9b Voorjaarsnota 2022 SED organisatie

Voorjaarsnota SED

1

Inleiding Deze voorjaarsnota informeert het algemeen bestuur over de afwijkingen in de begroting. Indien noodzakelijk wordt voorgesteld de begroting te actualiseren. Het vaststellen van de voorjaarsnota resulteert in de eerste begrotingswijziging in 2022. Een aantal mutaties welke in deze voorjaarsnota worden opgevoerd, zijn reeds in de begrotingen van de gemeenten opgenomen. Aangezien de werkzaamheden binnen de SED plaatsvinden, moet de begroting van de SED ook worden aangepast. Leeswijzer Voor het financiële beeld wordt op blz. 3 een overzicht gepresenteerd waar lasten en baten per begrotingsonderdeel voor en na het aanpassen van de begroting 2022 zichtbaar zijn. Vervolgens wordt op bladzijde 4 een detailoverzicht gepresenteerd waarin de totalen per onderdeel uit het voorgaande overzicht in detail worden gepresenteerd, inclusief de financiële gevolgen daarvan voor de gemeenten en voor de begroting 2023. Hierin is onder andere zichtbaar voor welke kosten in de Voorjaarsnota 2022 al budgetten beschikbaar zijn in de gemeentebegrotingen. Vervolgens worden deze mutaties per categorie toegelicht en worden de consequenties van de najaarsnota 2022 voor de te ontvangen bijdragen per gemeente in beeld gebracht.

De financiële consequenties van deze voorjaarsnota zijn (in duizendtallen) als volgt: Totaal bij te ramen lasten in de Begroting 2022 1.169 Waarvoor in de gemeentebegrotingen budgetten (dus dekking) beschikbaar zijn 379 Resteert nog te dekken door de deelnemers 790 De financiële consequenties voor de Begroting 2023 en volgende jaren bedragen

730

Voortgang concern jaarplan Evenals vorig jaar zijn ook dit jaar jaarplannen per domein en afdeling opgesteld met daarin de belangrijkste prioriteiten en inzet van de capaciteit. Voor het eerst is dit jaar ook op Concernniveau een jaarplan opgesteld met de prioriteiten voor de gehele organisatie. Wat opvalt is dat alle afdelingen verder zijn in het beter plannen van hun processen, waardoor er meer overzicht ontstaat en ruimte vrij komt voor meer strategische vraagstukken.

2

Overzicht baten en lasten op begrotingsonderdelen Begroting 2022 na najaarsnota 2021

Voorjaarsnota 2022

Begroting 2022 na voorjaarsnota 2022

Personeelslasten

30.484

847

31.331

Salarissen

25.016

556

25.572

Mobiliteitsbudget

250

250

Overige salariskosten

349

349

Kosten tijdelijke vervanging

628

628

Flexibele schil Personeelskosten gedekt bij gemeenten

3.094

3.094

234

234

Overige kosten personeel

914

291

1.205

Facilitair

5.701

172

5.937

Faciliteiten

838

-105

733

Huisvesting gemeentehuizen

598

598

Huisvesting werkplaatsen

485

485

ICT

3

3.779

277

4.120

Overig

135

150

285

Onvoorzien

47

47

Accountantskosten

55

55

Advieskosten

33

150

183

Bijdrage gemeenten aan SED

-35.897

-1.169

-37.130

Bijdrage Stede Broec

-11.875

-387

-12.283

Bijdrage Enkhuizen

-13.203

-430

-13.657

Bijdrage Drechterland

-10.819

-352

-11.191

Overige baten Personeelskosten gedekt bij gemeenten

-422

0

-422

-234

-234

Diverse baten

-188

-188

Eindtotaal

0

0

0

Overzicht baten en lasten op detail Voorjaarsnota 2022 SED onderdeel

raming

Salarissen-CAO

336

coördinator ondergrondse infra

85

Wet open overheid, salarissen

waarvan resteert waarvan gedekt voor 2022 structureel

336

336

85

0

0

135

135

0

0

totaal salarissen

556

220

336

336

Thuiswerkvergoeding

69

69

69

PvA Ziekteverzuim

21

21

21

Beschikbaarheidsdiensten

26

26

26

Werving & selectie

45

45

45

Medewerkersonderzoek

25

25

25

overheveling van facilitair

105

0

0

totaal overige kosten personeel

291

186

186

e-diensten publiekszaken

55

55

55

0

0

al opgenomen in BGR 2023 al opgenomen in BGR 2023

0

al opgenomen in BGR 2023

overheveling overige kosten personeel -105

4

Wet open overheid, ICT

159

Softwarebroker

43

43

0

Hardware

20

20

20

Mini-pc

0

8

vanaf 2023

zaaksysteem

0

125

vanaf 2023

118

208

150

0

790

730

totaal ICT

172

Overig: hercontrole BTW

150

totaal

1.169

Totaal bij te ramen lasten waarvan reeds gedekt nog te dekken 2022 nog te dekken vanaf 2023 dekking: Stede Broec Enkhuizen Drechterland totaal dekking

1.169 379 790

159

159

379

730 261 291 238 790

242 268 220 730

Mutaties begroting SED Lasten Personeelslasten - Salarissen De SED wil een aantrekkelijk werkgever zijn. Een goed imago als werkgever versterkt onze concurrerende positie op de arbeidsmarkt. Dit is belangrijk omdat de arbeidsmarkt steeds krapper wordt. Voor sommige vakgebieden is het praktisch onmogelijk om aan vaste krachten te komen en moet noodgedwongen gebruik worden gemaakt van inhuur. Er moet op een fundamenteel andere manier omgegaan worden met de arbeidsmarkt en met arbeidspotentieel binnen de organisatie. Hier is een combinatie van verschillende interventies voor nodig, die financiële gevolgen hebben. Bijvoorbeeld door toekenning van arbeidsmarkttoelages die voor schaarse functies steeds vaker ingezet worden. In 2022 is een programma arbeidsmarktcommunicatie binnen de SED gestart. Medio 2022 wordt duidelijk wat de financiële structurele gevolgen zijn van de noodzakelijke onderhoudsbeurt aan ons functiehuis. Door veranderende wetgeving, digitalisering, nieuwe ontwikkelingen, invoeren topstructuur en verschuiving van wettelijke taken zijn er sinds de start van de SED in 2015 ca 50 nieuwe functies toegevoegd. De 50 functies die nu indicatief zijn ingeschaald, worden (opnieuw) ingedeeld in het functiehuis, conform “HR21 methodiek”. Na de afgelopen coronaperiode oriënteren wij ons op een andere manier van werken: het hybride werken. Het thuiswerken is hier onderdeel van.

Wettelijke kaders vanuit Arbowetgeving en de CAO zijn daarbij randvoorwaardelijk. CAO 2021-2022 (€ 336.000 structureel) Inmiddels is er een nieuwe CAO voor gemeenteambtenaren voor (2021 en) 2022. Financiële gevolgen daarvan worden via deze Voorjaarsnota structureel verwerkt in de begroting 2022. In de begroting wordt voor de loonontwikkeling uitgegaan van de CAO gemeenten (CARUWO) en als er ten tijde van het opstellen van de begroting nog geen nieuwe CAO is, dan wordt uitgegaan van loonindexering op basis van de regionale richtlijn voor West-Friese GRen. Als de impact van de stijging van de loonkosten bekend is, worden de budgetten voor loonkosten aangepast aan de effecten van de meest recente CAO en wijzigingen in de werkgeverspremies. De totale stijging van de loonkosten ten gevolge van de CAO gemeenten 2021-2022 en de premiewijzigingen voor 2021 en 2022 -bovenop de in de begroting opgenomen loonindexatie in 2021 en 2022- komt op € 336.000. De gemeenten worden in de algemene uitkering gecompenseerd voor deze ontwikkelingen. CAO Verlofharmonisatie In de CAO is een paragraaf opgenomen over investeren in duurzame inzetbaarheid. Er is een verlofharmonisatie opgenomen ingaande 1-1-2023. En vanaf 1-1-2022 krijgen alle medewerkers de mogelijkheid om hun bovenwettelijke vakantie te sparen.

Met dit verlofsparen krijgen medewerkers meer mogelijkheden om hun vrije tijd af te stemmen op hun specifieke wensen ten aanzien van hun werk en privéleven, zodat ze beter in staat zijn om gedurende hun gehele loopbaan vitaal te blijven.

5

Dit alles heeft natuurlijk ook invloed op de bedrijfsvoering van de SED organisatie. We gaan deze ontwikkelingen uitwerken en mogelijke financiële gevolgen voor de bedrijfsvoering van de SED organisatie in beeld brengen.

Personeelslasten – Overige kosten personeel Thuiswerkvergoeding minus besparing woon-werkverkeer (€ 69.000 structureel) In de CAO 2021-2022 is een thuiswerkvergoeding opgenomen. Medewerkers die volgens afspraak thuis werken, ontvangen in 2022 een vergoeding van € 2 netto per dag. Voor 2023 gaan partijen nieuwe afspraken ontwerpen op basis van de ontwikkeling van het thuiswerken en de wet- en regelgeving daaromheen. Die afspraken worden dan opgenomen in een volgende CAO. Voor deze begrotingswijziging in de voorjaarsnota voor 2022 is vooralsnog uitgegaan van de extra gemaakte kosten in 2021, gecorrigeerd met aannames over het jaar 2022. Rekening houdend met een besparing op de post reiskosten woon-werkverkeer, gaan wij per saldo uit van een stijging van de kosten met € 69.000. Plan van aanpak ziekteverzuim 2022 (€ 21.000 structureel) Er is een plan van aanpak ziekteverzuim opgesteld ingaande 1-1-2022. Aanleiding hiervoor was het oplopend verzuim, toename van aantal spreekuurafspraken met de bedrijfsarts en de wens om een aantal punten in de aanpak van het ziekteverzuim binnen de SED organisatie te verbeteren. Het doel is meer grip te krijgen op ziekteverzuim en beter invulling geven aan 'goed werkgeverschap'. De verhoging van de kosten voor de bedrijfsarts en geneeskundig onderzoek worden geschat op € 21.000.

Uitbreiding beschikbaarheidsdiensten voor CPG (contact persoon gemeente, team veiligheid en handhaving), begraafplaatsbeheerder en communicatie. (€ 26.000 structureel) Van diverse medewerkers wordt verwacht zich beschikbaar te houden buiten de reguliere werktijden. Dit is nu ook verwerkt in de rechtspositie van deze medewerkers. Naast de huidige beschikbaarheidsdienst (CAG) voor calamiteiten in de openbare ruimte is er een beschikbaarheidsdienst voor calamiteiten, waarbij er sprake is van samenwerking met de Veiligheidsregio of met hulpdiensten zoals politie en brandweer. Als de calamiteiten vallen onder Grip 0 of Grip 1, dan neemt de Veiligheidsregio de coördinatie niet op zich, maar wordt een beroep gedaan op medewerkers van de SED organisatie. Daarnaast dient de begraafplaatsbeheerder regelmatig buiten reguliere werktijden beschikbaar te zijn voor begrafenisondernemers voor inplanning van begrafenissen. De beheerder komt in aanmerking voor een vergoeding voor beschikbaar/bereikbaar zijn buiten werktijden. Budget werving&selectie vooruitlopend op integraal beleid op arbeidsmarktcommunicatie (€ 45.000 structureel) In de kaderbrief 2023 is een paragraaf gewijd aan arbeidsmarkt en aantrekkelijk werkgeverschap. In 2022 wordt een uitwerking hiervan verwacht. Vooruitlopend op integraal beleid is extra budget nodig voor werving en selectie.

De huidige arbeidsmarkt zorgt ook binnen de SED organisatie voor verloop en dus voor vacatures. Ook zijn er vacatures ontstaan door de uitbreiding van de formatie van de SED organisatie. De arbeidsmarkt wordt steeds krapper. Momenteel zijn er landelijk 116 vacatures op 100 werkzoekenden. Voor ICT, financiële en

6

juridische functies loopt dat zelfs op naar 1 kandidaat op 9 vacatures. Dat betekent dat wij op een fundamenteel andere manier moeten omgaan met arbeidsmarkt en arbeidspotentieel binnen de organisatie. De hooggeschoolde en ervaren ‘ideale kandidaat’ is simpelweg nauwelijks nog te vinden op de arbeidsmarkt. Daar is niet één simpele oplossing voor. Er is een combinatie van verschillende interventies nodig om dit probleem het hoofd te bieden. Redenen om de huidige manier van publicatie van vacatures te herzien en aan te passen. Er is daarom nu al budget nodig voor werving&selectie. Zo is er o.a. een extra abonnement bij gemeentebanen.nl afgesloten en wordt er gebruik gemaakt van social media recruitment. Al eerder is er budget in een bedrijfspagina op Linked-In gestoken. Dit kon uit de begroting op de post werving&selectie worden opgevangen (minder vacatures plaatsen in de papieren kranten en vakbladen e.d.) Medewerkersonderzoek (€ 25.000 structureel) In de SED begroting is geen budget geraamd voor medewerkersonderzoeken. Voorgesteld wordt om het arbo-budget vanaf de begroting 2023 structureel te verhogen met € 25.000. Arbo budget van Facilitair naar Overige personeelskosten (€ 105.000 budgettair neutraal) De taken van arbo worden gecentreerd bij de afdeling HR. Het arbo budget van € 105.000 moet daarom begrotingstechnisch worden overgeheveld van Facilitair naar HR.

Dit is een budgetneutrale wijziging. Rechtmatigheidsverantwoording Met ingang van het boekjaar 2022 zijn de colleges en het dagelijks bestuur verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Aangezien de colleges en dagelijks bestuur verantwoordelijk worden voor de rechtmatigheidsverantwoording en dit niet langer onder verantwoordelijkheid van de accountant gebeurt, is het noodzakelijk dat de organisatie voldoet aan de vereisten. Alhoewel de bewustwording van de noodzaak van interne beheersing binnen de organisatie (langzaam) groeit, bestaan er nog steeds knelpunten. Om effectief invulling te geven aan een goede interne beheersing is het van belang dat het kennisniveau van medewerkers op het gebied van IC goed ontwikkeld is. De personele capaciteit op een aantal afdelingen vormt hierbij een knelpunt. Dit wordt geïnventariseerd en zal leiden tot extra kosten. Oekraïne: Er is inmiddels een Stuurgroep Oekraïne en een ambtelijke werkgroep gestart. Dit heeft gevolgen voor de bedrijfsvoering van de SED organisatie. De te maken kosten en inzet van uren worden bijgehouden. In de najaarsnota wordt bezien wat de gevolgen hiervan zijn voor de gemeenten.

Facilitair en ICT Arbo budget van Facilitair naar Overige personeelskosten (-/- 105.000 budgettair neutraal) De taken van arbo worden gecentreerd bij de afdeling HR. Het arbo budget van € 105.000 moet daarom begrotingstechnisch worden overgeheveld van Facilitair naar HR. Dit is een budgetneutrale wijziging. e-Diensten Publiekszaken (€ 55.000 structureel vanaf 2022) Voor producten binnen het domein publiekszaken schaffen we een Portaal Burgerzaken aan t.b.v. de onlinedienstverlening. Dit is een investering die de kwaliteit van dienstverlening

7

verhoogt en er ruimte ontstaat voor andere werkzaamheden. De volgende diensten worden door deze investering online en digitaal afgehandeld: aangifte geboorte, aangifte huwelijk & partnerschap, aangifte overlijden, aanvragen uittreksel BRP, doorgeven verhuizing, doorgeven vermissing reisdocument, wijzigen aanschrijfnaam, aanvragen afschrift Burgerlijke stand, aanvraag reisdocument, vertrek naar het buitenland. Voor deze innovatie vragen we € 55.000 structureel om de jaarlijkse licentiekosten te dekken. De inrichtingskosten betreffen eenmalig € 64.000, waarvoor we via deze nota een krediet aanvragen. Dit krediet wordt in 4 jaar afgeschreven wat leidt tot kapitaallasten vanaf 2023 van € 16.000 per jaar. Deze kapitaallasten kunnen binnen de begroting worden opgevangen. Softwarebroker (€ 43.000 structureel) Vanaf 5 januari verwerft SED-software oplossingen voor de kernapplicaties via een Software Broker. Deze Europese werving is in september gestart en in januari 2022 afgerond. Doel van de aanbesteding was het beheer op onze grote kernapplicaties (bijv. op het gebied van Financiën, HR en het sociaal domein) te professionaliseren en onrechtmatigheid van de contracten te voorkomen. Voor de diensten van deze broker is € 43.000 structureel op te nemen in de begroting.

Hardware 2022 (€ 20.000 structureel) Zoals aangekondigd in de kaderbrief 2023 is er jaarlijks een krediet nodig voor laptops € 42.500 en smartphones € 37.500. Voor 2022 is dit nog niet geregeld. Via deze nota wordt het krediet voor 2022 aangevraagd. De kapitaallasten hiervan bedragen € 20.000. Beheer Openbare Ruimte (BOR) De gemeente Hoorn is gestart met een aanbesteding voor een BOR-applicatie (Beheer Openbare Ruimte). Zo’n applicatie hebben wij nu niet maar er ligt een stevige behoefte. SED onderzoekt nu de mogelijkheid hierbij aan te sluiten. Op dit moment is nog niet duidelijk wat de eventuele kosten zullen zijn, wij zetten nu in op maximaal € 50.000 wat bekostigd wordt uit het Innovatiebudget. De definitieve investeringsaanvraag volgt op zijn vroegst in de najaarsnota 2022, maar wij gaan vast starten en vragen daarom nu goedkeuring hiervoor aan. Mini-PC ( € 8.000 structureel vanaf 2023) Het krediet van € 15.000 is noodzakelijk omdat diverse werkplekken in eerste instantie niet meegerekend waren als vaste werkplek (dislocaties, BOA's, griffiers). Daarnaast beschikken veel medewerkers over een laptop en nu vele van hen weer meer naar kantoor komen zijn portreplicators nodig. Hiervoor vragen we een krediet aan van € 16.000. Gezamenlijk dus € 31.000 extra op een bestaand krediet wat resulteert in een verhoging van 8k aan kapitaallasten voor vanaf 2023.

Implementatie Zaaksysteem ( € 125.000 structureel vanaf 2023) In de kaderbrief van 2023 is aangekondigd dat na aanbesteding van het nieuwe zaaksysteem er een krediet nodig is voor de implementatie. De aanbesteding is momenteel in de afrondende fase en in het 3e kwartaal 2022 starten we met de inrichting van het nieuwe systeem. Dit aangevraagde krediet omvat de implementatiekosten om het systeem operationeel te krijgen. Kosten zoals koppelingen, inrichting, opslag en training. Daarnaast is het krediet inclusief de projectleider en de eerste 3 jaar licentiekosten. Het gevraagde krediet bedraagt € 500.000 en wordt in 4 jaar afgeschreven.

8

Overig - Advieskosten (her)controle btw (€ 150.000 incidenteel) De organisatie komt fiscaal steeds beter ‘in control’, maar hikt op dit moment nog tegen een boeggolf van werkzaamheden voor de (her)controles van de btw 2017 – 2021 aan. Deze achterstand is in de loop der jaren door capaciteitsgebrek ontstaan. Het is noodzakelijk*) om nog dit jaar de achterstanden in de (her)controles btw 2017 – 2021 af te wikkelen. Na afwikkeling van de jaren 2017 tot en met 2021 hoeft, voor wat betreft de btw, niet langer naar het verleden te worden gekeken en zullen gedurende het boekjaar, na implementatie van het nieuwe convenant horizontaal toezicht met de Belastingdienst, nog minimale controles moeten worden uitgevoerd om te voldoen aan de fiscale wet- en regelgeving. *) De uit te voeren (her)controles btw zijn niet vrijblijvend. Indien de SED of de gemeenten niet overgaan tot deze controles is de gemeente niet compliant. Indien de Belastingdienst komt controleren kunnen de gemeenten en boete tegemoet zien van 100% van de naheffing.

Mutaties waarvoor dekking aanwezig is binnen de gemeenten Er worden een aantal mutaties gedaan in deze voorjaarsnota waar al dekking voor is bij de gemeenten, of waar vooralsnog geen extra middelen voor worden gevraagd. De toelichting op deze onderdelen volgt hieronder:

Personeelslasten - Salarissen Coördinator Ondergrondse Infrastructuur (€ 85.000,- structureel budgettair neutraal) De Coördinator Ondergrondse Infrastructuur is op strategisch en tactisch niveau verantwoordelijk voor alle relevante zaken op beleidsmatig, juridisch, technisch en financieel gebied, die met kabels en leidingen te maken hebben. Dit is zowel het ondergrondse als het bovengronds netwerk zoals 5G. Daarnaast draagt de coördinator zorg voor het instemmingsen vergunningentraject en zorgt op tactisch niveau voor de interne en externe coördinatie (bijvoorbeeld het reguliere coördinatieoverleg met netbeheerders en projectontwikkelaars). Momenteel is een dergelijke functie niet aanwezig binnen de SED-Organisatie. De coördinatorfunctie is een wettelijke taak en is vastgesteld in de Algemene Verordening Ondergrondse Infrastructuren (AVOI) van de gemeenten. Met een coördinator kan de uitvoering van het huidige beleid, als zowel de regie op ontwikkelingen als glasvezelaanleg, 5G, grootschalige onderhoudsvervangingen en verzwaring van energienetwerken door bijvoorbeeld gasloos bouwen, goed worden vormgegeven. De dekking komt uit de extra inkomsten van leges en degeneratievergoeding van de drie gemeenten. De doorbelasting vanuit SED naar de gemeenten vindt plaats aan de hand van de verdeelsleutel.

Implementatie Wet Open Overheid (€ 135.000 salarislasten) Per 1 mei 2022 treedt de Wet Open Overheid (WOO) in werking. Deze wet vervangt de huidige WOB. Primair stelt de WOO gemeenten verplicht om meer informatie actief openbaar te maken,

9

een WOO contactfunctionaris aan te stellen en WOO-verzoeken (nu WOB) af te handelen. Secundair stelt de WOO gemeenten verplicht hun informatiehuishouding op orde te brengen, zodat de juiste informatie gemakkelijk vindbaar en toegankelijk is. De lasten worden in deze voorjaarsnota incidenteel opgenomen, omdat de lasten ook zijn meegenomen in de begroting 2023. Voor een bedrag van € 135.000 betreffen de lasten voor de WOO salarislasten en voor € 159.000 betreffen het ICT lasten.

Personeelslasten – Personeelskosten gedekt bij gemeenten Personele kosten gedekt bij de gemeenten- via doorbelasting Voor een aantal zaken zijn in de begrotingen van de gemeenten budgetten beschikbaar gesteld. De uitvoering van deze zaken vindt door de SED-organisatie plaats. Deze lasten worden direct doorberekend naar de gemeenten en lopen dus niet via de verdeelsleutel. Ook worden de uitvoeringslasten voor diverse CUP’s/UP’s direct doorbelast naar de gemeenten. In de najaarsnota wordt de SED begroting hierop aangepast.

ICT Implementatie Wet Open Overheid (€ 159.000 ICT Lasten) Per 1 mei 2022 treedt de Wet Open Overheid (WOO) in werking. Deze wet vervangt de huidige WOB. Primair stelt de WOO gemeenten verplicht om meer informatie actief openbaar te maken, een WOO contactfunctionaris aan te stellen en WOO-verzoeken (nu WOB) af te handelen. Secundair stelt de WOO gemeenten verplicht hun informatiehuishouding op orde te brengen, zodat de juiste informatie gemakkelijk vindbaar en toegankelijk is. De lasten worden in deze voorjaarsnota incidenteel opgenomen, omdat de lasten ook zijn meegenomen in de begroting 2023. Voor een bedrag van € 135.000 betreffen de lasten voor de WOO salarislasten en voor € 159.000 betreffen het ICT lasten.

10

Mutatie bijdrage gemeenten Een gedeelte van de mutaties is gedekt door budgetten welke al begroot zijn bij de gemeenten. De gevolgen van deze voorjaarsnota voor de gemeenten zijn hieronder weergegeven. De gevolgen voor de begroting 2022 zijn als volgt: Totale Mutatie Bijdrage Stede Broec Enkhuizen Drechterland

-387 -430 -352 -1.169

Gedekt bij de Nog te dekken bij gemeenten gemeenten

125 139 114 379

-261 -291 -238 -790

De gevolgen voor de begroting 2023 en verder zijn als volgt: Totale Mutatie Bijdrage Stede Broec Enkhuizen Drechterland

11

-270 -299 -246 -815

Gedekt bij de Nog te dekken bij gemeenten gemeenten

28 31 26 85

-242 -268 -220 -730