a. Jaarstukken 2020 SED
Tekst van het document
Jaarstukken 2020
Inhoudsopgave 1.
Jaarverslag .................................................................................................................5 1.1 Programmaverantwoording ................................................................................6 1.1.1 Toelichting op de cijfers ...........................................................................16 1.2
2.
3.
Paragrafen .......................................................................................................18
1.2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing..............................................18 1.2.2 Onderhoud kapitaalgoederen ..................................................................21 1.2.3 Financiering ............................................................................................22 1.2.4 Bedrijfsvoering ........................................................................................23 Jaarrekening .............................................................................................................24 2.1 Balans per 31 december 2020 ........................................................................25 2.2 Overzicht van baten en lasten 2020 ................................................................27 2.3 Grondslagen van waardering en resultaatbepaling ..........................................29 2.4 Toelichting op de balans .................................................................................31 2.5 Toelichting op de staat van baten en lasten in de jaarrekening over 2020 .......36 Bijlagen......................................................................................................................43
2
Aanbieding Jaarstukken 2020 SED Organisatie Voor u liggen de jaarstukken 2020 van de SED organisatie. Het afgelopen jaar was een bijzonder jaar dat ieder van ons voor bijzondere uitdagingen heeft gesteld. Dankzij de Westfriese manier van aanpakken is -ondanks Corona- de organisatie erin geslaagd het werk zoveel mogelijk doorgang te laten vinden. We hebben het thuiswerken ontdekt en kunnen faciliteren. Het heeft een nieuwe dimensie aan ons werk en aan het samenwerken toegevoegd. Afgelopen jaar is hard doorgewerkt aan de verdere professionalisering van de organisatie. Een nieuwe topstructuur is ingevoerd en begint zijn vruchten af te werpen. Er wordt stevig leidinggegeven, strakker gestuurd op planningen en op kwaliteit van de producten en diensten die worden geleverd. Een leiderschapsprogramma om met elkaar verdere stappen hierin te zetten is ingezet en wordt de komende periode verder uitgerold. We ervaren dat we een sterk team van leidinggevenden hebben gepositioneerd binnen de SED en verwachten hier veel positieve resultaten van de komende jaren. Vervolgstappen zijn ook gezet in de harmonisatie van producten en diensten. Steeds meer zaken, met name aan de kant van bedrijfsvoering, zijn geharmoniseerd en worden daardoor efficiënter uitgevoerd. Ook de komende jaren zullen hier weer vervolgstappen in worden gezet.
Financieel gezien heeft het jaar ons ook voor bijzondere uitdagingen gesteld. Als gevolg van Corona hebben we voor de gemeenten en onze organisatie extra kosten moeten maken. In het laatste kwartaal hebben we in de drie radenbijeenkomst geagendeerd dat de SED organisatie in een te krap jasje zit. Dit is een probleem dat zich structureel voordoet en waar we zo niet mee door kunnen gaan. Ondanks een bijzonder en pittig jaar kunnen we het gelukkig afsluiten met een zeer beperkt tekort (slechts 0,2% van de primaire begroting). De directie heeft zich maximaal ingespannen om kosten te beperken en binnen de begroting te blijven. Het financieel resultaat over 2020 laat een feitelijk tekort en bedraagt € 86.000. Niet uitgegeven budgetten Er zijn in 2020 een tweetal budgetten niet uitgegeven, waarvan de uitgave in 2021 gaat plaatsvinden. Indien het Algemeen Bestuur hiermee instemt werkt het technisch gezien zo dat, aangezien de SED geen reserves heeft, de budgetten in 2021 bij Voorjaarsnota dienen te worden toegevoegd aan de begroting 2021. Overigens zou het in het kader van het voeren van een goede bedrijfsvoering wenselijk zijn als de SED in de toekomst wel de mogelijkheid zou krijgen om (beperkt) een reserve aan te mogen houden.
Het gaat om de volgende budgetten: Een budget van € 60.000 dat niet is uitgegeven in het kader van het leiderschapstraject en in 2021 zal worden besteed € 37.000 aan noodzakelijke ICT uitgaven die moesten worden uitgesteld tot 2021. De tekorten aan de personele kant konden worden gedekt door hard te sturen door het management op de budgetten en de financiële dekking. De extra kosten zijn gedekt uit directe doorberekeningen aan de gemeenten, waaronder Corona en de Omgevingswet en konden daarnaast worden gedekt uit SED perspectief. Als DB zijn we van mening dat in 2020 de druk te hoog is opgevoerd en dat we dit voor de komende jaren onacceptabel vinden vanuit het oogpunt van goed werkgeverschap. De structurele formatie is eenvoudigweg ontoereikend om 3
alle werkzaamheden voor de drie gemeenten op een goede wijze uit te voeren. Met name de uitvoeringskosten in het sociale domein zijn door de decentralisaties sterk toegenomen (en natuurlijk ook de zorgkosten), maar ook in het ruimtelijke domein hebben we te maken met grote ontwikkelingen en daarmee extra werkzaamheden. Overigens zijn dit zaken waar alle gemeenten in Nederland mee kampen, het is geen uniek probleem voor de SED gemeenten. Een voorstel om het capaciteitsprobleem structureel op te lossen zal in het voorjaar van 2021 worden neergelegd bij de gemeenteraden. In het financieel resultaat is de bezuinigingstaakstelling ad € 660.000 verwerkt. Dit betreft een bezuinigingstaakstelling in het kader van digitalisering en robotisering die is voortgekomen uit SED Perspectief en daarmee is ingeboekt. Voor het structurele beeld is het verder van belang te melden dat de bijdrage van de drie gemeenten aan SED perspectief de komende jaren zal dalen van € 2,8 miljoen in 2020, naar € 2,3 miljoen in 2021 en € 1,8 miljoen in 2022. In 2020 is sterk ingezet op het omzetten van flexibel naar vast personeel en daarmee het terugdringen van de kosten op dit terrein. Hiermee wordt een deel van de afbouw van de bijdrage vanuit SED perspectief naar verwachting opgevangen. Begin 2020 was sprake van de inhuur van meer dan 100 medewerkers op interim basis.
Op dit moment zitten we op een aantal tussen de 70-75. Inzet is om dit af te bouwen naar 50-60 medewerkers op interim basis. Een flexibele schil is altijd nodig om pieken in het werk en ziekteverzuim op te vangen en om specialistische kennis in te huren. Overigens bevindt de inhuur van medewerkers zich iets onder het niveau van het gemiddelde binnen de lokale overheid (zie hiervoor ook het recent uitgebrachte rapport van de rekenkamercommissie).
4
1.
Jaarverslag
5
1.1
Programmaverantwoording
Programma bedrijfsvoering Hebben we bereikt wat we wilden bereiken? De SED organisatie werkt aan een prettige woon- werk- en leefomgeving. Zij staat voor goede dienstverlening aan de inwoners en ondernemers, en een krachtige en deskundige ondersteuning aan de besturen van gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland. In de begroting 2020 is aangeven dat de vastgelegde doelen in SED Perspectief (het organisatie-ontwikkelplan) worden nagestreefd. Er zijn sindsdien veel verbeteringen gerealiseerd. De doelstellingen waarbij voor ieder onderdeel een 8 werden geambieerd bleken echter volstrekt onhaalbaar. Dat wil niet zeggen dat er niets is bereikt, integendeel. Voor 2020 stond op het programma om de volgende punten af te ronden: Versterking van de sturing in de organisatie door invoering van de topstructuur; P&C-cyclus uitgebreid met een betrouwbaar en volwaardige maandrapportage; Informatiearchitectuur SED opgezet; Zichtbare robotisering van enkele processen; Omgevingswet is aan het eind van het jaar ingevoerd. Organisatieontwikkeling Sinds 2015 is de bedrijfsvoering ten behoeve van de drie gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland ondergebracht in de SED organisatie.
Onder de bedrijfsvoering vallen de ondersteunende PIOFACH taken: Personeel, Informatie, Organisatie, Financiën, Algemene zaken (Bestuursondersteuning en Juridische zaken), Communicatie en Huisvesting. Bij de start werd uitgegaan van een benodigde groeiperiode van vier tot zes jaar. In de jaren die volgen werd er hard gewerkt om de fusie tot een succes te maken, maar dat lukte onvoldoende. De SED kreeg naast de ambtelijke fusie onder andere te maken met nieuwe wetgeving, digitalisering, uitbreiding van taken met name in het sociaal domein. In 2017 vroegen de colleges van B&W aan de gemeenteraden een injectie van € 1,7 miljoen. De raden wilden dit pas beschikbaar stellen, nadat de organisatie extern was doorgelicht en er een gedegen organisatie-ontwikkelplan op tafel lag. Het extern onderzoek, uitgevoerd door Deloitte, bevestigde in 2017 dat de SED met (te) veel tegelijk bezig was. Aanbevelingen van Deloitte richtten zich op thema’s als digitalisering, versterken organisatie, organiseren van zakelijke afspraken (DVO, opdrachtgever-/opdrachtnemerschap) en organisatiecultuur. De gemeenteraden hebben eind 2017 voor het versnellen van de organisatieontwikkeling (SED perspectief) budget beschikbaar gesteld voor een periode van 3 jaar, 2018 tot en met 2020.
SED perspectief is gestart in 2018 met vier projecten: digitalisering, versterken van de organisatie, het organiseren van de zakelijke afspraken (waaronder de DVO, opdrachtgever-/ opdrachtnemerschap) en de organisatiecultuur. In 2019 en 2020 is de aandacht gericht op de ontwikkeling van de kwaliteit van de organisatie en bedrijfsvoering door de introductie van een topstructuur met drie domeinen: Samenleving, Ruimte en Bedrijfsvoering. Verbetering van de aansturing en bedrijfsvoering is immers een belangrijke voorwaarde voor de kwaliteit van de dienstverlening aan de burgers en de ondersteuning van ons bestuur. In 2020 is de invoering van de topstructuur afgerond. De domeinmanagers en afdelingshoofden zijn in 2020 benoemd en vanaf september is een leiderschapstraject ingezet om het verdere verbetertraject gezamenlijk vorm te geven. Het gaat om een meerjarige ontwikkeling waar de SED, met steun van het Algemeen Bestuur, de komende jaren gestaag mee voort zal gaan.
6
Wat hebben we daarvoor gedaan? Personeelszaken/ HRM De leidinggevende structuur en mandaatstructuur is conform het plan “Sturing en Ruimte” fundamenteel omgezet, waarmee een steviger fundament qua sturing en leiding aanwezig is. De gehele uitwerking hiervan heeft geleid tot een wijziging in aantallen en rolinvulling van directieleden, drie domeinmanagers en veertien afdelingshoofden. Deze zijn in 2020 allemaal benoemd (zie rapportage werving en selectie topstructuur) en met hen is een leiderschapstraject ingezet met de volgende (deel)doelen; • sturen op het realiseren van de doelstellingen uit concernplan en afdelingsplannen (vanuit de termijnkalender en P&C cyclus); • sturen op processen, overlegstructuren en communiceren hierover; • sturen op samenwerking binnen en buiten de afdeling; • sturen op werkplezier; • sturen op gemaakte afspraken en aanspreken van medewerkers op gewenste houding & gedrag; • sparren op inhoud met -in de eerste plaats- medewerkers, maar ook (collega) leidinggevenden, portefeuillehouders en stakeholders; • stimuleren van samenwerking binnen en buiten de afdeling; • gestructureerd ruimte bieden voor persoonlijke ontplooiing, vak-ontwikkeling en daarmee verder vorm geven aan organisatieontwikkeling. Resumerend: richting geven en sturen enerzijds en anderzijds ruimte bieden voor het uitoefenen en ontwikkelen van het vakmanschap.
Na invoering van de topstructuur en het leiderschapstraject voor het management hebben we vervolg gegeven aan een ontwikkelplan voor de organisatie met de titel "Gevoel voor Realiteit". Het is een "levende" strategische visie op waar we naar toe willen met de SED organisatie die kan meebewegen met wat de omgeving en de organisatie nodig hebben. Dit plan biedt het kader voor diverse projecten en activiteiten die ieder weer hun eigen planning hebben. Achter de schermen is in het laatste kwartaal van 2020 doorontwikkeling van het personeelsen salarissysteem Motion opgepakt, met als eerste doel toegankelijke management informatie over de formatie, loonsom en inhuur te genereren. In het vervolgtraject komen verlof, ziekteverzuim en zaken zoals het digitaal personeelsdossier, de loopbaan (gesprekscyclus) en on- en offboarding faciliteiten aan de orde. Het werken in 2020 heeft net als bij andere gemeenten en bedrijven in het teken gestaan van de Covid-19 crisis. Door het Covid-19 virus en de daaruit voortvloeiende pandemie is onze manier van werken ingrijpend gewijzigd. Niet meer volledig of grotendeels op kantoor werken maar vanuit huis, en alleen indien nodig naar kantoor. Het leek aanvankelijk onmogelijk, maar we zijn er met vallen en opstaan inmiddels aan gewend geraakt.
Er zijn extra faciliteiten beschikbaar gesteld voor de medewerkers om de gevolgen van het thuiswerken waar mogelijk te verzachten. Daarnaast is er in december aan de medewerkers een éénmalige vergoeding toegekend voor het arbo technisch verantwoord inrichten van de thuiswerkplek en een thuiswerkvergoeding voor de extra kosten volgens de normen van het Nibud en rekening houdende met fiscale regelgeving.
7
Naar aanleiding van een bezoek van de arbeidsinspectie moest het beleid op het gebied van discriminatie worden aangepast. Daaropvolgend zijn ook andere beleidsstukken herijkt, zoals de ‘Handreiking ongewenste omgangsvormen’, ‘Veilige werkomgeving’, ‘Zwangerschapsbeleid’, ‘Arbo zorgbeleid’. Ook heeft er een aanvullende Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) plaats gevonden op de onderwerpen zwangerschap en de Personeels- en Salaris Administratie (PSA). Samen met de afvaardiging van de Ondernemingsraad, de vertrouwenspersonen, onderdeel Human Resource en de Arbo is er vervolgens aan de arbeidsinspectie een toelichting gegeven op de stukken. De arbeidsinspectie was tevreden over deze aanpassingen. Communicatie Door Team Communicatie is vanaf maart 2020 veel inzet gepleegd op communicatie inzake het Coronavirus. De eerste twee maanden ging het om acute crisiscommunicatie. Daarbij was vooral communicatie op maat naar specifieke doelgroepen -zoals ouderen, agrariërs en ondernemers- nodig. Ook interne communicatie, o.a. over het thuiswerken was in deze fase erg belangrijk. De “communicatie-adviseur Corona” nam deel aan de Stuurgroep Corona voor de drie SED-gemeenten en aan het coronaoverleg met de communicatiecollega’s uit de Veiligheidsregio. Werkzaamheden werden vooral ingegeven door de actualiteit. De bijdrage vanuit Team Communicatie bestond o.a.
uit het gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen over een breed scala aan corona gerelateerde onderwerpen, zoals: wijzigingen in de gemeentelijke dienstverlening, uitbreiding van horecaterrassen in de zomer, de teststraat in Bovenkarspel, handhavingsacties en het afgelasten van kermissen en andere evenementen. Het team zorgde ook voor de uitvoering van de in- en externe communicatieacties die uit deze adviezen en de verschillende overleggen voortvloeiden. Verder werd informatie over de bestrijding van het virus gedeeld via onze gemeentelijke informatiekanalen. Dit betrof zowel eigen content, als inhoud die werd aangeleverd door de Rijksoverheid of de Veiligheidsregio. De bijdrage van Team Communicatie bestond verder o.a. uit perswoordvoering en het maken van omgevingsanalyses. Facilitaire dienstverlening In 2020 zijn we verdergegaan op de ingeslagen weg van 2019. Middels actief contractbeheer wordt de facilitaire dienstverlening vormgegeven. Er zijn nieuwe aanbestedingen gedaan en duidelijke contractafspraken gemaakt en vastgelegd. Er is een aanzet gegeven voor een strategisch facilitair beleidsplan dat verder uitgewerkt wordt op tactisch en uitvoerend niveau. Op deze manier is er duidelijkheid voor opdrachtgever, opdrachtnemer en klant op het gebied van product, proces, prijs en promotie.
Door het uitbreken van het covid-19 virus in maart van dit jaar, heeft het jaar 2020 voor een groot deel in het teken gestaan van aanpassingen van de gebouwen om deze “coronaproof” te maken. Ook is door de Servicedesk veel werk verricht om het thuiswerken te faciliteren. Aanwezige middelen (bureaustoelen, beeldschermen, toetsenborden et cetera) zijn verspreid onder de thuiswerkende medewerkers. Waar nodig zijn extra middelen aangeschaft. Er is een inventarisatie gemaakt om de behoefte aan devices in kaart te brengen en er zijn -in overleg met DeSom- extra laptops en toebehoren besteld. Naast het bestellen van extra middelen moeten deze én reeds aanwezige middelen worden geregistreerd en uitgegeven. Daarnaast zijn online Arbo gerelateerde adviezen gegeven voor het thuiswerken.
8
ICT ICT heeft –na de intrede van Corona- een heel belangrijke rol gespeeld bij het faciliteren van (samen)werken vanaf een thuiswerkplek. Door de nieuwe kantoorsoftware zijn we in staat op afstand met elkaar samen te werken en te kunnen videobellen. In zeer korte tijd hebben de SED-medewerkers zich bekwaamd in het gebruik van deze nieuwe digitale hulpmiddelen. Besloten is om elke medewerker te voorzien van de juiste middelen om thuis op een goede en veilige manier te kunnen (samen)werken. Dit project loopt ook in 2021 verder door zodat we steeds beter in staat zijn met behulp van de nieuwe hulpmiddelen effectiever en efficiënter samen te werken. De nieuwe Omgevingswet is met een jaar uitgesteld en wordt 1 januari 2021 van kracht. Dat geeft ons de mogelijkheid ons nog beter voor te bereiden op de belangrijke ICT-component: Digitaal Stelsel Omgevingswet. In dit kader is een nieuwe applicatie ten behoeve van Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving in 2020 ingericht en deze applicatie zal komend jaar verder worden geoptimaliseerd. Informatieveiligheid is een steeds belangrijker thema in onze organisatie waarin we steeds meer digitaal werken met gegevens van onder andere onze inwoners en ondernemers. We werken -met onze ICT-partner DeSom- continu aan het borgen van deze informatieveiligheid.
Tot slot zijn contracten van een aantal (grote) applicaties verlengd of opnieuw aanbesteed zodat we de komende jaren de bedrijfsvoering en dienstverlening goed blijven ondersteunen. P&C cyclus De P&C cyclus is in 2020 nagenoeg geheel volgens planning uitgevoerd. De jaarstukken 2019 van de SED organisatie en de drie gemeente hebben een goedkeurend verklaring van de accountant gekregen. In de begrotingen 2021 van de gemeente Stede Broec en Drechterland zijn ombuigingsvoorstellen doorgevoerd om de begrotingen meer duurzaam in evenwicht te brengen. In Enkhuizen zijn -na een intensief traject met de raad- vanaf 2021 ombuigingen doorgevoerd die circa 10% van het begrotingstotaal bedragen. Ook voor de P&C cyclus was 2020 ‘het jaar van Corona’. Er is extra werk verzet om de extra uitgaven en de door het Rijk ontvangen inkomsten in beeld te brengen. Dit resulteerde in een Corona-addendum voor Enkhuizen, een eerste begrotingswijziging 2021 voor Stede Broec en een raadsinformatiebrief voor Drechterland. Er wordt door de drie gemeenten nog onvoldoende op uniforme wijze gewerkt, waardoor er meer capaciteit dan strikt noodzakelijk moet worden ingezet. Control De SED heeft in 2020 het Intern Auditjaarplan (voorheen het Interne Controleplan; IC-plan) uitgevoerd.
Door de beperkte bezetting bij AO/IB (Administratieve Organisatie/Interne Beheermaatregelen) is een deel van de werkzaamheden door de accountant uitgevoerd. In september/ oktober heeft de extern accountant de interim controle uitgevoerd. Het concept rapport is inmiddels uitgebracht en wordt ambtelijk en bestuurlijk besproken. Het team AO/IB monitort de voortgang van de aanbevelingen en voert audits en bijzondere onderzoeken uit omwille van onafhankelijke oordeelsvorming. Ook blijft het team kritisch kijken naar processen en adviseert zij op het gebied van procesoptimalisatie en harmonisatie (o.a. middels Slimmer Werken). De businesscontrollers toetsen en monitoren met name de financiële onderdelen van de verschillende vakafdelingen. Aan de hand van het AO/IB plan voeren de vakafdelingen zelf interne controles uit, waarbij continu wordt gekeken naar de risico’s. Er blijft aandacht voor governance, risk (risicomanagement) en compliance en we werken volgens een systeemgerichte aanpak middels general controls (gefaciliteerd door DeSom) en application controls.
9
Ten aanzien van stuurinformatie is voor zowel het domein Samenleving als Ruimte in 2020 een begin gemaakt met het opstellen van periodieke rapportages. De rapportages blijven in ontwikkeling door nieuwe inzichten en wensen vanuit de vakafdelingen, portefeuillehouders en directie. Dankzij maatregelen op het gebied van interne beheersing is de SED steeds meer in staat om aan de voorkant te handelen in plaats van achteraf. Daardoor kan het bestuur beter op deze informatie steunen en beslissingen nemen. Daarnaast kunnen externe partijen (Belastingdienst, Provincie, accountant etc.) op termijn steunen op onze AO/IB, governance risk, compliance en business control, zodat de samenwerking met hen goed en efficiënt verloopt. SED Perspectief Met ingang van 2018 is het organisatie ontwikkelprogramma SED perspectief vastgesteld. Hoewel organisatieontwikkeling een doorlopende opgave is, is er voor 3 jaar een incidenteel budget beschikbaar gesteld om met name te kunnen investeren op het gebied van digitalisering, contractering en cultuurverandering. Ook kent SED perspectief een structurele component om te kunnen investeren in ontwikkeling en capaciteit. 2020 is het derde en laatste jaar van SED perspectief. En hoewel er in 2020 veel is gedaan, stopt de organisatie ontwikkeling niet. In 2018 en 2019 is er gewerkt met een tijdelijke hulpstructuur met teamleiders.
Na afronding van de notitie “Sturing en Ruimte” is er begin 2020 gestart met de werving en selectie van drie domeinmanagers en 14 afdelingshoofden. Deze selectie heeft door het uitbreken van de coronapandemie grotendeels digitaal plaatsgevonden. We hebben alle functies goed kunnen invullen waardoor we vanaf de tweede helft van 2020 een compleet nieuwe, structurele topstructuur hebben. We gingen in 2020 met de SED-organisatie ons tweede lustrum in en de wereld ziet er behoorlijk anders uit dan bij de start in 2015. Er zijn complexe taken bijgekomen vanuit het Rijk, veelal zonder toereikende financiering. De regionale samenwerking in Westfriesland heeft een vlucht genomen en vraagt ook van ons grote inzet en ook in het Sociaal Domein staan we nog steeds voor grote uitdagingen. In de afgelopen 5 jaar is er hard gewerkt om de beoogde doelstellingen van de ambtelijke samenwerking te realiseren: een organisatie die beter, goedkoper en doeltreffender de grote opgaves aan kan pakken. We krijgen steeds beter zicht op de werkelijke werkvoorraad en de beschikbare capaciteit. Onze systemen raken steeds beter op orde en er wordt echt werk gemaakt van de verdere harmonisatie van werkprocessen. Waar de SED nu vooral mee kampt is met een disbalans tussen hoeveelheid taken en de beschikbare capaciteit. In 2021 vraagt dit om keuzes om de disbalans te verminderen.
Als er één les is die we in de afgelopen jaren bij de uitvoering van SED perspectief hebben geleerd is het vooral: kies focus, wees realistisch en zorg voor adequate randvoorwaarden. Op het gebied van Digitalisering zijn er in 2020 verschillende stappen gezet, waarvan de grootste meteen begin 2020 is gezet: door corona en het verplicht thuiswerken is versneld ingezet op gebruik van Microsoft Office 365 en is MS Teams uitgerold voor de organisatie en zijn producten verder gedigitaliseerd, zoals het online aangifte kunnen doen van geboortes.
10
Het in 2019 aangeschafte plannings- en afsprakensysteem voor Werken op Afspraak is in 2020 in gebruik genomen; inwoners kunnen telefonisch of via internet een afspraak maken voor producten en diensten aan de balies. Verder is in 2020 gestart met ontwikkeling van digitale assistenten (robots) voor een aantal processen binnen gemeentelijke heffingen. Deze pilots worden begin 2021 opgeleverd; er zijn licenties aangeschaft voor de ontwikkeling van robots en enkele medewerkers worden opgeleid voor het zelfstandig kunnen ontwikkelen van nieuwe robots. Ook zijn we gestart met de ontwikkeling van een ‘roadmap’ voor verdere robotisering van processen binnen SED en daarmee gaat we door in 2021. Er was de verwachting dat robotisering tot bezuiniging op loonkosten zou kunnen leiden. En hoewel er door robotisering sprake is van een afname van -hoofdzakelijk administratieve- werkzaamheden, heeft dit niet geleid tot een afname van het aantal FTE: deze FTE zijn ingezet om de eerder beschreven disbalans -zij het in minimale omvang- enigszins te verminderen. Inkoop Team Inkoop is adviserend en faciliterend aan de organisatie. Het team bestaat uit de onderdelen subsidies, verzekeringen, nutskosten, contractbeheer en (Europese) aanbestedingen, waarbij voor (Europese) aanbestedingen en contractbeheer met name een coördinerende rol wordt vervuld.
Gevraagd en ongevraagd wordt advies gegeven aan de diverse vakafdelingen. In 2020 is verder gegaan om de Spendanalyse voor de organisatie te vervolmaken. Belangrijk is het (pro-)actief benaderen van de vakafdelingen waardoor het kennispeil van de organisatie over inkoop(processen) verbetert. Hiermee wil het team inkoop zijn toegevoegde waarde zichtbaar maken en verbeteren. In 2020 is onder meer het volgende gerealiseerd: Deelname aan het project Contractenbank. Dit project beoogt de contracten binnen de organisatie onder te brengen in een database en te koppelen aan de financiële administratie en nadert de eindfase. Subsidie voor het inrichten van de kantoorwerkplekken conform de RIVM regels Subsidie (€ 10.000) voor het project Werken op Afspraak Ontwikkeling van een digitaal inkoop startformulier, waardoor meer inzicht in inkoopen aanbestedingen wordt verstrekt, een rechtmatige, transparante en juiste wijze van inkopen wordt gestimuleerd en aanbestedingsprocessen soepeler en sneller verlopen Inkoop was betrokken bij de aanbesteding van het wervingsbureau voor de nieuwe afdelingshoofden en domeinmanagers in het kader van Topstructuur.
Samen met de vakafdeling een succesvolle aanbesteding gedaan voor beveiligingsdiensten waarbij er 30% is bespaard op de geraamde inkoopomzet Bemiddeld bij contractafsluiting met een specialistisch bureau voor externe expertise bij het schrijven van de Omgevingsvisie als onderdeel van de nieuwe Omgevingswet.
11
Verplichte indicatoren
Naam indicator
Externe inhuur
Overhead
Eenheid Kosten als % van totale loonsom + totale kosten extern % van totale lasten
Bron
Rekening 2020
Rekening 2019
Eigen begroting
23,20%
23,67%
Eigen begroting
53,93%
54,96%
De verplichte indicatoren over de overhead laten een vertekend beeld zien. Immers, de SED werkt niet voor zichzelf maar voor de drie gemeenten. Het overhead percentage zou derhalve eigenlijk gerelateerd moeten zijn aan het begrotingstotaal van de drie gemeenten.
12
Wat heeft het gekost?
Lasten
Begroting 2020
Gewijzigde begroting 2020
Rekening 2020
Saldo
Salaris
20.746
20.839
20.912
-72
Kosten tijdelijke vervanging inclusief flexibele schil
3.609
3.752
5.027
-1.275
424
1.665
-1.241
1.376
1.376
1.421
-45
25.731
26.391
29.025
-2.633
4.705
6.021
5.829
192
4.705
6.021
5.829
192
Accountantskosten
54
99
90
9
Overige exploitatielasten
72
78
131
-53
126
177
220
-43
2.785
2.785
1.852
932
2.785
2.785
1.852
932
0
0
0
0
33.346
35.374
36.927
-1.552
Personeelslasten
Personele kosten, gedekt bij de gemeenten Overige kosten personeel
Facilitair
Overig
SED perspectief
Vennootschapsbelasting
Totaal lasten
13
Baten
Begroting 2020
Gewijzigde begroting 2020
Rekening 2020
Saldo
0
0
222
222
139
139
142
4
139
139
358
220
33.208
35.236
36.563
-1.327
Bijdrage van gemeenten aan SED organisatie Bijdrage Stede Broec
10.666
11.181
11.209
28
Bijdrage Enkhuizen
12.383
12.982
13.014
33
Bijdrage Drechterland
10.158
10.649
10.674
26
0
424
1.665
1.241
33.208
35.236
36.563
1.327
33.346
35.374
36.927
1.552
Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten
0
0
0
0
Toevoeging reserves
0
0
0
0
Onttrekking reserves
0
0
0
0
Gerealiseerd resultaat
0
0
0
0
Overige baten Diverse baten Vergoeding RSW en DeSom uitvoering administratie
Exploitatiesaldo; Basis voor berekening bijdrage
Personele kosten, gedekt bij de gemeenten
Totaal baten
14
Onvoorzien In de begroting 2020 is een bedrag van € 52.000 voor onvoorziene uitgaven opgenomen. In 2020 is dit bedrag niet ingezet.
Overhead De kosten van overhead in SED bestaan uit kosten voor SED perspectief, salarissen, inhuur derden, ICT, Facilitaire kosten, Overige personeelskosten en overige overheadkosten. Het totaal van de overheadkosten bedraagt € 19.904.000. Deze kosten kunnen als volgt worden uitgesplitst: Onderverdeling Overheadkosten
Bedrag 2020
(bedragen *1.000)
SED perspectief Salarissen Inhuur derden ICT Facilitair (inclusief huisvesting) Overige personeelskosten Overige overheadkosten
€ 1.852 € 8.043 € 2.561 € 4.166 € 1.663 € 1.418 € 201
Totaal incidentele lasten
€ 19.904
15
1.1.1 Toelichting op de cijfers Toelichting op resultaat personeelslasten Zoals toegelicht in de drie raden bijeenkomst kampt de SED organisatie met een structureel tekort op de personeelsbegroting. De post Personeelslasten vertoont een overschrijding van € 2,6 miljoen. Zoals hieronder toegelicht bestaat dekking voornamelijk uit door de gemeenten beschikbaar gestelde extra budgetten en SED perspectief. Daarnaast zijn er Corona-gerelateerde kosten ad € 323.000. Dit zijn zowel facilitaire kosten als personeelskosten. De kosten inzake de thuiswerkvergoeding en internetvergoeding bedragen € 177.000 en zijn onderdeel van de overige personeelskosten. Er is gedurende het jaar door de directie scherp gestuurd op nut en noodzaak van tijdelijke vervanging. Indien geen dekking binnen vrijgevallen formatie beschikbaar was, is afgewogen of er bestuurlijke prioriteiten aan de orde waren, dan wel een dringend organisatiebelang. Ook is kritisch gekeken of kosten direct konden worden doorberekend naar de gemeenten. De grootste posten zijn hier Omgevingswet (€ 595.000) en extra inhuur voor het wegwerken van achterstanden in het Sociaal Domein (€ 239.000). Ook Corona kosten zijn in zijn geheel doorberekend aan de gemeenten, aangezien de SED organisatie zelf geen vergoeding van Coronakosten van het rijk kan ontvangen.
We zien derhalve terug dat de post personele kosten, gedekt bij gemeenten, hoger is dan geraamd. Toelichting op het resultaat ICT De ICT budgetten laten in 2020 een onderschrijding zien van € 37.000. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt doordat een aantal projecten zijn getemporiseerd. Vanwege de coronacrisis lag de focus op instandhouding van de huidige ICT dienstverlening. Innovatie en investeringen hebben hierdoor een lagere prioriteit gekregen. Doorontwikkeling van het zaaksysteem, realisatie van de NHR koppeling Key2Belastingen en het updaten van de distributie software zijn hierdoor tijdelijk ‘on hold’ gezet. Deze projecten zijn wel degelijk van belang en worden begin 2021 opgepakt waardoor de geraamde kosten ook doorgeschoven moeten worden naar het volgende jaar. Toelichting op het resultaat facilitair In 2020 is er minder uitgegeven op verbruiksartikelen als gevolg van Corona, met name op het gebied van kantinekosten en schoonmaakkosten. De inschatting die is gemaakt bij de Najaarsnota 2020 was gebaseerd op informatie verkregen uit het eerste half jaar van 2020. In de tweede helft van het jaar is er echter nog minder uitgegeven dan verwacht. Daarbij is budget overgebleven op de raming voor kosten van postverwerking. We zijn terughoudend geweest met investeren, omdat het effect van de corona op huisvesting onduidelijk is.
De voorgaande factoren zorgen voor een onderschrijding van het facilitaire budget van € 45.000. Toelichting op de overige lasten Bij de overige exploitatielasten is een overschrijding van de lasten zichtbaar. Dit zijn lasten welke zijn voorgeschoten aan de SED –gemeenten en bij de baten worden doorberekend aan de betreffende gemeenten. Hierdoor is aan de inkomstenkant ook een overschot zichtbaar. Toelichting op SED perspectief In 2020 bestond het budget SED perspectief uit een totaalbedrag van € 2.785.000. Hiervan was € 1.184.000 structureel en € 1.601.000 incidenteel budget. Het grootste deel van zowel het incidentele als het structurele budget is in SED perspectief beschikbaar gesteld voor de uitbreiding van de formatie. In totaal in 2020 een bedrag van afgerond 2,2 miljoen euro.
16
Toelichting op de overige baten Zoals bij de toelichting op de overige exploitatielasten al aangegeven is een deel van deze overschrijding doorberekend aan de betreffende gemeenten, waardoor aan de batenkant een overschot van € 93.000 wordt gerealiseerd. Ook zijn er diverse personen gedetacheerd. Deze inkomsten (€ 128.000) zijn niet begroot. Toelichting op bijdrage van de gemeenten aan de SED organisatie (bedragen * € 1.000) Baten Begroting 2020 Exploitatiesaldo lasten en baten; basis voor berekening bijdrage 32.208
Bijdrage van gemeenten aan SED organisatie Bijdrage Stede Broec Bijdrage Enkhuizen Bijdrage Drechterland
10.666 12.383 10.158 32.208
Gewijzigde begroting Werkelijk 2020
saldo
34.812
34.898
-86
11.181 12.982 10.649 34.812
11.209 13.014 10.674 34.897
28 33 26 86
In tegenstelling tot voorgaande jaren waarin de SED organisatie nog te maken had met het fiscale regime koepelvrijstelling, kunnen nu alle lasten direct via de verdeelsleutel worden verdeeld en hoeven er geen onderlinge facturen meer te worden verstuurd om de SED kosten af te rekenen. Het exploitatiesaldo is in 2020 via de afgesproken verdeelsleutel verdeeld.
17
1.2
Paragrafen
1.2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing Aanleiding en achtergrond Namens de SED gemeenten voert de SED organisatie actief beleid op de beheersing van de risico’s die we gezamenlijk lopen. Door een scherp inzicht in de actuele risico’s worden de betrokken partijen in staat gesteld om op verantwoorde wijze besluiten te nemen. De risico's van de SED organisatie zijn de bedrijfsvoering risico’s. Uitgangspunt is dat de gemeenschappelijke regeling de rekeningresultaten volledig afwikkelt op de deelnemende gemeenten. De gemeenschappelijke regeling kent als beschikbare weerstandscapaciteit geen reserves. Voor de beschikbare weerstandscapaciteit kan alleen de post onvoorzien worden meegenomen. Indien zich dus tegenvallers voordoen die niet opgevangen kunnen worden in de reguliere begroting of uit de post onvoorzien, komen deze tegenvallers ten laste van de 3 gemeenten. In evenredigheid van de verdeelsleutel wordt de benodigde weerstandscapaciteit meegenomen in de jaarrekening van de afzonderlijke gemeenten als risico bij de verbonden partij SED organisatie. Risico's Volgens de toelichting op artikel 11 BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) zijn de risico’s die relevant zijn voor het weerstandsvermogen de risico’s die niet anderszins te ondervangen zijn.
Reguliere risico’s -risico’s die zich regelmatig voordoen en die veelal goed meetbaar zijnmaken geen deel uit van de risico’s in de paragraaf weerstandsvermogen. Hiervoor zijn immers verzekeringen afgesloten, voorzieningen gevormd of ze zijn begroot. In de begroting 2020 zijn vijf risico's genoemd binnen de SED-organisatie. Voor 2020 was het totaal aan in de begroting opgenomen risico’s € 2.100.000. De risico’s met een hoge kans x effect, zijn in de tabel hieronder nader uiteengezet. Daarbij zijn de beschrijving van het risico en de getroffen/gewenste beheersmaatregel opgenomen. De kolom daarnaast geeft het maximaal financieel gevolg in duizenden euro’s. Vervolgens wordt de kans op optreden en impact meegegeven. De volgende kolom geeft inzicht in het beslag dat het risico legt op de benodigde weerstandscapaciteit.
18
In 2020 hebben zich geen significante problemen voorgedaan; de opgesomde risico’s uit de risicoparagraaf hebben niet geleid tot een beroep op de algemene reserves van de gemeenten. Er volgt nu een toelichting op elk opgenomen risico. Datalek, cybercrime en uitval ICT systemen: De beschrijving omvat meerdere vormen van risico’s. Een eerste risico is het risico van informatie lekken vanuit extern en vanuit intern handelen, wat is samengevat als datalek. Een tweede risico is het risico van aanvallen op onze systemen van buitenaf middels cybercrime. Dit alles kan ook nog leiden tot het benoemde risico van imagoschade. Ten derde is het risico dat we systemen moeten uitzetten om hackers activiteiten te voorkomen.
Beperkte personele bezetting: Door een beperkte structurele formatie is er een bezettingsprobleem. Dat maakt dat het opvangen van werkzaamheden leidt tot het niet uitvoeren van taken of extra kosten door inhuur. Door krapte op de arbeidsmarkt is het steeds moeilijker gekwalificeerd personeel aan te trekken.
19
Kosten vervroegd afscheid nemen personeel: door vroegtijdig afscheid te nemen van personeel zijn er extra kosten gemaakt. Deze kosten zijn opgenomen binnen de reguliere personeelskosten.
Kiezen voor een verkeerde aanbestedingsprocedure: Door het verplicht stellen van het gebruik van het zgn. startformulier, bewustwording en het vergroten van kennisdeling binnen de afdeling heeft dit geleid tot meer beheersing van genoemd risico. Er wordt gewerkt aan een contractenbank en aanbestedingsagenda die verplicht wordt gesteld. Centrale regie op de inkopen is ook een beheersmaatregel.
Onvoldoende juridische kennis bij de medewerkers: Er is weliswaar een notitie juridische kwaliteitszorg (JKZ) opgesteld waar voorstellen zijn gedaan om de JKZ in de organisatie te verhogen maar toch blijft dit een risico omdat gespecialiseerd personeel moeilijk is te binden aan de organisatie.
Het totale maximale financieel gevolg van risico’s van de SED organisatie is € 2.100.000. Uitgaande van spelregels rondom het risicomanagement binnen de SED organisatie ligt de speelruimte voor weerstandscapaciteit tussen de 75% en 90%. De minimale grens (75%) van de benodigde weerstandscapaciteit voor de risico’s is daarmee € 1.575.000 en de maximale grens (90%) van het benodigde weerstandscapaciteit voor risico’s bedraagt € 1.890.000. De SED organisatie kent als beschikbare weerstandscapaciteit geen reserves. Voor de beschikbare weerstandscapaciteit kan alleen een post onvoorzien van € 52.000 worden meegenomen. Met uitzondering van deze structurele weerstandscapaciteit, wordt voor de benodigde weerstandscapaciteit een beroep gedaan op het weerstandsvermogen van de deelnemende gemeenten. In evenredigheid van de verdeelsleutel dient het benodigde weerstandscapaciteit meegenomen te worden in de jaarrekening van de afzonderlijke gemeenten als risico’s bij de verbonden partij SED organisatie. COVID-19 In 2020 was de wereld in de ban van de uitbraak van het COVID-19 virus. De uitbraak van dit virus en de maatregelen om het virus terug te dringen houdt de wereld ook na 2020 nog in hun greep. Dit heeft een aanzienlijke impact op de economie en werkgelegenheid in zowel binnenland als het buitenland. De uiteindelijke gevolgen hiervan zijn op dit moment nog niet te overzien.
Ook voor onze gemeenschappelijke regeling heeft de uitbraak van het COVID-19 virus, op het moment van het opstellen van de jaarrekening, directe organisatorische gevolgen c.q. onzekerheden. Deze organisatorische gevolgen c.q. onzekerheden bestaan uit: a. De duur van de door de rijksoverheid opgelegde maatregelen b. De impact van de maatregelen op ons personeel (zowel intern als ook extern) c. De impact op de bijdragen van de gemeenten vanuit de algemene uitkering over 2021. Naast de bovenstaande organisatorische gevolgen heeft dit direct dan wel indirect ook financiële gevolgen c.q. onzekerheden voor onze gemeenschappelijke regeling. Voor het boekjaar 2020 zijn er kosten gemaakt welke in de exploitatie van de SED organisatie zijn opgenomen.
20
Ook in 2021 zullen er financiële gevolgen van toepassing zijn voor onze gemeenschappelijke regeling, voor zover wij kunnen overzien op het moment van het opstellen van de jaarrekening: a. Zal de ontwikkeling van de baten voor de SED kunnen worden beïnvloedt indien algemene uitkeringen over 2021 worden aangepast m.b.t. COVID-19 aanvullende bijdrage. b. Zal de inhuur van externen worden beperkt, maar wel een invloed hebben op het beroep doen op nadere ICT ondersteuning. c. Zijn de ontwikkelingen in de liquiditeit onduidelijk qua positief dan wel negatief. d. Zal hoewel er hier en daar een beroep wordt gedaan op een andere invulling van de functie voor internen, geen grote wijzigingen optreden in de interne personele bezetting, maar is de verwachting dat het inhuren van externen voor nieuw af te sluiten contracten (mede gezien de inwerkmogelijkheden) beperkt zal zijn. Kengetallen Jaarverslag jaar t Kengetallen: 1. netto schuldquote 2. netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen 3. solvabiliteitsratio
Verloop van de kengetallen Jaarrekening Begroting Jaarrekening 2020 2020 2019 21% 20% 20% 21%
20%
20%
nvt
nvt
nvt
4. structurele exploitatieruimte 5. grondexploitatie
nvt nvt
nvt nvt
nvt nvt
6. belastingcapaciteit
nvt
nvt
nvt
1./2. De netto schuldquote (gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen) weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Als kritische grens wordt 100% aangehouden (bron: VNG). Hier blijft de SED organisatie met 21% ruimschoots onder.
1.2.2 Onderhoud kapitaalgoederen In deze paragraaf wordt inzicht gegeven in de realisatie van het beleid ten aanzien van het onderhoud van kapitaalgoederen en de daaruit voortvloeiende financiële consequenties ten opzichte van de begroting. Het gaat hierbij ook om het verlangde onderhoudsniveau, de (lange termijn) onderhoudsplanning voor alle belangrijke activa en het voorzieningenbeleid. De gemeenschappelijke regeling SED organisatie heeft in 2015 gebouwen en inventaris verworven. Onderhoud van deze gebouwen wordt geregeld door de deelnemende gemeenten van de gemeenschappelijke regeling. De onderhoudskosten worden door de gemeenten in rekening gebracht bij de SED organisatie.
21
1.2.3 Financiering Algemeen De Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO) schrijft de decentrale overheden een aantal zaken voor op het gebied van financiering. Doel van deze wet is het bevorderen en transparant maken van het financieringsbeleid van de overheden. De transparantie komt daarbij tot uitdrukking in voorschriften voor een verplicht Treasurystatuut en een paragraaf financiering in de begroting en jaarrekening. In de paragraaf worden ontwikkelingen aangegeven met betrekking tot de kasgeldlimiet, de ontwikkelingen inzake de renterisiconorm, de verwachte toe- en afname van geldleningen of uitzettingen en het verdere beleid ten aanzien van treasury. Het AB heeft het Treasurystatuut voor de SED vastgesteld en hiermee nadere regelgeving inzake geldleningen vastgesteld. De SED organisatie krijgt financiële middelen door de periodieke bijdragen van de gemeenten. Deze middelen zijn in principe toereikend voor de exploitatie-uitgaven. Voor investeringen met een meerjarig nut kan het nodig zijn om langlopende financiering aan te trekken. Zo is er in 2015 een langlopende geldlening van € 5.570.000 aangetrokken bij de gemeente Drechterland ten behoeve van een deel van het gemeentehuis van Drechterland. In 2020 werd een bedrag van € 139.000 afgelost. Er resteert per 31-12-2020 nog een saldo van € 4.873.000.
In 2020 is er een lening aangetrokken van € 2.500.000 met een looptijd van 25 jaar. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet geeft voor de SED organisatie de maximale toegestane omvang van de kortlopende schuld (met een looptijd korter dan één jaar) weer. De belangrijkste vormen zijn kasgeldleningen en rekening courant krediet. Wettelijk moet worden overgegaan tot omzetting naar langlopende schulden zodra de limiet meer dan twee achtereenvolgende kwartalen wordt overschreden. Het doel van deze limiet is het renterisico op korte financiering te beperken. De kasgeldlimiet wordt uitgedrukt in een percentage van het begrotingstotaal (8,2%) en bedraagt voor de SED organisatie ongeveer € 2.891.000. De kortlopende financiering is in het afgelopen jaar ruim onder de kasgeldlimiet gebleven. Renterisiconorm De renterisiconorm bepaalt dat jaarlijks maximaal 20% van het begrotingstotaal onderhevig mag zijn aan renteherziening en herfinanciering. Van renteherziening is sprake, als in de leningsovereenkomst is bepaald dat de rente gedurende de looptijd in een bepaald jaar zal worden aangepast. Herfinanciering bestaat uit het totaal aan aflossingen van langlopende leningen, want het renterisico wordt verkleind door aflossingen in de tijd te spreiden. Voor de SED organisatie bedraagt de renterisiconorm voor het jaar 2020 ongeveer € 7.052.000.
De SED organisatie blijft in 2020 ruim onder de renterisiconorm. Schatkistbankieren Voor decentrale overheden is schatkistbankieren verplicht. Schatkistbankieren houdt in dat tegoeden worden aangehouden in de Nederlandse schatkist. Hierdoor zal de Nederlandse staat minder geld hoeven te lenen op de financiële markten en zal de staatsschuld dalen. Het verplicht schatkistbankieren is ingevoerd voor gemeenten, provincies, waterschappen, en gemeenschappelijke regelingen en geldt dus ook voor de SED organisatie. Een leenfaciliteit, namelijk dat er ook via de schatkist geleend kan worden, is niet aan de orde. Door het Ministerie is een drempelbedrag vastgesteld dat op de rekening courant van de eigen bank
22
mag blijven staan. Het drempelbedrag is het maximale bedrag dat een decentrale overheid over een heel kwartaal gezien dagelijks buiten de schatkist mag aanhouden. Door omstandigheden kan het voorkomen dat het drempelbedrag wordt overschreden, maar deze overschrijding moet dan op andere dagen in datzelfde kwartaal gecompenseerd worden door onder het drempelbedrag te blijven. Het drempelbedrag is vast gesteld op 0,75% van het begrotingstotaal met een minimum van € 264.000. Voor de SED-organisatie houdt dit in dat wanneer het saldo op de rekening courant hoger is dan € 264.000 dit moet worden afgeroomd naar de schatkist. Bij de toelichting op de balans wordt verantwoording afgelegd over het totaal aan middelen dat per kwartaal buiten de schatkist is gehouden. Daaruit blijkt dat we onder het drempelbedrag zijn gebleven. Een overzicht van de opgenomen geldleningen vindt u hieronder: Saldo
Opgenomen
rente
1-1-2020
in 2020
Gemeente Drechterland
-
5.013.000
BNG lening 40.113566
0,23%
Geldgever
Totaal
5.013.000
Rente
Aflossing
Saldo 31-12-2020
139.250 2.500.000
5.319
2.500.000
5.319
4.873.750 2.500.000
139.250
7.373.750
1.2.4 Bedrijfsvoering In de programmabegroting van de SED organisatie is geen onderscheid gemaakt naar programma's. Er is slechts sprake van één programma en dat is Bedrijfsvoering. Een paragraaf bedrijfsvoering zou in deze situatie niets toevoegen aan de informatie die bij de programmaverantwoording is vermeld. In deze paragraaf volstaan wij dan ook met slechts een verwijzing naar de tekst bij de programmaverantwoording.
23
2.
Jaarrekening
24
2.1
Balans per 31 december 2020
ACTIVA
1-1-2020
31-12-2019
7.233 0
7.227 0
0
0
7.233
7.227
7.233
7.227
7.517
3.899
0 14
383 13
7.531
4.295
152
252
152
252
224
677
224
677
Totaal vlottende activa
7.907
5.224
Totaal generaal
15.140
12.451
(bedragen x € 1.000) Vaste activa Materiële vaste activa -Investeringen met een economisch nut -Investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven -Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut
Totaal vaste activa
Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar -Vorderingen op openbare lichamen -Rekening courant verhouding met het Rijk -Overige vorderingen
Liquide middelen -Banksaldi
Overlopende activa -Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen.
25
PASSIVA
1-1-2020
31-12-2019
2.500 4.874
0 5.013
7.374
5.013
7.374
5.013
0 4.432
0 5.321
4.432
5.321
3.334
2.117
3.334
2.117
Totaal vlottende passiva
7.766
7.438
Totaal generaal
15.140
12.451
Gewaarborgde geldleningen
0
0
Garantstellingen
0
0
(bedragen x € 1.000) Vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer -Onderhandse leningen van: • Binnenlandse banken • Openbare lichamen
Totaal vaste passiva Vlottende passiva Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar -Overige kasgeldleningen -Overige schulden
Overlopende passiva - Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume.
26
2.2
Overzicht van baten en lasten 2020
In dit onderdeel treft u vooral een financiële verantwoording aan, waarbij is opgenomen: de geraamde lasten en baten en de werkelijke lasten en baten per kostensoort; de toevoegingen en onttrekkingen aan reserves; het gerealiseerde resultaat; een analyse van de verschillen tussen geraamde cijfers en de werkelijke cijfers is opgenomen in de programmaverantwoording, onderdeel 'Wat heeft het gekost?'. Deze analyse maakt deel uit van de jaarrekening. De jaarrekening volgt overigens niet de begroting qua indeling. De presentatie in de jaarstukken is inzichtelijker gemaakt en sluit beter aan bij de informatiebehoefte. Lasten
Begroting 2020
Gewijzigde begroting 2020
Rekening 2020
Saldo
Salaris
20.746
20.839
20.912
-72
Kosten tijdelijke vervanging inclusief flexibele schil Personele kosten, gedekt bij de gemeenten
3.609
3.752
5.027
-1.275
424
1.665
-1.241
Overige kosten personeel
1.376
1.376
1.421
-45
25.731
26.391
29.025
-2.633
4.705
6.021
5.829
192
4.705
6.021
5.829
192
Accountantskosten
54
99
90
9
Overige exploitatielasten
72
78
131
-53
126
177
220
-43
2.785
2.785
1.852
932
2.785
2.785
1.852
932
0
0
0
0
33.346
35.374
36.927
-1.552
Personeelslasten
Facilitair
Overig
SED perspectief
Vennootschapsbelasting
Totaal lasten
27
Baten
Begroting 2020
Gewijzigde begroting 2020
Rekening 2020
Saldo
0
0
222
222
139
139
142
4
139
139
358
220
33.208
35.236
36.563
-1.327
Bijdrage van gemeenten aan SED organisatie Bijdrage Stede Broec
10.666
11.181
11.209
28
Bijdrage Enkhuizen
12.383
12.982
13.014
33
Bijdrage Drechterland
10.158
10.649
10.674
26
0
424
1.665
1.241
33.208
35.236
36.563
1.327
33.346
35.374
36.927
1.552
Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten
0
0
0
0
Toevoeging reserves
0
0
0
0
Onttrekking reserves
0
0
0
0
Gerealiseerd resultaat
0
0
0
0
Overige baten Diverse baten Vergoeding RSW en DeSom uitvoering administratie
Exploitatiesaldo; Basis voor berekening bijdrage
Personele kosten, gedekt bij de gemeenten
Totaal baten
Een uitgebreide toelichting is opgenomen in paragraaf 1.1.1. Deze analyse maakt onderdeel uit van de jaarrekening. EMU-saldo Het (EMU-saldo) is het saldo van de inkomsten en uitgaven van de overheid. Decentrale overheden moeten inzicht geven in de berekening van hun aandeel in dit EMU-saldo. Deze informatie wordt middels enquêtes aangeleverd bij het CBS. Voor gemeenschappelijke 28
regelingen vindt een steekproef plaats wanneer deze een exploitatie heeft van € 20 miljoen of meer. Het EMU-saldo van de SED bedraagt -/- € 6.000. Structurele begrotingssaldo Doordat bij de SED alle structurele lasten worden goedgemaakt door de gemeentelijke bijdrages, is het structurele begrotingssaldo van de SED € 0
2.3
Grondslagen van waardering en resultaatbepaling
Inleiding De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) daarvoor geeft. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden als gevolg van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet worden gedacht aan componenten zoals ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden en overlopende vakantiegeld- en verlofaanspraken.
Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. In 2020 is de Corona-pandemie begonnen met een grote impact in de gehele wereld. Op basis van de ontwikkelingen in 2020 en hebben wij de eventuele risico’s beoordeeld. Hieruit concluderen wij dat het totaal aan risico’s voor ons niet heel veel toeneemt, maar zijn we ons wel bewust van de nog grotere noodzaak tot het voortdurend monitoren van de risico’s. Het dagelijks bestuur schat op basis van de uitgevoerde analyse dat het doorvoeren van een duurzame waardevermindering op de activa van de gemeenschappelijke regeling niet van toepassing is. De in de jaarrekening gehanteerde grondslagen voor waardering en resultaatbepaling zijn gebaseerd op een continuïteitsveronderstelling. Hoewel de toekomstige financiële impact van de uitbraak van COVID-19 ten tijde van het opmaken van deze jaarrekening niet duidelijk is, is het dagelijks bestuur van mening dat op basis van de thans beschikbare informatie, de inmiddels genomen maatregelen en de huidige liquiditeitspositie de bij het opmaken van deze jaarrekening gehanteerde continuïteitsveronderstelling niet materieel wordt beïnvloed.
29
Balans Vaste activa Materiële vaste activa met economisch nut Overige investeringen met economisch nut Deze materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht; in die gevallen wordt op het saldo afgeschreven. Slijtende investeringen worden in jaar na het moment van ingebruikneming lineair afgeschreven in de verwachte gebruiksduur, waarbij rekening wordt gehouden met een eventuele restwaarde. Op grond wordt niet afgeschreven. Er wordt gestart met afschrijven in het komende jaar nadat het actief gereedgekomen/verworven is. Investeringen met economisch nut, welke lager zijn dan € 15.000 worden niet geactiveerd en direct ten laste van de exploitatie te brengen. Voor maatschappelijk nut ligt de grens op € 30.000. Bij de waardering wordt in voorkomende gevallen rekening gehouden met een bijzondere vermindering van de waarde, indien deze naar verwachting duurzaam is. In het begrotingsjaar heeft een dergelijke vermindering overigens niet plaatsgevonden. Dergelijke afwaarderingen worden teruggenomen als ze niet langer noodzakelijk blijken. De gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen in jaren: Grond
Op grond wordt niet afgeschreven
Bedrijfsgebouwen
40
Overige materiële vaste activa
10 (inventarissen)
Materieel
10
Auto’s
8
Overige voertuigen
8
Verbouwingen
25 jaar
Software
5 jaar
ICT gerelateerde investeringen
4 jaar
Vlottende activa Vorderingen en overlopende activa De vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Liquide middelen en overlopende posten Deze activa worden tegen nominale waarde opgenomen. Vlottende passiva De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Vaste passiva Vaste schulden worden gewaardeerd tegen nominale waarde, verminderd met gedane aflossingen. De vaste schulden hebben een rente-typische looptijd van één jaar of langer. 30
2.4
Toelichting op de balans
(bedragen x € 1.000) ACTIVA Vaste activa Materiële vaste activa De materiële vaste activa bestaan uit de volgende onderdelen: Boekwaarde 31-12-2020
Boekwaarde 31-12-2019
Investeringen met economisch nut
7.233
7.227
Totaal
7.233
7.227
Het hierna opgenomen overzicht geeft het verloop van de boekwaarde van de overige investeringen met een economisch nut weer: Boekwaarde Investering Des- Afschrijving Bijdragen Afwaard Boekwaarde 1-1-2020 en investering en van eringen 31-12-2020 en derden Gronden en terreinen
629
0
0
0
0
0
629
Bedrijfsgebouwen
5.464
4
0
171
0
0
5.297
Vervoermiddelen
511
135
0
63
0
0
583
Machines, apparaten en installaties
114
0
0
12
0
0
102
Overig
509
212
0
99
0
0
622
Totaal
7.227
351
0
345
0
0
7.233
De investeringen onder bedrijfsgebouwen betreffen de investeringen in de gemeentewerf en de aanschaf van inventaris van SED. De investeringen onder vervoermiddelen betreffen de investeringen in het materieel van de Buitendienst. De investeringen onder machines, apparaten en installaties betreft een houtversnipperaar en meetapparatuur. De investeringen onder overig betreffen laptops en smartphones.
31
Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar De in de balans opgenomen uitzettingen met een looptijd van één jaar of minder kunnen als volgt worden gespecificeerd: Boekwaarde Voorziening
Balanswaarde Balanswaarde
31-12-2020 oninbaarheid Vorderingen op openbare lichamen Rekening-courantverhouding met het Rijk Overige uitzettingen Totaal
7.517
0
31-12-2020
31-12-2019
7.517
3.899
-
0
-
383
14
0
14
13
7.531
0
7.531
4.295
Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1000) Verslagjaar (1)
Drempelbedrag
250 Kwartaal 1
Kwartaal 2
Kwartaal 3
Kwartaal 4
(2)
Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
85
58
61
116
(3a) = (1) > (2)
Ruimte onder het drempelbedrag
165
192
189
134
(3b) = (2) > (1)
Overschrijding van het drempelbedrag
-
-
-
-
(1) Berekening drempelbedrag Verslagjaar (4a)
Begrotingstotaal verslagjaar
-
(4b)
Het deel van het begrotingstotaal dat kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen
-
(4c)
Het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat
-
(1) = (4b)*0,0075 + (4c)*0,002 met een minimum van €250.000
Drempelbedrag
250
(2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Kwartaal 1
(5a)
Som van de per dag buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen (negatieve bedragen tellen als nihil)
(5b) (2) - (5a) / (5b)
Kwartaal 2
Kwartaal 3
Kwartaal 4
7.780
5.316
5.568
10.715
Dagen in het kwartaal
91
91
92
92
Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
85
58
61
116
32
Liquide middelen Het saldo van de liquide middelen bestaat uit de volgende componenten: Boekwaarde 31-12-2020 152
Boekwaarde 31-12-2019
152
252
Boekwaarde 31-12-2020
Boekwaarde 31-12-2019
Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van de volgende begrotingsjaren komen
224
677
Totaal
224
677
Banksaldi Totaal
252
Overlopende activa De post overlopende activa kan als volgt onderscheiden worden:
PASSIVA Vaste passiva Vaste schulden De onderverdeling van de in de balans opgenomen vaste schulden met een looptijd langer dan één jaar is als volgt: Boekwaarde 31-12-2020
Boekwaarde 31-12-2019
Binnenlandse banken (BNG)
2.500
-
Openbare lichamen (Drechterland)
4.874
5.013
Totaal
7.374
5.013
Onderhandse leningen
Er is in 2020 een nieuwe lening afgesloten bij de BNG van € 2.500.000. Hierover is in 2020 € 5.000 rente betaald. De onderhandse lening betreft een renteloze lening van de aankoop van het economisch eigendom op 2 maart 2015 van een deel van het gemeentehuis in Hoogkarspel.
33
In het hierna opgenomen overzicht wordt het verloop weergegeven van de vaste schulden met een rentetypische looptijd langer dan één jaar over het jaar 2020: Saldo 31-12-2019 Vermeerderingen Aflossingen Saldo 31-12-2020 Onderhandse leningen
5.013
2.500
139
7.374
Totaal
5.013
2.500
139
7.374
Vlottende passiva Onder de vlottende passiva zijn opgenomen: Boekwaarde 31-12-2020
Boekwaarde 31-12-2019
Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar
4.432
5.321
Overlopende passiva
3.334
2.117
7.766
7.438
Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar De in de balans opgenomen netto-vlottende schulden kunnen als volgt gespecificeerd worden
Overige kasgeldleningen Banksaldi Overige schulden