Evaluatie

Loket WerkSaam in Enkhuizen Evaluatie juni 2018 – januari 2020

1

Inhoudsopgave 1. Aanleiding...............................................................................................................................................3 1.1 Doelstelling van de evaluatie........................................................................................................3 1.2 Methode........................................................................................................................................3 2. Evaluatie 1 juni 2018 tot 1 januari 2020.................................................................................................3 2.1 Gemaakte afspraken....................................................................................................................4 2.2 Bevindingen over gemaakte afspraken........................................................................................4 2.3 Afgesproken voorwaarden............................................................................................................5 2.4 Bevindingen afgesproken voorwaarden.......................................................................................5 2.5 Overige bevindingen dienstverlening...........................................................................................6 3.

Cliënttevredenheidsonderzoek...............................................................................................................7 4. Conclusie................................................................................................................................................8 5. Aanbevelingen voor eventuele afspraken..............................................................................................9

2

1.

Aanleiding

Bij het tot stand komen van de gemeenschappelijke regeling WerkSaam Westfriesland in 2014 heeft de gemeenteraad van Enkhuizen als voorwaarde gesteld dat er een lokale dienstverlening door WerkSaam in Enkhuizen moest worden georganiseerd. Het doel van deze lokale dienstverlening is dat inwoners van Enkhuizen niet de gemeente hoeven te verlaten voor een intakegesprek voor een bijstandsuitkering of om het spreekuur van WerkSaam te kunnen bezoeken. Deze dienstverlening heeft vorm gekregen in het ‘loket Enkhuizen’ en is in juni 2018 daadwerkelijk van start gegaan. Het loket wordt gecoördineerd en bemenst door WerkSaam. Het loket wordt door de gemeente Enkhuizen gefinancierd en wordt als aanvullende taak (een ‘plustaak’) ingekocht bij WerkSaam. De afspraken golden van 1 juni 2018 tot juni 2020.

1.1

Doelstelling van de evaluatie

Bij het oprichten van het loket medio 2018 is overeengekomen dat de gemaakte afspraken voor twee jaar gelden. Indien er geen nieuwe afspraken werden gemaakt, zou het loket per 1 juni 2020 komen te vervallen. Om de gemeenteraad te ondersteunen bij haar beslissing om het loket al dan niet of gewijzigd voort te zetten heeft het college opdracht gegeven voor deze evaluatie. Deze evaluatie geeft een oordeel over het loket over de periode juni 2018 tot 1 januari 2020. De specifieke vragen waar deze evaluatie op ingaat zijn: 1. Welke afspraken / prestatie-indicatoren zijn gemaakt bij de totstandkoming van het loket? 2. (Hoe) zijn deze afspraken uitgevoerd? 3. Wat zijn de positieve bevindingen? 4. Wat zijn de ervaren knelpunten? 5. Wat is het oordeel over het succes van het loket?

1.2

Methode

De evaluatie is in opdracht van het college van burgemeester en wethouders van Enkhuizen door de afdeling Samenleving van de SED organisatie uitgevoerd. Deze evaluatie beoogt antwoord te geven op de vragen en is geen volledig onafhankelijk uitgevoerde evaluatie. De evaluatie is zonder budget uitgevoerd, met uitzondering van het cliënttevredenheidsonderzoek (via een enquête). De evaluatie is voornamelijk een beschrijving van de gesprekken met betrokken medewerkers en de enquête die is uitgezet onder alle inwoners die tussen 1 juni 2018 en 1 maart 2019 zich hebben gemeld voor een bijstandsuitkering. Het uitgangpunt is het toetsen van de oorspronkelijke afspraken zoals vastgelegd in het collegebesluit van 8 maart 2018. Deze afspraken worden in hoofdstuk 2.1 op een rij gezet. De betrokken medewerkers/ instanties met wie evaluatiegesprekken zijn gevoerd betreffen:  WerkSaam  Medewerkers bijzondere bijstand van de gemeente  Medewerkers schuldhulpverlening van de gemeente  Medewerkers Wet maatschappelijke ondersteuning van de gemeente  Stadsteam Enkhuizen De afdeling Samenleving heeft in juni 2019 een enquête verspreid onder alle inwoners die tussen 1 juni 2018 en 1 maart 2019 zich hebben gemeld voor een bijstandsuitkering. De enquête is digitaal uitgezet via e-mail. Inwoners konden over een periode van bijna vier weken anoniem de enquête invullen op een website.

2.

Evaluatie 1 juni 2018 tot 1 januari 2020 3

2.1

Gemaakte afspraken

In het collegebesluit van 8 maart 2018 zijn afspraken vastgelegd voor uitvoering van het loket. Overeengekomen is dat de volgende activiteiten worden uitgevoerd: - Intakegesprekken (260 - 312 uur op jaarbasis, 5-6 uur per week 1); - Inloopspreekuur voor vragen rondom werk en inkomen (104 uur jaarbasis, 2 uur per week); - Ondersteuning van inkomensvragen van zorgcliënten (overblijvende uren); - Er is € 25.000,- begroot op jaarbasis. Er is geen extra budget vrijgemaakt - de dekking voor twee jaar kwam uit de gebundelde uitkering voor het bekostigen van de uitkeringen (BUIG). € 25.000,- is berekend op basis van 416 uur per jaar tegen het regiotarief 2018 van € 60,- per uur. Met WerkSaam is overeengekomen dat twee inkomenscoaches van WerkSaam op donderdagmiddag het loket bemensen. Zij houden intakegesprekken met inwoners die een bijstandsuitkering hebben aangevraagd en zij verzorgen een inloopspreekuur voor vragen rondom werk en inkomen. De intakes vinden plaats tussen 12:30 en 16:30 uur in de spreekkamer. De inloopspreekuur duurt van 14:30 tot 16:30 uur.

2.2

Bevindingen over gemaakte afspraken

Aantal intakes Er kwamen in 2018 gemiddeld drie aanvragen door inwoners van Enkhuizen voor algemene bijstand per week binnen bij WerkSaam. Anno 2019 – 2020 waren dat 1,5-1,8 aanvragen per week. Er is ruimte om twee intakes per week in te plannen in Enkhuizen. Indien een aanvraag van een inwoner van Enkhuizen binnenkomt wordt de intake automatisch in Enkhuizen gepland en krijgt de inwoner een brief met de bevestiging van de afspraak en de locatie. Een deel van deze inwoners komt, zonder bericht, niet opdagen. Met enige regelmaat komen inwoners laat op de afspraak waardoor de intake maar voor een deel kan worden gehouden. Deze afspraak verschuift dan naar de week daarop. Ook komt het voor dat inwoners per ongeluk naar Hoorn gaan in plaats van Enkhuizen. Effectief is er in de laatste 18 maanden gemiddeld één intakegesprek per week gevoerd. Wachttijden Omdat er per week niet meer dan twee intakes gepland kunnen worden kan de wachttijd voor een intake in het loket in Enkhuizen oplopen. Pieken in aantallen aanmeldingen, waardoor de wachttijd oploopt zijn niet te voorspellen. Wanneer de wachttijd langer wordt dan drie weken wordt in overleg met de inwoner besproken de intake in Hoorn te laten plaatsvinden. WerkSaam geeft aan dat de meeste inwoners liever kiezen voor een afspraak in Hoorn dan langer te moeten wachten op een afspraak in Enkhuizen.

Zonder de mogelijkheid om de intake in Hoorn te laten plaatsvinden zou de aanvraag voor een bijstandsuitkering voor inwoners van Enkhuizen hierdoor gemiddeld een week langer zijn dan voor de andere gemeenten. Aantal bezoekers inloopspreekuur Het inloopspreekuur wordt bezocht door inwoners die zich willen aanmelden voor een uitkering, die vragen hebben over een uitkering of ondersteuning willen bij het vinden van werk. Gemiddeld wordt het inloopspreekuur door één inwoner per week bezocht. Er worden geen significante schommelingen waargenomen. Aantal zorgcliënten met vragen over inkomen De ondersteuning van zorgcliënten met inkomensvragen is in de praktijk niet aan de orde geweest. Deze inwoners worden voldoende door het team begeleiding trede een en twee ondersteund. Indien gewenst blijven deze inwoners welkom op het inloopspreekuur van WerkSaam.

1

Dit aantal uur is berekend op basis van het gemiddeld aantal aanvragen dat in 2017-2018 in Enkhuizen werd gedaan. Dat waren toen gemiddeld 3 aanvragen per week.

4

2.3

Afgesproken voorwaarden

Als onderdeel van de dienstverleningsovereenkomst (hierna; Dvo) loket Enkhuizen zijn drie voorwaarden gesteld door WerkSaam om de werkzaamheden te kunnen uitoefenen. Beschikbaarheid beveiligde spreekkamer Intakegesprekken worden ervaren als situaties met een verhoogd risico op agressie. Omdat de meeste intakes worden gedaan met inwoners die niet bekend zijn, waardoor van te voren niet in te schatten is of er sprake is van een risico op agressie, is afgesproken dat er een beveiligde spreekkamer beschikbaar wordt gesteld waar WerkSaam gebruik van kan maken. Aanwezigheid van een computer Een andere overeengekomen voorwaarde is de aanwezigheid van een computer zodat de medewerkers van WerkSaam een taaltoets kunnen afnemen en eventueel een werkperspectiefplan. Het regiotarief dient jaarlijks geïndexeerd te worden Als onderdeel van de plustaak van Enkhuizen aan WerkSaam is afgesproken om af te rekenen op werkelijk ingezette uren. Daarbij worden de regiotarieven gehanteerd. Deze worden ieder jaar geïndexeerd.

2.4

Bevindingen afgesproken voorwaarden

Beschikbaarheid beveiligde spreekkamer Er is in Enkhuizen één beveiligde spreekkamer. In deze kamer worden de intakes gehouden op donderdagmiddag. In theorie kunnen twee intakes aansluitend op elkaar gehouden worden. De praktijk heeft geleerd dat veel inwoners te laat op een intake komen. Omdat de volgende afspraak al is gepland in dezelfde kamer is er geen mogelijkheid tot uitloop. Dit betekent dat het gesprek afgebroken moet worden en doorgeschoven wordt naar de volgende week of zelfs later. Als de volgende weken al volgepland zijn met nieuwe intakes kan het langer duren voordat de vervolgafspraak kan worden gepland. Idealiter zouden twee spreekkamers beschikbaar zijn zodat de twee consulenten gelijktijdig intakes kunnen houden (of met enige overlap). Dit is, zonder een verbouwing van het Stadskantoor, geen optie. Aanwezigheid van een computer Er is één laptop beschikbaar voor het spreekuur en de intakes. De medewerkers ervaren geen knelpunten op dit gebied. Het regiotarief dient jaarlijks geïndexeerd te worden De tarieven zijn in 2019 en 2020 niet geïndexeerd. Dit heeft geen inhoudelijke reden; het heeft slechts te maken met te weinig alert zijn op deze mogelijkheid. WerkSaam heeft te kennen gegeven niet alsnog een correctiefactuur te sturen.

5

2.5

Overige bevindingen dienstverlening

Eén intake in Enkhuizen zet geen zoden aan de dijk (medewerkers WerkSaam) Alle inwoners met een bijstandsuitkering hebben op regelmatige basis gesprekken met hun arbeids- of ontwikkelcoach. Na de intake voor bijstand moet er ook een plan van aanpak te worden opgesteld. Een plan van aanpak beschrijft de stappen die inwoners moeten nemen om hun afstand tot de arbeidsmarkt te verkleinen. De voortgang van het plan van aanpak wordt regelmatig besproken met de arbeidscoach op locatie in Hoorn. Afhankelijk van de persoon vinden deze gesprekken doorgaans 2-5 keer per maand plaats. Wanneer inwoners in een bemiddelingsgroep worden geplaatst (waar inwoners samen werken aan re-integratie) moeten zij tot acht keer per week naar Hoorn. Onderdeel van een reintegratietraject kan zijn het deelnemen aan trainingen en stages. Dit is minimaal drie keer per jaar, maar deze bezoeken kunnen oplopen tot 20 keer per jaar. Alle reiskosten naar WerkSaam in Hoorn worden vergoed door WerkSaam. Er wordt dagelijks een betalingsrun uitgevoerd waardoor inwoners slechts enkele dagen hoeven te wachten op deze vergoeding. WerkSaam café (medewerkers WerkSaam) In Bovenkarspel en Hoorn zijn wekelijks WerkSaam cafés. Hier worden geen intakes gehouden, maar een completere dienstverlening aangeboden door inkomens-, arbeids- en ontwikkelcoaches.

Mensen kunnen hier binnenlopen voor hulp met formulieren, solliciteren, CV, vacatures zoeken et cetera. Dit café in Bovenkarspel wordt drukker bezocht dan het inloopspreekuur in Enkhuizen. Ook is de dienstverlening uitgebreider dan bij het spreekuur Enkhuizen. Het WerkSaam café in Bovenkarspel wordt gehouden op woensdagochtend van 09:00 tot 11:00 uur in het gemeentehuis. Inwoners uit Enkhuizen zijn welkom op deze locatie. Demotivatie medewerkers WerkSaam (medewerkers WerkSaam) Ongeveer de helft van de inwoners komt niet op de afspraken in Enkhuizen opdagen. Ook kunnen de medewerkers het spreekuur niet vullen met vragen van inwoners. De medewerkers van WerkSaam kunnen wel hun eigen werk uitvoeren als er geen bezoekers zijn; zij kunnen bijvoorbeeld andere gesprekverslagen uitwerken op locatie. De medewerkers geven aan het demotiverend te vinden om op een satellietlocatie te zitten waar zoveel uitval van afspraken plaatsvindt. Samenwerking met loket WerkSaam (medewerkers bijzondere bijstand) De medewerkers van de bijzondere bijstand zien een meerwaarde in het loket. Zij kunnen inwoners makkelijk doorverwijzen naar het spreekuur van WerkSaam. Echter maakt het hierbij niet veel uit of zij doorverwijzen naar het loket in Enkhuizen of naar WerkSaam in Hoorn dan wel het WerkSaam café in Bovenkarspel.

Samenwerking met loket WerkSaam (medewerkers schuldhulpverlening) Evenals de medewerkers van de bijzondere bijstand, zijn de medewerkers van de gemeentelijke schuldhulpverlening ook tevreden met het loket. Zij kunnen inwoners makkelijk doorverwijzen en met vragen over de Participatiewet snel antwoord krijgen. Medewerkers Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) De medewerkers van de Wmo ervaren geen meerwaarde in het hebben van de medewerkers van WerkSaam op locatie omdat de Wmo geen raakvlakken heeft met inkomen. Wel zou het fijn zijn om korte lijnen te hebben met arbeidscoaches geven zij aan. Vaak is overleg nodig om te bepalen of dagbesteding of beschut werk passend is voor een inwoner. Dit is geen onderdeel van de huidige afspraken. Medewerkers Stadsteam De medewerkers van het Stadsteam vinden het loket een meerwaarde voor inwoners uit Enkhuizen door de laagdrempeligheid/ geen reiskosten en reisafstand. Ook voor de medewerkers van het Stadsteam is het prettig om inwoners naar het inloopspreekuur te kunnen verwijzen. Ook maken zij zelf

6

gebruik van de aanwezigheid van de medeweker voor afstemming over te nemen stappen voor de ontwikkeling van inwoners.

3.

Cliënttevredenheidsonderzoek Wa t v indt u er v an dat uw intak egespre k in Enk huizen kon plaa tsv inden? 3

3

2 1 0

1

In juni 2019 is er een enquête verspreid onder inwoners van Enkhuizen die een aanvraag hebben gedaan voor een bijstandsuitkering in de periode juni 2018 -maart 2019. De enquête is digitaal uitgezet via e-mail. Er waren 100 inwoners die in de periode juni 2018 – maart 2019 zich hebben aangemeld voor een bijstandsuitkering. Van 90 inwoners was een mailadres bekend. De e-mail is verstuurd met de logo van de gemeente Enkhuizen en de ondertekening van wethouder Luyckx. WerkSaam verstrekt geen persoonsgegevens van hun inwoners aan de gemeente. De mail is daarom verstuurd door WerkSaam. Inwoners konden over een periode van bijna vier weken anoniem de enquête invullen op een website.

Respons op enquêtes is vaak heel laag; het enquêtebureau verwachtte een respons van rond de 10%. Dat zijn negen personen in dit geval. De uitkomst was een respons van vijf personen. Dit geeft uiteraard geen representatief beeld. Het geeft slechts een beeld van de ervaringen van enkele inwoners. Een samenvatting van de enquête geven wij hieronder. Voor alle uitkomsten zie bijlage 1. De respondenten ervaren in ieder geval de dienstverlening van WerkSaam als prettig, duidelijk en informatief. Er was geen respondent die dit niet zo ervaarde. Vier van de vijf respondenten hebben hun intake in Enkhuizen gehouden. Drie van de vier vonden dit fijn omdat de reistijd minder was. Er werd ook gevraagd of inwoners moeite hadden met reizen (door een fysieke beperking), maar dat was niet het geval. Eén respondent gaf als voornaamste reden om blij te zijn met het loket ‘anders’, maar heeft geen toelichting gegeven op het antwoord. De bereikbaarheid van het loket Enkhuizen krijgt van drie respondenten het rapportcijfer negen, één respondent geeft een zeven. De respondent die de intake in Hoorn had gedaan was even tevreden met de intake als de overige respondenten. Als antwoord op de vraag was de respondent van de bereikbaarheid van WerkSaam in Hoorn vond, werd beoordeeld met een 7. De andere respondenten (die niet naar Hoorn hoefden) gaven een, een of vijf als rapportcijfer.

Ook is gevraagd of inwoners gebruik hebben gemaakt van WerkSaam in Hoorn na de intake. Een persoon was ook in Hoorn geweest. Dat was voor een afspraak met een werkcoach en een ontwikkelcoach. Tevens is gevraagd of inwoners na hun intake nog gebruik hebben gemaakt van het loket in Enkhuizen. Daarvan had één respondent dat wel gedaan, en namelijk voor het inloopspreekuur.

Hoe vaak heeft u sinds uw intake ge bruik gemaakt van het loket van WerkSaam in Enkhuizen? 3.5 3 2.5 2 1.5 1 0.5 0

Niet

1 keer

2 keer

7

4.

Conclusie

De centrale vraag van deze evaluatie is of het loket een succes kan worden benoemd. Daarvoor was antwoord nodig op vier vragen. Welke afspraken zijn gemaakt bij de totstandkoming van het loket en (hoe) zijn deze afspraken uitgevoerd? De gemaakte afspraken zijn nagekomen. Sinds de start van het loket in juni 2018 is het loket bemenst geweest door WerkSaam op donderdagmiddag in het Stadskantoor tussen 12:30 en 16:30 uur voor twee intakes en tussen 14:30 en 16:30 uur voor het inloopspreekuur. In de praktijk blijkt dat er slechts één intake per week wordt gehouden doordat inwoners laat op de afspraak komen of helemaal niet komen opdagen. Daardoor schuift de beoordeling een week of twee op. Inwoners kiezen er dan vaak voor om de intake af te nemen in Hoorn. Ook op het spreekuur wordt gemiddeld één inwoner per week gezien. Wat betreft de voorwaarden om het WerkSaam mogelijk te maken om het loket te bemensen zijn deze afspraken ook nagekomen. Alleen heeft er geen indexatie van de kosten plaatsgevonden. Wat zijn de positieve bevindingen? Drie van de vier respondenten van het cliënt ervaringsonderzoek die het loket bezochten vonden het fijn dat er een WerkSaam loket was in Enkhuizen vanwege de reistijd. Ook medewerkers van aanpalende disciplines binnen het sociaal domein vinden de aanwezigheid van het loket een meerwaarde. Korte lijnen met WerkSaam worden gewaardeerd.

Ook wordt de mogelijkheid om inwoners door te verwijzen naar het loket als een meerwaarde gezien. Wat zijn de ervaren knelpunten? De huidige knelpunten die worden ervaren door de uitvoerende medewerkers zijn logistiek van aard. Doordat er slechts één beveiligde spreekkamer is in het Stadskantoor en het budget ruimte geeft voor een bezetting van vier uur per week is er geen mogelijkheid om laat komende inwoners– en dus uitloop van de intake – op te vangen. Dit zorgt voor uitstel van de intake en een latere beoordeling van het recht op een uitkering. Ook zorgt het hoge percentage van inwoners die niet op de afspraak komen opdagen voor demotivatie bij de medewerkers. De algemene efficiëntie die in de organisatie van WerkSaam wordt nagestreefd neemt door decentrale dienstverlening af. Kunnen we spreken van een succes van het loket? Voor inwoners is het fijn om hun intake in Enkhuizen te houden en op donderdagmiddag het spreekuur te kunnen bezoeken met vragen over een bijstandsuitkering. Echter, de uitkering is maar één aspect van het traject bij WerkSaam. Inwoners moeten ook meewerken aan hun ontwikkelingstraject richting betaalde arbeid. Hiervoor moeten zij regelmatig, soms meerdere keren per week, naar WerkSaam in Hoorn gaan voor een gesprek met hun ontwikkel- of arbeidscoach of voor een stage/ leerplek.

De vraag is of de eenmalige eerste intake in Enkhuizen zo veel betekent voor inwoners. Het loket helpt wel bij de samenwerking tussen partners in het Stadskantoor. De lijnen zijn kort en inwoners worden doorverwezen naar het WerkSaam loket en andersom. Het loket kan, gezien de doelstelling, een succes worden genoemd. De afspraken zijn nagekomen, inwoners hebben hun intake gehouden zonder naar Hoorn af te moeten reizen. In 2019 zijn er in totaal 121 inwoners die een bijstandsuitkering hebben aanvraagt. Over de periode van januari tot maart 2020 zijn er 25 aanvragen binnen gekomen. Hiervan hebben gemiddeld 18 inwoners hun intake in Enkhuizen gehouden. Hoeveel inwoners precies gebruik hebben gemaakt van het spreekuur voor vragen over hun inkomen is niet bijgehouden. De consulenten van WerkSaam geven aan dat er vaak geen inwoners kwamen voor het spreekuur. Gemiddeld zou het één inwoner per week zijn geweest.

8

Vanuit het oogpunt van kosten en baten blijven het aantal inwoners die geholpen worden door het loket ver achter de prognoses. Dit heeft naar verwachting te maken met een gunstige economisch klimaat (minder aanvragen voor een uitkering) en een hoge mate van afgezegde afspraken door inwoners.

5.

Aanbevelingen voor eventuele afspraken

Vergroot de bekendheid van het loket De gemeente heeft bij de start van het loket de communicatie verzorgd in de lokale media en op de website van de gemeente en WerkSaam. Verder worden inwoners doorverwezen naar het loket via de consulenten re-integratie, bijzondere bijstand en schuldhulpverlening. Soms worden inwoners naar het loket begeleid door een begeleider van het Stadsteam. Ook bezoeken inwoners het loket uit zichzelf. Door nog meer te investeren in communicatie zouden wellicht meer inwoners gebruik maken van het inloopspreekuur. Breidt het intakespreekuur met een half uur uit om rekening te houden met late bezoekers Om de wachttijd niet op te laten lopen door uitlopende intakes zouden de intakes anders gepland kunnen worden. De beveiligde spreekkamer dient dan een half uur langer, van 12.30 tot 17.00 uur of van 12.00 tot 16.30 uur, gereserveerd te worden. Het nadeel hiervan is dat er meer onbenutte tijd zit tussen intakes. Een extra half uur per week kost aanvullend op de huidige afspraken € 1.560,€ 60,- regiotarief per uur. Stop de intakes in Enkhuizen en beperk het loket tot een inloopspreekuur De grootste verspilling is de tijd die medewerkers kwijt zijn aan inwoners die niet op komen dagen voor hun intake. Het spreekuur heeft een integrale meerwaarde voor dienstverleners in het Stadskantoor.

Breidt de dienstverlening uit met arbeidsdeskundigheid Het loket is alleen bemenst door inkomensconsulenten voor vragen rond uitkeringen. Het verdere traject bij WerkSaam bestaat in feite uit ontwikkeling naar betaalde werk. Om de dienstverlening verder te optimaliseren kan overwogen worden deze inhoudelijk uit te breiden. Dit zou kunnen door de gesprekken met arbeids- of ontwikkelcoaches ook in Enkhuizen te plannen, een inloop te organiseren waarbij inwoners direct worden bijgestaan door verschillende soorten coaches, zoals bij het maken van een CV en het zoeken van vacatures. Hiervoor zouden naast de huidige inkomenscoaches twee verschillende soorten coaches beschikbaar moeten worden gemaakt. In feite is dit een WerkSaam café in Enkhuizen zoals die in Bovenkarspel en Hoorn wordt gehouden.

9