3.3 Begrotingswijziging WFA 2023

Begrotingswijziging 2023 Achtergrond In maart 2022 is in opdracht van het dagelijks bestuur een onderzoek gedaan naar het werkklimaat bij het Westfries Archief. Eén van de belangrijkste conclusies die daarin werd getrokken was de te hoge werkdruk die werd ervaren binnen de organisatie. Als gevolg hiervan nam onder meer het ziekteverzuim fors toe. Tegelijkertijd werd een behoefte geconstateerd aan meer structuur, aansturing en coaching. Dit geldt in het bijzonder voor de gevolgen van de digitalisering van de werkprocessen, zowel bij gemeenten als bij het Westfries Archief zelf. Van oudsher adviseert het Westfries Archief de gemeenten op het terrein van analoge archivering. Vanwege de snelle en volumineuze opkomst van digitale informatie binnen de lokale overheden komt daar nu de advisering op archivering van digitale informatie bij. De aangesloten gemeenten hebben aangegeven veel profijt te hebben van deze ontwikkeling. Maar hierdoor is de formatie van het Westfries Archief sterk onder druk komen te staan. Operationeel Manager Om de in het onderzoek geconstateerde knelpunten op te lossen is in het onderzoeksrapport geadviseerd tot het benoemen van een Operationeel Manager voor de dagelijkse leiding en om vorm te (blijven) geven aan de gewenste organisatieontwikkeling. Het bestuur van het WFA heeft daarom per 1 april 2022 een operationeel manager benoemd.

Voor deze functie wordt momenteel financieel de formatie die bedoeld is voor de Adviseur Digitale Informatie ingezet. De functie van Adviseur Digitale Informatie is daardoor momenteel niet ingevuld. De Operationeel Manager zal zorgdragen voor een volgende stap in de professionalisering van het Westfries Archief. Onder meer door het verbeteren van structuren en processen, sturing en het bewaken en realiseren van afgesproken resultaten. Daarnaast zal deze functie samen met de Adviseur Digitale Informatie een belangrijke rol spelen in de verdere ontwikkeling van het eDepot en de digitalisering. De operationeel manager beleidsmatig en strategisch, de Adviseur Digitale Informatie operationeel. Beide functies zijn volwaardig en essentieel voor het beheren van digitale informatie en het adviseren van de aangesloten gemeenten daarover. Directie De directeur en operationeel manager ontwikkelen samen de strategie en beleid van het Westfries Archief. Daarnaast richt de operationeel manager zich aansturing en coaching en ontwikkeling van de medewerkers. En het realiseren van de resultaten zoals vastgelegd in beleidsplan. Voor de directeur ontstaat meer ruimte om zich als regionaal gemeente archivaris naar buiten te richten op de deelnemende gemeenten en samenwerkingsverbanden binnen en buiten Westfriesland.

Zoals bijvoorbeeld het project van de herdenking van de geboorte van Nederland (1572) en de slag op de Zuiderzee (1573). En te participeren in landelijke overleggen en werkgroepen.

Adviseur Digitale Informatie (ADI) Door het realiseren een eDepot kunnen gemeenten digitale informatie veilig onderbrengen bij het Westfries Archief. Daardoor heeft het Westfries Archief inmiddels een belangrijke in de ondersteuning en coördinatie binnen de regio op het gebied van digitale archivering en informatiebeheer. Deze rol is geborgd in de functie van de ADI, zoals ook beschreven in het beleidsplan 2020-2023. De ADI treedt op als steun en toeverlaat voor de aangesloten gemeenten en overige lokale overheden op het gebied van duurzame toegankelijkheid en digitale archiefvorming. De ADI zet zich operationeel onder meer in op het gebied van projectleiding bij: • • • • • • • •

grootschalige regionale digitalisering overgebracht en nog over te brengen overheidsarchief gemeenten eDepot in relatie tot hybride archieven bij gemeenten eDepot in relatie tot overbrengen digitaal overheidsarchief website en zoekfunctionaliteiten eDepot uitgeplaats archief gemeenten aansturing en coördinatie uitbreiding van beheertaken (gaan van gemeente over naar het Westfries Archief) informatie- en databeleid actualiseren en opstellen regionaal centraal beheer op digitale informatie

Financiële gevolgen De begroting van het Westfries Archief voorziet nog niet in deze uitbreiding van de formatie. Als gevolg van de inzet van de vacatureruis is een begrotingswijziging voor het lopende begrotingsjaar niet nodig. Maar voor 2023 is een begroting wijziging noodzakelijk. De kosten stijgen met €110.312, dus zo ook de bijdrage van deelnemers. De bijdrage per inwoner stijgt met €0.52 cent. Aantal inwoners per 01-01-2021

Bijdrage 2023 was (€)

Bijdrage 2023 wordt (€)

Drechterland

19.838

€ 170.600

€ 180.644

Enkhuizen

18.637

€ 160.272

€ 169.708

Hoorn

73.619

€ 633.099

€ 670.371

Koggenland

22.940

€ 197.277

€ 208.890

Medemblik

45.165

€ 388.404

€ 411.270

Opmeer

12.009

€ 103.273

€ 109.353

Stede Broec

21.743

€ 186.983

€ 197.991

Totaal bijdrage

213.951

€ 1.839.909

€ 1.948.227

Bijdrage per deelnemer

Dit voorstel is besproken in de vergadering van het algemeen bestuur op 17 november. Het bestuur staat achter het voorstel om de formatie uit te breiden en heeft besloten om de hiervoor noodzakelijke wijziging van de begroting 2023 middels een zienswijzeprocedure aan de gemeenteraden voor te leggen.

Aldus vastgesteld door het Algemeen Bestuur in de vergadering van 22 maart 2023 De voorzitter,

De secretaris,

G.J. van den Hengel

D. Dekema