Brief aan de Raad - Rekenkameronderzoek gegevensdeling samenwerkingsverbanden

POSTADRES

Postbus 20 7500 AA ENSCHEDE

BEZOEKADRES

Langestraat 24 TELEFOONNUMMER

Aan de Gemeenteraad

14053

DATUM

ONS KENMERK

BEHANDELD DOOR

12 november 2024

2400033480

E. de Vries

UW BRIEF VAN

UW KENMERK

DOORKIESNUMMER

06 – 27 37 26 26

ONDERWERP

Rekenkamerrapport Gegevensbescherming in regionale context

Geachte leden van de Raad, Met belangstelling heeft het college het rekenkamerrapport ‘Gegevensbescherming in regionale context’ gelezen. U verzoekt om een bestuurlijke reactie, die we graag geven. Allereerst dankt het college de rekenkamer voor de inzichten die het onderzoek biedt. Het biedt goede handvaten waar de organisatie verder mee aan de slag kan. Tegelijkertijd bevestigt het ook dat wij de juiste stappen zetten in de implementatie van ons beleid rondom informatiebeveiliging, zowel intern als in relatie met samenwerkingsverbanden. In onze reactie besteden wij dan ook aandacht aan gegevensbeheer en -bescherming in onze eigen organisatie als die in de samenwerking met samenwerkingsverbanden. Informatiebeveiliging en gegevensbescherming eigen organisatie Het rapport schetst duidelijk het belang van gegevensbeheer- en bescherming, zowel bij de uitwisseling van persoonsgegevens met samenwerkingsverbanden als de verwerking daarvan in onze eigen werkprocessen. Wij onderkennen en onderschrijven vanzelfsprekend het belang hiervan. Daarom werken wij volgens het ‘Strategisch informatiebeveiligings- en informatiebeleid 2021-2024’.

Daarin is een aantal speerpunten benoemd, zoals het centraal stellen van betrokken belanghebbenden en inwoners, het verankeren van privacy- en informatiebeveiliging op alle niveaus binnen de organisatie en het opstellen van meer DPIA’s (dat zijn privacy impact analyses). Daarnaast worden in overleg met onze toezichthouder FG (Functioneel Gevensbeschermer) afspraken gemaakt over de verplichte audits in het kader van de Wet politiegegevens.

DATUM

ONS KENMERK

PAGINA

12 november 2024

2400033480

2/3

Sinds de vaststelling van het Strategisch informatiebeveiligings- en informatiebeleid 2021 zijn wij gestart met de implementatie hiervan. Met kennis- en informatiesessie is de bewustwording zowel ambtelijk als bestuurlijk vergroot, er zijn decentrale privacy-officers aangenomen om de organisatie te ondersteunen, medewerkers zijn opgeleid om DPIA’s op te stellen, waarmee ook een versnelling in het opstellen van DPIA’s wordt gerealiseerd. We zijn er echter nog niet, zoals het rapport ook aangeeft. En, mede als gevolg van de complexiteit van het onderwerp, gaat het soms minder snel dan wij willen. In het uitvoeringsplan, dat de Functionaris Gegevensbescherming (FG) jaarlijks opstelt, zijn de speerpunten voor het komende jaar terug te lezen. Informatiebeveiliging en gegevensbescherming in de werkrelatie met samenwerkingsverbanden Het college deelt de mening van de rekenkamer dat het beschermen van persoonsgegevens in de vele verschillende vormen van samenwerkingsverbanden essentieel en tegelijkertijd complex is. Deze organisaties staan immers op afstand én er zijn verschillende vormen van samenwerkingsverbanden met de bijbehorende rollen en verantwoordelijkheden op het gebied van informatiebeveiliging en gegevensbescherming.

Ook het feit dat een belangrijk deel van deze samenwerkingsverbanden jaren geleden tot stand zijn gekomen, in een periode waarin bescherming van persoonsgegevens minder aandacht kreeg, speelt een rol. In de uitvoering bij de samenwerkingsverbanden, nu nog met name de formele, hebben wij hier aandacht voor. Zo adviseert de FG gevraagd en ongevraagd aan de verbonden partijen, werkt de FG intensief samen met de FG’s van de formele verbonden partijen en heeft uw raad afgelopen jaren middelen beschikbaar gesteld om gegevensbeheer- en bescherming bij formele samenwerkingsverbanden naar een hoger niveau te tillen. Vanzelfsprekend is dit onderwerp de afgelopen jaren binnen de verbonden partijen bestuurlijk geagendeerd. Dit is ook terug te lezen in de jaarverslagen van de verbonden partijen. Ook hier zijn wij ons ervan bewust dat we er niet zijn, zeker niet gezien de diversiteit aan samenwerkingsverbanden. Bij onze reflectie op de aanbevelingen komen wij hierop terug. Reflectie aanbevelingen Het college omarmt de aanbevelingen gericht aan de raad, maar wil graag enkele opmerkingen maken in de aanbevelingen gericht aan het college.

Pak als college een meer actieve rol en deel informatie met de raad + Loop voor elk samenwerkingsverband een checklist ‘gemeentelijke verwerkingsverantwoordelijkheid’ door en ga na welke risico’s zich voordoen; In de afgelopen periode heeft het college uw raad geïnformeerd en ondersteund met kennis over het belang van privacybescherming. Dit is onder meer gedaan aan de hand van informele gesprekken met de FG. Het jaarverslag is ook op die wijze besproken. Op 06 jan 2025 staat er weer een informeel moment tussen FG en raad gepland. In toekomstige informatiebijeenkomsten zal daarbij meer aandacht worden gegeven aan de informatieveiligheid en privacybescherming bij samenwerkingsverbanden.

DATUM

ONS KENMERK

PAGINA

12 november 2024

2400033480

3/3

Het college stelt vast dat de steekproef die gedaan is onder één netwerkorganisatie, Zorg- en Veiligheidshuis Twente, en één verbonden partij Stadsbank Oost Nederland, onvoldoende basis vormt om definitieve conclusies te trekken over de stand van zaken van privacybescherming bij de verschillende vormen van samenwerkingsverbanden. Het college herkent zich in de geschetste complexiteit van onze positie binnen de samenwerkingsverbanden. Het is goed voor de volledigheid om een duidelijk beeld te krijgen in de bescherming van persoonsgegevens door de samenwerkingsverbanden. De komende periode gaan we dat doen aan de hand van de vragenlijst van onze FG. Deze vragenlijst is feitelijk een checklist ‘gemeentelijke verwerkingsverantwoordelijkheden’ bij samenwerkingsverbanden. Daarmee brengen wij de risico’s in beeld van de formele samenwerkingsverbanden. In hoeverre ook de informele worden meegenomen is nog onderdeel van de afweging tussen risico inschatting en inzet van ambtelijke capaciteit. Bundel voor de raad meerdere onderwerpen in een breed thema ‘goed digitaal bestuur’; Dit is een duidelijke aanbeveling. Echter niet een eenvoudige. Het college beseft terdege dat de kwaliteit van ons lokale bestuur mede ingegeven wordt door tal van technologische ontwikkelingen en wettelijke verplichtingen die daarbij horen. Denk daarbij bijv.

aan het gebruik van algoritmen bij beleidsuitvoering, maar ook wat te doen in geval van datalekken enz. Dat is een diversiteit aan onderwerpen. Ons bestuurlijk handelen moet passen in de eisen van de huidige technologische en informatie gedreven maatschappij. Het college zal uiteraard de raad betrekken als er nieuwe ontwikkelingen zijn die om een nieuw afwegingskader vragen. Het spreekt voor zich dat, daar waar onderwerpen goed gebundeld kunnen worden richting de raad, dat zoveel als mogelijk gebeurt. Maar waar de digitale complexiteit extra aandacht vraagt, leggen wij dit separaat aan uw raad voor. Overweeg een aantal praktische zaken door te voeren in de organisatie; Het college herkent zich in een groot aantal suggesties die zijn meegegeven en ziet dat als een ondersteuning van de reeds ingezette koers. Waar deze praktische zaken niet al zijn ingeregeld nemen wij ze mee bij het eerder geschetste traject rondom ‘verwerkingsverantwoordelijkheid’. Op één punt wil het college de raad meegeven dat het bundelen van jaarverslagen van interne toezichthouders een niet uitvoerbare aanbeveling lijkt. Er is één interne toezichthouder op het gebied van privacy, en dat is de FG. Die heeft een onafhankelijke wettelijke positie.

Onze FG stelt elk jaar een jaarverslag op, net als de overige onafhankelijke adviseurs zoals de klachtencommissaris, rekenkamervoorzitter, voorzitters bezwaarschriftencommissie. De kracht van de toezichtfunctie op het terrein van privacy is enorm gebaat bij onafhankelijkheid. Van een bundeling kan daarom volgens ons geen sprake zijn. Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Enschede, de loco-Secretaris, de Burgemeester,

(E.A. Smit)

(R.W. Bleker)