Reglement van orde gemeenteraad Emmen 2024
Tekst van het document
Reglement van Orde gemeenteraad Emmen 2024
I
II
Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad Emmen 2024
Reglement van Orde gemeenteraad Emmen 2024
III
Aanbiedingsbrief Voor u ligt het nieuwe Reglement van orde van de gemeenteraad Emmen 2024. Dit wordt ook wel het ‘spelregelboekje van de raad’ genoemd. De in de reglementen opgenomen afspraken hebben tot doel onze vergaderingen en andere werkzaamheden zo te laten verlopen, dat zij het politieke debat in de gemeenteraad stimuleren, om langs die weg bij te dragen aan de kwaliteit van onze lokale democratie. Aanleiding In juni 2022 hebben er twee heisessies met de gemeenteraad plaatsgevonden om te spreken over de werkwijze van de raad. Hier is de werkgroep ‘Nieuwe Werkwijze raad’ opgericht om tot een adviesrapport te komen. De opdracht van de werkgroep luidt als volgt: Ontwikkel een vergadersysteem dat efficiënt is, het onderlinge debat tussen raadsleden versterkt en meer ruimte biedt voor interactie met inwoners. Zorg ervoor dat deze ontwikkeling stapsgewijs plaatsvindt en is gebaseerd op een breed draagvlak vanuit de raad. Op 22 december 2022 heeft de raad het Adviesrapport Nieuwe Werkwijze raad vastgesteld. Hierin staan voorstellen om de werkwijze van de raad te verbeteren. Dit was een eerste stap om de raad meer in positie te brengen, het onderlinge debat te bevorderen en efficiënter te vergaderen.
Werkgroep werkwijze raad Een volgende stap was om aan de slag te gaan met de voorstellen uit het adviesrapport, hier verder invulling aan te geven en uit te werken, en deze te betrekken bij de herijking van het Reglement van orde. Daarvoor heeft de raad op 22 december 2022 de permanente werkgroep ‘Werkwijze raad’ opgericht. Op 23 februari 2023 zijn door de raad de volgende leden benoemd: dhr. L. Hoogenberg, mevr. A.G. Louwes-Linnemann, dhr. J.B.W. Wittendorp, dhr. E.J. Gels, dhr. R.R. Pruisscher, mevr. M. Stulp, mevr. B van der Woude. De werkgroep heeft dhr. Pruisscher aangewezen als voorzitter. De griffier fungeert als adviseur en secretaris.
IV
Nieuwe structuur Het Reglement van orde is zo opgesteld dat het aansluit bij de verschillende fases van het besluitvormingsproces door de raad. Wij kennen de volgende drie fases: informatiefase (bijeenkomsten), debatfase (raadscommissie) en besluitvormingsfase (raadsvergadering). Dit onderscheid helpt om de effectiviteit van besluitvorming te vergroten, maar ook om de bijeenkomsten op de juiste manier te plannen, te organiseren en op waarde te schatten. Informatiefase In deze fase wordt het vraagstuk verkend en afgebakend, worden knelpunten en keuzes geïnventariseerd en vindt er verbreding en verdieping van inzichten plaats door informatievoorziening. Dit gebeurt met name door het organiseren van verschillende bijeenkomsten en werkbezoeken. Debatfase In deze fase vindt de raadscommissie plaats. De raadsleden stellen elkaar en het college inhoudelijke (politieke) vragen. Daarbij kunnen ook inwoners en belanghebbenden inspreken in de vergadering. De raadsleden wisselen van gedachten en delen uitgangspunten en opvattingen; zij voeren een debat met elkaar. Besluitvormingsfase In deze fase vindt de plenaire raadsvergadering plaats. Dit is het slotstuk van het besluitvormingsproces. Hier vindt op basis van inhoudelijke argumenten, ingenomen standpunten en politieke onderhandeling de besluitvorming plaats.
Voorstellen kunnen worden geamendeerd en moties worden ingediend om politieke uitspraken te doen. De raad in positie De vergaderregels zijn op onderdelen gewijzigd en aangescherpt, in het bijzonder de rolopvatting van de raad. Daarnaast zijn de voorstellen uit het adviesrapport vastgelegd, het onderscheid tussen de verschillende instrumenten vergroot en zijn er nieuwe instrumenten geïntroduceerd. Raadsleden en commissieleden niet zijnde raadsleden nodigen wij van harte uit om deze met verve in te zetten. Wij zijn ervan overtuigd dat dit Reglement van orde een goede vervolgstap is om de raad beter in positie te brengen, het onderlinge debat te bevorderen en efficiënter te vergaderen. Voor meer informatie en ondersteuning kunt u terecht bij de raadsgriffier. Dhr. G.J. Horstman, vicevoorzitter gemeenteraad Dhr. R.R. Pruisscher, voorzitter werkgroep Werkwijze raad
Reglement van Orde gemeenteraad Emmen 2024
V
Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen .................................................................8 Artikel 1.1 Begripsbepalingen........................................................................................... 8 Artikel 1.2 Vicevoorzitter ................................................................................................... 9 Artikel 1.3 Griffier ................................................................................................................ 9 Artikel 1.4 Presidium .......................................................................................................... 9 Artikel 1.5 Fractievoorzittersoverleg ............................................................................ 10 Artikel 1.6 Andere commissies ....................................................................................... 10 Hoofdstuk 2 Toelating nieuwe leden en benoeming wethouders ............11 Artikel 2.1 Onderzoek geloofsbrieven; beëdiging ..................................................... 11 Artikel 2.2 Fractie ............................................................................................................... 12 Artikel 2.3 Wijziging in de fracties ................................................................................
12 Artikel 2.4 Benoeming commissielid niet zijnde raadslid ....................................... 13 Artikel 2.5 Benoeming wethouders ............................................................................... 13 Hoofdstuk 3 Informatiebijeenkomsten .......................................................14 Artikel 3.1 Informatiebijeenkomsten ............................................................................ 14 Artikel 3.2 Voorbereidend overleg ................................................................................ 15 Artikel 3.3 Technische sessie ........................................................................................... 15 Artikel 3.4 Expertmeeting ................................................................................................ 15 Artikel 3.5 Hoorzitting ...................................................................................................... 16 Artikel 3.6 Werkbezoek .................................................................................................... 16 Artikel 3.7 Toepassingsbereik .........................................................................................
16 Hoofdstuk 4 Raadscommissies ......................................................................17 Paragraaf 1 Soorten commissies Artikel 4.1 Instelling .......................................................................................................... 17 Artikel 4.2 Raadscommissies ........................................................................................... 17 Paragraaf 2 Samenstelling raadscommissies Artikel 4.3 Samenstelling ................................................................................................. 17 Artikel 4.4 Zittingsduur .................................................................................................... 18 Artikel 4.5 Commissievoorzitter ..................................................................................... 19 Artikel 4.6 Commissiegriffier .......................................................................................... 19 Artikel 4.7 Aanwezigheid burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en griffier ................................................................................................................................... 19 Artikel 4.8 Quorum en stemmen .................................................................................... 20 Artikel 4.9 Deelname aan de beraadslaging door anderen .....................................
20 Paragraaf 3 Vergaderingen raadscommissies Artikel 4.10 Het houden van vergaderingen en bekendmaking ............................ 20 Artikel 4.11 Spreektermijnen en spreektijdverdeling .............................................. 21 Artikel 4.12 Interrupties ................................................................................................... 22 Artikel 4.13 Spreekrecht ................................................................................................... 22 Artikel 4.14 Handhaving orde......................................................................................... 23 Hoofdstuk 5 Raadsvergadering .....................................................................24 Paragraaf 1 Algemene bepalingen Artikel 5.1 Vergaderfrequentie en tijdsduur ............................................................... 24 Artikel 5.2 Oproep en agenda ......................................................................................... 24 Artikel 5.3 Ter inzage leggen van stukken ................................................................... 25
VI
Artikel 5.4 Openbare kennisgeving ............................................................................... 26 Artikel 5.5 Presentielijst ................................................................................................... 26 Artikel 5.6 Zitplaatsen ....................................................................................................... 26 Paragraaf 2 Beraadslaging Artikel 5.8 Spreekvolgorde .............................................................................................. 27 Artikel 5.9 Spreektermijnen ............................................................................................ 27 Artikel 5.10 Spreekregels ................................................................................................. 27 Artikel 5.11 Interrupties ................................................................................................... 28 Artikel 5.12 Handhaving orde ........................................................................................ 28 Artikel 5.13 Deelname aan de beraadslaging door anderen .................................. 28 Paragraaf 3 Besluitvorming Artikel 5.14 Stemverklaring ............................................................................................
28 Artikel 5.15 Beslissing ....................................................................................................... 29 Artikel 5.16 Algemene bepalingen over stemming ................................................... 29 Artikel 5.17 Stemming over amendementen en moties ........................................... 30 Artikel 5.18 Stemming over personen .......................................................................... 31 Artikel 5.19 Herstemming over personen ................................................................... 31 Hoofdstuk 6 Openbaarheid en verslaglegging............................................ 32 Paragraaf 1 Openbaarheid Artikel 6.1 Toehoorders en pers ..................................................................................... 32 Artikel 6.2 Geluid- en beeldregistraties ........................................................................ 32 Paragraaf 2 Besloten vergaderingen Artikel 6.3 Toepassing reglement op besloten vergaderingen ............................... 33 Artikel 6.4 Besluitenlijst besloten raadsvergadering ................................................ 33 Artikel 6.5 Besluitenlijst besloten raadscommissievergadering ............................ 33 Artikel 6.6 Opheffing geheimhouding gemeenteraad ..............................................
34 Artikel 6.7 Opheffing geheimhouding raadscommissie ........................................... 34 Paragraaf 3 Verslaglegging Artikel 6.8 Besluitenlijst gemeenteraad ....................................................................... 34 Artikel 6.9 Besluitenlijst raadscommissie .................................................................... 35 Hoofdstuk 7 Instrumenten ............................................................................ 36 Artikel 7.1 Schriftelijke vragen ....................................................................................... 36 Artikel 7.2 Agenderen ingekomen stuk ........................................................................ 37 Artikel 7.3 Discussienota .................................................................................................. 38 Artikel 7.4 Voorstellen van orde .................................................................................... 39 Artikel 7.5 Rondvraag gemeenteraad ........................................................................... 39 Artikel 7.6 Rondvraag raadscommissie ........................................................................ 40 Artikel 7.7 Moties ...............................................................................................................
41 Artikel 7.8 Amendementen ............................................................................................. 42 Artikel 7.9 Inlichtingen ..................................................................................................... 43 Artikel 7.10 Interpellatie .................................................................................................. 44 Artikel 7.11 Initiatiefvoorstel .......................................................................................... 45 Artikel 7.12 Collegevoorstel ............................................................................................. 45 Artikel 7.13 Voorstel van de raad ................................................................................... 46 Hoofdstuk 8 Slotbepalingen .......................................................................... 47 Artikel 8.1 Uitleg reglement ............................................................................................ 47 Artikel 8.2 Intrekking oude reglement ......................................................................... 47 Artikel 8.3 Inwerkingtreding en citeertitel ................................................................. 47
Reglement van Orde gemeenteraad Emmen 2024
VII
Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad Emmen 2024 Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Begripsbepalingen
Artikel 1.1 In dit reglement wordt verstaan onder: a. amendement: voorstel tot wijziging van een ontwerpverordening of een ontwerpbesluit naar de vorm geschikt om daarin direct te worden opgenomen; b. andere commissie of werkgroep: een andere commissie als bedoeld in artikel 83 of 84 van de wet; c.
commissiegriffier: griffier van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
d. commissielid: lid van een raadscommissie, waarmee zowel raadsleden als commissieleden niet zijnde raadsleden worden aangeduid; e.
commissielid niet zijnde raadslid: het door een fractie aangewezen vertegenwoordiger, niet zijnde een raadslid, dat het woord mag voeren namens de fractie in de raadscommissies en andere bijeenkomsten;
f.
commissievoorzitter: de door de raad benoemde voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
g.
griffier: griffier van de raad of dienst plaatsvervanger;
h. lijst van toezeggingen: overzicht van door de burgemeester of het college aan de raad of raadscommissie gedane toezeggingen; i.
motie: korte en gemotiveerde verklaring over een onderwerp waardoor een oordeel, wens of verzoek wordt uitgesproken;
j.
raadscommissie: commissie als bedoeld in artikel 82 van de wet;
k. subamendement: voorstel tot wijziging van een aanhangig amendement; l.
vicevoorzitter: waarnemend voorzitter van de raad als bedoeld in artikel 77 van de wet;
m. voorstel van orde: voorstel betreffende de orde van de vergadering; n. voorzitter: de voorzitter van de raad of diens waarnemer; o. wet: de gemeentewet. Toelichting In dit artikel worden een aantal begrippen uit dit reglement van orde gedefinieerd. Deze spreken grotendeels voor zich. Voor wat betreft het begrip ‘voorzitter’ zij nog vermeld dat de burgemeester voorzitter is van de raad. Artikel 9 van de wet schrijft dit dwingend voor. De burgemeester heeft het recht op grond van artikel 21 van de wet in de vergadering aan de beraadslaging deel te nemen. Als voorzitter zorgt hij onder andere voor de handhaving van de orde in de vergadering.
8
Artikel 1.2 1. 2.
Vicevoorzitter
De raad benoemt uit zijn midden een (of meerdere) vicevoorzitter(s). De benoeming vindt in principe plaats in de eerste vergadering van een nieuwe zittingsperiode en bij het tussentijds openvallen van een plaats. Toelichting
De wet regelt het voorzitterschap van de raad bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester in artikel 77. Daarbij biedt het de mogelijkheid een raadslid met deze taak te belasten. Omdat dit raadslid in deze hoedanigheid ook voorzitter is van het presidium en het fractievoorzittersoverleg, wordt de vicevoorzitter apart door de raad benoemd.
Artikel 1.3 1.
2. 3.
Griffier
De griffier is aanwezig in raadsvergaderingen en vergaderingen van het presidium en kan aanwezig zijn in de raadscommissies en andere commissies. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een plaatsvervanger die door de raad is aangewezen. De griffier kan op uitnodiging van de voorzitter aan beraadslagingen als bedoeld in dit reglement deelnemen. Toelichting
De raad is verplicht een griffier te benoemen (artikelen 100 en 107 van de wet). De griffier is in eerste instantie verantwoordelijk voor de bijstand aan de raad. Hij is in principe in elke vergadering van de raad aanwezig (eerste lid). De wet eist dat de raad de vervanging van de griffier regelt (artikel 107d, eerste lid, van de wet). In het tweede lid is daarover een bepaling opgenomen. In verband met artikel 22 van de wet (verschoningsrecht) is in het derde lid een bepaling opgenomen met betrekking tot het deelnemen van de griffier aan de beraadslaging.
Artikel 1.4 1. 2. 3. 4. 5.
Er is een presidium dat bestaat uit de voorzitter van de raad, de vicevoorzitter en de voorzitters van de raadscommissies. De vicevoorzitter is voorzitter van het presidium. De griffier of diens plaatsvervanger is elke vergadering aanwezig als secretaris van het presidium. Het presidium kan anderen uitnodigen deel te nemen aan zijn vergaderingen. Het presidium heeft tot taak: a. de voorlopige agenda’s van de vergaderingen van de raad en de raadscommissies vast te stellen; b. vaststellen van de vergadercyclus van de raad en de raadscommissies; c. het zorgdragen voor de lange termijnagenda van de raad; d. het doen van voorstellen over de wijze van afdoening van ingekomen stukken; e. het bijhouden van de lijst van toezeggingen en aangenomen moties; f. het behandelen en beoordelen van verzoeken tot agendering zoals bedoeld in de artikelen 3.1, 7.2, 7.3, 7.11, 7.12 en 7.13; g. het evalueren van de raads- en raadscommissievergaderingen;
Reglement van Orde gemeenteraad Emmen 2024
9
Presidium
h. het toezien op en bevorderen van de werkwijze van de raads- en raadscommissievergaderingen. 6. De vergaderingen van het presidium zijn besloten. Na elke vergadering wordt aan de leden van de raad een besluitenlijst/verslag toegezonden. Toelichting Dit artikel regelt de samenstelling en bevoegdheden van het presidium. Het presidium voorziet zelf in een vervangingsregeling (voorzitterschap van het presidium, onderlinge vervanging van de commissievoorzitters) Het presidium heeft geen rol bij vraagstukken van politieke aard. Het presidium richt zich voornamelijk op de procedures en formaliteiten ten aanzien van agenda’s, vergaderingen en de vergader- en activiteitenkalender. Het presidium kan anderen uitnodigen deel te nemen aan zijn vergaderingen, waaronder de gemeentesecretaris.
Artikel 1.5
Fractievoorzitters-
1.
overleg
2. 3. 4.
5. 6.
Er is een fractievoorzittersoverleg dat bestaat uit de voorzitter, vicevoorzitter en de fractievoorzitters. De vicevoorzitter is voorzitter van het overleg. De griffier of diens plaatsvervanger is elke vergadering aanwezig en treedt op als secretaris van het fractievoorzittersoverleg. Bij afwezigheid kan een fractievoorzitter zich laten vervangen door een ander raadslid of commissielid niet zijnde raadslid uit zijn fractie. Het fractievoorzittersoverleg vergadert tenminste eenmaal per kwartaal. Indien de griffier, de voorzitter of de vicevoorzitter, dit nodig oordeelt, kan een extra vergadering worden ingelast. Het fractievoorzittersoverleg kan anderen uitnodigen deel te nemen aan zijn vergaderingen. Het fractievoorzittersoverleg heeft tot taak: a. het toezien op de kwaliteit van de vergaderingen in de raad; b. het bevorderen van de kwaliteit van de onderlinge verhoudingen in de raad; c. het bevorderen van het functioneren van de raad in een duaal stelsel; d. het bevorderen en evalueren van het functioneren van de organen van de raad; e. het beoordelen van spoedprocedures; f. het gevoelen van de raad met betrekking tot raadsbehandelingen weer te geven. Toelichting
Het fractievoorzittersoverleg vergadert in beslotenheid. Het fractievoorzittersoverleg heeft geen rol in de politiek inhoudelijke besluitvorming van de raad, of de voorbereiding daarvan. Afhankelijk van het onderwerp wordt er aan de leden van de raad een verslag toegezonden.
Artikel 1.6
Andere commissies
1. 2.
10
De raad, het presidium en het fractievoorzittersoverleg kunnen andere commissies en werkgroepen instellen voor specifieke onderwerpen. Het instellingsbesluit van een andere commissie of werkgroep bevat in ieder geval: a. een nauwkeurige omschrijving van het onderwerp waarvoor de commissie of werkgroep wordt ingesteld;
3.
b. de termijn waarvoor de commissie of werkgroep wordt ingesteld. De in het tweede lid, onder b, bedoelde termijn kan op verzoek van de commissie door de raad worden verlengd. Toelichting
Artikel 83 en 84 van de wet bieden de raad de mogelijkheid om andere commissies in te stellen, dan commissies zoals bedoeld in artikel 82 van de wet. Voor de behartiging van een specifiek onderwerp kan de raad, het presidium of het fractievoorzittersoverleg een commissie of werkgroep instellen. Bij de instelling moet worden aangegeven op welk onderwerp de commissie of werkgroep zich moet richten en voor welke termijn het wordt ingesteld. De wet stelt dat daarbij ook de taken, de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze moet worden bepaald. Bijzondere aandacht vraagt de wijze waarop de commissie of werkgroep inzage geeft in stukken of op welke wijze wordt gerapporteerd aan het orgaan dat de commissie of werkgroep heeft ingesteld.
Hoofdstuk 2 Toelating nieuwe leden en benoeming wethouders Artikel 2.1 1.
2.
3.
4.
5.
6.
Er is een commissie voor het onderzoek naar de geloofsbrieven, bestaande uit drie leden van de raad en drie plaatsvervangende leden, die aan het begin van de zittingsperiode voor de gehele periode worden benoemd. De commissie benoemt uit haar midden jaarlijks een andere voorzitter. In ontstane vacatures wordt zo spoedig mogelijk voorzien. De commissie onderzoekt de geloofsbrieven, de daarop betrekking hebbende stukken van nieuw benoemde leden en het proces-verbaal van het (centraal) stembureau. De commissie brengt na haar onderzoek van de geloofsbrieven mondeling verslag uit aan de raad en doet daarbij een voorstel voor een besluit over de toelating van de nieuw benoemde raadsleden tot de raad. Indien van toepassing wordt in het verslag ook melding gemaakt van een minderheidsstandpunt. Het onderzoek van het proces-verbaal van het centraal stembureau gebeurt in de laatste raadsvergadering in oude samenstelling na de raadsverkiezingen. Na een raadsverkiezing roept de voorzitter de toegelaten leden van de raad op om in de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling, bedoeld in artikel 18 van de wet, de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.
In geval van een tussentijdse vacaturevervulling roept de voorzitter een nieuw benoemd lid van de raad op voor de vergadering van de raad waarin over diens toelating wordt beslist om de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen. Toelichting
Met de geloofsbrief geeft de voorzitter van het centraal stembureau aan de benoemde kennis van zijn benoeming (artikel V 1 van de Kieswet). Voor dit benoemingsbesluit is bij ministeriële regeling een model vastgesteld. De benoemde meldt schriftelijk aan de raad of hij de benoeming aanneemt (artikel V 2 van de Kieswet). Tegelijk met de mededeling dat hij zijn benoeming aanneemt legt hij aan de raad stukken over waaruit blijkt dat de benoemde voldoet aan de eisen om als lid van de raad toegelaten te worden. Dit omvat de volgende stukken: een ondertekende verklaring met de
Reglement van Orde gemeenteraad Emmen 2024
11
Onderzoek geloofsbrieven; beëdiging
openbare betrekkingen die hij bekleedt, een uittreksel uit de basisregistratie personen met zijn woonplaats, geboorteplaats en -datum en (indien niet-Nederlander) stukken waaruit blijkt dat hij voldoet aan de vereisten van artikel 10, tweede lid, van de wet (artikel V 3 van de Kieswet). Het onderzoek van de geloofsbrieven en de beslissing over de toelating moeten in een openbare vergadering gebeuren. Bij het onderzoek zal ook de gedragscode (artikel 15, derde lid, van de wet) betrokken worden. In deze code zijn onder meer bepalingen opgenomen over al dan niet toegestane nevenfuncties. De commissie die de geloofsbrieven onderzoekt brengt verslag uit. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk. Ingevolge artikel V 4 van de Kieswet beslist de raad over de toelating van zijn leden. Daarbij is er een verschil in de procedure bij de samenstelling van een nieuwe raad of bij de vervulling van een tussentijdse vacature. Na de raadsverkiezingen beslist de raad in oude samenstelling in zijn laatste vergadering over de toelating van de nieuw gekozen leden. Met ingang van 00:00 uur de volgende dag treedt de nieuwe raad aan (artikel 18 van de wet en artikel C 4, tweede lid, van de Kieswet).
Fractie
Artikel 2.2 1.
2.
3.
De leden van de raad, die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, worden bij de aanvang van de zitting als één fractie beschouwd. Is onder een lijstnummer slechts één lid verkozen, dan wordt dit lid als een afzonderlijke fractie beschouwd. Indien boven de kandidatenlijst een aanduiding was geplaatst, voert de fractie in de raad deze aanduiding als naam. Indien geen aanduiding boven de kandidatenlijst was geplaatst, deelt de fractie in de eerste vergadering van de raad aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in de raad wil voeren. De namen van degenen die als voorzitter van de fractie en als diens plaatsvervanger optreden, worden zo spoedig mogelijk doorgegeven aan de voorzitter. Toelichting
De wet kent een dergelijk begrip niet maar gaat onder andere in artikel 33, tweede lid, wel uit van het bestaan van in de raad vertegenwoordigde groeperingen (recht op fractie-ondersteuning). In de nadere regelingen over bijvoorbeeld fractievergoedingen, en fractiemedewerkers kan nu worden aangesloten bij het in het RvO opgenomen fractiebegrip. Na het vaststellen van de uitslag van de verkiezingen vindt de eerste zitting van de raad plaats. Bij de aanvang van deze zitting worden de leden die op dezelfde lijst hebben gestaan als één fractie beschouwd. De fractie gebruikt in de vergadering van de raad de aanduiding die zij boven de kandidatenlijst had staan. Op deze wijze is de relatie tussen de fractie in de raad en de fractie op de kandidatenlijst voor inwoners duidelijk. Het kan echter voorkomen dat een fractie geen aanduiding boven de kandidatenlijst heeft staan. In een dergelijk geval deelt de fractie in de eerste vergadering de aanduiding mee.
Wijziging in de fracties
Artikel 2.3 1. Er wordt zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling gedaan aan de voorzitter indien: a. één of meer leden van een fractie als zelfstandige fractie gaan optreden; b. twee of meer fracties als één fractie gaan optreden; c. één of meer leden van een fractie zich aansluiten bij een andere fractie. 2. Met de veranderde situatie wordt rekening gehouden met ingang van de eerstvolgende vergadering van de raad na de mededeling daarvan. 3. Een nieuwe naam van een fractie voldoet aan de eisen uit artikel G3
12
van de Kieswet en wordt gebruikt met ingang van de eerstvolgende raadsvergadering na de mededeling daarvan. Toelichting In de loop van een zittingsperiode kan het voorkomen dat leden de raad verlaten. Het beëindigen van de zitting in de raad kan verschillende oorzaken hebben. In een dergelijk geval vindt er een verandering in de samenstelling van de fractie plaats. Als dit het geval is, deelt de fractie dit aan de voorzitter mede.
Artikel 2.4 1.
De raad kan commissieleden niet zijnde raadsleden benoemen die niet tevens lid zijn van de raad. 2. Een fractie kent maximaal twee commissieleden niet zijnde raadsleden die a. benoembaar zijn tot lid van de raad, en b. de eerste opvolger zijn volgens de door het centraal stembureau vastgestelde kieslijst bij een tussentijds opengevallen plaats. 3. Indien uit een schriftelijke verklaring blijkt dat de eerste opvolger als bedoeld in het voorgaande lid niet benoemd wil worden als commissielid niet zijnde raadslid, komt de daaropvolgende persoon van de kieslijst in aanmerking.
Benoeming commissielid niet zijnde raadslid
Toelichting Als de eerste opvolger op de kieslijst niet reageert, kan in afwijking van het gesteld in lid 2, de eerstvolgende opvolger benaderd worden indien aangetoond kan worden dat: −
de eerste opvolger per mail is gevraagd om commissielid te worden, waarbij aangegeven is dat de reactie ook naar de griffie verstuurd moet worden;
−
de eerste opvolger per aangetekende brief is gevraagd om commissielid niet zijnde raadslid te worden, waarbij aangegeven is dat de reactie ook naar de griffie verstuurd moet worden;
−
de eerste opvolger 30 dagen de tijd heeft gehad om te reageren.
Voor het tweede commissielid niet zijnde raadslid geldt dezelfde regeling als voor het eerste commissielid niet zijnde raadslid. Het gaat dus over de eerste opvolger op de kieslijst die na het eerste commissielid niet zijnde raadslid in aanmerking komt voor benoeming. Nieuw gevormde fracties gedurende de raadsperiode, bijvoorbeeld als gevolg van afsplitsing van bestaande fracties, kunnen geen gebruik maken van de mogelijkheid zoals omschreven in lid 1
Artikel 2.5 1.
2.
3. 4.
De commissie voor het onderzoek naar de geloofsbrieven als bedoeld in artikel 2.1 is tevens belast met het onderzoek naar de benoembaarheid van kandidaat-wethouders. De commissie onderzoekt of de benoeming van de kandidaatwethouder voldoet aan de vereisten van de artikelen 36a, 36b, 41b, eerste, derde en vierde lid, en 41c, eerste lid, van de wet. De commissie brengt advies uit aan de raad over het voorstel tot benoeming van de kandidaat-wethouder. De burgemeester geeft voor de aanvang van iedere ambtstermijn opdracht om de kandidaat-wethouders aan een externe risicoanalyse integriteit te onderwerpen. De burgemeester brengt over het eindresultaat daarvan verslag uit aan de commissie geloofsbrieven. De risicoanalyse en de eindconclusie zijn niet openbaar. Toelichting
Reglement van Orde gemeenteraad Emmen 2024
13
Benoeming wethouders
Dit artikel geeft invulling aan een leemte in de wet. Uit de Kieswet vloeit het geloofsbrievenonderzoek van raadsleden voort. Aangezien de wethouder geen gekozen volksvertegenwoordiger is, is hierover niets in de Kieswet geregeld. De wet geeft wel aan welke formele eisen gesteld worden aan een wethouder maar niet op welk moment deze getoetst worden. Voor het benoemen van wethouders wordt er ook een commissie voor het onderzoek naar de geloofsbrieven ingesteld (eerste lid). De formele eisen voor het wethouderschap zijn grotendeels vergelijkbaar met de vereisten voor het raadlidmaatschap (artikelen 36a, 36b, 41b en 41c van de wet). Voor wethouders is er de aanvullende verplichting om een verklaring omtrent het gedrag (hierna: VOG) te kunnen overleggen (artikel 36a, tweede lid, van de wet). De VOG kent een screeningsprofiel voor politieke ambtsdragers. Bij dit profiel staat de integriteit van de aspirant bestuurder centraal. Bij de benoeming van een wethouder vindt er een externe risicoanalyse integriteit plaats. De gedragscode integriteit speelt hierbij een rol. Daarnaast wordt er een VOG gevraagd. De burgemeester krijgt zicht op de volledige rapportage van de risicoanalyse integriteit. Zo heeft hij een goed beeld van de kandidaat en kan hij met de kandidaat een gesprek voeren over de uitkomsten.
De burgemeester kan ten aanzien van de risicoanalyse en de conclusies geheimhouding opleggen aan de raad. Met de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur (artikel 87 van de wet) is de burgemeester hiertoe expliciet bevoegd gemaakt. De burgemeester brengt over de uitkomsten verslag uit aan de ingestelde commissie geloofsbrieven. Na het onderzoek, bedoeld in het tweede lid, brengt de commissie advies uit aan de raad over de benoeming tot wethouder. Dit artikel is ook van toepassing als er geen wethouder van buiten maar uit de raad wordt benoemd. De incompatibiliteiten en nevenfuncties dienen dan immers opnieuw beoordeeld te worden. Een raadslid dat benoemd wordt tot wethouder mag raadslid blijven totdat de geloofsbrieven van zijn opvolger zijn goedgekeurd (artikel 36b, tweede lid, van de wet).
Hoofdstuk 3 Informatiebijeenkomsten Artikel 3.1
Informatie-
1.
bijeenkomsten
2. 3.
4.
5. 6.
Voor een goede informatievoorziening van de raad en de raadscommissies is het presidium bevoegd tot het houden van informatiebijeenkomsten. Het presidium draagt zorg voor de planning van de informatiebijeenkomsten. Onder informatiebijeenkomsten wordt in beginsel verstaan: een voorbereidend overleg, een expertmeeting, een technische sessie, een hoorzitting, en het afleggen van een werkbezoek. Informatiebijeenkomsten zijn openbaar, tenzij het presidium oordeelt dat ze niet openbaar zijn. Gedane uitspraken tijdens deze bijeenkomsten zijn niet politiek bindend. Het college kan het presidium verzoeken via een daarvoor bestemd formulier informatiebijeenkomsten als in het eerste lid te houden. De deelname van ambtenaren geschiedt door tussenkomst van het voor hen verantwoordelijke collegelid. Toelichting
Tijdens de informatiefase kunnen allerlei (raadsinformatie)bijeenkomsten worden georganiseerd. Om hiervan de bedoeling en verwachtingen helder te maken, zijn de verschillende bijeenkomsten benoemd in de hierop volgende artikelen. Het presidium is bevoegd tot het (doen) houden van de bijeenkomsten. Onderdeel van de afweging is de planning en inpassing in het vergaderschema van de raad. Voor het organiseren van een informatiebijeenkomst voor de raad wordt er gewerkt met een aanvraagformulier, waardoor
14
het presidium een goed besluit kan nemen en het ingepland kan worden op de raadskalender. Het formulier wordt tevens gebruikt als aankondiging en uitnodiging voor de bijeenkomst. Afhankelijk van het onderwerp kan de bijeenkomst openbaar of niet openbaar zijn. Hierbij geldt het uitgangspunt (van de Wet open overheid) dat alle overheidsinformatie in beginsel openbaar is. Ook bijeenkomsten behoren daarom in de regel openbaar te zijn. Indien geheime informatie wordt gedeeld (volgens de gemeentewet en de WOO) of de bescherming van ambtenaren of betrokkenen wenselijk wordt geacht, kan de bijeenkomst het predicaat ‘niet openbaar’ krijgen. Dit kunnen bijvoorbeeld bijeenkomsten zijn over ondermijning. Hierop is strenge wetgeving van toepassing. De bijeenkomst is dan alleen toegankelijk voor raadsleden en commissieleden niet zijnde raadsleden.
Artikel 3.2
Voorbereidend
Tijdens een voorbereidend overleg laten raadsleden en commissieleden niet
overleg
zijnde raadsleden zich informeren over een beleidsvoorstel, -nota of verordening, waarbij ingegaan wordt op specifieke en technische details, ten behoeve van goede besluitvorming. Toelichting In een voorbereidend overleg worden raadsleden en commissieleden niet zijnde raadsleden geïnformeerd over een onderwerp dat binnen circa zes maanden als raadsvoorstel in de raad wordt behandeld. Het gaat om feitelijke en technische details, zoals de aanleiding en opbouw van de nota of de precieze formulering van een verordening. Ambtenaren zijn aanwezig en geven een toelichting. Raadsleden kunnen aan de hand van het concept en de toelichting technische vragen stellen. Indicatie duur: maximaal 60 minuten (inclusief vragen)
Artikel 3.3
Technische sessie
Tijdens een technische sessie kunnen raadsleden en commissieleden niet zijnde raadsleden zich kort laten informeren over de feitelijke en technische aspecten van een dossier, de stand van zaken in beleidsuitvoering, de uitkomsten van een onderzoek, of een uitgebracht advies, door zowel interne als externe betrokkenen. Toelichting In een technische sessie geven ambtenaren uitleg over de diverse technische en feitelijke aspecten van een bepaald dossier. Dit onderwerp komt niet binnen circa zes maanden op de raadsagenda. Raadsleden en commissieleden niet zijnde raadsleden kunnen (politiek neutrale) vragen stellen. Tijdens een technische sessie kan er worden ingegaan op de stand van zaken in de uitvoering van beleid (bijvoorbeeld over de jaarrapportage van een gemeentelijk programma). Ook kunnen adviesorganen een briefing houden, om de raad te informeren over de uitkomsten van een onderzoek of advies. Indicatie duur: maximaal 30 minuten
Artikel 3.4
Expertmeeting
In een expertmeeting wisselen raads- en commissieleden niet zijnde raadsleden van gedachten met of laten zich voorlichten door externe deskundigen en betrokkenen over een afgebakend onderwerp.
Reglement van Orde gemeenteraad Emmen 2024
15
Toelichting Tijdens een expertmeeting kunnen de raadsleden en commissieleden niet zijnde raadsleden experts en/of betrokkenen vragen om meer te vertellen over een onderwerp. Die informatie kan de raad gebruiken in het verdere beleidsproces. Bij een expertmeeting zijn meerdere personen tegelijk aanwezig, die ook op elkaar kunnen reageren zodat verschillende meningen duidelijk worden. Indicatie duur: 60 minuten (afhankelijk van de hoeveelheid sprekers)
Hoorzitting
Artikel 3.5 Op initiatief van het presidium of een raadscommissie kunnen inwoners en belanghebbenden in een hoorzitting hun mening kenbaar maken aan raadsleden en commissieleden niet zijnde raadsleden over een afgebakend onderwerp. Het artikel over spreekrecht is van overeenkomstige toepassing. Toelichting Bij een hoorzitting praten de raadsleden en commissieleden niet zijnde raadsleden met één persoon tegelijk (kan ook een vertegenwoordiger van een groep inwoners of een organisatie zijn). Inwoners en belanghebbenden hebben de mogelijkheid om tijdens een raadscommissie in te spreken. Wanneer zich veel insprekers op een agendapunt melden, kan de raadscommissie (of het presidium) besluiten een aparte avond te organiseren voor een hoorzitting. Hierin staat de inbreng van insprekers centraal en kunnen raadsleden verhelderende vragen stellen. Bij grote dossiers of ingrijpende voorstellen kan het presidium vroegtijdig een hoorzitting organiseren.
Werkbezoek
Artikel 3.6 Raadsleden en commissieleden niet zijnde raadsleden kunnen zich op locatie laten informeren over initiatieven, algemene en bijzondere beleidsontwikkelingen. Toelichting Tijdens een werkbezoek kunnen raadsleden en commissieleden niet zijnde raadsleden zich laten informeren over specifieke onderwerpen of over initiatieven. Naast het gesprek met inwoners en betrokkenen is het bezoek op locatie bedoeld om het contact met de samenleving concreet vorm te geven.
Toepassingsbereik
Artikel 3.7 Dit hoofdstuk is voor zover mogelijk van overeenkomstige toepassing op bijeenkomsten die worden georganiseerd door verbonden partijen of in het kader van gemeente overstijgende betrekkingen. Toelichting Dit hoofdstuk schrijft voor welke informatiebijeenkomsten er voor de raad georganiseerd kunnen worden door het presidium, al dan niet op verzoek van het college. Daarmee hebben de artikelen werking in de interne organisatie van de gemeente. Er kunnen ook bijeenkomsten worden georganiseerd door verbonden partijen: organisaties die voor of namens de raad en de gemeente taken uitvoeren. Of bijeenkomsten die nodig zijn voor de samenwerking tussen gemeenten, bijvoorbeeld in BOCE-verband of in relatie tot de provincie. Ook voor de organisatie van deze bijeenkomsten wordt getracht dit hoofdstuk aan te houden. Het kan echter voorkomen dat een andere vorm, locatie of datum gekozen moet worden waarin dit reglement voorziet. Het presidium, op voordracht van de griffier, heeft met de zinsnede ‘voor zover mogelijk’ ruimte om hiervan af te wijken.
16
Hoofdstuk 4 Raadscommissies Paragraaf 1 Soorten commissies Artikel 4.1 1. 2.
Er zijn raadscommissies als bedoeld in artikel 82 van de wet. Bij de instelling bepaalt de raad de taakvelden van de raadscommissie.
Instelling
Toelichting De raad is bevoegd om raadscommissies in te stellen. Doorgaans gebeurt dit aan het begin van een nieuwe raadsperiode, op basis van aanbevelingen van de vorige raad. De raad zal bij de instelling van nieuwe raadscommissies de toedeling van taakvelden opnieuw bepalen. De raad kan de indeling van taakvelden tijdens de raadsperiode heroverwegen.
Artikel 4.2 1.
2.
Een raadscommissie is binnen de taakvelden die haar door de raad zijn toegewezen belast met: a. het voorbereiden van de besluitvorming door de raad; b. het bespreken van onderwerpen die niet ter besluitvorming aan de raad worden voorgelegd; c. het voeren van overleg met de burgemeester en leden van het college; De raadscommissie kan gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad over de onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben.
Raadscommissies
Toelichting De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de wet. Het beraad in de raadscommissies gaat over voorstellen van het college aan de raad, maar daarnaast is er volop ruimte om in de raadscommissies onderwerpen te behandelen die de raadscommissie zelf op zijn agenda heeft gezet. In de raadscommissies kunnen de technische, inhoudelijke kanten van een thema worden behandeld. De raadscommissie kan daarbij het college bevragen of zelf onderzoek (laten) doen. De raadscommissie adviseert de raad in welke vorm de raadsvoorstellen worden geagendeerd. Dit kan als hamerstuk (A-stuk) waarover in de regel niet wordt beraadslaagd, of als bespreekstuk (B-stuk) waarover in de regel twee spreektermijnen voor gelden.
Paragraaf 2 Samenstelling raadscommissies Artikel 4.3 1.
Een raadscommissie bestaat uit ten minste één en maximaal vijf commissieleden per fractie, naar evenredigheid van het aantal zetels in de raad.
Reglement van Orde gemeenteraad Emmen 2024
17
Samenstelling
2.
Het maximaal aantal commissieleden per fractie dat tijdens een agendapunt kan deelnemen aan een raadscommissie is: 1 commissielid uit een fractie met 1 raadszetel; 2 commissieleden uit een fractie met 2 – 4 raadszetels; 3 commissieleden uit een fractie met 5 – 9 raadszetels; 4 commissieleden uit een fractie met 10 – 14 raadszetels; 5 commissieleden uit een fractie met 15 of meer raadszetels.
3.
Ieder lid kan zich in een vergadering van de raadscommissie laten vervangen door een ander raadslid of commissielid niet zijnde raadslid van zijn fractie. Toelichting
De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de wet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om dit te bereiken schrijft het tweede lid van dit artikel voor dat een raadscommissie bestaat uit een maximum aantal leden per fractie, naar evenredigheid van het aantal zetels in de raad. Het is aan de fracties zelf om te bepalen wie van de betreffende fractie de vergadering van een raadscommissie bijwonen. Alle raadsleden en commissieleden niet zijnde raadsleden hebben toegang tot de vergaderingen van de raadscommissies. Ook tijdens een vergadering, bijvoorbeeld bij de wisseling van een agendapunt, kunnen leden worden gewisseld. Het maximaal aantal toegestane commissieleden uit het tweede lid blijft wel gehandhaafd. In het artikel wordt gesproken over de term commissieleden. Hiermee worden zowel raadsleden als commissieleden niet zijnde raadsleden bedoeld.
Artikel 4.4
Zittingsduur
1.
2. 3.
4.
De commissievoorzitter en commissieleden niet zijnde raadsleden worden telkens tot het einde van de zittingsperiode van de raad benoemd. In ontstane voorzittersvacatures wordt zo spoedig mogelijk voorzien. Als een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van commissieleden niet zijnde raadsleden die op voordracht van die fractie zijn benoemd. De raad kan een commissielid niet zijnde raadslid ontslaan op eigen verzoek of op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen. Toelichting
De zittingsperiode van de commissieleden niet zijnde raadsleden en de voorzitter is even lang als de zittingsperiode van raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan. Het commissielidmaatschap niet zijnde raadslid eindigt eveneens van rechtswege, indien een lid niet meer voldoet aan de eisen die gelden voor een commissielid niet zijnde raadslid. Het commissielidmaatschap niet zijnde raadslid vervalt ook indien de fractie op wiens voordracht men is benoemd niet meer is vertegenwoordigd in de raad. De raad kan een commissielid niet zijnde raadslid op voorstel van de fractie, die het lid heeft voorgedragen, ontslaan. Deze situatie kan zich bijvoorbeeld voordoen in geval van een splitsing van een fractie.
18
Artikel 4.5 1. 2.
3.
De commissievoorzitters worden door de raad uit zijn midden gekozen. De commissievoorzitter heeft tot taak: a. na de vaststelling van de voorlopige agenda door het presidium samen met de commissiegriffier voorstellen aan de raadscommissie te doen ter vaststelling van de definitieve agenda; b. zorg te dragen voor de volledigheid van stukken; c. de vergaderingen voor te bereiden en te leiden; d. tijdens de vergaderingen de orde te handhaven met inachtneming van dit reglement. In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de raadscommissie op voorstel van de commissievoorzitter.
Commissievoorzitter
Toelichting De voorzitter van een raadscommissie moet volgens de wet een raadslid zijn (art. 82, vierde lid). Het voorzitterschap is technisch van aard, maar uitgeoefend in een meer politieke omgeving. Daarom is het niet toegestaan dat een niet-raadslid het voorzitterschap van een raadscommissie vervult. Het presidium stelt de voorlopige agenda van de raadscommissie vast. De vicevoorzitter treedt alleen op als de commissievoorzitters verhinderd zijn.
Artikel 4.6 1. 2. 3.
4.
Een raadscommissie wordt bijgestaan door een commissiegriffier die aanwezig is in de vergaderingen. De griffier wijst de commissiegriffier aan. Bij verhindering of afwezigheid wordt de commissiegriffier vervangen door een door de griffier aangewezen op de griffie werkzame ambtenaar. Een commissiegriffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen. Artikel 4.7
1.
2.
3.
De burgemeester en wethouders worden geacht in een raadscommissie aanwezig te zijn, wanneer een onderwerp of voorstel uit hun portefeuille wordt behandeld. De burgemeester, een wethouder en de griffier kunnen, al dan niet op hun verzoek, worden uitgenodigd om aan de beraadslaging deel te nemen. Het presidium of de commissievoorzitter kunnen het college verzoeken de gemeentesecretaris in de vergadering aanwezig te laten zijn en deel te laten nemen aan de beraadslagingen als bedoeld in deze verordening. Toelichting
Wethouders kunnen op verzoek van het presidium of de commissievoorzitter of op eigen verzoek bij de raadscommissievergaderingen aanwezig zijn. De praktijk zal zo zijn dat de burgemeester en wethouders vooral aanwezig zijn wanneer een onderwerp uit hun portefeuille wordt behandeld. Verder is in dit artikel expliciet geregeld om de burgemeester, de gemeentesecretaris of de griffier alsmede ambtenaren aanwezig te laten zijn in de vergaderingen van de raadscommissies, ze te bevragen of te laten adviseren.
Reglement van Orde gemeenteraad Emmen 2024
19
Commissiegriffier
Aanwezigheid burgemeester, wethouders,
gemeentesecretaris
en griffier
Artikel 4.8
Quorum en
1.
stemmen
2.
3.
Een raadscommissie mag niet beraadslagen of besluiten indien niet ten minste de helft van het aantal toegestane leden, zoals bedoeld in artikel 4.3 lid 2, ter vergadering aanwezig is. Besluiten worden bij meerderheid van stemmen der aanwezige leden genomen. Een besluit wordt geacht unaniem te zijn genomen als door geen van de leden stemming wordt verlangd. Bij staking van stemmen over een voorstel wordt dat geacht te zijn verworpen. Toelichting
Artikel 20 van de wet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de wet. Dit artikel voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal mogelijke zitting hebbende leden, gebaseerd op de samenstelling uit artikel 4.3 tweede lid, aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd.
Deelname aan de beraadslaging door anderen
Artikel 4.9 Een raadscommissie kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging. Toelichting Deze bepaling is noodzakelijk in verband met de in artikel 22 van de wet geregelde immuniteit, die in artikel 82, vijfde lid, van de wet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 21, gelezen in samenhang met artikel 82, vijfde lid, van de wet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering te doen. Het presidium en de commissievoorzitter kunnen voor het verstrekken van adviezen en het geven van informatie derden uitnodigen of het college verzoeken gemeenteambtenaren in de vergadering aanwezig te laten zijn.
Paragraaf 3 Vergaderingen raadscommissies Artikel 4.10
Het houden van
1.
vergaderingen en bekendmaking
2.
3. 4. 5.
20
Het presidium stelt jaarlijks een schema voor het houden van vergaderingen van de raadscommissies vast. Het presidium zorgt dat elk lid zo mogelijk ten minste tien dagen voor het houden van een vergadering, spoedeisende gevallen uitgezonderd, digitaal wordt opgeroepen. De oproeping vermeldt plaats, datum en aanvangsuur van de vergadering, alsmede de agenda. Bij de oproeping worden voor zover mogelijk de op de agenda betrekking hebbende stukken gevoegd. De vergadering wordt door aankondiging op de website van de
6.
7.
8.
gemeenteraad ter openbare kennis gebracht. In spoedeisende gevallen kan het presidium na vaststelling van de voorlopige agenda voor aanvang van de vergadering een aanvullende agenda opstellen. Bij de aanvang van de vergadering stelt de raadscommissie de agenda vast. Op voorstel van een commissielid of de commissievoorzitter kan de raadscommissie besluiten om de volgorde van de geagendeerde onderwerpen gewijzigd vast te stellen, onderwerpen aan de agenda toe te voegen dan wel van de agenda af te voeren. Als de commissievoorzitter om 22.30 uur constateert dat de resterende agendapunten niet voor 23.00 uur kunnen worden behandeld, doet hij de raadscommissie een ordevoorstel, inhoudende: a. schorsing van de beraadslagingen en verdaging van de resterende agendapunten naar een vergadering op een ander tijdstip, of b. afronding van de beraadslagingen over het agendapunt en verdaging van de resterende agendapunten naar een vergadering op een ander tijdstip, of c. voortzetting en afronding van de agenda van de raadscommissie. Toelichting
Bij de oproeping voor de vergadering worden voor zover mogelijk de op de agenda betrekking hebbende stukken gevoegd. Lid 9 is opgenomen om te voorkomen dat vergaderingen uitlopen tot ver na middernacht. Indien de vergadering uitloopt en er een extra vergadering nodig is, wordt deze in principe belegd op de eerste maandag volgend op de week waarin de raadscommissies worden gepland. De resterende agenda wordt in principe op deze avond behandeld, tenzij de raadscommissie beslist dat bepaalde agendapunten kunnen opschuiven naar een eerstvolgende reguliere vergadering. Op welke datum en tijdstip dat is, zal bepaald worden door het presidium. Dat geldt ook voor een situatie waarin meer dan één raadscommissie gebruik moet maken van de uitloopvergadering.
Artikel 4.11 1.
2. 3.
4.
5.
De beraadslaging over een onderwerp of een bespreekvoorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist. Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten. Over de A-stukken en de onderwerpen ter bespreking wordt in de regel in één termijn beraadslaagd. Voor de B-stukken, discussienota’s en soortgelijke stukken maximaal in twee termijnen. Voor de termijnen geldt de volgende spreektijdregeling: a. fracties spreken in eerste termijn maximaal 4 minuten en in tweede termijn maximaal 2 minuten b. het college spreekt in eerste termijn maximaal 8 minuten en in tweede termijn maximaal 4 minuten. Als meerdere collegeleden willen reageren, wordt de spreektijd per collegelid met 4 minuten (eerste termijn), respectievelijk 2 minuten (tweede termijn) verlengd. Het presidium en de commissievoorzitter kunnen voorstellen dat in bijzondere omstandigheden van de spreektijden wordt afgeweken.
Reglement van Orde gemeenteraad Emmen 2024
21
Spreektermijnen en spreektijdverdeling
Toelichting Indien de raadscommissie van mening is, dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten.
Artikel 4.12
Interrupties
1.
2. 3.
Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van dit reglement te herinneren of een lid van de raad hem interrumpeert. Interrupties dienen te bestaan uit vragen zonder inleiding of korte mededeling. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden. Artikel 4.13
Spreekrecht
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
22
De commissievoorzitter kan inwoners en belanghebbenden het woord geven over zaken en onderwerpen die binnen de taakvelden van de raadscommissie en onder de bevoegdheid van het gemeentebestuur vallen. Het woord kan niet gevoerd worden over: a. een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan; b. benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen; c. een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk 24 uur vóór de aanvang van de vergadering, via de griffie, aan de commissievoorzitter. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres, telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wil voeren. De commissievoorzitter deelt, via de commissiegriffier, voorafgaand aan de raadscommissievergadering met de raad het aantal insprekers per agendaonderwerp De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De commissievoorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering. Elke inspreker krijgt maximaal vier minuten het woord. De commissievoorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers, zodat de totale spreektijd niet meer dan 30 minuten bedraagt.
De commissievoorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd. De commissievoorzitter kan aan de leden van de raadscommissie het woord verlenen om aan de insprekers vragen te stellen over het onderwerp. De commissievoorzitter of een lid van de raadscommissie kan aan het college een verduidelijkingsvraag stellen of verzoeken om te reageren op de inspreker. Het college kan aan de raadscommissie vragen of zij kort mogen reageren op de inspreker. Na de behandeling van een geagendeerd onderwerp als B-stuk, kan de commissievoorzitter de inspreker de mogelijkheid geven om voorafgaand aan de tweede termijn, indien nodig en alleen ter verduidelijking, een korte reactie te geven van maximaal 2 minuten.
Toelichting Het spreekrecht in een raadscommissie is niet beperkt gehouden tot geagendeerde onderwerpen. Het kan ook betrekking hebben op niet-geagendeerde onderwerpen, voor zover die binnen de taakvelden van de raadscommissie vallen. Personen die inspreken, hebben zich te houden aan de richtlijnen voor het spreekrecht en de aanwijzingen van de commissievoorzitter met betrekking tot de maximale spreektijd, sprekersvolgorde, het noemen van namen e.d. Tevens dient men zich te houden aan voorschriften die gelden voor de handhaving van de orde. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering. Het spreekrecht beperkt zich in principe tot het mondeling toespreken van de raadscommissie. Slechts bij hoge uitzondering kunnen visuele (technische) hulpmiddelen ter ondersteuning van het spreekrecht worden gebruikt, zoals video, beeldmateriaal en presentatiesheets. De voorzitter bepaalt in dezen wat wordt toegestaan. Aanmelden voor het spreekrecht kan tot 24 uur voor aanvang van de vergadering, via de griffie.
Artikel 4.14 1.
2.
3.
4.
De commissievoorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering en is bevoegd, wanneer die orde op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te laten vertrekken. Hij roept sprekers tot de orde indien hij vindt dat zij de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp. Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten. Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd. Toelichting
Artikel 26 van de wet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergaderingen bevoegd is om de orde in de vergadering te handhaven. Voor raadscommissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom in dit artikel opgenomen. Ingevolge het eerste lid is de commissievoorzitter belast met de handhaving van de orde in de raadscommissievergaderingen. Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten (derde lid). In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd (vierde lid). Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten, bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de wet bovendien dat artikel 22 van de wet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen.