eindverslag participatietraject

EINDVERSLAG PARTICIPATIETRAJECT SAMENWERKING WIJKORGANEN

1

INHOUDSOPGAVE INLEIDING

3

HET PARTICIPATIEPROCES

4

Afgeronde bijeenkomsten, uitingen en belangrijke momenten

4

BELANGRIJKSTE UITKOMSTEN

9

UITWERKING VAN DE INBRENG

10

2

INLEIDING In het Actieplan Samenlevingsgericht werken is opgenomen dat de samenwerkingsafspraken met wijkorganen vernieuwd moeten worden. De Regeling Wijkorganen (2008) was verouderd en toe aan een herziening. De vernieuwing van de samenwerkingsafspraken is in coproductie tussen de gemeentelijke organisatie en de wijkorganen uitgevoerd. Formele procedure De participatieverordening die is vastgesteld in maart 2022 schrijft bij coproductie voor dat het bestuursorgaan voorafgaand aan het proces een participatieplan ter besluitvorming krijgt aangeboden. Deze is op 7 juni 2022 aangeboden aan het college en akkoord bevonden. Daaropvolgend is de raad per brief geïnformeerd. Onderdeel van coproductie is dat het bestuursorgaan de adviezen en conclusies uit het participatieproces overneemt mits deze passen binnen de vooraf gestelde inhoudelijke, financiële en procedurele kaders. Ter afronding van het participatieproces, zoals bedoeld in artikel 5 van de Participatieverordening, maakt het bestuursorgaan een eindverslag op. Het eindverslag bevat in elk geval: (a) een overzicht van het gevolgde participatieproces op hoofdlijnen; (b) een weergave van de belangrijkste uitkomsten van het participatieproces; (c) de reactie van de gemeente op deze uitkomsten en de wijze waarop de gemeente de inbreng heeft benut bij de uitwerking van het beleidsvoorstel of uitvoeringsplan.

Dit eindverslag is een weergave van het participatieproces dat is gevoerd en hoort bij de besluitstukken die worden aangeboden aan het college en de gemeentraad.

3

HET PARTICIPATIEPROCES Deze lijst van bijeenkomsten, vergaderingen, in- en externe uitingen en

STARTBIJEENKOMST

overige belangrijke momenten zijn benoemd ter onderbouwing en

Op 4 juli 2022 is er een stedelijke bijeenkomst geweest in het Mystiek Theater. Bij

verantwoording van het participatietraject. Daarnaast geeft dit

deze bijeenkomst is door tafelgesprekken bij de wijkorganen opgehaald hoe ze

overzicht ook een inkijkje in wat er de afgelopen maanden gedaan is

aankijken tegen hun huidige rol en positie in de wijk, de samenwerking met de

door het projectteam, de kerngroep en andere betrokkenen.

gemeente én hun visie op de toekomst (wat kunnen we veranderen / wat gebeurt er als er niks verandert). Het was een drukbezochte bijeenkomst (+- 60 mensen) met

AFGERONDE BIJEENKOMSTEN, UITINGEN EN BELANGRIJKE MOMENTEN

erg veel input voor het vervolgtraject. Negen personen uit dorps- en wijkraden meldden zich om een kerngroep te formeren namens de wijkorganen.

BIJEENKOMST STADSDEELMANAGEMENT Op 5 april 2022 was er op het Vliegveld Twente een bijeenkomst met

NIEUWSBRIEF 1

stadsdeelmanagement. Bij deze bijeenkomst gaf het Participatieteam meerdere korte

Op 15 juli 2022 ging de eerste nieuwsbrief naar de wijkorganen, de raad en de

presentaties over werkzaamheden vanuit het Actieplan Samenlevingsgericht werken.

ambtelijke organisatie. Deze gaf een terublik op de startbijeenkomst en inzicht in het

Op deze bijeenkomst is input opgehaald onder de aanwezigen (wijkregisseurs,

traject dat komen ging (wat gaan we doen en met wie?).

stadsdeelmanagers e.d.) over huidige samenwerking met wijk- en dorpsraden. 1E VERGADERING KERNGROEP BESLUIT PARTIEPATIEPLAN

Op 27 juli 2022 is de kerngroep voor het eerst bijeen gekomen. In deze vergadering

Op 7 juni heeft het college een besluit genomen op participatieproces vervanging

is er tijd genomen voor een kennismaking. Bij die kennismaking is de huidige situatie

regeling Wijkorganen vervolgens is op 14 juni 2022 de uitnodiging voor de

bij de wijkorganen uit de kerngroep besproken: wat doen ze in de wijk, hoe gaat dit

startbijeenkomst naar de wijkorganen, de raad en naar de ambtelijke organisatie

en waar lopen ze tegenaan? Daarnaast zijn er een aantal afspraken gemaakt over

gestuurd.

de bijeenkomsten, wat er van elkaar verwacht wordt en hoe het proces in grote lijnen wordt aangevlogen. Afsluitend is het element van ‘erkenning’ uit de Regeling Wijkorganen (2008) besproken.

4

UITNODIGING INTERNE SESSIES

1E INTERNE SESSIE: ADVIESCAFÉ

Op 9 augustus 2022 ging de uitnodiging voor de interne sessies naar de ambtelijke

Op 13 september 2022 vond de eerste sessie plaats met mensen uit de ambtelijke

organisatie (middels een IntEns bericht). Afzender was het projectteam.

organisatie. Bij deze bijeenkomst is er veel input opgehaald onder ambtenaren over (o.a.) hoe ze kijken naar de samenwerking met inwoners(groepen), hoe dit effect

2E VERGADERING KERNGROEP

heeft op hun werkzaamheden én wat ze in de toekomst zouden willen zien als het

Op 10 augustus 2022 was er een bijeenkomst met de kerngroep in Service Centrum

gaat om participatie en de rol van wijkorganen. Bij deze bijeenkomst waren +/- 20

Oost. De Participatieverordening is toegelicht en de Regeling Wijkorganen incl.

beleidsambtenaren aanwezig. Daarnaast waren er mensen van het fysieke domein

bijlagen is doorgenomen aan de hand van het stoplicht-model: wat willen we

en stadsdeelmanagement.

behouden (groen), wat verdient een verdieping/wijziging (oranje) en wat moet weg (rood). Hierna zijn twee voorbeelden uit het land besproken.

2E INTERNE SESSIE: SOCIAAL IN ENSCHEDE (SIE) Op 20 september 2022 vond de tweede sessie plaats met mensen uit de ambtelijke

RELEVANT GESPREK

organisatie. Bij deze bijeenkomst is er veel input opgehaald onder ambtenaren over

Op 31 augustus 2022 is er een Relevant Gesprek (participatiemethodiek van SIR)

(o.a.) hoe ze kijken naar de samenwerking met inwoners(groepen), hoe dit effect

gevoerd met het Participatieteam. Aan de hand van deze methodiek is gesproken

heeft op hun werkzaamheden én wat ze in de toekomst zouden willen zien als het

over hoe inwoners betrokken moeten worden en wat we ze vanuit de kerngroep

gaat om participatie en de rol van wijkorganen. Bij deze bijeenkomst waren +/- 10

gaan vragen. Vanuit de kerngroep was Martin Peulen bij het gesprek.

ambtenaren aanwezig, waaronder veel wijkregisseurs en de heer De Vos-Koelink vanuit de directie.

3E VERGADERING KERNGROEP Op 31 augustus 2022 was er een bijeenkomst met de kerngroep in Service Centrum Oost. Tijdens deze bijeenkomst is het ‘Relevant Gesprek’ besproken in de kerngroep en is vastgelegd op welke wijze inwoners betrokken worden bij het proces. Verder zijn er vier voorbeelden uit het land (Groningen, Utrecht, Haarlem, Maastricht) besproken ter inspiratie voor de nieuwe samenwerkingsafspraken.

5

4E VERGADERING KERNGROEP

5E VERGADERING KERNGROEP

Op 9 september 2022 was er een bijeenkomst met de kerngroep in Service Centrum

Op 4 november 2022 was er een bijeenkomst met de kerngroep in Hotel Van der

Oost. Tijdens deze bijeenkomst is ‘de dialoog met de stad’ doorgenomen: met welke

Valk in Enschede. Gedurende twee dagdelen (middag en avond) is er onder leiding

vragen en rondom welke thema’s betrekken we inwoners bij het proces? Hiervoor

van Wiro Kuipers (DesignLAB UT & ‘Zin In De Zaak’) teruggeblikt over alles wat is

gezamenlijk een (concept) vragenlijst opgesteld. Afsluitend hebben drie leden van de

opgehaald uit de sessies met de kerngroep, ambtelijke organisatie en de enquête

kerngroep zich aangeboden om mee te denken in het voorbereiden van de tweede

onder inwoners. Hierna zijn scenario’s gemaakt om op de tweede stedelijke

stedelijke bijeenkomst.

bijeenkomst te presenteren.

START ENQUÊTE ONDER INWONERS

STEDELIJKE BIJEENKOMST

Op 5 oktober 2022 is de enquête onder inwoners uitgezet. Deze enquête is gemaakt

Op 9 november 2022 was de tweede stedelijke bijeenkomst in het Mystiek Theater.

door de kerngroep en uitgezet via het netwerk van alle wijkorganen, sociale media

Bij deze bijeenkomst is er teruggeblikt op de vergaderingen met de kerngroep, de

en het EnschedePanel van Kennispunt Twente. De enquête gaf inzicht van de visie

enquête onder inwoners en de sessies met de interne organisatie. Daarnaast is er

van inwoners op wijkorganen. Een belangrijke constatering was dat veel inwoners

een akkoord opgehaald voor het intrekken van de Regeling Wijkorganen uit 2008. De

een wijkorgaan wel belangrijk vinden, maar onbekend zijn met de mensen en taken

rest van de avond stonden in het teken van de nieuwe samenwerkingafspraken en

die een wijkorgaan doet. In totaal hebben 1060 inwoners de enquête ingevuld.

de – door de kerngroep vastgestelde – scenario’s: hoe kijken betrokkenen (wijkorganen, raad en ambtelijk) hier tegenaan, wat zijn suggesties bij de scenario’s

NIEUWSBRIEF 2

en wat geven ze mee voor het uitwerken van de concrete afspraken. Het was een

Op 11 oktober 2022 is de tweede nieuwsbrief richting de wijkorganen, de raad en de

avond vol dialoog met erg veel input voor de nieuwe afspraken en de uitwerking van

ambtelijke organisatie gegaan. Deze nieuwsbrief gaf informatie over de gezette

deze afspraken in de praktijk.

stappen en hoe de komende periode eruit ging zien. De kerngroep, het participatietraject en de aanstaande stedelijke bijeenkomst werden besproken.

INTREKKEN REGELING WIJKORGANEN 2008 Op 7 december is de Regeling Wijkorganen uit 2008 ingetrokken en een overgangsregeling vastgesteld. De raad is per brief geïnformeerd en de wijkorganen hebben op 12 december daarover een brief ontvangen.

6

6E VERGADERING KERNGROEP

en wat ze mee willen geven voor het uitwerken van de nieuwe

Op 14 december 2022 was er een bijeenkomst met de kerngroep in Service Centrum

samenwerkingsafspraken.

Oost. In dit overleg is akkoord opgehaald om een samenwerkingsmodel uit te werken op drie niveaus en dit te verwerken in een subsidieverordening.

UITVRAAG KERNGROEP Op 13 februari 2023 is er een uitvraag gedaan onder leden uit de kerngroep om op te

STADSDEELMANAGEMENT OVERLEG

halen welke zaken zij van belang vinden in de uitvoering. Dit heeft geleid tot een

Op 18 januari 2023 is de richting van de nieuwe samenwerkingsafspraken besproken

uitvoeringsplan om de nieuwe samenwerking tot een succes te maken.

in het SDM-overleg. De stadsdeelmanagers zijn tijdens dit overleg geïnformeerd over de nieuwe afspraken en konden reageren op het concept. Tijdens dit overleg is

STADSDEELMANAGEMENT OVERLEG

geadviseerd om een sessie te organiseren met alle wijkregisseurs.

Op 15 maart 2023 zijn de Subsidieverordening Wijkorganen 2023, de Handreiking Wijkorganen en het Uitvoeringsplan van de nieuwe samenwerkingsafspraken

NIEUWSBRIEF 3

besproken in het SDM-overleg. De stadsdeelmanagers zijn tijdens dit overleg

Op 19 januari 2023 is de derde nieuwsbrief richting de wijkorganen, de raad en de

geïnformeerd konden reageren op de concepten.

ambtelijke organisatie gegaan. Deze nieuwsbrief gaf informatie over de uitkomsten van de stedelijke bijeenkomst op 9 november 2022. Daarnaast stond in de

7E VERGADERING KERNGROEP

nieuwsbrief hoe het vervolgproces eruit ziet, welke producten eind eerste kwartaal

Op 20 maart 2023 was de laatste bijeenkomst met de kerngroep in Servicecentrum

2023 worden vastgesteld én in welke vorm wjikorganen nog inbreng konden leveren

Oost. In deze bijeenkomst is de subsidieverordening, de handreiking en het

op de stukken.

uitvoeringsplan besproken. De kerngroep bracht verschillende belangrijke aandachtspunten in, die daarna zijn verwerkt.

BIJEENKOMST WIJKREGISSEURS Op 31 januari 2023 is er in Servicecentrum Oost een bijeenkomst geweest met de

CONCEPTEN GEDEELGD ONDER ALLE WIJKORGANEN

wijkregisseurs uit alle stadsdelen. De wijkregisseurs krijgen in de nieuwe

Op 30 maart 2023 zijn de (concept) Subsidieverordening Wijkorganen en de

samenwerking een actievere- en coachende rol. De nieuwe afspraken zijn

(concept) handreiking voor de ambtelijke organisatie opgestuurd naar alle

gepresenteerd en er is opgehaald hoe de wijkregisseurs naar hun nieuwe rol kijken

wijkorganen.

7

IN HET STADSDEEL IN GESPREK Op 13, 17, 18 en 24 april waren er bijeenkomsten in de vijf stadsdelen om mondeling uitleg te geven en akkoord op te halen op de besluitstukken. Bij de overleggen waren leden van de kerngroep aanwezig. Alle wijkorganen die aanwezig waren bij de gesprekken zijn akkoord gegaan. Bij VBTwekkelo, Buurtkring Usselo en Bewonersplatform Twekkelerveld is apart een akkoord opgehaald. Buurtkring Broekheurne en Wijkraad De Bothoven waren afwezig bij de gesprekken. Met de Dorpsraad Boekelo zijn op 9 februari en 20 april gesprekken gevoerd. Daarnaast hebben zij nog schriftelijke vragen ingediend bij de projectleiding en Stadsdeelmanagement West. Daarop is schriftelijk gereageerd.

8

BELANGRIJKSTE UITKOMSTEN Het participatieproces heeft niet alleen geleid tot een goed resultaat, maar heeft zeker ook wat los gemaakt bij de wijkorganen in de stad. 1. Er toe doen Het proces van coproductie heeft zeker geleid dat wijkorganen het gevoel hebben belangrijk gevonden te worden door de gemeente en er toe doen voor de vraagstukken in de wijk. Samen werken aan de toekomst is zeer positief opgepakt en met veel betrokkenheid gedaan. Wijkorganen willen liever vroeg in het proces betrokken worden d.m.v. participatie dan aan het einde van een voldragen proces nog advies uitbrengen. 2. Geen tweedeling Om recht te doen aan de diversiteit van de wijkorganen erkent de gemeente alle bewonersorganisaties. Het model van erkend en niet-erkend is beeïndigd. 3. Belang van diversiteit Elk wijkorgaan is anders georganiseerd en benut kracht en energie in de wijk op andere wijze. Het proces heeft opgeleverd hier niet een uniform organisatiemodel voor op te leggen, maar dit te laten bestaan. 4. Wens voor ondersteuning Het proces heeft opgeleverd dat wijkraden meer willen samenwerken, training en cursussen willen volgen en ondersteund willen worden bij de bekendheid van het wijkorgaan in de eigen wijk. 5. Doorontwikkeling Wijkorganen bestaan uit vrijwilligers. Dat brengt met zich mee dat een wijkvertegenwoordiging jaren een sterk orgaan is of door vertrek van mensen kan terugvallen.

Een trap op – trap af model biedt uikomst om van jaar tot jaar te bekijken waar je als wijkorgaan de energie in wilt steken. Om te bereiken dat wijkorganen trap opwaarts gaan is in het nieuwe samenwerkingsmodel de ruimte om ondersteund te worden of gecoacht als daartoe behoefte is. Het jaargesprek dat stadsdeelmanagement gaat voeren met de wijkorganen staat in het teken van doorontwikkeling en creëren van kansen. 6. Wijken zonder wijkraad Wijkdemocratie in wijken zonder wijkvertegenwoording heeft bijzondere aandacht door in navolging van dit traject een student bestuurskunde de opdracht te verlenen onderzoek te doen naar inwonerbetrokkenheid in wijken zonder wijkorgaan. Dit onderzoek is in juli 2023 afgerond.

9

UITWERKING VAN DE INBRENG De wijze waarop de inbreng is benut bij de uitwerking van het beleidsvoorstel of uitvoeringsplan •

De kerngroep heeft kritisch gekeken naar de oude regeling uit 2008. Wat waardevol is gebleven is overgenomen in het nieuwe voorstel. Wat verouderd was is geschrapt. Duidelijk werd dat het onwenselijk was de Regeling Wijkorganen (2008) niet naar het subsidietijdvak 2023 – 2027 te verlengen. Met instemming van de wijkorganen is op 7 december de Regeling 2008 ingetrokken door het college.

•

Er is een subsidieverordening 2023 opgesteld waarin beschreven staat welke activiteiten een wijkorgaan doet en op welk samenwerkingsniveau. Daar is een subsidiehoogte aan verbonden. Het wijkorgaan vraagt elk jaar de subsidie aan na een gesprek met stadsdeelmanagement.

•

Artikel 10 van de participatieverordening is bij besluitvorming open gelaten in afwachting van dit proces. Bij besluitvorming zal de raad een wijzigingsvoorstel aangeboden krijgen van de Participatieverordening waarin opgenomen wordt wat de verplichtingen zijn van de gemeente naar de wijkorganen.

•

Voor de ambtelijke organisatie is een handreiking geschreven die gaat helpen hoe zij wijkorganen tijdig kunnen informeren en betrekken bij vraagstukken in de wijk.

•

Om na besluitvorming de afspraken succesvol uit te voeren is een uitvoeringsplan geschreven. Stadsdeelmanagement is eigenaar van het uitvoeringsplan.

10

Teksten Stadsdeelmanagement Datum Juni 2023 Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend 11