Raadsvoorstel Gunning Accountantscontrole Enkhuizen (2018)

Voorstel aan de gemeenteraad Onderwerp: Zaaknummer:

Gunning accountantscontrole Astrium Accountants 698971 Aanbesteding Accountantscontrole 2018 t/m 2020

RTG: Raadsvoorstel:

n.v.t.

Portefeuillehouder: Programma:

E. Stuijlaart 1: Bestuur en ondersteuning

Karakter:

Besluitvormend

Bijlagen:

1. Memo Toelichting beoordeling offertes aanbesteding accountantsdiensten (Vertrouwelijk) 2. Beoordelingsmatrix (Vertrouwelijk)

, nr. 2018-37

Voorgesteld besluit: In te stemmen met het aanbesteden van de accountantsdiensten over de boekjaren 2018 t/m 2020 aan Astrium Accountants met aansluitend de mogelijkheid twee keer het contract met één jaar te verlengen. Inleiding Begin de jaar is de raad akkoord gegaan met de aanbestedingsprocedure en het programma van eisen (PvE) voor de aanbesteding van de accountantscontrole 2018 t/m 2020 (met 2 maal een mogelijkheid tot verlenging met 1 jaar). Op de uitvraag hebben 2 partijen ingeschreven. De inschrijvingen van beide partijen voldoen aan de voorwaarden uit het Programma van Eisen (PvE) en zijn dus beide beoordeeld door de selectie- en beoordelingscommissie. Vanuit Enkhuizen heeft de griffier de heer E. Lankman hieraan deelgenomen. Op basis van de aangeleverde stukken en een (mondelinge) presentatie door de accountantsbureaus heeft een beoordeling op zowel prijs als kwaliteit plaatsgevonden. Dit is gebeurd conform het PvE. Beoogd effect De accountantscontrole 2018 t/m 2020 te laten uitvoeren voor de gemeente Enkhuizen op basis een objectieve afweging van prijs en kwaliteit. Beleidsvrijheid / -ruimte (wettelijk kader) De Europese aanbestedingsrichtlijn is gevolgd en conform de procedure en het goedgekeurde programma van eisen is de keuze bepaald. De uitslag van de beoordeling door de selectiebeoordelingscommissie is bindend voor wat betreft het (voorlopig) gunningsbesluit.

Argumenten De beoordelingscriteria en de wijze van beoordeling zijn vooraf aan de accountantsbureaus kenbaar gemaakt. De selectie- en beoordelingscommissie heeft de inschrijving objectief beoordeeld op basis van de uitgebrachte offerte, inclusief bijlagen en presentaties. De beoordeling vond plaats op basis van de kwalitatieve aspecten en de financiële aspecten. De offerte van Astrium Accountants is door de selectie- en beoordelingscommissie als beste beoordeeld. Zie voor een toelichting de bijlage ‘Toelichting beoordeling offertes aanbesteding accountantsdiensten’(vertrouwelijk) en de beoordelingsmatrix (vertrouwelijk). Kanttekeningen / alternatieven Zie voor een toelichting de bijlage ‘Toelichting beoordeling offertes aanbesteding accountantsdiensten’(vertrouwelijk). Draagvlak De selectie en beoordelingscommissie heeft in goede harmonie kunnen samenwerken. De kwalitatieve beoordeling van de inschrijvingen heeft op objectieve basis plaatsgevonden (puntenscores). De uiteindelijke scores op kwaliteit en het geoffreerde bedrag zijn bepalend voor de

1

keuze van de accountant. Planning, evaluatie en verantwoording Nadat besluitvorming heeft plaatsgevonden binnen de 3 gemeenten, de SED (en ook de RSW) zal conform de Europese aanbestedingsrichtlijn zal de gunningsbeslissing bekend worden gemaakt aan beide inschrijvers. De afgewezen partij kan bij de Rechtbank Noord-Holland (locatie Haarlem) een kort geding aanspannen tegen het voornemen. Dit moet gebeuren binnen een termijn van 21 dagen (stand still periode) na bekendmaking. De verschillen tussen beide partijen waren kwalitatief en prijstechnisch dusdanig groot dat het risico hierop klein is. Daarnaast zal de gunningsbeslissing met heldere feitelijke argumenten worden toegelicht. Na de stand still periode kan definitieve gunning plaatsvinden en de overeenkomst getekend worden. Hiermee is proces van aanbesteding op tijd afgerond voor de interim controle voor het jaar 2018 die start in september / oktober a.s. De overeenkomst wordt aangegaan een periode van 3 jaar met de mogelijkheid tot verlenging van tweemaal 1 jaar. De mogelijkheid tot verlenging is afhankelijk van de uitkomst van een evaluatie van de uitvoering van de accountantsdiensten. Financiën Astrium Accountants heeft aangegeven de jaarrekeningcontrole 2018 t/m 2020 voor onze gemeente te kunnen verrichten voor € 32.000, - per jaar.

Enkhuizen, DatumVergadering Burgemeester en wethouders van Enkhuizen De secretaris, De wnd. burgemeester,

Mevr. mr. M.J. Schadé

Mevr. A. van Vliet-Kuiper

2