2.2 Kadernota WFA 2025

Kadernota 2025 Westfries Archief

1

GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING: Westfries Archief Hoofddoelstelling Archiefinstellingen hebben de opdracht om (overheids-)informatie te bewaren, te beheren en beschikbaar te stellen. Informatie van nu is ook na vele jaren nog waardevol. Als historische bronnen maken ze deel uit van het cultureel erfgoed van ons land.

Het Westfries Archief (WFA) werkt met de zeven gemeenten Drechterland, Enkhuizen, Hoorn, Koggenland, Medemblik, Opmeer en Stede Broec samen om informatie over het heden en verleden voor nu en latere generaties betrouwbaar en toegankelijk te houden.

Het Westfries Archief heeft daartoe drie kerntaken die volgen uit de Archiefwet 1995 en de Gemeenschappelijke Regeling:

1. ondersteunen van en diensten verlenen aan aangesloten overheden; 2. informeren, enthousiasmeren en helpen van het publiek om archieven optimaal te gebruiken en de geschiedenis van de regio te leren kennen; 3. beheren, toegankelijk maken en uitbreiden van de collectie.

Algemeen De belangrijkste taak van het Westfries Archief is het verwerven, beheren en beschikbaar

stellen van Westfriese archieven en documentair erfgoed en het uitvoeren van toezicht op informatie, op basis van de Archiefwet.

In het aankomende beleidsplan voor de periode 2024 - 2027 worden de missie en

doelstellingen als volgt verwoord: Missie

Het Westfries Archief is hét centrum voor informatie beheer in Westfriesland en draagt daarmee bij aan een transparante overheid en tegelijkertijd voor een duurzaam, toegankelijk, betrouwbaar en levend geheugen van Westfriesland. Visie Het Westfries Archief is het geheugen en geweten van Westfriesland. De informatie die door het Westfries Archief wordt beheerd is de levende verbinding tussen verleden, heden en toekomst. Burgers, bestuurders en ambtenaren weten dit en vertrouwen hierop. Het Westfries Archief is het centrale informatie knooppunt binnen Westfriesland en stimuleert regionale samenwerking binnen de regio Westfriesland op het gebied van informatiemanagement. Binnen de gerealiseerde technieken en processen voor digitale archivering maakt het Westfries Archief het mogelijk dat er geen onnodige informatie bij de deelnemers wordt beheerd en bewaard. Aanwezige expertise op het gebied van

2

informatielogistiek, -beheertechniek en het toegankelijk maken van (overheids)informatie wordt regionaal benut. Voor de komende periode blijft ons doel ongewijzigd: Het Westfries Archief voorziet in en anticipeert op de actuele en toekomstige informatie behoeften van de partners, de gebruikers en het publiek. De tactische doelstellingen die hiervan zijn afgeleid: -

De collectie is duurzaam, toegankelijk, betrouwbaar en representatief voor de regio.

-

Onze dienstverlening is innovatief, zorgt voor tevreden gebruikers en bevordert de

-

De kennis binnen de organisatie is professioneel, up-to-date en in staat flexibel in te

-

Door kennis en middelen is de organisatie een betrouwbare en innovatieve partner op

zelfbediening.

spelen op nieuwe ontwikkelingen.

het gebied van regionaal informatie beheer en het publiceren van overheidsinformatie

Pact van Westfriesland

De zeven Westfriese gemeenten hebben het Pact van Westfriesland 7.1 opgesteld. Doel van het pact is om de regio te versterken op het gebied van wonen, werken, bereikbaarheid,

onderwijs en vrije tijd. De regio Westfriesland wil daarmee binnen vijf jaar tot de top 10 van

meest aantrekkelijke regio’s behoren. Het

Westfriesarchief levert een fundamentele bijdrage aan dat doel. De regio

kent bijvoorbeeld een sterke gemeenschappelijke geschiedenis die mede gevormd is door de strijd tegen het water. Om deze strijd te kunnen voeren is onder andere

de Westfriese Omringdijk aangelegd. Een ambitieus en omvangrijk project dat alleen maar

kon slagen door verbinding en gedegen samenwerking. In de loop van de eeuwen heeft zich een Westfriese identiteit gevormd die belangrijk is voor de ontstane onderlinge

verhoudingen en samenwerking. Het Westfries Archief bewaart en ontsluit de bronnen die

het verhaal van de totstandkoming van deze Westfriese identiteit vertellen.

Het Westfries Archief ondersteunt de boodschap tot samenwerking en onderschrijft de ambities uit het Pact van Westfriesland. Door de inzet van onze kennis en middelen kunnen wij nu en in de toekomst de regionale samenwerking op het gebied van informatiemanagement blijven versterken.

Doelstellingen: wat willen we bereiken in 2025? Digitale archivering

Het uitvoeren van de wettelijke archiveringstaken voor digitaal gevormde informatie van alle deelnemers.

3

-

Het voorzien in een veilige permanente beheer- en publicatie omgeving voor digitaal gevormde informatie van alle deelnemers. Het beheren en preserveren van gearchiveerde en uitgeplaatste digitale overheidsinformatie voor alle deelnemers.

Advies en inspectie -

Het uitvoeren van de wettelijke advies- en inspectietaak, evenals de overige wettelijke taken als beschikbaarstelling en beheer, zoals verwoord in de geldende Archiefwet. Fungeren als kenniscentrum voor informatie beheer en -ontsluiting in Westfriesland.

Digitalisering Het digitaliseringsbeleid waardoor meer archieven en collecties gedigitaliseerd worden en online beschikbaar worden gesteld aan de burger en de deelnemende gemeenten. -

In 2025 zal het regionale project digitalisering van bouwdossiers worden afgerond. In navolging van de bouwdossiers worden de constructieberekeningen gedigitaliseerd. Kwetsbare, veel geraadpleegde en bijzondere erfgoed collecties of onderdelen daarvan worden digitaal beschikbaargesteld.

Educatief beleid -

Er is een educatief programma beschikbaar voor basisscholen en middelbare scholen. De publieksruimte zal worden aangepast om schoolactiviteiten en overige educatieve activiteiten beter te kunnen faciliteren.

Samenwerking -

De samenwerking met andere culturele en historische instellingen in de regio zal worden gecontinueerd. Regionale thema’s worden gezamenlijk opgepakt en uitgevoerd.

Dienstverlening -

-

De dienstverlening zal steeds meer op afstand plaatsvinden. Online zal een virtuele studiezaal beschikbaar zijn, zodat informatie sneller en efficiënter beschikbaar zal zijn voor de burger. Informatie die digitaal nog niet beschikbaar is, kan wel online gevonden worden en op verzoek gedigitaliseerd worden. Het zoeken door archiefinformatie zal vereenvoudigd worden en daarmee nog toegankelijk gemaakt worden voor de burger. De dienstverlening naar de gemeenten is uitgebreid waardoor ook informatie in kader van de WOO en de omgevingswet beheerd en gepubliceerd wordt.

Informatieveiligheid -

Wij volgen de laatste ontwikkelingen op gebied van informatieveiligheid en handelen daarnaar. Indien nodig investeren wij in verbetering.

4

-

Onze digitale archiefbewaarplaats is gecertificeerd op basis van de meest actuele standaard. Onze website voldoet aan de vereisten die de overheid stelt aan informatieveiligheid.

Duurzaamheid -

-

-

Er zal een onderzoek gestart worden naar nieuwe mogelijkheden om het klimaat binnen de fysieke archiefbewaarplaats op een zo duurzaam mogelijke wijze binnen de wettelijke kaders te houden. In al onze projecten voor digitalisering en digitale opslag wordt duurzaamheid meegenomen als onderdeel van het beleid. Wij kiezen voor dataminimalisatie waar mogelijk en werken op basis van minimale opslag. Middels de uitbreiding van de digitale dienstverlening dragen wij bij aan het minimaliseren van verkeersbewegingen.

Medewerkers -

-

Er wordt actief gestuurd op behoud van vakspecialistische kennis en expertise. De uitbreiding van digitaal beheer en digitale dienstverlening is voorzien in een strategische personeelsplanning, waarbij wordt ingezet op digitale kennis en innovatie. Door inzet van de juiste competenties maken we gebruik van gerealiseerde efficiëntie op het gebied van automatisering en data science.

Belangrijkste verwachtingen ten aanzien van 2024 – 2027 1. De archiefwet zal naar verwachting worden gewijzigd waardoor archieven van overheden na 10 jaar openbaar zullen worden (is nu 20 jaar) en in beheer overgedragen aan het Westfries Archief. Dit zal een inhaalslag en grote toename in opslag en beheer met zich meebrengen, waarbij het WFA ook meer betrokken zal zijn bij advisering van gemeenten en deelnemende GR’en. 2. Archief als nutsvoorziening, waarbij het Westfries Archief steeds meer zal worden benut als centraalpunt van informatie beheer binnen de regio. 3. Intensivering van online dienstverlening. 4. Functioneel gebruik van de publieksruimte.

Nieuw beleidsplan 2024 – 2027 Op het moment dat deze kadernota is opgesteld en verstuurd wordt ook gewerkt aan een nieuw beleidsplan voor de jaren 2024-2027. Een aantal ontwikkelingen die in het nieuwe beleidsplan zullen worden opgenomen zijn al genoemd in deze kadernota. Het is op dit moment nog niet te voorzien of voor de uitvoering van het beleidsplan meer financiele middelen nodig zijn en of het algemeen bestuur deze ondersteund. Het beleidsplan zal binnenkort aan het bestuur worden gepresenteerd. Ruim op tijd om eventuele financiele consequenties in de begroting 2025 mee te nemen.

5

Wat gaan we doen?

Waarom doen we dit?

Wat mag het kosten?

Planning

Uitplaatsing digitale informatie -zaaksystemen -HRM systemen -email -Videotulen -Websites -WOO informatie (inclusief online publicatie) -Omgevingsvergunningen Wettelijke digitale archivering -Digitale archieven -zaaksystemen -applicaties -email -Videotulen -Websites -etc.

Benutten van kennis en systemen binnen de regio. Besparing kosten bij de deelnemers.

Binnen de lopende begroting, mits geen nieuw beleid wordt afgesproken.

2024 2025

Wettelijke taak

Binnen de lopende begroting, mits geen nieuw beleid wordt afgesproken.

2024 2025

Binnen de lopende begroting, mits geen nieuw beleid wordt afgesproken.

2024 2025

Binnen lopende begroting; bijdrage Vrienden van archief; Eenmalige bijdrage van gemeenten Binnen de bestemmingsreserve Huurverhoging

2025

Binnen de lopende begroting, mits geen nieuw beleid wordt afgesproken.

2024 2025

Online platform -Website WFA -Website WOO -Digitale tentoonstellingen - Scanning on Demand Jubileum 50 jaar Westfries Archief

Digitalisering overgebracht Bouwvergunningen Uitbreiden capaciteit fysieke depotruimtes Efficiënter inrichten fysieke depots

Mijlpaal

Bestuurskeuze Bestuurskeuze Optimaliseren bestaande gebouw

2021 2025 2024

Bijlagen: • •

•

Verloop meerjarig perspectief 2025-2028 Financiële kengetallen

Financiële meerjarenraming per deelnemer

6

Verloop meerjarig perspectief 2025-2028 onderdeel

Stand primaire begroting 2025 - 2028

2025

2026

2027

2028

2.236.619

2.236.619

2.236.619

2.236.619

Wijzigingen nadien Investering verrijdbare stellingen Viering 50 jaar bestaan

5.497

5.462

5.426

5.391

10.000

0

0

0

totaal wijzigingen nadien

15.497

5.462

5.426

5.391

Loonontwikkeling 2025 (4,0%)

48.604

48.604

48.604

48.604

Prijsontwikkeling 2025 (3,7%)

12.227

12.227

12.227

12.227

Aflopen project 'digitaliseren bouwvergunningen'

5.516

-77.505

-77.505

-77.505

Totaal autonome ontwikkelingen / bedrijfsvoering

66.346

-16.675

-16.675

-16.675

0

0

0

0

Autonome ontwikkelingen / reguliere bedrijfsvoering

Nieuw beleid Beleidsplan in uitvoering naar verwachting geen financiële gevolgen

Totaal ingezet nieuw beleid

totaal aan wijzigingen

81.843 -11.213 -11.249 -11.284

Dekkingsmiddelen / ombuigingen Bijdrage gemeenten 2025 (3,9%) Bijdrage Hoogheemraadschap 2025 (3,9%) Overige baten Mutatie reserve

54

54

54

54

-16.979

-100.000

-100.000

-100.000

Totaal dekkingsmiddelen

81.843

-11.213

-11.249

-11.284

Stand Kadernota voor begroting 2025 - 2028

97.015

86.980

86.944

86.909

1.754

1.754

1.754

1.754

2.318.462 2.225.406 2.225.370 2.225.335

7

Financiële kengetallen begroting 2024 Onderdeel

Omschrijving

Indexatie

Conform de uitgangspunten die gelden voor gemeenschappelijke regelingen in Noord-Holland Noord gaan we uit van de volgende indexatie cijfers: • •

Loonindexatie 2025 Prijsindexatie 2025

Percentage 2025

4,0% 3,7%

Gemeenschappelijke regeling

Op basis van de standaard verhouding loon/prijsontwikkeling 70/30. Het gewogen gemiddelde voor de gemeenschappelijke regeling

3,9%

Rente

Het Westfries Archief rekent geen interne rente

0%

Overhead

Percentage overhead conform BBV

25,9%

Weerstandsvermogen

In de uitgangspunten voor Gemeenschappelijke Regelingen staat vermeld dat er een weerstandsvermogen van maximaal 2,5% van de lasten aangehouden mag worden.

Maximaal 2,5% van de lasten

Bestemmingsreserve

Het Westfries Archief kent twee bestemmingsreserves. Bestemmingsreserve beleidsplan 2020-2023 Het Algemeen bestuur het besloten om deze aan te wenden voor: aanpassen van de depotruimtes digitalisering van overgebrachte bouwvergunningen onvoorziene tegenvallers in het kader van de ontwikkeling van het eDepot. Bestemmingsreserve opvang onvoorzien ziekteverzuim. • • •

•

Het Westfries Archief kan het risico voor langdurig ziekteverzuim niet verzekeren. Deze bestemmingsreserve maakt het mogelijk om langdurig ziekteverzuim op vangen

Huurverhoging

Eens in de vijf jaar wordt de huurovereenkomst met de gemeente Hoorn bijgesteld. Deze zal in ieder geval worden verhoogd met de kapitaallasten van de verbouwing van het depot op de begane grond.

5.497 €

50-jarig bestaan

In 2025 bestaat het Westfries Archief 50 jaar. In het kader daarvan zal een symposium worden georganiseerd en een publicatie met 50 archiefstukken uit alle dorpskernen van de regio. Deze activiteiten worden deels betaald uit de exploitatie en subsidiegevers. Van de gemeenten wordt een eenmalige bijdrage gevraagd.

10.000 €

8

Financiele meerjarenraming per deelnemer Deelnemersbijdrage 2025 e.v.

Bijdrage per deelnemer Deelnemers: Drechterland Enkhuizen Hoorn Koggenland Medemblik Opmeer Stede Broec Totaal

Inwoners per 1-1-2023

2025 e.v.

begr. 2024

20.385 18.885 75.216 23.509 46.031 12.180 22.138

€ € € € € € €

Bijdrage per deelnemer 204.202 189.176 753.459 235.496 461.105 122.010 221.762

193.880 180.656 720.859 223.618 441.104 117.145 212.936

218.344

€

2.187.212

2.090.198

9