Brief aan de raad

POSTADRES

Postbus 20 7500 AA ENSCHEDE

BEZOEKADRES

TELEFOONNUMMER

Aan de Gemeenteraad

14053

DATUM

ONS KENMERK

BEHANDELD DOOR

9 januari 2025

2400029558

J. Stienstra

UW BRIEF VAN

UW KENMERK

DOORKIESNUMMER

06 - 48 43 38 47 ONDERWERP

Verslag stadsarchivaris over het gemeentelijk informatie- en archiefbeheer in 2023

Geachte leden van de Raad, De gemeentesecretaris brengt jaarlijks verslag uit over het Informatiebeheer (IB) van de gemeente Enschede op grond van de archiefverordening. De gemeentesecretaris heeft de stadsarchivaris opdracht gegeven dit verslag op te stellen. Het verslag gaat over het beheer van archieven die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en over het beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats. De Archief-KPI’s (Kritische Prestatie Indicatoren) geven inzicht in de kwaliteit van de gemeentelijke informatiehuishouding en de mate waarin de gemeente aan wettelijke eisen voldoet. Er wordt gestaag gewerkt aan de verbetering van de informatiehuishouding van de gemeente. De gemeente heeft nog de nodige stappen te zetten. Ieder jaar wordt vooruitgang geboekt om aan de eisen te voldoen. Met deze brief informeren wij u op hoofdlijnen over het toezicht over 2023, de constateringen en aanbevelingen van de stadsarchivaris, de positieve punten en daar waar ruimte zit voor verbetering. In de motie Stadhuis op orde is aan het college o.a. opgedragen aan te geven hoe dossiervorming plaatsvindt. Dit raakt aan enkele ontwikkelingen die randvoorwaardelijk zijn voor de afspraken tussen Raad en College over dossiervorming.

Op de technische randvoorwaarden voor het op peil brengen van onze informatiehuishouding en archieven (programma BRIDGE) wordt in deze brief nader ingegaan. De eerder genoemde motie wordt separaat afgehandeld. Dit laat onverlet dat er op enkele onderdelen daarbij verwezen kan worden naar de stappen die worden gezet in het kader van BRIDGE die ook hieronder zijn opgenomen. Realisatie verbeteringen Het verslag van de stadsarchivaris is positief-kritisch van inhoud. Gemeente Enschede voldoet in 2023 opnieuw deels aan de eisen vanuit archiefwet- en regelgeving. De stadsarchivaris constateert dat de gemeente acties in gang heeft gezet om verbeteringen te realiseren. Naar verwachting verbeteren we in de komende periode een aantal KPI-onderdelen.

DATUM

ONS KENMERK

PAGINA

9 januari 2025

2400029558

2/3

Voortgang in 2023 In de rapportage over het jaar 2023 worden de volgende resultaten genoemd: - Uitwerking en vaststelling diverse beleidsonderwerpen voor informatiebeheer zoals: strategisch beleid informatiebeheer, vernietigingsbeleid en een vernietigingsprotocol; - E-depot: marktconsultatie en oplevering businesscase; - Toetsing Enschedese informatiebeheerorganisatie (IB-organisatie) aan vergelijkbare organisaties - Archiveringsachterstanden zijn gedetailleerder in beeld gebracht en er is gestart met het wegwerken van deze opgebouwde achterstanden van de laatste 5 tot 15 jaar; - Introductie zaakgericht archiveren als archiveringsconcept en start aansluiting werkprocessen hierop; - Hoger informatiebeheerbewustzijn door campagnes, podcasts en intranetberichten, Corsa inloopuurtjes; - Hervatting van het Strategisch Informatie Overleg. Op zoek naar permanente en duurzame oplossing Op een aantal vlakken is sprake van stagnatie of achteruitgang. De situatie rondom de permanente bewaring van overgebrachte archieven moet beter. De bewaarcondities in de bewaarplaats moeten beter en in 2024/2025 contracteren we een digitale archiefbewaarplaats (e-depot). De problemen als gevolg van de recente wateroverlast zijn nog niet helemaal opgelost. We zoeken naar een permanente en duurzame oplossing voor de archiefruimte. In de markt zijn verschillende mogelijkheden beschikbaar.

Door grondig onderzoek te doen en vervolgens een weloverwogen keuze te maken, kunnen we de archieven beter beschermen tegen toekomstige risico's en zorgen we voor een stabiele en veilige opslag van waardevolle documenten. Voortgang en vooruitblik BRIDGE en informatiebeheer 2024 Voortgang en afronding deelprojecten BRIDGE Per 1 juli van dit jaar zijn drie deelprojecten van het programma BRIDGE afgerond: - Deelproject 4: Kwaliteitszorg - Deelproject 5: Vervanging, selectie en vernietiging - Deelproject 6: Archieven op orde Twee deelprojecten lopen door tot het einde van dit jaar: - Deelproject 1: Visie, beleid, architectuur - Deelproject 2: Processen en applicaties - Deelproject 7, Achterstanden archieven wegwerken, loopt tot en met 2027 door. Omvorming deelproject 1 BRIDGE Deelproject 1 van Bridge (Visie, beleid architectuur) is omgevormd tot een team dat al een aantal handreikingen, richtlijnen en instructies heeft uitgewerkt die eerder ontbraken, waaronder een metadataset (MELO) in nog vast te stellen documenten.

DATUM

ONS KENMERK

PAGINA

9 januari 2025

2400029558

3/3

Start vormgeving en versterking nieuwe IB-organisatie Begin 2024 zijn twee kwartiermakers gestart met werkgroepen om de beoogde nieuwe IBorganisatie vorm te geven. De IB-organisatie is versterkt maar nog niet op volledige sterkte met nieuwe medewerkers voor zowel de lijnorganisatie. Hiervoor was onder andere € 900.000,vrijgemaakt in de zomernota van 2023. In 2025 komen we terug in de zomernota met het financiële plaatje hoe we op volle sterkte komen om de stap naar groen in het Interbestuurlijk Toezicht te komen. Informering raad over Informatiebeheer, IB-organisatie Interbestuurlijk toezicht en BRIDGE Op 16 september 2024 is uw raad geïnformeerd over de stand van zaken en voortgang over Informatiebeheer, BRIDGE, het Interbestuurlijk toezicht (IBT) en de IB-organisatie. Ook zijn vragen van de motie Orde op zaken in het stadhuis (1 juli 2024) beantwoord voor de betreffende onderdelen van Informatiebeheer en BRIDGE. Het E-depot is een onderdeel en aanbeveling vanuit het IBT. De toevoeging in de begroting (knelpunt E-depot) vanaf 2025 is een oplopende reeks tbv de invoering van het E-depot. Gekozen is voor een langzame oploop van het benodigde budget vanwege de meerjarige opbouw van het E-depot. Zodoende wordt het middelenkader niet onnodig belast. Bij verzuim kunnen de Gedeputeerde Staten ingrijpen en de zogenaamde interventielader beklimmen.

De kosten hiervan zijn dan voor de gemeente. Praktijktoets vernietigingsproces Dit najaar heeft de praktijktoets van het vastgestelde vernietigingsproces plaatsgevonden. Deze toetsing is structureel en bestaat uit een kwaliteitscontrole van de vernietigingslijst en een steekproef uit de te vernietigen documenten. Pilot proefopstelling E-depot Naar verwachting wordt er nog dit jaar een Pilotovereenkomst met het Drents Archief afgesloten voor een 2-jarige E-depot proefopstelling. Tijdens deze periode wordt geëvalueerd en vastgesteld of Enschede aansluit op het E-depot van het Drents archief. Een E-depot is een duurzaam toegankelijke archiefbewaarplaats voor permanent te bewaren digitale documenten. Prioritering en investering 2025 Ook in 2025 vraagt het onderhoud en de ontwikkeling van informatie- en archiefbeheer om continue prioritering, focus, aandacht, tijd en investering. Dit geven we vorm door het: - opzetten, op sterkte brengen en operationeel maken van de nieuwe toekomstbestendige IB-organisatie; - afronden van het programma Bridge en overdracht aan de nieuwe IB-organisatie; - uitvoeren van de E-depot-pilot in de vorm van een proefopstelling. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Enschede, de loco-Secretaris, de Burgemeester,

(E.A. Smit)

(R.W. Bleker)