Communicatieplan def
Tekst van het document
COMMUNICATIEPLAN LOCATIEBESLUIT AZC ENSCHEDE LAATSTE UPDATE: 2 NOV 2023
1
INHOUDSOPGAVE SITUATIESCHETS
3
1.COMMUNICATIEPLAN
5
Doelgroep Kernboodschap Doel communicatie Communicatiemiddelen Aandachtspunten Budget
2.PLANNING
5 5 5 6 7 7
8
Draaiboek
2
SITUATIESCHETS Op 20 maart 2023 nam de gemeenteraad van Enschede de motie “Onder voorwaarden meewerken aan asielopvang” aan. De gemeenteraad stelde met deze motie bereid te zijn om onder strikte voorwaarden maximaal 550 asielzoekers op te vangen in Enschede. Conform deze opdracht van de gemeenteraad van 20 maart 2023 heeft het college van B&W gesprekken gevoerd en onderhandeld met het COA en staatssecretaris Van der Burg om afspraken te maken over de voorwaarden waaronder asielopvang mogelijk is in de gemeente Enschede.
Die gesprekken resulteerden begin mei in een brief van Staatssecretaris Van der Burg en twee conceptbestuursovereenkomsten van het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers. Het college van B en W legde die op 19 juni 2023 voor als uitkomst van de onderhandelingen, samen met een brief van 17 juni 2023 van de Commissaris van de Koning, Andries Heidema. In die brief zegde hij toe “vooruitlopend op de provinciale bestuursovereenkomst – in het licht van het provinciaal plan – in te stemmen met de voorwaarde om in Enschede maximaal 550 asielopvangplekken te realiseren gedurende de opvangtermijn van 5 jaar, indien deze op korte termijn beschikbaar kunnen komen.”
Opnieuw contact gezocht De gemeenteraad, bijeen op 19 juni 2023, vond dit te weinig. Daarop is opnieuw contact gezocht met Staatssecretaris Van der Burg. Die was bereid zich te committeren aan de toezegging van de Commissaris van de Koning. Dit resulteerde in een gewijzigd raadsvoorstel, die na een juridische toets op 3 juli 2023 door de gemeenteraad is behandeld. Dat resulteerde in een motie van BBE met nog een aantal aanvullende voorwaarden. Een ruime meerderheid van de gemeenteraad ging op 3 juli 2023 akkoord met het realiseren van een azc voor maximaal 550 vluchtelingen. Eerst op een tijdelijke locatie, daarna op een locatie waar gedurende meerdere jaren vluchtelingen kunnen worden opgevangen in de gemeente Enschede.
Tijdelijke opvanglocatie op Vliegveld Twenthe Evenemententerrein sinds 24 juli 2023 Het college heeft het Vliegveld Twenthe Evenemententerrein aangewezen als tijdelijke opvanglocatie voor 550 vluchtelingen. SInds 24 juli 2023 vangt het COA hier de vluchtelingen op. Het college heeft toegezegd aan de omwonenden van deze locatie dat dit niet de meerjarige opvanglocatie wordt. Het streven is de tijdelijke opvanglocatie voor maximaal 1 jaar te benutten. Het college is gelijktijdig met de inventarisatie gestart op een geschikte meerjarige opvanglocatie in de gemeente te vinden.
Permanente locatie AZC aan Parkweg 155-157 De afgelopen periode heeft het college een overzicht gemaakt van beschikbare panden en kavels in de gemeente. In totaal zijn 75 panden en kavels langs een meetlat van selectiecriteria gelegd. Dit heeft geleid tot een overzicht van 10 locaties verspreid over de diverse delen van de gemeente die het beste voldeden aan de gestelde criteria. Uit dit overzicht van 10 locaties heeft het college 3 locaties aangewezen die verder onderworpen zijn aan nader onderzoek en die zijn voorgelegd aan het COA. Uiteindelijk bleef één locatie over, die binnen één jaar geschikt te maken is als meerjarige opvanglocatie voor 550 vluchtelingen. Deze locatie is de Parkweg 155-157 in Stadsdeel West van onze gemeente. Conform het besluit van de ruime meerderheid van de gemeenteraad met de opdracht aan het college van B&W om een geschikte locatie voor de meerjarige opvang van vluchtelingen te vinden, heeft het college van B&W besloten om op de Parkweg 155-157 de meerjarige opvang van 550 vluchtelingen mogelijk te
3
willen maken. Het COA is daarbij verantwoordelijk voor de aanvraag van de benodigde vergunningen om asielopvang op deze locatie mogelijk te maken voor meerdere jaren. Tijdens de aanvraagprocedure voor de vergunningen is er ook bezwaar en beroep mogelijk van belanghebbenden. Tegelijkertijd ligt er de ambitie van het college van B&W en een afspraak met de omwonenden van de Vliegveld Twenthe Evenementenlocatie om de tijdelijke asielopvang in Enschede-Noord tijdelijk te laten duren, voor zo mogelijk maximaal een jaar. Die termijn is mede afhankelijk van de ruimtelijke ordeningsprocedure en de termijn waarop het COA in staat is om de meerjarige opvang mogelijk te maken aan de Parkweg 155-157.
4
1.COMMUNICATIEPLAN DOELGROEPEN •
Buurtbewoners en huishoudens, in een straal van ongeveer 500 meter rondom de locatie Parkweg 155-157;
•
Ondernemers en organisaties (sportverenigingen en zorginstellingen) in
UITGANGSPUNTEN VOOR ONZE COMMUNICATIE •
tijdig, direct duidelijk, empathisch en realistisch; •
een goede buur wil zijn op de locatie aan de
155-157 (Westerval-de Driehoek), •
Parkweg 155-157; •
Belangrijke samenwerkingspartners:
organisaties en willen intensief contact met hen
Twente, IOK De Globe, ISK, schoolbesturen
• •
onderhouden; •
We maken daarbij zoveel mogelijk gebruik van
Vluchtelingenwerk, GGD Twente;
persoonlijke en/of directe communicatiekanalen
Buurt- en wijkorganen (wijkraad,
tussen gemeente/COA en de diverse
buurtoverleg);
doelgroepen, waarbij persoonlijke communicatie
Omwonenden van de tijdelijke
altijd de voorkeur heeft;
opvanglocatie in Enschede-Noord; •
We zijn benaderbaar voor de naaste buren, omwonenden, naaste ondernemers en
COA, Politie Twente,Veiligheidsregio
KOE en Stedelijk Lyceum,
We stemmen de inhoudelijke boodschappen vooraf af met het COA, omdat het COA bovenal
directe omgeving van de locatie Parkweg
havengebied, Rigtersbleek;
We communiceren als lokale overheid open,
•
We blijven bestaande communicatiekanalen
Inwoners van Enschede woonachtig in
inzetten, waaronder bijvoorbeeld de e-
andere wijken.
mailnieuwsbrief en de bestaande webpagina
•
Leden van de gemeenteraad Enschede
met antwoorden op veel gestelde vragen voor
•
Journalisten (landelijk, regionaal)
buurtbewoners, inwoners en andere
•
Medewerkers van de gemeentelijke
belangstellenden;
organisatie, waaronder
•
We houden de collega’s van het gemeentelijke
stadsdeelmanagement, wijkteams, beheer
KCC zo goed mogelijk op de hoogte, zodat zij
openbare ruimte.
aan de telefoon, via e-mail, via de sociale media goede informatie kunnen geven en vragen
KERNBOODSCHAP Enschede levert een flink bijdrage aan de regionale
kunnen beantwoorden; •
Naast de externe communicatie met de diverse
opgave van asielopvang en draagt met een azc bij
doelgroepen hebben we ook aandacht voor de
aan het oplossen van de asielcrisis in Nederland. De
interne communicatie met de ambtelijke
afgelopen jaren hebben we op diverse plekken in
organisatie van zowel de gemeente als het
onze gemeente opvang geboden aan mensen die
COA.
gevlucht zijn. Gemeenteraad en het college hebben de afspraak gemaakt om geschikte locatie te vinden in de gemeente, waar het COA de komende jaren
DOEL COMMUNICATIE
een veilig thuis kan bieden aan vluchtelingen die
Wij willen de omwonenden en omliggende
asiel aanvragen in Nederland of dat asiel al
ondernemers van Parkweg 155-157 als lokale
gekregen hebben.
overheid open, direct duidelijk, tijdig, empatisch en zo realistisch mogelijk informeren.
5
We willen in eerste instantie vooral bereiken dat
•
Nieuwsbericht (B1, direct duidelijk) voor
omwonenden en omliggende ondernemers weten
website Enschede.nl/nieuws (te linken op
wat het plan met de locatie is en welke procedures er
sociale media)
nog doorlopen moeten worden om de meerjarige
•
Interne berichtgeving via intranet gemeente
opvanglocatie te realiseren op deze locatie.
voor betrokken collega’s nieuwsberichten
Gebaseerd op open, duidelijke en tijdige informatie
voor website en persberichten voor media
en een open dialoog en het delen van de eerdere
worden ook intern gedeeld via Intens.
ervaringen met andere opvanglocaties in de stad,
•
FAQ voor het KCC;
willen we bereiken dat een meerderheid van de
•
Webcare door KCC op basis van de FAQ;
bewoners en ondernemers er vertrouwen in gaat
•
Persgesprek van betrokken wethouders kort
krijgen dat het COA een goede buur gaat worden in
na bekendmaking locatie om persoonlijk
hun buurt. En dat de realisatie van het azc ook
toelichting te geven op de locatiekeuze.
nieuwe mogelijkheden biedt voor de toekomst.
•
Nieuwe webpagina www.enschede.nl/azc als
Ook willen we de (direct-)omwonenden en
onderdeel van bestaande webpagina
ondernemers actief betrekken om mee te denken
www.enschede.nl/vluchtelingen: wordt komende
over een goede inpassing van de meerjarige
periode voortdurend geactualiseerd.
opvanglocatie en over de diverse zaken die van
•
belang zijn voor deze opvanglocatie voor de buurt.
E-mailnieuwsbrief asielopvang die we afgelopen tijd gebruikt hebben om omwonenden van tijdelijke opvang bij vliegveld en leden van
COMMUNICATIEMIDDELEN
dorpsraad Lonneker te informeren, gaan we nu
•
Diverse separate inloopbijeenkomsten voor
ook benutten voor nieuwe opvanglocatie. We
de diverse doelgroepen waarbij betrokken
gaan omwonenden en ondernemers actief
bestuurders van gemeente en
attenderen op deze e-mailnieuwsbrief,
locatiemanager van COA persoonlijk in
bijvoorbeeld ook tijdens de inloopmomenten.
gesprek gaan met belanghebbenden. •
•
Brieven voor alle omwonenden, ondernemers
In aanloop naar opening van locatie "opent"
en organisaties in een straal van ruim 500 meter
COA een webpagina op de website met daarop
om de locatie van Parkweg 155-157.
een telefoonnummer en een e-mailadres waar
E-mail naar betrokkenen interne
mensen terecht kunnen met vragen. Het
gemeentelijke collega’s en externe betrokken
telefoonnummer van het COA gaat pas “in de
organisaties, waaronder COA, Politie Twente,
lucht” als de voorziening opent.
Veiligheidsregio Twente, IOK De Globe, ISK,
•
Vlak voor de opening organiseert COA een
schoolbesturen KOE en Stedelijk Lyceum,
inloopmoment voor buurtbewoners, waarbij ook
Vluchtelingenwerk, GGD Twente,
Vluchtelingenwerk Nederland aanwezig zal zijn.
wijkwerk/wijkwijzers en andere betrokken •
•
•
Het COA organiseert een
organisaties.
omgevingsbeheergroep met omwonenden,
Persberichten worden pas verzonden nadat
organisaties en ondernemers die in de nabije
omwonenden, omliggende ondernemers,
omgeving gevestigd zijn.
noabers vliegveld, raadsleden en collegeleden zijn geïnformeerd.
6
AANDACHTSPUNTEN •
Buurtbewoners en bedrijven in de nabije omgeving krijgen een rol in de omgevingsbeheergroep.
•
Buurtbewoners en omliggende bedrijven moeten altijd contact kunnen opnemen met COA en gemeente als er iets speelt na ingebruikname van de asielopvang.
•
Inwoners en ondernemers hebben als belanghebbenden de wettelijke mogelijkheid om bezwaar en beroep in te stellen, tijdens de procedure voor de omgevingsvergunning die het COA moet aanvragen voor de opvanglocatie.
BUDGET Alle kosten die we maken voor communicatie rond asielopvang zijn voor rekening COA.
7
2.PLANNING BEKENDMAKING LOCATIE DRAAIBOEK Datum 30-okt 31-okt
Tijd Actie Mailing aanmelden en Adressenbestand aanleveren bij Cycloon Post 14.00 u DEADLINE aanleveren bewonersbrief bij MSG voor printen. Brieven zijn woensdag 1 november klaar.
Doelgroep Cycloon Post
1-nov
DEADLINE Cycloon Post haalt brieven op bij MSG
2-nov
9.00 u Gemeenteraad informeren, onder embargo tot 12u
2-nov
9.30- Bezorging bewonersbrieven door Cycloon Post en collega’s Buurtbewoners en 11.30 stadsdeelmanagement ondernemers, 2600 stuks uur
2-nov
9.00 u FAQ verzenden naar KCC met PB en brief buurtbewoners en ook verzenden naar collega’s ondernemersloket
Intern/1e lijn KCC en webcare/ondernemersloket
2-nov
9.00 u Interne e-mail aan betrokken afdelingen en teams
Projectgroep, programmadirecteuren, stadsdeelmanagers, wijkteam- en beheer, politie
2-nov
10-11 u Ondernemers persoonlijk (telefonisch) informeren door wethouder en ondernemersloket
Ondernemers rond Parkweg-locatie
2-nov
11-12 u DCW, kerk en moskee persoonlijk (telefonisch) informeren
Maatschappelijke partners rond Parkweg-locatie
2-nov
12.00 u E-mail externe partners
Partners, lijst in Teams
2-nov
12.00 u E-mail aan Noabers Lonneker
Noabers
2-nov
12.00 u Bellen met manege en dorpsraad Lonneker
2-nov
12.00 u Tekst nieuwe webpagina azc publiceren (met nieuw kopje asielzoekerscentrum op bestaande webpagina vluchtelingen publiceren) 12.00 u Nieuwsbericht op homepage enschede.nl
Manege en Dorpsraad Lonneker Inwoners, organisaties en ondernemers in onze gemeente Inwoners, organisaties en ondernemers in onze gemeente
2-nov
Gemeenteraad
8
2-nov
12.15 u Intranetbericht
2-nov
12.15 u Persgesprek wethouders (persbericht wordt onder embargo Regionale en lokale tot 12.00 uur vooraf verzonden tussen 10.00 en 11.00 uur) journalisten
2-nov
12.45 u Facebook/Twitter/LinkedIn
2-nov
13.00 u E-mailnieuwsbrief asielopvang
2-nov
Vanaf Social Media Monitoring 10.00 u
9.00 - Overdragen van ‘mobiele opvangtelefoon’ van stadsdeel 17.00 Noord naar stadsdeel West voor beantwoorden van vragen over locatiekeuze Parkweg. Beheer van e-mailbox asielopvang@enschede.nl overgedragen van stadsdeel Noord naar stadsdeel West. 8-Nov 6 nov Publicatie in Huis aan Huis Enschede deadline
Vanaf 31-102023
6-Nov
8 nov
8 nov
Week van 13 nov, exacte datum nader te bepalen
Interne organisatie gemeente Enschede
Inwoners, organisaties en ondernemers in onze gemeente Abonnees van deze emailnieuwsbrief
Omwonenden, organisaties en bedrijven rond Parkweg-locatie
Inwoners van gemeente Enschede
Wijkkrant Horstlanden Veldkamp
Inwoners van deze wijken
Wijkkrant Twekkelerveld en de Wester
Inwoners van deze wijken
10.00 Uitnodigingsbrieven versturen voor inloopbijeenkomsten op uur 8 november aan ‘binnenring’ van direct omwonenden en omliggende bedrijven en organisaties. Bezorging door Cycloon Post 18.00 – Inloopbijeenkomst voor omliggende bedrijven en 19.00 organisaties. COA, gemeente en eigenaar van locatie gaan uur persoonlijk in gesprek met belanghebbende ondernemers. 19.30 – Inloopbijeenkomst voor direct omwonenden. COA, 21.00 gemeente en eigenaar van locatie gaan persoonlijk in uur gesprek met belanghebbende omwonenden. Tijdstip Volgende inloopbijeenkomsten voor omwonenden, nader te organisaties en ondernemers binnen een straal van ruim bepalen 500 meter rond locatie Parkweg. COA, gemeente en eigenaar van locatie gaan persoonlijk in gesprek met belanghebbenden.
Omwonenden, organisaties en bedrijven rond Parkweg-locatie Bedrijven en organisatie rond Parkweg-locaties Direct omwonenden rond Parkweg-locatie Inwoners, organisaties en ondernemers in een straal van 500 meter rond Parkweg-locatie.
9