Capaciteit griffie raadsVOORSTEL

Voorstel aan de gemeenteraad Onderwerp:

Capaciteit griffie

Zaaknummer: Commissie: Raadsvoorstel:

01 maart 2022

Portefeuillehouder: Programma:

Werkgeverscommissie Bestuur

Karakter:

Openbaar

Bijlagen: Voorgesteld besluit: 1. Het functieprofiel junior raadsadviseur / commissiegriffier vast te stellen. 2. De formatie op de raadsgriffie uit te breiden met 0,89 fte (32 uur) ten behoeve van een junior raadsadviseur / commissie griffier. 3. de structurele kosten á € 60.000,- op te nemen in de programmabegroting en meerjarenraming 2023-2025. Dit te verwerken in de Voorjaarnota.

Inleiding Met de ziekte, het vertrek van de vorige griffier en tweemaal een interim aanstelling is er het nodige verloop geweest in de bezetting van de griffie. De doorontwikkeling van de griffie heeft in die periode stilgestaan; de aandacht is uitgegaan naar continuïteit, doen wat minimaal nodig is om de besluitvorming in commissies en raad plaats te laten vinden. De totale capaciteit van de griffie is nu 1,3 fte (1,0 griffier en 0,3 griffiemedewerker). Beoogd effect Een griffie die aansluit bij de huidige en toekomstige verwachtingen en ambities van de gemeenteraad en samenleving. Waarbij de kwetsbaarheid wordt verminderd, de stabiliteit en continuïteit wordt genormaliseerd en de ondersteuning wordt verbeterd.

Argumenten

Goede ondersteuning sterke democratie De Raad voor het Openbaar bestuur (ROB) heeft een adviesrapport uitgebracht. In het rapport staat onder meer dat de ROB vindt dat de decentrale volksvertegenwoordiging een kwalitatief toegesneden volwaardige griffie verdient die politiek op lokaal niveau mogelijk maakt en zorg draagt voor een beheersbare werkomvang voor volksvertegenwoordigers.

1

“De ROB beveelt decentrale volksvertegenwoordigingen aan verantwoordelijkheid te nemen om werk te maken van ondersteuning en het wettelijk instrumentarium voor ondersteuning beter te gebruiken” De formatie op de griffie blijft achter bij die van vergelijkbare gemeenten De vereniging van raadsleden heeft met de vereniging van griffiers vorig jaar een inventarisatie uitgevoerd naar de omvang van raadsgriffies. Ruim 300 gemeenten hebben hier aan meegewerkt. Uit de inventarisatie blijkt dat Enkhuizen aan de ondergrens van de formatie zit. Gemeenten van gelijke grootte zitten gemiddeld boven deze formatie (rond of boven de 2,0 fte). Zie bijlage voor de uitkomsten van het onderzoek. Een deel van het takenpakket blijft nu liggen | In juli 2021 is een generiek beroepsprofiel opgesteld voor de functie van de raadsgriffier. Hierin worden 9 taakvelden voor de raadsgriffie onderscheiden. Aan een deel van deze taken wordt momenteel niet of nauwelijks invulling gegeven. Te denken valt aan: positionering en informatievoorziening, het zijn van een raadsadviseur (proactief), opzet van een goed informatiemanagement, opleiding en ondersteuning en burgerparticipatie. Tijdelijke projecten, zoals verkiezingen, vragen veel inzet die (nu) direct ten koste gaat van de inzet van andere taakvelden.

Complexiteit van taken vraagt om meer capaciteit De vereniging van raadsleden heeft een beslisboom ontwikkeld waarmee de ideale omvang van de griffie bepaald kan worden. Hoewel de rekensom niet al te letterlijk genomen moet worden, blijkt dat Enkhuizen op een aantal factoren wel hoog scoort: aantal fracties, aantal gemeenschappelijke regelingen en regionale samenwerking. Deze factoren maken dat er een bovengemiddeld beroep op de griffie wordt gedaan (zie bijlage)

Ambities van de raad vragen om meer ondersteuning Bij het profiel voor de nieuw aan te stellen griffier heeft de raad zelf een aantal ambities geformuleerd:

-

“De raad heeft de wens om zichtbaarder te zijn, raadscommunicatie te verbeteren en zich meer te richten op het samenspel tussen de gemeenteraad en inwoners.

-

“De griffier signaleert ontwikkelingen en vernieuwingen voor de raad en de griffie en zet deze mede in gang”.

2

Met name het laatste punt vraagt veel energie en afstemming met de ambtelijke organisatie en is een lange termijn doel. Met de huidige bezetting ontbreekt de tijd om tijdig te sturen op kwaliteit van raadsvoorstellen. De griffie is noodgedwongen meer een doorgeefluik.

Huidige capaciteit op griffie is ontoereikend voor uitdagingen die op ons afkomen Met de huidige bezetting op de griffie is onvoldoende capaciteit voor handen om deze thema’s op te pakken en vorm te geven. Sterker, met de huidige bezetting is het regelmatig een uitdaging de primaire werkzaamheden zoals de voorbereiding en uitwerking van raads- en commissievergaderingen tijdig te verrichten. De komende periode liggen er grote uitdagingen te wachten: verkiezingen, inwerkprogramma raadsleden, coalitievorming / opstellen raadsakkoord, aanbesteding nieuw raadsinformatiesysteem, project bestuurlijke toekomst, ICT vernieuwing, etc. De griffie is kwetsbaar Op dit moment is de griffie kwetsbaar. Bij ziekte of vakantie van de griffier is er niemand inhoudelijk aanspreekbaar voor raads- en commissieleden enerzijds en de organisatie en externen anderzijds. Om meerdere redenen is deze constructie onwenselijk en instabiel. Met de vele informatieavonden en bijeenkomsten van gremia als presidium, auditcommissie, werkgeverscommissie, werkgroepen (bijv. over onderzoek bestuurlijke toekomst), overleg in de regio, etc. etc. is de werkdruk ook ’s avonds hoog. Er is overdag niet of nauwelijks de mogelijkheid dat te compenseren, omdat het primaire proces (voorbereiding van besluitvorming) dan onmiddellijk in de knel komt.

Zoals aangegeven blijven ook zaken liggen, zoals de werkgroep burgerparticipatie. Huidige werkdruk is fors De werkdruk en belasting van de griffie is het afgelopen jaar op een aantal momenten erg hoog geweest. In het verkiezingsjaar 2022 zal de werkdruk nog verder toenemen met bovengenoemde uitdagingen die daar nog bij komen. In een prettig werkklimaat moet er ruimte zijn om deze onderwerpen op een zorgvuldige en prettige manier op te pakken en verder te brengen met elkaar zonder dat dit ten koste gaat van primaire zaken. Voorstel inrichting griffie Concreet wordt voorgesteld een junior raadsadviseur / commissiegriffier voor 32 uur aan te nemen. Daarmee worden een aantal taken van de griffier verplaatst naar de junior raadsadviseur waardoor ruimte ontstaat voor het vormgeven van onder meer bestuurlijke vernieuwing en het betrekken van inwoners bij besluitvorming en de overige eerder genoemde uitdagingen. Op termijn kan de junior raadsadviseur ook fungeren als plaatsvervangend (commissie) griffier zodat de kwetsbaarheid wordt verminderd. De junior raadsadviseur / commissiegriffier werkt onder verantwoordelijkheid van de griffier. Daarnaast bestaat de griffie uit een griffiemedewerker voor 12 uur per week, die vooral administratieve ondersteuning levert. De totale formatie van de griffie komt met deze uitbreiding op 2,2 fte. 3

Kanttekeningen Indien u besluit de huidige griffiecapaciteit te handhaven zal een gesprek over de prioritering van onderwerpen / bijstellen ambities moeten plaatsvinden met de werkgeverscommissie en/of het presidium. Het risico op kwaliteitsverlies of het maken van fouten is groot, evenals het risico op uitval door een (te) hoge werkdruk. Financiën De loonkosten die ontstaan als gevolg van dit voorstel worden geschat op € 60.000,= per jaar, gebaseerd op 32 uur per week, inschaling in schaal 8/9. (ondergrens: €40.325,- schaal 8, periodiek 0 – bovengrens: € 66.818, schaal, 9, periodiek 11). Voorgesteld wordt de structurele kosten á € 60.000,- op te nemen in de programmabegroting en meerjarenraming 2023-2025 en dit verwerken in de Voorjaarnota.

Uitvoering Na besluitvorming door de raad kan de opdracht voor werving worden verstrekt, e.e.a. in overleg met de werkgeverscommissie.

Enkhuizen, 21 februari 2022. De griffier,

De voorzitter,

P.T.J. Pels

E. van Zuijlen

4