Bijlage 3 Benchmarkonderzoek evenementenbeleid

BENCHMARKONDERZOEK EVENEMENTENBELEID BENCHMARKONDERZOEK NAAR HET EVENEMENTENBELEID VAN NEDERLANDSE GEMEENTEN

1

INHOUDSOPGAVE INLEIDING

3

Aanleiding Doelstelling Aanpak

3 3 3

RESULTATEN

4

Extern projectbureau/frontoffice Evenementensubsidies Evenementenkalender Locatieprofielen Duurzaamheid Inclusie Handboek evenementenVeiligheid Tips/aandachtspunten

CONCLUSIES

4 7 8 9 11 12 12 13

14

Extern projectbureau/frontoffice Evenementensubsidies Evenementenkalender Locatieprofielen Duurzaamheid & Inclusie

14 14 14 14 14

BIJLAGE 1: VRAGENLIJST

15

2

INLEIDING Evenementen zijn belangrijk voor Enschede. In Enschede vinden jaarlijks honderden evenementen plaats. Deze variëren van relatief kleine evenementen verspreid over de stad tot grote evenementen in de categorieën (top)sport, kunst & cultuur en muziekfestivals. De gemeente subsidieert een deel daarvan. Om evenementen in goede banen te leiden, organisatoren goed te kunnen ondersteunen en de balans tussen levendigheid en leefbaarheid te houden heeft de gemeente dit vastgelegd in het evenementenbeleid.

AANLEIDING Het huidige evenementenbeleid van Enschede stamt uit 2014 en is toe aan een herziening om beter aan te sluiten bij de doelen van de stad. Zowel het evenementenbeleid zelf als de twee pijlers, het toetsingskader evenementenvergunningen en het subsidiekader, worden herzien en opnieuw vastgesteld. Om niet alleen input vanuit de eigen gemeente en de regio te krijgen maar ook landelijk kennis en kunde op te kunnen halen is een benchmarkonderzoek uitgevoerd.

DOELSTELLING Dit benchmarkonderzoek is uitgevoerd om inzicht te krijgen in het evenementenbeleid van andere grote en vergelijkbare steden. Door hier inzicht in te verkrijgen kan vervolgens gekeken worden hoe dit verschilt met de werkwijze van Enschede en wat van de andere gemeenten geleerd kan worden om de ontwikkeling van het eigen evenementenbeleid te versterken.

AANPAK Voor het benchmarkonderzoek is eerst een selectie gemaakt van vergelijkbare en interessante steden. Ook is gekeken naar steden uit de regio omdat aansluiting bij regionaal beleid en bij de veiligheidsregio belangrijke uitgangspunten zijn in het nieuwe evenementenbeleid. Aan de hand van de G40 is gekeken naar vergelijkbare steden op o.a. inwonertal, grootte, aantallen evenementen en de grootte van deze evenementen. Hieruit zijn de steden Almere, Delft, Deventer, Eindhoven, Groningen, Hengelo, Leeuwarden, Nijmegen, Rotterdam, Tilburg en Zwolle naar voren gekomen Vervolgens is gekeken naar onderwerpen waarop bevraagd zou kunnen worden. Waar lopen we nu tegenaan en op welke punten is extra input wenselijk. O.a. aan de hand van de adviezen uit het Evaluatie evenementenbeleid uit 2020 en opgehaalde input van experts en beleidsadviseurs binnen de gemeente zijn de vragen geformuleerd. Deze richten zich op het al dan niet hebben van een extern projectbureau of frontoffice, evenementensubsidies, de evenementenkalender, locatieprofielen, duurzaamheid, inclusie, veiligheid en commerciële besloten evenementen. Daarnaast wordt elke geïnterviewde gemeente gevraagd naar tips of zaken waar extra op gelet moet worden. Op basis van de onderwerpen is vragenlijst opgesteld. Deze vragenlijst is te vinden in Bijlage 1.

3

RESULTATEN In dit hoofdstuk worden de resultaten per onderwerp behandeld. De verschillende mogelijkheden die naar voren zijn gekomen zullen worden behandeld.

EXTERN PROJECTBUREAU/FRONTOFFICE Volledig extern draaiende frontoffice & projectbureau Met een volledig extern draaiende frontoffice en projectbureau komen álle aanvragen eerst bij de externe partij binnen. Dit geldt zowel voor de evenementenkalender als voor subsidie- en vergunning(aan)vragen. Er kan vervolgens nog onderscheid gemaakt worden of zij alleen een ondersteunende functie hebben bij het doen van aanvragen, of dat zij daadwerkelijk de subsidiebeschikkingen doen. In Almere (Almere Citymarketing), Eindhoven (Eindhoven247) en Rotterdam (Rotterdam Festivals) is dit het geval. In Almere krijgt ACM ongeveer 2,5 miljoen (1,7 miljoen subsidie en overige inkomsten) voor marketing, VVV en evenementen. In Eindhoven is stichting 247 echt hét front-office. Organisatoren hebben geen contact met de gemeente. Alleen de beschikkingen worden opgesteld door ambtenaren. Bij Rotterdam Festivals wordt niet met subsidies gewerkt maar met opdrachten (hiervoor kunnen meerjarige plannen worden ingediend). Naast bovenstaande zaken houden zij zich ook bezig met doelgroepenonderzoek. In Rotterdam is jaarlijks 8 miljoen voor Rotterdam Festivals beschikbaar, waarvan 1,5 miljoen vrij besteedbaar is per jaar ter ondersteuning van evenementen.

Voordelen: • Organisatoren hebben 1 aanspreekpunt • Grote expertise op het gebied van evenementen, aanvragen die binnenkomen bij de gemeente zijn van hoge kwaliteit • Goede ondersteuning voor organisaties om te blijven door ontwikkelen • een onafhankelijke partij die ook als belangen vertegenwoordigende partij kan optreden en bij de politiek zienswijzen kan indienen en onafhankelijk politiek gevoelige onderwerpen kan bespreken. • Onafhankelijke 3e partij die als opdrachtnemer opereert. De ervaring door de markt wordt als prettig ervaren Nadelen: • Weinig invloed op evenementen • Minder beeld van wat er speelt in de stad • Meer afstand tussen organisator en gemeente • Om dit in Enschede op te richting is tijd en een investering nodig, veel belang aan (grote) evenementen worden gehecht Frontoffice intern & projectbureau extern Met een intern frontoffice en extern projectbureau vindt alles omtrent subsidies en vergunningen intern plaats, maar is er wel een extern bureau dat evenementen organiseert en ondersteunt. Dit is momenteel ook de situatie in Enschede, waarbij Enschede Promotie andere organisaties ondersteunt en ook zelf evenementen initieert en organiseert. Andere vergelijkbare steden zijn Deventer (dEVENTer) en Nijmegen (ACBN).

Voor de exploitatie van dEVENTer wordt jaarlijks ruim 500.000euro subsidie verstrekt en een soortgelijk bedrag voor de drie grote evenementen: Dickens Festijn, Deventer op Stelten en de Boekenmarkt. Daarnaast ondersteunen zij ook andere organisatoren, beheren zij de Bergkerk (podium), hebben zij een technische loods, faciliteren zij de stadsbeiaardier en organiseren ze eenmalige culturele evenementen die een bijdrage leveren aan de stadsbrede programmering. In Deventer is er een aparte organisatie (Deventer marketing) die de marketing en VVV functie behelst.

4

In Nijmegen is er geen externe partij aangesteld, maar is het natuurlijk gegroeid dat de grootste organisator (van de Vierdaagsfeesten ACBN) ondersteuning biedt aan andere organisatoren aan; projectplannen, vergunningen, verkeersplannen, productie, marketing en projectmanagement (gericht op Nijmegen). Zij werken ook in opdracht van de gemeente, maar hebben verder geen bijzondere verplichtingen richting de gemeente. Voordelen: • Profilering van de stad door een paar grote beeldbepalende evenementen • Natuurlijk gegroeid, de grote jongens helpen de kleintjes • Met een heldere taakomschrijving is het voor organisatoren duidelijk waar ze waarvoor moeten aankloppen • Enschede Promotie zou in dit geval het front office/projectbureau nog beter moeten scheiden van haar VVV- en marketingfunctie Nadelen: • De grote evenementen hebben veel voor het zeggen • Als de evenementenketen niet duidelijk is omschreven, is het voor de gemeente, de externe organisatie én de organisatoren niet duidelijk waar ze waarvoor moeten aankloppen en wie de beslissingen neemt • Als het niet helder is gedefinieerd kan er sprake zijn van belangenverstrengeling/dubbele petten • Om de evenemententaken van Enschede Promotie goed te kunnen uitvoeren, is het belangrijk dat dit verzelfstandigd ten opzichte van hun VVV- en marketingfuncties • Er moet goed gekeken worden waar welke risico’s komen te liggen en wie

bepaald wie ondersteuning krijgt • En onderzocht moet worden voor welke evenementen Enschede Promotie opdracht van de gemeente krijgt om ze uit te voeren: Bijvoorbeeld Koningsdag en Introductieconcert. En vraag is of Winterwonderland en Vier de Zomer evenementen zijn of uitingen van citymarketing? Frontoffice & projectbureau intern Als er geen externe partij betrokken is bij evenementen, dan zijn er vaak evenementencoördinatoren (bijvoorbeeld in Delft, Tilburg, Zwolle en Leeuwarden) in dienst bij de gemeente die de eerste schifting doen. Hier komen organisatoren terecht als ze op de evenementenkalender willen of een subsidie of vergunning nodig hebben. Daarnaast treden deze coördinatoren soms op als opdrachtgever (bijvoorbeeld bij Koningsdag). In Tilburg en Zwolle worden coördinatoren nadrukkelijk gekoppeld aan nieuwe organisatoren, om hen extra te begeleiden in het hele proces. In Leeuwarden werken ze daarnaast ook nog met procesregisseurs die organisatoren ondersteunen vanaf het idee en de aanvraag tot aan de uitvoer en evaluatie. In Delft en in Groningen zijn er geen externe partijen bij evenementen betrokken. Zij hebben wel externe partijen die marketing doen, waar mogelijk ook evenementen in meegenomen worden. Maar niet expliciet als partner voor evenementen.

Voordelen: • Als de interne organisatie goed op elkaar is afgestemd, zijn de lijntjes kort en weet de gemeente goed wat er speelt/leeft in de stad en kan er snel gehandeld worden bij conflicterende belangen • Als er coördinatoren zijn, dan hebben organisatoren vaak 1 aanspreekpunt binnen de gemeente waar zij mee afstemmen Nadelen: • Focus vooral op veiligheid, minder op inhoud (voor niet gesubsidieerde evenementen)

5

ALTERNATIEVEN/EXTRA’S

Inzetten op inkoop: Een aantal steden hebben mensen in dienst om grote evenementen die impact op de regio hebben, naar hen toe te trekken. Bijvoorbeeld in Leeuwarden (evenementen zoals Serious Request, The Passion en Roze Zaterdag). Voordelen: • Vast budget op de begroting om hierop in te zetten (geen ad-hoc bewegingen en zoektochten naar incidentele middelen) • Afwisseling in beeldbepalende evenementen die de stad op de kaart zetten Nadelen: • Hoge voorbereidingskosten, ook voordat het evenement wordt ‘binnengehaald’ • Vergt veel extra inzet van hulpdiensten. Dit kan ten koste gaan van eigen stadsprogrammering

Inzetten op sportevenementen: Als aanvulling op vorig punt zijn er ook steden die inzetten op het aantrekken van grote sportevenementen. Voordelen: • Enschede kan veel aantrekkelijker worden vermarkt als sportstad Nadelen: •

Dit kan leiden tot een nadruk op sport gerelateerde evenementen waarbij verdrukking optreedt bij andere sectoren.

6

EVENEMENTENSUBSIDIES Subsidie per programma Gemeenten zoals Nijmegen werken met programma gestuurde subsidies. Hierdoor kan heel gericht per programma subsidie verstrekt worden. Er is geen centrale sturing en dat maakt het overzicht houden lastiger. Het vraagt daarom extra inzet om continu bij alle programma’s in het zicht te blijven. Goede interne communicatie is daarbij essentieel. Subsidies via het externe projectbureau/frontoffice Onder andere Almere, Eindhoven en Rotterdam maken gebruik van hun externe bureau/frontoffice voor het verstrekken van of zwaarwegend advies geven aan het verstrekken van evenementensubsidies. De gemeente bepaald zelf nog steeds het beleid maar de aanvraag moet worden ingediend bij de externe partij. Hiermee geeft de gemeente een onafhankelijke partij die de subsidieaanvragen beoordeeld of van advies voorziet. Meerjarige evenementensubsidies Gemeenten zoals Delft, Leeuwarden (afdeling Cultuur) en Nijmegen werken met meerjarige evenementensubsidies. Dit biedt organisatoren een bepaalde garantie en maakt investeren in de toekomst mogelijk. Meerdere aanvraagmomenten per jaar Organisatoren in Deventer mogen 2x per jaar subsidie aanvragen (maximaal € 25.000). Maar er zijn organisaties die beide keren een aanvraag doen. De ene keer voor de voorbereidingen en de andere keer voor de uitvoering. Dit geeft meer ruimte en daarmee spreiding van de aanvragen.

Korten van bestaande evenementen In Eindhoven is gekozen om bestaande evenementen, die al 3x subsidie hebben aangevraagd, 10% te korten voor de eerstvolgende drie jaar dat zij subsidie aanvragen. Daarna worden zij 5% per jaar gekort. Dit vindt plaats om meer ruimte te krijgen in het budget. Focus op beeldbepalende (kern)evenementen Verschillende gemeenten kiezen voor de inzet van subsidies voor beeldbepalende evenementen. Deventer (Dickens, Deventer op Stelten en de Boekenmarkt) Groningen (North Sea Jazz, Noorderzon, Eurosonic Noorderslag), Nijmegen (vierdaagse feesten) en Zwolle (bevrijdingsfestival). Door deze focus kan heel specifiek worden ingezet op bepaalde evenementen om zowel de evenementen als de stad hiermee landelijk en soms zelfs internationaal op de kaart te zetten. Subsidie studentenevenementen Gemeenten zoals Tilburg en Groningen kiezen ervoor om naast de reguliere subsidies nog een specifieke subsidie aan te bieden voor studentenevenementen. Het gaat hierbij om evenementen die de stad positioneren als kennis- en studentenstad en verbinding tussen studenten en andere inwoners te stimuleren.

7

EVENEMENTENKALENDER In veel gemeenten kunnen organisatoren in het jaar voorafgaand aan het evenementenjaar een aanvraag doen voor de evenementenkalender. Deze aanvraag moet vaak vóór 1 september gedaan worden (in een aantal gevallen is dit 1 oktober, of 1 november). In Groningen werken ze naast een evenementenkalender ook nog met een jaarplanning. Hierin worden in april het jaar voorafgaand aan het evenementenjaar al alle grote (+ 20.000 bezoekers) evenementen vastgelegd. In alle steden geldt dat een plek op de evenementenkalender voorrang geeft op alle aanvragen die daarna nog komen, maar dat het geen garantie biedt om ook een vergunning te krijgen. Evenementenkalender gericht op overzicht De evenementenkalender is puur om te kijken of de locaties beschikbaar zijn en er geen conflicten ontstaan tussen evenementen. Daarnaast wordt de kalender voorgelegd aan de veiligheids- diensten en -regio, voor deze wordt vastgesteld. Dit vaststellen gebeurt meestal door het College in een enkel geval zoals in Leeuwarden wordt de kalender vastgesteld door de burgemeester. Toetsingscriteria of een afwegingskader De evenementenkalender kan ook worden opgesteld aan de hand van toetsingscriteria of een afwegingskader.

Deze (toetsings)criteria bepalen of de evenementen goed aansluiten bij het gewenste beleid/locatieprofiel of wie voorrang krijgt bij een aanvraag voor dezelfde locatie en/of datum. Deze toetsing bepaald uiteindelijk de volgorde van plaatsing op de kalender. Adviescommissie De evenementenkalender wordt beoordeeld door een adviescommissie. Er kan nader worden bepaald op welke onderdelen deze adviescommissie toetst. Een interne adviescommissie bestaat vaak uit verschillende afdelingen: vergunningverleners, evenementen coördinatoren, procesbegeleiders, sport, ecologie, geluidsspecialisten en beleids-/subsidieadviseurs. Als er ook sprake is van externe organisaties die betrokken zijn bij evenementen, dan worden deze ook vaak gevraagd te adviseren. Daarnaast kan nog overwogen worden onafhankelijke externe adviseurs te betrekken bij het advies (stadsraad?). Als de loketfunctie extern is belegd, stellen zij vaak het advies op en gaat deze vervolgens voor een multidisciplinaire toetsing langs de eerder genoemde afdelingen. Convenanten In Nijmegen is een convenant opgesteld. Hierin hebben MOJO, de Vierdaagse feesten, de Vierdaagse marsen en de Zeven Heuvelenloop een vaste plek op de agenda. Hier zijn allerlei voorwaarden voor o.a. gezamenlijke citymarketing, verduurzaming en gebruik van de stad vastgelegd.

Vervolgens komen gesubsidieerde evenementen, daarna de terugkerende evenementen en tot slot de nieuwe. In deze volgorde wordt de evenementenkalender opgesteld. Beleggen bij een externe partij In Rotterdam vindt het opstellen van de evenementenkalender geheel extern plaats bij Rotterdam Festivals. Proces daarnaartoe wordt gecoördineerd door veiligheid afdeling, veiligheidsdiensten, groenafdeling etc. Inhoudelijke advisering bij Rotterdam Festivals. Diensten en kaders bepalen de schaarste. Advies in fases: wat zijn iconische evenementen (sluit aan bij beleid gemeente, scoren hoog op de beoordelingscriteria van het evenementenbeleid voor de kalender), wat missen we nog qua thema’s en doelgroepenbereik, wat zijn wensen vanuit bijvoorbeeld topsport en dance evenementen etc. Dat wordt over de beschikbare locaties gelegd en wordt aan tafel gezeten met de diensten wat er mogelijk is qua data en locaties.

8

LOCATIEPROFIELEN Locatieprofielen zijn er in verschillende vormen. Het is sterk afhankelijk van het doel en de doelgroep. Wie is ermee gebaat en waarom worden ze gemaakt. In de basis komt het neer op locatie specifieke maatwerkregels die voorwaarden en/of richtlijnen scheppen voor het houden van evenementen op een afgekaderde locatie. Dit kan op verschillende manieren worden vormgegeven met een wisselende intensiteit in het participatieproces, focus de binnenstad en/of locaties waar veel evenementen plaatsvinden. Interactieve locatieprofielen met een uitgebreid participatietraject Gemeenten zoals werken met profielen waarvan het de bedoeling is dat deze jaarlijks geüpdatet worden. Deze profielen geven een actueel overzicht van de evenementenlocatie en zijn door intensieve participatie met alle interne en externe stakeholders tot stand gekomen. Voordelen; • •

Het is altijd duidelijk of een locatie beschikbaar is en in welke hoedanigheid. Een interactieve profiel dat elk jaar actief meebeweegt met de ontwikkelingen in de stad. • Duidelijk welke evenementen passen bij een locatie en wat voor locaties het zijn • Het profiel voor de locatie sluit zo goed mogelijk aan bij de omgeving, de wens van organisatoren en wat regel/wet-technisch mogelijk is Nadelen; • • • •

Het kost meer tijd. Zowel bij het maken als het jaarlijks updaten. Het is niet binnen een jaar klaar en het intensieve proces vereist veel afstemming, zowel intern als extern Kan de mogelijkheden voor evenementen beperken Minder ruimte voor ‘spontane’ evenementen en/of unieke kansen

Locatieprofielen met alleen fysieke kenmerken en een intensief participatieproject Door de profielen op te stellen door middel van een intensief participatieproces wordt gezorgd voor een zo breed mogelijke acceptatie van de omgeving en andere belanghebbenden. Wel is het van belang om aan de voorkant heldere afspraken te maken om miscommunicatie te voorkomen. Voordelen;

Nadelen;

• Duidelijk welke evenementen passen bij een locatie en wat voor locaties het zijn • Het profiel voor de locatie sluit zo goed mogelijk aan bij de omgeving, de wens van organisatoren en wat regel/wet-technisch mogelijk is • Inhoudelijk (veiligheid, groen etc) is het prima te doen, vooral afstemming met de omgeving kost veel tijd. • Vooral het participatieproces kost tijd. Al snel 1 fte voor meerdere maanden, afhankelijk van hoe soepel het participatieproces loopt • Hoe meer belangen spelen op een locatie, hoe ingewikkelder het proces en hoe langer het kan duren. Ook als de participatie nog niet is meegenomen

Geen locatieprofielen maar wel locatiekenmerken Bij Zwolle is heel specifiek gekozen voor locatiekenmerken in plaats van locatieprofielen. Deze kenmerken bevatten alle technische details van een evenementenlocatie, een plattegrond en richtlijnen voor gebruik. De focus ligt hierbij op het informeren van zowel inwoners/omwonenden als organisatoren om aan te geven wat er waar mogelijk is. Voordelen; • • •

Veel minder arbeidsintensief Meer beweegruimte en ruimte voor maatwerk vanuit de vergunningverlening Geen (intensief) participatieproces nodig

9

Nadelen; • • • • •

Geen sturing mogelijk Meer onduidelijkheid over de mogelijkheden per locatie, zowel intern als extern Geen of minder aansluiting van de omgeving bij een evenementenlocatie In beleid zijn dan aparte regels nodig Minder maatwerk per locatie

ALTERNATIEVEN/EXTRA’S Collectieve festiviteiten/overkoepelend binnenstad profiel Naast locatieprofielen hebben sommige gemeenten ervoor gekozen om de gehele binnenstad aan te merken als evenementenlocatie van een lager kaliber. Hierdoor kan er bij locatie overstijgende festiviteiten, zoals koningsdag of 4/5 mei, gekozen worden om de complete binnenstad als evenementenlocatie aan te wijzen. Hierdoor kan voor een groter gebied dan een specifieke locatie een vergunning aan worden gevraagd. Voordelen; • •

In één keer een collectieve vergunning voor de hele binnenstad met een ruimer geluidsniveau en openingstijden. Juridische tool om de binnenstad helemaal of gedeeltelijk af te sluiten of de instroom van verkeer te beperken

•

Het is lastig onder te brengen in het evenementenbeleid.

Nadelen;

Strategisch sturen met locatieprofielen Het is mogelijk om met locatieprofielen strategisch te sturen op waar bepaalde type evenementen mogelijk zijn. Voordelen; • • • • • • •

Profielen die mogelijk beter aansluiten bij de doelen van de stad Minder overlast van omwonenden van evenementenlocaties Geeft duidelijkheid op onderlinge verhoudingen tussen de locaties Minder afhankelijk van de goede wil van organisatoren Kan helpen bij het sturen op beschikbaarheid van locaties Door profielen specifieker te omschrijven, kan hier beter op worden gestuurd. Spreiding, geluid, overlast kan hier aan worden gekoppeld en is juridisch houdbaar Als er ergens nog een geluidsdag over is kan daar op worden gestuurd voor organisatoren die nog geen dag hebben

Nadelen; • • • •

Vraagt op zijn minst een (ervaren) projectleider voor langere tijd Het is onduidelijk in hoeverre dit juridisch houdbaar is. Zijn regels in een locatieprofiel een juridische weigeringsgrond zijn als je ze opneemt in je vergunningsbeleid? Het kan onwenselijk zijn als de gemeente op de stoel van de marktpartijen gaat zitten Het is lastig om ermee te sturen omdat je moeilijk kunt weigeren, puur op basis van een locatieprofielen als die alleen zijn gekoppeld aan de eigen beleidswensen

Doel van de locatieprofielen • Zowel voor vergunningverleners als voor bewoners om duidelijkheid te verschaffen • Wordt het juridisch bindend, dan moet het vastgelegd worden als beleid. Dat beperkt de beweegruimte van vergunningverleners en de mogelijkheid om snel te reageren op veranderingen en/of unieke kansen

10

DUURZAAMHEID Duurzaamheid komt concreet nog niet veel voor in het beleid van andere gemeenten. Ook zijn er vaak nog geen verplichtingen. Het komt veelal neer op zachte eisen of verzoeken om erover na te denken. De focus ligt nog vaak op stimuleren en faciliteren. Ook draagt duurzaamheid in sommige gevallen bij aan een hogere score bij de subsidieaanvraag. Om evenementen te verduurzamen zijn verschillende opties mogelijk. Opnemen van duurzaamheid als uittreksel in de APV Hierin kan worden opgenomen dat de organisatie iemand moet hebben aangesteld voor duurzaamheid en zijn eisen gesteld aan afval, energie en bescherming van flora en fauna. Het kan ook worden opgenomen als vereisten bij een evenementenvergunning. Bijvoorbeeld in de vorm van een duurzaamheidsplan. Hierbij wordt vaak een externe partner ingezet, zoals bijvoorbeeld Greenstages. Verbod op single-use plastic Vooruitlopend op het Europese verbod dat vanaf 2024 geldt. Dit sluit aan bij een groeiende bewustwording van consumenten en/of marktpartijen die willen verduurzamen. Faciliteren of ondersteunen, zowel financieel als in middelen, kan nodig zijn om deze maatregel succesvol te laten zijn. Convenant/beschikking over (o.a.) duurzaamheid met (grote) organisatoren Hierin kunnen allerlei afspraken Hiervoor kan worden samengewerkt met Green events, een kennisplatform voor duurzame evenementen.

Inclusie/diversiteit kan onderdeel van dit convenant gemaakt worden. Investeringsfonds ter stimulering Investeringsfonds bedoeld als bijdrage voor evenementen die specifieke duurzaamheidsdoelen hebben. Bijvoorbeeld het gebruik van hard en/of recyclebaar plastic. Groene elektra aansluitingen Zo wordt gestuurd op minder gebruik van dieselaggregaten. De infrastructuur stimuleert zo gebruik van (groene) stroom. Inrichten van een duurzaamheidshelpdesk Een duurzaamheidshelpdesk kan organisatoren ondersteunen bij de maatregelen die zij kunnen nemen om hun evenement te verduurzamen. Wat kunnen ze allemaal doen en op hoe kan dat het beste. Dat kan belegd worden bij een externe partij. Bijvoorbeeld de GreenLeisureGroup. Duurzaamheidseisen kunnen eventueel ook in de vergunningsvoorwaarden worden vastgelegd.

11

INCLUSIE Inclusie is bij de meeste gemeenten maar beperkt opgenomen in het beleid of bij de vergunningseisen. Het wordt wel als belangrijk thema gekenmerkt maar over de juiste invulling Over faciliteren is wordt wel gesproken. Vaak zijn er nog geen eisen en ook nog geen inspanningsplicht. In een enkele gemeente is inclusie opgenomen in het convenant over duurzaamheid. Met herzieningen in de toekomst is het bij een aantal gemeenten de bedoeling om handelingsperspectieven te bieden. Wat is het, wat kan je doen etc. Vaak zijn er nog geen eisen aan vergunningenbeleid. Toegankelijkheid/inclusie wordt wel gestimuleerd. In sommige gevallen betekent hoe duurzamer en hoe inclusiever, hoe hoger de score is voor de subsidieverstrekking op dat onderdeel. Inclusie kan dan worden opgenomen als ‘maatschappelijke waarde’. In een enkele gemeente worden er verplichtingen gesteld vanuit andere instanties. Dan heeft de GHOR dan bijvoorbeeld een verplichting gesteld voor een invalidetoilet bij evenementen.

HANDBOEK EVENEMENTENVEILIGHEID Het handboek evenementenveiligheid wordt bij bijna alle gemeenten gebruik. Dit gebeurt tijdens vooroverleggen met organisatoren en tijdens interne en externe multidisciplinaire overleggen. Ook wordt samen met de organisatie en de veiligheidsdiensten risico sturend ermee gewerkt. Een aantal gemeenten hebben wel aangegeven Het handboek kan ook onderdeel gemaakt worden van het adviestraject en het handboek kan met organisatoren worden gedeeld. Vaak zit het meeste risico bij de kleine organisatoren.

12

TIPS/AANDACHTSPUNTEN • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Goed omschrijven van de rolverdelingen, wat besteed je uit en waar liggen de verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen. Waar de komende jaren op gelet moet worden is stikstof. In Zwartewaterland wordt bij elk evenement bezwaar gemaakt door milieugroepen. En zij krijgen wel vaak gelijk. Het opnemen van evenementen in Omgevingsplannen onder de omgevingswet zal goed moeten worden verankerd. Rotterdam loopt hier goed mee vooruit met het updaten van hun locatieprofielen. Gebruik/maak een citymarketingstrategie en neem de uitgangspunten hiervan mee in het nieuwe beleid. De balans tussen leefbaarheid en levendigheid blijft lastig. Groen is nieuw. Social return is belangrijker geworden, net als teruggeven aan de omgeving (vooral vanuit grote evenementen). Mensen vanuit MBO opleidingen inzetten op evenemententerreinen door middel van werken-leren Zet stevig in op participatie. Zeggenschap voor inwoners vergroot de kwaliteit van de besluiten die we als gemeente nemen. Zorg dat de realiteit nog aansluit bij de werkbaarheid. Zorg dat maatregelen uitvoerbaar zijn en krijg inzichtelijk wat het doet met het aantrekkelijke vestigingsklimaat. Ga niet alleen ambtelijk bedenken maar betrek gelijk organisatoren, waar liggen hun belangen. Zoveel mogelijk partijen aan de voorkant al betrekken. Meer ‘ja, tenzij’ in plaats van ‘nee, tenzij’.

Sturen op het type evenementen en waar je dit dan wil hebben is vanuit publiekrechtelijke kant echt heel moeilijk. Veranderingen op gebieden als duurzaamheid begin je het beste bij de grootste of grotere partijen (zoals gebruik hard herbruikbaar plastic). Dan moet je alleen niet bang zijn om daar ook voldoende geld voor beschikbaar te stellen. Bij samenwerkingen zoals met de Stichting vierdaagse: dan ligt alles bij hen en nemen zij je veel werk uit handen. Dan moet je ook het vertrouwen dat het onderling goed gaat. Betrekt alle partijen zorgvuldig en aan de voorkant. Wees duidelijk, ook als het een antwoord betreft dat niet goed valt. Houd voor ogen: je doet het in het algemeen belang. Schoenmaker blijf bij uw leest.

13

CONCLUSIES In dit hoofdstuk wordt voor de uitgevraagde onderwerp een conclusie gegeven over de opties die dit voor het evenementenbeleid van de gemeente Enschede heeft. De adviezen zullen per onderwerp behandeld worden.

EXTERN PROJECTBUREAU/FRONTOFFICE Het hebben van een extern projectbureau kan een gemeente veel werk uit handen nemen. Organisatoren hebben 1 aanspreekpunt en hier bevindt zich veel kennis op het gebied van evenementen. Daardoor kosten binnenkomende aanvragen (vergunningen en subsidies) de gemeente veel minder tijd. Een nadeel hiervan is dat de gemeente minder overzicht heeft en daardoor minder in beeld kan hebben wat er speelt en leeft in de stad. Ook kost de oprichting hiervan veel tijd en energie. Wanneer een extern bureau dat evenementen organiseert en ondersteunt kan dat zorgen voor duidelijke profilering van de stad door beeldbepalende evenementen. Ook kan het zo ingericht worden dat de groten de kleintjes helpen. Wel moet hierbij gelet worden op een duidelijke taakomschrijving en opdrachtdefiniëring. Als alles intern wordt gehouden is het alleen mogelijk om het goed geregeld te hebben als de interne afstemming en communicatie op orde is. Daarnaast zijn evenementencoördinatoren essentieel om het in goede banen te leiden.

EVENEMENTENSUBSIDIES Subsidieverstrekking voor evenementen kan op veel verschillende manieren worden ingeregeld. Meerjarige subsidieverstrekking, beleggen bij een extern bureau/frontoffice en een focus op beeldbepalende evenementen zijn een aantal van de mogelijkheden. Wel is duidelijk dat een bepaalde focus of doelstelling moet zijn. Door gericht in te zetten op evenementen kan het effect ervan versterkt worden. Ook kan het inzetten op bepaalde groepen, zoals studenten, zorgen voor de promotie van Enschede als studentenstad en zorgen voor meer onderlinge verbinding.

EVENEMENTENKALENDER De evenementenkalender kan op verschillende manieren worden ingezet, zowel sturend als puur gericht op het bieden van overzicht voor alle belanghebbenden en inwoners van de stad. Doormiddel van een sturende evenementenkalender kan aan de voorkant heel gericht door een gemeente worden gestuurd en worden afgestemd met organisatoren over wat er waar kan plaatsvinden. De plaatsing op de kalender kan worden vastgesteld door een interne adviescommissie bestaande uit de betrokken afdelingen of er kan gekozen worden voor convenanten. Een voordeel hiervan is dat heel specifieke afspraken met organisatoren kan worden gemaakt. Het nadeel is dat dit dan voor elke (grote) organisator apart opgesteld moet worden.

LOCATIEPROFIELEN Locatieprofielen kunnen op verschillende manieren worden ingezet. Afhankelijk van het doel, informerend of regulerend, kost het goed opstellen van een locatieprofiel veel tijd. Vooral het participatietraject met de omgeving kan veel tijd gaan kosten bij tegenstrijdige belangen van verschillende stakeholders. Bij het kiezen voor informerende profielen is het proces een stuk minder tijdsintensief en is het nog steeds duidelijk voor bewoners en organisatoren waar zij aan toe zijn. Met de profielen zelf is dan geen sturing meer mogelijk.

DUURZAAMHEID & INCLUSIE Duurzaamheid en inclusie zijn voor alle gemeenten belangrijk. Echter wordt vaak geworsteld met het verplichten van maatregelen hiervoor. Daarom wordt vaak gekozen voor stimulering of het verstrekken van kennis door een helpdesk. Bij het gebruik van convenanten kunnen duurzaamheid en inclusie in de voorwaarden worden opgenomen. Vooruitlopend op Europese regels (2024) kan al wel worden gekozen voor een verbod op single-use plastics. Ook kan gefaciliteerd worden in het aanbod van groene stroom op evenementenlocaties, als vervanging van de vervuilende dieselaggregaten.

14

BIJLAGE 1: VRAGENLIJST 1.

Heeft u een extern event/projectbureau of frontoffice voor de citymarketing en/of ondersteuning van evenementenorganisatoren? Zo ja; a. Hoe is deze organisatie ontstaan? b. Welke verantwoordelijkheden hebben zij? (subsidies, productioneel, vergunning technisch, facilitair, marketing/promotie) c. Ontvangen zij subsidie van de gemeente? Zo ja, hoeveel? d. Wat is de relatie ten opzichte van de gemeente? Hoe is de rolverdeling/verhoudingen?

2.

Zijn er evenementensubsidies beschikbaar, zo ja: a. Hoe is dit geregeld? (Verschillende subsidieplafonds, maximaal aan te vragen budget, periodes (meerjarig of niet?), aanvraagtermijnen (wordt er met subsidievakken gewerkt), stimulans tot onafhankelijkheid subsidie, toetsing(scommissies), onderscheid tussen soorten evenementen (op categorie of beeldbepalend o.i.d.) en overige voorwaarden) b. Hoeveel geld is er jaarlijks beschikbaar? (zo specifiek mogelijk) c. Wat zijn de ervaringen hierbij?

3.

Wordt er met een evenementenkalender (als sturingsinstrument wat er in de stad plaatsvindt) gewerkt? Zo ja: a. Wanneer moet de aanvraag gedaan worden voor de kalender? b. Is een plek op de kalender bindend om een vergunning/subsidie aan te mogen vragen? c. Wie bepaald wie er op de kalender komen? d. Hoe verloopt dit proces? e. Wat zijn jullie ervaringen hiermee tot nu toe?

4.

Wordt er met locatieprofielen gewerkt? Zo ja: a. Hoe zijn deze profielen opgesteld? (aanvliegroute, keuze locaties, tijdsbestek, maatwerk, uitgangspunten, meenemen van de omgeving/betrokken partners intern en extern, scope van de locaties) b. Hoe worden deze profielen gebruikt om evenementen te sturen over de stad? (wat waar plaatsvindt) c. Hoeveel tijd en moeite (uren) heeft dit gekost? d. Zijn er naast de locaties met locatieprofielen nog andere locaties waar evenementen gehouden mogen worden? Zo ja; e. Hoe zijn deze locaties tot stand gekomen en waarom is hier geen profiel voor opgesteld? f. Is er een overkoepelend/paraplu profiel die voor de gehele gemeente geldt (met uitzondering van de locatieprofielen)? Zo ja, g. Hoe is dit tot stand gekomen/welke criteria worden er gebruikt? h. Wat zijn de ervaringen met locatieprofielen tot nu toe?

5.

Wat waren/zijn de ambities op gebieden als duurzaamheid en inclusiediversiteit, en hoe is dit omgezet in beleid(sdoelen)/hoe komt dit terug in het evenementenbeleid?

6.

Hoe belangrijk is duurzaamheid bij evenementen? a. Hoe is duurzaamheid teruggekomen in het beleid? b. Welke duurzaamheidseisen worden er gesteld bij de vergunning- en subsidieverlening (eisend of stimulerend)? c. Zijn er verbeterpunten of wat kan er anders?

7.

Hoe belangrijk is inclusie bij evenementen? a. Hoe is inclusie teruggekomen in het beleid? b. Welke eisen worden er gesteld bij de vergunning- en subsidieverlening (eisend of stimulerend)? c. Zijn er verbeterpunten of wat kan er anders?

8.

Hoe komt veiligheid bij evenementen terug in uw beleid? a. Wordt het handboek evenementenveiligheid als leidraad gebruikt? Zo ja; b. Hoe wordt dit handboek gebruikt en hoe worden organisatoren hierin meegenomen?

15

c. d. 9.

Welke eisen worden er gesteld bij de vergunning- en subsidieverlening (eisend of stimulerend)? Zijn er verbeterpunten of wat kan er anders?

Stelt uw gemeente de openbare ruimte beschikbaar voor commerciële besloten evenementen? Zo ja; a. Hoe is dit opgenomen in het beleid? b. Welke afwegingscriteria vinden hierbij plaats? c. Wat zijn de regels voor de ticketverkoop?

10. Waar liepen jullie (onverwacht) tegenaan bij het opstellen van het nieuwe evenementenbeleid? 11. Heeft u nog tips/advies waarop extra gelet zou moeten worden bij het opstellen van nieuw evenementenbeleid?

16

Teksten Afdeling Cultuur, Evenementen en Citymarketing (SBF), afdeling Vergunnen (O&R) Datum 25-01-2023 Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend 17