e. Zienswijze SSC DeSom

Format: Pagina 1

Zienswijzen jaarstukken 2020 en begroting 2021 Shared Service Center DeSom (SSC DeSom) Aanleiding In de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) is opgenomen dat de gemeenschappelijke regelingen (GR-en) voor 15 april de jaarrekening over het voorafgaande jaar en de begroting voor het komende jaar bij de deelnemers aan deze regeling moeten indienen. In de Financiële Uitgangspunten Gemeenschappelijke regelingen 2019 (FUGR 2019) is vastgesteld dat de deelnemer i.c. de gemeente 10 weken de tijd heeft om haar zienswijze kenbaar te maken aan de GR. Het dagelijks bestuur van de GR SSC DeSom heeft de jaarstukken 2019 en de begroting 2022 toegezonden. Zij stelt uw raad in de gelegenheid uw zienswijze op deze stukken in te dienen. Het algemeen bestuur zal de jaarstukken 2020 en de begroting 2022 in de vergadering van 14 juli 2020 behandelen. Kader De Wet gemeenschappelijke regelingen, de GR SSC DeSom en de Financiële Uitgangspunten Gemeenschappelijke regelingen 2019 (FUGR 2019). Beoogd resultaat De doelstelling van SSC DeSom is: het bewerkstelligen van een kwalitatief hoogwaardige en een doelmatige uitvoering door SSC DeSom van de door de gemeenten opgedragen uitvoerende taken en de ondersteuning in brede zin op het terrein van de ICT en het creëren van de voorwaarden voor een efficiënte bedrijfsvoering en een efficiënte en klantgerichte dienstverlening.

Het doel is de dienstverlening steeds beter af te stemmen op de behoefte van deze tijd en de nieuwe ontwikkelingen. Voorgesteld besluit 1. De raad geeft een positieve zienswijze af op de jaarstukken 2020. 2. De raad geeft een positieve zienswijze af op de begroting 2022. Vervolg Het besluit over de zienswijze van uw raad wordt schriftelijk meegedeeld aan het Dagelijks Bestuur van de GR SSC DeSom. De raad wordt geïnformeerd door het Algemeen Bestuur van de GR over het besluit over de begroting en de jaarstukken en op welke wijze de zienswijze hierbij is betrokken

Format: Pagina 2 Onderbouwing Advies bij de Jaarstukken 2020 Beoogd resultaat Algemene doelstellingen zie pagina 1 van dit document. 2020 2020 stond voor de GR hiernaast in het teken van de Coronacrisis. Door de ‘lockdown’ werden de medewerkers van de gemeentelijke organisaties abrupt gedwongen thuis te werken. Veilig werken vanuit huis, met behulp van Office365 en Teams, is door SSC DeSom goed ondersteund evenals het faciliteren van colleges en gemeenteraden in het digitaal samenwerken en digitaal samenwerken. Aanvullende diensten Hiernaast heeft de GR, in het kader van diensten die aan de gemeente zijn geleverd, verder gewerkt aan de volgende twee belangrijke projecten: - Digitale werkomgeving - Hybride Cloud Infrastructuur Doeltreffendheid In de jaarstukken is aangegeven dat de in de begroting 2020 opgenomen doelstellingen zijn gerealiseerd, zoals blijkt uit de programmaverantwoording op bladzijde 12 en 13 van de Jaarstukken 2020 SSC DeSom. De Coronacrisis heeft, met name bij de uitrol van de nieuwe digitale werkomgeving (DWO), voor vertraging gezorgd. Risico’s In de jaarstukken is opgenomen dat in 2020 de risicomatrix is geactualiseerd in verband met extra getroffen maatregelen op het gebied van beheersing en informatieveiligheid. Dit heeft geleid tot een lagere aanspraak op het weerstandsvermogen.

In het kader van de financiële risicobeheersing heeft SSC DeSom beheersmaatregelen genomen als benoemen van budgethouders, doorberekening per kwartaal aan de deelnemers van kosten van projecten, telefonie, printers en bestellingen uit de producten- en dienstencatalogus (o.a. laptops, mobiele telefoons, beeldschermen). Rekeningresultaat 2020 Het resultaat van de jaarrekening 2020 bedraagt € 1.049.000. Dit resultaat bestaat uit twee onderdelen: 1. Een exploitatieresultaat op begrote budgetten van €309.000 2. Een financieel resultaat als gevolg van nog niet uitgevoerde werkzaamheden van €740.000 Ad 1. Ad 2.

Het exploitatieresultaat wordt veroorzaakt doordat de post onvoorzien in 2020 niet is aangesproken en omdat in 2020 minder is uitgegeven aan licenties. Met betrekking tot het financiële resultaat is €705.000 al in de Najaarsrapportage 2020 aangekondigd. Er is in 2020 nu nog een extra incidenteel bedrag van €35.000 minder uitgegeven dan verwacht. Redenen hiervoor is extra vertraging die opgetreden door de corona-pandemie en vertraging in de Europese aanbesteding van vervanging infrastructuur.

Resultaatbestemming Het rekening resultaat heeft de volgende bestemming: - €740.000 toevoegen aan de incidentele projectkosten van de lopende begroting 2021. Hierbij dient te worden opgemerkt dat het Algemeen Bestuur bij de vaststelling van de Najaarsrapportage 2020 heeft ingestemd met het doen van uitgaven in 2021 vooruitlopend op de resultaatbestemming. U bent daarover reeds geïnformeerd.

-

Het exploitatieresultaat van €309.000 wordt geretourneerd aan de deelnemers.

Doelmatigheid In de jaarstukken is aangegeven dat de in de begroting 2020 opgenomen doelstellingen zijn gerealiseerd binnen de gestelde financiële bestuurlijke kaders (zie pagina 43). Controleverklaring Er is een goedkeurende verklaring afgegeven over getrouwheid en rechtmatigheid door Deloitte Accountants BV op 15 april 2021. Zie document GR SSC DeSom- WG Controleverklaring jaarrekeningcontrole 2020.pdf

Format: Pagina 3 Onderbouwing Advies bij de Begroting 2022 Doelstellingen begroting 2022 Onze raad heeft besloten een negatieve zienswijze af te geven op de kaderbrief 2022 van SSC DeSom: Uit de toelichting in de kaderbrief blijkt niet of deze nieuwe budgetten onontkoombaar zijn. Niet duidelijk wordt welke risico’s wij lopen als dit niet wordt toegekend. De in de begroting 2021 gerealiseerde besparingen van 1,3% zijn in de kaderbrief verwerkt. De resterende 1% (€ 59.500,-) bezuiniging is nog niet gerealiseerd. Vorig jaar is vanuit de raden nadrukkelijk aangedrongen op het realiseren van deze taakstelling. Voorgesteld wordt om een negatieve zienswijze te geven over de kaderbrief 2022. De eerder opgelegde taakstelling is niet gerealiseerd en niet gebleken is dat het extra budget voor nieuwe ontwikkelingen onontkoombaar is. De reactie van SSC DeSom was hierop als volgt: De budgetten zijn opgenomen in de Kadernota 2022 in samenwerking met informatiemanagement en contractmanagement van de deelnemende gemeenten, gebaseerd op de wensen en ambities. De budgetten zijn met de kennis van nu (de Kaderbrief is immers al in september 2020 opgesteld) deels onontkoombaar. Office 365 is en wordt beperkt uitgerold binnen alle gemeenten. Beheer hiervan en van de nieuwe werplekomgeving is onontkoombaar. Eventuele verdere doorontwikkeling van de werkplek is een ambitie, maar niet onontkoombaar.

Vervanging telefoniecentrale of verlengen van het support en beheercontract is tevens onontkoombaar. Risico’s ontstaan door het minder efficiënt in kunnen richten van beheer en de bedrijfsprocessen door de deelnemende gemeenten, met risico’s voor de continuïteit, informatiebeveiliging en dienstverlening aan burgers en bedrijven. Voor de overige 1% zouden de deelnemende gemeenten voorstellen aanleveren vanuit een door de gemeenten te voeren takendiscussie. De voorstellen vanuit deze taken- discussie hebben nog niet geleid tot concrete structurele bezuinigingsvoorstellen vanuit de deelnemende gemeenten. Op 24 maart j.l. heeft het Algemeen Bestuur SSC DeSom de kaderbrief 2022 vastgesteld, rekening houdend met de zienswijzen van de gemeenteraden, de reactie van de directie van SSC DeSom en een aanvullend voorstel voor het Algemeen Bestuur. Hierin is aangegeven dat SSC DeSom een aanvullende structurele bezuiniging van 1% op de begroting 2022 ad €66.600 realiseert en de budgetten voor de Digitale Werkomgeving (€100.000) en telefonie (€100.000) niet op te nemen in de begroting 2022. Het incidenteel budget voor ontwikkeling van security ad €35.000 wordt absoluut noodzakelijk geacht en zal met verdere onderbouwing zijn opgenomen in de begroting 2022.

Indien doorontwikkeling op de Digitale Werkomgeving door de deelnemers wordt gewenst of kosten door verlenging van het huidige telefoniecontract zullen stijgen, zullen de gemeenten zelf aanvullende middelen moeten alloceren. In 2022 is, naar verwachting, het in 2019 gestarte meerjarenprogramma voor het realiseren van de hybride cloud infrastructuur zo goed als afgerond. Daarmee is de fundering gelegd om flexibeler mee te bewegen met de hogere eisen die gesteld worden aan veilige digitalisering van de dienstverlening van gemeenten aan inwoners en ondernemingen. Deelnemers hebben met elkaar vastgesteld dat harmonisatie geen doel op zich is. We streven niet naar een keurslijf om dezelfde applicaties te gebruiken en onze applicaties versneld te vervangen. Waar we kunnen werken we uiteraard samen. Daarbij focussen we ons vooral op nieuwe ontwikkelingen en trekken daarin samen op.

Daarom starten deelnemers in 2021 met visievorming op een viertal onderwerpen : 1. Impact van Software As A Service (SAAS) op de beheertaken van SSC DeSom; 2. De impact van de VNG-visie op het gemeentelijke informatie- en gegevenslandschap (Common Ground) en Samen Organiseren; 3. Datagestuurd werken, wat is daarvoor nodig; 4. De werkplek van de toekomst. Door de visie op deze onderwerpen met elkaar uit te lijnen kunnen SSC DeSom en de deelnemers zich beter voorbereiden op de toekomstige vraag. Ook kan SSC DeSom zo een betere financiële vertaling maken. Meerjarenperspectief 2023-2025 De begroting 2022 bevat een sluitende meerjarenraming 2023-2025 Het meerjarenperspectief is sluitend. Onderstaande tabel laat de ontwikkeling van de gemeentelijke bijdrage van Stede Broec zien op basis van de huidige verdeelsleutel (inwonertal op 1 januari 2021) Begrotingsjaar 2022 2023 2024 2025

Bijdrage Enkhuizen €794.600 €798.636 €807.279 €790.272

Financiële bijdrage gemeente In de begroting is de bijdrage per deelnemer opgenomen. De bijdrage is berekend naar inwoneraantal op 1 januari 2021 komt uit op €794.600. Door de opgenomen ombuigingen en het niet verwerken van een deel van het budget voor nieuwe ontwikkelingen uit de Kaderbrief 2022 daalt de bijdrage van Enkhuizen in 2022 ten opzichte van de Kaderbrief 2022. De bijdrage van Enkhuizen in 2022 daalt van €832.000 naar €794.600 Indexering Conform FUGR 2019. Risico’s Samen met de deelnemers zijn de volgende risico’s onderkend ten behoeve van het bepalen van het benodigde weerstandsvermogen:  Cyberaanvallen/Cybercriminaliteit  Geen goede centrale regie en beveiliging op SAAS-oplossingen  Incompliancy door gewijzigde voorwaarden softwareleveranciers  Ontvlechting van WerkSaam  Beëindigen van contracten met onze leveranciers  Tijdige invulling van vacatures en werving geschikt personeel SSC DeSom stelt in de begroting een risiso-analyse op. De risicoanalyse resulteert in een benodigde weerstandscapaciteit van €173.350,-. Het weerstandsvermogen van DeSom bestaat uit de algemene reserve en het budget onvoorzien. Op 1 januari 2022 bedraagt het weerstandsvermogen naar verwachting €175.000,- en is daarmee toereikend. DeSom heeft binnen de begroting de laatste 1% bezuiniging gerealiseerd. Dit is een zware last voor de bedrijfsvoering van DeSom.

Het bestuur heeft gemeend solidair te moeten zijn in deze tijden dat het voor gemeenten moeizaam is om een sluitende begroting rond te krijgen.