Digitalisering archief raadsvoorstel

Voorstel aan de gemeenteraad Onderwerp: Zaaknummer:

Digitaliseren archief Stadskantoor 886662

Commissie: Raadsvoorstel:

11 januari 2021 15 december 2020, nr. wordt ingevuld door de griffie

Portefeuillehouder: Programma:

E.A. van Zuijlen 1: Bestuur en ondersteuning

Karakter:

Besluitvormend

Bijlagen:

Inventarisatie archief

Voorgesteld besluit: 1. Een bedrag van € 78.000 beschikbaar te stellen om de achterstand van de digitalisering van het statisch archief weg te werken; 2. Deze kosten te dekken door een bezuiniging van € 78.000 op het groot onderhoud aan het stadskantoor; 3. Een onttrekking aan de reserve Groot Onderhoud Gebouwen ad € 78.000 vrij te laten vallen en dit bedrag in te zetten voor het wegwerken van de achterstand bij de digitalisering van het statisch archief; 4. De begroting 2021 dienovereenkomstig te wijzigen. Inleiding De organisatie SED moet voldoen aan de regels en wetten van de Archiefwet. Na inventarisatie, en de noodzaak dat de archieven in het stadskantoor Enkhuizen digitaal gearchiveerd moeten zijn, is er een behoefte aan een inhuur van 0,8 – 1 fte voor 1 jaar om het Stadskantoor tijdig “leeg” te maken. Deze aanvraag komt voort uit de planning van de mogelijke verkoop van het Stadskantoor. Inschatting is afgegeven door Ronald van de Worp op eind 2020. Dat geeft een extra “piek” in de werkzaamheden om de archieven op tijd te digitaliseren en op te ruimen. De structurele archivering voor alle archieven wordt opgevangen in de structurele bezetting. Na de digitalisering is het archief geregistreerd en/of vernietigd Beoogd effect Er is binnen de SED een achterstand met digitalisering van het archief. Daar is een inventarisatie voor gemaakt.

Om de verkoop van het stadskantoor mogelijk te maken voor einde 2022, blijkt uit de inventarisatie dat deze niet op tijd gearchiveerd is met de huidige bezetting. De extra inhuur wordt ingeschat op 0,8 – 1 fte voor 1 jaar. Eind 2021 nemen we opnieuw de stand op. Beleidsvrijheid / -ruimte (wettelijk kader) Voldoen aan de archiefwet. Nota reserves en voorzieningen 2016 - de raad is bevoegd tot instellen, opheffen of wijzigingen in de reserves. Argumenten Risico: stagnatie bij verkoop Kanttekeningen / alternatieven Er zijn geen alternatieven voor jaar 1. Mocht er eind 2021 nog archief staan, kunnen we overgaan met een manuele verhuizing naar het Stadshuis. Planning, evaluatie en verantwoording Planning: 2021. Daarna evaluatie voor eventuele vervolgstappen.

1

Financiën De kosten van inhuur om de achterstanden van de digitalisering van het statisch archief weg te werken komen voor 1 jaar uit op: 32 uur * €52 * 47 weken = €78.208 (afgerond € 78.000). De dekking van deze kosten kan worden gevonden door te bezuinigen op het groot onderhoud aan het stadskantoor. Nu er plannen zijn voor de herontwikkeling van de locatie Zilverstraat/Bierkade - waar mogelijk het stadskantoor bij wordt betrokken of verkocht – zal het Groot Onderhoud aan het Stadskantoor zo veel mogelijk worden versoberd tot het meest noodzakelijke. De kosten voor groot onderhoud aan het Stadskantoor worden verrekend met de reserve Groot Onderhoud Gebouwen. Dit betekent dat een bedrag van € 78.000 uit de reserve vrij valt en aangewend wordt voor een ander doel. De totale reservering voor het groot onderhoud van het Stadskantoor betreft circa € 100.000,- . Het resterende budget wordt gebruikt voor eventuele noodzakelijke onderhoudsinterventies die het gebruik/veiligheid van het pand voor de komende jaren borgen. Insteek is om dit met minimale investeringen te doen, gezien de beoogde herontwikkeling.

Enkhuizen, 15 december 2020 Burgemeester en wethouders van Enkhuizen De secretaris, De burgemeester,

Dhr. A.N. van den Bergh

Dhr. E.A. van Zuijlen

2