Actieplan Samenlevingsgericht werken_29-11-2021 def docx

Actieplan Samenlevingsgericht werken in Enschede 2022-2025 Een impuls voor samenlevingsgericht werken door participatie

Opdrachtgever: Bestuurlijk: Wethouder Niels van den Berg, Portefeuillehouder Participatie en Organisatie Ambtelijk: Algemeen directeur Kees Meijer, Portefeuillehouder Enschede Ontwikkelt

Opdrachtnemer: Namens het Kernteamparticipatie Hans Koning ter Heege, Stadsdeelmanager

Opgesteld door: Kernteam participatie -

Alfons de Vries Jan Arie Bijl Hans Koning ter Heege Tanja Rijsman

Datum: Enschede, 29 november 2021

1

Actieplan Samenlevingsgericht werken in Enschede 2022-2025 Een impuls voor samenlevingsgericht werken door participatie

1. Inleiding Met dit actieplan willen we Samenlevingsgericht werken een impuls geven door meer regie en focus op participatie. Met participatie bedoelen we burger- en overheidsparticipatie waarbij het initiatief vanuit beide kanten kan komen. Bij burgerparticipatie neemt de gemeente het initiatief en bij overheidsparticipatie komen de initiatieven vanuit inwoners, ondernemers, instellingen. Door inwoners bij vraagstukken in de stad te betrekken én ruimte te bieden voor initiatieven uit de samenleving brengen we energie in de stad en versterken we de lokale democratie. De lijnen in het actieplan zijn het resultaat van de inzichten die we verkregen door gesprekken, gezamenlijke sessies, verkenning en ervaringen opgedaan in de praktijk. Wat uit de verkennende gesprekken en sessies vooral naar voren kwam, is dat er behoefte is aan ‘doen’ en ‘praktisch handelen’. Niet het wiel opnieuw uitvinden, maar beginnen met wat er al is. De basis op orde brengen en van daaruit verder ontwikkelen. Het plan sluit aan bij al lopende speerpunten en acties. De beleidsmatige en financiële kaders die nodig zijn om uitvoering te kunnen geven aan het actieplan heeft de Raad vastgesteld in de gemeentebegroting in het begrotingsprogramma Versterking Samenwerking Bestuur-Samenleving. Middelen zijn voor de komende twee jaar (2022 en 2023) beschikbaar gesteld in de gemeentebegroting 2022-2025.

Het actieplan is voor het kernteam Participatie de opdracht voor de komende vier jaar. Het beschrijft langs vier hoofdlijnen waar we naartoe willen werken. Het actieplan is een ‘dynamisch’ plan. De uitwerking van de lijnen maken we de komende jaren werkenderwijs concreet. Dat doen we samen met inwoners, raad, college en de ambtelijke organisatie.

2. Samenlevingsgericht werken: een impuls voor de hele organisatie In Enschede kennen we een lange traditie van samenlevingsgericht werken. Het samen met inwoners vorm geven aan de stad werd in eerste instantie vooral door de stadsdelen opgepakt en kreeg vorm in stadsdeelgewijs werken. Inmiddels zijn we zover dat we een groot netwerk in de wijken en dorpen hebben opgebouwd. Tegelijkertijd willen we dat samenlevingsgericht werken niet alleen van de stadsdelen is. Het vraagstuk: “hoe verhouden we ons tot de inwoner van de stad?” raakt iedereen die voor de gemeente Enschede werkt. De impuls die we voor ogen hebben met dit actieplan gaat dan ook verder dan de stadsdelen. Het is een impuls die de hele organisatie raakt en sluit aan bij het gedachtegoed van Enschede Ontwikkelt. Het draagt bij aan de ambitie van een meer responsieve overheid die in dialoog is met de stad. Enschede Ontwikkelt Om invulling te geven aan de veranderende rol van de gemeente (meer regisserend, faciliterend en stimulerend en niet meer voorschrijvend en bepalend) moeten we een ander gedragsrepertoire ontwikkelen en stimuleren. Een gedragsrepertoire dat recht doet aan: participatie van inwoners en in partnerschap werken aan de opgaves van de gemeente. Dit vanuit onze overtuiging dat er alleen samen met inwoners, ondernemers en instellingen meer kan worden gerealiseerd.

2

3. Ambitie Samen werken en samenwerken aan en met de stad, dat maakt Enschede een prettige plek. Gedeeld eigenaarschap met mensen en partijen die in Enschede wonen en werken is daarom erg belangrijk. We willen de betrokkenheid van inwoners bij maatschappelijke vraagstukken vergroten en daarbij zijn we zoekend naar het vormgeven aan het samenspel tussen inwoner en gemeente. Uitdaging is dat gemeente en inwoners leren om elkaar meer te waarderen en proberen op elkaar aan te sluiten. De afgelopen periode hebben we gekeken naar de wensen van inwoners, ondernemers, raadsleden en ambtenaren. Daaruit blijkt dat er behoefte is aan een duidelijk gerichte aanpak die vooral handson en praktisch is: doen is het nieuwe denken.

Waarom De samenleving verandert snel. Daarmee verandert ook de relatie tussen gemeente en inwoners. Inwoners willen meer directe invloed en serieus genomen worden. We willen de betrokkenheid en invloed van inwoners bij maatschappelijke vraagstukken vergroten. Door inwoners bij vraagstukken in de stad te betrekken én ruimte te bieden voor initiatieven uit de samenleving brengen we energie in de stad en versterken we de lokale democratie. Inwoners zijn en voelen zich meer betrokken. Er ontstaat meer onderling vertrouwen. Gemeente en inwoners zoeken samen naar oplossingen voor maatschappelijke opgaven.

Hoe Doen is het nieuwe denken - Alles is er al. We bedenken niets nieuws. We zetten overzichtelijke stappen vooruit met wat er al is. Experimenteren, leren én toepassen - We gaan verschillende vormen van participatie uitproberen met daarbij meer nadruk op leren en evalueren. Meer inwoners doen mee - We maken participatie toegankelijker, zodat meer mensen mee kunnen doen. Kracht van de stad benutten - Gemeente en inwoners zoeken samen naar oplossingen voor maatschappelijke opgaven. We maken meer gebruik van de kracht van de stad.

3

Wat Het actieplan is onderdeel van een veranderopgave. De focus ligt op het organiseren van de basis op orde. Daarna is er ruimte voor experimenteren, leren en bijsturen. Het actieplan heeft een doorlooptijd van 4 jaar. Per jaar maken we de balans op en kijken wat er nodig is om de kwaliteit van participatie te verhogen. We sturen tussentijds bij en verbeteren onze aanpak. Daarbij zetten we in op 4 speerpunten. De speerpunten staan op hoofdlijnen in dit plan beschreven. Voor ieder speerpunt wordt een kort projectvoorstel gemaakt. De vier speerpunten zijn: 1. 2. 3. 4.

Inwonersvertegenwoordiging uitbreiden Participatieteam organiseren Middelen voor online en offline participatie ontwikkelen Leercyclus inrichten

Resultaat Met het actieplan willen we bijdragen aan: -

Verkleinen van de afstand tussen inwoners en gemeente en het onderlinge vertrouwen vergroten. Duidelijkheid voor inwoners hoe ze meer invloed en zeggenschap op hun leefomgeving kunnen organiseren. Een stad zijn waar inwoners en gemeente elkaar beter weten te vinden, wat de leefbaarheid en energie in de stad ten goede komt. Dat participatie verweven is in het DNA van gemeente Enschede en vanzelfsprekend onderdeel uitmaakt van ons handelen.

4

4. Speerpunten 4.1 Inwonersvertegenwoordiging uitbreiden Naast wijk- en dorpsraden ook andere vormen van vertegenwoordiging In Enschede bestaan wijk- en dorpsraden. Het zijn georganiseerde (en deels formeel erkende) netwerken waar we gevraagd en ongevraagd advies van nodig hebben en krijgen. Er zijn ook wijken waar geen wijkraad of vertegenwoordiging is. Naast wijk- en dorpsraden willen we toewerken naar meerdere manieren om mee te doen. Bijvoorbeeld op thema of via een buurtnetwerk. Zo kunnen meer inwoners meedoen. Actie: We onderzoeken hoe we de inbreng - en daarmee de betrokkenheid - van inwoners kunnen vergroten. Resultaat: In 2022 geven we een advies over de wijze waarop we invulling kunnen geven aan het uitbreiden van inwonersvertegenwoordiging. Vanaf 2023 geven we uitvoering aan het advies. In 2025 hebben we naast wijk- en dorpsraden ook nieuwe vormen van vertegenwoordiging geborgd.

Verordening wijkbudgetten en regeling wijkorganen herijken Op dit moment hebben we voor wijkorganen en wijkbudgetten regelingen. Deze regelingen zijn toe aan een herziening. De herziening van de regeling wijkbudgetten stond gepland in 2021. Dit schuift door. We willen eerst meer inzicht in nieuwe vormen van vertegenwoordiging en daarna de verordening wijkbudgetten en regeling wijkorganen aanpassen. Actie: In 2022 herijken we de verordening wijkbudgetten en de regeling wijkorganen. Dat doen we op basis van de uitkomst van de gesprekken met inwonersvertegenwoordigers en de inzichten die er zijn over het verbreden van de huidige vormen van vertegenwoordiging.

Resultaat: Voor 1-1-2023 hebben we een herziene verordening wijkbudgetten en regeling wijkorganen.

5

Kracht van de stad: een impuls voor overheidsparticipatie Bij overheidsparticipatie nemen bewoners zelf het heft in handen om hun leefomgeving te verbeteren. Hier willen we een impuls aan geven. We willen meer inzetten op het pro-actief aanboren en versterken van de initiatieven in de stad. In de coronaperiode is gezocht naar nieuwe manieren om initiatieven in de stad te ondersteunen. Onder de vlag van ‘Kracht van de stad en Octopus’ hebben we gezien dat samenwerken, onderling verbinden, kennis delen en leren van elkaar winst oplevert. Die energie willen we vasthouden en uitbreiden. Kracht van de stad heeft tot doel de zichtbaarheid, de uitwisseling en de samenwerking van die kracht in de stad te vergroten. Door een (digitale) etalage te creëren, door ambassadeurs te vinden, door nieuwe tools in te zetten, door samen betere oplossingen te creëren voor de vraagstukken waar we als stad voor staan. We doen dat in afstemming met al lopende ontwikkelingen zoals Jijmaaktdebuurt en Fonds wederopbloei. Actie: In 2022 werken we het concept ‘Kracht van de stad’ verder uit en komen met een voorstel voor een aanpak voor het aanjagen en begeleiden van initiatieven en ideeën uit de stad. Vanaf 2023 geven we uitvoering aan het voorstel en experimenteren we ermee. In 2025 borgen we het concept als vernieuwende werkwijze voor overheidsparticipatie.

Resultaat In 2022 ligt er een voorstel voor het concept ‘Kracht van de stad’. In 2023 en 2024 geven we uitvoering aan het voorstel. In 2025 borgen we het concept.

6

4.2 Participatieteam organiseren Doekracht via een participatieteam Participatietrajecten zijn vaak maatwerk. Wil je een traject doorlopen dan kost dat tijd en capaciteit. Die huren we nu vaak in. Daarmee gaat de kennis en ervaring die we tijdens zo’n traject opdoen vaak verloren of blijft beperkt tot een klein groepje deelnemers. Daarom willen we een participatieteam starten. We beginnen klein. Met twee of drie collega’s die expert zijn (of worden) in participatie. Het zijn denkers én doeners. Dit team begeleidt hands-on. Ze kunnen de intake en verkenning doen van participatievraagstukken. Ze adviseren over de aanpak. Ze faciliteren bij de uitvoering van de aanpak en de inzet van middelen en werkvormen. Ook evalueren ze hoe het traject is gegaan. Wat ze niet doen is het traject overnemen of de contacten met inwoners onderhouden. Die verantwoordelijkheid ligt bij de opdrachtgever. Actie: Opzetten participatieteam van twee tot drie personen. Resultaat: In 2022 willen we een team van twee tot drie personen hebben waar je terecht kunt voor participatievraagstukken. In 2023 en 2024 ondersteunt en faciliteert het team bij participatievraagstukken. In 2025 is een participatieteam structureel geborgd en ingericht.

Een vaste werkwijze voor participatie Als we terug kijken naar onze jarenlange ervaringen met burger- en overheidsparticipatie, zien we dat het helpt om te werken met een vaste werkwijze. Eerst het vraagstuk inzichtelijk maken en daarna de overstap maken naar doelgroepen en middelen. Die manier van werken willen we als vaste werkwijze in de organisatie uitrollen. We maken daarbij gebruik van de methodiek: ‘Relevant gesprek’© van SIR1. De methode maakt per fase inzichtelijk wat de participatiebehoefte in een project is en op welke manier stakeholders/belanghebbenden kunnen meedoen. Op basis van de werkwijze relevant gesprek maken we een handreiking. In de handreiking staan de stappen die je doorloopt bij het participatieproces. Het zorgt voor heldere terugkoppeling naar de deelnemers en verwachtingsmanagement over kaders aan de voorkant van zowel deelnemers als politiek. Participatie wordt daarmee transparanter. Inwoners, ambtenaren, college en de gemeenteraad krijgen hierdoor meer inzicht en invloed in participatiemogelijkheden en de niveaus van de participatietrap. Actie: Vanaf 2022 starten we met het opleiden via de methode Relevant Gesprek en passen we waar dat kan de methode toe. De komende jaren rollen we de methode organisatiebreed verder uit als vaste werkwijze bij participatie met daarbij een handreiking.

Resultaat: In 2022 en 2023 rollen we het opleidingstraject voor Relevant gesprek uit onder de belangrijkste doelgroepen. In 2022 wordt een start gemaakt met het toepassen van Relevant gesprek. In 2023 en 1 Voor een toelichting zie de bijlage Werken met de methodiek Relevant Gesprek

7

2024 borgen we de methode en handreiking, zodat vanaf 2025 bij participatietrajecten altijd gebruik wordt gemaakt van een vaste werkwijze.

4.3 Middelen voor online en offline participatie ontwikkelen Online participatie en Consul Corona heeft ons duidelijk gemaakt dat we, naast elkaar in het echt ontmoeten, ook behoefte hebben aan digitale ontmoeting. Enschede werkt samen met de Provincie Groningen en de Provincie Overijssel aan het implementeren van Consul. Een online platform dat in verschillende gemeenten wordt ingezet om inwoners te raadplegen, mee te laten beslissen of waar inwoners zelf initiatieven kunnen inbrengen. Het platform is inmiddels voor de gemeente Enschede beschikbaar en wordt in pilotvorm ingezet bij participatietrajecten. Het participatieteam gaat ondersteunen bij het gebruik van Consul. Actie: Vanaf 2022 brengen we Consul onder de aandacht en zetten Consul in bij participatietrajecten als digitaal platform. Resultaat: Eind 2022 is consul bekend als online tool voor participatie en wordt regelmatig gebruikt bij participatietrajecten. Vanaf 2024 is Consul geborgd als online platform voor participatie en is structureel capaciteit beschikbaar voor begeleiding van inzet van Consul bij participatietrajecten. Nieuwe werkmethoden organiseren We willen een slag maken in de werkvormen die we toepassen bij participatietrajecten. We willen toewerken naar meer manieren van in gesprek zijn met elkaar. Zowel online als offline valt er nog veel te winnen.

Participatiebijeenkomsten zijn vaak in de vorm van de traditionele inloopavond met inspraak en geeltjes plakken of een online sessie in zoom of teams. Er is behoefte aan moderne en meer creatieve vormen van meedoen. Denk aan online ateliers, designsessies, debatavonden, online peilingen of een burgerberaad. We verkennen welke methoden bij Enschede passen en maken deze onderdeel van de vaste werkwijze. Actie: In 2022, 2023 en 2024 brengen we in kaart welke methoden we kunnen toepassen en experimenteren we met nieuwe werkwijzen. In 2024 en 2025 borgen we een uitgebreider aanbod van werkmethoden voor participatietrajecten die we technisch en organisatorisch kunnen faciliteren. Resultaat: In 2025 hebben we een toolbox met nieuwe werkmethoden voor participatie, die we continu blijven aanvullen en verversen.

8

4.4 Leercyclus inrichten Leren van participatie trajecten We hebben als organisatie al veel ervaring opgedaan in participatie met de samenleving. Denk aan Roombeek, de vuurwerkdialoog, het AZC en vele andere processen en projecten. Af en toe evalueren we en leveren we een rapport op met bevindingen en aanbevelingen. Zoals recent nog de zelfevaluatie van de Commissie Enschede Akkoord. Als het gaat om het toepassen van de opgedane kennis en het breed delen van deze kennis moet het echt beter. Door het “leren” meer vorm te geven en het geleerde beter te koppelen aan ons dagelijkse doen wordt onze manier van werken slimmer en effectiever. Om dit te bereiken willen we een leercyclus inrichten die aansluit bij de uitgangspunten van de lerende organisatie. In de lerende organisatie is tussentijds bijsturen en optimaliseren door samen werken, evalueren en samen leren een nadrukkelijk doel. Bij het inrichten van de leercyclus stellen we de driehoek inwoner, gemeentebestuur en ambtenaren centraal. Gezamenlijk stellen we vast aan welke ontwikkeling we willen werken. Iedere deelnemer is vanuit zijn eigen rol betrokken bij participatievraagstukken en we kunnen vanuit een reflectieve dialoog leren van deze rollen. Daarbij hoort ook ruimte voor fouten maken en het vieren van successen. Het gaat bij de leercyclus niet om het verantwoordingsvraagstuk.

Het gaat om het inbedden van innovatie en verbeteren van processen, zodat we gezamenlijk tot kwaliteitsverbetering komen. Actie: In 2022 tot en met 2024 richten we een georganiseerde leercyclus in. We kijken voortdurend hoe we onze participatietrajecten kunnen verbeteren. Waar het kan optimaliseren we bestaande werkwijzen of passen we nieuwe methodes toe. Hierbij denken we aan een methode voor het evalueren van participatietrajecten, vormgeven van intervisie, leertafels, reflectieve dialoog en opleidingen. We doen dit in samenwerking met inwoners, gemeentebestuur en ambtenaren. Resultaat: In 2025 hebben we een georganiseerde leercyclus en zijn we gestart met de borging hiervan.

9

5. Afbakening Raakvlakken met lopende projecten in de organisatie Participatie is een onderwerp dat op veel plekken in de organisatie actueel is. Het is van belang om af te stemmen en de ontwikkelingen van andere projecten te volgen. Het wordt de uitdaging om daar waar dat kan synergie te behalen en tegelijkertijd regie te houden op het realiseren van de resultaten uit het actieplan. Dat kan door elkaar in een netwerksamenstelling te treffen. Het overzicht hieronder geeft de belangrijkste actuele ontwikkelingen weer waar het actieplan raakvlakken mee heeft en waarop afstemming nodig is.

10

6. Financiering Het actieplan is een veranderopgave die tijd kost. Insteek is dat de focus eerst ligt op het organiseren van de basis op orde. Daarna is er ruimte voor experimenteren, leren en optimaliseren. Werkenderwijs krijgen we inzicht in hoeveel middelen we vanaf 2024 structureel in de begroting hiervoor moeten opnemen. In de begroting is voor twee jaar budget gereserveerd om het project uit te voeren. In 2022 €250.000 en in 2023 €250.000. Bij de zomernota in 2023 komen we met een voorstel voor de middelen die vanaf 2024 structureel nodig zijn.

7. Verantwoording en Planning Verantwoording Ieder half jaar is er een gesprek met de opdrachtgevers om de voortgang te bespreken. -

Bestuurlijk opdrachtgever: Wethouder Niels van den Berg, Portefeuillehouder Participatie en Organisatie Ambtelijk opdrachtgever: Algemeen directeur Kees Meijer, Portefeuillehouder Enschede Ontwikkelt

Planning

SPEERPUNT

RESULTAAT 2022

RESULTAAT 2023

RESULTAAT 2024

RESULTAAT 2025

Uitvoering geven aan het advies.

Uitvoering geven aan het advies.

In 2025 hebben we naast wijk- en dorpsraden ook nieuwe vormen van vertegenwoordiging geborgd.

Uiterlijk 1-1- 2023 een herziene verordening wijkbudgetten en regeling wijkorganen. Uitvoering geven aan het voorstel.

Uitvoering geven aan het voorstel.

In 2025 borgen we het concept als vernieuwende werkwijze voor overheidsparticipatie.

Inwonersvertegenwoordiging uitbreiden Naast wijk- en dorpsraden ook andere vormen van vertegenwoordiging

In 2022 geven we een advies hoe we invulling kunnen geven aan het uitbreiden van inwonersvertegenwoordiging.

Verordening wijkbudgetten en regeling wijkorganen herijken Kracht van de stad: een impuls voor overheidsparticipatie

In 2022 ligt er een voorstel voor het concept ‘Kracht van de stad’.

11

Participatieteam organiseren Doekracht via een participatiete am

Een vaste werkwijze voor participatie

In 2022 hebben we een team van twee tot drie personen waar je terechtkunt voor participatievraagstuk ken. Uitrol opleidingstraject Relevant Gesprek.

Team ondersteunt en faciliteert bij participatievraagstuk ken.

Team ondersteunt en faciliteert bij participatievraagstuk ken.

Uitrol opleidingstraject Relevant Gesprek.

Borgen methode relevant Gesprek.

Toepassen methode Relevant gesprek.

Borgen methode relevant Gesprek

Handreiking Relevant Gesprek.

In 2025 is een participatieteam structureel geborgd dat beschikbaar is voor participatievraagstuk ken. In participatietrajecten wordt altijd gebruik gemaakt van een vaste werkwijze volgens Relevant Gesprek.

Middelen voor online en offline participatie ontwikkelen Online participatie en Consul

Eind 2022 is consul bekend als online tool voor participatie en wordt regelmatig gebruikt bij participatietrajecten.

Nieuwe werkmethoden organiseren

In kaart brengen welke methoden we kunnen toepassen. Pilots draaien met nieuwe methoden.

In kaart brengen welke methoden we kunnen toepassen. Pilots draaien met nieuwe methoden.

Vanaf 2024 is Consul geborgd als online tool voor participatie en is structureel capaciteit beschikbaar voor begeleiding van inzet van Consul bij participatietrajecten. Borgen van aanbod van werkmethoden voor participatietrajecten die we technisch en organisatorisch kunnen faciliteren.

In 2025 hebben we een toolbox met nieuwe werkmethoden voor participatie.

Leercyclus inrichten Leren van participatie trajecten

Inrichten van een georganiseerde leercyclus voor participatie.

Inrichten van een georganiseerde leercyclus voor participatie.

Inrichten van een georganiseerde leercyclus voor participatie.

In 2025 hebben we een georganiseerde leercyclus en zijn we gestart met de borging hiervan.

12

Bijlage: Werken met de methodiek Relevant Gesprek® Participatie is een instrument dat je kunt gebruiken om samen met inwoners, ondernemers en instellingen invulling te geven aan maatschappelijke opgaven. Om voor een opgave een participatieaanpak te bepalen, willen we organisatiebreed werken met de methodiek Relevant Gesprek®. Deze start met de checklist wel/geen participatie. Is er sprake van participatie dan doorloop je de vier sleutels van het Relevant Gesprek ®. De vier sleutels vormen gezamenlijk je participatieaanpak.

13

CHECKLIST WEL/GEEN PARTICIPATIE Is jouw vraagstuk wel of niet geschikt voor participatie? Onderstaande checklist is een leidraad om vooraf door te lopen. Deze leidraad is ook handig om samen met je beslisser, de wethouder of raad, aan het begin van het participatieproces door te lopen. Het geeft vooraf al de kaders waarbinnen je het participatieproces kunt organiseren. ✓ De participatie levert wat op Waarom is participatie gewenst? Aan welk participatiedoel of -doelen moet het participatieproces bijdragen: -

bewustwording creëren voor een maatschappelijk probleem begrip kweken voor keuzes en streven naar legitimiteit voor deze keuzes vergroten van de inhoudelijke kwaliteit en effectiviteit van het beleid/project stimuleren van actief burgerschap verminderen van conflicten met publieksgroepen ruimte geven aan het democratisch proces

✓ Er is ruimte voor invloed Als je deelnemers vraagt hun inbreng te geven, dan moet je ook wat met de resultaten doen. Is er in je beleid/project wel ruimte om de inhoud of koers te veranderen op basis van de resultaten? Het is handig om vooraf met je beslisser te bepalen wat de maximale ruimte van invloed is voor de publieksgroepen op basis van de participatieladder: informeren, raadplegen, adviseren, coproduceren of (mee) beslissen. ✓ Er is voldoende tijd Een participatieproces kost tijd en laat zich niet leiden door een planning van interne besluitvorming. Eén participatieronde (van voorbereiding, gesprek met publieksgroepen en verwerken resultaten) vraagt minstens een periode van 8 tot 12 weken. ✓ Er is voldoende capaciteit Voor het organiseren van een participatieproces heb je capaciteit nodig. Hoeveel capaciteit is beschikbaar? Dat zijn interne uren, mogelijk aangevuld met externe ondersteuning. Uiteraard is dit afhankelijk van de aanpak waarvoor je kiest. Grotere opgaven, zoals de omgevingswet en energietransitie, vragen meer dan vraagstukken op wijkniveau. Bijvoorbeeld als het gaat overfietsveiligheid in een straat of het kappen van bomen. Bij grotere opgaven worden vaak meerdere participatierondes georganiseerd: voorbereiding, gesprek met publieksgroepen, uitwerking resultaten. Het organiseren van één participatieronde kost tussen de 60-120 uren.

Daarnaast is capaciteit nodig voor projectmanagement en communicatie. ✓ Eerlijk en transparant Publieksgroepen betrekken in beleid of je project betekent dat je transparant moet zijn over de inhoud en je proces. Kun je dat waarmaken? Wat doe je bijvoorbeeld met ontwerpen van architecten als je die niet kunt vrijgeven door auteursrechtelijke bescherming? ✓ Er is een duidelijk besluitvormingsproces Hoe verloopt de besluitvorming en wie keurt het eindresultaat goed? Is dat de ambtenaar, de opdrachtgever, de wethouder of de raad? De beslisser is dan ook degene die akkoord geeft op het participatieplan. Zorg dat je helder hebt wie dit is. Weet je dat niet, zoek dit dan eerst uit. ✓ Het is geen gevoelig onderwerp Denk goed na als je een participatieproces organiseert voor een onderwerp dat gevoelig ligt. Alles kan worden aangegrepen om ongenoegen te uiten. Dat wil niet zeggen dat je geen mogelijkheid kunt geven tot participatie, maar wees je bewust van de risico’s. En weeg af of heldere en zorgvuldige communicatie misschien een beter alternatief is. Soms kom je tot de conclusie dat je beter geen participatietraject kunt starten. Bijvoorbeeld omdat er te weinig ruimte is voor publieksgroepen om invloed uit te oefenen, omdat regelgeving het niet toelaat of omdat er te weinig tijd en/of capaciteit en/of budget is. Communicatie is dan mogelijk een beter alternatief.

14

De methodiek Relevant Gesprek® Een participatieaanpak ontwikkelen op basis van de methodiek Relevant Gesprek® De visie van de methodiek Relevant Gesprek® is dat elk participatiegesprek relevant moet zijn voor de deelnemers. Is het gesprek voor de deelnemer niet relevant dan doet hij/zij niet mee. Je bepaalt daarom per onderwerp waarover je in gesprek wit en op welke manier dit relevant is voor de deelnemers. Voor elk project maak je een participatieaanpak en doorloop je vier sleutels: 1. Waarom in gesprek? – Dit is de sleutel waar in de praktijk het langst bij stil wordt gestaan. Toch zien we dat deze vraag ook de stap is die het vaakst wordt overgeslagen. Het is goed om stil te staan bij de beleidsopgave en scherp te maken naar welk beleidsdoel of projectdoel je toewerkt. En waarom je daarvoor in gesprek wilt met de omgeving. Heb je expertise en ervaring nodig? Of gaat het om het legitimeren van besluitvorming? En wat draagt participatie bij aan je beleidsdoel? 2. Waarover in gesprek? – Bij de tweede sleutel wordt er gekeken naar het onderwerp van gesprek en de relevantie voor de omgeving. In sleutel 2 wordt de participatievraag geformuleerd.

Waarover wil je met je publieksgroepen in gesprek? Wat is de vraag waar je aan het einde van het participatieproces antwoord op wilt hebben? En hoe kun je de vraag zo formuleren dat deze aansluit bij de belevingswereld van je publieksgroepen? Het goed formuleren van de participatievraag is belangrijk want de vraag stuurt het antwoord. Is de vraag niet goed geformuleerd, dan krijg je niet de resultaten die je nodig hebt. 3. Wie met wie in gesprek? – Op basis van de participatievraag wordt er bepaald met wie je over de participatievraag in gesprek wilt. Denk daarbij aan professionals, belangenvertegenwoordigers of inwoners. Ook kijken we hierbij naar de gewenste betrokkenheid van de publieksgroepen. Willen we publieksgroepen alleen informeren? Of mogen ze ook meedenken, meewerken of zelf meebepalen? Naast de vraag met wie je in gesprek wilt, wordt er bij sleutel 3 ook gekeken naar het afzenderschap. Afzenderschap is een interessante sleutel om de relevantie te vergroten. Want een afzender die bij de publieksgroepen bekend is en positief beoordeeld wordt, heeft een groter bereik dan een afzender die onbekend is. Kijk dus goed naar één of wellicht meerdere passende afzenders. 4. Hoe in gesprek? – Welke gespreksvorm past het best bij het onderwerp en het geselecteerde publiek? Dat is de vraag die we met sleutel 4 beantwoorden.

Echter kan er pas een goede gespreksvorm worden bepaald zodra de eerste drie sleutels van het Relevant Gesprek® zijn beantwoord. De antwoorden op deze vier sleutels zijn de basis voor je participatieaanpak.

15