Samenvatting wijzigingen Reglement van Orde gemeenteraad Emmen 2024

Belangrijkste wijzigingen Reglement van Orde gemeenteraad Emmen 2024 Aanleiding In dit document zijn de belangrijkste wijzigingen met betrekking tot het nieuwe Reglement van orde van de gemeenteraad Emmen 2024 weergegeven (hierna Reglement). De in dit reglement opgenomen afspraken hebben tot doel onze vergaderingen en andere werkzaamheden zo te laten verlopen, dat zij het politieke debat in de gemeenteraad stimuleren, om langs die weg bij te dragen aan de kwaliteit van onze lokale democratie. In juni 2022 hebben er twee heisessies met de gemeenteraad plaatsgevonden om te spreken over de werkwijze van de raad en is de werkgroep ‘Nieuwe Werkwijze raad’ ingesteld. Op 22 december 2022 heeft de raad het Adviesrapport Nieuwe Werkwijze raad vastgesteld, met voorstellen om de werkwijze van de raad te verbeteren. Dit was een eerste stap om de raad meer in positie te brengen, het onderlinge debat te bevorderen en efficiënter te vergaderen. De vervolgstap is door de op 22 december 2022 opgerichte permanente werkgroep Werkwijze raad gemaakt. Er is gekeken hoe de voorstellen uit het rapport in de praktijk werken en op welke wijze zij verwerkt konden worden in het nieuwe Reglement. Hiervoor is er gesproken met de fractievoorzitters, het presidium, het college, de ambtelijke organisatie en de griffie.

Daarnaast zijn een aantal vergaderregels op onderdelen gewijzigd en aangescherpt, die de rolopvatting van de raad versterken en de werkdruk verminderen. Nieuwe structuur Het Reglement is zo opgesteld dat het aansluit bij de verschillende fases van het besluitvormingsproces door de raad. Wij kennen de volgende drie fases: informatiefase (bijeenkomsten), debatfase (raadscommissie) en besluitvormingsfase (raadsvergadering). Dit onderscheid helpt om de effectiviteit van besluitvorming te vergroten, maar ook om de bijeenkomsten op de juiste manier te plannen, te organiseren en op waarde te schatten. De nieuwe structuur betekent dat in dit nieuwe Reglement de twee oude Reglementen voor de gemeenteraad en voor de raadscommissies zijn samengevoegd. Het presidium plant de vergaderingen en bijeenkomsten zoveel als mogelijk conform de hieronder weergegeven maandelijkse vergadercyclus, gebaseerd op de nieuwe structuur. Daarbij wordt ook rekening gehouden met fractievergaderingen of activiteiten op twee verschillende dagen.

1

Vicevoorzitter De Vicevoorzitter heeft een aparte benoeming gekregen in het Reglement en heeft een prominente rol in verschillende gremia. Het Reglement sluit aan bij de huidige werkwijze. Presidium Het presidium heeft een heldere taakomschrijving gekregen die overeenkomt met de huidige werkwijze. De taakomschrijving is uitgebreid van drie naar zeven taken, waarbij de nadruk meer komt te liggen op het voorzitterschap en de agendasetting van de raad. Het presidium zal een actievere rol gaan spelen bij het plannen van informatiebijeenkomsten. De bevoegdheid ligt niet meer bij het college en organisatie, maar bij de raad. Fractievoorzittersoverleg Het fractievoorzittersoverleg is een bestaand gremium dat niet was vastgelegd in het Reglement. Door dit toe te voegen aan het Reglement is het mogelijk om de taakomschrijving helder weer te geven. In dit overleg wordt er geen politiek bedreven en gaat het gesprek vooral over het functioneren van de raad en het bevorderen van de kwaliteit en onderlinge verhoudingen in de raad. Dit overleg zal eens per kwartaal plaatsvinden. Onderzoek commissie geloofsbrieven In het huidige Reglement benoemt de burgemeester bij iedere voordracht een commissie geloofsbrieven, bestaande uit raadsleden. In het nieuwe Reglement benoemt de raad bij aanvang van de raadsperiode zelf de leden van de commissie geloofsbrieven.

Zij zullen de gehele raadsperiode de bijbehorende werkzaamheden verrichten. Benoeming wethouders Op basis van de huidige praktijk en nieuwe wetgeving is in het Reglement opgenomen dat de burgemeester voor de aanvang van iedere ambtstermijn opdracht geeft om de kandidaatwethouders aan een externe risicoanalyse integriteit te onderwerpen. De burgemeester brengt over het eindresultaat daarvan verslag uit aan de commissie geloofsbrieven. Commissieleden niet zijnde raadsleden Op dit moment mag iedere fractie één commissielid niet zijnde raadslid voordragen. Hier zitten een aantal belangrijke voorwaarde aan. Zo komt de eerste persoon op de kieslijst in aanmerking en kan er pas een beroep op de volgende op de lijst gedaan worden als deze persoon hier schriftelijk afstand van doet. In het nieuwe Reglement zal het aantal commissieleden niet zijnde raadsleden uitgebreid worden naar twee per fractie. Zij dienen benoembaar te zijn tot lid van de raad en de eerste opvolger, zoals vastgesteld door het centraal stembureau, komt in aanmerking. Indien uit een schriftelijke verklaring blijkt dat de eerste opvolger niet benoemd wil worden, komt de daaropvolgende persoon van de vastgestelde lijst in aanmerking. Het uitbreiden van het aantal commissieleden niet zijnde raadsleden heeft als doel om de werkdruk te verminderen. Dit geldt met name voor de kleinere fracties.

Aantal deelnemers per fractie aan de raadscommissie Doordat fracties nu twee commissieleden niet zijnde raadsleden mogen hebben, is het voor fracties met één raadszetel mogelijk om in totaal drie personen te hebben die mogen deelnemen aan de raadscommissies (1 raadslid, 2 commissieleden niet zijnde raadsleden).

2

Hierdoor is het mogelijk om de personen te verdelen over de commissies en de werkdruk te verminderen. Het maximaal aantal commissieleden (lees: raadsleden én commissieleden niet zijnde raadsleden die deelnamen aan een raadscommissie) per fractie dat tijdens een agendapunt kan deelnemen aan de raadscommissie is: − 1 commissielid uit een fractie met 1 raadszetel; − 2 commissieleden uit een fractie met 2 – 4 raadszetels; − 3 commissieleden uit een fractie met 5 – 9 raadszetels; − 4 commissieleden uit een fractie met 10 – 14 raadszetels; − 5 commissieleden uit een fractie met 15 of meer raadszetels. Ieder lid kan zich in een vergadering van de raadscommissie laten vervangen door een ander raadslid of commissielid niet zijnde raadslid van zijn fractie. Fracties worden verzocht om hier terughoudend mee om te gaan, zodat het niet ten koste gaat van de vergaderorde. Informatiebijeenkomsten Tijdens de informatiefase kunnen allerlei (raadsinformatie)bijeenkomsten worden georganiseerd. Om hiervan de bedoeling en verwachtingen helder te maken, zijn de verschillende bijeenkomsten benoemd in het Reglement (voorbereidend overleg / technische sessie / expertmeeting / hoorzitting / werkbezoek). Het presidium is bevoegd tot het houden en inplannen van de bijeenkomsten. Onderdeel van de afweging is de planning en inpassing in het vergaderschema van de raad.

Voor het organiseren van een informatiebijeenkomst voor de raad wordt er gewerkt met een aanvraagformulier, waardoor het presidium een goed besluit kan nemen of het ingepland kan worden op de raadskalender. Het formulier wordt tevens gebruikt als openbare aankondiging en uitnodiging voor de bijeenkomst. Het presidium zal bij het vaststellen van de jaarkalender ook de data voor de informatiebijeenkomsten inplannen. Hierdoor weet iedereen wanneer de bijeenkomsten zijn. Ook de werkdruk zal afnemen aangezien de bijeenkomsten geclusterd worden en raadsleden minder avonden naar bijeenkomsten hoeven te gaan. Door de uitbreiding van het aantal commissieleden niet zijnde raadsleden is het ook mogelijk om bijeenkomsten parallel aan elkaar te organiseren. De informatiebijeenkomsten kennen als uitgangspunt: openbaar tenzij. Dit houdt in dat raadsleden en commissieleden niet zijnde raadsleden actief mogen deelnemen aan de bijeenkomsten en dat de overige bezoekers als toehoorder plaatsnemen op de tribune. De uitspraken die gedaan worden zijn niet politiek bindend. De politieke discussies en debatten vinden plaats in de raadscommissies en de raadsvergadering. Het presidium beslist over de openbaarheid van de bijeenkomst. Discussienota Dit is een nieuw instrument dat is geïntroduceerd in het adviesrapport. In het Reglement is dit verder uitgewerkt.

Het gaat met name over het voeren van een discussie over een onderwerp tussen fracties tijdens een raadscommissie. Een discussienota wordt ingediend door ten minste drie leden van verschillende fracties of door een indiener(s) die tien of meer

3

raadszetels vertegenwoordigd. Hiermee wordt tot uitdrukking gebracht dat een substantieel deel van de raad, gelet op de politieke samenstelling, de discussie wil voeren. Ingekomen stukken Dit artikel is gebaseerd op de huidige werkwijze, waarbij raadsleden en commissieleden niet zijnde raadsleden een collegebrief kunnen agenderen in een raadscommissie. De motivering dient voor 12:00 uur op de vergaderdag van het presidium aangeleverd te worden bij de griffie. Nieuw aan dit instrument is dat raadsleden en commissieleden niet zijnde raadsleden een enkelvoudige vraag over een ingekomen stuk mogen stellen. De vraag dient 24 uur van te voren schriftelijk bij de griffier aangeleverd te worden. De toevoeging heeft met name als doel om een korte vraag te kunnen stellen zonder het stuk te hoeven agenderen. Op deze wijze kan er maatwerk geleverd worden. Spreekrecht Aan dit artikel is toegevoegd dat het aantal insprekers vooraf met de raad wordt gedeeld. Daarnaast is het mogelijk om naar aanleiding van een inspreker het college een verduidelijkingsvraag te stellen. Ook kan het college vragen om kort te reageren op de inspreker. Ten slotte heeft de inspreker bij een stuk met twee termijnen de mogelijkheid om na de eerste termijn een korte nadere toelichting te geven. Rondvraag Er wordt voor zowel de raadscommissie als de gemeenteraad de term ‘rondvraag’ gebruikt.

De term ‘vragenhalfuur’ voor raadsvergaderingen gebruiken we niet meer. Verder zijn de eisen voor de rondvraag, zoals geformuleerd in het adviesrapport, verwerkt in het Reglement. Dit betekent dat de vragen 24 uur van te voren ingediend moeten worden bij de griffie, ze bondig geformuleerd zijn en een politiek karakter kennen. Voor de raadsvergadering worden de aanvullende eisen gesteld dat ze zowel actueel als niet technisch van aard zijn. Er zijn uitzonderingen mogelijk in bijzondere gevallen. De voorzitter toetst aan deze criteria. De mogelijkheid om als raadslid of commissielid niet zijnde raadslid één korte verduidelijkingsvraag te stellen is nieuw. Dit heeft als doel om het antwoord van de portefeuillehouder beter te begrijpen. De voorzitter zal erop toezien dat er slechts één vraag per persoon gesteld wordt, en deze een directe link heeft met de reeds gestelde vragen. Moties De afspraken omtrent het aankondigen en indienen van moties, zoals geformuleerd in het adviesrapport, zijn verwerkt in het Reglement. Dit betekent dat moties kort en duidelijk geformuleerd worden en minimaal het dictum wordt voorgelezen bij indiening. Een motie over een aanhangig onderwerp of voorstel wordt (bij voorkeur) ruimschoots voor de raadsvergadering door de indiener gedeeld met de fracties en via de griffier met het college.

Een motie vreemd aan de orde van de dag wordt (bij voorkeur) uiterlijk zeven dagen voor de raadsvergadering door de indiener gedeeld met de fracties en via de griffier met het college.

4