Herhuisvesting functies Stadskantoor - raadsVOORSTEL

Voorstel aan de gemeenteraad Onderwerp: Zaaknummer:

Herhuisvesting functies Stadskantoor 937803

: Raadsvoorstel:

15 oktober 2024 Nr. 2024052

Portefeuillehouder: J. Franx Programma: Bestuur en Ondersteuning Karakter:

Besluitvormend

Bijlagen:

Financieel overzicht herhuisvesting Stadskantoor/Stadhuis

Voorgesteld besluit: 1. De functies van het Stadskantoor onder te brengen in de locaties: Stadhuis, Goudenregenstraat 29 (Stichting Iedereen Telt mee) en locatie Kruitmolen 13E (Team toezicht en handhaving); 2. Een investeringsbudget ten behoeve van de verbouwing van de drie locaties beschikbaar te stellen van € 492.000 en de kapitaallasten van € 42.000 te dekken uit de vrijvallende exploitatielasten van het Stadskantoor; 3. Een structureel budget beschikbaar te stellen van € 22.200 ten behoeve van de huurlasten van de locatie Kruitmolen 13E en deze te dekken uit de vrijvallende exploitatielasten van het Stadskantoor; 4. De resterende vrijvallende exploitatielasten van € 131.000 te reserveren voor de restauratie/verduurzaming van het Stadhuis en deze op te nemen vanaf 2026 in de meerjarenraming; 5. Een incidenteel budget beschikbaar te stellen van € 456.500 en deze te dekken uit de financiële ruimte 2024; 6. De raad eens per maand – totdat de locaties zijn opgeleverd – via een raadsbrief te informeren over de voortgang van de werkzaamheden.

Inleiding De gemeenteraad heeft op 23 november 2021 besloten om de functies van het Stadskantoor onder te brengen in het Stadhuis en de locatie van het Stadskantoor te betrekken in de gebiedsontwikkeling Zilverstraat Hoogstraat. Ook is destijds besloten om de kosten voor de herhuisvesting te dekken uit de vrijval van exploitatielasten van het Stadskantoor. Op 16 mei 2022 heeft de raad een voorbereidingskrediet beschikbaar gesteld van € 342.500. Voornoemd krediet is destijds beschikbaar gesteld om diverse onderzoeken uit te voeren en het project aanbesteding gereed te maken. Op 2 juli 2024 heeft de raad ingestemd om de functies van het Stadskantoor ook in andere locaties te huisvesten dan uitsluitend het Stadhuis. De afgelopen periode is benut om andere locaties te beoordelen in relatie tot de programmatische opgave en de aanbesteding voor te bereiden, dit ter uitwerking van uw raadsbesluit van 2 juli 2024. In dit raadsvoorstel worden de financiële consequenties van de herhuisvesting van de functies van het Stadskantoor naar drie locaties aan uw raad voorgelegd.

Beoogd effect Met dit voorstel wordt beoogd continuïteit te bieden voor de huisvesting van de functies van het Stadskantoor, en tegelijk de bindende afspraken over de oplevering van de locatie Stadskantoor voor herontwikkeling gestand te doen.

Beleidsvrijheid / -ruimte (wettelijk kader) - Op grond van artikel 189 Gemeentewet berust het budgetrecht bij uw raad. De raad neemt uiteindelijk de beslissing welke bedragen zij voor taken en activiteiten op de begroting beschikbaar stelt.

1

-

-

Uw raadsbesluit van 23 november 2021: o In te stemmen met het uitgangspunt om de functies van het Stadskantoor onder te brengen in het Stadhuis en de locatie van het Stadskantoor te betrekken in de gebiedsontwikkeling Zilverstraat Hoogstraat. o In te stemmen met het uitgangspunt dat het onder brengen van functies in het Stadhuis in de vastgoed exploitatie minimaal financieel neutraal dient zijn. Uw raadsbesluit van 16 mei 2022: o Een voorbereidingskrediet beschikbaar te stellen van € 342.500. Uw raadsbesluit van 2 juli 2024 o De op 23 november 2021 en 16 mei 2022 vastgestelde uitgangspunten betreffende de herhuisvesting van de functies van het Stadskantoor te herroepen, en in plaats daarvan: A. In te stemmen met het uitgangspunt om de functies van het Stadskantoor onder te brengen in andere, op basis van het programma van eisen gekozen passende huisvesting en de locatie van het Stadskantoor te betrekken in de gebiedsontwikkeling ZilverstraatHoogstraat; B. . In te stemmen met het uitgangspunt dat deze huisvesting beschikbaar moet zijn op het moment dat de locatie van het stadskantoor volgens de overeenkomst aan de ontwikkelaar moet worden opgeleverd; C. In te stemmen met het uitgangspunt dat het onder brengen van functies in andere huisvesting in de vastgoed exploitatie minimaal financieel neutraal dient zijn.

Argumenten Hoewel het e.e.a. al aan de orde is geweest in de commissie- en raadsvergadering van 10 juni 2024 respectievelijk 2 juli 2024, wordt onderstaand een korte samenvatting gegeven voor welke locaties is gekozen voor de herhuisvesting van de functies van het Stadskantoor. Op 19 december 2023 heeft uw raad middelen ter beschikking gesteld om een BOA domein II aan te kunnen stellen. Dit betreft een BOA die zich onder andere richt op de handhaving van overlast op het water. Zoals bekend diende hiervoor ook een watervaartuig te worden aangeschaft. Vanuit het team toezicht en handhaving kwam de wens om een herbeoordeling uit te voeren op de locatie Stadhuis in relatie tot de uitoefening van hun taken. Het parkeren van de auto’s (5 stuks) en het opslaan van een trailer en een boot was passender op een locatie op een bedrijventerrein dan midden in de stad. Vervolgens is gezocht of er op één van de bedrijventerreinen in Enkhuizen een geschikte locatie beschikbaar was. Dit bleek het geval, zijnde Kruitmolen 13E. Op deze locatie kunnen de voertuigen makkelijk worden gestald en het pand geeft ruimte om enige groei van het team te kunnen opvangen. Hierbij kan worden gedacht aan de benodigde capaciteit voor handhaving van betaald parkeren. Voornoemde is afhankelijk hoe de handhaving van betaald parkeren wordt vormgegeven.

Ook is in de nabijheid van deze locatie een plaats waar de boot makkelijk te water kan worden gelaten. De gemeente kan het pand huren voor een marktconforme prijs (€ 22.200), daarnaast dient eenmalig een bedrag van circa € 273.000 beschikbaar te worden gesteld om de locatie geschikt te maken. Dit gaat zowel om bouwkosten voor het geschikt maken van het pand alsmede beveiliging van het perceel met een hekwerk en camera’s etc. Deze lasten kunnen niet worden meegenomen in een investeringsbudget omdat het pand plus perceel wordt gehuurd. Ook vanuit de SITM werd aangeven om het herhuisvestingsvraagstuk te herbeoordelen. Aangegeven werd dat de locatie Stadhuis minder geschikt was voor de cliënten, dit vanwege de hoge drempel die wordt gevoeld door de cliënten bij het betreden van het Stadhuis. Ook een eventuele groei van formatie – wat de afgelopen 5 jaren reëel is gebleken – kan veel beter worden opgevangen op een andere locatie dan in het Stadhuis zoals dat in het plan voor 2021/2022 was vormgegeven. Omdat de locatie aan de Goudenregenstraat 29 al deels gebruikt werd door de SITM – maar grotendeels leeg stond – is onderzocht of deze locatie beter zou aansluiten op het gewenste programma van de SITM. Dit bleek na intern onderzoek het geval. Bijkomend voordeel is dat het gebouw toegankelijker en nabijer wordt geacht voor de diverse doelgroepen.

Ook is de locatie beter geëquipeerd voor: landelijke ontwikkelingen zoals de hervormingsagenda jeugd, regionale ontwikkelingen en de uitkomsten van het door het VNG uitgevoerde visie leertraject. Tevens wordt van de ruimten gebruik gemaakt door de GGZ en de schuldhulpverlening.

2

Het gebouw is tegen aanvaardbare kosten geschikt te maken, zijnde tegen een investering van € 289.000 (bouwkosten) en een incidenteel budget van € 142.000. (verhuiskosten, schilderwerk etc.). Bijkomend voordeel is dat het pand reeds eigendom is van de gemeente. Ook is het object in de gemeentelijke meerjarenonderhoudsbegroting opgenomen. Gelet op bovenstaande betekende dat ook een wijziging van het programma voor het Stadhuis om de overige functies van het Stadskantoor (Burgerzaken) te huisvesten. Onderdeel van deze investeringen is de renovatie van de openbare toiletten, inclusief het mindervalide toilet. Hierbij is gelijk de mogelijkheid meegenomen om de verzekeringspremie – vanwege brandschade van het openbaar toilet op het parkeerterrein achter de HEMA – te benutten. Daarnaast wordt in deze verbouwing de brandveiligheid van de serverruimte opgewaardeerd De totale investeringskosten hiervoor worden geschat op € 203.000 (bouwkosten) en een incidenteel budget van € 198.000 (verplaatsing kunstcollectie, verhuislasten, schilderwerk, schoonmaak etc.). Op basis van bovenstaande wordt voorgesteld om de functies over drie locaties te huisvesten. Het voorstel leidt tot een betere inpasbaarheid van de functies/dienstverlening en sluit beter aan op de programmatische wensen van het team toezicht en handhaving en de medewerkers en cliënten van SITM.

Daarnaast blijft de locatie Stadskantoor onderdeel van de gebiedsontwikkeling Zilverstraat - Hoogstraat. Voornoemde als uitwerking van uw raadsbesluit van 2 juli 2024.

Kanttekeningen / alternatieven Omdat gewerkt wordt met een top 100 Rijksmonument kunnen er altijd onvoorziene omstandigheden plaatsvinden die tot financiële risico’s kunnen leiden. Hoewel door middel van onderzoek al veel in kaart is gebracht en het risico daarmee is beperkt, valt een onvoorziene omstandigheid niet uit te sluiten. Deels wordt dit opgevangen doordat voor alle locaties een post onvoorzien is opgenomen. Ook zijn nog niet voor alle activiteiten prijsopgaven binnen, bijvoorbeeld voor het verplaatsen/verpakken van de kunstcollectie. Er zijn maar een beperkt aantal bedrijven die deze klus kunnen klaren. Risico’s die hierbij kunnen optreden hebben betrekking op de beschikbare middelen (stelpost) en de planning (beschikbaarheid en doorlooptijd). Als bijlage is een financieel overzicht (geheim) aan dit raadsvoorstel toegevoegd. Dit financiële inzicht geeft de benodigde investeringen en de benodigde dekking weer. Deze wordt onder geheimhouding aan uw raad verstrekt zodat de /prijsvorming van activiteiten – welke nog niet zijn afgerond – niet wordt geschaad. Een ander risico betreft de mogelijke vertraging van het onherroepelijk worden van de benodigde omgevingsvergunning voor de nieuwe invulling van de Zilverstraat - Hoogstraat. Deze is thans voorzien in 2025.

Indien de omgevingsvergunning later onherroepelijk wordt dan voorzien zal een deel van de kosten doorlopen in 2026 en zal er (mogelijk) aanvullend budget nodig zijn.

Draagvlak Er is afgestemd met de diverse gebruikers, zoals hierboven ook is aangegeven. Tevens worden de medewerkers van de diverse locaties meegenomen in o.a. de planning etc. Ook is met de griffie afgestemd over hoe de commissie- en raadsvergaderingen kunnen worden gecontinueerd.

Planning, evaluatie en verantwoording De locaties aan de Kruitmolen 13e en Goudenregenstraat 29 worden als eerst aangepakt, zodat de voorbereiding voor het Stadhuis kan worden afgerond. De medewerkers van het Stadhuis zullen de komende weken worden verhuisd naar het Stadskantoor. Dit geldt naar verwachting ook voor het college van Burgemeester en Wethouders. Wij realiseren ons dat het voorstel kort voor de vergadering van oktober is aangeleverd maar werden positief verrast met de snelheid waarmee de aannemer kan starten. Vanaf de reguliere raadsvergadering van november 2024 tot en met naar verwachting januari 2025 wordt naar een alternatieve ruimte gezocht waar de vergaderingen kunnen plaatsvinden, dit in nauw overleg met de griffie. Al met al wordt een maximale inspanning verricht om vroeg in het eerste kwartaal van 2025 de locaties op te leveren voor gebruik. De locaties aan de Goudenregenstraat 29 en Kruitmolen 13E zullen naar verwachting in december 2024 gereed komen.

3

Het Stadskantoor zal worden opgeleverd aan de nieuwe eigenaar op het moment dat de omgevingsvergunning onherroepelijk wordt. Tot die tijd houden wij rekening met een exploitatielast ten hoogte van de resterende vrijvallende exploitatielast in 2025 á 131.000, dit betreft een inschatting. In december 2024 zullen wij uw raad een voorstel voorleggen met betrekking tot de voorbereiding van de restauratie/verduurzaming van het Stadhuis.

Financiën In bijlage 1 (geheim) is een overzicht gepresenteerd van de te verwachten kosten van investeringsbudgetten en incidentele lasten. Ook is aangegeven op welke wijze de kosten worden gedekt middels bestaande middelen. In dit voorstel zijn de bedragen afgerond. Er is een investeringsbudget van € 492.000 nodig met een structurele jaarlast van afgerond € 42.000 en een structureel budget van € 22.200 voor de huur van het gebouw aan de Kruitmolen 13E. Daarnaast is in 2024 een aanvullend incidenteel budget nodig van € 668.000 (excl. voorbereidingskrediet 2022). Dekking voor de kapitaallasten van het investeringsbudget en de huur voor de Kruitmolen 13e wordt gevonden in de vrijvallende exploitatielasten van het Stadskantoor ad € 195.000, waardoor er naar verwachting € 131.000 structureel resteert vanaf 2026. Gedeeltelijke dekking van de incidentele kosten ad € 668.000 kan worden gerealiseerd door: • • •

een deel van het incidenteel budget voor onderhoud gemeentehuizen ad € 50.000; uitkering van de brandverzekering van minimaal € 93.000 (vanwege de brand aan het openbare toilet op het parkeerterrein achter de HEMA); vrijval van geraamde kosten van groot onderhoud voor de betreffende gebouwen in het MJOP van € 411.000.

Op basis van bovenstaande resteert er nog een bedrag van € 114.000 om te dekken. Daarnaast moet thans worden geconstateerd dat de kosten die zijn gemaakt binnen het voorbereidingskrediet voor de verbouw van het Stadhuis van € 342.500 (raadsvoorstel van 8 maart 2022 – behandeld op 16 mei 2022) op basis van de voorschriften daarvoor (BBV) niet als investering zijn aan te merken en daarom ten laste van de exploitatie 2024 /financiële ruimte 2024 moeten worden gebracht. Daarmee komt het totaal nog te dekken incidenteel budget in 2024 op € 456.500 (€ 114.000 + € 342.500). Voor de verbouwing en verhuizing van het Stadskantoor naar de drie locaties is een budget opgenomen voor project-/bouwbegeleiding die grotendeels wel kan worden toegerekend aan het investeringsbudget. Per saldo betekent het voorgaande dat de te ramen kapitaallasten van de investeringen en de huur van de Kruitmolen 13e kunnen worden gedekt uit de structurele vrijval van exploitatielasten van het stadskantoor – waarbij een structureel batig saldo van € 131.000 resteert – en dat aan incidentele kosten in 2024 € 456.500 moet worden bijgeraamd ten laste van de financiële ruimte 2024.

Geadviseerd wordt het resterende resultaat van de vrijvallende exploitatie van het Stadskantoor vanaf 2026 te reserveren voor de restauratie/verduurzaming van het Stadhuis, waarover uw raad naar verwachting in december 2024 een voorstel zal ontvangen.

Enkhuizen, 22 oktober 2022 waarin dit voorstel is vastgesteld

Burgemeester en wethouders van De secretaris, De burgemeester,

R. van Reijswoud

E.A. van Zuijlen

4