Bijlage Verlenging contract accountant

Memo Van

Concerncontroller

Datum

11 november 2025

Aan

Auditcommissies van Stede Broec, Drechterland en Enkhuizen

Onderwerp

Contract ETL Assurance & Overheidsaccountants. Accountant voor de SED-organisatie, RSW, ABWF, gemeente Stede Broec, Drechterland en Enkhuizen.

Inleiding Sinds 1 juli 2023 is ETL Assurance & Overheidsaccountants (ETL) de controlerend accountant voor de hierboven genoemde entiteiten. Inmiddels zijn twee controlejaren afgerond en bevinden we ons halverwege het derde controlejaar. Momenteel wordt de interim-controle afgerond. De overeenkomst met ETL is gesloten voor een initiële periode van drie boekjaren, te beginnen met boekjaar 2023. Deze overeenkomst kan één keer met drie jaar en daarna nog één keer met twee jaar worden verlengd. De maximale looptijd bedraagt daarmee acht boekjaren (van 2023 tot en met 2030). Indien de overeenkomst niet (meer) wordt verlengd, eindigt deze automatisch van rechtswege. Na afronding van de controle over boekjaar 2025 loopt de eerste periode van drie jaar af. Rond dat moment zal een besluit moeten worden genomen: ofwel de verlengingsoptie wordt benut, ofwel er wordt een nieuw aanbestedingstraject gestart. Indien wordt gekozen voor een aanbestedingstraject voor een nieuwe accountant, dient dit traject op korte termijn te worden opgestart.

Terugblik In 2023 is ETL gestart als controlerend accountant. Een eerste controlejaar geldt doorgaans als een periode waarin beide partijen aan elkaar moeten wennen. ETL moest de organisaties, processen en systemen leren kennen, terwijl wij vertrouwd moesten raken met het controleteam en hun werkwijze. Dit zorgt onvermijdelijk voor enige onrust tijdens het eerste controlejaar. Bovendien was 2023 geen eenvoudig jaar. Zoals gebruikelijk bij een eerste controle zijn er diverse bevindingen en aanbevelingen naar voren gekomen. In 2024 is van beide kanten geïnvesteerd in zowel capaciteit als kwaliteit om de controle efficiënter te laten verlopen. De auditcommissies, directie, organisatie en ETL hebben bovendien ingezet op het versterken van de onderlinge samenwerking en het periodiek overleg. Deze gezamenlijke inspanningen hebben geleid tot een beter beheersbaar controleproces en een soepelere jaarrekeningcontrole.

Controlejaar 2025 Op basis van de bevindingen en aanbevelingen van de accountant in 2023 en 2024 blijven we voortdurend met elkaar in gesprek om afspraken te maken en verbeteringen door te voeren. Zo is een evaluatie gehouden met de betrokkenen uit het controleproces en de accountant om te bespreken wat minder goed is verlopen, hiervan te leren en gerichte verbeterafspraken te maken. Tijdens deze evaluatie werd gezamenlijk geconstateerd dat de bezetting van het controleteam aan de zijde van de accountant te krap was. Voor het controlejaar 2025 is het team daarop uitgebreid. ETL heeft daarnaast aangegeven dat de controle efficiënter kan verlopen wanneer wordt gewerkt met uniforme specificaties, processen en formats. Onze coördinator Planning & Control neemt hierin een regierol om de kwaliteit en consistentie te bewaken. Verder is een rapportage ontwikkeld voor de opvolging van de aanbevelingen van de accountant. Hiermee kunnen wij terugkoppeling geven aan ETL, waarna ETL de voortgang kan verwerken in het accountantsverslag bij de jaarrekeningcontrole. Op deze manier worden ook de raden goed geïnformeerd over de ontwikkelingen. De samenwerking met ETL verloopt goed en constructief.

Achtergrond De gemeenteraad stelt de accountant aan conform artikel 213 van de Gemeentewet. De Gemeentewet bepaalt dat de raad verantwoordelijk is voor het aanstellen van de externe accountant, die belast is met de controle van de jaarrekening en het vaststellen van het controleprotocol. De raad kan de feitelijke uitvoering van de aanbesteding of selectieprocedure wel overlaten aan het college of de ambtelijke organisatie, maar de formele benoeming en opdrachtverlening blijven altijd een bevoegdheid van de raad. In de praktijk is het echter gebruikelijk dat de auditcommissie of een werkgroep het aanbestedingstraject voorbereidt. In de afgelopen jaren hebben veel accountantskantoren hun werkzaamheden binnen de (semi)overheidssector beëindigd. Met name de grote kantoren zijn in opspraak geraakt door incidenten en schandalen bij klanten, wat heeft geleid tot een kritische blik op de sector als geheel. Uit onderzoek van het Ministerie van Financiën blijkt dat de accountancysector tot nu toe beperkt stappen heeft gezet om het vertrouwen en gezag van het beroep te herstellen. Tegelijkertijd neemt de vraag naar accountants juist toe. Deze groei is mede te verklaren door de toenemende complexiteit van fiscale wet- en regelgeving en de veranderende rol van de accountant.

Organisaties hebben steeds meer behoefte aan gespecialiseerde kennis op het gebied van belastingwetgeving, btw-regelgeving en andere complexe financiële vraagstukken. De kantoren die hun dienstverlening voortzetten, beschikken veelal over een volle klantenportefeuille. Zij willen de kwaliteit en aandacht voor hun bestaande klanten kunnen waarborgen. Door de krapte op de arbeidsmarkt, de vergrijzing binnen de beroepsgroep en de afnemende instroom van nieuwe studenten in de accountancy, is het voor deze kantoren steeds lastiger om nieuwe klanten aan te nemen.

Advies De volgende opties zijn denkbaar: optie 1 (Het beëindigen van de huidige samenwerking en een aabestedingstraject starten) en optie 2 (Gebruikmaken van de verlengoptie en de huidige samenwerking voortzetten). Een aanbestedingstraject van deze omvang, met in totaal zes entiteiten, kent een minimale doorlooptijd van circa drie maanden. Voor de uitvoering zal voldoende inkoopcapaciteit en ondersteunende capaciteit beschikbaar moeten worden gesteld. Daarnaast bestaat het risico dat er geen inschrijvingen worden ontvangen, zoals ook blijkt uit de hierboven genoemde overwegingen. Gezien het risico dat er geen inschrijvingen worden ontvangen, maar vooral vanwege de positieve samenwerking en de groeipotentie binnen die samenwerking met de accountant, wordt geadviseerd om te kiezen voor optie 2.

2/2