Najaarsnota SED 2023

Najaarsnota 2023

1

Inleiding Deze najaarsnota informeert het bestuur over ontwikkelingen die gevolgen hebben voor de geraamde budgetten in de begroting 2023 en die leiden tot voorstellen om de begroting te actualiseren. Vaststelling van de najaarsnota resulteert in de 2e begrotingswijziging 2023. De najaarsnota van de SED organisatie heeft een relatie met de begroting van de bij de SED organisatie aangesloten gemeenten. Een bijstelling van de begroting van de SED organisatie resulteert immers in een bijstelling van de bijdragen van de deelnemende gemeenten. Een aanpassing van de bijdrage aan een GR kan pas in de gemeentebegroting verwerkt worden als het AB van de betreffende GR de begrotingswijziging heeft vastgesteld. Omdat dit met de huidige bestuurlijke besluitvormingsprocessen niet volgtijdelijk past, worden evenals vorige jaren de mutaties uit deze NJN 2023 opgenomen in de Najaarsnota’s van de individuele gemeenten en worden de gemeenteraden gevraagd de zienswijze op de Najaarsnota 2023 SED te formuleren bij vaststelling van de Najaarsnota ’s van de individuele gemeenten. Op deze manier is het mogelijk om de begrote bijdrage aan de GR SED organisatie nog binnen het dienstjaar in de gemeentebegrotingen aan te passen. Leeswijzer • • • • •

Wijzigingen met budgettaire gevolgen Wijzigingen waarvoor reeds dekking is geregeld binnen de SED Wijzigingen waarvoor reeds dekking is geregeld binnen de gemeenten Overige ontwikkelingen Overzicht financiële gevolgen en het voorstel

2

blz. 3 blz. 4 blz. 5 blz. 6 blz. 7

Mutaties begroting 2023 SED organisatie 1. Wijzigingen met budgettaire gevolgen Implementatieplan Basisregistratie Ondergrond (2023 Incidenteel €17.000) Vanaf 1 januari 2018 is de Wet Basisregistratie Ondergrond (BRO) van kracht. Daarin is vastgelegd dat gemeenten een wettelijke taak hebben om gegevens over de ondergrond aan te leveren en te gebruiken. In de basisregistratie worden 18 registratieobjecten geregistreerd. De SED is in 2018 aangesloten bij de invoering bij de eerste tranche. Tranche 2,3 en 4 zijn niet ingevoerd en dienen te worden geïmplementeerd en betreffen een autonome ontwikkeling. Zoals in de Voorjaarsnota 2023 al aangegeven wordt voor het borgen van implementatie en beheer en bewustwording van medewerkers een incidenteel budget gevraagd. Neuron Geo Cloud (Incidenteel € 24.000; structureel € 47.000) De registraties voor Basis Registratie Kadaster, Basisadministratie Adressen en Gebouwen en Wet Onroerende Zaken worden van de oude server verplaatst naar de Cloud (SaaS), conform verSaaSing strategie van DeSom en de SED organisatie. Vanuit het ‘Cloud tenzij’ beleid is kiezen voor vervanging van de servers ‘op locatie’ (on premises) niet gewenst en leidt tot meer onderhoud en meer kosten. Het migreren van deze data naar de Cloud is noodzakelijk om op een toekomstbestendige manier verder te gaan.

Het applicatiebeheer van updates verplaatst van de SED organisatie naar de leverancier. De leverancier zorgt ervoor dat de applicaties actueel blijven en op een veilige en ondersteunde omgeving wordt beheerd waardoor we meer beveiligd zijn. Met deze migratie worden we minder kwetsbaar voor bedreigingen van buitenaf en op termijn zal deze migratie voor minder meerkosten zorgen. VerSaaSing (€ 80.000 structureel) Zoals in de voorjaarsnota 2023 aangegeven worden de applicaties Key2Financiën en Key2Burgerzaken in het nieuwe contract aangeboden als Software as a Service (SaaS), waardoor de kosten stijgen. De extra kosten hiervoor bedragen € 80.000 structureel. Ook hier geldt dat we door verSaaSing minder kwetsbaar worden voor bedreigingen van buitenaf en op termijn zal dit tot minder meerkosten leiden. Robotisering (€ 100.000) De digitale transformatie zet onverminderd door. Het digitaliseren en automatiseren van processen door ontwikkeling van een aantal digitale assistenten helpt ons een efficiëntere bedrijfsvoering te realiseren, doorlooptijden te verkorten en processen te optimaliseren. Een goed voorbeeld hiervan is het proces rond de afhandeling van aanvragen om energietoeslag. In de najaarsnota SED 2022 is structureel budget beschikbaar gesteld.

Hierbij hebben we aangekondigd dat er ook een incidenteel budget van € 100.000 voor consultancy (€ 98.500) en training (€ 1.500) nodig is in 2023. Met deze najaarsnota SED 2023 effectueren wij dat.

3

2. Wijzigingen waarvoor in de SED begroting reeds dekking is Krediet Hardware laptops (€ 10.300 structureel vanaf 2024) Vanwege vervanging door afschrijving of defecten en door toename van personeel, wat niet is ingeschat, is er een tekort op het budget van laptops. Hierdoor moet het bestaande krediet in 2023 met € 40.000 worden verhoogd op basis van de verwachte vervanging en instroom personeel. De kapitaallasten hiervan vanaf 2024 bedragen afgerond € 10.300. Krediet Hardware telefoons (€ 9.300 structureel vanaf 2024) Vanwege vervanging door afschrijving of defecten en door toegenomen personeel, wat niet is ingeschat, is er een tekort op het budget van telefoons. Hierdoor moet het bestaande krediet in 2023 met € 37.000 worden verhoogd op basis van de verwachte vervanging en instroom personeel. De kapitaallasten hiervan vanaf 2024 bedragen afgerond € 9.300. Inzet van de overheveling van € 100.000 uit dienstjaar 2022 inzake Hybride werken Vanuit de filosofie Hybride Werken (HW) om een toekomstbestendige werkomgeving te creëren waarin medewerkers efficiënt en flexibel hun werkzaamheden kunnen uitvoeren, hebben we een belangrijke eerste stap gezet om het HW zichtbaar te maken en onze kantoren zodanig in te richten dat medewerkers resultaatgericht kunnen werken (i.p.v. locatiegericht). Dit betekent een andere inrichting van de werk- en vergaderruimtes.

Werkplekken worden ingericht naar type werk, minder focus op grenzen per vlek per team. Dit realiseren we grotendeels in 2023 met investeringen in bureaustoelen (af te schrijven in 10 jaar), hardware hybride werken en inrichting van hybride vergaderruimtes (af te schrijven in 4 jaar). Een incidenteel budget voor dekking van structurele kapitaallasten wordt lastig. In de SED Organisatie mogen we geen reserves instellen, dus een bestemmingsreserve voor dekking van toekomstige kapitaallasten vormen mag niet. Een optie is in 2023 het bedrag voor toekomstige kapitaallasten te laten vrijvallen (en uit te keren aan de gemeenten) en in de meerjarenraming de toekomstige kapitaallasten bijramen. De toekomstige kapitaallasten worden geraamd op totaal € 83.700, dus dit bedrag kan in 2023 vrijvallen: de kapitaallasten voor 2024 worden geraamd op € 15.600. Het restantbedrag van € 16.300 (€ 100.000 -/- € 83.700) kan in 2023 worden aangewend voor incidentele uitgaven in het kader van hybride werken.

4

3. Wijzigingen waarvoor in de gemeentebegrotingen reeds dekking is Bijdrage SSC DeSom (€ 245.000 incidenteel) De bijdrage aan SSC DeSom wordt in rekening gebracht bij de deelnemende gemeenten. De gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland belasten 95% van de bijdrage door aan de SED. Dit is -inclusief de verhoging in de voorjaarsnota 2023 van DeSom- voor 2023 een bedrag van € 2.797.000, waardoor in 2023 € 245.000 moet worden bijgeraamd. Deze mutatie heeft geen financiële consequenties voor de begroting van de gemeenten omdat zij de hogere bijdrage al ramen in de begroting. Personeelslasten, gedekt bij de gemeenten Voor een aantal zaken zijn in de begrotingen van de gemeenten-budgetten beschikbaar gesteld. De uitvoering van deze zaken vindt in de SED-organisatie plaats. Dit zijn kosten welke direct kunnen worden doorberekend naar de gemeenten. Om meer grip te krijgen op de besteding van deze budgetten is het noodzakelijk om voor deze budgetten een raming op te nemen in de SED-begroting. Omdat er tegenover deze uitgaven ook inkomsten van de drie gemeenten staan, is dit voor de SED-organisatie budgettair neutraal. Ook voor de gemeenten zijn deze doorbelastingen neutraal, want hiermee is in de gemeentelijke begrotingen rekening gehouden. Het gaat om een totaalbedrag van € 1.965.000 waarvan € 810.000 incidenteel en € 1.155.000 structureel wordt opgenomen.

De gemeenten hebben hier al budget voor opgenomen in hun eigen begroting.

5

4. Overige ontwikkelingen HR budgetten In de voorjaarsnota 2023 is afgesproken om een analyse op te stellen voor de verhoging van de thuiswerkvergoeding, de reiskostenvergoeding en de bedrijfsgeneeskundige dienst. Op dit moment is er onvoldoende data beschikbaar om een goede analyse te kunnen maken. In 2024 wordt er een analyse gemaakt op basis van de feitelijke declaraties in 2023. De financiële gevolgen daarvan worden meegenomen in de voorjaarsnota van 2024. We verwachten voor 2023 dat de extra kosten bedrijfsgeneeskundige dienst binnen de bestaande HR-budgetten kunnen worden opgevangen. Realistisch begroten In de kadernota 2024 hebben we ten aanzien van het realistisch begroten het volgende gemeld: Door realistisch te begroten brengen we capaciteit en middelen in balans. Met realistisch begroten bedoelen we: 1. De daadwerkelijke loonsom opnemen, 2. Opname wijziging loonsom door herziening van het functiegebouw (HR21) die in 2023 wordt geïmplementeerd, 3. De bedrijfsvoeringsconsequenties van de CUP’s en overige uitbreiding van taken. Inmiddels hebben we in de voorjaarsnota 2023 en begroting 2024 de eerste 2 punten financieel uitgewerkt en opgenomen. In oktober 2023 zijn we gestart met een onderzoek naar een vorm waarbij er een automatische koppeling ontstaat tussen de begroting en de inkomsten van de drie gemeenten en de SED-begroting.

Hierdoor is het niet mogelijk, zoals we wel in de voorjaarnoata hadden aangegeven, de keuzes en financiële gevolgen van het 3e onderdeel van het realistisch begroten op te nemen in deze najaarsnota. Wet Openbare overheid (WOO) De verdeling van het Budget van de WOO moet worden aangepast. Er vindt hierdoor een budgettair neutrale overheveling plaats binnen de SED begroting, zodat de middelen die zijn vrijgemaakt voor de WOO ook kunnen worden ingezet voor de WOO. Er wordt van ICT budget € 162.000 overgeheveld naar personeelsbudget. Hier past wel de ‘winstwaarschuwing’ dat er in dit kader naar verwachting nog kosten in de nabije toekomst zullen komen die niet binnen de huidige budgetten passen. Personeelslasten gebiedsontwikkeling Naast de ‘personeelslasten gedekt bij de gemeenten’, is er sprake van kosten voor projecten waarvoor in veel gevallen (een deel van) de kosten door de individuele gemeenten via anterieure overeenkomsten kunnen worden verhaald op derden. In deze gevallen gaan de kosten voor de baten uit. Daarnaast zijn er kosten voor projecten waarvoor door de individuele raden (nog) geen budgetten zijn gevoteerd. Deze kosten worden – zodra volledig bekend – doorbelast aan de individuele gemeenten en zijn daarmee budgettair neutraal voor de SED-organisatie.

6

5. Financieel overzicht wijzigingen

Bijraming met budgettaire gevolgen voor de gemeenten

budget 2023 17.000 80.000 71.000 -83.700

Implementatie Basisregistratie Ondergrond kosten versaasing K2F en K2B Neuron Geo cloud Vrijval overheveling hybride werken kapitaallasten hybride werken Robotisering

bijdragen deelnemers Stede Broec Enkhuizen Drechterland totaal

budget 2024 80.000 47.000 0 15.600

100.000 184.300

142.600

60.966 67.786 55.548 184.300

47.529 52.548 42.523 142.600

Voorstel In deze Najaarsnota 2023 wordt het AB het volgende gevraagd: •

•

In de begroting 2023 per saldo € 184.300 aan uitgaven bij te ramen, in de meerjarenraming per saldo € 142.600 structureel aan uitgaven bij te ramen en de bijdragen van de gemeenten conform bij te stellen; De kredieten voor hardware laptops en hardware telefoons verhogen zoals in deze nota aangegeven, waarbij de kapitaallasten binnen bestaand budget passen

7