Eindrapport Pblq
Tekst van het document
Laag
Inzet op basis van keuze gemeente
25
Dienstverlening ArcGIS Enterprise
In gebruik
Het gemeentebreed beschikbaar stellen van geo-data.
Om te bepalen op verschillende op straat-, postcode- of wijkniveau welk percentage van de huizen meer dan 3 personen zelfstandig woning. Hoeveel pensions in bepaalde postcodegebied mogen zijn. Zelfstandig: geen gezinnen. Geen onderliggende relatie. Rekentool. Gebruikers (21-50): Fysiek en Dienstverlening (gegevensbeheer) t.b.v. het maken van kaarten Gebruikers (2): GIS-beheerders t.b.v. publiceren van webservices ArcGIS staat de organisatie toe om gemeentebreed kaarten/geografische data beschikbaar te stellen. De 'database' van ArcGIS wordt in dit geval gevuld door GIS-Beheerders. ArcGIS biedt de mogelijkheid voor het uitvoeren van analyses op basis van geo-data, deze analyses kunnen vervolgens gebruikt worden in besluitvorming.
Informerend
Laag
Inzet op basis van keuze gemeente
pagina 64/77
Januari 2025
PBLQ – Algoritmen en AI in Enschede
RisicoAfweging voor inschatting gebruik Laag Inzet op basis van keuze gemeente
Nr.
Domein
26
27
pagina 65/77
Naam
Status
Doel
Beschrijving
Werking
Dienstverlening ArcGIS Online
In gebruik
Het beschikbaar stellen van Geo-informatie voor externen
Informerend
Generiek
In gebruik
Personeels- en salarisinformatiesysteem
ArcGis online is softwaretoepassing die gebruikt wordt om geo-data te verzamelen en te analyseren. Dit kan dan vervolgens gebruikt worden in de besluitvorming. ArcGIS wijkt af van de overige ArcGIS toepassingen in deze lijst doordat deze het expliciet toestaat om geo-informatie te ontsluiten aan externe partijen zoals inwoners. Ontsluiten van Geo informatie naar externen (inwoners, ...). ArcGIS online bevat: - ArcGIS inzichten (gepland): voor interactieve ruimtelijke analyse; - ArcGIS HUB: samenwerkingsplatform; - ArcGIS dashboarding: maken van dashboards; - ArcGIS StoryMaps: maken van kaartverhaal --> kaarten met beschrijvende teksten; - Survey123: Voor het inwinnen van locatie gebonden informatie; - Fielsmaps: inwinnen van data in het veld, gebruiker: onderhoud Enschede; - Workforce (niet in gebruik): werkverdeling en -beheer in het veld. Beaufort is tegenwoordig overgegaan in youforce, beaufort 'draait' nog steeds onder de motorkap voor salarisadministratie. Uitbetaling salarissen vindt plaats op basis van vooraf ingevulde gegevens.
Beaufort
Januari 2025
PBLQ – Algoritmen en AI in Enschede
Beslissend
RisicoAfweging voor inschatting gebruik Laag Inzet op basis van keuze gemeente
Laag
Inzet op basis van keuze gemeente
Nr.
Domein
Naam
28
Bedrijfsvoering Coda Unit4Financials
Status
Doel
Beschrijving
Werking
In gebruik
Financieel management systeem
Module: E-assets Financieel managementsysteem met de mogelijkheid voor het automatiseren van backoffice taken.
Informerend
RisicoAfweging voor inschatting gebruik Laag Inzet op basis van keuze gemeente
De applicatie heeft een 'natural language assistant' functie, deze wordt enkel gebruikt om teksten te vertalen. 29
30
Generiek
Concernstaf
Cognos
Cognos TM1
In gebruik
In gebruik
Managementrapportage
Cognos Add-on voor het doen van prognoses
Helpt bij het samenvoegen, analyseren, exploreren en presenteren van data. Deze data kunnen vervolgens gevisualiseerd en geanalyseerd worden om op basis hiervan management rapportages op te stellen. Cognos biedt de mogelijkheid voor het maken van prognosemodellen. Rapportages ten behoeve van interne procesoptimalisatie. Gaat dan dus om zaken als: het optimaal inzetten van werknemers (planning) & de besteding van financiële middelen. TM staat voor table manager, vergelijkbaar met draaitabellen in Excel. TM1 is een add-on op Cognos. In TM1 is een model gemaakt (algoritmes en rekenregels). Uitkomst van dit model is een voorspelling over toekomstige ontwikkelingen. Rapportages ten behoeve van interne procesoptimalisatie. Gaat dan dus om zaken als: het optimaal inzetten van werknemers (planning) & de besteding van financiële middelen.
pagina 66/77
Januari 2025
PBLQ – Algoritmen en AI in Enschede
Informerend
Laag
Inzet op basis van keuze gemeente
Informerend
Laag
Inzet op basis van keuze gemeente
Nr.
Domein
Naam
Status
Doel
Beschrijving
31
Bedrijfsvoering
Spottler
In gebruik
Monitor van online berichtgeving over Enschede
32
Bedrijfsvoering
Crescendo Unit4Financials
In gebruik
Financiële controle bankafschriften
33
Dienstverlening DocuDistri
In gebruik
Kluis voor reisdocumenten en rijbewijzen
Het is een mediamonitor die het hele internet Informerend scant op berichtgeving in Enschede: nieuwssites, social media, openbare bronnen. Het volgt geen individuele profielen van inwoners. Hij scant op basis van zoekopdrachten die de gemeente opgeeft. Die zoekopdrachten zijn deels algemeen en vaststaand, en worden soms voor specifieke events ingesteld zodat de gemeente kan volgen wat er gebeurt. Daarnaast bevat Spottler een WebCareTool. Als mensen gericht aan de gemeente vragen stellen via social media dan krijgt de gemeente dat in streams. Add-on voor Unit4 Financials. Staat de Adviserend gebruiker toe om bankafschriften geautomatiseerd in te lezen, verwerken en af te letteren. Momenteel worden bankafschriften handmatig geanalyseerd, wat tijdrovend en foutgevoelig is. De Pdf-bestanden worden overgetypt in Excel, waarbij naar de totale inkomsten en uitgaven per maand wordt gekeken. Een samenwerking met Easydata biedt de mogelijkheid om dit proces te automatiseren, inclusief het overkloppen van getallen en het categoriseren van posten. De gemeente heeft als onderdeel van het inkooptraject een IAMA uitgevoerd om risico's in kaart te brengen Slimme' kluis die ondersteunt in de uitgifte Beslissend van documenten aan burgers. Burger scant zijn afhaalbewijs en DocuDistri zorgt ervoor dat het correcte document naar de balie gaat.
pagina 67/77
Januari 2025
PBLQ – Algoritmen en AI in Enschede
Werking
RisicoAfweging voor inschatting gebruik Laag Inzet op basis van keuze gemeente
Laag
Laag
Wettelijke verplichting
Nr.
Domein
Naam
Status
Doel
Beschrijving
Werking
34
Bedrijfsvoering
Google Data Studio
In gebruik
Website-analyse-dashboard www.enschede.nl
Toepassing die de gebruiker helpt om 'website analyse dashboard' op te stellen.
Informerend
35
Dienstverlening GovMetric
In gebruik
Klanttevredenheidsmeting.
Website, balie, email en webformulier module.
Informerend
36
Generiek
Datamask
In gebruik
Anonimiseren van documenten
37
Generiek
E-Suite
In gebruik
Zaaksysteem met interne DMS
pagina 68/77
Januari 2025
Systeem wat helpt om feedback van burgers te verzamelen, deze gegevens worden geanalyseerd en kunnen vervolgens gepresenteerd worden d.m.v. visualisaties/dashboard. O.b.v. deze informatie kunnen beslissingen genomen worden Het algoritme herkent en anonimiseert o.a. Adviserend (persoons)gegevens, vertrouwelijke financiële gegevens en andere privacygevoelige informatie in documenten voordat deze gepubliceerd of gedeeld worden. Wordt vaak gebruikt bij WOO/AVG-verzoeken Zaaksysteem met intern DMS. Klant Contact Systeem. Webformulier functionaliteit. Digitaal Loket functionaliteit met PDC en Mijn Loket functionaliteit.
PBLQ – Algoritmen en AI in Enschede
Informerend
RisicoAfweging voor inschatting gebruik Laag Inzet op basis van keuze gemeente Laag
Inzet op basis van keuze gemeente
Beperkt
Wettelijke verplichting
Laag
Wettelijke verplichting
Nr.
Domein
38
39
pagina 69/77
Naam
Status
Doel
Beschrijving
Dienstverlening iBurgerzaken
In gebruik
Systeem dat inwoners en ondernemers toestaat digitaal burgerzakenproducten aan te vragen.
Dienstverlening Kofax
In gebruik
Scan en OCR-functionaliteit
Via iBurgerzaken kunnen inwoners Adviserend verschillende 'burgerzakenproducten' online aanvragen, het gaat dan om diensten waarvoor men normaliter zich fysiek aan een balie meldt. De fysieke optie blijft ook ten allen tijden bestaan, maar dit biedt de inwoner meer flexibiliteit. Hierbij kan men denken aan reisdocumenten, het doorgeven van een geboorte/overlijden/huwelijk en andere zaken. iBurgerzaken gaat uit van een positief scenario: simpele aanvragen worden automatisch verwerkt. Moeilijke of verzoeken waar bijzonderheden optreden worden altijd gecontroleerd door een burgerzaken medewerker. Goedkeuringen worden automatisch door het systeem afgehandeld. Wanneer er bijzonderheden optreden of een verzoek zou niet toegekend worden o.b.v. de ingevoerde informatie kijkt er te allen tijde een medewerker mee. Het systeem kan niet zelfstandig verzoeken afwijzen. Software voor het scannen en archiveren van Adviserend documentatie. Heeft een OCR-functie = 'optical charachter recognition' wat ervoor zorgt dat de computer de tekst op een afbeelding ook kan 'lezen' Post/factuur komt binnen bij de postregistratie, software scant hem, gaat op zoek naar herkenbare tekens/objecten en registreert deze. Het gescande stuk komt vervolgens terecht in een controlesysteem waar een medewerker van de gemeente bepaald of het goed is gegaan.
Januari 2025
PBLQ – Algoritmen en AI in Enschede
Werking
RisicoAfweging voor inschatting gebruik Beperkt Wettelijke verplichting
Laag
Inzet op basis van keuze gemeente
Nr.
Domein
Naam
Status
Doel
Beschrijving
Werking
40
Generiek
MS Power BI
Pilot
Data analytics tool.
Tool voor het visualiseren van data.
Informerend
41
Concernstaf
NARIS
In gebruik
Risicomanagement Tool
Laag
Inzet op basis van keuze gemeente
42
Bedrijfsvoering
Octopus
In gebruik
Applicatie voor ondersteuning van bezwaar- en beroepsproces.
Laag
Inzet op basis van keuze gemeente
43
Dienstverlening OVSH
In gebruik
Open Vraag Spraak Herkenning
Risicomanagement rekenmodel: in dit model Informerend voer je potentiële risico's in, met een schatting van de kans dat deze voorkomen en de financiële gevolgen hiervan. Niet alle risico's komen tegelijkertijd voor, maar op basis van de ingevoerde waarde berekent het model een financiële buffer die je moet aanhouden om eventuele risico's op te vangen. In het besluitvormingsproces wordt vervolgens besproken of: je dit bedrag wil aanhouden, en in hoeverre je wilt bezuinigen om dit bedrag te behalen. Applicatie die voornamelijk in bezwaar en Adviserend beroepsprocedures gebruikt wordt om processen te stroomlijnen. Applicatie ondersteunt in processen. Open Vraag Spraak Herkenning als een Beslissend burger de gemeente belt om te bepalen bij welke afdeling de vraag thuishoort
Laag
Inzet op basis van keuze gemeente
44
Generiek
In gebruik
Webformulier
Webformulier functionaliteit.
Laag
Inzet op basis van keuze gemeente
Ondersteunt ook vraag/antwoord beslisbomen. Dimpact platform voor digitale dienstverlening.
Laag
Wettelijke verplichting
Laag
Wettelijke verplichting
PodiumD Formulier
45
Generiek
PodiumD Platform
In gebruik
Platform voor digitale dienstverlening
46
Dienstverlening PodiumD Portaal
In gebruik
Platform voor digitale dienstverlening
pagina 70/77
Januari 2025
De plek waar inwoner zijn info kan inzien bij alle producten en diensten die hij/zij afneemt bij de gemeente en digitaal zaken kan doen met de gemeente. Zal beslisbomen en rekenregels bevatten om processen te versnellen.
PBLQ – Algoritmen en AI in Enschede
Informerend
Informerend
RisicoAfweging voor inschatting gebruik Laag Inzet op basis van keuze gemeente
Nr.
Domein
47
Status
Doel
Beschrijving
Dienstverlening RAP-Reis
In gebruik
Reisdocumenten aanvraag portaal
Portaal voor het aanvragen van reisdocumenten, bevat een aantal algoritme gerelateerde mogelijkheden.
48
Dienstverlening Siteimprove
In gebruik
Website optimalisatie
49
Bedrijfsvoering
SmartControl
In gebruik
Beheeromgeving
Website optimalisatie. Modulen: Quality Assurance, Accessibility, SEO, Response, Analytics, PDF-check of documents Onder andere SEO wat gericht is op zoekmachine optimalisatie de nodige algoritmes zal bevatten. Beheeromgeving SmartDocuments (bouwen sjablonen en rechtenbeheer)
50
Generiek
SmartDocuments
In gebruik
Document creatie tool
Document creatie tool Bij smartdocuments geven gebruikers informatie op en deze worden automatisch ingevuld in Sjablonen.
51
Dienstverlening Stembureaumanager
Niet meer in gebruik
Stembureaumanager
52
Bedrijfsvoering
Ubeeo
In gebruik
Recruitmentsysteem
53
Sociaal
Aliment Kluwer
In gebruik
Rekentool voor het berekenen van alimentatie
Aanvullend software op iVerkiezing voor ondersteunen van verkiezingen. Voor het administratie- en presentatiegedeelte van een verkiezing. Algoritme ter ondersteuning van het recruitmentsysteem. Ubeeo wordt enkel gebruikt om kandidaten te registreren, ontvangstbevestiging te sturen, reminders te sturen als gegevens incompleet zijn en een automatische AVG mail te sturen over het bewaren van gegevens. De applicatie heeft verder geen invloed op het sollicitatieproces Oude rekentool voor het berekenen van alimentatie, is tegenwoordig online beschikbaar in de vorm van Aliment online. De tool kan rekening houden met verschillende beïnvloedende factoren om zo te komen tot een correcte alimentatie berekening
pagina 71/77
Naam
Januari 2025
PBLQ – Algoritmen en AI in Enschede
Werking
RisicoAfweging voor inschatting gebruik Beperkt Wettelijke verplichting Laag
Inzet op basis van keuze gemeente
Laag
Inzet op basis van keuze gemeente
Informerend
Laag
Inzet op basis van keuze gemeente
Informerend
Laag
Wettelijke verplichting
Informerend
Laag
Inzet op basis van keuze gemeente
Informerend
Laag
Wettelijke verplichting
Nr.
Domein
Naam
Status
Doel
Beschrijving
Werking
54
Sociaal
CAReL
In gebruik
Applicatie voor administratieve afhandeling RMC, leerplicht en leerlingenvervoer
CAReL is een applicatie die ondersteunt in de Informerend administratieve afhandeling van zaken rondom jongeren en deze koppelt aan bestaande processen en werkinstructies. De applicatie biedt ondersteuning in taken die voortvloeien vanuit wet- en regelgeving rondom de leerplicht, RMC en het leerlingenvervoer. CAReL maakt gebruik van geautomatiseerde werkprocessen.
55
Sociaal
Compas
In gebruik
Clientvolgsysteem Wet sociale werkvoorziening
Clientvolgsysteem waarbinnen verschillende Adviserend partijen samen kunnen werken in eenzelfde applicatie. De applicatie heeft verschillende mogelijkheden voor het uitvoeren van metingen om zo meer inzicht te krijgen in de ontwikkeling van cliënten. De applicatie bevat een matching optie die gebruikt kan worden om o.b.v. beschikbare data werkplek en kandidaten te koppelen.
RisicoAfweging voor inschatting gebruik Beperkt Wettelijke verplichting
Beperkt
Wettelijke verplichting
Laag
Inzet op basis van keuze gemeente
In COMPAS kunnen personen worden gematcht met banen via een competentieprofiel, dat gekoppeld kan worden aan functies of vacatures. Gebruikers kunnen eigen profielen aanmaken of bestaande profielen zoals Melba, Goed Werknemerschap of Werkladderprofiel gebruiken, en flexibel meerdere profielen volgen. 56
pagina 72/77
Sociaal
Compas Cloud
In gebruik
Januari 2025
Verlofregistratie en urenboekingen.
Bevat geautomatiseerde werkprocessen.
PBLQ – Algoritmen en AI in Enschede
Nr.
Domein
Naam
Status
Doel
Beschrijving
Werking
57
Sociaal
CompetenSYS Diagnose
In gebruik
Ondersteuning in intake van inburgeraars
Ondersteunt in de brede intake door het aanbieden van vragenlijsten in verschillende talen, informatie wordt vervolgens vertaald en direct in eigen omgeving gedeeld. Kan automatisch een PIP genereren inclusief advies en genereert managementrapportages op basis van beschikbare data.
Adviserend
RisicoAfweging voor inschatting gebruik Laag Wettelijke verplichting
De diagnostiek applicatie wordt gebruikt om een overzicht te bieden van Tempo, kwaliteit, inzetbaarheid, werkplekaanpassingen, extra begeleiding en op AKA-competenties van cliënten. Deze rapportages worden gebruikt ter ondersteuning van gesprekken. 58
Sociaal
CompetenSYS Loonwaardemeting (LKS)
In gebruik
Rekentool voor loonwaardeberekeningen
Rekentool voor objectieve loonwaarde berekeningen op basis van een uniforme methodiek van het ministerie van Sociale zaken en werkgelegenheid.
Informerend
Laag
Wettelijke verplichting
Systeem voor loonwaardeberekeningen i.v.m. loonkostensubsidie. Wordt gebruikt bij WenI door gecertificeerde loonwaardemeters. Applicatie kan verlengd worden tot juli 2025 59
Sociaal
DotWebCloud
In gebruik
Verzuimregistratie DCW
Biedt inzicht in en ondersteunt in de verzuimregistratie van DCW. DCW = sociale werkplaats/beschutte werkplaatsen voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.
Informerend
Laag
Wettelijke verplichting
60
Sociaal
Draagkrachtberekening
In gebruik
Rekentool bijzondere bijstand
Berekening Bijzondere Bijstand
Informerend
Laag
Wettelijke verplichting
pagina 73/77
Januari 2025
PBLQ – Algoritmen en AI in Enschede
Nr.
Domein
Naam
Status
Doel
Beschrijving
Werking
61
Sociaal
Gidso Regie
In gebruik
Regiesoftware sociaal domein
Ondersteunt in opstellen van ondersteuningsplannen en het verkrijgen van een volledig klantbeeld. Gebruikers registreren burgers' ondersteuningsvragen, voeren triage uit via een vragenlijst en plannen effectief samen met professionals, waardoor gemeenten efficiënt de zorg en het welzijn van inwoners kunnen organiseren binnen het sociaal domein. De applicatie ondersteunt in het proces, maar maakt zelf geen beslissingen. De applicatie kan potentieel gevoelige gegevens bevatten, er zijn wel de nodige beschermende maatregelen genomen zodat alleen zij die toegang moeten hebben toegang hebben tot deze data.
Informerend
62
Sociaal
Gidso Financieel In gebruik
Verwerking zorgdeclaraties
Geautomatiseerde verwerking van zorgdeclaraties, hier vindt menselijke controle plaats.
63
Sociaal
InfoSys
Rappportagetool.
InfoSys vormt de rapportage-tool voor Beschut EN Detachering van Werk en Inkomen. Via queries wordt data verzameld uit een aantal bronnen, met name Compas (personeels- en clientvolgsysteem van de SW en Nieuw Beschut). Tijdens het verzamelen van de data worden allerlei algoritmes gebruikt waarbij in sommige gevallen gebruikers gestuurd worden om acties te nemen of de ondersteunen in het nemen van beslissingen. InfoSys kan wel acties triggeren bij gebruikers om data te registreren in andere applicaties, zoals Compas, maar InfoSys zelf is geen echt registratiesysteem.
pagina 74/77
In gebruik
Januari 2025
PBLQ – Algoritmen en AI in Enschede
Informerend
RisicoAfweging voor inschatting gebruik Beperkt Wettelijke verplichting
Beperkt
Inzet op basis van keuze gemeente
Laag
Wettelijke verplichting
Nr.
Domein
Naam
Status
Doel
Beschrijving
Werking
RisicoAfweging voor inschatting gebruik Laag Wettelijke verplichting
64
Sociaal
Khonraad
In gebruik
Ondersteunt in werkprocessen
Uitvoering van de Wet Verplichte GGZ, de Wet Zorg en Drang en de Wet Tijdelijk huisverbod. Gemeente Enschede geen eigenaar van. Gaat om een landelijk systeem
Informerend
65
Sociaal
MO Platform
In gebruik
Ondersteunt in werkprocessen
Financieel systeem voor zorgdeclaraties, backend voor Gidso Regie
Beslissend
Beperkt
Inzet op basis van keuze gemeente
Administratiesysteem wat helpt in de automatisering van kleine handmatige werkzaamheden. Automatisering gebeurt in lijn met beleid en inkoopafspraken. Daarnaast biedt de applicatie rapportages aan op het gebied van declaraties, eigen bijdrage en PGB-afhandelingen. 66
Sociaal
Normtijdenbank
In gebruik
Rekentool voor het berekenen van normtijden
Normtijden t.b.v. calculaties
Informerend
Laag
Inzet op basis van keuze gemeente
67
Sociaal
RIS Matching
In gebruik
Matchingsysteem
Informerend
Beperkt
Wettelijke verplichting
68
Sociaal
RIS Vroeg Eropaf
In gebruik
Vroegtijdige signalering schuldenproblematiek
RIS Matching is een webapplicatie die signalen over betaalachterstanden verzamelt en matcht. Het wordt gebruikt in combinatie met RIS Vroeg Eropaf Combineert verschillende databronnen ten behoeve van vroegtijdige signalering van schuldenproblematiek. De applicatie biedt een overzicht waar op basis van verscheidene factoren schuldhulpverleners en maatschappelijke werkers kunnen bepalen of ingrijpen gewenst is. De applicatie ondersteunt daarnaast bij uitvoering en verslaglegging resultaten van huisbezoeken.
Adviserend
Hoog
Wettelijke verplichting
pagina 75/77
Januari 2025
PBLQ – Algoritmen en AI in Enschede
Nr.
Domein
Naam
Status
Doel
Beschrijving
Werking
69
Sociaal
Suites voor Sociaal Domein
In gebruik
Sociale Dienst applicatie.
Applicatie die gebruikt wordt voor het Informerend berekenen en uitbetalen van uitkeringen/toeslagen. Voor deze berekeningen worden door medewerkers bedragen ingevoerd, op basis van vooraf gestelde regels komt hier vervolgens een uitkering/toeslag bedrag uit - die vervolgens nog door een mens gecontroleerd wordt.
RisicoAfweging voor inschatting gebruik Laag Wettelijke verplichting
Deze rekenregels worden elke 6-12 maanden door 2-3 personen gecontroleerd. Daarnaast, wanneer de rekenregels wijzigen wordt dit d.m.v. een script gedaan dit script wordt van tevoren (handmatig) gecontroleerd door meerdere medewerkers.
70
pagina 76/77
Sociaal
Youforce SW
In gebruik
Januari 2025
HRM systeem met modules
Modules: Suite4inkomen, Suite4werk, Suite4zorg Bevat rekenregels voor het berekenen van salaris.
PBLQ – Algoritmen en AI in Enschede
Informerend
Laag
Inzet op basis van keuze gemeente