Brief aan de raad

POSTADRES

Postbus 20 7500 AA ENSCHEDE

BEZOEKADRES

TELEFOONNUMMER

Aan de Gemeenteraad

14053

DATUM

ONS KENMERK

BEHANDELD DOOR

14 februari 2023

2300009996

R. Boer

UW BRIEF VAN

UW KENMERK

DOORKIESNUMMER

ONDERWERP

Aanbesteding catering

Geachte leden van de Raad, Graag informeer ik u over de actuele stand van zaken rondom de aanbesteding catering. Aanleiding Medio 2021 is er door uw raad aandacht gevraagd voor de personele consequenties van de sluiting van de cateringvoorziening op locatie Noordmolen. Naar aanleiding daarvan en de komende aanbesteding voor de catering, heeft toenmalig portefeuillehouder Nods toegezegd een onderzoek te doen naar de mogelijkheden van het inbesteden van deze diensten. Begin 2022 heeft de portefeuillehouder uw Raad per e-mail geïnformeerd dat het onderzoek door de complexiteit van het onderwerp meer tijd kost dan aanvankelijk voorzien. Daarbij is aangegeven dat we onderzoeken welke vorm van catering het beste aansluit bij hybride werken. Inmiddels is dit onderzoek afgerond en informeren we uw Raad over de uitkomsten van dit onderzoek en de voorkeursscenario voor catering in de komende jaren. Ontwikkelingen sinds laatste aanbesteding in 2017 Catering is sinds de start van de bedrijfsrestaurants al uitbesteed geweest aan verschillende cateraars. Als gevolg van aanbestedingsregels is het gebruikelijk deze diensten iedere 4 tot 6 jaar aan te besteden. In 2017 is catering voor de laatste keer aanbesteed. Naar aanleiding van deze aanbesteding is een contract gesloten met Atalian.

Reeds tijdens het doorlopen van de aanbesteding is kenbaar gemaakt dat er mogelijk een aantal locaties gesloten worden gedurende de overeenkomst. In 2018 zijn de locaties West en Noord gesloten. Naar aanleiding van de coronacrisis en de invoering van het hybride werken, zijn de verkopen significant teruggelopen op zowel het Stadskantoor als de Noordmolen. Als gevolg hiervan is besloten locatie Noormolen per 1 juli 2021 te sluiten.

DATUM

ONS KENMERK

PAGINA

14 februari 2023

2300009996

2/4

De coronacrisis en, als gevolg daarvan, het sluiten van de locatie Noormolen heeft gevolgen gehad voor het zittende personeel. In een aantal gevallen heeft dit geleid tot vermindering van uren of begeleiding naar ander werk. Voor met name de cateringdienstverlening zijn er aantal medewerkers in dienst die al sinds vele jaren via diverse dienstverleners werkzaam zijn op locaties van de gemeente. De medewerkers zijn zoals u weet feitelijk geen medewerkers in dienst van gemeente Enschede, maar medewerkers in dienst bij leveranciers en van daaruit werkzaam op locaties bij gemeente Enschede. Vanzelfsprekend zijn en voelen deze medewerkers zich wel nauw verbonden met de gemeente Enschede. Naar aanleiding van dit besluit heeft uw Raad gevraagd te onderzoeken of de catering kan worden inbesteed. Naast catering heeft uw Raad hetzelfde gevraagd als het gaat om de schoonmaakdiensten. In deze brief gaan wij specifiek in op de catering. Ten aanzien de schoonmaakdiensten wordt een advies/onderzoek naar de mogelijkheden, effecten en consequenties van inbesteden op korte termijn opgestart, ruim voor start van de aanbesteding. Inbesteden Catering De aanbestedingswet (2012) stelt dat de gemeente als aanbestedende dienst vrij is om zelf een keuze te maken of zij taken zelf uitvoert, of dit door de markt laat uitvoeren.

Op het moment dat een gemeente activiteiten zelf gaat uitvoeren spreken wij over inbesteden. Gemeente Enschede heeft er altijd voor gekozen om een groot deel van de ondersteunende taken, zoals catering en schoonmaak, uit te besteden aan marktpartijen. Door activiteiten uit te besteden kan een aanbestedende dienst profiteren van schaalvoordelen, expertise van bedrijven, lagere uitvoeringslasten en innovatieve oplossingen. Door activiteiten zelf te doen kan een aanbestedende dienst sneller inspelen op veranderende wensen, worden ketenrisico's beperkt en is men minder afhankelijk van externen en hun kwaliteitsbeheersing. Een belangrijk knelpunt bij inbesteden zijn de toenemende kosten. Op dit moment betaalt gemeente Enschede een vaste aanneemsom van € 134.925 per jaar. Dat bedrag komt tot stand door de vaste kosten te verrekenen met de som van de kosten van de ingrediënten en de inkomsten uit de verkopen. Om te bepalen wat de inbestedingsoptie dan aan extra investeringen kost, moeten wij kijken naar de vaste kosten. Deze kosten kunnen vervolgens worden vergeleken met de vaste kosten die wij zelf zouden maken. Daaruit valt af te leiden wat de te verwachten kostenstijging is bij het inbesteden van catering. Wij gaan er dan vanuit dat wij zelf dezelfde (positieve) som kunnen realiseren uit het resultaat van inkopen en verkopen.

Met andere woorden, dat de inkomsten uit de verkopen niet dalen. De vaste kosten waar Atalian op dit moment mee rekent zijn € 272.925,- per jaar. Deze komen als volgt tot stand: Cateringkosten, vaste aanneemsom (zonder aftrek inkomsten)

€

229.430

Algemene kosten

€

27.959

€

15.544

Management fee

Wij hebben een eerste globale berekening gemaakt wat de loonkosten van de huidige medewerkers zouden zijn als wij deze zouden onderbrengen bij de gemeente. Hierbij is rekening gehouden dat de medewerkers teruggaan van een 40-urige werkweek naar een 36-urige werkweek en inschaling in een vergelijkbare schaal.

DATUM

ONS KENMERK

PAGINA

14 februari 2023

2300009996

3/4

De totale loonkosten bedragen dan naar verwachting, volgens een hoog aangehouden, veilige berekening, ongeveer €300.000,- per jaar. Daar komen dan nog de (loon)kosten bij voor management en operationele aansturing, ziekterisico, eventuele softwaretools die noodzakelijk zijn, contractmanagement en opleiding. Zonder uitvoerige berekening is het lastig om te zeggen wat de totale kosten zouden zijn (loonkosten plus de managementkosten). Maar gemeenten Groningen en Amsterdam hebben eerder onderzoek gedaan naar de kosten van inbesteden van schoonmaak en komen daarbij op kostenstijgingen van resp. 47% en 58 %. Op basis daarvan kan voorzichtig gesteld worden, uitgaande van 40%, dat een toename in kosten met tenminste €100.000,- per jaar te verwachten valt. Samengevat leidt dit tot onderstaande voor- en nadelen: Voordelen Ethische overwegingen. Maatschappelijke voordelen voor de medewerkers van de catering (beperkt aantal); Het is (politiek) wenselijk een stabiele werkomgeving te bieden (in periodes van krimp).

Nadelen Het bedrijfsleven kan het goedkoper; Beperkte mogelijkheden om het zelf uit te voeren (mensen, resources, faciliteiten); Het bedrijfsleven heeft specifieke kennis en knowhow; Het bedrijfsleven kan beter en makkelijker innoveren; Niet flexibel in op- en afschalen.

Scenariokeuze Naast inbesteden zijn een aantal ander scenario’s uitgewerkt. In de afweging om te komen tot een goede keuze spelen uiteindelijk ook andere maatschappelijk thema’s zoals biologisch, lokaal geproduceerd en circulaire bedrijfsvoering een rol. Dit past bij het onlangs getekende ambitiedocument ‘gezonder voedingsaanbod in gemeentehuizen’ en het in september 2021 getekende convenant ‘Eten uit de regio’. Daarom zijn deze scenario’s gescoord op een aantal punten te weten; financieel, gevolgen personeel huidige cateraar, maatschappelijke ambitie/thema’s, behoefte medewerkers gemeente Enschede, goed werkgeverschap gemeente Enschede en flexibiliteit. Dit heeft geleid tot een voorkeursscenario dat het beste scoorde op deze onderdelen. Dit scenario houdt in dat het stadskantoor selfservice wordt en het Stadhuis bemande catering behoudt. Dit hangt nauw samen met de teruglopende bezoekersaantallen op het stadskantoor. We denken hiermee een aanpassing te doen in het huidige aanbod dat meer tegemoet komt aan de wensen van de medewerkers en past bij de ontwikkelingen van het hybride werken. Dit betekent dus dat niet gekozen is voor de optie van inbesteden omdat deze optie er qua score vooral op de punten financieel en flexibiliteit, maar ook behoefte medewerkers gemeente Enschede en goed werkgeverschap medewerkers gemeente Enschede minder goed scoren dan de andere scenario’s.

Personele consequenties We willen in de aanbesteding ruimte geven aan marktpartijen om diverse concepten uit te werken voor het gewenste scenario ‘het stadskantoor selfservice en het Stadhuis bemande catering’. Deze markt is door Corona en Hybride Werken erg in beweging gekomen. Dat brengt met zich mee dat we de toekomstige bezetting nog niet duidelijk in beeld hebben en de eventuele gevolgen voor het personeel nog niet zeker zijn.

DATUM

ONS KENMERK

PAGINA

14 februari 2023

2300009996

4/4

Wij hebben met Atalian afgesproken dat, indien van toepassing, wij ons gezamenlijk gaan inspannen om haar medewerkers opnieuw een plek te bieden, hetzij binnen het nieuwe cateringconcept hetzij elders. Wij willen uw Raad graag in een nader stadium bijpraten over het resultaat van de aanbesteding. Wensen en bedenkingen Gelet op de eerdere aandacht vanuit uw Raad op dit onderwerp wil het college uw Raad in de gelegenheid stellen om nog voordat de aanbesteding wordt opgestart uw wensen en bedenkingen ten aanzien van het voorkeursscenario kenbaar te maken binnen 2 weken na ontvangst van deze brief. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Enschede, de loco-Secretaris, de Burgemeester,

(E.A. Smit)

(R.W. Bleker)