2017 AZC eva Brief aan de raad.pdf

POSTADRES

Postbus 20 7500 AA Enschede

BEZOEKADRES

Hengelosestraat 51 TELEFOON

Aan de Gemeenteraad

14 0 53

DATUM

ONS KENMERK

BEHANDELD DOOR

16 november 2017

1700104649

M.E. Schaepers - Arends

UW BRIEF VAN

UW KENMERK

DOORKIESNUMMER

(053) 481 54 78 ONDERWERP

Evaluatie proces AZC Esmarkerveld

Geachte leden van de RaaD, In 2015 en 2016 is er veel te doen geweest over de komst van een AZC in Enschede. Uiteindelijk heeft het COA het verzoek tot de vestiging van een AZC ingetrokken. U heeft het college gevraagd het proces rond het AZC Esmarkerveld te evalueren. Dit hebben we onder leiding van BeterBesluit gedaan. Hierbij ontvangt u van ons de resultaten van deze evaluatie. In de memo van 14 februari 2017 heeft wethouder Van Houdt u geïnformeerd over de opzet van de evaluatie en de planning. In de periode van februari 2017 tot en met juni 2017 is de evaluatie in drie rondes uitgevoerd. Een overzicht van de activiteiten en (deel)resultaten vindt u in de bijlage. Handreiking “de Enschedese aanpak” De evaluatie heeft als doel gehad te komen tot een constructieve afronding en een toekomstgerichte terugblik. De beoogde resultaten zijn zowel immaterieel als materieel van aard. Immateriële resultaten zijn het onderlinge begrip en inzicht in elkaars handelen en het proces als geheel. Het materiële resultaat betreft een handreiking in waaiervorm waarin “de Enschedese aanpak” voor processen met een grote maatschappelijke impact staan beschreven. De handreiking bevat aandachtspunten waarbij in het proces bewust moet worden stilgestaan. Het lijken soms open deuren, maar deze open deuren zijn we in het proces rond het AZC soms voorbij gerend.

De handreiking geeft aan waarover bewuste keuzes moeten worden gemaakt op bijvoorbeeld het gebied van rollen, communicatie en samenwerking. Bewust nadenken over deze keuzes en hun consequenties maakt dat een proces beter verloopt. De gemeentesecretaris zal er zorg voor dragen dat deze handreiking binnen de gemeente wordt verspreid en als uitgangspunt wordt gebruikt bij nieuwe projecten. Daarnaast zijn diverse deelproducten opgeleverd zoals een tijdlijn en een mindmap met geleerde lessen en is een eindrapportage opgesteld met daarin een verslag van het evaluatieproces. Die stukken bieden wij hierbij aan.

DATUM

ONS KENMERK

PAGINA

16 november 2017

1700104649

2/3

Leerpunten college Het college heeft uit de evaluatie een aantal punten gehaald die voor verbetering vatbaar zijn op bijvoorbeeld het gebied van organisatie van het project, verwachtingen-management en communicatie zowel met de inwoners van Enschede als met de raad. Organisatorische leerpunten:  Het is van belang snel een multidisciplinair projectteam samen te stellen dat gedurende het hele proces betrokken blijft.  De bestuurlijke verantwoordelijkheid moet bij één bestuurder worden neergelegd gedurende het hele proces. De verantwoordelijke bestuurder kan op onderdelen wel ondersteuning van zijn collega’s vragen maar blijft verantwoordelijk en eerste aanspreekpunt. Rollen, verwachtingenmanagement en communicatie:  We moeten aan het begin van het traject duidelijker aangeven wie over welke onderdelen beslissingsbevoegd is en in welke mate raad en college aan zet zijn.  We moeten duidelijker aangeven in welke fase, welke mate van participatie mogelijk is en wat de betrokkenen en inwoners kunnen verwachten. Daarbij moeten we ook uitleggen dat de gemeente soms besluiten van algemeen belang moet nemen die kunnen indruisen tegen de wens van (groepen) inwoners en er alleen participatie op bepaalde onderdelen mogelijk is.  We moeten duidelijker zijn over het draagvlak binnen het college en de raad. En zowel college als raad beide vragen het draagvlak uit te dragen.

 Er werd gevraagd om een communicatieplan, dat er ook was, maar dat soms werd ingehaald door de snelheid van sociale media en onverwachte gebeurtenissen. In dit project speelden bijzondere gebeurtenissen in Enschede maar ook elders in de wereld en de reacties daarop in de sociale media een grote en onvoorspelbare rol. Dat vraagt in de toekomst flexibele communicatieplannen met een aantal strategische uitgangspunten met formele communicatiemomenten maar ook een slagvaardige en flexibele werkwijze om in te spelen op onverwachte gebeurtenissen en de kracht van sociale media. Praktisch leerpunt:  We moeten geen erfenissen voor de toekomst achterlaten. We hebben met COA lang gediscussieerd over de erfenis van € 300.000 van het AZC Diekman. Dat is mede bepalend geweest voor vertraging en daardoor onnodige onzekerheid en onduidelijkheid. We zijn nog in gesprek met het COA en het ministerie om een dergelijke erfenis vanuit het AZC Esmarkerveld te voorkomen en streven ernaar dat in deze bestuursperiode af te ronden. Tenslotte willen we ook benoemen dat er veel positieve aspecten waren in het project. Intern was dat bijvoorbeeld de inzet van het GCC voor de eerstelijns opvang van vragen. Het GCC heeft snel in capaciteit kunnen opschalen en heeft veel vragen van bewoners kunnen opvangen.

En ook hartverwarmend waren en zijn de vele initiatieven tegen de stroom in om activiteiten voor vluchtelingen in onze stad te organiseren en nieuwe Enschedeërs een warm welkom te bieden zodat ze kunnen meedoen en thuisvoelen.

DATUM

ONS KENMERK

PAGINA

16 november 2017

1700104649

3/3

De handreiking met de Enschedese aanpak wordt digitaal meegestuurd, maar ligt ook in hardcopy voor u klaar bij de griffie. De overige documenten sturen we als digitale bijlage mee. Alle deelnemers aan de evaluatie ontvangen ook deze stukken. Met vriendelijke groet, Burgemeester en Wethouders van Enschede, de loco-Secretaris, de Burgemeester,

(E.A. Smit)

(dr. G.O. van Veldhuizen)

Bijlagen: 1. Handreiking “de Enschedese aanpak” voor projecten met een grote maatschappelijke impact (digitaal meegestuurd, hardcopy bij de griffie) 2. Rapportage evaluatieproces 3. Constateringen uit evaluatie