Aanschaf camera volgsysteem raadzaal raadsVOORSTEL

Voorstel aan de gemeenteraad Onderwerp: Zaaknummer:

Aanschaf camera volgsysteem raadzaal 130911

Presidium: Raadsvoorstel:

30-05-2023 20-05-2023

Portefeuillehouder: Programma:

E.A. van Zuijlen 1: Bestuur en ondersteuning

Karakter:

Besluitvormend

Bijlagen:

Positionering camera’s Prijsvoorstel cameravolgsysteem raadzaal Programma van eisen

Voorgesteld besluit: 1. In te stemmen met een investeringskrediet van 30.000 euro voor de aanschaf van een cameravolgsysteem. 2. Geheel over te stappen op een videoverslag aangevuld met een beknopte besluitenlijst en te stoppen met de inkoop van de schriftelijke notuleerservice. 3. De besparing van circa € 20.000,= per jaar in te zetten voor de dekking van de kapitaalslastenen bijkomende kosten. 4. De financiële gevolgen te verwerken in de begroting van de griffie van 2024.

Inleiding Als enige van de 3 SED gemeenten worden raadsvergaderingen van Enkhuizen nog niet met video uitgezonden. Er is alleen een audioverslag in combinatie met schriftelijke notulen. De raad heeft eerder de wens uitgesproken de raadsvergaderingen live te willen uitzenden. Er heeft – op basis van een eerder vastgesteld programma van eisen - een onderhandse meervoudige aanbesteding plaatsgevonden onder 3 partijen om te komen tot de aanleg van een cameravolgsysteem. Beoogd effect De raads- en commissievergaderingen zo toegankelijk mogelijk maken voor inwoners en medewerkers door de vergadering ook thuis te kunnen volgen via live beeld en geluid van een goede kwaliteit. Dit maakt de vergaderingen makkelijker te volgen en terug te kijken. Beleidsvrijheid / -ruimte (wettelijk kader) Het live met beeld en geluid uitzenden van de raads- en commissievergadering is (nog) geen wettelijke verplichting. Alleen als digitaal wordt vergaderd dan geldt deze verplichting. Het past wel bij een openbare raads- en commissievergadering dat deze ook voor een grote groep makkelijk toegankelijk is. Bij de aanleg van het camerasysteem dient rekening te worden gehouden met het historische en monumentale karakter van de raadzaal. Hier moet zo min mogelijk inbreuk op worden gedaan. Om die reden heeft de conservator de inzendingen mede beoordeeld.

In het kader van de privacy wetgeving moet publiek en eventuele insprekers er actief op gewezen worden dat de vergaderingen uitgezonden worden. Argumenten Het is een wens van de raad om de raads- en commissievergaderingen beter toegankelijk te maken. In de coronaperiode is geëxperimenteerd met het uitzenden via een zogenaamde vergader uil, dat leverde niet de gevraagde beeld- en geluidskwaliteit op. De meest duurzame oplossing is de installatie van een zogenaamd cameravolgsysteem. De vergadering wordt in beeld gebracht via 4 beweegbare camera’s voor de sprekers, die worden gemonteerd op de aanwezige monitoren en één overzichtscamera, die de hele ruimte in beeld brengt. De camera’s communiceren met de microfoons. Gaat een microfoon aan, dan zoomt de camera daar

1

tegenover in op de persoon die aan het woord is. Gaat de microfoon uit, dan zoomt de camera weer uit en ontstaat er een overzichtsbeeld. Met dit systeem zijn de raads- en commissievergaderingen goed te volgen. De griffie heeft de mogelijkheid de uitzending handmatig te onderbreken, bijvoorbeeld bij een schorsing. Verder komt er ook een technische oplossing voor besloten vergaderingen, waarbij wel een videoverslag wordt gemaakt, maar de live uitzending kan worden onderbroken. Gelijktijdig met het camerasysteem wordt de microfooninstallatie in de raadzaal vervangen. De raad gaat gebruik maken van het mobiele vergadersysteem dat eerder al is aangeschaft en in de coronaperiode gebruikt is voor vergaderingen in Sprookjeswonderland. Dit microfoonsysteem heeft technisch en kwalitatief de nodige voordelen. Na de installatie is er een volwaardig videoverslag van alle vergaderingen beschikbaar. Op dit moment worden – naast het audioverslag – nog schriftelijke notulen uitgewerkt door een externe notuleerservice. Voorgesteld wordt hier na ingebruikname van het camerasysteem mee te stoppen en geheel over te gaan op een videoverslag in combinatie met een beknopte besluitenlijst. Dit levert jaarlijks een aanzienlijke kostenbesparing op, waaruit de aanschaf van de camera’s ruimschoots gedekt kan worden.

Uitkomst aanbesteding Er heeft een meervoudige onderhandse aanbesteding plaatsgevonden waarbij 3 partijen zijn uitgenodigd een aanbieding te doen. Daarbij is door een commissie getoetst op een aantal criteria als prijs / kwaliteit, gebruiksgemak, technische aspecten zoals de combinatie met het microfoon systeem en de koppeling met Notubiz, de inpassing in de monumentale raadszaal, etc. etc. De inzending van de firma Jacott (zie bijlagen) kwam overtuigend op alle aspecten als beste uit de bus. Deze firma heeft ruimschoots ervaring met de installatie van dit soort systemen door het hele land. De gekozen oplossing heeft een minimale impact op het karakter van de raadzaal omdat alleen de overzichtscamera aan de wand wordt bevestigd. De overige 4 camera’s worden bovenop de reeds aanwezige monitoren geplaatst. De bekabeling kan geheel worden weggewerkt in het interieur. De griffie krijgt de beschikking over een device waarmee de uitzending handmatig kan worden beheerd. De voorzitter kan eveneens meekijken op deze monitor. Kanttekeningen / alternatieven Een alternatief zou zijn een opstelling met vaste, niet beweegbare camera’s, hierdoor kunnen echter niet alle sprekers goed in beeld worden gebracht. Verder is gekeken naar een flexibele opstelling die na gebruik weer kan worden opgeruimd.

Dit kost veel tijd voor en na iedere vergadering, bovendien creëert het een onveilige situatie met losse kabels in een toch al beperkte ruimte. De voorkeur gaat daarom uit naar de permanente opstelling zoals voorgesteld door de firma Jacott. De camera’s kunnen ook worden ingezet als beveiligingscamera op het moment dat de raadzaal niet in gebruik is. Draagvlak Het voorstel is herhaaldelijk besproken in het presidium. Er is brede consensus dat deze investering de raads- en commissievergaderingen beter toegankelijker en laagdrempeliger maakt. Dit past in de ambities van de raad. Planning, evaluatie en verantwoording Er heeft al een tweetal bijeenkomsten met de firma Jacott plaatsgevonden waarbij alle technische en gebruiksaspecten rond de installatie zijn doorgenomen. Als de raad akkoord gaat met deze investering kunnen de werkzaamheden in het zomerreces plaatsvinden. Direct na de zomer, voor de eerste commissievergadering, wordt een training ingepland met de raads- en commissieleden en voorzitters waarbij geleerd wordt hoe te werken met het systeem en het videoverslag. Financiën Voor de aanschaf en installatie van het cameravolgsysteem is een investering van €25.847,56 benodigd, exclusief BTW. Er zijn nog bijkomende kosten voor bekabeling, de installatie van een server, etc. Voor de aanschaf en installatie van het cameravolgsysteem is € 30.000 benodigd.

De kapitaallasten vanaf 2024 bedragen € 7.050. Verder moet rekening worden gehouden met extra licentiekosten en modules van Notubiz voor de uitzending van videobeeld en ondertiteling (wettelijk verplicht) en jaarlijkse onderhoudskosten van het systeem. Deze zijn op dit moment nog niet volledig bekend. Met de aanschaf van het cameravolgsysteem kunnen de jaarlijkse kosten van de externe notuleerservice ad € 20.000 worden afgeraamd, indien wordt overgegaan op videoverslaglegging, aangevuld met een beknopte besluitenlijst (en dus te stoppen met schriftelijke notulen). Voorgesteld wordt de definitieve onderhouds- en licentiekosten te verwerken en de resterende besparing toe te voegen aan de structurele ruimte 2024.

2

Enkhuizen, Het presidium, De griffier,

De burgemeester,

Dhr. P.T.J. Pels

Dhr. E.A. van Zuijlen

3