3.A Jaarrekening 2021 Westfries Archief met verklaring accountant
Tekst van het document
Westfries Archief Jaarstukken 2021
Vastgesteld in de vergadering van het Algemeen bestuur d.d. . . . . . . . . . . . . . .
De voorzitter, Dhr. M. Pijl
de secretaris, Dhr. D. Dekema
ValidSigned door D. Dekama op 12-04-2022
Inhoud 1. Programmaverantwoording ..................................................................................................................... 3 1.1 Algemeen .......................................................................................................................................... 3 1.1.1 Inleiding ...................................................................................................................................... 3 1.1.2 Jaarrekening ............................................................................................................................... 3 1.1.3 Bestuur ....................................................................................................................................... 4 1.2 Wat heeft het gekost? ........................................................................................................................ 4 1.3 Gerealiseerde baten en lasten ........................................................................................................... 4 1.4 Paragrafen ......................................................................................................................................... 5 1.4.1 Inleiding ......................................................................................................................................
5 1.4.2 Bedrijfsvoering - Automatisering ................................................................................................. 5 1.4.3 Bedrijfsvoering - Personeelsontwikkeling .................................................................................... 5 1.4.4 Bedrijfsvoering - Huisvesting ....................................................................................................... 5 1.4.5 Bedrijfsvoering - Beheer archieven ............................................................................................. 6 1.4.6 Bedrijfsvoering - eDepot .............................................................................................................. 6 1.4.7 Bedrijfsvoering - Digitalisering ..................................................................................................... 6 1.4.8 Financiering ................................................................................................................................. 6 1.4.9 Weerstandsvermogen ................................................................................................................. 7 1.4.10 Covid-19 .................................................................................................................................... 8 2.
Jaarrekening ............................................................................................................................................ 9 2.1 Balans ................................................................................................................................................ 9 2.2 Waarderingsgrondslagen ................................................................................................................... 9 2.3 Toelichting op de balans per 31 december 2020 ............................................................................. 12 2.3.1 Activa ......................................................................................................................................... 12 2.3.2 Passiva ...................................................................................................................................... 13 2.4 Programmarekening 2021 .............................................................................................................. 15 2.5 Toelichting op de programmarekening 2020 ................................................................................... 16 2.5.1 Verschilverklaring ......................................................................................................................
16 2.5.2 Begrotingscriterium.................................................................................................................... 17 2.5.3 Incidentele baten en lasten ....................................................................................................... 17 2.5.4 Wet Normering Topinkomens .................................................................................................... 18 2.5.5 Bijlagen ...................................................................................................................................... 19 3.
Overige gegevens .............................................................................................................................. 20 3.1 Bestuurlijke besluitvorming (voorstellen tot resultaatbestemming) ................................................. 20 3.2 Controleverklaring ........................................................................................................................... 21
2
1. Programmaverantwoording 1.1 Algemeen 1.1.1 Inleiding Het Westfries Archief (hierna WFA) is een gemeenschappelijke regeling waaraan zeven Westfriese gemeenten deelnemen. De Westfriese gemeenten geven op deze wijze invulling aan hun wettelijke taken ten aanzien van archief- en informatiebeheer ingevolge de archiefwet. Het WFA bestaat sinds 1974 en is daarmee het oudste streekarchief in Noord-Holland. Met ingang van 1 januari 2009 is de gemeenschappelijke regeling gewijzigd. Er is gezocht naar een juridische vorm die aansluit bij het uitgangspunt dat gemeenschappelijke regelingen onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college vallen en daarom een politiek bestuur hebben. Het nieuwe bestuur heeft de verdere ontwikkeling van het WFA naar een Regionaal Historisch Centrum vorm gegeven. De archiefcommissie, bestaande uit de gemeentesecretarissen van de deelnemende gemeenten, blijft betrokken bij het WFA als vaste commissie van advies. In het najaar van 2019 is een nieuw beleidsplan opgesteld voor de periode 2020 – 2023. Dit beleidsplan is op 12 maart 2020 door het Algemeen Bestuur vastgesteld. 1.1.2 Jaarrekening De jaarstukken over 2021 liggen voor u. Deze jaarstukken bestaan uit twee onderdelen: a. Het jaarverslag: de verantwoording van het gevoerde beleid. In de verantwoording wordt aangegeven wat WFA heeft gedaan en met – waar mogelijk – welk effect.
Vervolgens wordt ingegaan op: ▪ het weerstandsvermogen ▪ de financiering ▪ de bedrijfsvoering b. De jaarrekening: de financiële verantwoording. De jaarrekening bestaat uit de volgende onderdelen: ▪ balans en toelichting ▪ programmarekening over 2021 ▪ grondslagen voor waardering en resultaatsbepaling ▪ voorstel tot resultaatsbestemming De balans geeft inzicht in de stand van de bezittingen en de schulden per 31 december 2021. In de toelichting op de balans is nadere informatie opgenomen over (de totstandkoming van) de balansposten. De programmarekening geeft inzicht in de baten en lasten over de verslagperiode. Hierbij wordt de realisatie vergeleken met de begroting 2021, inclusief de vastgestelde wijzigingen. De belangrijkste verschillen worden toegelicht. De grondslagen voor waardering en resultaatbepaling geven inzicht in de gehanteerde regels en uitgangspunten bij het bepalen van de waarde van activa en passiva en de hoogte van de behaalde resultaten.
3
1.1.3 Bestuur Het Algemeen Bestuur was in 2021 samengesteld uit vertegenwoordigers van de aangesloten gemeenten: Drechterland Enkhuizen Hoorn Koggenland Medemblik Opmeer Stede Broec
Dhr. M. Pijl Dhr. E.A. van Zuylen Dhr. J. Nieuwenburg Dhr. W. Bijman Mw. J. Fit Dhr. G.J.A.M. Nijpels Dhr. R.A.P. Wortelboer
Het Algemeen Bestuur kwam in 2021 twee keer bij elkaar. Daarbij werden onder meer de voortgang besproken van het beleidsplan, de realisatie van het eDepot en het project ‘digitalisering bouwvergunningen.’ Voorts werden de kadernota 2022, jaarrekening 2020 en de begroting 2022 vastgesteld.
1.2 Wat heeft het gekost? In hoofdstuk 2 is de jaarrekening 2021 opgenomen. Uit de programmarekening valt op te maken dat er een positief saldo is van € 66.000. In de begroting na begrotingswijziging was uitgegaan van een saldo van nagenoeg 0.
1.3 Gerealiseerde baten en lasten In onderstaand overzicht zijn de begrote en gerealiseerde baten en lasten over 2021 opgenomen:
Rekeningresultaat 2021; bedragen x € 1.000
Lasten Baten Resultaat voor bestemming Toevoeging aan reserves Onttrekking aan reserves Resultaat jaarrekening 2021 positief:
Begroting 2021 na wijziging 1.853 1.773 -79 1 80 1
Realisatie 2021
Verschil
1.736 1.802 66 0 0 66
117 28 145 -1 -80 64
In paragraaf 2.4 (programmarekening) vindt u een toelichting op de meest in het oog springende verschillen tussen de begroting en de jaarrekening 2021.
4
1.4 Paragrafen 1.4.1 Inleiding De paragrafen geven een dwarsdoorsnede van de financiële aspecten van de begroting en jaarrekening, bezien vanuit een bepaald perspectief. Het gaat met name om de beleidslijnen voor beheersmatige aspecten die grote financiële gevolgen kunnen hebben en/of van belang zijn voor het realiseren van de programma’s. Deze informatie komt in de jaarrekening veelal versnipperd voor en is daardoor minder inzichtelijk voor het algemeen en dagelijks bestuur. Het is de bedoeling van de paragrafen dat besturen de juiste en integrale informatie krijgen om hun kader stellende en controlerende rol ook op de beheersmatige aspecten waar te maken. In overeenstemming met artikel 26 en 9 van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV2004) zijn voor het WFA de volgende paragrafen van toepassing: • • •
Bedrijfsvoering (automatisering, personeel, huisvesting, beheer archieven, eDepot, digitalisering) Financiering Weerstandsvermogen
Er is een aanvullende paragraaf opgenomen over de gevolgen van Covid-19 voor het WFA, beheer archieven en eDepot. De gemeente Hoorn treedt in de Gemeenschappelijke Regeling op als faciliterende gemeente. Dit betekent dat de gemeente Hoorn de facilitering op zich heeft genomen van onder meer de personeelszaken, planning en control, en huisvesting. Dit is vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst (DVO.) Hiervoor betaalt het Westfries Archief een vergoeding aan de gemeente Hoorn. 1.4.2 Bedrijfsvoering - Automatisering Het WFA is aangesloten op het netwerk van de gemeente Hoorn. Het onderhoud en de vervanging van de apparatuur en software wordt door de gemeente Hoorn verricht. De uitvoering van deze werkzaamheden en de kosten hiervoor zijn opgenomen in de dienstverleningsovereenkomst tussen het Westfries Archief en de gemeente Hoorn. 1.4.3 Bedrijfsvoering - Personeelsontwikkeling In het beleidsplan is gesteld dat de informatievoorziening van de gemeenten in de afgelopen jaren als gevolg van de digitalisering stormachtig is veranderd. Om de wettelijke archieftaken met betrekking tot digitaal duurzaam archiefbeheer te kunnen vervullen blijft doorontwikkeling van taken en competenties noodzakelijk. De formatie bedraagt met ingang van 1 januari 2021 12,19 fte en is in 2021 niet gewijzigd.
Het aantal vrijwilligers dat in 2021 werd ingezet bij de ontsluiting van gegevens bedroeg rond de 40. Daarnaast loopt het project Vele Handen, waarbij mensen van thuis uit de gegevens van het WFA kunnen verrijken. In 2021 hebben ruim 200 personen op een regelmatige basis hiervan gebruik gemaakt. 1.4.4 Bedrijfsvoering - Huisvesting In 2006 werd de nieuwbouw aan de Blauwe Berg in gebruik genomen. Het WFA voldoet hiermee aan alle eisen die de wet stelt aan een goed (papieren) archiefbeheer. De geklimatiseerde depots bieden ruimte aan 9 strekkende kilometer historische documenten, foto’s, prenten, kaarten, tekeningen, films en geluidsdragers. Het gebouw is ontworpen op een aanwas van archieven voor twintig jaar. De depots beginnen langzaamaan vol te raken. Er loopt een onderzoek naar de behoefte aan depotruimte voor de komende jaren. Het pand is eigendom van de gemeente Hoorn en wordt beheerd door de afdeling Facilitaire Zaken. De huur- en dienstverleningsovereenkomst is in 2012 afgesloten en in 2018 herzien. Elke vijf jaar wordt de huursom opnieuw vastgesteld. Dat is in 2021 gebeurd.
5
1.4.5 Bedrijfsvoering - Beheer archieven Informatie die wordt opgenomen in de archiefbewaarplaats moet worden beheerd in overeenstemming met de uitgangspunten van de Archiefwet. Toezicht op overgebrachte archiefinformatie is niet geregeld in de huidige Archiefwet. In het nieuwe wetsvoorstel is wel een artikel een artikel opgenomen dat voorziet in toezicht op overgebrachte informatie. Om deze reden heeft de gemeentearchivaris het beheer van overgebrachte archieven in 2020 laten toetsen. Deze toetsing is uitgevoerd door de archiefinspecteur van een andere archiefinstelling uit Noord-Holland. De bevindingen zijn overwegend positief, zoals onder meer de ontwikkelingen ten aanzien van de voorziening voor duurzaam digitaal informatiebeheer en de optimale toegankelijkheid van overheidsarchieven. Alle aandachtspunten voor verbetering zijn opgepakt en zullen in 2022 gereed zijn; 1. implementeer een kwaliteitssysteem voor het beheer van overgebrachte informatie; 2. stel een plan op voor archieven en de archiefbewaarplaats indien er een calamiteit optreed; 3. stel een procedure op voor inzage van beperkt openbare informatie.
1.4.6 Bedrijfsvoering - eDepot De digitale archiefbewaarplaats is in gebruik genomen en gereed om overgebracht digitaal gevormde archieven op te nemen. Naast overgebrachte informatie zal het eDepot ook uit te plaatsen materiaal opnemen. In 2021 zijn de eerste voorbereidingen getroffen om digitale archieven vanuit een gemeentelijk zaaksysteem op te nemen en zo de opslag en een deel van beheer last voor de zorgdrager uit te voeren. In 2022 wordt dit geeffectueerd. De eerste opnames in het eDepot bestaan in 2021 uit voor vervanging gedigitaliseerde bouwdossiers.
1.4.7 Bedrijfsvoering - Digitalisering In 2021 is het WFA een grootschalig regionaal digitaliseringsproject gestart waarbij gedurende 4 jaar ruim 660 meter overgebrachte bouwvergunningen uit de periode van 1902 tot 2010 zullen worden gedigitaliseerd. In het najaar van 2021 is de eerste 100 meter gerealiseerd. De gedigitaliseerde bouwdossiers zullen na opname in het eDepot online digitaal beschikbaar worden gesteld aan het publiek.
1.4.8 Financiering De financiering van het Westfries Archief geschiedt grotendeels door middel van bijdragen van de deelnemende gemeenten. De rest van de structurele kosten wordt gedekt door vergoedingen die andere partijen betalen voor de opslag van archiefstukken. Sinds 2010 hanteert de gemeenschappelijke regeling als systematiek voor de kostenverdeling een bedrag per inwoner. In de begroting 2021 is het bedrag per inwoner gesteld op € 8,17 (afgerond.) De bijdrage van de deelnemers is conform de begroting in rekening gebracht.
Totale gemeentelijke bijdrage (€): Deelnemers: Drechterland Enkhuizen Hoorn Koggenland Medemblik Opmeer Stede Broec Totaal
Aantal inwoners per 01-01-2019 19.604 18.510 73.007 22.736 44.833 11.779 21.702 212.171
Bijdrage per deelnemer (€) 160.212 151.272 596.640 185.808 366.392 96.264 177.356 1.733.944
6
1.4.9 Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen is de mate waarin het WFA in staat is substantiële tegenvallers op te vangen zonder dat de continuïteit in gevaar komt. Voor het weerstandsvermogen zijn de aanwezige weerstandscapaciteit en de risico’s van belang. De weerstandscapaciteit bestaat uit vrij aanwendbare middelen. Reserves en voorzieningen Het WFA beschikt over twee reserves, namelijk de algemene reserve en een bestemmingsreserve. Hieronder een overzicht van het verloop van de algemene reserve in 2021.
Bedrag (x 1000) Algemene Reserve per 1-1 Nog te bestemmen resultaat Storting Onttrekking Overbrenging naar bestemmingsreserve Algemene Reserve per 31-12 vóór bestemming
2021 44 66
2020 49 -
110
5 44
De algemene reserve dient als buffer om onvoorziene financiële tegenvallers op te kunnen vangen. Met de notitie ‘Uitgangspunten gemeenschappelijke regelingen’ hebben de gemeenten die deelnemen in de regietafel Noord-Holland noord als richtlijn bepaald dat de algemene reserve niet groter mag zijn dan 2,5% van de lasten. Ultimo 2021 is de stand van de algemene reserve € 43.911. De lasten in de jaarrekening 2021 zijn € 1.735.895. Dit betekent dat de algemene reserve aan zijn maximale omvang zit. Het rekeningresultaat bedraagt € 65.940 positief. Dit resultaat wordt in belangrijke mate veroorzaakt door de (trager dan gedachte) opstart van het project ‘digitalisering bouwvergunningen’ waardoor niet voor het hele jaar kosten zijn gemaakt. Om die reden wordt voorgesteld het positief resultaat toe te voegen aan de bestemmingsreserve. Het WFA heeft geen voorzieningen. Risico’s binnen het WFA Mogelijke risico’s: • Taakuitvoering bij langdurige uitval personeel; • Diefstal; • Storingen in de klimaatbeheersingsinstallatie van de fysieke depots; • Leveranciersrisico digitalisering en restauraties; • Storingen van het digitale archiveringssysteem. In verband met de risico’s is een bepaalde weerstandscapaciteit (buffer algemene reserve) noodzakelijk. Het WFA tracht de risico’s actief te beperken door organisatorische of technische maatregelen.
Ter voorkoming van diefstal zijn maatregelen getroffen als extra vergrendeling van kostbare stukken, alsmede een vier ogen procedure voor het lichten en beschikbaar stellen van de stukken met een hoge financiële waarde. De raadpleging op de studiezaal vindt plaats onder permanent toezicht. De klimaatwaarden worden dagelijks gecontroleerd. Verder is er een onafhankelijk logsysteem. De installaties worden regelmatige gereinigd op basis van een onderhoudscontract. De afhandeling van storingsmeldingen is geregeld in de DVO met de gemeente Hoorn. Ten aanzien van het duurzaam beheer van digitaal gevormd archief heeft het WFA samen met de aangesloten gemeenten is een digitaal archiveringssysteem inclusief een eDepot ingericht. Dit eDepot is half december 2020 opgeleverd. Het eDepot voldoet aan specifiek gestelde informatie- en informatieveiligheidsvereisten zoals NEN 2082, ISO 23081 en ED3 compliance.
7
De algemene reserve is beperkt van omvang. Indien één of meerdere medewerkers van het WFA langdurig uitvallen is de reserve niet toereikend om vervanging te regelen. Aanwending onvoorzien Hieronder wordt een overzicht gegeven van de aanwending van het budget onvoorzien (conform artikel 28-b van het BBV). Door de positieve ontwikkeling was een beroep op ‘onvoorzien’ niet nodig.
Begroting na wijziging Werkelijk Restant
2021 5.085 0 5.085
1.4.10 Covid-19 Het WFA is in 2021 voor het tweede jaar, net als de hele samenleving, geconfronteerd met het Covid-19 virus. Dat heeft geleid tot veranderingen in de bedrijfsvoering. Een deel van het jaar was het WFA slechts op afspraak geopend. En tijdens de lockdown is de dienstverlening op locatie zelfs helemaal gestaakt. Daarmee is de dienstverlening aan het publiek gedurende het jaar verminderd geweest. Door uitbreiding van de digitale dienstverlening kon dit gedeeltelijk worden ondervangen. Zo kunnen stukken, met name bouwvergunningen, op aanvraag worden gedigitaliseerd en geleverd. Bovendien is samen met enkele andere archiefdiensten een chatfunctie opgezet. De dienstverlening aan de deelnemende gemeenten is geheel gedigitaliseerd.
8
2. Jaarrekening 2.1 Balans Balans per 31 december; bedragen x € 1.000 31-12-2021
31-12-2020
74 17 91
67 21 88
Activa Vaste activa Immateriële vaste activa Materiële vaste activa Totaal vaste activa Vlottende activa Uitzettingen looptijd < 1 jaar Vorderingen openbare lichamen Overige vorderingen Liquide middelen Overlopende activa Totaal vlottende activa
96 30 66
Totaal activa
Passiva Vaste passiva Eigen vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserves Resultaat na bestemming Totaal vaste passiva Vlottende passiva Netto vlottende schulden < 1 jaar Schulden aan openbare lichamen Overige schulden Overlopende passiva Totaal vlottende passiva Totaal passiva
668 1 765
580 75 655
856
743
469 44 359 66
403 49 377 -23
469
403
381 381
314 301 13
6 387
26 340
856
743
2.2 Waarderingsgrondslagen Hieronder worden de grondslagen uiteengezet die zijn gehanteerd bij het opstellen van deze jaarrekening. Inleiding De jaarrekening is conform de BBV opgesteld. Algemeen De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden.
9
De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. De referentieperiode is dezelfde als die van de meerjarenraming, te weten vier jaar. Indien er sprake is van (éénmalige) schokeffecten (bijvoorbeeld reorganisaties) dient wel een verplichting opgenomen te worden. Grondslagen voor waardering van activa en passiva Vaste activa Immateriële vaste activa De immateriële vaste activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs verminderd met de afschrijvingen en waardeverminderingen die naar verwachting duurzaam zijn. Eventueel van derden verkregen specifieke investeringsbijdragen worden in mindering gebracht op het geactiveerde bedrag (art. 62 lid 2 BBV). Hierbij wordt de verkregen bijdrage als bate verantwoord. De afschrijftermijn is zes jaar. Dat past binnen het investerings- en afschrijvingsbeleid van de gemeente Hoorn1.
Materiële vaste activa Overige investeringen met economisch nut Deze materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs- of vervaardigingsprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht; in die gevallen wordt op het saldo afgeschreven. Slijtende investeringen worden afgeschreven het jaar volgend op het jaar waarin de investering is verworden of in gebruik is genomen. De afschrijftermijn is zes jaar. Dat past binnen het investerings- en afschrijvingsbeleid van de gemeente Hoorn1. Vlottende activa Hieronder zijn de volgende zaken tegen nominale waarde opgenomen: Vorderingen met een rente typische looptijd van korter dan een jaar tegen nominale waarde, Overlopende activa tegen nominale waarde, en Liquide middelen tegen nominale waarde. Eigen vermogen Betreft algemene reserve, bestemmingsreserves en nog te bestemmen resultaat. Waardering vindt plaats tegen nominale waarden. Vlottende passiva De schulden met een looptijd van minder dan een jaar worden onder deze post gerangschikt. De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.
Grondslagen voor bepaling van het resultaat LASTEN Salarissen en sociale lasten Hieronder zijn begrepen de directe betalingen voor salarislasten, pensioenlasten, overige sociale lasten en overige personeelskosten van het personeel. Het overgrote deel van de kosten van personeel wordt door de centrumgemeente aan het WFA in rekening gebracht en wordt opgenomen onder doorberekende kosten vanuit centrumgemeente.
1
Nota Investerings- en Afschrijvingsbeleid 2017 gemeente Hoorn
10
Reserveringen Onder deze post staan de resultaatbestemmingen (toevoegingen / onttrekkingen aan de reserves) opgenomen op basis van besluitvorming door het algemeen bestuur. BATEN Deelnemersbijdragen deelnemende gemeenten Uit de gemeenschappelijke regeling volgt dat de deelnemende gemeenten een jaarlijkse bijdrage betalen aan het WFA naar rato van het inwonersaantal van de gemeente. Vooraf wordt een vast bedrag per inwoner afgesproken. De hoogte van de bijdrage is afhankelijk van het inwonersaantal in de betreffende gemeente. Overige baten Een klein deel van de baten van het WFA bestaat uit baten van derden. Hierbij valt te denken aan verhuur van archiefruimte aan gemeenschappelijke regelingen en incidentele baten.
11
2.3 Toelichting op de balans per 31 december 2020 2.3.1 Activa
Onderstaand overzicht geeft het verloop aan van de immateriële en materiële vaste activa. Jaar
Immateriële vaste activa eDepot
2018-21
Materiële vaste activa Multifunctionele ruimte Bookscanner
2020 2019
Totale kosten
Boekwaarde 1-1-2021
Kosten Afschrijving Boekwaarde 2021 2021 31-12-2021
88.496
66.693
21.803
14.749
73.746
88.496
66.693
21.803
14.749
73.746
24.493
21.498
0
4.670
16.828
6.523 17.970
6.523 14.975
0 0
1.087 3.583
5.436 11.392
Vlottende activa Uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar De stand van de uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar was als volgt:
31-12-2021
31-12-2020
30 66 96
0 0 0
Uitzettingen looptijd < 1 jaar Vorderingen openbare lichamen Overige vorderingen
De vorderingen bestaan uit een nog te ontvangen bijdrage van de gemeente Hoorn en nog te ontvangen omzetbelasting. Liquide middelen De stand van de liquide middelen is per 31 december als volgt:
31-12-2021
31-12-2020
668 668
580 580
Liquide middelen Bank
Dagelijks wordt het saldo van de bankrekening met de saldi van de gemeente Hoorn getotaliseerd en het tekort of overschot wordt aangetrokken of uitgezet. De vergoeding van de gemeente Hoorn is gelijk aan het percentage van de kasgeldleningen. Het percentage is op het ogenblik negatief. Er vindt geen afrekening plaats over de negatieve rente. Overlopende activa De stand van de overlopende activa is per 31 december als volgt:
31-12-2021
31-12-2020
1 1
75 75
Overlopende activa Nog te ontvangen
12
2.3.2 Passiva Vaste passiva Eigen vermogen Het verloop van het eigen vermogen was in het verslagjaar als volgt:
Algemene reserve Bestemmingsreserve Bestemming resultaat 2021 Totaal
1-1-2021 44 359
Toevoeging
Onttrekking
31-12-2021 44 359 65 0 468
65 65
403
Algemene reserve De stand van de algemene reserve is € 43.911 en blijft daarmee binnen de norm die daarvoor is afgesproken. Voorgesteld wordt het positieve rekeningresultaat 2021 toe te voegen aan de bestemmingsreserve. Hiermee valt de algemene reserve binnen de regionaal afgesproken norm en kan de bestemmingsreserve worden ingezet om de vertragingen 2021 in te lopen zonder de exploitatie te belasten. De gelden van het Westfries Archief zitten in de kasstroompositie van de centrumgemeente. Het WFA ontvangt hiervoor rente op grond van de dagelijkse kasgeldpercentages. Deze rente is echter al een aantal jaar nihil of negatief. Negatieve rente wordt niet door de centrumgemeente aan het Westfries Archief in rekening gebracht. Bestemmingsreserve Op 20 november 2020 heeft het Algemeen Bestuur van het Westfries Archief besloten om de bestemmingsreserve aan te wenden voor: • Onvoorziene incidentele kosten betreffende het eDepot; • Incidentele kosten van de uitvoering van het beleidsplan 2020 – 2023; • Bouwkundige maatregelen ten behoeve van het optimaliseren van studiezaal en depots; • Digitalisering en vervanging van de collectie bouwvergunningen. Vlottende Passiva Netto vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan één jaar De stand van de vlottende schulden was als volgt per 31 december: 31-12-2021
31-12-2020
317 64 381
301 13 314
Vlottende schulden < 1 jaar Schulden openbare lichamen Overige schulden
Betreft rekeningen die in de jaarrekening van 2021 zijn verantwoord, maar pas in 2022 worden betaald. Overlopende passiva Het verloop van de overlopende passiva was in het verslagjaar als volgt: 31-12-2021
31-12-2020
6 6
26 26
Overlopende passiva Nog te betalen
13
Betreft de in 2022 te betalen accountantskosten.
Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen ▪
▪ ▪
Huurovereenkomst gemeente Hoorn o Meerjarige verplichting tot en met 2045, wordt eens per vijf jaar afgesloten. Huidige overeenkomst getekend op 2 oktober 2020, met ingang van 1 januari 2021. Dienstverleningsovereenkomst (DVO) gemeente Hoorn o Jaarlijkse verplichting. DVO is in 2021 verlengd. Maisflexis collectiebeheerssysteem De Ree archiefsystemen o Jaarlijkse verplichting, jaarlijks opzegbaar.
€ 229.912
€ 191.163 € 41.180
14
2.4 Programmarekening 2021 Binnen de programmabegroting en –verantwoording, is het WFA als één programma behandeld zonder dat hiervoor aparte sub programma’s en/of producten gedefinieerd zijn. De totale lasten en baten laten het volgende beeld zien:
Lasten Doorberekende personele kosten vanuit centrumgemeente DVO - diensten Kapitaallasten Overige personele kosten Inhuur Huur DVO - huisvesting Inventaris/Materialen Accountantskosten Contributies Educatie en voorlichting Restauratie en materiele verzorging archivalia Digitalisering Onvoorzien Toevoeging aan reserves Totaal lasten Baten Bijdrage Hoogheemraadschap Verhuurd Archiefruimte Gemeentelijke bijdragen Onttrekking aan bestemmingsreserve Totaal baten Resultaat
Begroting 2021 na wijziging
Werkelijk
Begroting 2021
914.272 107.550 21.662 23.507 135.043 229.912 88.408 11.267 6.834 4.268 29.049
934.144 107.550 15.198 23.507 118.922 229.912 88.408 11.267 8.825 4.268 29.049
900.123 105.000 19.419 7.734 101.744 229.912 86.163 5.429 5.500 2.844 32.991
34.247 162.380 5.085 0 1.773.484
34.247 242.380 5.085 722 1.853.484
33.807 205.227
38.225 1.322 1.733.937
38.202 483 1.763.150
1.773.484
38.225 1.322 1.733.937 80.000 1.853.484
0
0
65.940
1.735.895
1.801.835
15
2.5 Toelichting op de programmarekening 2020 2.5.1 Verschilverklaring Het resultaat voor bestemming bedraagt € 65.940 positief. In de bijgestelde begroting was uitgegaan van een onttrekking van € 80.000 grotendeels bestemd voor de digitalisering van de bouwvergunningen. Deze is niet geëffectueerd aangezien de digitalisering een vertraging heeft opgelopen als gevolg van het mislukken van de eerste aanbesteding. Het positieve resultaat wordt verder verklaard door een combinatie van factoren waaronder Corona. De significante verschillen tussen de begroting en de jaarrekening (groter dan € 10.000) worden hieronder verklaard. Lasten Personele kosten € 34.021 (voordeel) Er wordt een voordeel gerealiseerd op de personeelskosten. Dit wordt met name veroorzaakt doordat een vacature die in de loop van het jaar is ontstaan nog niet kon worden ingevuld. Overige personele kosten € 15.773 (voordeel) Dit is een verzamelpost van kosten voor o.a. reizen, vergaderingen, opleidingen etc. Als gevolg van de coronamaatregelen zijn er geen bijeenkomsten georganiseerd, konden er geen opleidingen worden gevolgd en er zijn minder reiskosten gemaakt voor werkbezoeken. Inhuur € 17.178 (voordeel) Ook op de post inhuur is sprake van een positief saldo. Het COVID-19 thuiswerkadvies maakte het lastig om inhuur te realiseren, omdat deze klussen veelal aanwezigheid op het archief vereisen.
Daarnaast is er schaarste op gebied van bepaalde benodigde specialismen. Digitalisering € 37.153 (voordeel) Naast de digitalisering van de bouwvergunningen heeft ook de reguliere digitalisering volgens het digitaliseringsplan vertraging opgelopen. Vertraging van de start ontstond vanwege de aanbesteding van het project digitalisering bouwdossiers wegens onjuiste uitvoering aanbestedingsregels alsmede de digitalisering ‘oud notarieel’ wegens ziekteverzuim. Beide achterstanden worden in 2022 ingehaald. Afspraken met de digitaliseerder zijn hiertoe reeds gemaakt en de personele capaciteit is hierop afgestemd.
Baten Bijdragen gemeenten € 29.213 (voordeel) Het project digitalisering bouwvergunningen betreft ook vergunningen die nog in beheer zijn van de gemeenten. Deze kosten worden door de gemeente zelf betaald, in dit geval Medemblik. Daarnaast is € 1.356 euro ontvangen van Omgevingsdienst Noord-Holland Noord wegens opslag. Onttrekking aan bestemmingsreserve De verwachte onttrekking, vooral bedoeld om de kosten digitalisering bouwvergunningen te dekken, heeft vanwege de positieve resultaten niet plaats gevonden. Naar verwachting wordt deze reserve in de komende jaren wel ingezet.
€ 80.000 (nadeel)
16
2.5.2 Begrotingscriterium De in de programmarekening opgenomen afwijkingen groter dan € 10.000 ten opzichte van de begroting zijn getoetst op het punt van rechtmatigheid. In onderstaand overzicht zijn de begrotingsoverschrijdingen weergegeven; de toelichting vindt u hier boven.
Personeel Overige personele kosten Inhuur Digitalisering Bijdragen gemeenten Onttrekking reserve
Overschrijding / onderschrijding 34.021 15.773 17.178 37.153 29.213 80.000
Passend in beleid Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Direct gerelateerde inkomsten Nee Nee Nee Nee Ja Nee
2.5.3 Incidentele baten en lasten Conform art. 28-lid c van het BBV dient de toelichting op de programmarekening een overzicht te bevatten van de incidentele baten en lasten. Door een indicatie van de incidentele baten en lasten te geven wordt bij de begroting informatie gegeven die relevant is voor het beoordelen van de financiële positie en de meerjarenraming. In onderstaand overzicht is een limitatieve vergelijking opgenomen van de realisatie van de incidentele baten en lasten met de begrotingscijfers over het jaar 2020.
Onvoorzien Onttrekking aan reserve
Geraamde lasten 5.000
Werkelijke lasten 0
Geraamde baten Werkelijke baten
80.000
0
17
2.5.4 Wet Normering Topinkomens
Naam
Functie
Beloning
Belastbare vergoeding
Dhr. M. Pijl
Bestuurder
0
0
Dhr. E.A. van Zuylen
Bestuurder
0
0
Dhr. J. Nieuwenburg
Bestuurder
0
0
Dhr. W. Bijman
Bestuurder
0
0
Mw. J. Fit
Bestuurder
0
0
Dhr. G.J.A.M. Nijpels
Bestuurder
0
0
Dhr. R.A.P. Wortelboer
Bestuurder
0
0
Voor de uitvoering van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen in de (semi) publieke sector heeft het Westfries Archief zich gehouden aan de Beleidsregel toepassing Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). In het kader van de Wet normering topinkomens, is het Westfries Archief verplicht de namen en salarisgegevens van de topfunctionarissen in de programmaverantwoording op te nemen. In 2021 is de algemene maximale bezoldigingsnorm voor topfunctionarissen in dienstbetrekking 209.000 euro per jaar op fulltime basis. Als topfunctionarissen kwalificeren alleen de directeur en de leden van het bestuur. Lidmaatschap van het bestuur geschiedt onbezoldigd.
Algemeen directeur D. Dekema 2021 2020 Functiegegevens Aanvang en einde functievervulling Deeltijdfactor in fte (Fictieve) dienstbetrekking
1-1 t/m 31-12 1,0 ja
1-1 t/m 31-12 1,0 ja
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn -/- Onverschuldigd betaald/nog niet terug ontvangen Totale bezoldiging
€ €
89.402 € 15.637 €
87.352 15.529
€ €
€ 105.039 €
102.881
Individueel toepasselijk bezoldigingsmaximum
€
209.000 €
201.000
18
2.5.5 Bijlagen
Bijlage 1 - Formatieoverzicht Ambtelijke formatie Vrijwilligers Deelnemers Vele Handen
2021 12,18 41 302
2020 12,18 41 231
2019 12 30 178
2021 38.502 114.104
2020 43.393 124.197
2019 40.940 110.474 1.742
2.400 6.552 32.599 3.278.383
2.370 6.489 32.422 2.965.254
2.353 6.489 32.352 2.407.995
Bijlage 2 – Bereik Westfries Archief
Gebruikers website Bezoekers website Bezoekers studiezaal Aantal archieven Aantal meters in beheer Aantal titels in bibliotheek Aantal doorzoekbare personen op naam
19
3.
Overige gegevens
3.1 Bestuurlijke besluitvorming (voorstellen tot resultaatbestemming) Toelichting De jaarrekening 2021 laat een positief saldo zien van € 65.940. Conform bestuursbesluit wordt voorgesteld dit bedrag toe te voegen aan de bestemmingsreserve. Bestuurlijk besluit Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling West-Fries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor West-Friesland; Besluit: 1. 2. 3.
Het jaarverslag (het beleidsjaarverslag en de paragrafen) over het jaar 2021 vast te stellen; De jaarrekening (de programmarekening, balans en toelichting op de balans) over het jaar 2021 vast te stellen; Het positieve rekeningresultaat ad € 65.940 toe te voegen aan de bestemmingsreserve.
Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur van het Westfries Archief in de vergadering van 14 juli 2022.
De voorzitter,
De secretaris,
Dhr. M. Pijl
Dhr. D. Dekema
ValidSigned door D. Dekama op 12-04-2022
20
CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT
Aan: het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Westfries Archief
A.
Verklaring over de in de ‘Jaarstukken 2021’ opgenomen jaarrekening 2021
Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2021 van Westfries Archief te Hoorn gecontroleerd. Naar ons oordeel geeft de in het rapport ‘Jaarstukken 2021’ opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van gemeenschappelijke regeling Westfries Archief per 31 december 2021 en van het resultaat over 2021 in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten.
De jaarrekening bestaat uit: 1.
de balans per 31 december 2021;
2.
de programmarekening over 2021; en
3.
de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen.
De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden vallen, alsmede het Besluit accountscontrole decentrale overheden (Bado) en de Regeling Controleprotocol Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) 2021. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening'. Wij zijn onafhankelijk van Westfries Archief zoals vereist in de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA).
Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub j Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is.
Geen controlewerkzaamheden verricht aan klassenindeling In overeenstemming met het Controleprotocol WNT hebben wij het bezoldigings-maximum WNT zoals bepaald en verantwoord door de gemeenschappelijke regeling Westfries Archief als uitgangspunt gehanteerd voor onze controle en hebben wij geen werkzaamheden verricht op de totstandkoming van dit bezoldigingsmaximum. Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.
B.
Verklaring over de in het rapport ‘Jaarstukken 2021’ opgenomen andere informatie
Het rapport ‘Jaarstukken 2021’ omvat andere informatie, naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij. De andere informatie bestaat uit:
-
Programmaverantwoording met paragrafen;
-
Overige gegevens (bestuurlijke besluitvorming)
-
Bijlagen (formatieoverzicht en bereik)
Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten.
C.
Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening
Verantwoordelijkheden van het bestuur voor de jaarrekening Het bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. In dit kader is het bestuur verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Bij het opmaken van de jaarrekening moet het bestuur afwegen of het Westfries Archief in staat is om haar werkzaamheden in continuïteit voort te zetten. Op grond van genoemd verslaggevingsstelsel moet het bestuur de jaarrekening opmaken op basis van de continuïteitsveronderstelling, tenzij het bestuur het voornemen heeft om het Westfries Archief te liquideren of de activiteiten te beëindigen of als beëindiging het enige realistische alternatief is.
Het bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of het Westfries Archief haar activiteiten in continuïteit kan voortzetten, toelichten in de jaarrekening. Het bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de gemeenschappelijk regeling.
Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.
Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), de Regeling controleprotocol Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) 2021 en de ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit:
-
het identificeren en inschatten van de risico's dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico's bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing;
-
het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling;
-
het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan;
-
het vaststellen dat de door het bestuur gehanteerde continuïteitsveronderstelling aanvaardbaar is. Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de onderneming haar bedrijfsactiviteiten in continuïteit kan voortzetten. Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring. Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen er echter toe leiden dat een onderneming haar continuïteit niet langer kan handhaven;
-
het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; en
-
het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen.
Wij communiceren met de met governance belaste personen onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing.
Heerhugowaard, 12 april 2022
Omnyacc Heerhugowaard
ValidSigned door W. Groot op 12-04-2022 W. Groot RA
22.B054