefte aan betere
vastgoed een maatschappelijke functie huisvest waar
samenwerking met en tussen stakeholders en meer
de markt niet in voorziet of de markt duurder is en
transparantie. We steken in op structureel en integraal
waarvoor een beleidsreden is.”
overleg.
Deze focus op verkoop zorgde ervoor dat er de afgelopen jaren minder aandacht was voor de
Financiën transparant en duidelijk
kernportefeuille en de invulling daarvan. Verschillende
De financiële systematiek is kloppend maar complex.
stakeholders geven aan dat ze graag de
Er is behoefte aan nieuwe administratieve systemen
samenwerking met het VFBE verbeteren en versterken
die zorgen voor meer transparantie van kosten en
om zo samen beter bij te dragen aan goede
baten. En er is behoefte aan duidelijke
gebouwen die bijdragen aan de maatschappelijke
overdrachtsafspraken.
doelstellingen.
In 2040 enenergieneutraal
2.2 Beter en transparanter samenwerken De verschillende stakeholders werken naar eigen
We hebben de opgave om in 2040 al het gemeentelijk vastgoed energieneutraal te hebben. Hierna lichten we bovenstaande vier punten verder toe.
zeggen onvoldoende met elkaar samen. Veelal zoeken partijen elkaar pas op als er iets aan de hand is en wordt alleen gesproken over specifieke casussen. Overkoepelende overleggen vinden niet of nauwelijks plaats. Gevolg hiervan is dat er onderling te weinig begrip is voor elkaars belangen, doelstellingen en (financiële) kaders. Voor Vastgoed heeft de beperkte transparantie over het kostprijsdekkende huurmodel daar een versterkend effect op. Het model is voor veel stakeholders lastig te begrijpen. Enerzijds komt dit door de complexiteit van het systeem (zie ook volgende paragraaf). Anderzijds komt het doordat de onderliggende cijfers van de huurprijssystematiek onvoldoende transparant zijn en gedeeld kunnen worden met de verschillende stakeholders. Het kostprijsdekkende huurmodel is voor veel stakeholders een ‘black box’ en wordt als star en inflexibel ervaren. Verschillende afdelingen geven daarom aan graag meer deelgenoot te worden van de uitdagingen en overwegingen van het VFBE. Nu
Beleidskader Vastgoedbedrijf 2021 | Enschede
7
worden ze vaak achteraf geconfronteerd met
‒
onderhoudslasten;
bepaalde zaken en dit is niet wenselijk. In de
‒
eigenaarslasten (OZB, verzekering en
spelregels wordt beschreven hoe we de communicatie
waterschapslasten);
en afstemming gaan verbeteren. Kern is het werken
‒
personeelsslasten;
met (half) jaaroverleggen met de verschillende
‒
leegstandsrisico;
beleidsafdelingen en eventueel met de betreffende
‒
indexering;
huurder. Deze overleggen moeten leiden tot
‒
wettelijke en duurzame maatregelen.
vroegtijdige signalering van ontwikkelingen en betere integrale besluitvorming.
Een belangrijke component van de kosten vormen de kapitaallasten (afschrijving en rente). De kapitaallasten
2.3 Financiën transparant en duidelijk Het product Vastgoedbedrijf opereert binnen de
zijn bij aanvang van de exploitatie hoog en nemen
gemeente als een gesloten product. Dit houdt in dat
kostprijsdekkende huur blijft de huur over de volledige
het product Vastgoedbedrijf zich bedruipt uit de
periode gelijk (de huur wordt wel jaarlijks
(huur)inkomsten die zij genereert en van daaruit alle
geïndexeerd). In het begin van de huurperiode zijn de
lasten dekt.
kosten dus hoger dan de opbrengsten. Dit verlies
gedurende de exploitatie af. In het model van de
wordt opgevangen in de vastgoedreserve. Op een
Complexe systematiek
bepaald moment slaat dit om en worden de
De financiële systematiek is complex, moeilijk
huuropbrengsten hoger dan de kosten. Dit wordt
uitlegbaar en daardoor weinig transparant. Er is
weergegeven in figuur 1.
sprake van een complexe samenhang van huur, voorzieningen. Het systeem is voor niet-deskundigen lastig te doorgronden en te begrijpen, zo blijkt ook uit de evaluatie met de stakeholders. Onduidelijkheid over het systeem leidt in sommige gevallen tot discussie en onbegrip. Voorbeelden hiervan zijn de boekwaarde discussie en de onderhoudsdiscussie. Deze discussies komen niet zo zeer voort uit de rekensystematiek, maar uit de beleidsspelregels en de uitlegbaarheid hiervan. Door het gesloten systeem heeft het Vastgoedbedrijf geen financiële manoeuvreerruimte; er zijn geen mogelijkheden voor (tijdelijke) huurverlagingen of extra bijdragen.
20.000 18.000 16.000 14.000 12.000 10.000
Kosten
8.000
Huur
6.000 4.000 2.000 0
2020 2022 2024 2026 2028 2030 2032 2034 2036 2038 2040 2042 2044 2046 2048 2050 2052 2054 2056 2058
(externe) bijdragen, dotaties, reserves en
Figuur 1: kosten en opbrengsten tijdens exploitatie In het begin van de huurperiode ontstaat er dus een tekort. Dat tekort loopt op tot het omslagpunt en wordt daarna langzaam goed gemaakt. Dit principe van het oplopende tekort dat later wordt goed gemaakt wordt het ‘badkuipmodel’ genoemd (zie
10.000
om de vooraf ingecalculeerde kosten over diezelfde
-50.000 -60.000
‒
rente;
2058
2056
2054
2052
2050
2048
2046
2044
2042
2040
2038
-40.000
bepaling van de kostprijsdekkende huur zijn: afschrijving;
2036
-30.000
periode te dekken. De 8 kostenelementen voor de ‒
2034
-20.000
2032
huurperiode precies genoeg huur wordt ontvangen
2030
opstellen van de huurprijsberekening er gedurende de
2028
0 -10.000
2026
Enschede’. Dit model is zo ingericht dat bij het
20.000
2024
hand van het ‘Huurprijsmodel Vastgoedbedrijf
2022
De kostprijsdekkende huur wordt berekend aan de
figuur 2)
2020
Huurprijsberekening
-70.000
Figuur 2: voorbeeld cumulatief resultaat; de badkuip
Beleidskader Vastgoedbedrijf 2021 | Enschede
8
Badkuipmodel De ‘badkuip-systematiek’ zorgt voor aanloopverliezen die later goed worden gemaakt. Bij besluitvorming over individuele gebouwen is het daarom belangrijk om de reservestand van het specifieke gebouw goed in beeld te brengen. Als het gebouw nog ‘in de badkuip’ zit betekent het dat nog niet alle verliezen uit het verleden goed zijn gemaakt. Dit is niet zichtbaar in de boekwaarde van het gebouw maar moet wel specifiek meegenomen in besluitvorming. Als er gedurende het huurcontract investeringen worden gedaan dan leidt dit tot een nieuwe huurprijsberekening waarvan de investering weer een eigen badkuip heeft.
Overdracht Overdracht van vastgoed tussen afdelingen leidt regelmatig tot discussie over de hoogte van de overdrachtssom. Kernvraag daarbij is bij wie het ‘resultaat’ moet landen. Met andere woorden: welke afdeling moet afboeken en wie krijgt de ‘winst’. Vanuit het oogpunt van de gemeente Enschede is sprake van een zogenaamde ‘vestzak-broekzak-discussie’. Op concernniveau is het resultaat gelijk, of de afboeking nu plaatsvindt bij de ene of de andere afdeling. In de spelregels is de overdracht verder uitgewerkt. We sluiten daarbij aan bij de BBV-regels (Besluit Begroting en Verantwoording) waarbij we intern panden moeten overdragen tegen boekwaarde.
Huur in lijn met de kosten Uit de evaluatie van de kostprijsdekkende huur blijkt dat het huurniveau een goede afspiegeling vormt van de achterliggende kosten. Discussie over (te) hoge huurniveaus lijken daarmee vooral veroorzaakt te worden door de (hoge) kosten die vastgoed nu eenmaal met zich meebrengt. De huurprijssystematiek en de tarieven leiden in ieder geval niet tot (te) hoge huren. Zeker omdat het badkuipmodel juist zorgt voor lage aanvangshuren. Het invoeren van nieuwe administratieve systemen zal het overzicht en de uitlegbaarheid enorm vergoten en daarmee ook het begrip.
Beleidskader Vastgoedbedrijf 2021 | Enschede
9
2.4 In 2040 energieneutraal In het vorige beleidskader waren alleen algemene uitganspunten over verduurzaming opgenomen. Met het huidige coalitieakkoord en de wereldwijde noodzaak om zuiniger met het milieu om te gaan, neemt duurzaamheid in dit beleidskader een meer prominente rol in. Als gemeente hebben we de ambitie om uiterlijk in 2040 de gemeentelijke vastgoedportefeuille zo energieneutraal mogelijk te hebben. Die doelstelling vloeit voort uit de bredere doelstelling dat Enschede in 2050 (in lijn met het klimaatakkoord van Parijs) klimaatneutraal, biodivers en waterrobuust ingericht is en alle woningen en bedrijven aardgasvrij zijn.
Beleidskader Vastgoedbedrijf 2021 | Enschede
Energieneutraal betekent voor het gemeentelijk vastgoed dat een gebouw net zoveel energie opwekt als verbruikt (nul op de meter) en dat er geen gebruik gemaakt wordt van fossiele brandstoffen (aardgasvrij). De energievraag wordt daarbij zoveel mogelijk terugdrongen door aanpassing van het gedrag en met maatregelen als isolatie, automatische lichtschakelaars en slimme meters. De doelstelling voor de gemeentelijke vastgoedportefeuille zorgt voor een flinke financiële en gebouwelijke opgave om de komende 20 jaar de portefeuille energieneutraal te krijgen. In de spelregels staat omschreven op welke wijze het verduurzamen plaatsvindt.
10
3 Onze ambitie en doelen Op basis van de evaluatieresultaten is onze ambitie voor de komende jaren:
Duurzaam bijdragen aan de doelen van de stad
Kernpunt 1. Vastgoed in gemeentelijk eigendom levert een bijdrage aan doelen van de stad Het vastgoed dat gemeente Enschede in eigendom heeft (of aanhuurt) wordt ingezet voor de doelen van de stad. Elk pand levert een bijdrage aan vastgestelde beleidsdoelstellingen, bijvoorbeeld op het gebied van onderwijs, cultuur, sport, welzijn, opvang, wonen,
3.1 Wat bedoelen we met duurzaam? Duurzaam gebruiken we niet alleen in het kader van
ambtelijke huisvesting of het versterken van het
het verduurzamen van onze panden maar leggen we
zichzelf levert natuurlijk geen bijdrage aan deze
breder uit: de keuzes die we maken moeten bijdragen aan een betere stad voor de toekomst. Onze centrale doelstelling voor de komende jaren is het bijdragen aan de doelen van de stad en het verbeteren van de samenwerking met de stakeholders. We richten onze blik naar buiten: het
innovatieve/creatieve ecosysteem. Het vastgoed op beleidsdoelstellingen. Dat doen de activiteiten in het vastgoed; maatschappelijk rendement. Een uitzondering kan gemaakt worden voor panden of gronden met een monumentale waarde of die geschonken zijn.
functie. Het gaat om de activiteiten die uitgevoerd
Kernpunt 2. Regie op vastgoed is een samenspel tussen de beleidsafdelingen en het vastgoedbedrijf De beleidsafdelingen bepalen welke behoefte er is
worden in de stad en waar vastgoed voor nodig is.
aan welk vastgoed voor het realiseren van hun
We zijn ons daar terdege van bewust en willen met
beleidsdoelstellingen. Vanuit het vastgoedbedrijf
onze gebouwen graag een actieve bijdrage leveren
wordt een kostprijsdekkende huur in rekening
aan die maatschappelijke activiteiten. Uiteraard met
gebracht bij de huurders/gebruikers. De
het besef onze rol van eigenaar, verhuurder en
beleidsafdelingen zijn verantwoordelijk voor
beheerder zo doelmatig en effectief mogelijk uit te
subsidiering van de huurders/gebruikers. Dat leidt tot
voeren.
de volgende verhoudingen:
vastgoed op zichzelf heeft geen maatschappelijke
Gebruiker
Het verduurzamen van de gemeentelijke vastgoedportefeuille is een flinke opgave. Een opgave die we met vertrouwen en veel enthousiasme tegemoet gaan. We vervullen graag een voorbeeldrol
Huurovereenkomst Programmeringsopdracht subsidierelatie
en zoeken samen met stakeholders en partners naar slimme en (kosten)efficiënte ingrepen, zodat onze gemeentelijke vastgoedportefeuille in 2040 zo energieneutraal mogelijk is.
Vast goed
Beleid Afstemming toekomstperspectief
3.2 Wat zijn de vijf kernpunten van ons vastgoedbeleid? Om invulling te geven aan onze ambitie zijn de
Het vastgoedbedrijf is eigenaar van het gemeentelijk
volgende vijf kernpunten voor het gemeentelijk
vastgoed en functioneert als aanbieder ervan. Het
vastgoedbeleid geformuleerd. In de spelregels
vastgoedbedrijf stelt zich als (toekomstig) eigenaar op
hebben we deze kernpunten verder uitgewerkt.
als het bedrijfseconomisch geweten voor het vastgoed van de gemeente en neemt geen vastgoed in eigendom en exploitatie waarvoor geen afdoende dekking is in de begroting of uit huurinkomsten, gebruikersvergoedingen of subsidies.
Beleidskader Vastgoedbedrijf 2021 | Enschede
11
Kernpunt 3. Vastgoed dat de gemeente bezit wordt zo optimaal mogelijk benut, bezet en beheerd We sturen op een optimale balans van het financieel en maatschappelijk rendement. Het financieel rendement is daarbij primair de verantwoordelijkheid van het vastgoedbedrijf. Het maatschappelijk rendement wordt bepaald door de beleidsafdelingen. Wij zorgen ervoor dat er voldoende accommodaties zijn en dat voorzieningen waar mogelijk geclusterd worden om zo de beleidsdoelen te bereiken met de inzet van minimale middelen. Als er nieuwe objecten aan de portefeuille toegevoegd moeten worden dan moet hiervoor voldoende financiële dekking zijn vanuit de betrokken beleidsafdelingen. Voor bestaande situaties is dit juridisch gezien niet altijd mogelijk. Bijvoorbeeld in het geval van schenkingen en van voor de oprichting van het vastgoedbedrijf aangegane contracten. Hiervoor komt dan dekking uit de reserve.
Kernpunt 4. Al het vastgoed is energieneutraal in 2040 In het Coalitieakkoord 2018-2022 is opgenomen dat de gemeente op het gebied van duurzaamheid het voortouw neemt door het gemeentelijke vastgoed zo snel mogelijk, maar uiterlijk in 2040, energieneutraal te maken. Dit met respect voor onze monumentale panden en rekening houdend met de staat van het pand en technische/bedrijfseconomische beperkingen. We zorgen dat we de komende jaren voldoende tempo maken om de doelstelling te behalen. We initiëren pilots om nieuwe oplossingen te onderzoeken en investeren in bewezen oplossingen om de benodigde besparing te behalen. We zoeken daarbij aansluiting bij de Energievisie en de Transitievisie Warmte. Kernpunt 5. Het vastgoedbedrijf is transparant over financiën en afwegingen Het maatschappelijk vastgoed vertegenwoordigt een grote waarde, zowel financieel als maatschappelijk.
Efficiënt en effectief beheer betekent vanuit het
Dat brengt een verantwoordingsopgave voor het
vastgoedbedrijf dat er ingezet wordt op een slanke
vastgoedbedrijf met zich mee. We zorgen dat onze
regieorganisatie, waarbij zoveel mogelijk kennis en
stakeholders inzicht hebben in de benodigde
kunde uit de markt benut wordt. Vastgoed dat niet
informatie. Daaronder valt onder meer inzicht in
meer bijdraagt aan de doelen van de stad of stad of
kosten en opbrengsten, onderhoudsplanningen en de
waarvan de kosten en baten niet meer in balans zijn
opbouw van de huurprijs. Alle benodigde informatie
wordt overgedragen of afgestoten. Dit altijd in overleg
voor vastgoedbeslissingen wordt overzichtelijk in
met de betrokken beleidsafdelingen.
beeld gebracht.
Beleidskader Vastgoedbedrijf 2021 | Enschede
12
4 Spelregels De spelregels in dit hoofdstuk geven het
bedrijfseconomisch geweten voor het vastgoed van
vastgoedbedrijf houvast bij de uitvoering van het
de gemeente en maakt vanuit die rol
vastgoedbeleid en maakt de raad, bestuur,
risicoafwegingen. Het vastgoedbedrijf neemt geen
stakeholders en gebruikers van vastgoed duidelijk wat
vastgoed in eigendom en exploitatie waarvoor geen
zij kunnen verwachten bij de uitvoering ervan. De
afdoende dekking is in de begroting of uit
spelregels helpen het vastgoedbedrijf om op een
huurinkomsten, gebruikersvergoedingen of subsidies.
goede, structurele en zuivere manier samen te werken
1.3 Het vastgoedbedrijf stuurt op een optimale balans
met haar stakeholders. Duurzaam bijdragen aan de
van het financieel en maatschappelijk rendement. Het
doelen van de stad is daarbij de centrale doelstelling.
financieel rendement is primair de
De spelregels zijn opgedeeld in zeven paragrafen.
verantwoordelijkheid van het vastgoedbedrijf en het
Paragraaf 1. Rollen, taken en verantwoordelijkheden Spelregel 1. Taken en verantwoordelijkheden vastgoedbedrijf 1.1 Het vastgoedbedrijf is verantwoordelijk voor het
maatschappelijk rendement wordt bepaald door de beleidsafdelingen. Met maatschappelijk rendement bedoelen we de bijdrage die een pand heeft aan vastgestelde beleidsdoelstellingen op het gebied van bijvoorbeeld onderwijs, cultuur, wonen, opvang, ambtelijke huisvesting, sport, welzijn of het versterken
duurzaam verhuren, in stand houden, afstoten,
van het innovatieve/creatieve ecosysteem.
aanhuren en zo nodig verwerven van gemeentelijk
1.4 Voor nieuwe toevoegingen aan de
vastgoed voor het uitvoeren van beleidstaken en het
vastgoedportefeuille moet altijd integrale dekking zijn.
huisvesten van gemeentelijke diensten. Onder de
Denk hierbij aan dekking vanuit de beleidsafdeling(en)
verantwoordelijkheden vallen in ieder geval:
of vanuit de huurders of verenigingen. Voor
Integraal inzichtelijk maken van vraag en aanbod,
bestaande situaties is dit niet altijd mogelijk,
bewerkstelligen van synergie tussen
bijvoorbeeld vanwege schenkingen of voor de
beleidsafdelingen, signaleren van knelpunten en het
oprichting van het vastgoedbedrijf aangegane
benoemen van oplossingsrichtingen.
huurcontracten.
Afstemmen met beleidsafdelingen over toekomstvisie ten aanzien van vastgoed. Advisering aan beleidsafdelingen en het bij huisvestingsvraagstukken aan de voorkant
1.5 Het vastgoedbedrijf handelt op basis van de volgende uitgangspunten: het stelt zich neutraal op tegenover beleidsdoelstellingen; is het bedrijfseconomische geweten van de
meedenken. Verzorgen van managementinformatie over de prestatie van het vastgoed. Rapporteren over het vastgoed naar gebruiker, beleid, management, bestuur en raad. Opstellen onderhoudsplannen en bepalen benodigd
gemeente op gebied van vastgoed; maakt afwegingen op basis van risico, rendement en kwaliteit; speculeert niet met vastgoed, en; verstrekt geen subsidies.
budget. Verwerken van mutaties in de vastgoedportefeuille (huren, kopen en verkopen) en het onderhouden van contacten die hiervoor noodzakelijk zijn. Het uitvoeren van projectmanagement van vastgoedprojecten en vastgoedadvisering. 1.2 Het vastgoedbedrijf vervult de eigenaarsrol van het maatschappelijk vastgoed en functioneert hierbij als verhuurder en aanbieder van het vastgoed. Zij stelt zich als (toekomstig) eigenaar op als het
Beleidskader Vastgoedbedrijf 2021 | Enschede
13
Spelregel 2. Portefeuille en indeling 2.1 De vastgoedportefeuille bevat het gemeentelijk vastgoed met uitzondering van: objecten in de openbare ruimte gronden begraafplaatsen parkeergarages pompgemalen en rioolgebouwen vastgoed in (toekomstige) grondexploitaties agrarische gronden erfpachtgronden zwembaden (eigendom Sportaal) 2.2 Elk object in de vastgoedportefeuille is ingedeeld in één van de volgende drie categorieën: Maatschappelijk: vastgoed dat als sturingsinstrument wordt ingezet om gemeentelijke beleidsdoelen te bereiken. Nader uit te werken: vastgoed waar geen invulling voor is of waarvan de kosten en baten niet in balans zijn en waarover nog integrale besluitvorming over het al dan niet afstoten moet plaatsvinden. Verkoop: vastgoed waar geen beleidsdoel (meer) voor aanwezig is en waar financieel rendement of het voorkomen van verdere verliezen voorop staat. 2.3 De categorie Maatschappelijk wordt verdeeld in de volgende subcategorieën: ￭ afval
Spelregel 3. Beleidsafdeling als vrager van maatschappelijk vastgoed 3.1 De beleidsafdeling bepaalt welke behoefte aan vastgoed er is voor het realiseren van gemeentelijk beleid. Het vastgoed wordt kostendekkend (of marktconform) verhuurd, eventuele subsidiestromen lopen via de beleidsafdelingen. 3.2 De beleidsafdeling kan bepalen op welke wijze de huur in rekening wordt gebracht. De huur kan door het vastgoedbedrijf aan de gebruiker worden gefactureerd of intern worden verrekend. Het te voeren accommodatiebeleid wordt door het vastgoedbedrijf met de betrokken beleidsafdelingen besproken in de jaaroverleggen. Spelregel 4. Informatievoorziening 4.1 Het vastgoedbedrijf heeft een compleet en helder overzicht van de relevante informatie op gebouwniveau. Dit betreft in ieder geval de basisgegevens van het gebouw (adres, oppervlakte, bouwjaar, etc.), inzicht in realisatie en begroting en contractgegevens. 4.2 De beleidsafdelingen worden in de jaaroverleggen geïnformeerd over de ontwikkelingen binnen de portefeuille. Waar relevant en/of gewenst wordt dit ondersteunt met financiële informatie.
￭ ambtelijke huisvesting ￭ begraafplaatsen ￭ cultuur ￭ opvang ￭ overig ￭ parken ￭ speeltuinen ￭ sport ￭ verenigingen ￭ welzijn ￭ woningen ￭ zendmasten 2.4 Op basis van overleg met de stakeholders kan een object verplaatst moeten worden naar een andere categorie. Dit gebeurt in afstemming met de betrokken wethouder(s).
Beleidskader Vastgoedbedrijf 2021 | Enschede
14
Spelregel 5. Huurcontracten 5.1 In de huurcontracten worden met huurders
Spelregel 6. Aanhuur van objecten 6.1 Het vastgoedbedrijf is verantwoordelijk voor de
afspraken gemaakt over:
contractvorming bij aanhuur van objecten voor de
￭ gebruik van het gebouw
gemeente Enschede. Niet-structurele huur
￭ huurprijs en looptijd
(bijvoorbeeld voor dagdelen of uren) en aanhuur
￭ betalende partij (facturatie kan verlopen via interne
door maatschappelijke partners valt hier niet onder.
verrekening beleidsafdeling)
6.2 De administratieve kosten voor de
￭ taakverdeling beheer en onderhoud
contractvorming en het contractonderhoud worden
￭ BTW-regime
doorbelast aan de betreffende (beleids)afdeling.
5.2 Het model van de Raad voor Onroerende Zaken (ROZ-model) dient als basis voor de huurcontracten die het vastgoedbedrijf sluit. Juridisch advies wordt ingewonnen voor afwijkende bepalingen. 5.3 De taakverdeling met betrekking tot de onderhoudstaken wordt vastgelegd aan de hand van de Regeling Beheer en Onderhoud van de gemeente Enschede. Hierin staat aangegeven voor welke onderhoudstaken de huurder verantwoordelijk is en voor welke taken het vastgoedbedrijf verantwoordelijk is. De lijst is standaard en dus voor elke huurder gelijk. In uitzonderlijke gevallen kan hier vanaf geweken worden. Te denken valt aan een organisatie die het onderhoud in eigen beheer wil uitvoeren.
Beleidskader Vastgoedbedrijf 2021 | Enschede
15
Paragraaf 2: Samenwerking en overdacht andere afdelingen Spelregel 7. Samenwerking afdeling Onderwijshuisvesting 7.1 Het juridisch eigendom van een schoolgebouw ligt
Spelregel 8. Samenwerking Gebieds- en projectontwikkeling 8.1 De volgende onroerende zaken zijn eigendom van
bij het schoolbestuur zolang de school in het
afdeling Gebieds- en projectontwikkeling (GPO):
betreffende pand gehuisvest is. Het economisch
alle gemeentelijke erfpachtgronden
claimrecht ligt bij de gemeente (i.c. VFBE
alle agrarische gronden
Onderwijshuisvesting). Als een pand, of een deel
alle onroerende zaken in (toekomstige)
daarvan, geen onderwijsfunctie meer vervult, valt het
gebiedsontwikkelingsprojecten
eigendom automatisch terug in handen van de
8.2 Indien onroerende zaken waarvan het eigendom
gemeente en wordt het gebouw en de bijbehorende
bij VFBE is belegd, benodigd zijn voor een
grond voor de geldende boekwaarde vanuit VFBE
gebiedsontwikkeling gaan deze zaken over naar GPO
Onderwijshuisvesting overgedragen aan VFBE
tegen boekwaarde. Overdracht vindt altijd plaats
Vastgoed. Indien vastgoed dat in eigendom is van
inclusief bebouwing en eventueel met lopende
VFBE Vastgoed, benodigd is voor VFBE
huurcontracten. In het geval er sprake is van een
Onderwijshuisvesting, gaat het vastgoed en de
lopend huurcontract worden de resterende
bijbehorende grond over naar Onderwijshuisvesting
verplichtingen meegenomen bij de overdracht en
tegen boekwaarde.
vormen de contractuele verplichtingen een financieel
7.2 Aangezien Onderwijshuisvesting een belangrijke
risico voor GPO bij de gebiedsontwikkeling. Ook sloop
toeleverancier van panden is en er niet altijd gestuurd
van panden en overige beheerskosten komen na
kan worden op het moment van levering (een incident
overdracht voor rekening van GPO.
op een school kan tot forse leegstand en daarmee tot
8.3 Onroerende zaken waarvan het eigendom bij GPO
sluiting leiden), is goede en zo snel mogelijke
is neergelegd, die niet meer benodigd zijn voor
communicatie tussen Vastgoed, Onderwijshuisvesting,
gebiedsontwikkeling, gaan tegen boekwaarde over
GPO en andere stakeholders van groot belang.
naar het vastgoedbedrijf.
Daarmee kunnen tijdig de financiële consequenties in
8.4 Het GPO verstrekt tegen kostendekkende
beeld worden gebracht en kan integrale
vergoeding juridisch advies en ondersteuning op het
besluitvorming over de toekomst van het pand
gebied van makelaardij en planeconomie aan het
opgestart worden.
vastgoedbedrijf. 8.5 Het vastgoedbedrijf verstrekt tegen kostendekkende vergoeding advies en ondersteuning op het gebied van vastgoed aan GPO.
Beleidskader Vastgoedbedrijf 2021 | Enschede
16
Spelregel 9. Samenwerking Sportbeleid 9.1 De sportnota bepaalt de kaders voor de uitvoering van het gemeentelijke sportbeleid (de sportnota wordt in 2021 vervangen door het ambitiedocument Gezond, Gelukkig en Vitaal). 9.2 De afdeling Sportbeleid is verantwoordelijk voor het accommodatiebeleid en geeft waar nodig aan welke eigendomspositie de voorkeur heeft (eigendom gemeente versus recht van opstal). 9.3 In nauwe afstemming met Sportbeleid wordt beoordeeld of er beleidsredenen zijn om een vastgoedobject in portefeuille te nemen of te houden. De kosten hiervan, of een deel ervan als een deel van het gebouw aan derden wordt verhuurd, worden doorbelast aan Sportbeleid. 9.4 Sportbeleid subsidieert Sportaal die de accommodaties beheert. Voor wat betreft het
gebied van Onderwijshuisvesting) en het verenigingsleven ￭ binnensportaccommodaties: sporthallen voor verenigingsleven ￭ buitensportaccommodaties: velden ￭ buitensportaccommodaties: kleedkamers ￭ buitensportaccommodaties: diverse activa 9.7 Daar waar verenigingen opstallen op sportparken realiseren of reeds gerealiseerd hebben is het vastgoedbedrijf verantwoordelijk voor het vestigen van een recht van opstal en is Sportaal als huurder van het sportpark verantwoordelijk voor het maken van afspraken over de huur van de grond. De gesprekken hierover met de opstaller worden gezamenlijk gevoerd.
sportbeleid bevinden we ons dan ook in een
Spelregel 10. Samenwerking Cultuurbeleid 10.1 Voor Cultuur, Evenementen en Citymarketing
driehoeksverhouding met ieder een eigen primaire
(CEC) is de cultuurnota bepalend voor de culturele
taak:
infrastructuur. Vastgoed is daarin faciliterend.
￭ Sportaal: voert het beheer uit van de sporthallen,
10.2 De culturele instellingen zijn veelal gesubsidieerd.
gymzalen, sportvelden en de Enschedese
Beslissingen over nieuwe huurcontracten,
zwembaden, en voert het sportbeleid van de
investeringen die leiden tot een hogere huur,
gemeente uit. Daarnaast is Sportaal eigenaar van de
huurderswensen et cetera worden dan ook altijd
zwembaden.
besproken met zowel de gebruikende culturele
￭ VFBE Vastgoed: vervult de rol van eigenaar,
instelling als de afdeling CEC. Op die manier wordt
verhuurder en beheerder van het gemeentelijk
zicht gehouden op de huur- en subsidiestromen.
vastgoed (met uitzondering van de zwembaden).
10.3 In afstemming met CEC worden afspraak
￭ Sport: zorgt voor sportbeleid waarmee de
gemaakt over de huurfacturatie. Deze kan (deels)
gemeentelijke ambities worden ondersteunt
intern worden voldaan door CEC of volledig aan de
(gezondheid, maatschappelijke functies,
gebruiker worden doorbelast.
talentontwikkeling, versterken verenigingskracht, bevorderen van gezonde leefstijl, zorgen voor duurzame en toekomstbestendige sportaccommodaties en verenigingen – Sportnota) 9.5 Bij de oprichting van Sportaal is er bewust voor gekozen om al het vastgoed (met uitzondering van de zwembaden) binnen de gemeente te houden. Dat beleid wordt gecontinueerd. Binnen het vastgoedbedrijf zit de expertise voor het onderhoud en kunnen risico’s vanuit een brede portefeuille opgevangen worden. 9.6 Voor wat betreft sport zijn er verschillende verhuursituaties: ￭ binnensportaccommodaties: gym- en sportzalen voor bewegingsonderwijs (bekostigt vanuit de wettelijke taak die we als gemeente hebben op het
Beleidskader Vastgoedbedrijf 2021 | Enschede
17
Spelregel 11. Samenwerking Sociaal Domein 11.1 In nauwe afstemming met de betrokken
Spelregel 13. Samenwerking VFBE EMV 13.1 De exploitatie van panden die VFBE Vastgoed
afdelingen uit het sociaal domein wordt beoordeeld of
aanhoudt voor het uitvoeren van wijkaccommodaties
er beleidsredenen zijn om een vastgoedobject in
valt in de begroting van VFBE EMV (Exploitatie
portefeuille te nemen of te houden. Vastgoed kan
Maatschappelijk Vastgoed).
nodig zijn om bijvoorbeeld spreiding van bepaalde
13.2 Negatief en positief exploitatieresultaat van
doelgroepen te realiseren of om uitvoering te geven
wijkaccommodaties wordt gedekt uit de EMV-
aan bepaalde wettelijke of gemeentelijke taken.
begroting.
11.2 Voor wat betreft de aanhuur van panden kan het vastgoedbedrijf een adviserende rol hebben.
Spelregel 14. Samenwerking Stadsdeelbeheer 14.1 Vastgoedobjecten of gronden waarvoor geen
Spelregel 12. Samenwerking VFBE Facilitair 12.1 VFBE Facilitair huurt van VFBE Vastgoed panden
verkoop- of ontwikkelmogelijkheden worden gezien,
voor de ambtelijke huisvesting. Er worden interne
stadsdeelmanagement onderdeel stadsdeelbeheer.
memo’s opgesteld voor de interne huurdoorbelasting
Wanneer er bebouwing op het perceel aanwezig is
vanuit VFBE Vastgoed naar VFBE Facilitair. Leidend
waarvoor geen exploitatiemogelijkheden zijn of wat
voor de ambtelijke huisvesting is de strategische
niet wenselijk wordt gevonden, dan zorgt het
huisvestingsvisie waarin wordt beschreven hoe de
vastgoedbedrijf ervoor dat deze bebouwing gesloopt
ambtelijke huisvesting wordt vormgegeven.
wordt en het perceel als groen geleverd wordt.
worden om niet overgedragen aan
12.2 VFBE Facilitair bepaalt de hoogte van de servicekosten binnen de ambtelijke panden en brengt deze in rekening bij de huurders.
Spelregel 15. Samenwerking Stadsdeelmanagement 15.1 Alle in deze paragraaf 2 benoemde
12.3 VFBE Vastgoed verstrekt tegen kostendekkende
beleidsterreinen raken (in)direct de ontwikkelingen in
vergoeding advies en voert projectmanagement uit
de stadsdelen, zowel inhoudelijk als organisatorisch. Er
voor VFBE Facilitair.
vindt met de stadsdeelmanagers dan ook structureel overleg plaats over deze ontwikkelingen, de ontwikkelingen die zij vanuit het stadsdeel zien binnen ander niet-gemeentelijk maatschappelijk vastgoed en de behoeften in de wijk. Daarbij wordt specifiek besproken welke ontwikkelingen van invloed zijn op de samenstelling en het gebruik van de gemeentelijke vastgoedportefeuille.
Beleidskader Vastgoedbedrijf 2021 | Enschede
18
Paragraaf 3: Strategisch jaarplan Spelregel 16. Jaarplan 16.1 Het vastgoedbedrijf stelt elk jaar een ‘Jaarplan VFBE Vastgoed’ op. In dit jaarplan wordt de balans opgemaakt en vooruit gekeken. 16.2 De verzamelde informatie wordt onder meer gebruikt voor de verantwoording richting Raad en zo nodig gedeeld met stakeholders. 16.3 Het jaarplan bevat in ieder geval de volgende onderdelen: Onderwerpen 1. Portefeuilleoverzicht
8. Reserve doorrekening
Overzicht van de portefeuille ingedeeld naar:
Overzicht van het verloop van de reserve en de
Maatschappelijk (met subcategorieën), Verkoop en
effecten van mutaties in de portefeuille.
Nader uit te werken.
9. Waardering
2. Ambities en ontwikkelingen
Overzicht van de boekwaarde, marktwaarde en
Beschrijving van (lopende) vraagstukken, aankomende
herbouwwaarde. Elke 3 jaar wordt de marktwaarde
ontwikkelingen/investeringen en op handen zijnde
van de objecten in de vastgoedportefeuille bepaald
nieuwe wet- en regelgeving. Dit onderdeel wordt
door een externe adviseur op basis van de financieel
opgesteld in samenspraak met de stakeholders. Intern
meest optimale functie. Elke 5 jaar wordt de
gebeurt dit in de jaaroverleggen.
herbouwwaarde (of verzekeringswaarde) van de
3. Onderhoud(svoorziening) en duurzaamheid
vastgoedportefeuille geactualiseerd om onder- of
Vaststellen van het MJOP en vastleggen van
oververzekering te voorkomen.
(uitvoerings)afspraken met betrekking tot de verduurzaming van de portefeuille en overige investeringen. Overzicht van het uitgevoerde onderhoud t.o.v. het geplande onderhoud over het afgelopen jaar en een overzicht van het verloop van de onderhoudsvoorziening voor de komende 10 jaar.
4. Financieel overzicht Overzicht met de gerealiseerde en begrote kosten per object. En een overzicht van de leegstandskosten.
5. Risicoanalyse Beschrijving van de financiële risico’s die worden gezien op basis van diverse ontwikkelingen als rentestijging, nieuwe vastgoedwetgeving, negatieve exploitatieresultaten, nieuwe kijk op ambtelijke huisvesting, aangescherpte veiligheidseisen, et cetera.
6. Huurcontracten Overzicht van de contracten (incl. overzicht commerciële huurders) met einddatum en huursom.
7. Energiebesparing/verduurzaming Overzicht van het verloop van de CO2-uitstoot per object per m² als gevolg van gas- en elektraverbruik.
Beleidskader Vastgoedbedrijf 2021 | Enschede
19
Paragraaf 4: Mutaties in de portefeuille
Paragraaf 5: Financiële systematiek
Spelregel 17. (Aan- en) Verkoop van vastgoed 17.1 Afstoten van vastgoed aan derden gebeurt tegen
Spelregel 19. Kredietverlening en mandaat 19.1 Vaststelling van een begroting door de Raad
de actuele marktwaarde. Daarom wordt in geval van
betekent mandatering voor uitvoering van de plannen
verkoop altijd een taxatie verricht om de marktwaarde
zoals opgenomen in deze begroting. Tussentijds en
van het object te bepalen.
na afloop wordt de Raad gerapporteerd door middel
17.2 Bij aankoop van vastgoed wordt altijd een taxatie
van de reguliere P&C-producten.
verricht om de marktwaarde van het object te
19.2 Budgetten voor het plegen van investeringen
bepalen.
t.b.v. nieuwbouw/verbouw zijn pas beschikbaar zodra
17.3 Aan- en verkopen geschieden onder
de Gemeenteraad daarvoor krediet verleend heeft.
verantwoordelijkheid van het vastgoedbedrijf, waarbij
Het gaat dan om voorbereidings-, bouw- of
de kennis en kunde van de afdeling Gebieds- en
aanvullende kredieten. Een kredietaanvraag bestaat
projectontwikkeling wordt ingezet t.b.v. het formele
uit een exploitatiebegroting waaruit blijkt dat de
juridische en bestuurlijke traject. Uitzondering hierop
investering gedekt kan worden door (verhoging van)
vormen herontwikkelingsprojecten of grote objecten
de huurprijs en/of bijdragen van derden.
die onderdeel zijn van een stedelijke ontwikkeling
19.3 Voor onvoorziene wijzigingen van de
waarvoor GPO verantwoordelijk is (bijvoorbeeld de
exploitatiebegrotingen heeft het vastgoedbedrijf
Noordmolen als onderdeel van Centrumkwadraat).
mandaat om onder voorwaarden uitgaven te doen.
17.4 Voordat tot verkoop wordt overgegaan wordt het
Dit mandaat is voornamelijk van toepassing voor:
vastgoed eerst intern aangeboden en worden
￭ het snel kunnen uitvoeren van huurderwensen
eventuele kaders en uitgangspunten voor de verkoop opgehaald. Ten tijde van het vaststellen van dit beleidskader verloopt het aanbieden en ophalen van de kaders via de NIEVIEWIE. 17.5 Het Hoofd Vastgoedbedrijf is gemandateerd om aan- en verkoopovereenkomsten te ondertekenen.
(kleine verbouwingen) ￭ noodzakelijke vroegtijdige vervangingen of renovaties in het kader van wettelijke en duurzame maatregelen ￭ het afdekken van de onrendabele top van gewenste duurzame investeringen. Het vastgoedbedrijf heeft mandaat om onder de
Spelregel 18. Sloop 18.1 Een gebouw wordt gesloopt en de kosten hiervan
volgende voorwaarden uitgaven te doen: ￭ Investeringen die worden terugverdiend binnen de
worden gedekt uit de vastgoedreserve wanneer: 1)
resterende contractperiode door een met huurder
een gebouw technisch verouderd is en 2) er geen
afgesproken huurverhoging.
gebruik meer is en 3) er geen andere invulling meer
￭ Investeringen kleiner dan € 250.000,-.
gevonden kan worden en het gebouw geen onderdeel uitmaakt van een project of herontwikkeling of 4) een locatie leeg als groen moet
Spelregel 20. Huurprijsbepaling 20.1 Het vastgoedbedrijf gaat in principe uit van een
worden overgedragen aan Stadsdeelbeheer.
kostendekkende huur. Uitzondering hierop vormen de
18.2 Indien er nog een boekwaarde op het te slopen
niet-maatschappelijke huurders, hieronder verstaan
gebouw rust komt de afboeking ervan ten laste van
we huurders die niet bijdragen aan een
de vastgoedreserve. Het vastgoedbedrijf draagt
beleidsdoelstelling (zie hiervoor ook spelregel 3, de
daarmee het risico in geval van faillissement van
beleidsafdeling bepaalt wat maatschappelijke
huurders op het moment dat er geen andere invulling
huurders zijn). De niet-maatschappelijke huurders
meer gevonden kan worden.
betalen (conform wetgeving) minimaal een
18.3 Indien er sprake is van sloop als gevolg van of ten
marktconforme huur. Indien de kostprijsdekkende
behoeve van een beleidsmatige ontwikkeling
huur hoger is dan de markthuur wordt de
(bijvoorbeeld clustering sportparken) komt de
kostprijsdekkende huur in rekening gebracht. Dit
afboeking van de boekwaarde ten laste van de
binnen de kaders van BBV, de financiële verordening
betreffende beleidsafdeling.
en de Wet Markt en Overheid.
Beleidskader Vastgoedbedrijf 2021 | Enschede
20
20.2 De methodiek van de kostendekkende huur houdt in dat over een langere periode de huren
￭ exploitatieresultaten (bijvoorbeeld stijging OZB of verzekeringskosten)
voldoende zijn voor het afdekken van de kosten van
22.3 In de reserve bijdrage kostendekkende huur
het vastgoedobject. Door het toepassen van de
zitten interne en externe bijdragen van de periode tot
kostprijsdekkende huur zijn de kosten in de
1-1-2017. Het gaat dan om bijvoorbeeld provinciale
beginperiode hoger dan de opbrengsten, dit tekort
subsidies die tot doel hadden de huurprijs te verlagen.
wordt gedurende de exploitatie goed gemaakt. Voor
Daarbij was het uitgangspunt dat de totale investering
de huurder heeft dit als voordeel dat de
geactiveerd werd en de gehele kapitaallast in de huur
aanvangshuur lager is.
werd verrekend. Een deel van de dekking van de huur
20.3 De 8 kostenelementen voor de bepaling van de
wordt daarbij dan onttrokken uit de reserve
kostprijsdekkende huur zijn: afschrijving, rente,
kostprijsdekkende huur. Vanaf 2017 gelden nieuwe
onderhoudslasten, eigenaarslasten (OZB, verzekering
BBV-regels. Hierdoor worden vanaf 2017 externe
en waterschapslasten), personeelslasten,
bijdragen direct in mindering gebracht op de te
leegstandsrisico, indexering en wettelijke en duurzame
plegen investering. en worden er minder
maatregelen.
kapitaallasten doorgerekend in de huurprijs.
20.4 De huurprijzen worden jaarlijks geïndexeerd.
22.4 De reserve wettelijke & duurzame investeringen
20.5 Voor de huurprijsberekening van panden die
wordt opgebouwd uit de reservering die hiervoor
tijdelijk in portefeuille worden genomen of panden die
wordt gedaan in de huurprijs. De kapitaalslasten van
worden afgestoten, kan afgeweken worden van de
de noodzakelijke wettelijke en duurzame
standaard huurprijsberekening.
investeringen gedurende de exploitatieperiode
20.6 Het gehanteerde rentepercentage voor de
worden hieruit bekostigd. Tevens kan de onrendabele
huurprijsberekeningen is gedurende de gehele
top van gewenste duurzame investeringen hieruit
looptijd de op dat moment geldende gemeentelijke
worden afgedekt. Het gaat dan om wenselijke
omslagrente. Dit betekent dat bij een stijging of daling
investeringen waarvan de huurder de hogere huurlast
van het rentepercentage een nadeel dan wel voordeel
niet kan dragen. Per casus wordt hiervoor een
behaald wordt. Dit wordt opgevangen in de
afweging gemaakt. Per investering wordt bekeken
egalisatiereserve en jaarlijks in beeld gebracht.
welk deel waaruit gedekt kan worden: huurverhoging, investeringsbijdrage(n) derden,
Spelregel 21. Afschrijvingstermijnen 21.1 Activa worden afgeschreven conform de nota
meerjarenonderhoudsplanning (MJOP) of de reserve
Activeren en Afschrijven van de gemeente Enschede.
22.5 Het verloop van de reserves wordt
wettelijke & duurzame investeringen. geconsolideerd en als totaal gemeld in de
Spelregel 22. Vastgoedreserve 22.1 De reserve vastgoed bestaat uit: ￭ Egalisatiereserve
gemeentebegroting. 22.6 Over de reserves wordt geen rente gerekend.
￭ Reserve bijdrage kostenprijsdekkende huur ￭ Reserve wettelijke en duurzame maatregelen. 22.2 De egalisatiereserve is bedoeld als buffer om de resultaten van het gemeentelijk vastgoed op te vangen en vormt als het ware de optelsom van alle afzonderlijke ‘badkuipen’. Het gaat dan om bijvoorbeeld: ￭ risico’s t.a.v. de afwaardering van vastgoed op het moment dat vastgoed zijn maatschappelijke functie verliest ￭ mee- en tegenvallers bij aanbestedingen ￭ verliezen en winsten bij het afstoten van gemeentelijk vastgoed
Beleidskader Vastgoedbedrijf 2021 | Enschede
21
Paragraaf 6: Spelregels onderhoud Spelregel 23. Soorten onderhoud 23.1 We onderscheiden vier soorten onderhoudsactiviteiten. ￭ Dagelijks onderhoud: kleine regie klussen onder de € 1.000,-; kosten voor advies van derden, herinspecties, begeleiding en toezichtkosten. Hieronder valt onder meer het preventief uitvoeren van service- en onderhoudsbeurten aan gebouwelementen en wettelijke verplichte keuringen (bijv.keuringen liften en brandinstallaties). ￭ Planmatig onderhoud: groot- of vervangingsonderhoud dat opgenomen is in de meerjarenonderhoudsplanning (MJOP). Het betreft het onderhoud dat er op gericht is het vastgoedobject weer in overeenstemming te brengen met het gewenste onderhoudsniveau (biijv. schilderen kozijnen en vervangen dakbedekking). ￭ Extra onderhoud: gepland onderhoud aan een bouw- of installatieonderdeel dat onverwachts eerder uitgevoerd moet worden vanwege een defect. Uitvoering van deze werkzaamheden zorgt voor een verschuiving in de MJOP. ￭ Incidenteel onderhoud: al het onderhoud dat zich onverwacht voordoet en dus niet gepland is. Het onderhoud is bedoeld om de technische functionaliteit van de gebouwelementen in stand te houden zodat het bruikbaar blijft. Het gaat dan om bijvoorbeeld het verhelpen van een storing. 23.2 Van deze vier soorten hebben dagelijks onderhoud, planmatig onderhoud en extra onderhoud betrekking op de onderhoudsvoorziening.
Deze kosten zijn immers voorzien in de huurprijs en van daaruit wordt gedoteerd aan de voorziening. Incidenteel onderhoud wordt bekostigd vanuit de exploitatie omdat het niet voorzien is. 23.3 De onderhoudsvoorziening wordt gevoed door een jaarlijkse storting uit de exploitatie van de totale vastgoedportefeuille. Deze jaarlijks storting wordt berekend op basis van de te verwachten onderhoudskosten die worden vastgelegd in de MJOP. De hoogte van de storting bedraagt het gemiddelde van de verwachte uitgaven over een periode van 20 jaar met twee keer een 10-jaarlijkse storting. De storting in de voorziening wordt jaarlijks
Spelregel 24. Onderhoudsmethodiek en -niveau 24.1 Elk jaar wordt er door de onderhoudspartners een meerjaren onderhoudplanning (MJOP) opgesteld. 24.2 Het MJOP wordt per object op basis van inspecties opgesteld . De inspecties en de meerjarenonderhoudsplanning kunnen desgewenst getoetst worden door een externe partij. 24.3 Het MJOP is een raming van de kosten van de uit te voeren onderhoudswerkzaamheden over een periode van 20 jaar en vormt de leidraad voor het jaarlijks uit te voeren onderhoud. 24.4 De correctheid van de MJOP (financieel jaarplan) is conform het prestatiecontract op lange en korte termijn minimaal 99% zowel op kwaliteit als kwantiteit 24.5 Voorafgaand aan uitvoeringsjaar vindt er jaarlijks een finale technische toets van alle geplande activiteiten plaats zodat er geen werk wordt uitgevoerd dat nog niet nodig is en kapitaalvernietiging wordt voorkomen. 24.6 Voorafgaand aan uitvoeringsjaar vindt afstemming plaats met financiën, huurder(s)/gebruiker(s) en intern over: ￮ het gekozen strategielabel: maatschappelijk, nader uit te werken of verkoopen het gewenste onderhoudsniveau; ￮ de verwevenheid met andere investeringen; ￮ de verwevenheid met het duurzaamheidsprogramma; ￮ bijzonderheden bij de huurder waar rekening mee gehouden moet worden.
bijgesteld op basis van het vernieuwde MJOP zodat de voorziening niet negatief wordt.
Beleidskader Vastgoedbedrijf 2021 | Enschede
22
24.7 De onderhoudsconditie van gebouwen wordt gemeten conform de NEN 2767 ‘Conditie meten voor gebouw- en installatiedelen’. 27.8 De correctheid van de conditiestatus, zoals opgenomen in de installatiecartotheek (samengesteld per pand in afstemming met de onderhoudspartners) is op elk moment minimaal 99%. 24.9 Er worden 6 conditieniveaus onderscheiden in NEN 2767 ‘Conditie meten voor gebouw- en installatiedelen’: Omschrijving
Toelichting
1
Uitstekende
Incidenteel geringe
conditie
gebreken
Goede
Incidenteel beginnende
conditie
veroudering
Redelijke
Plaatselijk zichtbare
conditie
veroudering.
3
4
een innovatievoorstel ten aanzien van energiereductie opgesteld. De basis hiervoor vormt de technische conditiemeting (NEN 2767), daar wordt een aanvullende analyse op uitgevoerd op het gebied van energieverbruik en binnenmilieu. 25.2 Het innovatievoorstel moet leiden tot een energiereductie van minimaal 2% per jaar. Deze reductie heeft betrekking op afname van het elektrisch
Score
2
Spelregel 25. Duurzaamheid als onderdeel van de MJOP 25.1 Jaarlijks wordt door onze onderhoudspartners
vermogen en/of gasgebruik. 25.3. In 2023 dient de levering van energiestromen ten minste voor 50% uit eigen opwekking te komen. In 2040 dient 100% van de energiebehoefte uit eigen opwekking te komen.
Functievervulling van
Spelregel 26. Van toepassing zijnde wet- en regelgeving op technisch beheer 26.1 De gemeente heeft ongeacht de afspraken met
bouw- en installatiedelen
de huurders als eigenaar een zorgplicht en is volledig
niet in gevaar
verantwoordelijk voor veiligheid (bijvoorbeeld
Matige
Functievervulling van
conditie
bouw- en installatiedelen incidenteel in gevaar
installatieveiligheid, asbest, legionella, valbeveiliging). Alle vastgoedobjecten moeten daarom voldoen aan de geldende en nieuwe wetgeving.
Kans op vervolgschade 5 6
Slechte
De veroudering is
conditie
onomkeerbaar
Zeer slechte
Technisch rijp voor sloop
conditie 24.10 Het gewenste onderhoudsniveau van de vastgoedobjecten is afhankelijk van factoren als: ￭ de (nieuwe) functie van het gebouw ￭ het doel van het gebouw ￭ de intensiteit van gebruik ￭ de eventuele cultuurhistorische waarde ￭ de verwachte termijn waarover de functie of het gebouw gehandhaafd dient te worden (restlevensduur) ￭ contractuele afspraken met de huurder
Beleidskader Vastgoedbedrijf 2021 | Enschede
23
Paragraaf 7: Spelregels voor verduurzamen
huurprijs wordt dan ook verhoogd met 70% van de voorgecalculeerde besparing op de energielasten. ￭ Reserve wettelijke en duurzame maatregelen. Het
Spelregel 27. Planning verduurzaming 27.1 Om invulling te geven aan de verduurzamingsopgave van de gemeentelijke vastgoedportefeuille wordt jaarlijks een investeringsplanning voor de komende jaren gemaakt. Deze wordt gedeeld met de stakeholders. 27.2 De planning sluit aan bij landelijke kaders, gemeentelijke ambities (coalitieakkoord) en beleid. 27.3 Prioritering vindt plaats op basis van kosten versus besparing, logische ingreepmomenten (aansluiting MJOP) en omvang van het energieverbruik Spelregel 28. Dekking van kosten voor verduurzamen 28.1 De dekking van de duurzaamheidsinvesteringen