d. Zienswijze WFA

Gemeente Enkhuizen

Zienswijzen jaarstukken 2020 en begroting 2022 Westfries Archief Aanleiding In de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) is opgenomen dat de gemeenschappelijke regelingen (GR-en) voor 15 april de jaarrekening over het voorafgaande jaar en de begroting voor het komende jaar bij de deelnemers aan deze regeling moeten indienen. In de Financiële Uitgangspunten Gemeenschappelijke regelingen 2019 (FUGR 2019) is vastgesteld dat de deelnemer i.c. de gemeente 10 weken de tijd heeft om haar zienswijze kenbaar te maken aan de GR. Het dagelijks bestuur van de GR Westfries Archief heeft de jaarstukken 2020 en de begroting 2022 toegezonden. Zij stelt uw raad in de gelegenheid uw zienswijze op deze stukken in te dienen. Het algemeen bestuur zal de jaarstukken 2020 en de begroting 2022 in de vergadering van 29 juni 2021 behandelen. Kader De Wet gemeenschappelijke regelingen, de GR Westfries Archief en de Financiële Uitgangspunten Gemeenschappelijke regelingen 2019 (FUGR 2019). Beoogd resultaat De doelstelling van het Westfries Archief is: Voorzien in en anticiperen op de actuele en toekomstige informatiebehoeften van de partners, de gebruikers en het publiek en heeft daartoe drie kerntaken die volgen uit de Archiefwet en de Gemeenschappelijke Regeling:  

Ondersteunen van en diensten verlenen aan aangesloten overheden; Informeren, enthousiasmeren en helpen van het publiek om archieven optimaal te gebruiken en de geschiedenis van de regio te leren kennen;  Beheren, toegankelijk maken en uitbreiden van de collectie. Zie voor een meer uitgebreide beschrijving het document Beleidsplan Westfries Archief 2020-2023, vastgesteld door het Algemene Bestuur op 12 maart 2020. Voorgesteld besluit 1. De raad geeft een positieve zienswijze af op de jaarstukken 2020. 2. De raad geeft een positieve zienswijze af op de begroting 2022.

Vervolg Het besluit over de zienswijze van uw raad wordt schriftelijk meegedeeld aan het dagelijks bestuur van de GR Westfries Archief. De raad wordt geïnformeerd door het AB van de GR over het besluit over de begroting en de jaarstukken en op welke wijze de zienswijze hierbij is betrokken

Onderbouwing Advies bij de Jaarstukken 2020

Beoogd resultaat Algemene doelstellingen zie pagina 1 van dit document. 2020 2020 stond voor de GR hiernaast in het teken van de oplevering van het eDepot en het uitbreiden van de digitale dienstverlening (mede uit noodzaak door Covid-19). Aanvullende diensten (indien van toepassing) Hiernaast heeft de GR in het kader van de aanvullende diensten die aan de gemeente zijn geleverd de volgende taken uitgevoerd:  Vervanging gedigitaliseerde bouwvergunningen van gemeente Enkhuizen. Medewerkers SED kunnen de vergunningen rechtstreeks digitaal inzien. Ook voor burgers is digitale dienstverlening mogelijk gemaakt.  Toetsing beheer overgebrachte archieven. Zie voor een meer uitgebreide beschrijving pagina 10, Westfries_Archief_31.12.2020_Jaarrekening_voorzien_van_controleverklaring. Doeltreffendheid In de jaarstukken is aangegeven dat de in de begroting 2020 opgenomen doelstellingen zijn gerealiseerd, zoals blijkt uit de goedkeurende accountantsverklaring (zie pagina 24). Net als de hele samenleving, is het Westfries Archief in 2020 geconfronteerd met het Covid-19 virus. Hierdoor is de dienstverlening aan het publiek verminderd, maar dit kon grotendeels worden opgevangen door uitbreiding van de digitale dienstverlening. Risico’s In de jaarstukken is opgenomen dat zich in 2020 geen risico’s hebben voorgedaan.

Rekeningresultaat 2020 Het resultaat van de jaarrekening 2020 bedraagt €22.242 negatief. Het negatieve resultaat is grotendeels ontstaan door onvoorziene uitgaven voor het eDepot. Als gevolg van tegenvallende resultaten is besloten het contract met de oorspronkelijke leverancier te ontbinden. Hiervoor zijn kosten gemaakt voor juridische ondersteuning en zijn resterende verplichtingen in finale kwijting vergoed. Tevens is er ten uitvoering van het beleidsplan meer gedigitaliseerd. Resultaatbestemming Het negatieve rekeningresultaat komt ten laste van de bestemmingsreserve. Doelmatigheid Uit de jaarstukken blijkt dat de in de begroting 2020 opgenomen doelstellingen zijn gerealiseerd binnen de gestelde financiële bestuurlijke kaders. Controleverklaring Er is een goedkeurende verklaring afgegeven over getrouwheid en rechtmatigheid (zie pagina 24 in document Westfries_Archief_31.12.2020_Jaarrekening_voorzien_van_controleverklaring).

Onderbouwing Advies bij de Begroting 2022 Doelstellingen begroting 2022 De in de kadernota genoemde doelstellingen komen terug in de begroting 2022: In het beleidsplan 2020-2023 ligt de nadruk op het partnerschap met de aangesloten gemeenten. Belangrijk speerpunt blijft het door ontwikkelen van het eDepot, een regionale voorziening die het mogelijk maakt om digitale bestanden duurzaam te kunnen bewaren. Het Westfries Archief bewaart en ontsluit de bronnen die het verhaal van het tot stand komen van de Westfriese identiteit vertellen. Hiermee levert het Westfries Archief een bijdrage aan de doelstellingen van het Pact van Westfriesland. Het beleidsplan zal, behoudens indexatie, geen verhoging van de bijdrage van de gemeenten met zich meebrengen. Het Westfries Archief heeft drie kerntaken die volgen uit de Archiefwet en de Gemeenschappelijke Regeling:  ondersteunen van en diensten verlenen aan aangesloten overheden;  informeren, enthousiasmeren en helpen van het publiek om archieven optimaal te gebruiken en de geschiedenis van de regio te leren kennen;  beheren, toegankelijk maken en uitbreiden van de collectie.

Meerjarenperspectief 2020-2023 Voor de jaren na 2020-2023 voorziet het Westfries Archief geen grote inhoudelijke wijzigingen. Na afloop van in het Beleidsplan opgenomen 4 jaar durend project waarin reeds overgebrachte en nog over te brengen bouwdossiers met een totaal van 660 meter gedigitaliseerd zal zijn, zal middels vernietiging een aanzienlijk deel depotruimte beschikbaar komen waardoor de fysieke capaciteit voor de komende jaren geborgd wordt. Het meerjarenperspectief is sluitend. Financiële bijdrage gemeente In de begroting is de bijdrage per deelnemer opgenomen. De bijdrage is berekend op € 8,25 per inwoner van de deelnemende gemeenten (per 1-1-2020) en komt voor de gemeente Enkhuizen uit op € 153.321. Dit komt overeen met wat in de kadernota 2022 is opgenomen. Indexering Conform FUGR 2019. Voor 2022 komt dit neer op 1,3%. Risico’s Als risico’s zijn opgenomen: 1. Algemeen / bedrijfsvoering Algemene reserve. De regionaal vastgestelde norm voor de algemene reserve is 2,5%. Voor een relatief kleine begroting als die van het WFA betekent dat in absolute zin een bedrag van € 43.910. Risico als een langdurig zieke medewerker kan de reserve snel uitputten. (risico gemiddeld) 2. Beheer De collectie van het WFA is 6,3 strekkende kilometer groot. Ten tijde van de verhuizing naar de nieuwe locatie in 2006 besloegen de archieven nog ‘slechts’ 3,4 kilometer. In een tijdsbestek van 8

jaar is de collectie dus met zo’n 60% gegroeid. Deze groei zal de komende jaren los van de digitalisering doorgaan. Binnen enkele jaren zal, bij ongewijzigd beleid, de depotruimten vollopen. Door het bestuur zijn maatregelen genomen om een aanwas voor de komende 10 jaar mogelijk te maken. (risico laag) 3. Dienstverlening / publieksbereik De openingstijden van de studiezaal zijn gereduceerd van 32 tot 16 uur per week. Deze achteruitgang is alleen te rechtvaardigen door de verbetering van de digitale dienstverlening die in de afgelopen jaren is ingezet. Het is noodzakelijk dat de budgetten voor het beschikbaar stellen van digitale informatie op peil blijven. Anders kan het gevolg zijn dat informatie niet digitaal kan worden aangeboden of van het internet moet worden teruggetrokken. Gevolg is dan achteruitgang van zowel fysieke als digitale dienstverlening. (risico laag) Wij zien dat voldoende mitigerende maatregelen worden genomen. Kanttekeningen Op 2 maart 2021 is bij de behandeling van de kadernota 2022 een motie aangenomen waarin de raad de wens uitspreekt dat GR-en daar waar het enigszins mogelijk is samen met de gemeenten ook “de trap af te gaan” teneinde de pijn van bezuinigingen samen te delen.

Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Westfries Archief heeft hiervan kennisgenomen maar in stadium helaas geen mogelijkheid tot aanpassing gezien voor de begroting 2022.