2024-02-16_Verificatie onderzoek Enschede februari 2024
Tekst van het document
Saxion Postbus 70.000
Gemeente Enschede T.a.v. de heren G. Tillema en R. Jongedijk
7500 KB Enschede Stationsplein 11 7511 JD Enschede www.saxion.nl
Behandeld door: Mr.dr. W. Slingerland
-15 februari 2024 Pagina 1 / 7 Onderwerp Uitkomst verificatieonderzoek in opdracht van raadsfracties Referentie Datum
Geachte heer Tillema, geachte heer Jongedijk, Medio 2023 heeft u, namens drie Enschedese raadsfracties, het lectoraat Weerbare Democratie van Saxion hogeschool gevraagd een beknopt verificatieonderzoek uit te voeren naar twee specifieke vragen die betrekking hebben op de zaak Ardesch. Dit betreft allereerst de vraag of het besluit tot stopzetting van de betalingsregeling met de heer Ardesch onderbouwd is en ten tweede of er sprake is van bewijs dat er in afstemming met de heer Ardesch is afgeweken van het advies van de klachtencommissaris. In de bijlage treft u de uitkomst van dit beknopte verificatieonderzoek aan. Wij zijn bereid onze bevindingen mondeling toe te lichten. Met vriendelijke groet, mede namens de onderzoekers van het lectoraat Weerbare Democratie van Saxion hogeschool
Mr. dr. Willeke Slingerland,
Pagina
2/7
Rapportage Disclaimer De onderstaande, beknopte rapportage is de uitkomst van een onderzoek in opdracht van een drietal gemeenteraadsfracties van de gemeente Enschede, daarbij ondersteund door de raadsgriffier Rolf Jongedijk (tezamen aangeduid als opdrachtgever). Het betreft hier een onderzoek waarbij op basis van documentenanalyse, twee vragen zijn beantwoord. De documentenset die hiervoor onder de loep genomen is, is aangeleverd door de gemeente Enschede. Gezien de aard van het onderzoek betreft het hier nadrukkelijk geen onderzoek waarbij de onderzoekers zelf op zoek zijn gegaan naar aanvullende of ontbrekende informatie. De conclusies in deze rapportage beperken zich tot de twee gestelde vragen. Daarmee doet het onderzoek nadrukkelijk geen uitspraken over andere zaken binnen de omvangrijke casus Ardesch, de gemeente Enschede of de relatie of gang van zaken tussen beide.
Aanleiding In de zomer van 2023 heeft de opdrachtgever ons benaderd om in de casus omtrent Gert Jan Ardesch een verificatieonderzoek uit te voeren. In dit onderzoek stonden de twee eerder genoemde vragen centraal. Alvorens wij in deze korte rapportage overgaan tot onze bevindingen, willen we u kort meenemen in het onderzoeksproces en de vraagstelling, om tenslotte bij de bevindingen van het verificatieonderzoek uit te komen.
Onderzoeksproces Voorafgaand aan de start van het onderzoek is er tweemaal online en tweemaal telefonisch contact geweest met de opdrachtgever. Tijdens deze gesprekken is gesproken over de aard van het verificatieonderzoek, de beschikbare middelen, het tijdspad en de wijze van overleggen van het dossier waar het verificatieonderzoek betrekking op heeft. Om een uitspraak te kunnen doen over de onderbouwing van de onderzochte besluiten heeft het lectoraat het betreffende dossier opgevraagd bij gemeentesecretaris Erdo Smit. Het bleek in de praktijk voor de gemeente Enschede niet eenvoudig om het dossier tijdig aan te leveren. De zaak Ardesch beslaat volgens de gemeente Enschede zoveel dossiers dat het moeilijk is een selectie te maken. Meerdere malen is ons gevraagd in welke documenten wij graag inzage zouden krijgen. Dit leidde tot enige vertraging van de start van het onderzoek, maar uiteindelijk is het dossier dat als basis voor deze rapportage dient medio november 2023 aangeleverd door de opdrachtgever.
Het dossier Op 11 november 2023 ontvingen wij twee digitale dossiers met daarin 22 afzonderlijke documenten(sets) waarbij er in sommige gevallen sprake was van dubbelingen en overlap met andere stukken, maar ook ontbraken er stukken waarnaar in de wel verkregen documenten verwezen werd. Het overzicht van de aangeleverde documenten is als bijlage toegevoegd.
Beperkte scope van het verificatieonderzoek Verificatieonderzoek wordt al snel verward met forensisch onderzoek of integriteits- en cultuuronderzoek waarbij onderzoekers uitgebreid onderzoek doen en zelf op zoek gaan naar
Pagina
3/7
ontbrekende informatie om te kunnen komen tot een algehele reconstructie. Bij een verificatieonderzoek gaat het om de vaststelling van de accuraatheid van gepresenteerde feiten. Dit gebeurt op basis van de door de opdrachtgever aangereikte documenten. De uitkomsten van het onderzoek hebben dan ook enkel betrekking op de informatie die beschikbaar is gesteld. Tijdens het onderzoek stonden er twee vragen centraal: •
•
Vraag 1: Is achteraf gezien het besluit van de gemeente Enschede om te stoppen met de betalingsregeling met de heer Ardesch voldoende onderbouwd door de gemeente in haar communicatie richting de heer Ardesch? Vraag 2: Is achteraf duidelijk vast te stellen waarom de gemeente is afgeweken van het zwaarwegende advies van de klachtencommissaris om een onafhankelijk onderzoek te laten plaatsvinden en kan worden aangetoond dat dit besluit in samenspraak met de heer Ardesch tot stand is gekomen?
Bevindingen verificatieonderzoek Op de vraag of achteraf gezien het stoppen van de betalingsregeling voldoende is onderbouwd door de gemeente in haar communicatie richting de heer Ardesch, moeten wij op basis van de aan ons aangereikte documenten concluderen dat het besluit om de betalingsregeling te stoppen niet nader is onderbouwd. Wij hebben enkel in een mail van 26 oktober 2016 van het hoofd financiële administratie van Walas Concepts aan de heer Ardesch de mededeling aangetroffen waarin het besluit dat de betalingsregeling wordt opgezegd: “Bij deze willen wij u melden dat de betalingsregeling wordt opgezegd en de formele incassoprocedure is ingezet.” Hierbij merken wij op dat in de relatie overheid-burger het van groot belang is dat de gemeente tijdig, volledig en goed gemotiveerd communiceert. Over de stopzetting van de betalingsregeling wordt in één zin, zonder nadere motivering geschreven. Hierbij lijkt er sprake van verschillende snelheden in het communiceren vanuit de gemeente richting de heer Ardesch. De behandeling van de klacht van de heer Ardesch laat lang op zich wachten, maar het overgaan tot de incassoprocedure verloopt snel.
Op de vraag of achteraf duidelijk is vast te stellen waarom de gemeente is afgeweken van het zwaarwegende advies van de klachtencommissaris om onafhankelijk onderzoek te doen en of dit in samenspraak met de heer Ardesch is besloten, kan het volgende worden gezegd. Uit een brief van de Nationale ombudsman gericht aan de gemeente Enschede, d.d. 22 juli 2018, blijkt dat de gemeente per mail op 19 juni 2017 een toelichting op hun besluit heeft gegeven. Deze mail hebben wij niet kunnen inzien. In de documenten is terug te lezen dat er een aantal redenen zijn aangedragen om van het zwaarwegende advies van de klachtencommissaris af te wijken. In een brief van 1 oktober 2018 die door de concerndirecteur namens het college van burgemeester en wethouders naar de Nationale ombudsman is verstuurd, geeft de gemeente besparing van geld, tijd en energie als redenen op om te kiezen voor een traject van minnelijk overleg zonder dat er daarbij sprake is van tussenkomst van een onafhankelijk juridisch adviseur. In voornoemde brief van 1 oktober 2018 staat ook dat er is samenspraak met de heer Ardesch is besloten om af te wijken van het advies van de klachtencommissaris. Hier zouden alle betrokken partijen toe hebben besloten. Deze beslissing zou in mei 2017 genomen zijn. Van deze bijeenkomst ligt ons geen verslag voor.
Ook is er in de aan ons voorgelegde documenten richting de heer Ardesch geen aanwijzing gevonden dat aan hem schriftelijk om bevestiging van deze afspraak is gevraagd. Het beeld dat hieruit ontstaat, is dat mondelinge afspraken niet schriftelijk worden vastgelegd, waardoor deze achteraf niet meer te reconstrueren zijn en het voor ons niet mogelijk is vast te stellen
Pagina
4/7
of het besluit in wederzijdse overeenstemming tussen de heer Ardesch en de gemeente Enschede tot stand is gekomen. Op basis van de aan ons voorlegde documenten lijkt de conclusie gerechtvaardigd dat zowel het besluit om de betalingsregeling te stoppen als het besluit om af te wijken van het advies van de klachtencommissaris onvoldoende is onderbouwd.
Aanbevelingen Terugkijkend op het verloop van het onderzoek hebben wij gemeend nog een aantal algemene zaken te benoemen. Om in de toekomst verificatieonderzoeken effectief in te kunnen zetten, is het van belang dat er voor de start van het onderzoek een ondubbelzinnige vraagarticulatie wordt overeengekomen waarbij het object van verificatie, te weten een volledig onderzoeksdossier, beschikbaar is. Het staat buiten kijf dat zorgvuldig archiveren en schriftelijk vastleggen van afspraken tussen burgers en de gemeente hierbij van groot belang is. Om in de toekomst de raadsenquête of een raadsonderzoek als instrument effectiever in te zetten, is het raadzaam om voorafgaand aan de afstemming met de kennisinstelling, een duidelijke taakverdeling met de intern betrokken afdelingen te formuleren. Het moet voor alle betrokkenen duidelijk zijn wie de documenten en dossiers aanlevert, welke partners er binnen de gemeentelijke organisatie betrokken zijn en wie het aanspreekpunt is voor de externe onderzoekers.
Bijlage: Overzicht onderzochte documenten
Nr.
Dossier 1: Correspondentie tussen de heer Ardesch, Nationale ombudsman en gemeente Enschede Documentnaam Format Datum Afzender Auteur Geadresseerde
1
Kopie brief aan NO
met bijlagen: 2
Ardesch
T.a.v.
Onderwerp
28-02-2018
G.J. Ardesch
idem
Nationale Ombudsman
--
Klachtindiening
27-02-2018
Klachtencommissaris
N.L. van der Kooy
G.J. Ardesch
--
Uw brief van 18 januari 20181
21-02-2018
G.J. Ardesch
idem
??
Reactie op brief gem. Enschede
06-03-2018
N.L. van der Kooy
idem
Klachtencommissaris
Ardesch
17-07-2018
Nationale Ombudsman
M. Simons
Klachtencommissaris
met Bijlagen: idem als stukken itemnr 1 3
Verzoek om reactie, ons dossier: 201805830
N.L. van der Kooy
verzoek om reactie, ons dossier:
N.L. van der Kooy
201805830
22-06-20182
Nationale Ombudsman
M. Simons
Gem. Enschede
RE: verzoek om reactie, ons
Mail-
17-07-2018
Nationale Ombudsman
M. Simons
Klachtencommissaris
dossier: 201805830
wisseling
20-07-2018
en v.v.
5
Bief inzake Ardesch
28-09-2018
Nationale Ombudsman
M. Simons
Klachtencommissaris
N.L. van der Kooy
brief inzake Ardesch
6
Brief naar de NO
01-10-2018
Gemeente Enschede
D. Brands
Nationale Ombudsman
M. Simons
Gemeente Enschede/ SteQ B.V.
Nationale Ombudsman
M. Simons
met bijlage: brief aan gem.
Verzoek om zienswijze
Enschede 4
20181001095426 7
Nationale Ombudsman brf 18-
Word
01-10-2018
Gemeente Enschede
RE: brief inzake Ardesch
9
Update, ons dossier:
D. Brands
uw brief van 22-06-2018
(concerndirecteur) Mail-
28-09-2018
Nationale Ombudsman
wisseling
02-10-2018
en v.v.
M. Simons
02-11-2018
Nationale Ombudsman
M. Simons
02-11-2018
Klachtencommissaris
N.L. van der Kooy
RE: verzoek om reactie, ons dossier: 201805830
(concerndirecteur)
09-243 8
N.L. van der Kooy
en v.v.
Gemeente Enschede/ SteQ B.V. uw brief van 22-06-2018
Klachtencommissaris
N.L. van der Kooy
RE: brief inzake Ardesch
N.L. van der Kooy
Update, ons dossier: 201805830
D.K. ten Cate
Fwd: Update, ons dossier:
D. Brands
201805830
en v.v. Klachtencommissaris
201805830 10
Fwd: Update, ons dossier: 201805830
E. van Proosdij
1
Deze brief ontbreekt bij de aangeleverde stukken Deze datum is een invulling op basis van begeleidende mail. Brief zelf is niet gedateerd. 3 Dit is hetzelfde document als itemnr. 6 2
Pagina
11
6/7
Kopie Verseon-object:
02-09-2019
Nationale Ombudsman
R. Beemster
N.L. van der Kooy
Volgstuk 1314378 brief aan vz:
Volgstuk 1314378 brief aan vz:
geen verder onderzoek 12
Kopie Verseon-object: geen verder onderzoek
Volgstuk = bijlage
02-11-2018
Nationale ombudsman
06-04-2021
Nationale Ombudsman
R. van Zutphen
--
N.L. van der Kooy
G.J. Ardesch
Uw klacht over de gem. Enschede
G. Gjaltema
Nationale ombudsman
H. Wevers D. ten Cate 13
T.a.v. mevrouw Van der Kooy –
08-04-2021
Klacht Dhr. Ardesch – ons
Post Nationale
P. Breedveld
Klachtencommissaris
N.L. van der Kooy
ombudsman
Klacht Dhr. Ardesch – ons kenmerk 202103521
kenmerk 202103521 14
Tav mw Breedveld dossier
08-04-2021
N.L. van der Kooy
Nationale ombudsman
25-02-2020
N.L. van der Kooy
B&W gem. Enschede
P. Breedveld
202103521 Bijlage: 20210408152311
Tav mw Breedveld dossier 202103521 Agendaformulier B&Wvergadering 25-02-2020
15
Brief NO aan KC
25-05-2021
Nationale ombudsman
R. van Zutphen
Gemeente Enschede
N. van der Kooy
Reactie op klacht
25-05-2021
Nationale ombudsman
R. van Zutphen
--
G. Ardesch
Reactie op uw bericht
20210603113944 16
Brief NO aan Ardesch 20210603114000
17
Brief aan NO
08-06-2021
Klachtencommissaris
N.L. van der Kooy
Nationale ombudsman
P. Breedveld
Reactie op uw aandachtspunt
18
Brief nav reactie NO
08-06-2021
Klachtencommissaris
N.L. van der Kooy
--
G.J. Ardesche3
Aanbeveling Nationale
19
Reactie op aanbeveling
09-06-2021
Klachtencommissaris
N.L. van der Kooy
--
G.J. Ardesch
08-06-2021
Klachtencommissaris
N.L. van der Kooy
--
G.J. Ardesch
ombudsman Nationale ombudsman Bijlage: Brief nav reactie NO
ombudsman
(itemnr. 18) 20
tav mw Breedveld zaaknr
Aanbeveling Nationale ombudsman
09-06-2021
Klachtencommissaris
N.L. van der Kooy
Nationale ombudsman
P. Breedveld
08-06-2021
Klachtencommissaris
N.L. van der Kooy
Nationale ombudsman
P. Breedveld
202103521 Bijlage: Brief aan NO (item 17)
Reactie op aanbeveling Nationale
tav mw Breedveld zaaknr 202103521 Reactie op uw aandachtspunt
Pagina
7/7
Dossier 2: 21
2023-12-05 klacht NO,
bevat de volgende documenten: Idem als itemnr 3
Z.d.
Nationale ombudsman
M. Simons
Gem. Enschede
N.L. van der Kooy
Verzoek om zienswijze4
Idem als itemnr 9
02-11-2018
Nationale Ombudsman
M. Simons
Klachtencommissaris
N.L. van der Kooy
Update, ons dossier: 201805830
Idem als itemnr 6 en 7
01-10-2018
Gemeente Enschede
D. Brands
Nationale Ombudsman
M. Simons
Gemeente Enschede/ SteQ B.V.
Wellinga B.V.
G.J. Ardesch
(concerndirecteur) 22
2023-12-05 correspondentie betalingsregeling Wellinga
4 5
Divers
2016 –
Deurwaarders &
2017?5
Incassobureau
--
uw brief van 22-06-2018
Z.d. = zonder datum, zie voetnoot 2. Dit document is een verzameling van mail en correspondendie die niet op datum zijn aangeleverd…. (110 pagina’s)
Correspondentie betalingsregeling Wellinga