Begroting 2024 SSC DeSom versie 1.0
Tekst van het document
Begroting 2024 SSC DeSom
Zichtbaar, verbonden, klaar voor de toekomst!
Begroting 2024 SSC DeSom
Versie 1.0
1
Inhoudsopgave BELEIDSBEGROTING .............................................................................................................. 6 1.
PROGRAMMAPLAN ...................................................................................................... 6
2.
KENGETALLEN ............................................................................................................. 8 2.1 Kengetallen 2024 ........................................................................................................... 8 2.2 Verrekeningsgrondslagen .............................................................................................. 8 2.3 Formatie SSC DeSom .................................................................................................... 9
3.
PARAGRAFEN ............................................................................................................ 10 3.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing .................................................................. 10 3.2 Paragraaf financiering .................................................................................................. 14 3.3 Paragraaf bedrijfsvoering ............................................................................................. 15
4.
ONTWIKKELINGEN ..................................................................................................... 16 4.1 Eerdere ontwikkelingen 2018-2023 .............................................................................. 16 4.2 Uitgangspunten nieuw beleid ....................................................................................... 19 4.3 Ontwikkelingen in 2024 ................................................................................................ 19
5.
RECAPITULATIE BEGROTINGSWIJZIGINGEN ......................................................... 23 5.1 Investeringen ............................................................................................................... 23 5.2 Structurele wijzigingen exploitatiekosten ...................................................................... 23 5.3 Indexatie 2024 ............................................................................................................. 23
6.
FINANCIËLE BEGROTING .......................................................................................... 24 6.1 Uitgangspunten bij de begroting ................................................................................... 24 6.2 Overzicht van baten en lasten conform op basis van kostensoorten ............................ 26 6.3 Uiteenzetting financiële positie en de toelichting .......................................................... 30 6.4 Financiële Meerjarenbegroting 2024-2027 op basis van kostensoorten ....................... 31 6.5 Geprognosticeerde begin- en eindbalans 2024 ............................................................ 32
Bijlage 1: Meerjaren investeringsbegroting 2024-2027 ............................................................ 34 Bijlage 2: Stand en verloop van reserves 2024-2027 ............................................................... 35 Bijlage 3: Overzicht baten en lasten per taakveld .................................................................... 36 Bijlage 4: Meerjarig geprognosticeerde balans ........................................................................ 37
Begroting 2024 SSC DeSom
Versie 1.0
2
Aan de leden van het Algemeen Bestuur van het SSC DeSom
Wognum, 8 mei 2023 Onderwerp: Aanbieding Begroting 2024
Geacht Algemeen Bestuur, Hierbij bieden wij u de Begroting 2024 en Meerjarenraming 2025-2027 aan. Deze begroting en meerjarenraming is opgemaakt conform de (aangepaste) Kaderbrief 2024. Aanvankelijk zijn voor vaststelling van deze begroting de nieuwe wettelijke termijnen gehanteerd, waarbij vaststelling door het Algemeen Bestuur in september 2023 was gepland. In onze vergadering van 24 april 2023 hebben wij besloten dat vaststelling van de Begroting 2024 vóór het zomerreces wenselijk is en hebben wij de planning daarvoor bijgesteld. De Begroting 2024 is daardoor enigszins onder tijdsdruk tot stand gekomen. Doel van SSC DeSom is de deelnemers en WerkSaam Westfriesland met ICT voorzieningen te ondersteunen en deze voorzieningen steeds beter af te stemmen op de behoeften van deze tijd en de nieuwe ontwikkelingen. Dit is een tijd waarin de techniek zich snel door ontwikkelt, waarin cyberdreigingen toenemen en waarbij de Cloud ontwikkelingen doorgaan. Daarnaast is er de wens om de dienstverlening en bedrijfsvoering bij deelnemers verder te verbeteren, wat vraagt om een aangepaste inzet en ondersteuning door SSC DeSom. Om deze ontwikkelingen het hoofd te bieden en te onderzoeken in welke vorm SSC DeSom de gewenste en noodzakelijke ondersteuning dient te bieden, is vanuit de deelnemende gemeenten een eerste aanzet gegeven in de notitie ‘Stip op de horizon’.
Een nadere uitwerking volgt en zal mogelijk gevolgen hebben voor de komende begrotingen en meerjarenramingen van SSC DeSom. Voorlopig gaat SSC DeSom door met de ingezette weg om de ICT infrastructuur verder door te ontwikkelen en waar nodig aan te passen. Die doorontwikkeling is vooral gebaseerd op het voorbereiden op de (komende) SAAS-oplossingen van leveranciers. Een andere belangrijke ontwikkeling en speerpunt zijn de snel toenemende cyberdreigingen. Gelet op de landelijke adviezen en onderzoeken, maar ook gezien de dagelijkse dreigingen, vergt dit continue aanpassingen en bijbehorende investeringen in de gedeelde infrastructuur. In 2022 zijn de eerste noodzakelijke stappen geïnventariseerd. In 2023 is deze weg voortgezet en wordt/is geïnvesteerd in aanvullende maatregelen om cyberdreigingen te voorkomen. De gemeentelijke CISO’s voeren hier, in nauwe samenwerking met SSC DeSom, de gezamenlijke regie op. Eerder ontving u de Kaderbrief 2024 van SSC DeSom, waarin de kaders en uitgangspunten voor het opstellen van de Begroting 2024 zijn opgenomen, waaronder nieuwe ontwikkelingen Begroting 2024 SSC DeSom
Versie 1.0
3
die we in 2024 en verder voorzien. In deze kaderbrief zijn aanvankelijk budgetten opgenomen voor maatregelen in het kader van informatiebeveiliging. Uit de zienswijzen van uw gemeenteraden bij deze kaderbrief is ons duidelijk geworden dat eventuele budgetten inzake informatiebeveiliging niet eerder in de Begroting 2024 kunnen worden opgenomen dan nadat daarover unanieme consensus bestaat binnen het Algemeen Bestuur. Het Algemeen Bestuur heeft - gelet op deze zienswijzen - de Kaderbrief 2024 vastgesteld zonder budgetten voor informatiebeveiliging en zonder cumulatieve toepassing van de zogenaamde inhaalindexatie. In de risicoparagraaf van de Kaderbrief 2024 is vervolgens aangegeven dat de budgetten die nodig zijn voor informatiebeveiliging worden opgenomen in de Begroting 2024 mits daar binnen het Algemeen Bestuur uiterlijk in april 2023 consensus over is bereikt. Het Dagelijks Bestuur heeft in de raadsinformatiebrief inzake informatiebeveiliging van 4 april 2023 aangegeven dat het Dagelijks Bestuur zich zal inspannen om die gewenste consensus te realiseren, zodat dit onderdeel kan worden opgenomen in de Begroting 2024. Daarbij is ook aangegeven dat als de tijd te kort is om consensus over de benodigde budgetten voor informatiebeveiliging te realiseren, de Begroting 2024 wordt aangeboden zonder deze budgetten.
Er wordt dan later een separaat voorstel aan het Algemeen Bestuur voorgelegd, nadat dit voorstel is voorzien van zienswijzen van de gemeenteraden. Daar wij over deze ontwikkelingen nog in gesprek zijn met informatiemanagers en CISO’s van de deelnemende gemeenten Drechterland, Enkhuizen, Stede Broec, Opmeer, Medemblik, Koggenland en de gemeenschappelijke regeling WerkSaam Westfriesland, zijn in de Begroting 2024 geen budgetten voor informatiebeveiliging opgenomen en worden deze nog in 2023 via separaat voorstel aan het Algemeen Bestuur voorgelegd, na zienswijzen van de raden. In deze begroting zijn de financiële gevolgen opgenomen van de Meerjarenraming 2024-2026, zoals vastgesteld bij de Begroting 2023. Hierover heeft dus al besluitvorming plaatsgevonden. Basis voor de Begroting 2024 zijn de structurele budgetten in 2023. In deze begroting zijn uitsluitend de kosten opgenomen van de standaard ICT dienstverlening aan deelnemers en WerkSaam Westfriesland, zoals in de dienstverleningsovereenkomst is vastgesteld. Kosten van producten en projecten, die geen onderdeel uitmaken van de dienstverleningsovereenkomst worden geheel met opdrachtgevers verrekend en zijn geen onderdeel van de Begroting 2024. In deze Begroting 2024 zijn de structurele gevolgen van de Voorjaarsrapportage 2023 nog niet opgenomen.
Deze worden - na vaststelling van de Voorjaarsrapportage 2023 - verwerkt in de Begroting 2024 en meerjarenraming zoals ook bij de gemeenten gebruikelijk is. De structurele gevolgen van de Voorjaarsrapportage 2023 bedragen vanaf dienstjaar 2024 in totaal € 488.000 (€ 470.000 aan additionele kosten reguliere dienstverlening en € 18.000 aan kapitaallasten vervanging VDI infrastructuur). Kaders voor de Begroting 2024 zijn het rentepercentage over vervangings- en nieuwe investeringen en de indexatie op lonen en prijzen.
Begroting 2024 SSC DeSom
Versie 1.0
4
Deze begroting bevat de volgende onderdelen: • Beleidsbegroting Programmaplan Paragrafen Nieuw beleid en overige begrotingswijzigingen • Financiële begroting Uitgangspunten Nieuw beleid Financiële begroting en meerjarenperspectief Risicoparagraaf
Deze begroting is in de DB-vergadering van 8 mei besproken. Namens het Dagelijks Bestuur,
J. Franx, voorzitter Dagelijks Bestuur SSC DeSom
Begroting 2024 SSC DeSom
Versie 1.0
M.A. Vrolijk, directeur (a.i.) SSC DeSom
5
BELEIDSBEGROTING 1.
PROGRAMMAPLAN
Onze missie SSC DeSom biedt effectieve, efficiënte en toekomstgerichte ICT dienstverlening aan haar deelnemers en WerkSaam Westfriesland. Betrouwbaarheid, continuïteit, beveiliging, regie, klantgerichtheid en innovatie zijn onze kernwaarden. Onze huidige opdracht SSC DeSom is sinds 1 januari 2014 de ICT partner en beheersorganisatie voor haar deelnemers en WerkSaam Westfriesland. SSC DeSom beheert in 2024 negen hybride omgevingen in drie Cloudbased datacenters (twee in Amsterdam en één in Utrecht). SSC DeSom ondersteunt alle medewerkers van de deelnemende organisaties met meer dan 2100 gebruikersaccounts. Daarnaast beheren we in opdracht van de deelnemers voor alle medewerkers de managed werkplekken met de benodigde apparatuur en hard- en software. Er zijn nog steeds meer dan ruim 600 applicaties in gebruik bij de deelnemers, deels betreft dit SAAS applicaties. De dienstverlening van SSC DeSom bestaat uit een ruim assortiment van ICT diensten. De afspraken hierover staan beschreven in de Service Level Agreement (SLA) en de Producten- en dienstencatalogus (PDC). De dienstverleningsovereenkomst (DVH-set) met de deelnemers wordt periodiek op verzoek van de organisaties geëvalueerd en geactualiseerd, dit in samenwerking met de informatie- en contractmanagers van die organisaties.
Onze opdracht voor de toekomst De directie en medewerkers van SSC DeSom zijn zich sterk bewust van hun rol bij de huidige ontwikkelingen en wensen van deelnemers, want deze betekenen ook veranderingen voor SSC DeSom. De huidige ontwikkelingen en wensen van deelnemers stellen andere eisen aan medewerkers, beveiliging, verbindingen en het beheer. Mede hierop gelet is de door de deelnemers opgestelde notitie ‘Stip op de horizon’ een goede ontwikkeling. Dit maakt dat SSC DeSom kan en moet meebewegen waar nodig. Een nadere uitwerking van deze notitie gaat SSC DeSom helpen bij het maken van de juiste keuzes en benodigde inzet voor het ondersteunen van de deelnemers. Zolang een nadere uitwerking van ‘de stip op de horizon’ nog niet is uitgewerkt vragen de veranderende omstandigheden en wensen vanuit de deelnemers een blijvende inzet van SSC DeSom. Naast de reguliere beheerstaken kunnen de deelnemers een meer zichtbare SSC DeSom verwachten. Het bezoeken en onderhouden van de relaties wordt een belangrijk speerpunt. Luisteren naar de wensen en ideeën van de deelnemers moet weer een wezenlijk onderdeel van ons werk worden. Het MT heeft hierin al de eerste stappen gezet en in overleg met de deelnemers gaan we de overleg gremia herijken en opnieuw positioneren. Dit moet ons maar ook de deelnemers meer inzicht in elkaars werkzaamheden, wensen, ideeën gaan opleveren.
Het doel is tot het komen van gezamenlijke plannen met individuele accenten voor het komende jaar. Van Begroting 2024 SSC DeSom
Versie 1.0
6
daaruit zal door SSC DeSom een afgeleide en gedragen visie en een uitvoeringsplan worden opgesteld. Prestatie indicatoren Dienstverlening is een belangrijke basisfunctionaliteit voor SSC DeSom. Het verbeteren van de dienstverlening op alle aspecten is een permanente opdracht. Zo investeren we extra in het verder ontwikkelen van de selfservice portal, om zo de eindgebruikers te ontzorgen waar het kan. Ook wordt verder gewerkt aan de procesflow waarmee meldingen binnen SSC DeSom behandeld worden. In 2023 wordt een test gedaan met zogenaamde expert groepen. Het voordeel van deze expert groepen is dat de meldingen direct op de plek terecht komen waar ze kunnen worden opgepakt. Hierdoor zal het percentage ‘First Time Fixes’ (direct bij eerste contact oplossen) toenemen. Het voordeel is dat de doorlooptijden van de meldingen zullen afnemen en dat er binnen het SSC DeSom minder handelingen zijn per melding. Om dit te realiseren zal de telefooncentrale worden omgebouwd waardoor deelnemers de keuze krijgen om bij de gewenste expertgroep uit te komen. Om de prestaties van het SSC DeSom beter te kunnen meten is er afgelopen jaren geïnvesteerd in de ontwikkeling van een Power BI rapportage. Door deze extra rapportagemogelijkheden kunnen deelnemers zelf zien welke meldingen er vanuit hun organisatie worden ingeschoten en wat de doorlooptijden met betrekking tot het afhandelen zijn.
De bevindingen vanuit de operationele taken worden dan ook periodiek besproken met de deelnemers en waar nodig worden direct maatregelen genomen om afwijkingen op de dienstverlening af te stemmen. Wat hebben we hier voor nodig? De uitwerking van de nieuwe ontwikkelingen komt terug in hoofdstuk 4 Ontwikkelingen en hoofdstuk 5 Recapitulatie begrotingswijzigingen.
Begroting 2024 SSC DeSom
Versie 1.0
7
2.
KENGETALLEN
2.1
Kengetallen 2024
Overzicht aantal inwoners per peildatum 1 januari 2023:
Overzicht aantal inwoners per peildatum 1 januari 2023 Organisatie Aantal inwoners Aantal inwoners 2022 2023 Drechterland 19.978 20.377 Enkhuizen 18.620 18.880 Stede Broec 21.952 22.135 SED totaal 60.550 61.392 Opmeer 12.074 12.176 Medemblik 45.450 46.040 Koggenland 23.041 23.513 Totaal 141.115 143.121 (Bron: Centraal Bureau voor de Statistiek per 31 maart 2023)
2.2
Verrekeningsgrondslagen
Kostentoedeling deelnemers De kostentoedeling vindt plaats in de vorm van een vaste bijdrage, die bij de deelnemende gemeenten in rekening wordt gebracht. De bijdrage, die van de deelnemende gemeenten wordt gevraagd, is daarbij gebaseerd op het aantal inwoners (t-1). Kostentoedeling WerkSaam Westfriesland Voor WerkSaam Westfriesland is de bijdrage vastgesteld op een vast bedrag, dat jaarlijks geïndexeerd wordt. Hierbij wordt aangesloten bij de afspraken, die er met WerkSaam Westfriesland zijn gemaakt. Het is de bedoeling dat deze methodiek in 2023 wordt geëvalueerd.
Begroting 2024 SSC DeSom
Versie 1.0
8
2.3
Formatie SSC DeSom
De formatie sluit per 1 januari 2023 op 39,80 fte. Formatieontwikkelingen De fase van transitie naar het Cloudgericht werken en het daarbij inrichten van de hybride infrastructuur, maakt dat SSC DeSom zowel de ‘oude’ ICT wereld in stand moet houden als de ‘nieuwe’ ICT wereld moet gaan omarmen. Deze situatie zal ook in 2024 nog bestaan. Het tempo van ver-SAAS-ing bij onze deelnemers en leveranciers is hierbij leidend. Toelichting op de noodzaak tot marktconformiteit Noodzaak en marktvergelijking Het is de verwachting dat er ook in 2024 nog een moeilijke arbeidsmarkt bestaat. Het behouden en vinden van gekwalificeerd personeel blijft een lastige opgave. Dit geldt overigens niet alleen voor vast personeel, maar ook voor inhuur. De toenemende complexiteit van de digitale samenleving blijft onverminderd druk geven op de kwantitatieve en kwalitatieve personeelsbehoefte. Niet alleen vanuit de centrale overheid komt de druk tot verdere digitalisering, maar ook de wensen van de deelnemers van SSC DeSom vragen steeds meer expertise op het gebied van de informatisering en automatisering. Uitgangspunt is zoveel mogelijk eigen expertise in huis te krijgen in plaats van dure externe experts in te huren. Flexibele contracten Daarnaast willen we bij het aanstellen van nog te werven medewerkers voldoende flexibel kunnen zijn. Het motto is “flexibel waar het kan en vast waar het moet”.
Dit betekent dat contracten niet standaard voor onbepaalde tijd worden afgesloten maar in beginsel voor een bepaalde periode. Zo kan sneller worden gereageerd op krimp of groei. Tabel verplichte beleidsindicatoren: Taakveld 0 - Bestuur en ondersteuning Naam indicator Eenheid Formatie Bezetting Apparaatskosten Externe inhuur Eigen overhead
Begroting 2024 SSC DeSom
Bron
Fte per 1.000 inwoners Eigen gegevens Fte per 1.000 inwoners Eigen gegevens Kosten per inwoner Eigen begroting Kosten als % van de totale loonsom + totale kosten inhuur externen Eigen begroting % van totale lasten Eigen begroting
Versie 1.0
Indicator Rekening 2022 0,282 0,257 € 27,97
Indicator Begroting 2023 0,282 0,249 € 27,03
Indicator Begroting 2024 0,278 0,266 € 28,73
18% 100%
4% 100%
4% 100%
9
3.
PARAGRAFEN
In het Besluit Begroting en Verantwoording wordt bij de begroting een aantal paragrafen voorgeschreven. Voor SSC DeSom zijn de volgende paragrafen van belang: • Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing; • Paragraaf financiering; • Paragraaf bedrijfsvoering. 3.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
SSC DeSom wil op een gestructureerde wijze risico’s beheersen en eventuele risico’s bewust nemen. Hierbij is de relatie tussen risico’s en de mate waarin SSC DeSom in staat is om eventuele grote financiële tegenvallers die bij de risico’s horen op te vangen, van belang. Dit gewenste niveau van weerstandsvermogen maakt het mogelijk de bestaande dienstverlening in stand te houden ook al doet zich een financieel nadeel voor dat door zijn omvang niet kan worden opgevangen door de exploitatie. Het wettelijk kader voor een gemeentelijk beleidskader voor weerstandsvermogen en risicomanagement is het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en indirect de Gemeentewet artikel 212. Een definitie van weerstandsvermogen is de mate waarin SSC DeSom in staat is substantiele tegenvallers op te vangen zonder dat de continuïteit van de bedrijfsvoering in gevaar komt. Bij beoordeling van het weerstandsvermogen van SSC DeSom moet de weerstandscapaciteit worden bezien in relatie tot mogelijke risico’s. De weerstandscapaciteit bestaat uit vrij aanwendbare middelen en eventuele bezuinigingsmogelijkheden. De kosten van SSC DeSom in de begroting voor de reguliere bedrijfsvoering worden gedekt door bijdragen van de deelnemende gemeenten en van WerkSaam Westfriesland.
De verdeling van de kosten over deze kostendragers is gebaseerd op het aantal inwoners voor de deelnemende gemeenten en een geïndexeerde vaste bijdrage voor WerkSaam Westfriesland. Inventarisatie van de weerstandscapaciteit Het saldo van de algemene reserve mag maximaal 2,5% van het begrotingstotaal uitmaken. Voor 2024 komt dit overeen met een bedrag van € 188.000. Momenteel bedraagt de algemene reserve € 161.000 en de verwachting is, dat dit bedrag gedurende 2023 niet zal veranderen. Hiermee voldoet SSC DeSom aan de eerdergenoemde eis. De algemene reserve vormt samen met het post Onvoorzien ad. € 10.000 de weerstandscapaciteit in 2024; € 171.000.
Begroting 2024 SSC DeSom
Versie 1.0
10
Overzicht vrij aanwendbare middelen Omschrijving Algemene reserve Onvoorzien Totaal
1 januari 2022 165.000 10.000 175.000
1 januari 2023 174.000 10.000 184.000
1 januari 2024 161.000 10.000 171.000
Inventarisatie van de financiële risico’s Een risico is een kans op het optreden van een positieve dan wel negatieve gebeurtenis van materieelbelang, die niet voorzien is in de begroting van enig jaar. Hiertoe zijn de financiële risico’s geïnventariseerd en beheersmaatregelen beschreven. In de fase van risicoanalyse worden alle potentiële risico’s binnen deze categorieën geïnventariseerd en geclassificeerd. Uit de inventarisatie is een beeld ontstaan van welke risico’s zich kunnen voordoen, ze zijn geanalyseerd en beoordeeld. Hierbij hebben we de volgende stappen gevolgd: Stap 1) Omschrijving soort risico/onderwerp; Stap 2) Kort omschrijven risico; Stap 3) Beoordelen kans dat een risico zich voordoet. Beleid over weerstandscapaciteit en de risico’s Door het inrichten van risicomanagement kan SSC DeSom risico’s identificeren en kwantificeren en de activiteiten bepalen om de kans van optreden van de risico’s en/of de gevolgen van de risico’s beheersbaar te houden. Door het nemen van beheersmaatregelen (dit is een stelsel van maatregelen en procedures, die worden genomen om de onderkende risico’s te ondervangen), worden de effecten van opkomende risico’s beperkt. Het risicomanagementmodel kent een cyclische aanpak vergelijkbaar met de ‘plan-do-checkact’ cyclus.
Risicoanalyse Initieel is in samenwerking met de Klankbordgroep in 2019 een eerste risico-inventarisatie en analyse uitgevoerd en matrix opgesteld. De matrix wordt sindsdien jaarlijks geëvalueerd. Hierin zijn alleen de risico’s opgenomen met een geschat financieel effect van € 10.000 of meer. De risico-inventarisatie en -analyse zijn weergegeven in de tabel op de volgende pagina. De risicoanalyse geeft aan dat een weerstandsvermogen van € 173.750 gewenst is. Het huidige weerstandsvermogen bedraagt € 171.000 (algemene reserve en post Onvoorzien) en is daarmee niet toereikend. Aangezien het verschil dermate gering is, wordt verdere actie achterwege gelaten. Risicomatrix De risicomatrix in deze begroting wordt, ondanks het verhoogde risiconiveau voor cyberaanvallen en/of cybercriminaliteit, niet gewijzigd ten opzichte van de risicomatrix in de Begroting 2023, omdat er ten eerste afgelopen periode al veel additionele maatregelen zijn getroffen en
Begroting 2024 SSC DeSom
Versie 1.0
11
ten tweede voorstellen voor additionele maatregelen met bijbehorende budgetten worden verwacht. Wij zijn hier regionaal continue over in gesprek en zodra deze voorstellen voldoende concreet zijn en gedragen worden door alle betrokkenen, dan worden deze aan het Algemeen Bestuur voorgelegd. Daarnaast vergt een aanpassing van de risicomatrix uiteraard ook afstemming met de deelnemers. Risico
Verantwoordelijk
Risicobeschrijving
Beheersmaatregel
Inschatting schade
Cybera a nva l l en en/of cybercri mi na l i tei t
Di rectie
Cybera a nva l l en door ha ckers , wa a rdoor continuïtei t va n de s ys temen wordt bedrei gd of da tal ekken worden veroorza a kt. Cybercri mi na l i tei t neemt fors toe, hel a a s ook qua compl exi tei t. We zi en, da t het hel a a s ni et beperkt bl i jft tot enkel voudi ge a a nva l l en, ma a r da t deze ook va a k worden gecombi neerd.
Reduceren
€
197.000
Mogel i jk (10 tot 25%)
€
39.250
Geen goede centra l e regi e en bevei l i gi ng op SAAS opl os s i ngen
Da gel i jks bes tuur
Indi en gemeenten of WerkSa a m Wes tfri es l a nd Reduceren SAAS opl os s i ngen gebrui ken, di e ni et vi a het centra l e SSC DeSom Identity en Acces Ma na gement zi jn a a nges l oten, neemt het ri s i co op bevei l i gi ngs i nci denten en da tal ekken toe.
€
100.000
Mogel i jk (10 tot 30%)
€
27.500
Incompl i a ncy door gewi jzi gde voorwa a rden s oftwa rel evera nci ers
Da gel i jks bes tuur
Ora cl e en Mi cros oft wi jzi gen continue de voorwa a rden voor het gebrui k va n hun producten. Hi er i s hun verdi enmodel op geba s eerd. Zi j hebben het recht om ja a rl i jks onze l i centiepos i tie te control eren.
Reduceren
€
450.000
Mogel i jk (5 tot 10%)
€
45.000
Ontvl echting va n WerkSa a m Al gemeen bes tuur Mogel i jkhei d beëi ndi gen va n Wes tfri es l a nd di ens tverl eni ngs overeenkoms t SSC DeSom door WerkSa a m Wes tfri es l a nd.
Accepteren
€
600.000 Onwa a rs chi jnl i jk (0 tot 5%)
€
27.000
Beëi ndi gen va n contra cten met onze l evera nci ers
Di rectie
Het eventueel beëi ndi gen va n contra cten met onze l evera nci ers (bi jvoorbeel d door fa i l l i s s ement of door gewi jzi gde oms tandi gheden of wet- en regel gevi ng) ka n een ri s i co voor continuïtei t en vei l i ghei d veroorza ken.
Accepteren
€
400.000
Mogel i jk (5 tot 10%)
€
25.000
Ti jdi ge i nvul l i ng va n va ca tures en wervi ng ges chi kt pers oneel
Di rectie
Verva ngende (externe) ca pa ci tei t za l (l a ngduri g) Reduceren moeten worden i ngehuurd.
€
50.000
Mogel i jk (5 tot 20%)
€
10.000
€
173.750
Totaal
Inschatting kans
Weerstandsvermogen
Toelichting beheersmaatregelen De risico eigenaar speelt een belangrijke rol in het bepalen van c.q. adviseren over de maatregelen die genomen moeten worden. Hierbij is er keuze uit de volgende strategieën: • Accepteren: Bij acceptatie zal de eventuele financiële schade volledig door de weerstandscapaciteit moeten worden afgedekt; • Reduceren: Omgaan met een risico vereist aanpassing van bijvoorbeeld de organisatie, procedures, systemen en organisatiecultuur; • Elimineren: Dit houdt in dat het beleid waardoor een risico ontstaat, wordt beëindigd, op een andere manier wordt vormgegeven of geen beleid gestart wordt dat een risico met zich meebrengt; • Overdragen/verzekeren: Dit kan door het beleid dat een risico met zich meebrengt, uit te laten voeren door een andere betrokken partij, die daarbij ook de financiële risico’s overneemt of door het afsluiten van een verzekering.
Begroting 2024 SSC DeSom
Versie 1.0
12
Kengetallen Om de financiële positie inzichtelijk te maken schrijft het Rijk een verplichte basisset van vijf financiële kengetallen voor. Deze vijf kengetallen worden hierna uitgewerkt.
1a. 1b. 2. 3. 4. 5.
Kengetallen: Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte Grondexploitatie Belastingcapaciteit
Verslag 2022 29%
Verloop van de kengetallen Begroting 2023 Begroting 2024 Begroting 2025 Begroting 2026 Begroting 2027 29% 15% 7% -2% -3%
29% 5% 0% n.v.t. n.v.t.
29% 5% 0% n.v.t. n.v.t.
15% 6% 0% n.v.t. n.v.t.
7% 7% 0% n.v.t. n.v.t.
-2% 9% 0% n.v.t. n.v.t.
-3% 10% 0% n.v.t. n.v.t.
Toelichting kengetallen: 1. De netto schuldquote (gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen) weerspiegelt het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Als kritische grens wordt 100% aangehouden (bron: VNG). SSC DeSom zit hier in 2024 naar verwachting ruim onder; 2. Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de SSC DeSom in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Het eigen vermogen van een gemeenschappelijke regeling bestaat uit de reserves en het resultaat uit het overzicht van baten en lasten. Het eigen vermogen is verhoudingsgewijs klein. De investeringen worden voor een groot deel dus gefinancierd met vreemd vermogen; 3. Dit kengetal is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte een gemeenschappelijke regeling heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt het onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten.
De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves gedeeld door de totale baten en uitgedrukt in een percentage.
Structureel begrotings- of jaarrekeningsaldo Presentatie van het structureel begrotings- of jaarrekeningsaldo (bedragen x € 1.000) Saldo baten en lasten Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves Begrotings- of jaarrekeningsaldo Waarvan incidentele baten en lasten (saldo) Structureel begrotings- of jaarrekeningsaldo
Begroting 2024 SSC DeSom
Versie 1.0
Verslag 2022 -108 182 74 35 39
Begroting 2023 Begroting 2024 Begroting 2025 Begroting 2026 Begroting 2027 -
-
-
-
-
13
3.2
Paragraaf financiering
SSC DeSom hanteert haar eigen treasurybeleid. Het treasurystatuut is in 2017 vastgesteld. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet begrenst kort lenen voor de decentrale overheden tot een bepaald percentage van hun begrotingstotaal. De kasgeldlimiet voor SSC DeSom is 8,2% en zal in 2024 niet worden overschreden. Renterisiconorm De renterisiconorm geeft het renterisico op de langere termijn weer. Hieronder vallen alle leningen met een rente typische looptijd vanaf 1 jaar. Het doel is op deze wijze spreiding te krijgen in de rente typische looptijden in de leningenportefeuille waardoor een verandering in de rente vertraagd doorwerkt op de rentelasten in de administratie. In een jaar mogen de herfinancieringen als gevolg van aflossingen en de renteherzieningsmomenten gezamenlijk niet meer dan 20% van het begrotingstotaal per 1 januari bedragen, met een minimum van € 2.500.000. In 2024 wordt dit bedrag niet overschreden. EMU-saldo Het EMU-saldo is het saldo van de inkomsten en uitgaven van de overheid. Decentrale overheden moeten inzicht geven in de berekening van hun aandeel in dit EMU-saldo. Deze informatie wordt middels enquêtes aangeleverd bij het Centraal Bureau voor de Statistiek. EMU-saldo Begroting 2024: Omschrijving (bedragen x € 1.000)
Verslag 2022
Begroting 2023
Begroting 2024
1.
Saldo van baten en lasten vóór toevoeging aan c.q. onttrekking uit reserves
-108
0
0
2.
Afschrijvingen ten laste van de exploitatie
-797
-713
-774
3.
Bruto dotaties aan de balanspost Voorzieningen ten laste van de exploitatie
0
0
0
4.
Investeringen in (im)materiële vaste activa, die op de balans worden geactiveerd
200
350
0
5.
Baten uit bijdragen van andere overheden, de Europese Unie en overigen, die niet op de exploitatie zijn verantwoord
0
0
0
6.
Baten uit desinvesteringen in (im)materiële vaste activa (tegen verkoopprijs), voor zover niet op de exploitatie verantwoord
0
0
0
Aankoop van grond en de uitgaven aan bouw-, woonrijp maken e.d., die niet op de exploitatie staan
0
0
0
8.
Baten bouwgrondexploitatie voor zover niet in de exploitatie verantwoord
0
0
0
9.
Lasten op balanspost Voorzieningen voor zover deze transacties met derden betreffen
0
0
0
10.
Lasten in verband met transacties met derden, die niet via de exploitatie lopen, maar rechtstreeks ten laste van de reserves worden gebracht
0
0
0
7.
11.
De bij verkoop van effecten te verwachten boekwinst
0
0
0
Berekend EMU-saldo
-705
-363
-774
Begroting 2024 SSC DeSom
Versie 1.0
14
3.3
Paragraaf bedrijfsvoering
Ondersteuning van de bedrijfsvoering door de deelnemende gemeenten Met ingang van 1 januari 2023 is de ondersteuning voor een aantal processen in de bedrijfsvoering (HRM, personeel- en salarisadministratie) met de gemeente Medemblik beëindigd. Al eerder is de ondersteuning op het gebied van financiën (door SED), communicatie (gemeente Opmeer) en juridische ondersteuning (door SED) beëindigd. Dit betekent dat SSC DeSom voor al haar (ondersteunende) bedrijfsprocessen zelfdragend is. Een uitzondering hierop is de facilitaire dienstverlening, die middels een dienstverleningsovereenkomst is vastgelegd met en wordt verzorgd door de gemeente Medemblik. Het pand wordt gehuurd van de gemeente Medemblik. Organisatiestructuur De besturing van SSC DeSom is in onderstaande afbeelding ingericht vanuit de positie van SSC DeSom als gemeenschappelijke regeling. Schets van de verwachte organisatiestructuur SSC DeSom 2024 Algemeen Bestuur Gemeenteraden deelnemers Dagelijks Bestuur Adviescommissie
Directie: •
Senior adviseur ICT/ Adjunct-directeur
Service Manager
Front en backoffice:
Bedrijfsfuncties: • • • • •
Directeur
• •
Technisch architect ICT adviseur Medewerker financiële administratie Medewerker administratie en contractbeheer Strategisch Inkoper
• •
Medewerker Beheer Expert Medewerker Beheer Senior Medewerker Beheer Medior Medewerker Beheer Junior
Overige bedrijfsfuncties: • • • •
Financieel Controller CISO Functionaris Gegevensbeheer Medewerker management ondersteuning en communicatie
Strategisch Inkoper • • •
Projecteiders Wijzigingsbeheerder Managementteam: • Directeur • Senior adviseur ICT/ Adjunct directeur • Service Manager • Financieel Controller • Management ondersteuning
Begroting 2024 SSC DeSom
Versie 1.0
15
4.
ONTWIKKELINGEN
4.1
Eerdere ontwikkelingen 2018-2023
In dit hoofdstuk schetsen we de status van deze ontwikkelingen en de wijze waarop wij vanaf 2024 met deze ontwikkelingen willen omgaan. In 2018 is SSC DeSom samen met de informatiemanagers van de deelnemers een groot architectuurtraject gestart, waarin zowel regionale, landelijke als generieke ontwikkelingen in het kader van digitale transformatie, in samenhang, zijn vertaald naar Cloud beleid en de nieuwe ICT architectuur van SSC DeSom. Dit geldt ook voor het nieuwe werkconcept en het nieuwe hybride datacenterconcept. Hierin zijn beveiliging en privacy integraal opgenomen als belangrijke basis criteria. Vervolgens zijn het nieuwe werkplekconcept en het nieuwe datacenterconcept in de periode van 2018-2023 verder uitgewerkt in projecten en ook daadwerkelijk gerealiseerd conform afspraken. Zie onderstaande afbeelding.
Project Digitale Werkomgeving (DWO) De nieuwe werkplek is in 2018 ontworpen in samenwerking met de SSC DeSom informatiemanagers in een zogenaamde Proof of Concept (POC). De informatiemanagers hebben in de POC DWO de functionele componenten uitgewerkt en vertaald in uitgangspunten en beleid, waarna SSC DeSom deze technisch heeft ontwikkeld en uitgewerkt. De kantoorautomatisering van SSC DeSom is gebaseerd op verschillende Microsoft producten: • Microsoft Windows, het serverplatform van Microsoft; • Microsoft Office365, het werkplekplatform van Microsoft, deze keuze is regionaal samen met gemeente Hoorn gemaakt; • Microsoft Azure Cloud, het datacenterplatform van Microsoft.
Begroting 2024 SSC DeSom
Versie 1.0
16
Er zijn aan het begin van het project een aantal nieuwe moderne beheerde werkplektypen ontwikkeld, gebaseerd op verschillende persona’s. Deze werkplekken zijn vervolgens opgenomen in de Producten- en dienstencatalogus (PDC). De meeste organisaties hebben vanaf 2019 fors geïnvesteerd in nieuwe werkplekken ter vervanging van de oude vaste ‘Thin Client’ werkplekken. Mede door de Coronapandemie is het aantal mobiele werkplekken enorm toegenomen. Hierdoor, maar ook door het thuiswerken als gevolg van de Coronapandemie is de beheerlast van SSC DeSom toegenomen. Door het grote aantal traditionele Legacy applicaties kon niet volledig overgeschakeld worden van Citrix naar Windows 10 en moest een hybride werkplekconcept ontwikkeld worden dat op beide platforms gebruikt kan worden. Dit had de volgende gevolgen: • Voor het beheer van de DWO is veel extra beveiligings- en beheersoftware geïmplementeerd om op een gecontroleerde wijze op afstand beheer te kunnen uitvoeren op applicaties en devices; • Daardoor is de beheerlast van het werkplekbeheer fors toegenomen; • Het beheer van Microsoft Office365 vergt fors meer inrichting en beheer dan de oude Office pakketten; • Centraal Office365 beheer is belegd bij SSC DeSom; • Daarnaast zijn alle organisaties zelf verantwoordelijk voor de adoptie van Office365 bij hun gebruikers en het 1e lijns functioneel beheer van Office365.
In de periode 2019-2021 is de basis DWO bij alle deelnemers en WerkSaam Westfriesland in gebruik genomen. Het DWO werkplekproject is in 2021 beëindigd en sindsdien wordt gezamenlijk de eventueel verdere ambities en gewenste doorontwikkeling van de werkplek verkend. In 2022 is er door de informatiemanagers gezamenlijk advies uitgebracht aan het bestuur voor een tweetal vervolg opdrachten voor doorontwikkeling van de VDI werkplek en de opvolger van de Citrix werkplek. Project Fundament Cloud architectuur De basisinrichting van onze publieke en private Cloud omgeving is reeds in 2020 gerealiseerd en de realisatie van onze Hybride Cloud Infrastructuur is in 2022 afgerond, beide hebben tot gevolg dat er geleidelijk structureel meer verbruikskosten Cloud diensten ontstaan. Projecten Vervanging on-premise infrastructuur en Hybride Cloud Infrastructuur In de periode 2019-2022 hebben we stapsgewijs onze ICT infrastructuur omgebouwd naar een Hybride Cloud Infrastructuur ter vervanging van de oude on-premise infrastructuur in Wognum. Daarbij was in verband met de verwachte Cloud gang van veel applicaties van de deelnemers geen één-op-één vervanging voorzien, maar investering in een 30% kleinere nieuwe lokale infrastructuur.
We hebben echter afgelopen jaren geconstateerd dat de Cloud gang bij de deelnemers aanzienlijk trager verloopt dan initieel in 2019 was ingeschat en dat de hoeveelheid applicaties en data in de nieuwe datacenters van SSC DeSom zelfs nog is toegenomen in deze periode. Hierdoor was een verschuiving in de planning noodzakelijk plus een uitbreiding om de continuïteit en performance te kunnen borgen. Parallel aan de vervanging van de datacenter infrastructuur is ook geïnvesteerd in vervanging van het netwerk en het trainen van de medewerkers van SSC DeSom voor het beheer van de Begroting 2024 SSC DeSom
Versie 1.0
17
nieuwe Hybride Cloud Infrastructuur, die complexer is dan de oude on-premise omgeving. Een gang naar de Cloud heeft zware impact op de beheerorganisatie. Taken verdwijnen, nieuwe taken ontstaan, andere taken blijven ongewijzigd. Voor gemeenten is alleen een geleidelijke migratie - via een hybride tussenfase - naar een pure Cloud architectuur een haalbare weg. Een hybride tussenfase die vele jaren zal duren. Een tussenfase waarin de beheerorganisatie dus zowel de afbouwende huidige lokaal geïnstalleerde ICT omgeving moet beheren als ook de Cloud omgeving. Dat leidt tot extra beheerlast. In 2021 is de nieuwe Hybride Cloud Infrastructuur grotendeels opgeleverd en is de transitie naar de nieuwe externe datacenters van SSC DeSom (twee in Amsterdam en één in Utrecht) gerealiseerd. In 2022 zijn de laatste vervangingen van de decentrale netwerk infrastructuur uitgevoerd en is de oude infrastructuur op alle locaties van SSC DeSom ontmanteld en uitgefaseerd. In 2022 is ook de Oracle migratie naar het nieuwe Oracle platform en aan de migratie van GemNet naar GGI Netwerk gerealiseerd. Daarmee zijn alle transitieprojecten die voorkwamen uit de aanbestedingen uit 2020 afgerond.
Project System, Security & Event monitoring De, bij het nieuwe werkplek- en datacenterconcept benodigde, technische beveiligingsoplossingen zijn afgelopen jaren in basis geïmplementeerd en de beheerders zijn opgeleid om deze te kunnen beheren. We constateerden echter dat de impact van sommige van deze oplossingen, zoals bijvoorbeeld dataclassificatie en Role Based Access Control (RBAC) té groot en complex was voor de deelnemers om deze oplossingen gelijktijdig ook daadwerkelijk te kunnen invoeren. Technisch zijn deze oplossingen dus wel in basis geïmplementeerd, maar voor de verdere daadwerkelijke invoering en inrichting is nog een functionele implementatie door de organisaties zelf noodzakelijk. Afhankelijk van toekomstige ambities zullen hiervoor desgewenst nieuwe vervolgopdrachten voor SSC DeSom geformuleerd moeten worden. Informatiebeveiliging De regionale CISO’s en informatiemanagers werken vanwege het verhoogde dreigingsniveau gezamenlijk met SSC DeSom aan uitvoeringsplannen voor informatiebeveiliging, hierin zullen de verdere implementatie van toepassingen en maatregelen opgenomen moeten worden. In de Voorjaarsrapportage 2022 zijn op verzoek van de deelnemers een drietal additionele maatregelen op gebied van informatiebeveiliging aangevraagd. Dit betreft: - Optimalisatie beheer van kwetsbaarheden; - Automatisch patchmanagement; - Netwerksegmentatie.
Eind 2022 zijn deze projecten gestart, en deze worden gefaseerd uitgevoerd. Deze onderdelen worden in 2023 afgerond. Daarnaast, informatiebeveiliging is een continue proces, er worden in samenwerking met de CISO’s van de deelnemers nieuwe maatregelen in kaart gebracht. De verwachting is dat er in 2023 en 2024 nog aanvullende middelen nodig zullen zijn. Ten tijde van het opstellen van de begroting was dit nog niet bekend.
Begroting 2024 SSC DeSom
Versie 1.0
18
4.2
Uitgangspunten nieuw beleid
Om de ontwikkelingen te vertalen in plannen hanteren we de volgende uitgangspunten: 1. SSC DeSom als ICT bedrijf van de gemeenten beweegt mee met de generieke ICT ontwikkeling waarin steeds meer hardware functionaliteit en applicaties als online (Cloud) dienst worden afgenomen en streeft naar afbouw van de eigen/lokale infrastructuur. De deelnemers voorzien een geleidelijke overgang richting de Cloud voor wat betreft hun applicaties; 2. Onze ICT infrastructuur en de ICT beheerorganisatie ontwikkelen we verder richting een hybride Cloud architectuur. Regionaal is een basisontwerp opgesteld voor de Cloud basisinfrastructuur; 3. We realiseren gezamenlijk een nieuwe digitale werkomgeving, die het ‘nieuwe werken’ optimaal kan ondersteunen. Regionaal zijn de wensen voor de nieuwe digitale werkomgeving (DWO) beschreven. De DWO is gebaseerd op de volgende principes; mobile first, flexibel, plaats- en tijdonafhankelijk. De deelnemers hebben keuze uit de werkplektypen, die in de Producten- en dienstencatalogus (PDC) zijn opgenomen; 4. Versterking van de (informatie) beveiliging is noodzakelijk. Het veranderde cyberdreigingsniveau, de nieuwe regelgeving, de Cloud ontwikkelingen en de nieuwe DWO vragen meer inzet en andere beveiligingsmaatregelen; 5. Aandacht voor veranderende I&A rollen als gevolg van ontwikkelingen.
Transitie van een taakgerichte uitvoeringsorganisatie (die een lokale infrastructuur beheert) naar ook een meer proactieve advies- en regieorganisatie (die zowel een lokale als een Cloud infrastructuur beheert). De deelnemers willen niet dat SSC DeSom een beperking vormt in de ontwikkeling of dienstverlening, maar juist de aanjager en ondersteuner daarvan is; 6. Ruimte voor innovatie. SSC DeSom moet niet afhankelijk zijn van haar deelnemers om te bepalen wat er gaat gebeuren op het vakgebied. Het is onontbeerlijk dat de medewerkers van SSC DeSom, naast opleiding en training, tijd en ruimte krijgen voor ontwikkeling en bijhouden van het vakgebied; 7. Waar mogelijk wordt samengewerkt met ICT van de gemeente Hoorn. 4.3
Ontwikkelingen in 2024
In de Kaderbrief 2024 zijn een aantal ontwikkelingen beschreven en voorstellen gedaan, maar daarover was regionaal nog geen volledige consensus. Daarom is in het Algemeen Bestuur van 29 maart 2023 besloten om de Kaderbrief 2024 vast te stellen met uitzondering van de budgetten voor het Meerjaren Uitvoeringsplan Informatiebeveiliging. Daarbij is de volgende risicoparagraaf toegevoegd aan de Kaderbrief 2024: De budgetten die voor informatiebeveiliging nodig zijn, worden pas opgenomen in Begroting 2024 nadat het Algemeen Bestuur uiterlijk in april 2023 unaniem instemt met de financiële gevolgen. De gemeenteraden zijn op 5 april 2023 middels een raadsinformatiebrief hierover geïnformeerd. Dit betekent dat de Begroting 2024 op verzoek van de deelnemers voorlopig wederom zo veel als mogelijk beleidsarm wordt opgesteld. Er zijn vanuit de Kaderbrief twee nieuwe projecten gepland voor 2024. Dit betreft een project voor doorontwikkeling van de werkplek en de uitvoering van een aanbesteding en implementatie van nieuwe mobiele abonnementen. De gemeenten hebben vanuit de Digitale agenda gemeenten 2024 van de VNG (DA2024) nog steeds belangrijke opgaven wat betreft de digitale transformatie. Voor deze opgaven is het van Begroting 2024 SSC DeSom
Versie 1.0
19
cruciaal belang, dat de onderliggende infrastructuur, ICT voorzieningen, beveiliging en privacy goed op orde zijn. De ontwikkelingen, die de VNG signaleert sluiten aan bij de ontwikkelingen, die bij SSC DeSom de afgelopen jaren in gang zijn gezet. Het is van belang dat de digitale transformatie van de deelnemers en WerkSaam Westfriesland gezamenlijk met SSC DeSom wordt opgepakt en goed wordt onderhouden, want deze ontwikkelingen staan niet stil en het is belangrijk, dat deze goed op elkaar aan blijven sluiten. Dit geldt ook voor digitale veiligheid in relatie tot cyberdreigingen. De digitale veiligheid van gemeenten komt steeds meer onder druk te staan. De nationale Informatie Beveiligingsdienst (IBD) roept de gemeenten dan ook dringend op zich verder digitaal te versterken en hun digitale weerbaarheid structureel te verhogen. Dit vraagt serieuze financiële investeringen. De IBD geeft als richtlijn 10% van de ICT begroting van een gemeente. Het voldoen aan de nieuwe adviezen en uitgangspunten van de IBD vraagt extra inzet en een gezamenlijke aanpak van de deelnemers en SSC DeSom. Een aantal additionele maatregelen zijn in de Voorjaarsrapportage 2022 opgenomen en in 2023 opgepakt. Deze zullen doorwerken in de volgende jaren. De informatievoorziening gaat over veel meer dan computers en techniek.
Het gaat om hoe we met behulp van hardware, betrouwbare en veilige data en software ontwikkelingen binnen onze organisaties, de ontwikkeling van medewerkers en onze werkprocessen zo goed mogelijk kunnen ondersteunen. Alleen met een goed samenspel zijn we in staat om te voldoen aan de huidige en toekomstige wensen van inwoners en bedrijven. Met de deelnemers is afgesproken dat de deelnemers samen met SSC DeSom de nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot ontwikkeling van de informatievoorziening en digitalisering verder gaan inventariseren en uitwerken. Daarna worden concrete voorstellen voorgelegd aan het bestuur. Hierin zal ook de uitwerking van ‘de stip op de horizon’ mede een rol gaan spelen. De uitdagingen voor gemeenten op het gebied van digitalisering zijn de komende jaren groot. De VNG signaleert veel nieuwe wetgeving, die ingrijpt op onze informatiehuishouding (Digitale overheid 2024). De nieuwe visie op het gegevenslandschap (Common Ground) is door de ALV van de VNG vastgesteld en gaat de komende jaren het informatielandschap grondig veranderen. Om dit op een goede manier te ondersteunen is het voor SSC DeSom essentieel dat de gemeenten een gelijke visie hebben op belangrijke digitaliseringsthema's. Hiermee kunnen we het solidariteitsprincipe waarop SSC DeSom is gestoeld handhaven. We verkennen de volgende vier onderwerpen met elkaar: a. SAAS ontwikkeling; b.
Data gestuurd werken; c. Common Ground; d. Toekomst van de werkplek. Per onderwerp verkennen we de gezamenlijke ambitie en het gewenste c.q. vereiste tijdpad. Op basis hiervan kan beter worden bepaald wat de toekomstige rol van SSC DeSom moet zijn en hoe zij op deze thema’s kunnen anticiperen. Op dit moment zijn bovenstaande ontwikkelingen Begroting 2024 SSC DeSom
Versie 1.0
20
zoals het er nu naar uitziet - nog onvoldoende uitgewerkt om de impact op de bedrijfsvoering en budgetten van SSC DeSom te kunnen bepalen. In de Voorjaarsrapportage 2023 is onderstaande toelichting en statusupdate beschreven. SAAS ontwikkeling Alle applicatieleveranciers streven naar SAAS ontwikkeling, maar we zien dat het tempo van de daadwerkelijke ver-SAAS-ing de afgelopen jaren achterbleef bij de eerdere verwachtingen. In tegenstelling tot de verwachte afname van de infrastructuur en beheerlast voor SSC DeSom, signaleerden wij afgelopen jaren zelfs een groei. Daarnaast constateerden we dat na de overstap naar SAAS de oude applicatie en data vaak toch beschikbaar moet blijven omdat er geen volledige conversie plaatsvond of omdat functionaliteit nog in ontwikkeling was. Door de SAAS ontwikkelingen en de nieuwe koppelvlakken is onze infrastructuur veel complexer geworden en verschuiven de verantwoordelijkheden. Dit vraagt om duidelijke demarcatie van de verantwoordelijkheden en nieuwe beheerafspraken. Hierover zijn we met de deelnemers in gesprek op gebied van informatiemanagement, architectuur en informatiebeveiliging. Data gestuurd werken SSC DeSom heeft een eigen dataplatform opgezet waarmee rapportages en dashboards ontwikkeld kunnen worden. SSC DeSom gebruikt dit platform nu alleen om te rapporteren aan de deelnemers over de dienstverlening.
Omdat Business Intelligence officieel (nog) niet tot onze dienstverlening behoort, beschikken wij niet over de middelen en de medewerkers om dit verder te ontwikkelen en goed te kunnen beheren. Het is aan de deelnemers om hier een tijdpad en kosten aan te verbinden. Aan de gemeenschappelijke regeling WerkSaam Westfriesland en de SED organisatie levert SSC DeSom een dataplatform waarmee zij zelf aan de slag kunnen. De verbruikskosten hiervan worden één-op-één doorbelast aan deze organisaties. Het beheeraspect is wel een aandachtspunt. Common Ground SSC DeSom en zijn deelnemers ontwikkelen zelf geen applicaties. Hiervoor zijn wij sterk afhankelijk van de applicatieleveranciers. Pas als er concrete ontwikkelingen en opdrachten vanuit de deelnemers zijn, kunnen we gezamenlijk onderzoeken wat dit betekent voor onze huidige infrastructuur en voor de dienstverlening van SSC DeSom. Hierbij dienen informatiemanagement, architectuur en informatiebeveiliging betrokken te worden. Een eerste opdracht in dit kader is in 2022 door de SED organisatie verstrekt aan SSC DeSom. Gezamenlijk wordt een zogenaamd SSC DeSom Azure Kubernetes platform ontwikkeld, waarmee de SED organisatie een aantal gemeentelijke GEO bronnen op haar website wil ontsluiten voor haar burgers. Toekomst van de werkplek Afgelopen jaren is gezamenlijk met de deelnemers een nieuwe digitale werkplek (DWO) ontwikkeld.
In september 2022 heeft de Adviescommissie opdracht verstrekt voor het uitvoeren van een tweetal Proof of Concepts (POC’s) om de beoogde doorontwikkeling te kunnen testen. De POC voor de VDI werkplek diende zo spoedig mogelijk gepland te worden in verband met risico’s door end-of-life situatie van de oude VDI werkplek en is inmiddels succesvol uitgevoerd. De POC voor de opvolger van de Citrix werkplek staat in 2023 als project gepland. De invoering van de opvolger van de Citrix werkplek zal vermoedelijk in 2024 plaatsvinden, hiervoor is het project doorontwikkeling van de werkplek gepland. Na de uitkomst van de POC zal meer duidelijk worden wat exact gewenst is en wat hier voor nodig is.
Begroting 2024 SSC DeSom
Versie 1.0
21
In 2024 krijgen we naast bovengenoemde nieuwe ontwikkelingen ook te maken met een aantal ontwikkelingen, die al eerder zijn ingezet maar waarvoor nog geen budget is toegekend. Deze ontwikkelingen zullen ook in 2024 en verder doorlopen. Het betreft de onderstaande ontwikkelingen: Extra licenties door stijging gebruikersaccounts bij deelnemers De licentiekosten van SSC DeSom worden beïnvloed door externe factoren, waar SSC DeSom zelf geen invloed op heeft. Enerzijds worden we geconfronteerd met prijsstijgingen vanuit vrijwel alle softwareleveranciers. Anderzijds zien we al enige jaren bij alle deelnemers en WerkSaam Westfriesland een forse toename van het aantal gebruikers. Per saldo was er op 1 januari 2023 sprake van tachtig gebruikers meer dan het jaar daarvoor en dit aantal is nog steeds stijgende, ondanks de structureel ingeplande opschoonacties bij de aangesloten organisaties. Omdat de aan de standaard werkplek en centrale functionaliteiten gekoppelde licenties onder de centrale contracten en begroting van SSC DeSom vallen, heeft een toename van het aantal medewerkers bij de aangesloten organisaties direct invloed op de licentiekosten van SSC DeSom. Het aantal meldingen van indiensttreding viel de afgelopen jaren steeds hoger uit dan het aantal meldingen van uitdiensttreding, waardoor SSC DeSom genoodzaakt is om tussentijds steeds extra licenties aan te schaffen.
Anders kan de nieuwe medewerker namelijk niet inloggen en werken. Daarbij komt dat bij een melding van uitdiensttreding deze licenties vanwege verplichte bewaartermijnen niet direct vrijgegeven kunnen worden voor een nieuwe medewerker. Informatiebeveiliging / Verhogen digitale weerbaarheid Zoals aan het begin van deze paragraaf beschreven verwachten wij dat komende jaren verdere doorontwikkeling, uitbreiding en aanscherping van de beveiliging nodig zal zijn. Ook in 2023 (en de verwachting is ook in 2024) zijn er wijzigingen ten aanzien van de wet- en regelgeving (BIO), die ook gevolgen zal hebben voor SSC DeSom en haar deelnemers. Op dit moment zijn deze ontwikkelingen nog onvoldoende duidelijk om de exacte gevolgen ervan in te kunnen schatten. Zodra deze wel bekend zijn worden deze voorgelegd aan deelnemers en het bestuur. Deze wijzigingen zullen doorwerken in 2024. Project Aanbesteding en implementatie van nieuwe mobiele abonnementen Dit betreft het project voor de aanbesteding en implementatie voor GT Mobiel 3. De deelnemers hebben zich in 2021 via SSC DeSom ingeschreven voor deze nieuwe VNG aanbesteding voor vervanging van mobiele telefonieabonnementen. De aanbesteding is bedoeld als opvolger voor de huidige GT Mobiel 2 contracten van SSC DeSom die in 2024 aflopen.
Voor de minicompetitie die SSC DeSom zelf moet uitvoeren om de nieuwe provider te verwerven voor de PDC dienst Mobiele Telefonie en voor de implementatie van de nieuwe raamovereenkomst en de nieuwe abonnementen is in Begroting 2024 een projectbudget verstrekt.
Begroting 2024 SSC DeSom
Versie 1.0
22
5.
RECAPITULATIE BEGROTINGSWIJZIGINGEN
5.1
Investeringen
In 2024 zijn er vooralsnog geen investeringen gepland. Dit kan veranderen zodra er nieuwe voorstellen vanuit de deelnemers en/of SSC DeSom komen. 5.2
Structurele wijzigingen exploitatiekosten
In 2024 zijn structurele wijzigingen van de exploitatiekosten voorzien. Hierover is recent in de Voorjaarsrapportage 2023 gerapporteerd. Daarnaast zijn er een aantal ontwikkelingen op het gebied van informatiebeveiliging, die mogelijk ook nog financiële consequenties hebben. De gemeentelijke projecten, regionale projecten en extra werkzaamheden voor de deelnemers en WerkSaam Westfriesland vallen niet onder de begroting van SSC DeSom, maar worden direct doorbelast aan de opdrachtgever. 5.3
Indexatie 2024
Voor indexatie van lonen en prijzen hanteren wij - conform afspraken daarover - de regionale richtlijn met betrekking tot de gemeenschappelijke regelingen in Noord-Holland Noord. In deze richtlijn is rekening gehouden met te laag geraamde indexatie in de begrotingen van 2021 en 2022, waardoor vanaf 2024 op loon een inhaalindexatie is toegepast van 3,6% structureel en op prijs een inhaalindexatie is toegepast van 3,6% structureel (beiden niet cumulatief). De reguliere indexatie op loon van 3,9% is vanaf 2024 cumulatief toegepast, evenals de reguliere indexatie op prijs van 2,5%.
Begroting 2024 SSC DeSom
Versie 1.0
23
6.
FINANCIËLE BEGROTING
6.1
Uitgangspunten bij de begroting
Algemeen Met de Kaderbrief 2024, die voor zienswijzen naar de deelnemende gemeenteraden is gestuurd, bent u geïnformeerd over de financiële kaders voor het begrotingsjaar 2024. De zienswijzen van de deelnemende gemeenteraden hierop lopen uiteen van positief, uitgezonderd de onderdelen van het Meerjaren Uitvoeringsplan Informatiebeveiliging tot negatief in zijn geheel. Om uit de impasse te komen, heeft het Dagelijks Bestuur besloten om de onderdelen van het Meerjaren Uitvoeringsplan Informatiebeveiliging uit de Kaderbrief 2024 te halen. Daarnaast heeft er een aanpassing in de indexatie plaats gevonden door voor de meerjarenraming de indexatie te splitsen in een structurele inhaalindexatie, welke niet cumulatief is toegepast en een structurele reguliere indexatie, welke wel cumulatief is toegepast. In de begroting van SSC DeSom zijn uitsluitend opgenomen de geraamde kosten van: • Inrichting van standaard werkplekken bij de deelnemers en bij WerkSaam Westfriesland; • Licenties van daarbij behorende applicaties (dus niet licenties van organisatie-specifieke applicaties zoals basisadministraties, zaaksystemen, financiële pakketten en dergelijke); • Ondersteuning van de standaard werkplekken en de daarbij behorende licenties. In deze begroting zijn dus niet opgenomen de kosten van producten en projecten, die geheel en onverkort met de afnemers/opdrachtgevers worden verrekend.
Financieel De Begroting 2024 is opgesteld met de volgende uitgangspunten: - De deelnemende gemeenten zijn Drechterland, Enkhuizen, Stede Broec, Opmeer, Medemblik en Koggenland; - Basis voor de Begroting 2024 zijn de structurele budgetten in 2023; - De gehanteerde afschrijvingstermijn voor de aanpassingen aan het gebouw en glasvezel bedraagt 10 jaar, laptops en telefoons 3 jaar en voor de overige activa 5 jaar; - Er is een inflatiecorrectie van 7,5% toegepast op loon en op prijs van 6,1% conform de Financiële Uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen Noord-Holland Noord. In de meerjarenraming is deze indexatie gesplitst in een structurele inhaalindexatie, welke niet cumulatief is toegepast en een structurele reguliere indexatie, welke wel cumulatief is toegepast; - De bijdrage in 2024 van WerkSaam Westfriesland is de bijdrage 2023 plus indexatie van 7,1% (gewogen gemiddelde van loon en prijs) en in de meerjarenraming cumulatief toegepast; - In de Begroting 2024 zijn onder nieuw beleid twee incidentele budgetten opgenomen, de één voor de doorontwikkeling van werkplekken voor een bedrag van € 120.000 en de ander voor de aanbesteding en implementatie van GT Mobiel 3 voor een bedrag van € 30.000.
Begroting 2024 SSC DeSom
Versie 1.0
24
Toerekening aan deelnemende gemeenten en WerkSaam Westfriesland De bijdrage van de deelnemende gemeenten wordt gebaseerd op het aantal inwoners (t-1). Voor WerkSaam Westfriesland wordt de bijdrage jaarlijks geïndexeerd met het gewogen gemiddelde van loon en prijs. Voor 2024 wordt de bijdrage € 709.400.
Begroting 2024 SSC DeSom
Versie 1.0
25
6.2
Overzicht van baten en lasten conform op basis van kostensoorten
Product
Rekening 2022 Begroting 2023
Lasten Infrastructuur en werkplekken Afschrijvingen Licenties Audits inzake licenties Eenmalige projectkosten investeringen Verbruikskosten cloud Onderhoud Rente
797.000 1.322.000 2.000 108.000 123.000 172.000 -5.000
713.400 1.288.600 28.000
Organisatiekosten Salarissen Personeelsgerelateerde budgetten Inhuur derden Informatiebeveiliging Overige bedrijfskosten
2.891.000 48.000 634.000 111.000 105.000
Inkoop diensten bij gemeenten Huur kantoorruimte Huur en energie serverruimten Bijdrage ondersteunende diensten
Structurele gevolgen VJR 2022
Nieuw structureel beleid 2024
Nieuw incidenteel beleid 2024
68.000
Basis 2024
773.900 1.288.600 28.000
78.600 1.700
773.900 1.367.200 29.700
263.400 386.900 10.000
16.100 23.600
279.500 410.500 10.000
3.187.900 80.500 133.900 66.600 121.100
3.187.900 80.500 133.900 66.600 121.100
239.100 4.900 8.200 4.100 7.400
3.427.000 85.400 142.100 70.700 128.500
223.000 130.000 27.000
213.800 114.000 45.300
213.800
13.000
226.800
327.000 293.000
231.700 146.900
231.700 146.900 114.000 45.300
14.100 9.000 7.000 2.800
245.800 155.900 121.000 48.100
Onvoorzien Vennootschapsbelasting Totaal lasten
7.308.000
10.000 6.922.700
150.000
10.000 7.102.500
429.600
10.000 7.532.100
Baten Vaste bijdrage deelnemers Bijdrage WerkSaam Westfriesland Totaal baten
6.552.000 648.000 7.200.000
6.260.300 662.400 6.922.700
-
6.440.100 662.400 7.102.500
382.600 47.000 429.600
6.822.700 709.400 7.532.100
Inkoop diensten bij derden Huur verbindingen Externe dienstverleningscontracten Huur datacenter Verwerking salarisadministratie
Baten en lasten diverse dienstverlening
263.400 267.600 10.000
Loon- en Begroting 2024 prijsindexatie 2024
-
-
Totaal saldo van baten en lasten
-108.000
-
Mutatie reserves
182.000
-
Geraamd resultaat
74.000
-
Begroting 2024 SSC DeSom
Versie 1.0
150.000
68.000
-
68.000 68.000
-
-
-
-150.000
-
-
-
-
-150.000
-
-
-
-
26
Overhead Bijna de gehele begroting van SSC DeSom valt onder het taakveld Overhead. Wel dient inzichtelijk gemaakt te worden wat tot de ‘eigen overhead’ behoort. In onderstaand overzicht wordt de uitsplitsing gegeven.
Overhead 2024 Omschrijving Infrastructuur en werkplekken Organisatiekosten Inkoop diensten bij gemeenten Inkoop diensten bij derden Overige Totaal