1696401-0015 v0.3 - Rapportage onderzoeksresultaten stadskantoor Enkhuizen

Rapportage onderzoeksresultaten stadskantoor Enkhuizen

Opdrachtgever Datum 15 november 2021

Project Onderzoek Stadskantoor/Stadhuis Enkhuizen

Referentie 1696401-0015.0.3

Auteur(s) mevrouw M.J. Uhlenbusch - HEVO B.V. de heer ir. R.J.W. Kersten - HEVO B.V. de heer ir. M.M.G. Bax - HEVO B.V.

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

Statenlaan 8

Postbus 70501

T +31 (0)73 6 409 409

www.hevo.nl

ISO 9001-gecertificeerd

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

5223 LA 's-Hertogenbosch

5201 CB 's-Hertogenbosch

info@hevo.nl

www.rpmbyhevo.nl

Inhoudsopgave

Bijlage 1 17

1.

Inleiding

3

2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5.

Werkwijze Inventarisatie huidige situatie: schouw en bureaustudie Ophalen informatie, randvoorwaarden en uitgangspunten Opstellen ruimtelijk programma van eisen Inpassingsstudie Financiële doorrekening

3 3 3 3 3 3

3. 3.1. 3.2.

Inventarisatie van de gegevens Het stadhuis Het stadskantoor

4 4 5

4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4.

Interviews Gemeente diensten en ambtenaren Stichting “Iedereen Telt Mee” Buitengewoon opsporingsambtenaren Ruimtestaat

6 6 7 7 7

5. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4.

Inpassingsstudie Algemeen Begane grond Eerste verdieping Tweede verdieping

8 8 8 10 11

6. 6.1. 6.2.

Financiële vertaling Scenario 1: Instandhouding Scenario 2: verhuizen en afstoten

12 12 13

7.

Samenvatting en conclusie

15

8.

Bijlagen

16

Referentie: 1696401-0015.0.3.

Bijlage 2 18

Pagina 2 van 19

1. Inleiding De gemeente Enkhuizen overweegt om het huidige stadskantoor aan de Hoogstraat op te nemen in de locatieontwikkeling. Het gebouw wordt niet optimaal gebruikt en het staat een rendabele ontwikkeling van een groter woningbouwproject (ZilverstraatHoogstraat) in de weg. Om de keuze te onderbouwen is het noodzakelijk om een beter inzicht te krijgen in het huidige gebruik van het gebouw en de kansen die er liggen om de bestaande functies te integreren op het stadhuis of elders.

en beoordeeld aan de hand van de gebruikers, de omvang van het huidig gebruik, (bouwkundige) tekeningen van de gebouwen, de MJOP’s en verbruiksgegevens.

2.2. Ophalen informatie, randvoorwaarden en uitgangspunten Om de ruimtebehoefte te bepalen is in beeld gebracht welke diensten worden geleverd aan de balie, het aantal te huisvesten medewerkers, profiel van de medewerkers, uitgangspunten van de organisatie en andere van belang zijnde randvoorwaarden en uitgangspunten.

Gemeente Enkhuizen vraagt zich af of de functionaliteit van het stadskantoor integreren of verplaatsen qua ruimtebeslag mogelijk is en of dit ook een efficiency verbetering oplevert. Deze rapportage onderzoekt of een dergelijke ingreep en de sloop economisch verantwoord en praktisch uitvoerbaar is.

2.3. Opstellen ruimtelijk programma van eisen

Om tot een antwoord te komen op de hoofdvraag van deze rapportage zijn aan aantal deelvragen gedefinieerd.

2.4. Inpassingsstudie

1.

Wat is het huidige gebruik en de efficiëntie van het gebruik van stadskantoor en stadhuis? Hoeveel leegstand is er en welke jaarlijkse lasten brengt deze werkwijze met zich mee?

2.

Kunnen de gebruikers van beide gebouwen worden samengevoegd in het stadhuis en wat zijn daarvan de consequenties? Of is het logisch om bepaalde diensten of partijen elders te huisvesten?

3.

Wat zijn de praktische en financiële effecten van een mogelijke integratie van (zoveel mogelijk) diensten in het stadhuis/elders?

De input vanuit stap 2 is verwerkt in een ruimtelijk programma van eisen, aangevuld met de randvoorwaarden en accentpunten die van belang zijn voor het goed kunnen faciliteren van de organisatie en de dienstverlening.

Via een inpassingsstudie is getoetst hoe het programma met bijbehorende voorzieningen ingepast kan worden in het stadhuis. Er is inzichtelijk gemaakt welke (technische) knelpunten er zijn in de huisvesting in het stadhuis.

2.5. Financiële doorrekening Op basis van de inpassingsstudie is een investeringskosten- en exploitatiekostenberekening gemaakt.

2. Werkwijze 2.1. Inventarisatie huidige situatie: schouw en bureaustudie De locaties stadhuis en stadskantoor zijn bezocht en beoordeeld op technische staat en functionaliteit. Daarnaast zijn via deskresearch de gebouwen verder geanalyseerd

Referentie: 1696401-0015.0.3.

Pagina 3 van 19

3. Inventarisatie van de gegevens 3.1. Het stadhuis Het stadhuis van Enkhuizen aan de Breedstraat is eind 17de eeuw gebouwd naar ontwerp van de architect Steven Vennekool en benoemd tot een Rijksmonument. Het 335 jaar oude pand werd in de jaren 80 van de vorige eeuw al eens gerenoveerd. Het stadhuis telt over de drie gebruiksverdiepingen een BVO van 1.344 m2 In totaal werken er tien personen vast op deze locatie. Per persoon is er 135 m2 BVO beschikbaar in het stadhuis. Er werken twee ambtenaren van het bestuurssecretariaat, een ambtenaar van de griffie en de bode in het stadhuis. Daarnaast werken de burgemeester en twee wethouders vanuit het stadhuis en vinden de raadsvergaderingen plaats in de raadszaal. Naast het ambtelijk apparaat huist de directie van de Stichting “Iedereen Telt Mee” in het stadhuis. Het monumentale pand steekt boven de omliggende bebouwing uit. Het pand presenteert zich aan de Breedstraat met een spiegel symmetrische gevel van natuursteen naar principe van de Hollands classicistische stijl. Centraal midden in de monumentale gevel bevindt zich op een verhoging de entree. De voorgevel is met rijke details uitgevoerd. Aan de andere drie zijdes van het pand zijn de gelaagde gevels opgetrokken in een bruine baksteen in Hollands verband met licht gekleurd voegwerk. De plattegrond van het gebouw met drie driebouwlagen is gebaseerd op een vierkant.

Veel van de vertrekken in het stadhuis zijn met rijke materialen bekleed. Zo zijn er op de eerste verdieping ruimtes welke volledig met muur- en plafondschilderingen zijn afgewerkt. De marmeren vloeren, lambriseringen en wandtapijten herinneren aan de tijd waarin het Enkhuizen voor de wind ging.

Referentie: 1696401-0015.0.3.

Pagina 4 van 19

3.2. Het stadskantoor Het stadskantoor van Enkhuizen is gebouwd in 1994. Het stadskantoor telt over de twee gebruiksverdiepingen een BVO van 1.400 m2. In totaal werken er 34 personen vanuit deze locatie. De plattegrond van het kantoorpand is dermate ruim dat het pand grotendeels leeg staat. Per persoon is er 41m2 BVO beschikbaar in het stadskantoor. In het stadskantoor bevinden zich de publieksbalies voor burgerzaken. Voor de publieksbalies werken er momenteel vijftien ambtenaren in de backoffice. Verder zijn er acht boa’s en de elf ambulante medewerkers van Stichting “Iedereen Telt Mee” in het pand gehuisvest. Stedenbouwkundig en architectonisch steekt het stadskantoor af tegen de omgeving waarin deze staat. Het straatbeeld in deze wijk van Enkhuizen wordt gedomineerd door panden met een kleine korrelgrootte. De huizen zijn veelal enkel- of dubbel laags met een zadeldak. Het dubbel laags stadskantoor heeft een grote korrelgrootte en is aan de straatzijde ononderbroken met een plat dak. Aan de waterzijde is middels vertanding van de gevel het bouwvolume opgedeeld in kleinere delen. Echter door de ronde vorm en materiaalkeuze landt het gebouw niet goed in de wijk. De gevels van de woningen rondom het stadskantoor definiëren de afzonderlijke woningen.

Daarbij vertonen deze gevels karakteristieke elementen zoals ramen met roeden, (sier)luiken en gevelankers, dit creëert gelaagdheid in de gevels en het straatbeeld. Het stadskantoor zoekt aansluiting met de buurt middels het gebruik van bakstenen gevels. Echter, door de gebruikte kleur en afwerking van de baksteen in combinatie met de andere gevelmaterialen en het ontbreken van de gelaagdheid in de gevel slaagt het pand er niet in aansluiting te vinden bij de omliggende bebouwing.

Referentie: 1696401-0015.0.3.

Pagina 5 van 19

4. Interviews 4.1. Gemeente diensten en ambtenaren Ondanks de digitalisering van de dienstverlening bevindt de dienstverlening van de gemeente Enkhuizen zich nog op een tweesprong. Burgers kunnen digitaal veel regelen, de backoffice van de gemeente moet echter nog veel handwerk uitvoeren zoals scannen, verwerken en uitgifte. Zodoende is er behoeft aan minimaal twee balies voor dienstverlening. Dit kan een receptie zijn en een extra balie. Preferent wordt er gewerkt middels balie-eilanden voor de een-op-een gesprekken, die in de toekomst ook op andere manieren multifunctioneel ingezet kunnen worden voor bijvoorbeeld een informeel overleg met een grotere groep. De receptie-functie is voor algemene vragen en simpele producten, zodoende is de receptie direct in het zicht plaatsen een pre. Voor de baliebezoeken dient door burgers een afspraak gemaakt te worden. Per dag worden er circa 50 waarde documenten afgegeven. Voor de balies is beveiliging een aandachtspunt en er zijn hulpmiddelen vereist. De balies dienen afgesloten te zijn en niet te betreden voor burgers, daarbij moeten de balies uitgevoerd worden met noodknoppen, veiligheidsbalk, en een vrije vluchtweg. Verder dient er een dag kluis te zijn om de voorraad van de dag te bewaren en gewone (afsluitbare) voorraadkast(en). Er dient identificatiesoftware en een vingerafdruk apparaat te zijn.

Per balie is er een kaslade nodig, pinautomaat, bonnenprinter, scanner, telefoon, ontwaarder en een raasstation. Voor backoffice medewerkers zijn werkplekken nodig welke allen toegankelijk zijn met pas. Afsluitbare kast(en) en een kluis voor waarde documenten. Verder dient er een printer/scanner aanwezig te zijn en shredder. Tot slot is een retroviewer voor het controleren op echtheid nodig en een RAAS en RDW station. Ter ondersteuning zijn in de nieuwe situatie twee werkplekken benodigd direct achter burgerzaken. Voor één-op-één gesprekken is een spreekkamer nodig. Deze wordt gebruikt voor gesprekken over naturalisatie, huwelijk en andere diensten die niet aan de balie plaatsvinden. Deze spreekkamer kan gedeeld worden met anderen is niet de

Referentie: 1696401-0015.0.3.

hele dag noodzakelijk. Bij voorkeur zijn de spreekkamers kleine kamers welke in de toekomst eenvoudig samen gevoegd kunnen worden tot een grotere ruimte. WMO keukentafelgesprekken vinden plaats bij de mensen thuis of op het stadhuis. De risicogesprekken vinden plaats in Hoogkarspel. Dienstverlening rondom WABO en sociaal domein (Werk & Inkomen), blijkt middels huisbezoeken, ontvangst op een nevenlocatie of online, prima mogelijk. Het gaat om ‘dichtbij’ en daar zijn waar de vraag zich aandient of met het middel/kanaal dat zich hier het beste toe leent. De volgende zaken blijven in de nieuwe situatie aanwezig in Enkhuizen:  Burgerzaken  College van B&W  Raadsvergadering  Post en telefoon verhuisd naar het stadhuis van Stede Broec, evenals postkamer de reproruimte. Bij de inrichting van een nieuwe kantoor wordt zoveel mogelijk uitgegaan van standaarden; werkplekken moeten door iedereen gebruikt kunnen worden. Toch zullen er altijd uitzonderingen op de regel zijn. Specials met betrekking tot de werkplekinrichting Akoestiek, klimaatbeheersing en verlichting zijn afgestemd op normale kantoorwerkzaamheden. Specials in deze categorie zijn o.a.:  Grotere werkbladen  Grotere of meerdere beeldschermen  Speciale telefoontoestellen Specials met betrekking tot kasten en opslagruimtes Op de werkvloeren staan standaard kasten, die afsluitbaar zijn.

Specials in deze categorie zijn o.a.:  Brandkasten/kluizen  Kasten met specifieke afmetingen en uitvoeringen Deze specials, zijn nu nog niet meegenomen.

Pagina 6 van 19

4.2. Stichting “Iedereen Telt Mee” De Stichting Iedereen Telt Mee bestaat sinds 2015, vanuit de decentralisaties van het sociaal domein. De Stichting geeft uitvoering aan taken in het kader van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo) en de Jeugdwet. Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Enkhuizen vormt het bestuur van de Stichting. De stichting bestaat uit een team met hulpverleners voor de mensen in Enkhuizen. De hulpverleners zorgen ervoor dat er zo min mogelijk beschikkingen hoeven te worden afgegeven. Beschikkingen voor o.a. specialistische hulp en opvoedondersteuning bij vechtscheidingen. Naast deze hulpverlening is er een projecttak. Als er een gat valt in het zorglandschap wordt er een project opgezet. Een voorbeeld van mogelijke projecten is ondersteuning voor jongeren die uit penitentiaire inrichtingen komen en moeten leren om zelfstandig te wonen. Binnenkort komt schoolmaatschappelijk werk erbij. Er is nog niet besloten waar deze tak gehuisvest wordt. De hulpverleners zijn zoveel mogelijk in de buurten aanwezig bijvoorbeeld in het onderwijs, op huisbezoek, of buiten. De administratieve taken vinden doorgaans plaats in het stadskantoor. In de huidige situatie is de stichting deels in het stadskantoor en deels in het stadhuis gehuisvest. Er zijn drie personen permanent in het stadhuis gehuisvest en elf personen in het stadskantoor.

Deze mensen werken, grotendeels ambulant. Maar voeren ook gesprekken op kantoor. Het stadsteam heeft een aantal bureaus, een grote en een kleine vergaderruimte in het stadskantoor. Voor de ambulante medewerkers is er de mogelijkheid om uit te wijken naar de Goude regenstraat 29 met personen die niet naar de gemeente willen komen.

De directie en collega’s welke in het stadhuis gehuisvest zijn, blijven graag daar in verband met de connectie met het bestuur. Benodigdheden voor Stichting “Iedereen Telt Mee” zijn: • Bureaus om de administratie te doen. Dit kunnen flexibele aanlandwerkplekken zijn in de vorm van bureaus, maar ook informele plekken. • Spreekruimten, grotere voor gezinnen. De wens bestaat om in een nieuwe situatie deze meer in een informelere setting te realiseren, voor gezinnen en kinderen. • Kleine spreekruimte • De cliënten vinden het ook fijn dat niet iedereen ziet dat ze hulp krijgen. Dus er is behoefte aan privacy en geborgenheid. • Voor het stadsteam is er behoefte aan een plek, niet gerelateerd aan de gemeente

4.3. Buitengewoon opsporingsambtenaren Er zijn acht Buitengewone Opsporingsambtenaren (boa’s) actief in Enkhuizen, Stede Broec/Drechterland en SED. Er zijn drie tot vier boa’s werkzaam in Enkhuizen, vier in Stede Broec & Drechterland en deeltijd een in SED. Voor administratieve handelingen zijn zes werkplekken benodigd voor de boa’s op het stadhuis. Verder hebben de boa’s behoefte aan een ruimte om zich om te kleden en bij voorkeur parkeerlocatie dichtbij het stadskantoor.

4.4. Ruimtestaat De wensen in relatie tot de ruimte is vertaald in een ruimtestaat. Deze ruimtestaat is bijgevoegd als bijlage 1.

De stichting staat klaar voor alle mensen die het niet zelfstandig kunnen redden. Veelal vinden deze personen het fijn dat niet iedereen ziet dat ze hulp krijgen. De Bemoeizorgtak is de zwaarste tak: verslavingen, daklozen. Hulpverlening voor deze mensen vindt normaliter plaats aan de Gouden regenstraat of ergens buiten. Veel van de hulpbehoevenden hebben een aversie tegen de gemeente. De wens van het team is daarom voor de activiteiten die nu in het stadskantoor plaatsvinden om op een andere locatie gehuisvest te worden.

Referentie: 1696401-0015.0.3.

Pagina 7 van 19

5.2. Begane grond

5. Inpassingsstudie Dit hoofdstuk gaat in op de praktische effecten van een mogelijke integratie van (zoveel mogelijk) diensten in het stadhuis. Op basis van de ruimtestaat en de ruimtelijke wensen van de gebruikers is een inpassingsstudie uitgevoerd om te bepalen of de gebruikers van beide gebouwen samengevoegd kunnen worden in het stadhuis en wat de consequenties zijn. Voor de inpassingsstudie is een belangrijke uitgangspunt het in stand houden van het monumentale karakter van zowel het gebouw als de ruimtes. Verder zijn de volgende uitgangspunten genomen: 

  

De aantallen medewerkers en uitgangspunten vanuit de vorige hoofdstukken Uitgangspunt is dat alleen het inbouwpakket wordt bekeken. Achterstallig onderhoud is geen onderdeel van dit onderzoek. Eisen t.a.v. comfortniveau en functionaliteit zijn nog onduidelijk.

Uit de inpassingsstudie blijkt dat het mogelijk is om de medewerkers van het stadskantoor te integreren in het stadhuis.

In paragraaf 5.1. is een beschrijving en illustratie opgenomen op welke wijze dit kan, per verdieping. Uiteraard kunnen er door de gemeente Enkhuizen zelf nog keuzes gemaakt worden, welke personen waar gaan zitten en eventuele kleine aanpassingen, voor zover die geen grote bouwkundige effecten hebben.

5.1. Algemeen

De begane grond wordt functioneel ingedeeld ten behoeve van de dienstverlening burgerzaken. Ter ondersteuning worden de medewerkers van backoffice, de bode en archiefmedewerkers hier ook gehuisvest. Tot slot krijgen ook de boa’s op de begane grond ruimte. Het bestaande tochtportaal tegen de westelijke hoofdingang wordt gehandhaafd. Via het tochtportaal komen bezoekers binnen in de monumentale hal (SH010) op de begane grond. De hal wordt het gezicht voor burgerzaken. In de hal worden meubels geplaatst welke een receptie vormen en een extra balie voor burgerzaken. De hal dient tevens als wachtruimte voor aangrenzende vergader- (SH002) en spreekruimtes (SH005). Aangrenzend aan de receptie wordt het kantoor voor de bode, backoffice en medewerkers van de archiefdienst gerealiseerd (SH003). De kantoorruimte inclusief aangrenzende ruimte (SH004A) wordt opgefrist met een nieuw tapijt en een nieuwe laag verf op het balkenplafond. De ruimte (SH004) ingesloten door het kantoor en de receptie wordt ingericht als repro en RAAS-ruimte. Het archief (SH006) wordt gehandhaafd zoals het is. Beide ruimtes aan de oostzijde van het gebouw worden opgefrist met een nieuw duurzaam tapijt en een nieuwe laag verf op het balkenplafond. Eén ruimte (SH002) wordt ingericht als vergaderruimte met een grote vergadertafel.

De tegenovergelegen ruimte wordt met een lichte glas constructie opgedeeld in twee separate ruimtes (SH005). Deze ruimtes kunnen door burgerzaken gebruikt worden om afgezonderd een op een gesprekken te voeren.

De keuze voor opwaardering van het inbouwpakket zoals het opnieuw leggen van een duurzaam tapijt en het opnieuw schilderen van wanden en plafonds in verschillende ruimtes is op basis van beoordeling tijdens de rondgang door het gebouw. Verschillende afwerkingen zijn door de jaren heen meermaals behandeld wat een aftekening geeft op het materiaal. Door het vervangen van deze afwerkingen wordt een fris en duurzaam interieur gerealiseerd.

Referentie: 1696401-0015.0.3.

Pagina 8 van 19

In de ruimte (SH001) direct ten noorden van de hoofdingang worden boa’s gehuisvest. Deze ruimte wordt opgefrist met een nieuw duurzaam tapijt en een nieuwe laag verf op het balkenplafond. Om rustige werkplekken te realiseren wordt een belcel gerealiseerd in dit kantoor. Er is ruimte voor een grote vergadertafel centraal in de ruimte voor wekelijks overleg met alle medewerkers van de dienst. Bestaande sanitaire voorzieningen worden gerenoveerd. De toiletten (SH0012) blijven in de nieuwe situatie de toiletten voor bezoekers. De MIVA (SH022) blijft achter de bestaande en gehandhaafde scheiding van bezoekers en gebruikers. De MIVA en aangelegen doucheruimte(SH025) worden vernieuwd en zo ingedeeld dat deze ook als kleed- en douche ruimte te gebruiken zijn voor gebruikers van het stadhuis. De voorhal van de lift (SH018) wordt gerenoveerd met nieuw tegelwerk en de displays van de installaties in deze ruimten worden afgeschermd. De monumentale trappenhal met het gewelfde plafond wordt gehandhaafd.

Zie hiernaast de visualisatie van de begane grond:

Referentie: 1696401-0015.0.3.

Pagina 9 van 19

5.3. Eerste verdieping De eerste verdieping van het stadhuis is de meest prominente verdieping met de meeste verfijning in de uitwerking van het inbouwpakket. Deze verdieping leent zich het minst goed voor aanpassingen en wordt grotendeels gehandhaafd. De dubbelhoge hal (SH111) ontsluit alle prominente ruimtes en wordt gebruikt voor audiovisuele ondersteuning bij raadsvergaderingen. In deze ruimte wordt door middel van meubilair ruimte gecreëerd om aan te landen, te lunchen en middels een mobiele vergaderruimte wordt een afgesloten vergaderruimte gecreëerd. De afwerking van de hal wordt gehandhaafd zoals deze nu is. De raadzaal (SH102), burgemeester & wethouders zaal (SH110), trouwzaal (SH101) en vergaderruimtes (SH105 & SH106) worden eveneens gehandhaafd. De ruimte centraal in het midden aan de straatzijde blijft de vaste vergaderruimte van de burgemeester en wethouders. De twee vergaderruimtes aan de overzijde dienen verder de fracties, de wethouders en andere organen. De keuken (SH104) wordt gerenoveerd. Het keukenmaterieel, de bestaande vloerafwerking en de plafondafwerking worden vernieuwd. In deze ruimte is plaats om te lunchen voor ongeveer 12 medewerkers. Het trappenhuis (SH103) van de eerste naar de tweede verdieping is qua afwerking een stuk minder fraai dan de trap op de begane grond naar de eerste verdieping.

In plaats van zware, zwarte natuurstenen traptreden is er een houten trap met linoleum afwerking en zwarte stootranden. Deze trap wordt gerenoveerd. Zie hiernaast de visualisatie van de 1e verdieping

Referentie: 1696401-0015.0.3.

Pagina 10 van 19

5.4. Tweede verdieping Verdieping breed wordt er een nieuw duurzaam tapijt gelegd en het balkenplafond wordt opnieuw geschilderd. De ruimte direct links (SH201) van het trappenhuis wordt ingericht als bestuurssecretariaat. Naast de werknemers van het bestuurssecretariaat krijgen de wethouders hier een plek. De vloer van deze ruimte wordt geëgaliseerd, momenteel is er scheefstand. De ruimte direct rechts (SH215) van het trappenhuis wordt opnieuw ingedeeld. De bestaande scheidingsconstructie wordt gesloopt en een nieuwe, lichte glazen scheidingsconstructie wordt terug geplaatst. De ruimte wordt kleiner en ingericht als spreekkamer. De aangrenzende ruimte (SH202) wordt door het verplaatsen van de scheidingsconstructie groter en biedt ruimte aan vier werkplekken en een zes persoons overlegtafel. De scheidingsconstructie tussen de gang (SH209) en de teamkamer (HS203) en concentratiewerkplek (SH204) wordt vernieuwd. Hier wordt eveneens een nieuwe glazen scheidingsconstructie geplaatst. De scheidingswand tussen de kantoortuin (SH205) en de kleinere aangelegen ruimte (SH206) wordt verwijderd. Hiermee wordt een grote open ruimte gerealiseerd waarin werknemers kunnen flexwerken en aanlanden. Tussen beide ruimtes in wordt een één persoons concentratie werkplek gerealiseerd waarin online vergaderd kan worden.

In de hoeken van de kantoortuin worden belcellen gerealiseerd om een rustige werkruimte te realiseren. Grenzend aan de aanlandruimte (SH206) wordt een concentratiewerkplek (SH207) gerealiseerd. De bestaande patch in deze ruimte wordt verplaatst naar naastgelegen centrale ICT ruimte (SH213) Zie hiernaast de visualisatie van de tweede verdieping

Referentie: 1696401-0015.0.3.

Pagina 11 van 19

6. Financiële vertaling Om de financiële consequenties van het samenvoegen van het stadskantoor en het stadhuis in beeld te brengen en af te wegen zijn er twee scenario’s doorgerekend. Het eerste scenario berekent de huidige exploitatielasten waarbij zowel het stadhuis als het stadskantoor in gebruik blijft en er geen aanpassingen worden gedaan. Het tweede scenario berekent de exploitatielasten wanneer de gebruikers van het stadskantoor verhuizen naar het stadhuis en het stadskantoor wordt afgestoten. Het vergelijk tussen de cijfers toont de financiële effecten van een mogelijke integratie van (zoveel mogelijk) diensten in het stadhuis. De financiële doorrekening is opgenomen in bijlage 2.

De instandhouding van het stadskantoor op basis van het huidige gebruik levert daarmee een totale kostenpost op van € 223.113 voor jaar 1. In totaal sluiten de exploitatiekosten voor de twee gebouwen in de huidige situatie (scenario 1) op € 357.513 per jaar. Het stadhuis heeft hier een aandeel van 94 €/m2bvo in, het stadskantoor 159 €/m2bvo.

6.1. Scenario 1: Instandhouding Zowel het stadhuis als het stadskantoor zijn een eigendomspand van de gemeente. Op het stadskantoor zit een boekwaarde van € 272.456 welke over een periode van 25 jaar afgeschreven wordt tegen een rente percentage van 0,1%. Opgenomen zijn de huidige boekwaarde en afschrijving daarvan conform de opgave gemeente. De WOZ-waarde van het stadhuis is € 966.000 en van het stadskantoor € 1.005.000. De exploitatiekosten van beide panden zijn berekend op basis van posten voor het voorzien in huisvesting, belastingen, verzekeringen, onderhoud, verbruik, beheer, rente en schoonmaken. De instandhouding van het stadhuis op basis van het huidige gebruik levert daarmee een totale kostenpost op van € 134.400 voor jaar 1. De exploitatie kosten zijn opgenomen conform opgave gemeente. Voor de posten mutaties (X1E) en beheer (X1G) ontbreekt een opgave. Deze posten zijn buiten beschouwing gelaten. Opgenomen zijn de huidige boekwaarde en afschrijving daarvan conform de opgave gemeente. Bij de baten zijn de huuropbrengsten (Z3A1) opgenomen conform opgave gemeente. Er zijn geen baten als gevolg van servicekosten opgenomen. Uitgangspunt is dat de servicekosten onderdeel zijn van de huuropbrengsten. Het is niet duidelijk wat de opgegeven post (€21.000) onder inkomsten overige diensten (Z3A3) inhoud, daarom is deze buiten beschouwing gelaten.

Referentie: 1696401-0015.0.3.

Pagina 12 van 19

6.2. Scenario 2: verhuizen en afstoten In scenario twee wordt het stadskantoor afgestoten door de gemeente. Het bruto vloeroppervlak wordt daarmee teruggebracht van 2.836 m2 naar 1.436 m2. De gebruikers van het stadskantoor verhuizen naar het stadhuis. Het stadhuis wordt de centrale huisvesting voor alle gebruikers van het huidige stadhuis en stadskantoor. Het bestaande stadhuis krijgt voorafgaande aan de verhuizing een opwaardering om dit te faciliteren. In scenario twee wordt in de basis gerekend met de ruimtelijke indeling, bouwkundige ingrepen en uitgangspunten zoals beschreven in hoofdstuk 5. Overige ingrepen en uitgangspunten worden hierna uiteengezet. Er zijn alleen investeringen opgenomen, om alle medewerkers van het stadskantoor in het stadhuis te plaatsen. De investeringen betreffen naast de bijkomende kosten van het inbouwpakket de kosten voor de vaste inrichting receptie, balie, pantry en installatie voorzieningen voor begane grond en 2e verdieping. Aanvullend zijn voorzetramen voorzien tegen tocht. Om het interieur van het stadhuis naar een fris en modern niveau te tillen is er een verbouwing nodig. Er zijn geen kosten voor aanvullende sanitaire voorzieningen opgenomen. Er zijn nu drie toiletten en één MIVA met douche op de begane grond aanwezig. Vervanging hiervan is meegenomen in het MJOP.

Hiermee voldoet het pand aan de norm, echter zijn de locaties van het sanitair een aandachtspunt. Er zijn akoestische voorzieningen in wanden en plafonds geteld. Qua installaties zijn er klimaatinstallaties met lucht en koeling opgenomen voor de begane grond en 2e verdieping, er is nieuwe databekabeling opgenomen in verband met het verplaatsen van de patchkast en er zijn nieuwe en/of aanvullende armaturen ten behoeve van de werkplekken en vergaderruimten op de begane grond en 2e verdieping gerekend. Tevens worden aanvullende wandgoten, kabelgoten, vloergoten en wandcontactdozen gerealiseerd. Met deze verbouwing heeft er geen opwaardering plaatsgevonden voor de schil. De structuur van het gebouw is gelijk gebleven. Er zijn geen investeringskosten opgenomen voor onderhoud, die zijn voorzien in de onderhoudsreservering (MJOP).

Referentie: 1696401-0015.0.3.

Er zijn geen voorzieningen voor tijdelijke huisvesting opgenomen. Er is aangenomen dat het stadskantoor hiervoor geschikt is. Voor de verhuizing is één totale reservering van € 25.000,- (excl. btw) opgenomen. De verbouwing bestaat uit een totale kostenpost van € 2.175.900 inclusief BTW. Het grootste gedeelte van deze kosten zijn bouwkosten à € 1.216.500. Opgenomen hierin is een post van € 25.000 voor AV-middelen. Er zijn geen kosten opgenomen voor losse inrichting. Hiervoor worden bestaande meubelen gebruikt uit het stadhuis en het stadskantoor. Bijkomende kosten zoals honoraria zijn op een totaal van € 342.500 begroot. Voor onvoorzien is een percentage van circa 12% van de investering opgenomen. Dit is gebruikelijk en gerechtvaardigd in dit onderzoekende stadium voor een monumentaal pand, zoals het stadshuis is. De overige € 377.900 is BTW à 21%. Na de verbouwing is de post voorzien in huisvesting (X1A) voor het stadhuis in het eerste jaar hoger dan in de bestaande situatie omdat de investering afgeschreven wordt. De afschrijving (X1A) van de investering is gebaseerd op een afschrijvingstermijn van 20 jaar, omdat de investering installaties en inbouwpakket betreffen. De volgende lasten zijn opgenomen op basis van het kostenniveau van de huidige situatie: belastingen (X1B); verzekeringen (X1C); onderhoud (X1D), verbruiken (elektra, gas en water) (X1F); kosten t.b.v.

beheer (X1G); schoonmaken (X2C). De post verbruiken (X1F) is in dit scenario opgehoogd, door de toename van installaties en een groter aantal personen dat gebruik maakt van het stadhuis stijgt het verbruik van elektra, gas en water. Voor het waterverbruik is gerekend met een verdubbeling naar 0,7 €/m2 en elektraverbruik is met 10 €/m2 verhoogd. Door de extra installaties en vaste inrichting is het bedrag voor onderhoud verhoogd met 20 €/m2. Rentekosten (X1H) als gevolg van de investering zijn opgenomen o.b.v. een rentepercentage van 0,69%. Er is gerekend met lineaire afschrijving en voor rente zijn de rentekosten van het 1e jaar opgenomen (€ 15.014). Tot slot zijn de schoonmaakkosten opgehoogd met 6 euro/m2. Door een hogere gebruiksgraad van het stadhuis wordt er meer schoongemaakt. Kosten ten gevolgen van mutaties (X1E) zijn niet opgenomen, anders dan de hierboven benoemde investeringen.

Pagina 13 van 19

Er zijn geen baten gerekend voor het afstoten van het stadskantoor. We hebben aangenomen, dat het afschrijven van de boekwaarde en het bouwrijp maken van het terrein minimaal gelijk is aan de opbrengsten van de verkoop. In totaal sluit de berekening van de exploitatie voor het stadhuis in scenario 2 op € 308.974 per jaar. Het stadhuis kost in dit scenario 215 €/m2bvo. Dit is lager dan de exploitatiekosten voor de twee gebouwen in de huidige situatie (scenario 1 € 357.513 per jaar)

Referentie: 1696401-0015.0.3.

Pagina 14 van 19

7. Samenvatting en conclusie Het huidige gebruik van zowel het stadskantoor als het stadhuis is niet efficiënt. Beide panden zijn onder bezet, dit brengt hoge kosten per medewerker met zich mee. Ook is het niet gewenst om als gemeentelijke organisatie gescheiden te zitten, In de inpassingsstudie wordt aangetoond dat alle gebruikers van het stadhuis en het stadskantoor in een nieuwe situatie (scenario twee) gezamenlijk gehuisvest kunnen worden in het stadhuis. Vanuit het stadhuis kan, net zoals vroeger, de dienstverlening aan de inwoners weer worden geleverd vanuit de prachtige monumentale omgeving. Het stadhuis wordt daarmee weer het hart van de samenleving, zowel voor de dienstverlening als voor het gemeentebestuur. Aandachtspunt bij het samenvoegen is het karakter van de verschillende diensten en hoe deze diensten communiceren met de verschillende doelgroepen. Voor de ambulante medewerkers van Stichting “Iedereen Telt Mee” is het in bepaalde situaties niet wenselijk om gesprekken te voeren in het monumentale pand. Om deze dienst optimaal tot zijn recht te laten komen kan het noodzakelijk zijn andere locaties zoals bijvoorbeeld buurthuizen en scholen te gebruiken.

De financiële doorrekening van beide scenario’s biedt inzicht in de financiële consequenties van het aanhouden van de huidige situatie, scenario een, en scenario twee waar gebruikers worden samengevoegd op het stadhuis en het stadskantoor wordt afgestoten. De instandhouding van zowel het stadhuis als het stadskantoor, scenario 1, kost op jaarbasis €357.513. Scenario 2 biedt een voordeliger financieel perspectief met € 308.974. In de huidige situatie, scenario 1, kost het stadhuis met tien werknemers 13.440 €/p.p per jaar. en het stadskantoor met 34 werknemers 6.187 €/p.p. In scenario twee kost het stadhuis 6.969 €/p.p per jaar. Op basis van de exploitatieberekening is te concluderen dat per jaar scenario twee een voordeel oplevert van circa 48 duizend euro.

Referentie: 1696401-0015.0.3.

Scenario 1 Bestaande uit: Stadhuis Stadsk antoor Totaal

Scenario 2 Stadhuis

€/gebouw Kapitaallasten (afschrijving + rente) Overige exploitatiekosten Totaal Exploitatiekosten (cf. NEN 2699)

12.762 344.751 357.513

134.400

210.351 +

134.400

210.351

€m2/bvo Kapitaallasten (afschrijving + rente) Overige exploitatiekosten Totaal Exploitatiekosten (cf. NEN 2699)

4 122 126

0

9

94

150 +

94

159

0

12.762

123.809 185.165 + 308.974

86 129 + 215

In deze studie wordt aangetoond dat het samenvoegen van de werknemers van het stadskantoor en het stadhuis in het stadhuis past en loont voor de gemeente. Niet alleen wordt er na samenvoegen efficiënter omgegaan met de ruimtes, al het personeel kan worden gehuisvest op een locatie wat interactie bevorderd. De leegstand ten opzichte van gebruikers in beide panden van de gemeente wordt teruggebracht tot een minimaal niveau. Ondanks dat alle gebruikers samengevoegd kunnen worden in het stadhuis is er aandacht gewenst voor de wensen van de verschillende partijen. De ambulante medewerkers van Stichting “Iedereen Telt Mee” zijn er wellicht meer bij gebaat ook gebruik te maken van andere faciliteiten in de buurt. Door het stadskantoor af te stoten en het stadhuis intern te verbouwen worden de lasten ten opzichte van de exploitatie van het huidige vastgoed verlaagd met circa 48 duizend euro per jaar.

Pagina 15 van 19

8. Bijlagen Bijlage nr. 1

Naam

Referentienummer

d.d.

Ruimtestaat

1696401-0019

04-08-2021

2

Financiële doorrekening

1696401-0017

19-08-2021

Bronlijst Omslagfoto Door Gouwenaar - Eigen werk, CC0, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=22770920

Referentie: 1696401-0015.0.3.

Pagina 16 van 19

Bijlage 1

Referentie: 1696401-0015.0.3.

Pagina 17 van 19

Bijlage 2

Referentie: 1696401-0015.0.3.

Pagina 18 van 19

Colofon Uitgave: Datum:

HEVO B.V. 15 november 2021

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

Contact Statenlaan 8 5223 LA 's-Hertogenbosch

Postbus 70501 5201 CB 's-Hertogenbosch

T +31 (0)73 6 409 409 info@hevo.nl www.hevo.nl

www.rpmbyhevo.nl

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

Niets uit deze uitgave mag zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van HEVO B.V. worden gekopieerd, noch aan derden ter inzage worden gegeven

Referentie: 1696401-0015.0.3.

Pagina 19 van 19