Bestuursopdracht uitwerking raadsbesluit stadhuis

Project / Bestuursopdracht Naam project: Ambtelijke huisvesting Stadhuis Enkhuizen Zaakregistratie:

937803

Steller: Telefoon: Projectleider: AOG:

J. Couzy / R. van de Worp 06-22 52 78 68 N.t.b. Nanda Hellingman-Kuiper

BOG: Wenderich Datum: Aan: Bijlagen: Status:

Esther Heutink10 maart 2022

Paraaf:

Inleiding en voorgeschiedenis* De raad heeft op 23 november 2021 het volgende besloten: 1. In te stemmen met het uitgangspunt om de functies van het Stadskantoor onder te brengen in het Stadhuis en de locatie van het Stadskantoor te betrekken in de gebiedsontwikkeling Zilverstraat-Hoogstraat. 2. In te stemmen met het uitgangspunt dat het onder brengen van functies in het Stadhuis in de vastgoed exploitatie minimaal budgettair neutraal dient zijn. Het opnemen van het Stadskantoor is rand voorwaardelijk voor de gebiedsontwikkeling. Onderzoek heeft aangetoond dat in de ontwikkeling van de locatie Zilverstraat-Hoogstraat het Stadskantoor een prominente rol speelt. Ruimtelijk, programmatisch en financieel kan tot een kwalitatief goede inpassing in de historische omgeving worden gekomen. De raad heeft op 23 november 2021 besloten tot het meenemen van het Stadskantoor in de gebiedsontwikkeling Zilverstraat-Hoogstraat en dat daarmee ook de functies van het Stadskantoor ondergebracht gaan worden in het Stadhuis. De selectie van marktpartijen voor de Zilverstraat ontwikkeling is daar mede op gebaseerd en is reeds gestart in een formele tenderprocedure. Het Stadhuis als het Stadskantoor worden nu suboptimaal gebruikt als huisvesting door de gemeente. Met als gevolg gedeeltelijke leegstand en relatief hoge exploitatielasten per medewerker.

Om de besluitvorming ten aanzien van het Stadskantoor en huisvesting in het Stadhuis uit te werken in een concreet projectvoorstel en die na besluitvorming uit te voeren is ingehuurde expertise noodzakelijk. Dit voorstel betreft het voorstel om een bureau met de benodigde expertise voor deze opdracht in te huren via een marktuitvraag

1

Projectopdracht

Doelstelling(en)* Doelstelling is te komen tot uitwerking van het door de raad besloten uitgangspunt om de functies van het Stadskantoor onder te brengen in het Stadhuis. En om dit doel te bereiken een 1e stap te zetten; het aantrekken van deskundigheid via een uitvraag ten behoeve van de voorbereiding en uitvoering. Programmadoelstelling(en)* Met het huisvesten van de functies in het Stadhuis worden de volgende doelstellingen beoogd:  Het monumentale Stadhuis weer gebruiken als centrum voor burger, bestuur en ambtenaren.  Het kunnen opnemen van de locatie Stadskantoor in de gebiedsontwikkeling Zilverstraat Hoogstraat.  De exploitatie van het vastgoed minimaal budgettair neutraal t.o.v. de huidige situatie. Resultaten en afnemers Direct resultaat van deze opdracht: Selectie van een extern bureau voor het uitvoeren van het raadsbesluit. Resultaten van die uitvoering kunnen onder meer zijn:  o.a. het laten uitvoeren van onderzoeken, het definiëren van de uitgangspunten;  ophalen informatie, randvoorwaarden en t.b.v. uitgangspunten;  opstellen ruimtelijk en functioneel programma van eisen;  inpassingsstudie;  financiële doorrekening investeringen en exploitatie;  afstemming met de organisatie;  continue bestuurlijke afstemming en besluitvorming;  aanbesteding uitvoering;  (begeleiding van) de uitvoering.

Een procesvoorstel en projectopdracht met definitie van de resultaten zullen door de geselecteerde projectleiding (en deskundig bureau) van deze opdracht moeten worden opgesteld en bestuurlijk (college) vastgesteld worden.

Projectafbakening Het te starten project betreft de definitiefase en uitvoeringsfase van de huisvesting van de huidige functies vanuit het Stadskantoor in het Stadhuis. De gebiedsontwikkeling Zilverstraat behoort niet tot de opdracht. Hiervoor bestaat al een lopend project en besluitvormingstraject. n.b Het verdwijnen van het Stadskantoor is rand voorwaardelijk voor de gebiedsontwikkeling.

Projectopdracht De raad heeft besloten tot het meenemen van het Stadskantoor in de gebiedsontwikkeling Zilverstraat-Hoogstraat en dat daarmee ook de functies van het Stadskantoor ondergebracht gaan worden in het Stadhuis. De selectie van marktpartijen voor de Zilverstraat ontwikkeling is daar mede op gebaseerd en is reeds gestart in een formele tenderprocedure. Projectorganisatie en rolverdeling Opdrachtgever: Nanda Hellingman Extern bureau: te selecteren marktpartij Projectleider: vanuit geselecteerde bureau Randvoorwaarden Om het projectresultaat Stadhuis en daarmee ook de Zilverstraat gebiedsontwikkeling te bereiken is het noodzakelijk dat een extern bureau en projectleiding op korte termijn beschikbaar zijn en tot resultaat komen. Voor de uitvoering is het noodzakelijk dat door het bestuur en de afdelingshoofden wordt uitgedragen dat dit project prioriteit heeft. Financiën* Projectbegroting In de Quick scan die is opgesteld als onderbouwing voor de besluitvorming in de raad is de volgende financiële beschouwing opgenomen op basis van het onderzoek naar het gewenst programma van eisen en de financiële gegevens die vanuit de afdeling vastgoed zijn verstrekt ten behoeve van de financiële onderbouwing. Citaat uit de Quick scan: De verbouwing bestaat uit een totale kostenpost van € 2.175.900 inclusief BTW. Het grootste gedeelte van deze kosten zijn bouwkosten à € 1.216.500.

Voor bijkomende kosten zoals de honoraria zijn op € 342.500 begroot. Een specificatie van de kosten is te vinden in het raadsvoorstel van 23 november 2021. Budget en kosten externen De inzet van een extern bureau is derhalve voorzien in deze berekening in de post “Bijkomende kosten”. De werkelijke kosten zullen o.a. blijken uit het resultaat van de tender voor de selectie van een bureau. Het voorbereidingskrediet wordt te zijner tijd betrokken bij de kredietaanvraag voor de verbouw van het Stadhuis. Het financiële resultaat na voorbereiding, besluitvorming en uitvoering van het project is minimaal neutraal, conform raadsbesluit (kader). Inzet ambtelijke kosten De inzet van ambtelijke kosten zal moeten worden aangegeven in de projectopdracht die door het in te huren bureau/projectmanagement ter besluitvorming zal worden voorgelegd.

Projectopdracht

n.t.b. in projectopdracht

Ambtelijke kosten zijn in dit project niet te verhalen op derden Financiën* Omschrijf de tot nu toe bekende financiële gegevens of verwachtingen in termen van kosten en opbrengsten. Voorbereidingskrediet nodig: Toelichting:

: Ja

Sprake van subsidies Toelichting

: mogelijk/nader uit te zoeken

Raming Toelichting

: € 342.500,- (dit betreft een eerste raming uit de Quick scan)

Dekking (j/n) Gemeente Enkhuizen

Kadernota (j/n)

Niet voorzien (j/n)

Nee, het voorbereidingskrediet wordt te zijner tijd betrokken bij de kredietaanvraag voor de verbouw van het Stadhuis.

Tijd* Planning planproces op hoofdlijnen van de gebiedsontwikkeling Zilverstraat Q4 2021 Q3-Q4

; gestarte uitvraag/marktselectie ; definitieve gunning

2023

; planuitwerking, co-creatie en bestemmingsplan

2024

; start bouw

Gezien de randvoorwaardelijkheid van het slopen van het Stadskantoor dient bovenstaande planning op hoofdlijnen als uitgangspunt voor het onderbrengen van de functies uit het

Projectopdracht Stadskantoor in het verbouwde Stadhuis.

Gemeente Enkhuizen

2022

2023

RV Stadhuis

Verbouw sloop Stadskantoor/bouw Zilverstraat

-

2024

2025

-

Globale risico’s Risico’s en beheersmaatregelen worden door projectleiding en extern bureau in beeld gebracht en beheerst.