Vastgesteld PvA MIRT onderzoek NSL 21042023

projectbeheersing. Communicatie over de voortgang van het onderzoek dient eenduidig namens alle opdrachtgevers (en dus bij voorkeur vanuit de projectorganisatie) plaats te vinden. Er wordt een apart communicatieplan opgesteld waarin afspraken worden gemaakt over interne en externe communicatie (communicatiemomenten, communicatiemiddelen en over de organisatie van de communicatie). 4.7 Uitbesteding De werkorganisatie en betrokken overheden hebben niet alle benodigde expertise en capaciteit in huis om alle onderdelen van het MIRT-onderzoek uit te voeren. Het inhoudelijke werk zal uitbesteed worden aan een consortium van ingenieurs- en adviesbureaus. De overheden zullen vooral het proces begeleiden en waar nodig en gewenst voorkeuren uitspreken en deelopdrachten uitvoeren. Via uitbesteding wordt dus een beroep gedaan op specifieke expertise. Het is de bedoeling om het MIRT-onderzoek daarbij zoveel mogelijk in één geheel uit te besteden aan een consortium met specifieke expertise. Mede op basis van de bezetting van het projectteam zal bezien moeten worden welke van de volgende werkzaamheden nog meer uitbesteed moeten worden. In ieder geval de grote brokken/ onderzoeken zoals bij 4.1 omschreven in het kader van spoor 1 en 2.

Dit zijn de dienstregelingsanalyse, het onderzoek naar het ontwerp van alle varianten, het integrale ontwikkelperspectief en de economische structuurversterkings- en effectanalyse. Los hiervan hebben we ook nog de participatie. Dit laatste onderdeel kan in samenspraak met de stichting NSL nader worden ingevuld. Dit maakt deel uit van het participatieplan. Los van bovenstaande plus de inzet van alle overheden, lijkt het voor de hand te liggen om vanuit alle overheden gezamenlijk iemand in te huren die de ogen en oren van het gehele onderzoekstraject vormt en gaten kan vullen. Voorgesteld wordt hier separaat iemand voor aan te stellen (de projectsecretaris NSL). Het in zijn geheel uitbesteden van het MIRT-onderzoek heeft als voordelen dat snel resultaat behaald kan worden en een overzichtelijke afstemming mogelijk is vanuit de werkorganisatie. Nadelen zijn de afhankelijkheid van één partij/consortium, het borgen van betrokkenheid overheden die op grotere afstand komen en complexiteit in het organiseren van adequate begeleiding. Gebruik gemaakt wordt van de aanbesteding- en inkoopmogelijkheden (raamcontracten) van IenW.

Via het ministerie van IenW zal de aanbesteding van de opdracht plaatsvinden; Het onderzoek in specifieke delen op de markt zetten heeft als voordelen dat regie en coördinatie gevoerd kan worden vanuit de werkorganisatie, een iteratief proces kan worden ingericht, gericht specifieke expertise uitgevraagd kan worden, bij verschillende onderdelen relevante begeleiding kan worden georganiseerd en tussentijds bestuurlijke betrokkenheid kan worden geborgd. Nadeel is dat verschillende uitbestedingen vertragend kunnen werken en ongelijke uitkomsten op kunnen leveren. Gezien bovenstaande heeft het de voorkeur specifieke onderdelen afzonderlijk uit te besteden, met relevante begeleiding vanuit de project/-programmaorganisatie. Binnen de werkorganisatie wordt de samenhang bewaakt. Uitvragen voor grote en/of strategische uitbestedingen worden door de werkorganisatie opgesteld en ter goedkeuring voorgelegd aan het OGO. Rekening moet gehouden worden met (lange) doorlooptijden van aanbestedingen en geadviseerd wordt deze dan ook zo snel als mogelijk op te starten. 4.8 Risico’s Bij belangrijke mijlpalen zoals beschreven in 4.2 wordt op basis van risico-inventarisaties expliciet aandacht besteed aan de risico’s en de beheersing ervan.

De volgende risico’s worden bij aanvang onderkend: 4.8.1 Krapte arbeidsmarkt Als gevolg van krapte op de arbeidsmarkt kan het moeilijk zijn geschikte invulling voor de programma/projectorganisatie te vinden, danwel opdrachten weg te zetten in de markt. Maatregel: Kritisch bezien welke werkzaamheden zelf (of met ondersteuning vanuit betrokken overheden) uitgevoerd worden. Voor werkzaamheden die hier niet onder vallen geldt dat door deelopdrachten van het onderzoek in de markt te zetten, meer partijen kunnen inschrijven. De werkorganisatie moet sturen op de samenhang tussen de onderdelen.

4.8.2 Vertraging onderzoek Het is de ambitie om het MIRT-onderzoek eind 2024 af te ronden om zodoende nog deze kabinetsperiode een go/no-go Startbeslissing te kunnen nemen. Het behouden van voortgang is hiervoor van belang. Maatregel: Per kwartaal rapporteert het projectteam NSL via haar opdrachtgever de kern stuurgroep; evenals het DO Deltaplan op de voortgang op de aspecten scope, planning en budget. Zodoende kan tussentijds bijgestuurd worden indien dit vereist is. De juiste balans moet gevonden worden tussen de diepgang in deze MIRT-onderzoeksfase, waarbij sommige uitwerkingen volgen in een Verkenningsfase. 4.8.3 Hogere kosten Het is in deze fase erg lastig om een adequate raming van de plankosten van een dergelijk onderzoek te maken. Enerzijds om de scope van het onderzoek in de loop van het onderzoek kan wijzigen, net als de aantallen varianten en de doorlooptijd. Anderzijds zullen er tijdens de looptijd bestuurlijke keuzes worden gemaakt met kennis die we nu niet hebben. Ook de huidige krapte op de arbeidsmarkt en de mogelijk langere doorlooptijd (zie voorgaande risico’s) kunnen tot hogere kosten leiden. Maatregel: Per kwartaal rapporteert het projectteam aan haar opdrachtgever en het DO Deltaplan op de voortgang op de aspecten scope, planning, budget en risico’s. Zodoende kan tussentijds bijgestuurd worden indien dit vereist is.

De juiste balans moet gevonden worden tussen de diepgang in deze MIRT-onderzoeksfase, waarbij sommige (diepergaande) uitwerkingen volgen in een Verkenningsfase. 4.8.5 Complexiteit governance Er zijn veel verschillende partijen betrokken bij de Nedersaksenlijn, zowel aan rijkszijde, maar ook aan regionale zijde. In de notitie ‘Organisatie, governance en plankosten Deltaplan’ is beschreven hoe partijen in deze onderzoeksfase samenwerken. De veelheid aan partijen kan leiden tot vertraging in de samenwerking en de besluitvorming. Maatregel: Er wordt gewerkt met een kern Stuurgroep en een brede Stuurgroep waarin alle overheden betrokken zijn. Omdat het niet haalbaar is om alle betrokken partijen op alle momenten aan tafel te hebben, moet op verschillende plekken gewerkt worden met gemandateerde delegaties. Het Opdrachtgeversoverleg als gedelegeerd opdrachtgevers vanuit het Directeurenoverleg en de ambtelijke begeleidingsgroep als delegatie vanuit de betrokken rijks- en regiopartijen. Om goed te functioneren is het van belang dat deze delegaties het vertrouwen van hun achterbannen genieten. Om deze te behouden is goede en tijdige terugkoppeling en afstemming vanuit deze twee gedelegeerde overleggen naar hun achterban essentieel. Deze dient vanuit de programma- en projectorganisatie ondersteund te worden met voortgangsrapportages en goede besluitstukken.

4.8.6 Complexiteit met raakvlakken De NSL kent vele raakvlakken met andere (spoorse) dossiers, zoals bestaand spoor, Lelylijn en Emmen-Rheine. Maatregel: Afstemming en coördinatie binnen het Deltaplan en van het Deltaplan met overige raakvlakken is belegd bij de programma organisatie Deltaplan. In de periodieke voortgangsrapportages worden deze relaties beschreven en zo nodig wordt hier afstemming over georganiseerd binnen DO/BO-Deltaplan en BO-MIRT. 4.8.7 Bewaken scope Gedurende het proces zal er de wens zijn om vele varianten en alternatieven te onderzoeken. Anderzijds is er een beperking in tijd en geld. Gedurende het proces zullen afwegingen gemaakt moeten worden over zaken die wel en niet meegenomen worden in deze onderzoeksfase. Maatregel: In de rapportages aan de opdrachtgevers/bestuurders moet beargumenteerd aangegeven worden waarom onderdelen wel of niet mee zijn genomen in de scope van dit onderzoek, zodat hiervoor bij alle betrokkenen begrip en draagvlak ontstaat. 4.8.8 Verschuiving bestuurlijk en/of maatschappelijk draagvlak Het regionale draagvlak voor de NSL is afgaand op de recente bidbookfase groot. Dit geldt voor zowel het maatschappelijk als bestuurlijk draagvlak. Als gevolg van verkiezingen gedurende de looptijd van het onderzoek kan er een verschuivingen optreden in het bestuurlijk draagvlak voor het onderzoek. Daarnaast kunnen

langlopende coalitievorming leiden tot demissionaire bestuurders die geen onomkeerbare besluiten mogen nemen. Daarnaast is het natuurlijk denkbaar nu de NSL met de bidbookfase concreter wordt, direct betrokken aanwonenden minder blij worden van de NSL. Maatregel: Duidelijke scheiding aanbrengen tussen het inhoudelijke onderzoek (waardevrij) en de bestuurlijke besluitvorming over de uitkomsten van het onderzoek. Tweejaarlijkse bestuurlijke afstemming in het Bestuurlijk Overleg Deltaplan. Alle betrokken overheden dragen hierbij de verantwoordelijkheid voor adequate borging van het proces bij de eigen raden/staten/tweede kamer. Er zal daarbij een gezamenlijk communicatietraject worden ingericht. 4.8.9 Niet tot besluitvorming komen Op basis van varianten moet een keuze worden gemaakt. Niet elke afzonderlijke ambitie kan soms tot het einde van het proces en richting Verkenningsfase meegenomen worden. Dit, in combinatie met het grote aantal verschillende overheden die gezamenlijk het proces dragen, roept de vraag op, ‘hoe kiezen we’? Maatregel: Het is wenselijk om aan de voorkant met elkaar afspraken te maken over de wijze waarop besluitvorming binnen het programma-/project verloopt. Hiervoor wordt een kort verdiepend onderzoek uitgevoerd. 4.8.10 Impact natuur en landschap NSL Aandacht voor de impact van de NSL is van belang.

Geen of te weinig aandacht voor dit aspect kan terugslaan op het project door aanvullend onderzoek en gerechtelijke procedures, waarbij ook de beperkte capaciteit van de rechterlijke macht van invloed is op de voortgang. Maatregel: Impact van varianten moet beschreven worden, inclusief de bijbehorende risico’s. Ook stikstof valt hieronder.